FR.MUK.04.

TUGAS PRAKTIK DEMONTRASI

Kode SKEMA : SKM PK 2019
Judul Skema : Kualifikasi Level II Pada Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tatakelola Perkantoran
Nama asesor: :

A. Petunjuk

1. Baca dan pelajari setiap instruksi kerjadibawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktek
2. Klarifikasi kepada Asesor apabila ada hal-hal yang belum jelas
3. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan
4. Seluruh proses kerja mengacu kepada SOP/WI yang dipersyaratkan

B. Skenario (HARI KE-1)

Dalam rangka mencapai kualifikasi sebagai pegawai administrasi kantor, Anda harus
mampu:

1. Mengelola dokumen kantor

2. Melakukan Komunikasi di tempat kerja
3. Menyusun Agenda Kerja Pimpinan
4. Memberikan Pelayanan Prima
5. Membantu mengelola kas kecil

Untuk itu Anda diposisikan sebagai Admin Direktur pada

RAYA SUPERMARKET
Jl. Raya Bogor Km. 1, No. 101, Kramat Jati
Telp. 021 8047658, Fax. 021 8048567
www. rayasupermarket.co.id, e-mail : rayasupermarket@gmail.com
JAKARTA TIMUR
Perusahaan dipimpin oleh Bapak Doni Saharja yang menjabat sebagai Direktur.
Perusahaan bergerak dalam bidang Retail, dengan menyediakan barang berupa kebutuhan
rumah tangga, pakaian, dan perkantoran.

Sebagai seorang admin, Anda memiliki tugas rutin dan tugas tidak rutin yang harus Anda
selaikan sehari-hari. Tugas rutin meliputi mengelola surat/dokumen, mengarsip
surat/dokumen, melakukan kegiatan surat menyurat, melakukan komunikasi, menerapkan
pelayanan prima, mengoperasikan teknologi kantor, mengelola jadwal kegiatan pimpinan,
menerapkan prosedur K3 perkantoran dan meminimalisir pencurian. Sedang tugas tidak
rutin seperti menangani kegiatan organisasi yang menyangkut dan mengatur
rapat/pertemuan, membantu mengelola kas kecil dan mengakses informasi dari
homepage.

Hari ini adalah JUMAT, 26 FEBRUARI 2021, JAM 08.00. Sebagaimana biasa setelah
Anda sampai di kantor ada beberapa tugas/pekerjaan yang harus segera Anda selesaikan
antara lain:
A. MENGELOLA DOKUMEN KANTOR
Anda diminta untuk menangani surat masuk dan surat keluar (surat-surat terlampir).
Penanganan surat dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda Kembar yang diketik
dengan komputer(Format terlampir).
Sebagai informasi bahwa unit kerja Anda menggunakan filing system ABJAD dan
TANGGAL

Setelah surat mendapat release mark (Anggap semua surat masuk sudah mendapat release
mark), arsip-arsip tersebut harus disimpan sesuai dengan filing system yang digunakan
untuk memudahkan penemuan kembali.

Langkah kerja :
1) Memproses pencatatan Surat/dokumen termasuk surat elektronik yang
masuk dan keluar
2) Mendistribusikan surat /dokumen
3) Mengidentifikasikan peralatan yang sesuai
4) MenggAndakan dokumen
5) Mengumpulkan dokumen
6) Mempersiapkan lembar kerja sederhana
7) Menghasilkan lembar kerja sederhana
8) Mengenali tAnda-tAnda umum yang biasa digunakan pada Industri
9) Membaca dokumen kerja sederhana
10) Membaca teks instruksional sederhana
11) Mengidentifikasi tujuan penulisan
12) Memperhatikan kalimat pada penulisan
13) Mempersiapkan peralatan
14) Menjaga sistem kearsipan manual maupun elektronik
15) Melakukan pengendalian dokumen
16) Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja
17) Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja
18) Mengatasi situasi-situasi darurat
19) Menangani tindakan pertolongan pertamapada kecelakaan di kantor
20) Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
21) Meminimalisir pencurian

B. MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA

1. Menyelenggarakan Rapat

Perhatikan Dialog berikut !

Bapak Direktur : Baru saja saya mendapat kabar bahwa perusahaan kita terpilih
sebagai salah satu perusahaan untuk menjadi agen mesin-mesin
kantor seperti Potocopy, Printer, Faximile dll dari KYOKO Jepang.
Perwakilan dari Jepang akan mengecek kesiapan kita paling lambat
 pada 15 Maret depan. Untuk itu kita harus melakukan persiapan
seperlunya.
Saya minta hari ini kamu persiapkan Rapat untuk berkoordinasi
dengan seluruh manager guna membahas masalah tersebut. Dan
saya ingin mengundang Mr. Rizawa Makanua, beliau adalah pegawai
di kedutaan Jepang. Beliau akan kita minta untuk menjembatani
dalam komunikasi kita dengan pihak Kyoko. Untuk itu buatkan surat
undangan dalam bahasa Inggris, yang ditujukan kepada beliau
dengan alamat Japan Ambassador, Jl. MH. Thamrin No. 45, Jakarta.
Surat dikirim dengan email saja, agar cepat. (Untuk alamat email
tanyakan kepada asesormu)
Anda : Baik Pak, Untuk tempat meetingnya dimana dan jam berapa ya Pak?
Ibu Direktur : Karena informasi ini mendadak, dan sepertinya kita masih harus
banyak berbenah, maka rapat akan kita lakukan pada besok siang
sekaligus makan siang di Kahyangan Shabu-Shabu Restaurant yang
berlokasi di 30th floor of Wisma Nusantara, Jl. MH Thamrin, No.
100, Jakarta. Jadi kita undang jam 12.00 sampai paling lambat jam
14.00.
Kamu atur agar pada saat kita datang langsung makan siang terlebih
dahulu, baru dilanjutkan dengan rapat. Untuk itu coba sekarang
kamu hubungi CS-nya untuk memesan tempat yang langsung bisa
digunakan untuk meeting setelah makan siang selesai. Biasanya
tempat seperti ini kita akan dikenai biaya sewa tempat.
Anda : Baik Pak. Selain Bapak, dan tamu undangan siapa lagi yang akan
menghadiri rapat tersebut Pak?
Bapak Direktur : Ibu Dewi Asmara (Manj. Pemasaran), Ibu Riena Puspita (Manj.
Personalia), Bapak Faisal Abdala (Manj. Sarana dan Praarana),
Bapak Ferdinan Kurniawan (Manj. Keuangan) ditambah dengan
kamu sendiri. Oya, saya ingin mengundang Bapak Akbar Felayati
dari bagian Pemasaran untuk memegang tanggung jawab khusus
mempersiapan segala sesuatunya. Untuk orang kita, tidak usah
menggunakan surat undangan cukup diundang dengan WA saja.
Anda : Baik Pak. Untuk acara kira-kiranya apa ya Pak?
Bapak Direktur : Setelah makan siang, diperkirakan jam 13.00 makan siang sudah
selesai, kita langung mulai rapat dengan pembukaan, sambutan dari
saya, lalu sambutan dari tamu kita, terus diikuti pemaparan persiapan
agen Kyoko dari Bpk. Akbar Felayati. Setelah itu tanyajawab, usul
dan saran. Kesimpulan akan saya sampaikan sebelum rapat ditutup.
Anda : Untuk pembiayaannya bagaimana Pak?
Bapak Direktur : Seperti biasa silahkan ambil dana di bagian Keuangan. Agar tidak
terlalu lama, makan siang ambil Shabu-shabu Lunch Package, kalau
tidak salah kisaran harga 200.000 - 300.000 per orang. Sewa ruang
meeting sekitar Rp 500.000/jam. Tidak perlu memesan snack, tapi
diganti dengan aneka buah atau salad buah saja, kira-kira Rp.
30.000/orang dan kopi atau minuman lainnya kira-kira Rp
40.000/orang.
 Seperti biasa tolong dipersiapkan Susunan Acara dan Daftar Hadir
selain itu jangan lupa Laporan Penggunaan Dana dibuat setelah rapat
selesai.
Anda : Siap Pak. Apakah ada yang lain?
Bapak Direktur : Saya kira sementara cukup.

Catatan :
a. No surat sesuai dalam Buku Agenda.
b. Surat Undangan dibuat dalam bentuk Block Style. Surat undangan dilampiri Susunan
Acara.
c. Surat dikirim melalui email ke alamat asesor
d. Surat tersebut juga dicetak dua kali. Yang pertama dicetak pada kertas berkop yang
tersedia, kemudian dilipat, dimasukkan keamplop. Selanjutnaya cetak surat lagi, untuk
disimpan dalam arsip.
a. Tanda tangan pada Daftar Hadir cukup dengan computer
b. Laporan Penggunaan Dana menggunakan format terlampir.
c. Bukti Bill untuk pemesanan tempat dan konsumsi adalah sebagai berikut :

Langkah Kerja
1) Membuat dokumen dari konsep atau teks langsung.
2) Menyimpan Dokumen
3) Mencetak Dokumen
4) Mengakses aplikasi piranti lunak
5) Melakukan pengoperasian aplikasi piranti lunak
6) Memilih peralatan dan sumber daya kerja
7) Mengoperasikan peralatan
8) Memelihara peralatan atau sumber daya kerja
9) Mempersiapkan piranti lunak
 10) Mengenali menu, format alamat email dan konfigurasi sederhana
11) Membuka, mengambil, membaca, membuat dan mengirim surat/
dokumen elektronik
12) Menyimpan surat/dokumen elektronik
13) Melakukan penyimpanan dokumen/surat
14) Memproses undangan rapat/ pertemuan
15) Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
16) Mengatur biaya pertemuan
17) Menyelenggarakan pertemuan
18) Menerapkan konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan
19) Menerapkan unsur- unsur kualitas pelayanan prima

C. MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1. Melakukan komunikasi dengan telepon

Melakungan panggilan telepon

Saat ini pimpinan anda sedang ada diluar kantor untuk suatu keperluan mendadak.
Beliau meminta anda untuk menghubungi Bp. Tantowi, Direktur PT Indomakmur,
pemasok utama produk olahan makanan. Sampaikan bahwa ada kemungkinan
pembayaran pesanan bulan lalu sebesar Rp 345.000.000 akan sedikit mundur,
mengingat saat ini Jakarta sedang terdampak banjir yang cukup parah.
Perusahaan akan mengusahakan paling lambat akhir Maret sudah bisa dilunasi.

Menerima panggilan telepon

Ditengah-tengah Anda bekerja ada panggilan telepon untuk pimpinan yang saat ini
beliau sedang tidak ada ditempat. Layani panggilan tersebut dengan sebaik-baiknya.

Catatan :
a. Bila pangglian telepon dengan bahasa Inggris, maka LPT juga tertulis dalam
bahasa Inggris
b. Block note digunakan baik untuk corat-coret pada saat menerima panggilan
telepon maupun untuk membuat persiapan sebelum melakukan panggilan telepon.