LAPORAN KERJA PRAKTEK

AKTIVITAS DI DEPARTEMEN FINANCE

HOTEL ARYADUTA MANADO

OLEH:

EKARISTI CECILIA DOTULONG

18071019

PROGRAM STUDI HOSPITALITY DAN PARIWISATA

FAKULTAS PARIWISATA
UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SALLE MANADO
MANADO
2021
LEMBAR PERNYATAAN

i
Scanned by TapScanner
LEMBAR PENGESAHAN

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, karena

berkat dan penyertaan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini
dengan baik.
Laporan yang penulis buat adalah tentang kerja praktek di Hotel Aryaduta
Manado dan departemen Finance dari 30 Juni 2021 sampai 30 September 2021.
Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mengalami kesulitan dan
hambatan. Namun karena bantuan dan dorongan serta bimbingan dari semua
pihak, akhirnya dapat menyelesaikannya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi- tingginya kepada semua pihak
yang telah membantu terutama kepada:
1. Father Prof. Dr. Johanis Ohoitimur, MSC. Selaku rektor Universitas
Katolik De La Salle Manado
2. Dr. Stevanus Ngenget, S.S., M.A. Selaku Dekan Fakultas Pariwisata
Universitas Katolik De La Salle Manado
3. Machiko Nugraha Indriyanto, S.E., M.Par. Selaku Kepala Program Studi
Fakultas Pariwisata Universitas Katolik De La Salle Manado dan Dosen
Pembimbing Kerja Praktek
4. Christine P. E. Porajow, S.ST.Par., M. Par sebagai Dosen Pembimbing
Akademik
5. Ibu Stevany Balebu selaku Assistant HRD yang boleh memberikan
kesempatan untuk kerja praktek di Hotel Aryaduta Manado.
6. Bapak Eko Suharnoto selaku Finance Controller yang senantiasa
menuntun dan membantu selama kerja praktek di Hotel Aryaduta Manado
7. Mami Papi, serta seluruh kakak-kakak yang telah banyak memberikan
dorongan baik secara moril dan materil.
8. Karyawan Hotel Aryaduta Manado baik dari departemen Finance atau dari
lain departemen yang selalu memberikan semangat dan bantuan.
9. Teman-teman trainee yang ada di Hotel Aryaduta Manado yang membantu
dan bekerjasama selama magang.
10. Kevin, Jessica, Hime, Barbie, Via dan Vincent yang saling membantu dan
mengingatkan dalam proses pembuatan laporan.

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERNYATAAN ........................... Error! Bookmark not defined.

LEMBAR PERSETUJUAN ......................... Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PENGESAHAN .......................... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR .................................. Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI ............................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR .................................... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR LAMPIRAN ................................. Error! Bookmark not defined.
BAB I .......................................................... Error! Bookmark not defined.
PENDAHULUAN ........................................ Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang ............................. Error! Bookmark not defined.
1.2 Tujuan Kerja Praktek ................... Error! Bookmark not defined.
1.2.1 Tujuan Umum ........................ Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Tujuan Khusus ...................... Error! Bookmark not defined.
1.3 Lingkup Kegiatan ......................... Error! Bookmark not defined.
1.3.1 Objek Kegiatan ...................... Error! Bookmark not defined.
1.3.2 Ruang Lingkup Kerja Praktek ............ Error! Bookmark not
defined.
1.3.3 Aktivitas Pekerjaan ............... Error! Bookmark not defined.
1.4 Metode Kerja Praktek .................. Error! Bookmark not defined.
1.4.1 Observasi ............................... Error! Bookmark not defined.
1.4.2 Wawancara Tidak Berencana ............. Error! Bookmark not
defined.
1.4.3 Keterlibatan Pekerjaan .......... Error! Bookmark not defined.
BAB II ......................................................... Error! Bookmark not defined.
PROFIL PERUSAHAAN ............................ Error! Bookmark not defined.
2.1 Sejarah Hotel Aryaduta Manado . Error! Bookmark not defined.
2.2 Alamat Hotel Aryaduta Manado .. Error! Bookmark not defined.
2.3 Logo .............................................. Error! Bookmark not defined.
2.4 Visi dan Misi Hotel Aryaduta Manado ...... Error! Bookmark not
defined.
2.4.1 Visi Hotel Aryaduta Manado . Error! Bookmark not defined.
2.4.2 Misi Hotel Aryaduta Manado Error! Bookmark not defined.

v
 2.5 Fasilitas Hotel Aryaduta Manado Error! Bookmark not defined.
2.5.1 Fasilitas Kamar ...................... Error! Bookmark not defined.
2.5.2 Fasilitas Food and Beverage Error! Bookmark not defined.
2.5.3 Fasilitas Function Room ....... Error! Bookmark not defined.
2.5.4 Fasilitas Lainnya ................... Error! Bookmark not defined.
2.5.5 Fasilitas Situasional .............. Error! Bookmark not defined.
2.6 Struktur Organisasi Departemen Finance .. Error! Bookmark not
defined.
BAB III ........................................................ Error! Bookmark not defined.
DESKRIPSI PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ... Error! Bookmark not
defined.
3.1 Departemen Finance.................... Error! Bookmark not defined.
3.2 Deskripsi Pekerjaan Mahasiswa . Error! Bookmark not defined.
BAB IV ........................................................ Error! Bookmark not defined.
PENUTUP ................................................... Error! Bookmark not defined.
4.1 Kesimpulan .................................. Error! Bookmark not defined.
4.2 Saran ............................................. Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ................................... Error! Bookmark not defined.

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Hotel Aryaduta Manado ......... Error! Bookmark not defined.

Gambar 2. 2 Peta Hotel Aryaduta Manado . Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 3 Logo Hotel Aryaduta Manado Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 4 Kamar Deluxe Sea View ........ Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 5 Kamar Junior Suite................. Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 6 Kamar Suite ........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 7 Kamar Suite Balcony.............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 8 Kamar Executive Suite ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 9 Kamar President Suite ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 10 Kamar Apartement ............... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 11 Cakrawala Restaurant .......... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 12 Lounge Bar .......................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 13 Swimming Pool .................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 14 Fitness Center ...................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 2. 15 Struktur Organisasi Departemen Finance . Error! Bookmark
not defined.

Gambar 3. 1 Purchase Invoice Entry .......... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3. 2 Dokumen Purchase Invoice ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 3 Data Transaksi Bank .............. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 4 Posting Journal Report........... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 5 Summary Transaksi Bank ...... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 6 Bukti Transaksi Debit Card .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 7 Invoice Kamar ........................ Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 8 Cash Report ........................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 9 Purchase Request.................. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 10 Penerbitan Purchase Order di Sunsystem Error! Bookmark
not defined.
Gambar 3. 11 Purchase Order .................... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 12 Penerbitan Receiving Report di Sun System .............. Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3. 13 Receiving Report.................. Error! Bookmark not defined.

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN – A FORM KP-02

LAMPIRAN – B FORM KP-03

LAMPIRAN – C SERTIFIKAT MAGANG

LAMPIRAN – D LAPORAN KEGIATAN HARIAN

LAMPIRAN – E DOKUMENTASI MAHASISWA

viii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Indonesia merupakan negara kepulauan yang kaya akan keanekaragaman
budaya, adat istiadat, bahasa hingga destinasi keindahan alam sehingga Indonesia
merupakan salah satu pilihan terbaik wisatawan datang berkunjung untuk
menikmati pariwisata yang ada. Pariwisata merupakan salah satu sektor yang
mempunyai daya tarik yang kuat untuk mendorong perekonomian Indonesia.
Menurut Soronsen dan Jensen (2015), pariwisata merupakan sektor di mana
terjadinya pertemuan intensif antara wisatawan dan penyedia jasa wisata bertemu
secara erat. Dalam dunia pariwisata, salah satu industri yang berperan penting
ialah industri perhotelan, seiring berjalannya waktu banyak wisatawan yang
datang berlibur dengan segala keperluan yang berbeda-beda oleh karena itu
akomodasi perhotelan sangat diperlukan untuk menunjang kenyamanan
kelangsungan dalam berpariwisata
Menurut Sulastiyono (2011), hotel merupakan suatu perusahaan yang dikelola
oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman dan fasilitas
kamar uuntuk tamu yang sedang melakukan perjalanan dan dapat membayar
dengan jumlah yang seimbang dengan pelayanan yang di dapat. Dalam sebuah
hotel terdapat berbagai departemen-departemen seperti Food and Beverage
Department, Front Office Department, Housekeeping Department,
Accounting/Finance Department, Human Resources Department, Sales and
Marketing Department, Security. Departemen Finance dalam dunia perhotelan
merupakan salah satu bagian terpenting dari manajemen hotel yang mengatur
bagaimana pengelolaan uang dalam hotel tersebut baik dari segi pendapatan
maupun pengeluaran. Dalam sebuah hotel pengelolaan keuangan sangat
diperlukan untuk meningkatkan mutu dari hotel tersebut.
Fakultas Pariwisata Universitas Katolik De La Salle Manado mewajibkan
setiap mahasiswa untuk mengambil mata kuliah Kerja Praktek yang sudah ada di
kurikulum Universitas Katolik De La Salle Manado. Kerja praktek bertujuan
untuk menerapkan dan mengembangkan kualitas diri sehingga mahasiswa tersebut
diharapkan siap dengan lingkungan pekerjaan. Untuk memenuhi kewajiban

1
tersebut, penulis memilih industri perhotelan sebagai fokus kerja praktek. Hotel
Aryaduta Manado merupakan hotel bintang empat yang ada di Manado dinaungi
langsung oleh PT. Aryaduta Karawaci Management, dan memiliki manajemen
yang baik.
Penulis melaksanakan program kerja praktek selama tiga bulan dan
ditempatkan dalam tiga bagian di operasional Depaertemen Finance, bulan
pertama penulis ditempatkan di bagian Account Payable atau utang dagang, bulan
berikut penulis ditempatkan di bagian Purchasing atau pembelian dan Receiving
atau penerimaan, kemudian bulan terakhir penulis ditempatkan di bagian Account
Receivable atau piutang usaha. Penulis memilih judul “Aktivitas di Departemen
Finance Hotel Aryaduta Manado”, karena penulis terlibat langsung secara
operasional di Departemen Finance.
1.2 Tujuan Kerja Praktek
1.2.1 Tujuan Umum
a. Melaksanakan kerja praktek sebagai bagian dari syarat administrasi
mahasiswa Fakultas Pariwisata Universitas Katolik De La Salle Manado.
b. Mempelajari dan memahami system kerja yang ada di Hotel Aryaduta
Manado khususnya Departemen Finance.
c. Membangun hubungan antara Universitas Katolik De La Salle Manado
Fakultas Pariwisata lewat kerja praktek yang telah terlaksana.
1.2.2 Tujuan Khusus
a. Mahasiswa memperoleh pengalaman yang berharga karena dapat terjun
langsung dalam dunia kerja.
b. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang telah dipelajari
selama perkuliahan dan menerapkan pengetahuan akademis yang telah di
dapat.
c. Mahasiswa dapat menganalisis, mengolah hingga membuat pemecahan
masalah yang muncul selama kegiatan kerja praktek berlangsung.
d. Mahasiswa memperoleh keuntungan dari segi teori dan praktek.

2
1.3 Lingkup Kegiatan
1.3.1 Objek Kegiatan
Kegiatan kerja praktek dilaksanakan di Hotel Aryaduta Manado pada
Departemen Finance yang berlokasi di Jalan Piere Tendean , Boulevard, Wenang
Utara, Kec. Wenang, Kota Manado, Sulawesi Utara. Hotel ini merupakan bagian
dari perusahaan Aryaduta Karawaci Management.
1.3.2 Ruang Lingkup Kerja Praktek
Dalam proses kerja praktek, penulis ditempatkan di departemen Finance
dengan cakupan pekerjaan ialah Account Payable, Account Receivable dan
Purchasing. Dimana ketiganya merupakan tiga section yang berbeda dengan tugas
yang berbeda-beda juga.
1.3.3 Aktivitas Pekerjaan
1. Account Payable atau utang dagang
a Menginput purchase invoice.
b Mengarsipkan paper purchase invoice.
2. Account Receivable atau piutang usaha
a Membuat daily report management.
b Membuat invoice.
c Membuat cash report.
3. Purchasing atau pembelian dan Receiving atau penerimaan
a Membuat purchasing order.
b Membuat receiving report.
1.4 Metode Kerja Praktek
1.4.1 Observasi
Menurut Bungin (2011), observasi adalah sebuah kegiatan yang dilaksanakan
sehari-hari oleh manusia dengan menggunakan indra mata sebagai alat bantu
utamanya. Kegiatan kerja praktek berlangsung selama tiga bulan, dalam proses
pelaksanaan kerja praktek tersebut penulis menerapkan metode observasi untuk
kepentingan memperoleh data informasi yang dibutuhkan. Kegiatan observasi
dilakukan dengan cara pengamatan kepada staf yang sedang melaksanakan tugas
mereka masing-masing.

3
1.4.2 Wawancara Tidak Berencana
Menurut Suyanto (2015), wawancara tidak berencana adalah wawancara yang
tidak didasari dengan persiapan untuk susunan daftar pertanyaan yang terstruktur
dan sistematis yang mengharuskan pewawancara untuk dipatuhi. Dalam
pelaksanaan kerja praktek penulis juga menerapkan metode wawancara tidak
berencana guna untuk mengumpulkan data informasi yang lebih jelas, metode
wawancara tidak berencana dilakukan secara langsung oleh penulis dan staf yang
bersangkutan dengan tujuan mengetahui alur kerja yang baik dan benar,
mengetahui penanganan apabila terjadi apabila terjadinya masalah, dan juga
mencari tahu informasi umum mengenai seputaran pekerjaan yang dibutuhkan
dalam penyusunan laporan.
1.4.3 Keterlibatan Pekerjaan
Dalam program kerja praktek yang penulis lakukan, penulis juga melibatkan
diri untuk ikut terlibat dalam proses kegiatan kerja. Keterlibatan kerja merupakan
metode yang berperan penting agar mahasiswa dapat melaksanakan secara
langsung tugas pekerjaan yang diberikan oleh departemen yang dituju, yang mana
pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan harian yang staf lainnya kerjakan.

4
 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Hotel Aryaduta Manado

Gambar 2. 1 Hotel Aryaduta Manado

Aryaduta Manado merupakan hotel yang terletak di Jalan Pierre Tendean

No. 22 Boulevard Manado. Sebelumnya hotel ini bernama The Ritzy Hotel
kemudian diambil ahli oleh Group Lippo pada tanggan 1 Januari 2011. Aryaduta
Manado adalah hotel ke-9 yang dikelola oleh PT Lippo Karawaci dengan
pimpinan Bpk. James Riandy, selain Aryaduta Manado delapan lainnya ialah
Aryaduta Bandung, Aryaduta Jakarta, Aryaduta Semanggi, Aryaduta Medan,
Aryaduta Pekanbaru, Aryaduta Makassar dan Aryaduta Lippo Village yang
berada di Tangerang. Aryaduta Manado memiliki 11 lantai dengan pemandangan
utama ialah panorama laut, kota dan gunung.
Aryaduta Manado juga meruapakn salah satu hotel bintang empat yang ada
di Sulawesi Utara. Pengunjung dari hotel ini juga merupakan wisatawan dalam
negara maupun mancanegara dengan berbagai tujuan wisata sepertyi bisnis,
berlibur ataupun kesehatan

5
2.1 Alamat Hotel Aryaduta Manado
Nama Hotel : Aryaduta Manado
Alamat : Jln. Pierre Tendean No. 22 Boulevard Manado
Telp. : +62 431 855555
Fax. : +62 431 841190
Email. : reservation.manado@aryaduta.com
Website : www.aryaduta.com

Gambar 2. 2 Peta Hotel Aryaduta Manado

2.3 Logo
Hotel Aryaduta merupakan hotel yang tersebar di Indonesia. Logo hotel
Aryaduta Manado. Aryaduta merupakan kombinasi dari dua kata yang berasal
dari Bahasa Sansekerta yaitu Arya yang berarti Besar dan Duta yang berarti
Utusan.

Gambar 2. 3 Logo Hotel Aryaduta Manado

2.4 Visi dan Misi Hotel Aryaduta Manado

2.4.1 Visi Hotel Aryaduta Manado
Visi Aryaduta Manado Aryaduta sendiri memiliki visi sebagai berikut:
“Mewujudkan Brand Hotel Ikonik Indonesia yang Berdaya Saing Global”.
Merupakan aspirasi jangka panjang dan tujuan strategis perusahaan. Pernyataan

6
visi adalah peta jalan dan tujuan perusahaan untuk menginspirasi dan memotivasi
karyawan dengan memberikan gambaran tentang tujuan dan arah perusahaan.
2.4.2 Misi Hotel Aryaduta Manado
Untuk mencapai visib hotel, maka hadirlah misi-misi di bawah ini:
1. Integritas di atas segalanya.
2. Berinvestasi dalam ilmu pengetahuan dan inovasi untuk memberikan nilai
lebih kepada semua pihak yang berkepentingan.
3. Memberi empati.
4. Memberikan pengalaman unik yang konsisten kepada tamu dan pelanggan.
5. Ciptakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan bagi para tamu.
2.5 Fasilitas Hotel Aryaduta Manado
2.5.1 Fasilitas Kamar
Hotel Aryaduta memiliki 207 kamar yang semuanya berada di lantai 5, 7, 8, 9,
10, dan 11 dengan tipe sebagai berikut:
1. Tipe Deluxe Sea View
Tipe Deluxe Sea View memiliki luas ruang kamar 32 meter persegi,
dengan pemandangan dari kamar ini ialah panorama laut dan kota Manado.
Kamar ini dilengkapi dengan tempat tidur king dan twin juga area kerja juga
dilengkapi dengan sebuah TV, AC,sofa kecil, meja, kursi dan table tamp
dengan amenities notepad, pen, air mineral, laundry bag. Kamar mandi yang
ada di kamar ini terbilang lumayan besar dengan dilengkapi shampoo, bath
gel, toothbrush, soap, roll tissue dan sanitary bag. Area kamar dilengkapi
dengan akses internet. Tipe ini memiliki 156 kamar.

Gambar 2. 4 Kamar Deluxe Sea View

7
2. Tipe Junior Suite
Tipe Junior memiliki luas ruang kamar 48 meter persegi, dengan
pemandangan dari kamar ini ialah kota Manado. Kamar ini dilengkapi dengan
tempat tidur king juga area kerja juga dilengkapi dengan sebuah TV, AC, sofa
kecil, meja, kursi dan table tamp dengan amenities notepad, pen, air mineral,
laundry bag. Kamar mandi yang ada di kamar ini terbilang lumayan besar
dengan dilengkapi shampoo, bath gel, toothbrush, soap, roll tissue dan
sanitary bag. Area kamar dilengkapi dengan akses internet. Tipe ini memiliki
15 kamar.

Gambar 2. 5 Kamar Junior Suite

3. Tipe Suite
Tipe Suite memiliki luas ruang kamar 64 meter persegi, dengan
pemandangan pemandangan dari kamar ini ialah kota Manado. Kamar ini
dilengkapi dengan tempat tidur king bed juga area kerja juga dilengkapi
dengan area ruang tamu di sudut kamar, juga sebuah TV, AC, sofa kecil, meja,
kursi dan table tamp dengan amenities notepad, pen, air mineral, laundry bag.
Kamar mandi yang ada di kamar ini terbilang lumayan besar dengan
dilengkapi shampoo, bath gel, toothbrush, soap, roll tissue dan sanitary bag.
Area kamar dilengkapi dengan akses internet. Tipe ini memiliki 2 kamar.

Gambar 2. 6 Kamar Suite

8
9
4. Tipe Suite Balcony
Tipe Suite Balcony memiliki luas ruang kamar 64 meter persegi, dengan
pemandangan jembatan Manado. Dilengkapi tempat tidur king bed juga area
kerja. Tipe ini juga memiliki area ruang tamu di sudut kamar dan dilengkapi
dengan sebuah TV, AC, sofa kecil, meja, kursi dan table tamp dengan
amenities notepad, pen, air mineral, laundry bag. Kamar mandi yang ada di
kamar ini terbilang lumayan besar dengan dilengkapi shampoo, bath gel,
toothbrush, soap, roll tissue dan sanitary bag. Area kamar dilengkapi dengan
akses internet. Tipe ini memiliki 3 kamar.

Gambar 2. 7 Kamar Suite Balcony

5. Tipe Executive Suite

Tipe Executive Suite memiliki luas ruang kamar 96 meter persegi, dengan
pemandangan kota Manado. Dilengkapi tempat tidur king dan twin juga area
kerja dan area ruang tamu yang berbeda dengan ruang kamar, sebuah TV, AC, sofa
kecil, meja, kursi dan table tamp dengan amenities notepad, pen, air mineral,
laundry bag. Kamar mandi yang ada di kamar ini terbilang lumayan besar
dengan dilengkapi shampoo, bath gel, toothbrush, soap, roll tissue dan
sanitary bag. Area kamar dilengkapi dengan akses internet. Tipe ini memiliki
3 kamar.

10
 Gambar 2. 8 Kamar Executive Suite

6. Tipe President Suite

Tipe President Suite memiliki luas ruang kamar 208 meter persegi, dengan
pemandangan kota Jembatan Manado. Dilengkapi tempat tidur king juga area
kerja. Tipe ini juga memiliki area ruang tamu, ruang makan serta dapur yang
berbeda dengan ruang kamar dengan dilengkapi sebuah TV, AC, sofa kecil,
meja, kursi dan table tamp dengan amenities notepad, pen, air mineral,
laundry bag. Kamar mandi yang ada di kamar ini terbilang lumayan besar
dengan dilengkapi shampoo, bath gel, toothbrush, soap, roll tissue dan
sanitary bag. Area kamar dilengkapi dengan akses internet. Tipe ini memiliki
2 kamar.

Gambar 2. 9 Kamar President Suite

7. Tipe Apartement
Tipe Apartement adalah ruangan kamar dengan pemandangan kota
Jembatan Manado. Dilengkapi dua tempat tidur king juga area kerja. Tipe ini
juga memiliki area ruang tamu, ruang makan serta dapur yang berbeda dengan
ruang kamar juga sebuah TV, AC, sofa kecil, meja, kursi dan table tamp
dengan amenities notepad, pen, air mineral, laundry bag. Kamar mandi yang

11
 ada di kamar ini terbilang lumayan besar dengan dilengkapi shampoo, bath
gel, toothbrush, soap, roll tissue dan sanitary bag, bathtub. Area kamar
dilengkapi dengan akses internet. Tipe ini memiliki 7 kamar

Gambar 2. 10 Kamar Apartement

2.5.2 Fasilitas Food and Beverage

1. Cakrawala Restaurant
Cakrawala Restaurant dibuka setiap hari mulai pukul 6.00 – 22.30. Cakrawala
Restaurant bukan hanya untuk tamu yang menginap tapi juga bagi siapa saja
yang ingin menikmati sajian berkelas dengan harga kompetitif. Menyajikan
menu internasional dari Western Food, Chinese Food, maupun Indonesian
Food, disertai Live Music ditambah dengan keramahan para service person
merupakan keunggulan Cakrawala Restaurant.

Gambar 2. 11 Cakrawala Restaurant

2. Lounge Bar
Lounge Bar adalah counter atau tempat yang menyajikan minuman beralkohol
dan minuman beralkohol. Dan menjadi salah satu tempat favorit para tamu
dan hotel baik yang menginap maupun yang hanya berkunjung ke hotel, untuk
menikmati berbagai minuman yang disediakan.

12
 Gambar 2. 12 Lounge Bar

2.5.3 Fasilitas Function Room

1. Grand Ballroom
Grand Ballroom biasanya digunakan untuk kegiatan atau acara dengan
kapasitas besar lebih besar dari 1000 pax.
2. Ballroom
Ballroom biasanya digunakan untuk kegiatan atau acara dengan kapasitas
untuk 1000 pax
3. Bunaken Room
Bunaken Room biasanya digunakan untuk acara pertemuan dengan
kapasitas 450 pax. Bunaken Room memiliki dua ruangan
4. Siladen Room
Siladen Room biasanya digunakan untuk acara pertemuan dengan
kapasitas 250 pax Siladen room memiliki dua ruangan.
5. Talaud Room
Talaud Room merupakan ruang pertemuan dengan kapasitas 250 pax.
Talaud room memiliki dua ruangan.
6. VIP Cakrawala
VIP Cakrawala biasanya digunakan untuk pertemuan dengan kapasitas
yang tidak banyak yaitu sekitar 30 pax.

13
2.5.4 Fasilitas Lainnya
1. Swimming Pool
Kolam Renang Aryaduta Manado memiliki kolam renang untuk berenang dan
kolam renang untuk dewasa serta kolam renang untuk anak-anak di bawah
umur. Kolam renang Aryaduta Manado dilengkapi dengan pemandangan laut
Manado terutama untuk pemandangan di pagi hari di awal terbitnya matahari
dan juga saat matahari terbenam menjadi salah satu keunggulan bagi Aryaduta
Manado.

Gambar 2. 13 Swimming Pool

2. Fitness Center
Pusat Kebugaran Lokasi Pusat Kebugaran/GYM di lantai 6 Hotel Aryaduta
Manado, dengan fasilitas yang lengkap dengan karyawan yang profesional di
bidangnya. Ini adalah salah satu fasilitas yang digunakan oleh tamu hotel
yang sudah termasuk dengan harga kamar yang telah ditentukan.

Gambar 2. 14 Fitness Center

14
2.5.5 Fasilitas Situasional
Indonesia pada saat ini sedang mengalami pandemi COVID-19. Penyebaran
COVID-19 terjadi dengan cepat oleh karena itu, orang yang terpapar disarankan
untuk melakukan isolasi. Tak hanya orang yang terpapar saja tetapi pelaku
perjalanan diwajibkan untuk mengikuti isolasi untuk meminimalisir penyebaran
dari COVID-19. Di masa pandemi COVID-19, hotel sudah mulai beroperasi
dengan menerapkan protokol kesehatan sesuai dengan kebijakan pemerintah
sebagai upaya peningkatan pendapatan dari hotel tersebut. Hotel Aryaduta
Manado merupakan hotel yang menyediakan fasilitas isolasi mandiri yang
tamunya tidak hanya berasal dari dalam negara tetapi juga mancanegara

2.6 Struktur Organisasi Departemen Finance

Group Financial
Controller

General Manager

Financial Controller

Assistant Assistant Finance Assistant Credit

Purchasing Manager Manager
Manager

Receiving Officer

Gambar 2. 15 Struktur Organisasi Departemen Finance

Tugas dari masing-masing posisi adalah:

1. Group Financial Controller adalah memastikan akuntansi dan pelaporan
di seluruh hotel yang termasuk dalam PT. Aryaduta Karawaci
Management, termasuk mengawasi dan memantau secara efektif dan
memberikan informasi dan saran strategis kepada tim manajemen
keuangan
2. General Manager adalah pimpinan tertinggi di hotel yang bertugas
mengontrol, mengawasi, dan memastikan bahwa setiap departemen
melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan optimal.

15
3. Financial Controller adalah merupakan pengawas keuangan yang ada di
hotel, finance controller bertanggung jawab atas segala pencatatan
keuangan dari masing-masing bagian yang ada di departemen finance,
finance controller juga bertugas untuk mengelola, menyusun, menerbitkan
hingga melaporkan laporan keuangan dari hotel yang akan dilaporkan
kepada Group Financial Controller
4. Assistant Finance Manager bertugas sebagai Account Payable dan
General Cashier. Account Payable adalah jumlah utang kepada vendor
atau supplier atas produk atau barang yang dikirimkan ataupun layanan
yang disediakan yang pembayarannya belum diselesaikan. Sebagai
account payable, assistant finance manager berperan untuk membayarkan
semua hutang perusahaan. Jenis hutang yang paling sering ditemukan
yaitu transaksi pembelian secara kredit kepada supplier yang sudah
bekerja sama dengan perusahaan. Sedangkan sebagai general cashier,
accounting finance manager berperan sebagai pemegang semua uang tunai
di perusahaan yang diperoleh dari bagian Front Office dan Food and
Beverage yang memiliki transaksi langsung dengan pelanggan, general
cashier juga membutuhkan prosedur yang akurat untuk memastikan bahwa
uang tunai diterima, dicatat dan disimpan dengan baik di bank.
5. Account Receivable Manager sebagai Income Audit dan Account
Receivable. Income Audit bertugas untuk memeriksa dan menganalisis
transaksi kas masuk ke pihak hotel. Tanggung jawab Income Audit dan
Account Receivable saling berhubungan yaitu bertanggung jawab terhadap
semua transaksi penerimaan kas, selain itu income audit menerima data
dari penjualan yang kemudian akan diseimbangkan berdasarkan laba
bersih dan rugi dan ditutup ke saldo “zero atau nol”, juga yang
membedakan adalah Account Receivable bertanggung jawab atas
pembayaran kredit, tagihan tagihan dan melakukan penagihan kepada
pihak-pihak yang memiliki hutang kepada perusahaan
6. Assistant Purchasing Manager sebagai Purchasing dan Receiving Officer.
Purchasing bertugas untuk membeli atau menyewa segala keperluan yang
ada di suatu perusahaan. Purchasing memerlukan koordinasi dengan

16
 semua departemen sebelum melakukan transaksi, pembelian yang
dilakukan oleh purchasing juga harus dilakukan dengan sebaik mungkin,
purchasing harus jeli melihat barang-barang yang akan dibeli agaer
terhindar oleh produk yang mudah rusak, kualitas yang tidak tepat
sehingga tidak dapat mengurangi jumlah kas yang terikat dalam
persediaan.
7. Receiving Officer bertugas untuk menerima barang yang dibeli atau
disewa pihak hotel saat barang tersebut dikirim ke hotel oleh supplier.
Petugas Receiving harus memastikan barang tersebut dari segi kualitas,
jenis, bentuk, ukuran yang sesuai dengan permintaan yang dikirim dari
hotel.

17
 BAB III
DESKRIPSI PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Departemen Finance
Dalam sebuah hotel, manajemen keuangan berperan penting dalam kemajuan
suatu hotel tersebut. Menurut Kasmir (2010) manajemen keuangan adalah segala
bentuk aktifitas untuk memperoleh dana untuk membiayai usaha, pengelolaan
dana sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai serta pengelolaan asset yang
dimiliki secara efisien dan efektif.. Sehingga bisa diketahui bersama departemen
ini membantu manajemen dari hotel tersebut tetap stabil dan menghindari
kerugian yang dapat terjadi di hotel tersebut.
3.2 Deskripsi Pekerjaan Mahasiswa
Berikut merupakan kegiatan Pelaksanaan kerja praktek yang penulis lakukan
selama tiga bulan di Departemen Finance Hotel Aryaduta Manado;
1. Account Payable
a. Menginput Purchase Invoice
Penulis bertugas untuk membuat purchase invoice melalui web system
yang dipakai dari Hotel Aryaduta Manado. Purchase Order merupakan
sebuah dokumen yang berisikan nota pembelian barang yang dipesan dari
Hotel Aryaduta Manado kepada vendor yang dipakai untuk pembayaran
atas pembelian ke vendor tersebut. Penulis akan menyamakan data dari
purchase order ke purchase invoice dari item ke item dan juga
menyamakan nominal yang harus dibayar ke vendor tersebut.
Tahapan dalam pembuatan Purchase Invoice adalah :
1) Receiving Report beserta Purchase Order yang sudah diterima oleh
AFM akan disusun untuk diunggah pada sunsystem
2) Penulis akan memasukan kode Supplier Invoice Reference yang
kemudian akan dimasukkan data melewati Purchase Invoice
Generate/Match
3) Penulis akan menyamakan data dari tanggal permintaan barang, jenis
barang, kualitas hingga harga barang tersebut.

17
 4) Penulis kemudian akan merilis Purchase Invoice dan kemudian penulis
akan menandatangani dan menulis nomor Purchase Invoice yang
keluar.

Gambar 3. 1Purchase Invoice Entry

b. Mengarsipkan dokumen Purchase Invoice

Gambar 3. 2 Dokumen Purchase Invoice

Setelah purchase invoice keluar, penulis bertugas untuk mengarsipkan

dokumen-dokumen seperti purchase order, receiving report, kwitansi,
nota pembayaran dari vendor, hingga purchase invoice. Dokumen-
dokumen tersebut bertujuan untuk sebagai pendukung Hotel Aryaduta
Manado dalam melakukan transaksi pembayaran yang sah terhadap item-
item yang dipesan pihak hotel kepada vendor. Kemudian dokumen-
dokumen tersebut dimasukkan dalam lemari yang berisikan vendor-vendor
dari Hotel Aryaduta Manado.

18
2. Account Receivable
a. Membuat Daily Report Management
Setiap pagi penulis bertugas untuk mengambil Settlement Report di bagian
Food and Beverage dan Daily Journal Report serta Settlement Card di
bagian Front Office. Setelah mengambil dokumen tersebut, penulis
bertugas untuk membuat laporan harian dengan mekanisme pembuatan
laporan ialah satu hari sebelumnya dari hari penarikan data di Departemen
Food and Beverage dan Front Office, hal tersebut dikarenakan pembuatan
daily report management adalah hasil tutup laporan hari sebelumnya dari
hari penarikan data. Penulis akan mengolah data yang telah diambil dan
dibuat dalam bentuk laporan akuntansi. Pembayaran menggunakan debit
card akan dimasukkan dalam masing-masing data kode-kode bank dan di
jumlahkan dalam periode satu hari.
Tahapan dalam pembuatan Daily Report Management:
1) Penulis akan mengambil Settlement Report di departemen Food and
Beverage juga Front Office
2) Penulis akan menarik Posting Journal Report perhari dari HMS system
3) Penulis akan memisahkan transaksi debit card sesuai dengan kode
bank masing-masing
4) Kemudian setiap transaksi pada setiap bank akan dijumlahkan untuk
diketahui total setiap transaksi debit card

Gambar 3. 3 Data Transaksi Bank

19
 Gambar 3. 4 Posting Journal Report

Gambar 3. 5 Summary Transaksi Bank

Gambar 3. 6 Bukti Transaksi Debit Card

b. Membuat Invoice Kamar

Berbeda dengan Purchase Invoice yang ada di Account Payable, invoice
yang ada di Account Receivable ialah dokumen penagihan pemesanan
kamar yang berisikan detail pemesanan tamu tersebut. Biasanya invoice ini
dikeluarkan apabila adanya pemesanan kamar melalui pihak usaha
perjalanan seperti MM Travel atau PT. Mitra Global Holiday dan lainnya.
Setiap tanggal jatuh tempo invoice dikeluarkan memiliki periode yang
berbeda-beda tergantung kebijakan kesepakatan pihak hotel dan pihak
usaha perjalanan. Invoice juga dikeluarkan untuk instansi pemerintah yang

20
 melakukan pemesanan kamar dengan jumlah kamar yang banyak. Penulis
juga sering mengantar langsung invoice yang dikeluarkan kepada pihak
usaha perjalanan maupun ke kantor instansi pemerintahan yang dituju.
Tahapan pembuatan Invoice Kamar:
1) Penulis akan mengambil data pemesanan kamar melalui usaha
perjalanan yang dipakai oleh tamu dari Front Office
2) Penulis akan membuat invoice sesuai dengan detail pemesanan tamu
3) Invoice kemudian ditandatangani oleh Assistant Credit Manager untuk
dikirim ke tujuan tempat pengiriman

Gambar 3. 7 Invoice Kamar

c. Membuat Cash Report

Penulis bertugas untuk menarik data pembayaran tunai dari Departemen
Food and Beverage melalui aplikasi Hottab, kemudian disamakan dengan
data pembayaran tunai department Food and Beverage di Finance
Management Report. Laporan pembayaran dengan menggunakan credit
card dibuat dalam Laporan Daily Report Management.

Gambar 3. 8 Cash Report

3. Purchasing dan Receiving

a. Membuat Purchase Order

21
Penulis bertugas untuk menarik dari purchase request dari tiap departemen
kemudian penulis melanjutkan dengan membuat purchase order. Purchase
order merupakan dokumen yang berisikan permintaan pembelian
kebutuhan barang dari masing-masing departemen hotel Aryaduta
Manado. Dalam pemesanan barang yang ada di Hotel Aryaduta Manado,
terbagi atas dua tipe yaitu DML atau Daily Market List dan NDML atau
Non Daily Market List. Daily market list merupakan barang yang di order
yang bersifat harian, barang biasanya berasal dari Departemen Food and
Beverage yaitu bahan makanan. Sedangkan Non Daily Market List
merupakan barang yang di order yang bersifat tidak harian. Barang
biasanya berasal dari departemen selain departemen Food and Beverage,
barang tersebut berupa ikan, sayur, buah-buahan dll
Prosedur pembelian barang di Hotel Aryaduta Manado adalah :
1) Purchasing menerima Purchase Request dari tiap-tiap departemen
yang dimasukkan dalam sunsystem
2) Purchasing kemudian membuat penawaran barang ke vendor
3) Vendor kemudian menerima permintaan, dan melakukan konfirmasi
kembali
4) Purchasing membuat Purchase Order
5) Purchase Order dikirim ke vendor
6) Vendor menerima Purchase Order, kemudian menyiapkan barang dan
tanggal pengiriman
Tahapan dalam pembuatan Purchase Order di sunsystem:
1) Penulis log in sunsystem dengan id D19
2) Penulis kemudian akan mencentang item untuk dirilis
3) Penulis mencetak Purchase Order yang akan dikirim ke vendor

22
 Gambar 3. 9 Purchase Request

Gambar 3. 10 Penerbitan Purchase Order di Sunsystem

Gambar 3. 11 Purchase Order

23
b. Membuat Receiving Report
Penulis bertugas untuk menerima barang yang sudah dibeli dan mengecek
barang apabila sudah sesuai dengan purchase order yang dikeluarkan oleh
pihak purchasing, pihak receiving juga harus melihat kelayakan dan
kesesuaian kuantitas dan kualitas dari setiap item yang sampai di Hotel
Aryaduta Manado. Setelah pengecekan barang, pihak receiving akan
membuat laporan penerimaan barang melalui system web yang dipakai
oleh pihak hotel.

Gambar 3. 12 Penerbitan Receiving Report di Sun System

Gambar 3. 13 Receiving Report

24
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari hasil program kerja praktek yang dilaksanakan penulis yang bertempat di
Hotel Aryaduta Manado Departemen Finance, maka penulis mengambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Departemen Finance merupakan salah satu departemen yang penting
dalam manajemen hotel terkait alur keuangan karena departemen tersebut
bertugas untuk mengontrol segala pengeluaran dan pemasukan dari hotel
tersebut.
2. Staff melaksanakan pekerjaan sesuai denga Standar Operasional Prosedur
yang diberlakukan dalam Departemen Finance sehingga alur kerja tetap
terarah meskipun mengalami dampak COVID-19 yang menciptakan dua
kondisi situasional terkait SDM (PHK) dan mempertahankan stabilitas
pendapatan dari hotel tersebut
3. Terkait SDM, staff yang ada di Hotel Aryaduta Manado khususnya
Departemen Finance kebanyakan melakukan kerja rangkap sehingga
berpengaruh pada beban dan tekanan kerja serta keberlangsungan
produktivitas staff kedepannya
4. Dalam pelaksanaan program Kerja Praktek ini penulis mendapat banyak
keuntungan dari segi teori dan praktek.
4.2 Saran
Untuk pengembangan lebih lanjut penulis memberikan saran antara lain:
1. Untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan
oleh perusahaan diperlukan SOP sehingga SDM dan SOP bersinergi dalam
operasional, Hotel Aryaduta Manado khususnya Departemen Finance
perlu melakukan penambahan staff (reqruitment) dibeberapa section sesuai
dengan indikator kerja sehingga akan tercipta the right man and the right
place dalam manajemen sistem.
2. Pihak Universitas Katolik De La Salle Manado khususnya Fakultas
Pariwisata dapat bekerja sama dengan pihak Hotel Aryaduta Manado
untuk ikut serta dalam memperkenalkan dan mempersiapkan mahasiswa

25
calon magang tentang hal teknis dasar terkait operasional hotel sebelum
mahasiswa melakukan aktivitas intership di dunia industri

26
a

A-1
B-1
C-1
Z

C-2
I

C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
C-2
DOKUMENTASI MAHASISWA

27