Resume Job Analysis

Nama : Eka Adhelia Pramesti

Kelas : AB-2D

NIM : 3.51.21.3.09

Absen : 08

A. Pengertian Analisis Jabatan

Menurut Edwin B. Fillipo, 1984:114 devinisi dari analisis jabatan adalah “Job analysis is
the process of studying and collection information relating the operations and responsibilities
of a specific job.” Sedangkan menurut Leslie Rue, 2000:97 bahwa Analisa Jabatan adalah “Job
Analysis is the process of determining and reporting pertinent information relating to the
nature of a specific job. It is determination of the task wich comparise the job and of the skills,
knowledge, abilities, and responsibilities required of the holder or successful job
performance.”
Dari kumpulan pengertian analisis jabatan tersebut dapat ditarik kesimpulan secara umum,
bahwa pengertian dari analisis jabatan adalah suatu proses yang sistematik untuk mengetahui
mengenai isi dari suatu jabatan yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung
jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan
seperti Pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang
dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.

B. Tujuan Analisis Jabatan

Adanya sebuah analisis jabatan bertujuan sebagai berikut:
1. Spesifikasi karyawan, dengan adanya analisis jabatan suatu perusahaan/organisasi
dapat memiliki persyaratan dan deskripsi tugas untuk setiap posisi jabatan yang
nantinya akan disampaikan kepada karyawan/orang yang bersangkutan.
2. Kebutuhan pelatihan, analisis jabatan sendiri penting untuk mengetahui apakah
memerlukan pelatihan pada posisi atau jabatan tertentu yang bertujuan mendukung
pelaksanaan pekerjaannya.
 3. Penentuan peringkat, maksutnya analisis jabatan dibuat guna mengetahui bobot dari
suatu jabatan, sehingga dapat dibandingkan dengan jabatan lainnya.
4. Pengembangan metode, adanya analisis jabatan ini berguna untuk melakukan
perbaikan-perbaikan terhadap berbagai metode kerja dalam suatu jabatan.

C. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen SDM

Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan berbagai fungsi manajemen SDM. Dari
sebuah Analisa jabatan akan dihasilkan deskripsi jabatan yang berisi gambaran mengenai isi
suatu jabatan baik yang menyangkut tugas/pekerjaan, standar kinerja, bobot jabatan, dan
persyaratan pemangku jabatan. Suatu persyaratan jabatan akan digunakan sebagai dasar untuk
melaksanakan pekerjaan dalam lingkup penarikan karyawan.
Dengan membandingkan standar kinerja dengan kenyataan, maka dapat dilakukan fungsi
manajemen SDM yaitu penilaian kinerja yang menjadi dasar bagi pelatihan dan pengembangan
karyawan. Kemudian dengan menggunakan standar kinerja dan persyaratan jabatan, maka
dapat ditentukan nilai jabatan yang menjadi dasar pemberian kompensasi sebagai salah satu
fungsi manajemen SDM.

D. Deskripsi Unit
Isinya meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam
menyiapkan, merancang, dan menyusun uraian jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang
diterapkan.

E. Kriteria Unjuk Kerja

1. Melakukan Analisis Jabatan
Analisis jabatan sendiri memperhitunggkan beberapa point berikut:
a. Metode & Perangkat Analisis Jabatan.
Untuk metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk dokumen
tertulis. Perangkat analisis jabatan sendiri meliputi: tugas, jenis jabatan, kewajiban,
pekerjaan, okupasi, uraian jabatan, persyaratan jabatan, spesifikasi pekerjaan, struktur
organisasi, dan proses kerja. Kemudian ada beberapa metode yang dapat digunakan
untuk menganalisa jabatan yakni sebagai berikut:
- Kuisioner:digunakan dengan cepat dan lebih ekonomis.
- Observasi: melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan.
- Wawancara: Teknik ini cukup memerlukan waktu yang lama.
 - Catatan Karyawan: informasi dikumpulkan dengan cara meminta karyawan
mendeskripsikan aktivitas kerja mereka.
- Kombinasi Metode: car aini mengkombinasikan beberapa metode dan cenderung
lebih tepat dan dapat menghasilkan deskripsi kerja yang lebih akurat.

Kemudian dalam menetapkan metode analisis jabatan perlu memperhatikan hal-

hal berikut ini:
- Karakteristik pekerjaan
- Lokasi tempat kerja
- Persiapan pendahuluan yang dilakukan oleh analis
- Sikap dan tanggapan karyawan
- Standar kinerja yang ditetapkan.

b. Informasi Pekerjaan
Isinya meliputi informasi dari setiap jabatan yang diidentifikasikan dari berbagai
narasumber di dalam organisasi. Kemudian informasi itu meliputi point-point sebagai
berikut:
- Spesifikasi Jabatan: merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan.
- Uraian Jabatan: rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
- Identifikasi Jabatan: memuat kumpulan informasi tentang nama jabatan, kode
jabatan, persyaratan jabatan, pada unit kerja di organisasi.
- Narasumber: dapat meliputi orang yang menduduki jabatan manajer, kepala
departemen, tenaga kerja, dan KJBI.

c. Data dan Informasi Jabatan

Untuk data dan informasi jabatan sendiri dianalisis berdasarkan metode dan
perangkat analisis jabatan yang ditetapkan.

2. Menetapkan Uraian Jabatan

Dalam menetapkan uraian jabatan memeperhatikan hal-hal berikut ini:
a. Komponen Uraian Jabatan
Dalam komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description yang
telah ditetapkan. Komponen uraian jabatan sendiri meliputi:
- Identifikasi Pekerjaan: isinya meliputi jabatan, kode pekerjaan, departemen atau
institusi, divisi, dan supervisor langsung.
- Ringkasan Pekerjaan: berisi penjelasan singkat mengenai karakteristik pekerjaan
yang bersangkutan.
- Tanggungjawab
- Spesifikasi Jabatan: meliputi penjelasan persyaratan khusus yang dijadikan sebagai
compensable factor.

b. Uraian Jabatan
Uraian jabatan yang dibuat meliputi setiap posisi jabatan dan dibuat berdasarkan
data serta informasi jabatan yang telah dikumpulkan. Dalam membuat uraian jabatan
terdapat format yang menjadi acuan yakni sebagai berikut:
- Identitas Pekerjaan
- Lokasi Kerja
- Objective dari Perkerjaan
- Tugas dan Kewajiban (dibuat secara mendetail)
- Report Line
- Kriteria yang Esensial
- Gambaran Perusahaan
- Informasi Lamaran.
Kemudian berikut beberapa langkah dalam menyusun uraian jabatan:
- Kumpulkan data pekerjaan di perusahaan
- Spesifikasikan pekerjaan berdasarkan jabatan
- Buat daftar tanggung jawab, hak dan kewajiban sesuai level manajemen
- Kemudian sosialisasikan job description kepada karyawan.

Namun menurut Ardana et al (2012) dalam menulis kualifikasi job description

perlu memperhatikan 6 kriteria berikut ini:
- Sistematis
- Jelas
- Ringkas
- Tepat
- Taat Asas
- Akurat
c. Penetapan Uraian Jabatan
Uraian jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang
berlaku di organisasi/perusahaan masing-masing. Berikut ini merupakan langkah dalam
menulis uraian jabatan:
1) Gunakan nama jabatan yang akurat.
2) Tulis ringkasan singkat yang menyediakan overview tentang pekerjaan
3) Definisikan apa itu sukses di jabatan tersebut setelah termin tertentu.
4) Tulis tanggung jawab pekerjaan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
5) Menulis daftar kualifikasi
6) Minta pendapat orang lain
7) Minta HRD dan manajer rekruitmen menilai dan menandatanganinya.
8) Unggah atau sebarkan di tempat dimana karyawan bisa mengaksesnya.

Kemudian untuk format uraian jabatan sendiri memiliki penjelasan sebagai berikut:
- Jenis Pekerjaan: meliputi nama jabatan formal.
- Melaporkan kepada: [Nama Jabatan] akan melaporkan kepada [Nama Posisi
Tempat Melaporkan]
- Gambaran Pekerjaan: memberikan ringkasan yang terdiri dari 4 kalimat deskripsi
tentang pekerjaan.
- Tanggung Jawab dan Tugas: menuliskan daftar tugas inti, menuliskan daftar tugas
secara berurutan, gunakan kalimat yang lengkap, mulai kalimat dengan kata kerja.
- Kualifikasi: meliputi tingkat Pendidikan, pengalaman, kemampuan khusus,
karakteristik personal, sertifikasi, lisensi, dan kemampuan fisik.

Selanjutnya terdapat tata cara penulisan uraian jabatan yakni sebagai berikut:
- Gunakan kalimat present tense saat menyusun deskripsi.
- Jangan menggunakan kalimat yang terkesan Panjang dan bertele-tele.
- Gunakan kata kerja/kata tindakan untuk mempertegas tanggungjawab individu.
- Hindari penggunaan kata kerja khusus yang tidak berhubungan langsung dengan
pekerjaan tertentu.