TENTANG
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN
MEMUTUSKAN
TENTANG
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN
RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN SERDANG BEDAGAI
TAHUN 2018
BAB I
DEFENISI
Pasien adalah setiap individu yang datang ke RSUD Sultan Sulaiman dan atau di
jemput oleh layanan rumah sakit untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Setiap pasien
perlu melakukan registrasi untuk mendapatkan pelayanan kesehatan baik pasien baru atau
lama, pasien rawat jalan atau rawat inap, bahkan pasien yang hanya mendapat pelayan
penunjang seperti radiologi atau laboratorium.
Registrasi adalah proses pendaftaran pasien setiap kali datang dan akan mendapat
pelayanan di rumah sakit. Pendafataran merupakan rangkaian proses, cara, perbuatan
mendaftarkan, pencatatan nama, alamat dan sebagainya sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pendaftaran pasien adalah proses, cara, perbuatan mendaftarkan orang sakit atau ingin
mengecek kesehatan yang selanjutnya akan mendapatkan layanan kesehatan rawat jalan atau
rawat inap.
Pendaftaran pasien di RSUD Sultan Sulaiman dilakukan oleh bagian registrasi.
Registrasi ada dua yaitu registrasi rawat inap dan registrasi rawat jalan. Registrasi rawat inap
melayani pasien rawat inap baik dari poliklinik atau UGD dan semua pasien yang dilayani
dari instalasi gawat darurat. Registrasi rawat jalan melayani pasien berobat jalan yaitu dari
poliklinik atau pasien kiriman yang hanya menginginkan pemeriksaan penunjang seperti
laboratorium dan radiologi.
Rangkaian kegiatan pendaftaran ini meliputi pendataan pasien baik ke dalam status
pasien, kartu pengeluaran dan pengisiian teramedik, menyeleksi status layanan jaminan
kesehatan pasien serta memberikan informasi mengenai layanan kesehatan ataupun
pembiayaan. Dengan pendaftaran yang baik pasien akan dapat terlayani dengan baik dan
berkesinambungan.
BAB II
RUANG LINGKUP
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan, atau yang akan mendapatkan
pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan nomor
rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan,
dan pasien yang hanya melakukan pemeriksaan penunjang diagnostic diregisterkan sebagai
pasien. Keberhasilan mengidentifikasikan pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan
pasien.
1. Seluruh petugas yang kontak dengan pasien atau keluarga pasien seperti petugas
UGD, poliklinik, petugas keamanan atau customer servis mengarahkan pasien ke
registrasi baik rawat inap maupun registrasi rawat jalan.
2. Petugas registrasi selanjutnya mendata pasien dan meminta berkas yang dibutuhkan
sesuai dengan status berobat pasien. Pasien lama atau ulangan diminta menunjukkan
kartu berobat yang berisi nomor rekam medik sedangkan pasien baru diberikan katu
berobat yang baru sesuai dengan nomor rekam medik pasien.
3. Petugas registrasi menyiapkan berkas yang dibutuhkan pasien, yaitu:
a. Rawat jalan :
Kartu berobat
Status rawat jalan pasien.
b. Rawat inap
Kartu berobat
Status rekam medik pasien
Gelang identifikasi
4. Berkas diserahkan kepada dokter sesuai dengan rencana layanan yang diberikan dan
diisi oleh dokter dan perawat.
5. Petugas registrasi memberikan informasi kepada pasien atau keluarga pasien
mengenai :
a. Rawat jalan
Perkiraan biaya yang akan dibebankan kepada pasien untuk pasien umum.
Nama dan jenis layanan spesialistik yang tersedia untuk poliklinik
Jam praktek dokter spesialistik
b. Rawat inap
Informasi tentang ruangan inap pasien
Perkiraan biaya yang akan dibebankan kepada pasien.
Informasi jam kunjungan Informasi hak pasien dan keluarga
6. Untuk pasien rawat jalan, kartu berobat akan di kembalikan kepada pasien untuk
dibawa kembali oleh pasien bila ingin mendapatkan pelayanan kembali ke RSUD
Sultan Sulaiman Untuk pasien rawat inap, seluruh berkas diserahterimakan ke petugas
ruangan rawat inap sedang gelang identifikasi dipakai pasien dan dilakukan oleh
perawat. Setelah pasien selesai mendapat pelayanan, status rekam medik diberikan
dan disimpan oleh petugas rekam medis.
7. Semua data dan catatan perkembangan pasien dicatat di rekam medis.
1. Pasien gawat darurat yang masuk harus diterima terlebih dahulu dan diberikan
pelayanan langsung dan setelah mendapatkan pelayanan medis, pasien lalu dicatat
identitasnya.
2. Petugas pendaftaran harus memastikan apakah pasien tersebut sebelumnya sudah
pernah mendapat layanan kesehatan di RSUD Sultan Sulaiman atau belum. Apabila
pasien belum pernah mendapat layanan kesehatan di RSUD Sultan Sulaiman maka
diberikan nomor rekam medik yang baru, namun apabila sudah pernah maka
ditelusuri nomor rekam medik pasien.
3. Proses penyediaan berkas rekam medik pasien dapat disesuaikan dengan keadaan
gawat pasien baik sebelum mendapat pertolongan atau sesudah mendapat pertolongan
4. Setelah mendapat pertolongan kegawatdaruratan maka diputuskan pasien mendapat
layanan rawat inap atau rawat jalan, selamjutnya diberlakukan prosedur rawat inap
atau rawat jalan
Alur Pelayanan Instalasi Gawat Darurat Pasien BPJS
FC KTP
FC Kartu BPJS
Pasien Datang FC KK
Pendaftaran Pasien Umum
FC KTP
Di Admisi FC KK
Triase
Pemeriksaan Penunjang
Pemeriksaan Laboratrium
Fisik radiologi
1. Pasien baru rawat jalan adalah pasien yang belum pernah memperoleh pelayanan di
RSUD Sultan Sulaiman baik rawat inap maupun rawat jalan.
2. Petugas pendaftaran menerima pasien dengan sopan dan ramah serta terlebih dahulu
mengucapkan salamselanjutnya menanyakan ke pasien apa yang bisa dibantu.
3. Petugas Pendaftaran harus tanggap dengan pasien dan mememiliki kemampuan dasar
kegawatadaruratan. Pasien kasus gawat darurat diarahkan ke UGD terlebih dahulu
untuk mendapat layanan kesehatan terlebih dahulu.
4. Pasien atau keluarga harus mendaftarkan diri di tempat pendaftaran pasien dengan
membawa berkas yang dibutuhkan seperti surat rujukan, kartu identitas seperti KTP
atau SIM dan surat jaminan kesehatan.
5. Petugas mengidentitas pasien dengan wawancara atau dari kartu identitas pasien yang
mencakup:
a. Nama pasien
b. Nama pasien harus ditulis secara lengkap dan jelas serta tidak diperbolehkan
menyingkat nama pasien.
c. Tanggal Lahir
d. Jenis Kelamin
e. Alamat
f. No.Telepon Rumah / HP
g. Nomor telephon adalah nomor yang dapat dihubungi setiap saat dan masih aktif.
h. Agama
i. Status Perkawinan
j. Suku Bangsa
k. Pekerjaan
l. Pendidikan
6. Petugas pendaftaran memastikan bahwa pasien tersebut benar – benar belum pernah
berobat di RSUD dengan mengecek di computer (teramedik). Bila ternyata pasien
tersebut pasien baru maka diberikan nomor rekam medik baru dan kartu pengenal
rekam medik.
7. Petugas pendaftaran mencatat data sosial demografis pasien baru pada kartu berobat
dan bukti kunjungan pasien sesuai dengan kategori pasien tersebut :
a. Umum
Yaitu pasien yang membayar cash di Rumah Sakit
b. Inhealth
Yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta asuransi inhealth.
c. BPJS
Yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta asuransi BPJS kesehatan. Tulis data
pasien di Kartu Berobat (kartu pengenal rekam medik) diserahkan kepada pasien.
Pasien BPJS harus mendaftar terlebih dahulu ke BPJS center dan mencetak SEP
(surat egebilitas pasien).
c. JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja)
Yaitu pasien pasien yang terdaftar sebagai peserta BPJS ketenagakerjaan yang
mengalami kecelakaan saat menuju tempat kerja, di tempat kerja atau pulang dari
tempat kerja.
d. Jasa Raharja
Yaitu pasien yang mengalami kecelakaan lalu lintas.
e. Asuransi
f. Perusahaan
8. Petugas pendaftaran menuliskan di status rawat jalan , Dokter yang dituju sesuai
dengan surat rujukan yang dibawa oleh pasien.
9. Petugas pendaftaran mengarahkan pasien ke poly pelayanan yang dituju.
10. Semua data di back up dalam komputer.
Pasien Datang
Loket Pendaftaran
Verifikasi
persyaratan
Poliklinik
Rawat Jalan
Apotek Admisi
Rawat Inap
Rawat Inap
Kasir Kasir
1. Untuk pasien rawat jalan harus mendaftar di registrasi terlebih dahulu agar petugas
registrasi menginput status pasien di computer dan mengirimnya ke radiologi atau ke
laboratorium.
2. Setelah pasien didaftar pasien dibawa perawat atau petugas reception ke radiology
untuk difoto dengan membawa nomor rekam medis dan bukti kwitansi pembayaran.
3. Bila pasien datang dengan membawa permintaan foto dari dokter praktek luar maka
pasien langsung mendaftar ke registrasi untuk di keluarkan nomor rekam medik
radiologi.
4. Petugas radiologi akan memasukkan data permintaan foto ke buku register pasien dan
ke computer beserta jumlah biaya sesuai dengan permintaan foto dan status pasien
Pasien yang sudah direncanakan untuk rawat inap, harus dilakukan persiapan yang
sistematis. Dimulai dari persiapan pasien yang akan dipindahkan, ruangan yang akan
dituju, sampai tatatertib dokumen pasien.
Perawat IGD akan mempersiapkan semua kebutuhan pasien sebelum dipindahkan
termasuk alat-alat dan obat-obatan pasien. Semua kelengkapan sebelum pasien ditransfer
ke ruangan harus dicek terlebih dahulu.
Serah terima pasien di ruangan harus dilengkapi dengan form transfer pasien yang di
dalamnya memuat:
a. Identitas pasien
b. Diagnosis kerja/masuk
c. Kondisi terakhir pasien
d. Rencana/instruksi pasien
e. Tindakan dan/atau pengobatan yang telah diberikan
f. Obat-obatan yang ada/dibawa oleh pasien
g. Diet
h. Skrining resiko pasien jatuh
i. Riwayat alergi pasien
j. Skrining lokasi rawatan pasien.
Petugas yang menerima pasien akan melakukan readback informasi yang diterima, dan
menanyakan/mengkonfirmasikan bila ada hal-hal yang kurang dimengerti.
Adakalanya pasien ditahan di IGD dikarenakan karena proses observasi pasien. Proses
ini bertujuan untuk memonitor kondisi pasien, mencegah terjadinya perburukan kondisi
pasien, melakukan peniaian ulang kondisi pasien sehingga DPJP nantinya dapat
mengambil tindakan apakah pasien layak untuk diterima atau dipulangkan atau dirujuk.
Setelah pasien diterima di IGD dan diskrining sesuai dengan tingkat level kegawatannya,
maka dilakukan observasi. Observasi ulang dapat dilaksanakan tiap 5-15 menit sesuai
dengan tingkat kegawatdaruratannya.
Seperti pada pasien dengan level III, setelah dilakukan penanganan maka akan
diputuskan dalam 2-4 jam pasien boleh pulang atau rawat inap. Bila selama fase
observasi tidak dijumpai tanda-tanda perburukan klinis pasien/keadaan pasien membaik,
maka pasien bisa pulang, namun apabila pasien menunjukkan gejala perburukan, maka
pasien dirawat atau bisa saja dirujuk. Alasan mengenai penahanan/penundaan pasien
untuk observasi harus dijelaskan kepada pasien dan/atau keluarga pasien. Karena
terkadang pasien merasa terlalu lama di IGD, mengapa belum dirawat atau sebagainya.
Setelah pasien diputuskan untuk dirawat oleh DPJP, maka admisi akan mencari
informasi tentang ketersediaan tempat tidur di ruang rawat inap. Jika tidak tersedia
tempat tidur di ruang rawat yang dituju, maka admisi harus memastikan bahwa tempat
tidur benar-benar tidak ada/penuh.
Sebagai jalan keluarnya admisi menghubungi MPP/case manager untuk
mengkoordinasikan pelayanan pasien. MPP akan menawarkan solusi:
1. Menawarkan ruangan kelas lain
2. Menitipkan pasien ke ruangan kelas lain sambil menunggu tersedianya ruang rawat
yang dituju.
3. Apabila pasien tidak setuju untuk naik kelas atau dititipkan ke ruangan kelas lain
maka pasien akan dialihkan atau dirujuk ke rumah sakit lain.
4. Apabila semua ruangan kelas ternyata sudah penuh, maka pasien dialihkan/dirujuk
ke rumah sakit lain
5. Pengalihan atau penitipan pasien harus memenuhi criteria pasien safety.
Selama proses pengelolaan pasien, semua staff yang terlibat terutama admisi dan MPP
harus melakukan pendekatan yang sistematis dan kekeluargaan, memberikan informasi
yang jelas mengenai situasi dan solusi yang dapat diambil demi kebaikan pasien. Oleh
karena itu fungsi managemen pelayanan pasien sangat diharapkan disini.
L. Informasi
Dalam proses admisi, staff (dokter, perawat, admisi) harus menginformasikan dan
mengedukasi pasien dan/atau keluarga pasien. Informasi yang disampaikan adalah:
1. Kondisi pasien saat ini
2. Rencana asuhan
3. Hasil yang diharapkan dari asuhan
4. Tata tertib rumah sakit
5. Perkiraan biaya yang harus dikeluarkan
6. Menahan pasien untuk observasi
7. Pengelolaan bila kamar rawat inap penuh
8. dll
BAB IV
DOKUMENTASI
Dokumentasi yang dikeluarkan oleh petugas dalam proses pendaftaran pasien adalah:
1. Status rekam medis pasien dan kartu pengeluaran
2. Kartu berobat
3. Kartu bukti kunjungan pasien
4. KIUP
5. Laporan kunjungan pasien