LAPORAN AHLI JAWATANKUASA BENDAHARI DAN NAIB BENDAHARI

MAJLIS MAKAN MALAM

1.0 PENGENALAN
Pengurusan acara ditakrifkan sebagai aktiviti yang dirancang dengan sistematik dan
dirancang oleh seorang individu atau beberapa individu yang tertentu. Antara acara
termasuklah persembahan, karnival, majlis, seminar, pertunjukan atau pertandingan yang
diadakan bagi mencapai sesuatu objektif yang memberi impak positif kepada individu
tertentu dan masyarakat (Rosita binti Rahim, 2014). Jawatankuasa dibahagikan kepada dua
iaitu jawatan dan kuasa. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat (2007). Jawatan
didefinisikan sebagai pangkat atau pekerjaan. Manakala, kuasa didefinisikan sebagai daya
atau kemampuan untuk melakukan dan mengerjakan sesuatu (Kamus Dewan Edisi
Keempat, 2007). Maka, jawatankuasa didefinisikan sebagai sekumpulan orang yang dilantik
atau dipilih utk melaksanakan atau mengurus tugas-tugas tertentu. Bukan itu sahaja,
bendahari didefinisikan sebagai orang atau individu yang mengurus wang sesuatu
persatuan dan lain-lain. Jelaslah bahawa, jawatankuasa bendahari ditakrifkan sebagai
sekumpulan orang yang dilantik bagi mengurus wang dalam sesuatu persatuan dan lain-
lain.

2.0 LAPORAN MAJLIS MAKAN MALAM PACK

2.1 PENDAHULUAN
Pada 11 Oktober 2019, Majlis Makan Malam telah dijalankan di Balai Kerapatan
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar oleh siswa pendidik yang mengambil kursus
Pengurusan Acara, PACK 3013 pada pukul 8 malam hingga 10.30 malam. Majlis ini telah
dianjurkan oleh 31 orang pelajar yang mengambil kursus elektif terbuka iaitu Pengurusan
Acara (PACK3013) pada tahun ini. Majlis Makan Malam adalah sebahagian daripada
tugasan PACK kami. Semua guru pelatih Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar
(IPGKRM) yang memilih kurusus elektif Pengurusan Acara dikehendaki menganjurkan suatu
Majlis Makan Malam. Maka, kami telah berbincang dan bermesyuarat bersama pensyarah
dan memilih suatu tarikh iaitu 11 Okt 2019 bagi menjalankan majlis tersebut. Tujuan
pelaksanaan program ini adalah untuk mendedahkan guru pelatih tentang pengurusan
acara selaras dengan RMK. Bukan itu sahaja, program ini juga membolehkan guru pelatih
mengendalikan majlis berdasarkan garis panduan dan tatacara secara berkesan. Dengan
menjalani program ini juga, pensyarah dapat menilai keberkesanan penyampaian ilmu
berkaitan aspek pengurusan acara.

2.2 LAPORAN
2.2.1 SEBELUM MAJLIS MAKAN MALAM
 Perbincangan kali pertama iaitu pada 10 September 2019 di bilik kuliah A2.13 telah
dilakukan secara kasual dengan masing-masing mengutarakan pendapat dan pengalaman
membuat majlis. Kebanyakkan ahli kumpulan menyatakan pernah melibatkan diri secara
langsung dan tidak langsung dalam beberapa program yang telah diadakan di IPGK Raja
Melewar sebelum itu. Perbicangan diteruskan dengan pemilihan tempat, masa, tema,
sasaran dan sebagainya. Seterusnya, pemilihan ahli jawatankuasa telah diadakan dengan
bimbingan pensyarah-pensyarah. Dalam ini, kami Christoper telah terpilih sebagai bendahari
manakala Menaha a/p Kalianan dilantik sebagai penolong bendahari.

Gambar 1: Perbincangan pertama – Pemilihan ahli jawatankuasa

Perbincangan yang seterusnya telah diadakan pada hari 16 September 2019 di bilik
kuliah A2.13 dengan bimbingan pensyarah. Pada hari tersebut semua ahli jawatankuasa
telah melaporkan tugas yang dilaksanakan oleh mereka serta terdapat beberapa ahli
jawatankuasa seperti ahli jawatankuasa makanan dan ahli jawatankuasa cenderamata dan
hadiah memberitahu duit yang diperlukan bagi menempah makanan serta hadiah. Maka,
setelah mendapat anggaran duit yang diperlukan bagi setiap ahli jawatankuasa, kami
meminta persetujuan untuk mengutip sebanyak RM 15 daripada setiap guru pelatih kursus
PACK3013. Pada hari itulah, kutipan duit sebanyak RM 15 daripada setiap guru pelatih
kursus PACK3013 telah ditetapkan setelah mendapat persetujuan daripada semua guru
pelatih. Kami telah memulakan kutipan duit mulai hari yang sama juga. Seterusnya, pada
perjumpaan yang seterusnya, setiap ahli jawatankuasa membentangkan tugasan masing-
masing serta memaklumkan duit yang diperlukan bagi melanjutkan tugasan mereka.
Sebagai contohnya, ahli jawatankuasa makanan pula menuntut duit sebanyak RM 50 bagi
membayar pembekal makanan sebagai wang pendahuluan bagi menetapkan menu
makanan. Selain itu, ahli jawatankuasa hadiah dan cenderamata juga menuntut wang
sebanyak RM 50 bagi menempah doorgift bagi VVIP, VIP, tetamu khas serta pensyarah-
pensyarah Jabatan Pengajian Melayu.

Gambar 2: Kutipan RM 15 daripada guru pelatih kursus PACK 3013

 Kami selaku bendahari dan penolong bendahari mengumpul duit daripada guru
pelatih PACK sebanyak RM 15.00 untuk menguruskan keseluruhan program dan juga
daripada pensyarah-pensyarah Jabatan Pengajian Melayu (JPM) sebanyak RM 5.00
sebagai bayaran makanan sahaja. Pada hari 10 Oktober 2019 AJK Promosi dan Publisiti
telah menuntut duit sebanyak RM 75 daripada kami untuk membuat baner. Seterusnya,
pada hari 20 Julai 2018 AJK cenderamata menuntut RM 30 dan pada 24 Julai 2018 pula
AJK cenderamata juga menuntut RM 328. AJK perhiasan pula menuntut RM 77 pada 20
Julai 2018 dan RM 212 pada 24 Julai 2018. Pada 24 Julai Puan Maniseh pula menuntut RM
400 untuk membayar bagi makanan yang ditempah. Pada 25 Julai 2018 Puan Amanah
menuntut RM 80 untuk membayar dobi. Pada 26 Julai Puan Maniseh menuntut RM 150 bagi
tujuan membelikan cenderamata kepada tetamu kehormat.

Selain itu, perbincangan seterusnya, dijalankan tiga hari sebelum majlis diadakan
iaitu pada 8 Oktober 2019 di bilik biduanda tanpa bimbingan pensyarah. Semua ahli
jawatankuasa telah membentangkan sejauh manakah persediaan mereka bagi majlis makan
malam yang akan dijalankan dalam tiga hari. Maka, kami telah membentangkan jumlah duit
yang dikumpul dan jumlah duit yang dikeluarkan untuk beberapa pembayaran serta baki duit
yang terdapat dalam akaun. Pada hari tersebut juga terdapat juga beberapa ahli
jawatankuasa yang menuntut duit kerana tidak mencukupi duit. Sebagai contohnya, ahli
jawatankuasa hadiah dan cenderamata menuntut duit lebihan sebanyak bagi menyediakan
doorgift kepada VVIP, VIP serta tetamu khas yang dijemput.

Gambar 3 : Pembentangan perbelanjaan duit

Mulai 10 Oktober 2019, raptai telah diadakan di Balai Ilmu pada pukul 11 pagi hingga
12.00 tengahari. Semasa raptai, pensyarah kursus PACK, memberi bimbingan yang
secukupnya. Raptai penuh yang bermula daripada sambutan hingga menjemput tetamu
kehormat untuk jamuan telah diadakan.

2.2.2 SEMASA MAJLIS MAKAN MALAM

- terlibat dalam persembahan tarian joget
- membantu ajk pendaftaran bagi menyediakan hadiah kepada encik azmi (the tree
with fingerprint)

2.2.3 SELEPAS MAJLIS MAKAN MALAM

Selepas tamat Majlis Makan Malam, kami bersama guru pelatih PACK yang lain telah
membersihkan balai kerapatan disebabkan ahli jawatankuasa kebersihan kekurangan ahli.
Kami menolong untuk mencabutkan bunga perhiasan yang dilekatkan pada papan di atas
pentas. Pada masa itu juga AJK buku program menuntut RM 20.00, AJK Teknikal menuntut
RM 16, AJK sambutan menuntut RM 3.00 dan AJK makanan menuntut RM 10 untuk tujuan
membersihkan alas meja makanan.

Selepas itu, kami sebagai bendahari dan penolong bendahari telah mengumpul
semua resit perbelanjaan daripada semua ahli jawatankuasa yang terlibat bagi
menghasilkan kunci kira-kira. Kemudian, kami berbincang jumlah duit yang dikumpul
daripada pelbagai sumber serta menghasilkan kunci kira-kira seperti dalam lampiran A.
Seterusnya, kami juga menampal semua resit yang dikutip dan masukkannya dala satu
folder serta menyerahkannya kepada penyelaras projek.

Gambar 4: Perbincangan tentang kredit dan debit duit

Akhirnya, pada 15 Oktober 2019, post-mortem dijalankan pada pukul 9.00 pagi di
bilik kuliah A2.13. Semua ahli jawatankuasa telah memberitahu kekuatan serta kelemahan
yang terdapat dalam jawatankuasa mereka masing-masing. Kami sebagai bendahari dan
penolong bendahari telah melaporkan bahawa tiada duit baki dalam akaun dan duit baki
yang terdapat itu kami digunakan bagi membeli popia untuk dihidangkan dalam Majlis
Makan Malam tersebut.

3.0 KESIMPULAN
Kesimpulannya, Majlis Makan Malam yang telah dikendalikan oleh kami banyak membantu
kami dalam melengkapkan diri sebagai seorang guru pelatih yang mampu bekerja dalam
satu kumpulan. Segala usaha kami dalam menyempurnakan tugasan ini mendatangkan
hasil yang sangat memuaskan. Selain itu, pertolongan dan bimbingan daripada pensyarah
juga tidak dapat dilupakan. Segala ilmu yang diajar dalam waktu kuliah sangat membantu
kami dalam menyiapkan tugasan ini mengikut kehendak pensyarah. Ulasan serta kritikan
yang diberikan oleh pensyarah semasa raptai kami jadikan sebagai garis panduan dalam
mengendalikan Majlis Makan Malam ini dengan berjaya. Jutaan terima kasih diucapkan
kepada kesemua pihak yang membantu kami dalam menjayakan majlis ini.

Yang menjalankan tugas,

…………………………………………..

(CRISTOPER & MENAHA A/P KALIANAN)

Bendahari dan Penolong Bendahari,
Majlis Makan Malam PACK 2019,
IPG Kampus Raja Melewar.
4.0 REFLEKSI
RUJUKAN
Rosita binti Rahim. (2014). Panduan Pengurusan Majlis & Acara. Jabatan Perdana Menteri:
Bahagian Pengurusan Acara.

Kamus Dewan Edisi Keempat. (2007). Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka.

LAMPIRAN