10 Langkah Manajerial Outside The Box

Bab 1
Manajer Handal : Jarum Di Tumpukan Jerami
1. Ternyata Gampang Jadi Manajer

Sebenarnya untuk dapat menjadi manajer yang efektif itu gampang, bahkan karena terlalu
gampang banyak sekali manajer yang selalu meremehkan hal ini. Sikap meremehkan ini
lah yang menjadi penyebab awal, mengapa mereka menjadi seperti itu. Jika seseorang
tidak mengurusi hal yang kecil, maka dia tidak akan mampu mengurusi hal yang besar.
“Jika bertindak bodoh dalam hal reme akan membuatmu ceroboh dalam hal besar” itu
kata investor kawanan dari Amerika Serikat

Pada nyata sangat jarang ditemukan seseorang yang mempersiapkan dirinya menjadi
manajer dari jauh-jauh hari. Kebanyakan dari mereka baru mempelajari ilmu manajer
setelah mereka benar-benar diangkat secara formal menjadi manajer.
Sebagian diantaranya bahkan ada yang sudah tidak mau lagi belajar. Mereka beranggapan
bahwa ia dapat menjadi manajer karena dirinya pandai dan kompeten, sehingga merasa
tidak perlu lagi belajar.

Banyak pula orang beranggapan bahwa untuk menjadi manajer, tidak memerlukan
persiapan khusus. Mereka piker untuk dapat menjadi manajer itu cukup hanya dengan
mengandalkan talenta dan bakat alami yang telah dimilikinya atau pengetahuan
sekadarnya saja.

Ada juga anggapan dari sejumlah kalangan bahwa seorang pelaksana ( operator atau staf)
terbaik yang dipromosikan yang menjadi supervisor, kelak akan menjadi supervisor yang
baik pula, karena ia telah memiliki keterampilan teknis yang memadai saat ia menjadi
pelaksana. Pada kenyataannya untuk menjadi supervisor yang efektif memerlukan
keterampilan yang berbeda dengan keterampilan yang diperlukan bagi seorang pelaksana.

Demikian halnya keterampilan manajemen bagi seorang manajer tidaklah sama dengan
sama dengan keterampilan manajemen yang dipersyaratkan bagi seorang supervisor.

Jadi, seorang supervisor yang handal tidak akan secara otomatis menjadikan seorang
manajer yang efektif saat ia menjabat manajer. Karena kualifikasi (kompetensi dan
kualitas yang dipersyaratkan) untuk setiap level manajemen itu tidaklah sama.

Banyak roang yang berprofesi sebagai manajer tetapi mereka tidak tahu kriteria manajer
yang baik itu seperti apa. Sehingga mereka tidak memiliki pedoman yang dapat dijadikan
acuan untuk mengarahkan dirinya untuk menjadi seorang manajer yang baik.
2. Sayang, Banyak Manajer Tanpa Manajemen

Banyak pengusaha dalam suatu organisasi yang kecil atau para eksekutif perusahaan
dalam skala yang lebih besar, mengeluhkan tentang kinerja para manajernya. Mereka
dianggap tidak mampu mengerjakan fungsinya secara efektif, karena sering tidak dapat
mengatasi masalah-masalah yang terjadi dilapangan. Mereka juga dianggap kurang
bekerja keras dalam usaha mencapai target atau goal yang telah ditetapkan perusahaan.
Sehingga kinerja perushaan menjadi tidak maksimal.

Sementara disisi yang lain para manajer malah berpikir sebaliknya, mereka merasa sudah
bekerja sangat keras. Manajer yang dimaksudkan disini adalah semua manajer dari semua
level, mulai dari setingkat foreman atau kepala regu sampai senior manajer

Kegagalan banyak manajer adalah seri ngkali menghabiskan terlalu banyak waktu untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan rutinitas yang hanya memberikan kontribusi kecil bagi
pencapaian tujuan. Mereka tenggelam dalam urusan administratif dan operasional.
Sehingga mereka merasa sudah bekerja keras bahkan sangat keras, namun hasilnya tidak
ada. Kesalahan ini terjadi karena kurangnya kemampuan dalam bidang manajerial, bukan
karena kurangnya keterampilan teknis. Pemahaman mereka terhadap pengetahuan
manajemen sangat terbatas. Mungkin secara teori mereka sebenarnya menguasai, namun
lemah dalam implementasi, atau mungkin juga karena mereka bekerja tanpa bimbingan
dan monitoring yang sesuai. Apapun kondisinya harus tetap memiliki kemampuan untuk
mengelola tugas pokok yang menjadi tugas dasar bagi seorang manajer, sehingga dapat
memimpin organisasi dengan baik

Setelah perushaan tumbuh menjadi besar dan permasalahan yang dihadapi semakin
kompleks, perushaan baru menyadari dan merasakan, bahwa para manajernya memiliki
beberapa keterbatasan. Salah satu alasan klasik adalah rendahnya kemampuan
manajemen para manajernya dan terkadang juga suka dihubungkan dengan minimnya
tingkat pendidikan mereka.

Manajer yang berasal dari perguruan tinggi dan manjer yang bersal dari pelaksana sama
saja. Keduanya harus tetap dilatih dan dibekali pengetahuan manajemen praktis, yaitu
ilmu yang dapat diaplikasikan ditempat mereka bekerja, bukan dengan teori-teori yang
sulit diterapkan di lapangan. Dari keduanya hal yang paling berpengaruh adalah kinerja.

Dalam konsep manajemen, seseorang yang bukan manajer dapat saja menjalankan fungsi
manajemen, namun orang yang disebut manajer harus selalu menjalani fungsi
manajemen. Jadi, jika seseorang secara formal memiliki jabatan sebagai manajer tetapi
tidak menjalankan fungsi manajeman, maka sebenarnya ia tidak pantas menduduki posisi
tersebut. Itu sama saja artinya bahwa ia bukan manajer. Dan kenyataannya dalam praktik
sehari-hari banyak sekali manajer yang tidak menguasai manajemen.
 Orang yang tidak menguasai ilmu manajemen tentu bisa menjadi manajer karena
beberapa hal dibawah ini:
 Memiliki hubungan kekerabatan atau pertemanan dengan pemilik perusahaan atau
seorang pejabat senior diperushaan.
 Dulunya adalah dtaf yang handal
 Dipromosikan karena perushaan sedang berkembang
 Dipromosikan karena kesetiaan, kejujuran, dan pengabdian yang lama pada
perusahaan.
Seorang manajer yang tidak menguasai ilmu manajemen itu ibarat seseorang yang
bermain sepak bola tetapi tidak pernah belajar bagaimana cara bermain sepak bola
yang benar.
3. Keutamaan pokok seorang manajer

Faktor penyebab yang membuat mereka tidak menjalankan fungsinya dengan baik adalah
karena minimnya pengetahuan yang dimiliki, rendahnya keterampilan yang dikuasai, dan
buruknya attitude yang mereka miliki.

Penyebab utama yamg membuat para manajer tidak menjalankan fungsinya dengan baik.
Faktor-faktor ini adalah sebagai berikut:
 Mereka tidak tahu tugas dan tanggug jawabnya sebagai seorang manajer
 Mereka tidak paham atau tidak mengerti terhadap fungsi dan perannya sebagai
manajer
 Mereka tidak serius dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai
manajer

A. Kompetensi Dasar
Kompetensi dasar ada tiga hal yaitu:
 KNOWLEDGE atau pengetahuan adalah pemahaman atas suatu hal yang bersifat
teori
 SKILLS atau keterampilan adalah kemampuan untuk mengaplikasikan
pengetahuan, metode, atau teknik spesifik dalam bidang tertentu
 ATTITUDE atau sikap perilaku atau cara seseorang menempatkan dan bertindak
berdasarkan jalan pikirannya yang melibatkan keyakinan dan perasaannya.
Attitude ini berpengarus pada sifat-sifat manusia yang sangat luas seperti
kebiasaan dan sifat kepribadian.

Pegetahuan dan keterampilan adalah suatu yang dapat dipelajari dengan relatif mudah dan
kecakapannya dapat diukur dengan nilai-nilai tertentu
Namun, tidak demikian dengan attitude meskipun kita dapat memperbaiki dan bahkan mengubah
cara kita bersikap. Tetapi untuk melakukannya memerlukan effort dan kadang pengorbanan yang
sangat besar. Kuncinya adalah belajar dan berlatih dengan serius dan bersungguh-sungguh
Attitude bersifat intangible. Kecakapan tidak dapat diukur namun pengaruhnya dapat dirasakan:
kadar kualitasnya dapat disadari atau tidak disadari oleh seseorang. Peranan attitude dalam
kesuksesan seseorang sangat berperan besar. Keadaan manajer dapat ditetapkan kedalam 4
kuadran berikut:
1. Memiliki kemampuan dan kemauan
Ini adalah kondisi terbaik yanf diinginkan setiap manajer
2. Memiliki kemampuan tetapi tidak memiliki kemauan
Keadaan ini adalah keadaan yang paling serius
3. Tidak memiliki kemampuan tapi memiliki kemauan
Ini adalah kondisi untuk mereka yang lemah dalam pengetahuan namun memiliki
semangat yang sangat tinggi dan motivasi yang tinggi untuk maju
4. Tidak memiliki kemampuan dan kemauan
Ini adalah kondisi yang sangat buruk, mereka sangat lemah dalam pengetahuan dan tidak
memiliki motivasi untuk berkembang

B. Memahami kompetensi manajemen

Kompetensi manajemen adalah kemampuan seseorang untuk menerapkan konsep-konsep
manajemen dalam berbagai aktivitas dan dituasi, yang mencakup;
1. Mengelola diri sendiri
Kemampuan mengatur diri sendiri dalam mengendalikan setiap aktifitas yang
dilakukan
2. Mengelola perkerjaan atau akltivitas
Meliputi keterampilan dalam perencanaan, pendelegasian, pengarahan dan
koordinasi.
3. Mengelola tim
Mencakup keahlian dalam bidang interpersonal skill
4. Mengelola sumber daya
Meliputi kemampuan dalam merencanakan dan monitor dalam segala sumber daya
yang dibutuhkan perusahaan
5. Mengelola informasi
Kemampuan berkomunikasi dengan efektif secara lisan atau tertulis

C. Keterampilan menggunakan alat-alat manajemen

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab seorang manajer kita tidak dapat hanya
mengandalkan berbagai pengetahuan dan keterampilan saja. Namun kita juga
memerlukan alat bantu untuk mendongkrak kinerja kita
1. 5 aspek penting manajemen
a. TASK
b. PEOPLE
c. SYSTEM
d. CHANGE
e. COOPERATION

2. Tiga level kemampuan manajer

a. SURVIVAL
b. FUNCTIONAL
c. TEAM BUILDING

Bab 2

Cara jitu menjadi manajer handal

A. Apa sih itun MANAJEMEN?

Secara leksinal manajemen bisa diterjemahkan sebagai pengelola, kata dasarnya
berasal dari bahasa inggris manage. Kata management dalam inggris sendiri
berasal dari bahasa prancis kuno yaitu yang berarti seni melaksanakan dan
mengatur

Manajemen Ilmiah atau dalam bahasa inggris disebut scientific management

Management ilmiah sebagai penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara
terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
 B. Siapasih itu MANAJER?
Orang yang berwenang dan bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi
manajemen itu disubt manajer
Secara umum manajer dikelompokan dalam 3 klasifikasi utama yaitu:
1. Manajer lini pertama
Manajer yang bertanggung jawab langsung terhadap pelaksanaan operasi
dilapangan
2. Manajer madya atau manajer tingkat menengah
Ini mencakup manajer lini pertama dan manajer puncak
3. Manajer puncak atau top management
Mencakup semua jajaran eksekutif atau direktur perusahaan

C. Tugas manajemen
Terbagi mendadi empat yaitu:
1. Menjaga agar biaya tetap rendah
2. Menajaga standar mutu
3. Memperbaiki metode
4. Menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya

D. Tanggung jawab manajer

1. Eksekutif
Tugas dan tanggung jawab manajer puncak adalah membuat kebijakan
perusahaan
2. Manajer
Mempunyai fungsi utama untuk menerjemahkan visi dan strategi yang telah
ditetapkan oleh manajer puncak

3. Supervisor
Dia hanya bertugas untuk mengawasi

Dalam menjalankan peran manajeman, seorang manajer memiliki tanggung

jawab yang bersifat ke atas, ke samping, dan kebawah.
 Ke atas : seorang manajer bertanggung jawab memberikan informasi
atas setiap hal yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan kepada
jajaran diatasnya
 Ke samping : seorang manajer bertanggung jawab untuk melakukan
koordinasi dengan manajer yang lain agar tercapai system dan pola
kerja yang baik
 Ke bawah : seorang manajer bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa setiap prosedur, peraturan dan kebijakan perushaan bisa
terlaksana dengan baik di level operator
Keterampilan dasar manajerial menjadi berikut :
 1. Technical skills
Keterampilan teknis mengacu pada penguasaan pengetahuan factual yang dibutuhkan
untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu
2. Conceptual skills
Adalah kemampuan untuk memandang dan memahami suatu persoalan, suatu isu atau
organisasi secara keseluruhan dan mengkoordinasikan serta memandu segala bagian yang
saling terkait untuk kepentingan atau kegiatan organisasi
3. Soft skills
Berikut beberapa cara mengembangkan mindset positif pada diri anda:
 Selalu bersyukur
 Pikirkan hari ini dan esok
 Selalu tersenyum
 Hilangkan rasa takut
 Akui kesalah
 Berpikir anda pemenangnya
4. Keterampilan bukan pengetahuan
Kemampuan seseorang untuk melakukannya, bukan pada pengetahuan yang dikuasai

Bab 3

10 Resep Manajer Outside The Box

A. Pengantar
Keberhasilan atau kesuksesan sebuah organisasi atau perusahaan seringkali
dipengaruhi oleh kepiawaian para manajernya.
Semua manajer yang handal sanggup meracik sendiri ramuan dari berbagai sumber
daya yang dimilikinya secara tepat

B. Membuat perencanaan
Dalam hal ini manajer menetapkan tujuan yang ingin diraih dan mengusulkan cara-
cara penyapaiannya termasuk dalam hal menyusun segala jenis rencana

C. Membuat pengaturan
 Mengkoordinasikan aktivitas atau mengatur sebuah hubungan secara terpadu
sehingga semua karyawan nisa menjalankan semua rencananya dan memenuhi
tujjuan yang ingi dicapai

D. Memimpin organisasi
Menuntun dan memotivasi karyawan untuk menampilkan kinerja terbaiknya bagi
pencapaian tujuan organisasi.
Manajer perlu melakukan komunikasi secara efektif dalam menjalankan dan
memimpin organisasi sehingga tugas-tugas yang diperlukan bisa terselesaikan dengan
baik.

E. Melakukan pengawasan
Suatu proses pengendalian yang dilakukan secara sadar, untuk memantau kinerja atau
mengevaluasi bagaimana rencana kerja dilaksanakan, termasuk didalamnya
mengukur kemajuan setiap tahap dan melakukan tindakan perbaikan dan diperlukan
apabila terjadi penyimpangan dari tujuan yang telah ditentukan,

F. Peralatan standar kerja

Secara garis besar alat-alat manajemen ini disusun berdasarkan fungsi-fungsi berikut
ini :
 Sistem, merupakan alat bantu pertama yang harus ada
 Langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan adalah kegiatan terkecil yang
menyusun sebuah prosedur, yang disebut Control System
 Review atau tinjauan yang bisa dilakukan dalam suatu pertemuan

G. System dan konsep yang benar

1. System
Secara definisi system berasal dari bahasa latin dan yunani yaitu suatu kesatuan
yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi
2. Concept system
Dibuat sebagai alat untuk mengatur semua proses yang berkaitan dalam suatu
kegiatan agar efektif dan efisien.
3. Plan
Perencanaan dilakukan untuk menetapkan sasaran dan proses yang dibutuhkan
untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi atau kebijakan organisasi
4. Do
Dalam langkah ini adalah menyelesaikan rencana yang telah disusun atau
implementasi proses
5. Check
 Dalam langkah ini memantau, mengukur dan mengevalusi proses-proses dan
hasilnya kemudian membandingkannya dengan sasaran dan spesifikasi yang telat
ditetapkan sebelumnya, melakukan analisis dan melaporkan hasilnya.
6. Act
Menindaklanjuti hasil pemeriksaan berarti meninjau seluruh tahapan proses dan
melakukan tindakan-tindakan yqang diperlukan untuk memperbaiki kinerja

H. SOP (Standar Operating Procedure)

Setiap organisasi yang dibentuk, tentu memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan
ini berupa tujuan jankan panjang, menengah, atau pendek. Setelah tujuan ditetapkan
maka tugas berikutnya sebagai manajer adalah memikirkan cara terbaik untuk
mencapai tujuan tersebut
1. Manfaat adanya SOP
a. Menjadi pedoman bagi pelaksanaan sekaligus sebagai sarana komunikasi yang
paling efektif antar pelaksana dengan pengawas
b. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu proses pekerjaan
c. Mengetahui dengan jelas peran dan posisi masing-masing individu atau
bagian dalam perusahaan
d. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja dan tanggung jawab dalam
proses terkait
e. Memberiksn keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja
dengan proses kerja
f. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan

2. Menyusun SOP
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP
a. SOP harus ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
b. Ketahui dengan jelas apa tujuan akhir dari prosedur yang akan dibuat
c. Lakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan
atau akan berjalan
d. Saat menyusun SOP buatlah daftar topik yang harus dibicarakan
e. Mulailah menulis dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
f. Prosedur harus berisi semua langkah penting yang harus dijalankan dengan
seragam oleh semua pekerja
g. Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detail sehingga semua pertanyaan
pekerja bisa terjawab
h. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback oleh karena itu
pembuatan SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang
mungkin akan muncul
i. Lakukan analisis terhadap design SOP yang sudah dibuat untuk
diimplementasikan
j. Lakukan uji coba lapangan sebelum SOP ditetapkan
k. Lakukan peninjauan secara berkala
I. System pengontrolan
Diperlukan untuk memantau berbagai situasi yang terjadi dilapangan melalui
seperangkat alat kerja yang kita siapkan sehingga dapat menyajikan data secara
akurat.

J. Penjadwalan membuat laporan

Bermanfaat dikemudian hari atau barang kali sewaktu-waktu diperlukan

K. Evaluasi kerja
Meeting adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan suatu yang
bertujuan untuk melakukan suatu control dan suatu keputusan
1. Petunjuk rapat yang efektif
a. Tetapkan tujuan
b. Siapa yang terlibat
c. Waktu
d. Susunan acara
e. Berpegang teguh pada agenda
f. Notulen
g. Susunan pembahasan
h. Evaluasi pelaksanaan rapat
i. Aturan main
2. Pemimpin rapat yang baik
Untuk menunjang pelaksanaan sebuah rapat yang efektif setelah mengetahui
dasar-dasar rapat yang efektif yang telah diuraikan diatas, maka:
a. Menguasai tujuan pokok
b. Terus menerus meninjau semua peserta
c. Menyusun agenda rapat
d. Melangsungkan rapat secara tepat waktu
e. Mengatur alokasi waktu untu kpembahasan setiap topic
f. Tetap berpegang teguh pada setiap aturan

3. Review meeting
Tujuannya adalah :
a. Melakukan penilaian dan megevaluasi kinerja
b. Mengevaluasi kepatuhan
c. Mengukur pencapaian