21.

8 Hukum yang mengatur perjanjian internasional

Hampir semua hukum dan peraturan pengadaan didasarkan pada undang-undang sebelumnya
dikembangkan dan untuk negara tersebut, meskipun beberapa negara, seperti Tanzania dan
Uganda, telah berdasarkan peraturan pengadaan mereka dan hukum pada standar Bank Dunia.
Dengan lebih banyak orang dan barang bergerak dari satu negara ke negara lain, pertanyaan tentang
sistem hukum berlaku sering timbul. Misalnya, Jika Medical Department Store Tanzania
menandatangani kontrak untuk membeli obat-obatan dari Perancis, akankah perjanjian jatuh di
bawah hukum Tanzania atau hukum Perancis? Masalah ini menjadi sangat penting jika perselisihan
tersebut timbul. Sebagai contoh, anggap beberapa barang tiba rusak, tetapi ketika kontrak itu ditulis,
tidak ada spesifikasi yurisdiksi hukum yang dimasukkan. Pengadilan mana yang harus memutuskan
masalah ini?

Sistem hukum di negara salah satu pihak yang menandatangani perjanjian biasanya dipilih,
atau mungkin negara tempat barang saat ini atau di mana pembayaran harus dilakukan. Undang-
undang dan peraturan pengadaan nasional dapat menentukan pilihan “hukum yang berlaku,” tetapi
sebaliknya memilih sistem yang tampaknya paling relevan dengan situasi dan risiko dianjurkan. Jika,
misalnya, barang-barang sedang diimpor dan yang menjadi perhatian adalah bahwa pemasok tidak
boleh mengirimkan, keterlibatan pengadilan di negara pemasok mungkin merupakan cara terbaik
untuk memastikan pengiriman. Barang yang diangkut dengan kapal atau kereta api milik negara
ketiga belum tentu dilindungi dengan baik, dan hukum negara tersebut mungkin tidak melindungi
barang tersebut. Fakta ini tidak mengubah fakta bahwa penjual harus bertanggung jawab untuk
memastikan barang tiba. Tidak ada jaminan bahwa pengadilan negara yang dipilih akan setuju untuk
memutuskan kasus apa pun yang muncul, tetapi jika pilihannya telah menjadi akal sehat/ dianggap
pemikiran praktis, itu mungkin akan dihormati (direspect/ direspon).

Alternatif adalah untuk menunjukkan beberapa badan lain untuk menyelesaikan

perselisihan. Dalam kontrak komersial dengan beberapa negara, kamar dagang dapat diminta untuk
bertindak sebagai arbiter. Arbitrase merupakan cara yang lebih cepat dan lebih murah dari
penyelesaian sengketa daripada proses pengadilan, yang mungkin mahal dan memakan waktu
bertahun-tahun. Sangat penting menemukan seorang arbiter yang sesuai, yang adil, yang cukup ahli
di bidang yang bersangkutan, dan dipercaya oleh kedua belah pihak.

Satu kata peringatan: sengketa internasional seringkali tidak diselesaikan secara efektif oleh
pengadilan, atau bahkan oleh arbitrase. Penjual asing yang tidak bermoral dari produk yang
berbahaya atau cacat berharap dapat melarikan diri dari tanggung jawab karena waktu dan biaya
yang terlibat dalam membawa tindakan internasional. Pemasok dapat mengubah nama, alamat,
domisili, dan bentuk hukum atau perusahaan dan berada di luar jangkauan pengadilan. Hukum
mungkin tidak jelas. Bahkan di antara negara-negara industri dengan sejarah panjang litigasi cedera
pribadi, mengklaim kompensasi untuk cedera obat dari produsen asing dari produk yang buruk tetap
sulit. Berurusan dengan reputasi baik perusahaan mungkin layak dengan membayar harga yang agak
tinggi.

21.9 Pemantauan kinerja dan kualitas produk

Kantor pengadaan bertanggung jawab untuk memantau kinerja dan kepatuhan dengan persyaratan
kontrak oleh pemasok dan fasilitas yang memesan obat-obatan. kantor harus aktif melacak lead time
pemasok, status pengiriman, sesuai dengan harga kontrak dan persyaratan, umur simpan, dan
kemasan produk. Dalam sistem pengadaan yang terdesentralisasi, otoritas pengadaan pusat
kesulitan untuk memantau kegiatan pengadaan pemerintah daerah. Mengakibatkan masalah dapat
mencakup harga tinggi, layanan yang buruk dan kualitas produk, pemasok yang tidak rasional dan
pemilihan produk, dan praktik pembayaran yang buruk, yang semuanya melemahkan layanan
pasien. Oleh karena itu, pemantauan kinerja pengadaan pemerintah daerah dan fasilitas menjadi
sangat penting. Apakah mereka memesan sesuai jadwal, dalam jumlah yang wajar, dan apakah
mereka membayar pembelian mereka sesuai dengan kontrak? Apakah total pembelian kurang lebih
sama dengan perkiraan kebutuhan? Di beberapa negara, pemerintah telah menyimpulkan bahwa
pengadaan yang terpusat adalah cara terbaik untuk mencapai hasil pengadaan yang diinginkan.

Mempertahankan program aktif untuk memastikan kualitas produk sebelum pengadaan dan
setelah penerimaan dan distribusi sangat penting (lihat Bab 18, 19, dan 35). Laporan masalah dari
resep, dispenser, konsumen, dan manajer pembelian harus dicatat dalam file produk dan pemasok
dan ditinjau sebagai bagian dari pemantauan dan evaluasi pemasok, dan pemasok harus diberitahu
tentang masalah yang terkait dengan kualitas produk yang mereka berikan.

Ketika pengujian tersedia, tidak perlu menguji setiap obat dari setiap pemasok, tetapi
produk yang telah dilaporkan sebagai tersangka harus selalu diuji. Pengujian harus dilakukan secara
berkala untuk sampel acak obat yang diketahui dapat mengalami degradasi dalam kondisi
penyimpanan yang dipertanyakan, obat-obatan yang memiliki indeks terapeutik rendah (lihat Bab
19), dan obat-obatan yang diterima dari pemasok yang memiliki reputasi yang diragukan atau tidak
dikenal.

Bab 39 membahas kontrak pasokan dan ketentuan penegakan hukum. Penegakan adalah
kuncinya: tidak ada titik dalam kontrak yang rumit kecuali jika akan diberlakukan bila diperlukan.
Kenyataannya adalah bahwa kecuali jika obligasi kinerja yang substansial diperlukan sebagai syarat
kontrak, mungkin ada upaya terbatas dalam kasus masalah dengan pemasok asing selain
membatalkan pesanan yang beredar dan menahan pembayaran.

21.10 Sistem informasi pengadaan

Alat yang paling penting di kantor pengadaan adalah sistem informasi manajemennya
(MIS/Management Information System). SIM dapat dikomputerisasi, manual, atau kombinasi; sistem
terkomputerisasi membuatnya lebih mudah untuk mengembangkan laporan, dan mereka
mempercepat proses pengadaan seperti prakualifikasi dan pemeriksaan penawaran tender untuk
ajudikasi.

Kantor pengadaan kemungkinan bisa mendapatkan manfaat terbesar dari program

perangkat lunak komputer khusus untuk pengadaan. Perusahaan yang menjual perangkat lunak
secara pelelangan lepas termasuk Active Cost, Bloochip, mSupply, dan Orica. Pengembangan dan
penggunaan dokumen penawaran standar dapat secara drastis mengurangi waktu yang dibutuhkan
untuk menyiapkan dokumen tender dan kontrak. Keterampilan ada di sebagian besar negara, jika
tidak di lembaga pengadaan itu sendiri, untuk mengembangkan program spreadsheet yang dapat
menyelesaikan sebagian besar tugas lainnya secara efektif. Posting tender dan dokumen terkait di
situs web agen dan situs Internet lainnya, seperti dgMarket, juga dapat membantu mengelola aspek
proses tender, seperti mengirim dokumen tender dan informasi terkait, meskipun tugas-tugas
tertentu masih memerlukan dokumentasi hard copy. Bagian ini menjelaskan informasi yang harus
dilacak dan digunakan; metode menyimpan dan mengambil informasi bersifat sekunder. Sistem
informasi mencakup beberapa jenis catatan yang berbeda: yang mengenai produk, tender dan
pemesanan, pemasok, klien, jaminan kualitas, piutang dan hutang untuk pesanan farmasi, dan
catatan akuntansi untuk kantor pengadaan itu sendiri (lihat Bab 41 dan 49).

Catatan produk

File produk merekam spesifikasi standar teknis untuk item tertentu dan kinerja pemasok produk
sebelumnya. Catatan produk terperinci sangat penting ketika kualitas sangat penting. Contoh kartu
produk untuk sistem manual ditunjukkan pada Gambar 21-4. Catatan produk juga dapat disimpan
dalam sistem perangkat lunak pengadaan tujuan khusus atau spreadsheet. Membuat katalog semua
barang dapat digunakan untuk mengkompilasi daftar kuantifikasi, daftar tender, formulir ajudikasi,
dan pemberitahuan penghargaan dapat bermanfaat.

Catatan terkait dengan tender dan pemesanan

Catatan pengadaan setiap tahun, pelacakan jumlah total yang diperkirakan dan benar-benar
membeli setiap barang (bersama dengan pemasok dan harga kontrak), memfasilitasi perkiraan harga
di masa depan dan sangat penting dalam menyusun kuantifikasi masa depan dan memeriksa
perkiraan kuantitas dari klien dalam pemesanan yang terdesentralisasi sistem.

Rekor yang sedang berlangsung dari status pesanan dan pengiriman tertunda dapat
dilakukan menggunakan folder terpisah untuk pesanan yang luar biasa, pesanan yang diterima
sebagai pengiriman sebagian, dan pesanan selesai.

Sistem manual sederhana lainnya menggunakan buku besar untuk melacak setiap pesanan
(nomor urut, tanggal yang dipesan, tanggal diterima, tanggal pengiriman tambahan diterima, dan
pembayaran tanggal dibuat), diatur secara kronologis atau berdasarkan nomor pesanan pembelian.
Dengan sistem yang tidak menggunakan nomor pesanan pembelian, melacak pesanan yang luar
biasa mungkin sulit.

Sistem informasi terkomputerisasi dapat memberikan laporan standar tentang status

pesanan, yang diatur oleh produk, nomor pesanan pembelian, atau pemasok. Gambar 21-5 dan 21-6
mengilustrasikan laporan status pesanan yang tersedia dari sistem informasi tipikal.

Catatan untuk memantau kinerja pemasok dan fasilitas

Pemantauan kinerja pemasok memiliki dua bagian. Pertama, sistem harus melacak waktu tunggu,
kepatuhan dengan ketentuan harga kontrak, pengiriman sebagian, sisa umur simpan, kepatuhan
pada instruksi pengemasan dan pemberian label, dan kepatuhan dengan ketentuan kontrak lainnya.
Catatan ini harus melacak jumlah dan nilai kontrak tender yang diberikan secara kronologis dan nilai
pembelian total dari pemasok berdasarkan tahun. Kedua, file di setiap pemasok harus berisi salinan
semua surat registrasi, referensi, korespondensi khusus, keluhan, dan informasi anekdot.

Sistem pemantauan kinerja fasilitas melacak pembelian total dibandingkan dengan perkiraan
kuantitas untuk setiap siklus pengadaan, pembelian dari pemasok nonkontrak, waktu tunggu untuk
pembayaran kepada pemasok (jika itu adalah tanggung jawab fasilitas), kepatuhan terhadap tenggat
waktu untuk kuantifikasi, keluhan tentang kualitas produk dan pemasok masalah layanan, dan hasil
tindak lanjut dari keluhan dan permintaan untuk tindakan.

Catatan jaminan kualitas

Catatan kronologis dari semua keluhan kualitas produk, dengan dokumentasi hasil tindak lanjut,
harus terpisah tetapi terkait dengan catatan yang mendokumentasikan semua uji jaminan kualitas
yang dilakukan, alasannya, dan hasilnya. Catatan ini harus dikaitkan dengan atau dimasukkan ke
dalam catatan produk dan pemasok.

Hutang dan Piutang

Kantor pengadaan harus memiliki catatan setiap pesanan yang ditempatkan dengan pemasok
kontrak, pembayaran tanggal dilakukan terhadap jumlah yang belum dibayar, dan jumlah total yang
masih harus dibayar. Nomor pesanan pembelian terpisah untuk setiap pembelian menyederhanakan
pencatatan dan akuntansi. Dengan menggunakan nomor pesanan pembelian individu, catatan dapat
diatur oleh nomor pesanan atau pemasok pembelian. Kantor pengadaan harus menyertakan nomor
pesanan pembelian yang relevan di setiap komunikasi kepada pemasok, termasuk pesanan awal,
kontrak tender, dan setiap komunikasi berikutnya yang terkait dengan pembelian.

Jika kantor pengadaan berbasis di sebuah gudang yang juga menjual obat-obatan kepada
klien, catatan akurat harus disimpan dari jumlah yang terhutang oleh klien dan biaya yang dikenakan
untuk layanan pengadaan. Nomor transaksi terpisah ditetapkan untuk setiap pengiriman atau biaya
untuk layanan membuat pelacakan lebih mudah.

Pelaporan

Sebagaimana dibahas dalam bab ini, sistem informasi pengadaan akan diminta untuk menerbitkan
laporan berkala untuk seleksi farmasi dan pemasok, kuantifikasi, dan pengumpulan dan ajudikasi
tender, serta laporan status tentang pesanan atau pembayaran. Laporan standar, seperti yang
tercantum dalam Tabel 21-2, jauh lebih mudah dihasilkan oleh sistem informasi terkomputerisasi,
tetapi bahkan sistem manual harus diorganisasikan cukup untuk menghasilkan laporan secara
teratur.

Panduan bantuan

Untuk indikator tambahan dan informasi penilaian pengadaan, lihat Metodologi untuk Menilai
Sistem Pengadaan (OECD / DAC 2010) dan penilaian sistem pengadaan dari Tanzania (PPRA 2007)
dan Uganda (PPDA 2007). Lihat juga Studi Negara 36-3 tentang pengembangan penilaian sistem
pengadaan di India.

Indikator kuantitatif

• Persentase berdasarkan nilai obat-obatan Departemen Kesehatan (Depkes) yang dibeli

melalui sistem pengadaan pusat
• Persentase harga rata-rata internasional yang dibayarkan untuk pembelian reguler terakhir
(obat indikator)
• Persentase berdasarkan nilai pembelian farmasi Depkes yang ada dalam daftar obat-obatan
penting atau formularium obat nasional
 • Persentase berdasarkan nilai obat-obatan Depkes yang dibeli melalui tender kompetitif
• Persentase berdasarkan nilai obat-obatan yang dibeli dari produsen lokal
• Rata-rata lead time untuk sampel pesanan (dihitung secara terpisah untuk semua pemasok,
produsen lokal, pemasok asing)
• Jangka waktu rata-rata untuk pembayaran untuk sampel pesanan (dihitung secara terpisah
untuk semua pemasok, produsen lokal, pemasok asing)

Tanggung jawab Pengadaan

• Apakah pengadaan dikelola secara terpusat, atau otoritas terdesentralisasi?

• Berapa banyak waktu biasanya diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah berikut
(dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola langkah): pemilihan, kuantifikasi,
persiapan dokumen tender, keputusan tender, dan pemberian kontrak?
• Apakah orang yang bertanggung jawab atas pengadaan telah dilatih di bidang ini?
• Apakah ada manual prosedur pengadaan tertulis? Jika demikian, apakah praktik sesuai
dengan prosedur tertulis?
• Jenis metode pengadaan apa yang biasanya digunakan?
• Siapa yang menentukan metode pengadaan untuk pengadaan tertentu?
• Apakah metode berdasarkan pada hukum atau kebijakan tertulis?
• Berapa banyak pemasok yang berbeda saat ini memasok obat ke sistem kesehatan?
• Apakah pemasok program bantuan bilateral, layanan pengadaan internasional, perusahaan
multinasional, atau agen impor lokal?
• Apakah pemasok tunggal atau kelompok kecil tampaknya memenangkan sebagian besar
kontrak pasokan untuk sistem?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk memilih pemasok potensial?
• Atas dasar apa pemasok dipilih untuk partisipasi tender?
• Apakah pemasok sudah memenuhi syarat prakualifikasi?
• Apakah sistem penilaian resmi digunakan untuk mengevaluasi kesesuaian pemasok?
• Apakah kriteria pemilihan pemasok didokumentasikan dan dipatuhi dengan seksama?
• Peran apa yang dimainkan agen lokal dalam mencari, memilih, dan melakukan bisnis dengan
pemasok farmasi?
• Siapa yang memiliki wewenang untuk memberikan kontrak kepada pemasok?
• Apakah ada prosedur tertulis untuk tindakan komite, dan apakah mereka diikuti?
• Apakah menit tertulis dibuat dari rapat komite pengadaan?
• Apa jenis pengaruh yang dibawa pada individu yang memilih pemasok dan kontrak
penghargaan?

Metode tender dan kontrak

• Apakah tender dan kontrak pasokan menentukan jumlah dan jadwal pengiriman yang tetap
atau perkiraan kuantitas, dengan pesanan ditempatkan sesuai kebutuhan?
• Jika kedua sistem digunakan, berapa persentase perkiraan berdasarkan nilai obat yang dibeli
di bawah setiap sistem?
• Apa prosedur untuk menempatkan pesanan kepada pemasok?
• Berapa waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk mendapatkan pesanan yang disetujui?
• Siapa yang menyetujui pesanan?
• Apakah ada kebijakan efektif yang membatasi pengadaan farmasi Depkes dengan obat-
obatan pada daftar formularium obat nasional atau daftar obat-obatan penting? Jika ya,
apakah efektif?
• Apakah ada kebijakan efektif yang membatasi pengadaan farmasi Depkes dengan obat yang
terdaftar di badan pengawas obat? Jika ya, apakah ada prosedur untuk memberikan
pengecualian?
• Untuk tender kompetitif, apakah daftar persyaratan daftar obat-obatan dengan nama
generik atau nama merek?
• Apakah ada obat-obatan atau kelompok obat-obatan ditenderkan oleh kelompok terapi
(misalnya, lisan firstgeneration sefalosporin) bukan oleh obat individu dalam kelompok?
• Apakah dokumen tender menentukan standar farmakope, sertifikasi WHO, kemasan
spesifik, pelabelan khusus pada kemasan, pelabelan khusus pada bentuk sediaan individual,
bahasa label khusus, pengiriman atau jadwal pesanan, pembatasan pesanan kembali atau
jumlah pengiriman sebagian, masa pakai minimum, penggantian barang yang rusak dalam
pengiriman, sampel yang diajukan dengan penawaran?
• Apakah perusahaan domestik mengizinkan marjin preferensi lokal pada penawaran? Jika ya,
berapa persen?
• Apakah nilai tambah diperlukan untuk preferensi lokal? Jika ya, berapa persen yang
diperlukan, dan bagaimana nilai tambah ditentukan?
• Apa dasar yang biasa untuk memilih pemasok kontrak? Apakah harga terendah tanpa
pengecualian, harga terendah dari vendor prakualifikasi, harga terendah produk yang
dianggap berkualitas yang dapat diterima, atau beberapa kebijakan standar lainnya?
• Jika kualitas produk merupakan faktor dalam penghargaan tender, bagaimana kualitas
ditentukan?
• Keadaan apa yang memicu perpisahan penghargaan tender, jika ada?
• Apakah penghargaan pemasok sekunder dibuat secara rutin jika pemasok utama gagal
melakukan? Jika demikian, apakah pemasok sekunder biasanya setuju untuk menghormati
harga penawaran awal?
• Kondisi apa yang menyebabkan pengalihan ke pemasok sekunder?
• Apakah kendala dialami dalam penggunaan pemasok sekunder?
• Apakah obligasi penawaran diperlukan? Jika ya, berapa persen nilai pengadaan yang
diperlukan?
• Apakah jaminan kinerja diperlukan setelah kontrak diberikan? Jika ya, berapa jumlah biasa
atau persentase nilai pengadaan yang diperlukan?
• Apakah biaya dibebankan kepada vendor yang meminta dokumen tender? Jika ya, berapa
jumlahnya?
• Apakah kontrak tender menyediakan penalti jika vendor tidak berfungsi? Jika ya, apakah
sanksi ini diberlakukan?
• Apakah persyaratan kontrak yang ingin dipatuhi pemasok dengan jelas ditentukan?
• Apakah istilah-istilah ini memberikan perlindungan yang memadai dari kesulitan umum,
seperti keterlambatan pengiriman, pelabelan obat yang tidak sesuai, umur simpan yang
pendek, dan kualitas yang buruk?
• Apakah persyaratan perdagangan, ketentuan pembayaran, jadwal pengiriman, dan metode
pembayaran jelas ditentukan?
Pembayaran ke pemasok

• Apakah ada masalah dengan akses tepat waktu ke dana pengadaan atau valuta asing? Jika
demikian, bagaimana pengaruhnya terhadap jadwal pengadaan?
• Apa syarat pembayaran yang biasa untuk pembelian internasional dan untuk pembelian
domestik?
• Apa waktu nyata untuk pembayaran untuk pembelian kredit (pembelian internasional dan
lokal)?
• Berapa jumlah utang kepada vendor domestik dan vendor internasional untuk obat-obatan
dan persediaan?

Sistem informasi pengadaan

• Apakah ada metode sistematis untuk memantau status pesanan yang beredar dan untuk
memberikan informasi kepada unit lain mengenai status pesanan yang beredar?
• Apakah pemasok sering menolak untuk memasok barang yang telah memenangkan kontrak,
atau apakah mereka gagal dalam pesanan?
• Apakah sering ada masalah dengan kinerja pemasok?
• Sistem apa yang digunakan untuk memantau kinerja pemasok dan unit kesehatan yang
memesan obat-obatan?
• Laporan apa yang disiapkan tentang kinerja, dan bagaimana laporan ini digunakan?
• Apakah komputer digunakan dalam manajemen tender dan sistem informasi pengadaan?
Jika ya, jenis perangkat lunak apa yang digunakan?
• Apakah perangkat lunak dan perangkat keras sesuai dengan tujuan?
• Apakah personel yang menggunakan komputer terlatih dalam penggunaan perangkat lunak?
• Apakah sistem informasi terkomputerisasi menghasilkan informasi yang dapat dipercaya
tentang konsumsi dan kinerja?
• Apakah ada sistem yang dapat diandalkan untuk memelihara dan mendukung perangkat
keras dan perangkat lunak?