II-1

KAJIAN TEORI REKAYASA PRODUKTIVITAS

2.1. Tinjauan Umum Produktivitas

Indonesia telah mengenal konsep produktivitas sejak tahun 1958 waktu

konsep itu diperkenalkan di ITB dalam program teknik produksi di bagian mesin.

Yang dipelajari waktu itu adalah produktivitas pabrik dan stasiun kerja. Dalam

buku “Production Handbook” karangan Alford and Bangs dapat ditemukan

pembahasan tentang topik itu. Namun, karena pada waktu itu suatu universitas

atau perguruan tinggi dipandang sebagai pusat “texbook thinkers” seperti

diucapkan oleh presiden Soekarno, maka dunia usaha tidak menaruh perhatian

pada issue produktivitas. Lebih-lebih lagi bila diperhatikan sistem ekonomi

terpimpin yang dilaksanakan, yang berkebijaksanaan “berdikari” tanpa kesiapan

yang memadai untuk itu, menghasilkan struktur pasar yang “sellersmarket”

dengan kelangkaan barang yang sangat mencolok di pasar akibatnya sudah jelas

bahwa harga-harga barang meningkat dengan tajam. Tahun 1963 muncul inisiatif

swasta untuk mendirikan Lembaga Produktivitas Indonesia, dengan tokoh Drs.

Liem Siang Hien Ginting. Inisiatif inipun kandas dihantam badai inflasi

Indonesia.

Pembangunan Indonesia dilakukan dengan mengacu kepada Garis Besar

Haluan Negara (GBHN) dan dilaksnakan dengan pelita-pelita, maka atas dasar

pengharapan bahwa pembangunan itu akan bejalan dengan baik dan berhasil

pemerintah menyadari diperlakukannya alat-alat monitor yang baik. Salah satu

diantaranya adalah diadakannya dengan keppres No. 15/1968 suatu pusat

 II-2

Produktivitas Nasional, dengan pengarahan diberikan oleh suaatu lembaga

pengarahan yang terdiri atas unsur-unsur tripatrite (Pemerintah-Pengusaha-Buruh)

dengan diketahui oleh Menteri Tenaga Kerja Pusat tersebut ditempatkan di

Departemen Tenaga Kerja. Bulan Nopember 1983 dicapai kata sepakat untuk

memasyarakatkan “Produktivitas” keseluruhan lapisan masyarakat selama lima

tahun dengan disertai sedikit kegiatan percobaan “Pengukuran dan Usaha

Pebaikan Produktivitas” di beberapa perusahaan. Sudah menjadi pengetahun

umum bahwa peningkatan produktivitas menghasilkan penurunan biaya produksi

dan usaha. Dan jika ia disertai dengan peningkatan kualitas produk, ketepatan

waktu penyerahan dan pemberian pelayanan teknis pasca jual, maka daya saing

usaha akan kuat.

2.2. Konsep Produktivitas

Produktivitas itu dapat dipahami secara filosofis, pernyataan yang

dipergunakan “Produktivitas adalah suatu sikap mental, menciptakan hari ini

yang lebih baik dari hari kemarin dan mengusahakan hari esok yang lebih baik

dari hari ini”. Sikap mental ini menuntut kita untuk selalu berusaha membuat

kemajuan-kemajuan disegala bidang kehidupan. Orientasinya adalah selalu harus

maju, tidak boleh diam tetap ditempat, selalu berfikir untuk mencitakan

kemajuan-kemajuan itu.

Dalam ilmu Teknik Industri dikenal sejak ia dibuat suatu falsafah yang

berbunyi “There is no best way to do a job” dan “There is always a better way”.

Pandangan dalam ilmu ini adalah bahwa dalam melakukan pekerjaan apapun

selalu dapat dilakuakn dengan lebih baik. Ini berlawanan dengan falsafah yang
 II-3

digunakan oleh Frederick Winslow Taylor yang menyatakan bahwa “There is one

best way”. Perlu diingat bahwa manusia selalu meningkatkan kemampuan

teknologinya untuk mengolah sumber-sumber alam guna keperluan hidupnya.

Pernyataan di atas dapat diperluas pemahamannya sebagai berikut :

“Tidak ada produk atau proses yang terbaik” dan “Selalu dapat diciptakan produk

atau proses yang lebih baik”, serta “Selalu dapat diusahakan hasil yang lebih besar

dengan pengorbanan sumber-sumber yang lebih kecil”. Ini merupakan inti

pernyataan teknis dalam produktivitas. Suatu pesan yang harus dicamkan oleh

setiap orang Indonesia dalam menghadapi era globalisasi ini adalah sebagai

berikut :

“Berjuanglah agar engkau selalu maju berprestasi

Begitu engkau berhenti berjuang, orang lain akan terus berjuang terus dan maju

Dan karenanya maka engkau tertinggal di belakang”.

2.2.1. Pengertian Produktivitas, Efisiensi dan Efektivitas

Produktivitas lebih dari sekedar ilmu pengetahuan, teknologi dan

manajemen, karena itu produktivitas mengandung pula falsafah dan sikap mental

yang selalu termotivasi pada pengembangan diri menuju kehidupan hari esok

yang lebih baik. Untuk itu produktivitas pada konsepnya berhubungan dengan

berbagai faktor, baik yang berada pada sumber daya manusia itu sendiri maupun

faktor-faktor di luar dirinya. Para ahli tidak memberikan rumusan produktivitas

yang sama, untuk itu masih ditemukan pengertian produktivitas dalam berbagai

cara namun pada prinsipnya mempunyai kesamaan.

 II-4

Pengertian produktivitas menurut Dewan Produktivitas Nasional (1983),

produktivitas mengandung sikap mental yang selalu mempunyai pandangan

bahwa kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik

dari hari ini. Selain itu Dewan Produktivitas Nasional memberikan pengertian

bahwa produktivitas merupakan perbandingan antara hasil yang dicapai dengan

keseluruhan sumber daya yang dipergunakan, dengan perumusan :

Jumlah Hasil Keluaran

Produktivitas =
Jumlah Masukan yang Dipakai

Produktivitas yang tinggi adalah pencapaian level tertinggi dari keluaran

(efektivitas) dengan pemakaian sumber daya yang menurun (efisiensi). Dengan

demikian dapat dikatakan bahwa ada dua bagian yang mempengaruhi tingkat

produktivitas yaitu efektivitas dan efisiensi dengan formula :

Efektivitas
Produktivitas =
Efisiensi

Dengan demikian peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan jalan :

 Pengurangan penggunaan sumber daya untuk memperoleh jumlah produksi

yang sama.

 Pengurangan penggunaan sumber daya untuk memperoleh jumlah produksi

yang lebih besar.

 Penggunaan jumlah sumber daya yang lebih besar untuk memperoleh jumlah

produksi yang jauh lebih besar lagi.

 Penggunaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah

produksi yang lebih besar lagi.

 II-5

Istilah produktivitas sering dikacaukan dengan istilah produksi. Produksi

berkaitan dengan aktivitas menghasilkan barang dan atau jasa (keluaran).

Sedangkan produktivitas berkaitan dengan pemanfaatan sumber-sumber

(masukan) secara efisien dalam memproduksi barang dan atau jasa (keluaran).

Jika dilihat secara kuantitatif, produksi adalah jumlah keluaran yang dihasilkan,

sedangkan produktivitas adalah rasio keluaran yang dihasilkan terhadap masukan

yang digunakan.

Menurut Gaspersz (1998), efisiensi adalah ukuran yang menunjukkan

bagaimana sebaiknya sumber daya - sumber daya digunakan dalam proses

produksi untuk menghasilkan output. Efisiensi merupakan karakteristik proses

yang mengukur performansi aktual dari sumber daya relatif terhadap standar yang

ditetapkan. Peningkatan efisiensi dalam proses produksi akan menurunkan biaya

per unit produk, sehingga produk dapat dijual dengan harga yang lebih kompetitif

di pasar.

Efektivitas merupakan karakteristik lain dari proses yang mengukur

derajat pencapaian output dari sistem produksi. Efektivitas diukur berdasarkan

rasio output aktual terhadap output yang direncanakan. Pengukuran efektivitas

membutuhkan beberapa rencana atau standar yang telah ditetapkan sebelum

proses mulai menghasilkan output.

2.2.2. Siklus Produktivitas

 II-6

Summanth (1985) memeperkenalkan suatu konsep formal yang disebut

sebagai siklus produktivtas (productivity cycle) untuk dipergunakan dalam

peningkatan produktivitas secara terus-menerus. Siklus produktivitas bukanlah

suatu proyek yang hanya sekali berjalan, tetapi merupakan siklus yang kontinyu,

proses yang berlangsung berkesinambungan. Siklus produktivitas merupakan

suatu daur yang mencakup empat tahap, yaitu :

 Pengukuran Produktivitas ( Measurement / M )

 Evaluasi Produktivitas ( Evaluation / E )

 Perencanaan Produktivitas ( Planning / P )

 Peningkatan Produktivitas ( Improvement / I )

Secara skematis dapat digambarkan sebagai sebuah siklus seperti pada

Gambar 2.1. siklus produktivitas.

Pengukuran
Pengukuran
Produktivitas
Produktivitas

Peningkatan Evaluasi
Produktivitas Produktivitas

Perencanaan
Produktivitas

Gambar 2.1. Siklus Produktivitas

Apabila produktivitas dari sistem industri itu telah diukur, langkah berikut adalah

mengevaluasi tingkat produktivitas actual itu untuk diperbandingkan dengan

rencana yang telah ditetapkan. Kesenjangan yang terjadi antara produktivitas

aktual dan rencana merupakan masalah produktivitas yang harus dievaluasi dan

dicari akar penyebab yang menimbulkan kesenjangan produktivitas itu.

 II-7

Berdasarkan evaluasi ini, selanjutnya dapat direncanakan kembali target

produktivitas yang akan dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka

panjang. Untuk mencapai target produktivitas yang telah direncanakan berbagai

program formal dapat dilakukan uuntuk meningkatkan produktivitas terus-

menerus. Siklus produktivitas itu diulang kembali secara kontinu untuk mencapai

peningkatan produktivitas terus-menerus dalam sistem produksi.

2.2.3. Manajemen Produktivitas

Dari ukuran-ukuran produktivitas yang telah dilakukan bahwa untuk

meningkatkan produktivitas itu perlu dilakukan tindakan-tindakan meningkatkan

keluaran dan/atau menurunkan masukan. Beberapa alternatif contoh : Jika

keluaran diberi notasi K, masukan M, naik dan turun , maka dapat dinyatakan

produktivitas akan naik bila :

K dan M konstan (=)

K = dan M

K dan M

K dan M

K dan M

Banyak lagi kombinasi usaha yang dapat dilakukan apabila diperhatikan

detail dari unsur-unsur keluaran dan unsur-unsur masukan. Maka dengan

meminjam istilah-istilah dari bidang manajemen, dapat digambarkan siklus

manajemen Henry Fayol untuk manajemen produktivitas sebagai berikut :

Perencanaan Perbaikan
Produktivitas
Nilai Hasilnya
 II-8

Organisasikan
Pelaksanaan

Management
Planning

Management
Execution
Kendalikan Gerakkan
Pelaksanaan Pelaksanaan

Gambar 2.2. Siklus Manajemen Produktivitas

P-O-A-C-E model Henry Fayol

Bebagai bentuk pelaksanaan usaha perbaikan produktivitas di perusahaan

dapat dilakukan, mulai dari tindakan bidang produksi, pemasaran, ,pembiayaan,

sampai kepada tindakan manajemen, pembinaan personil, rekayasa, penyusunan

pabrik, transportasi dan lain-lain.

2.3. Pengukuran Produktivitas

Suatu organisasi perusahaan perlu mengetahui pada tingkat produktivitas

mana perusahaan itu beroperasi, agar dapat membandingkan dengan produktivitas

standar yang telah ditetapkan manajemen, mengukur tingkat perbaikan

produktivitas dari waktu ke waktu, dan membandingkan dengan produktivitas

industri sejenis yang menghasilkan produk serupa. Hal ini menjadi penting agar

perusahaan ini dapat meningkatkan daya saing dari produk yang dihasilkan di

pasar, baik di pasar domestik maupun pasar internasional.

Menurut David J. Sumanth (1985), manfaat pengukuran produktivitas

yang dapat diambil untuk tingkat organisasi atau perusahaan adalah:

 II-9

1. Organisasi dapat menilai efisiensi penggunaan sumber-sumber daya dalam

menghasilkan barang atau jasa.

2. Pengukuran produktivitas berguna untuk perencanaan sumber daya, baik itu

jangka pendek maupun jangka panjang.

3. Usaha pengukuran produktivits dapat digunakan untuk menyusun kembali

sasaran ekonomi dan non ekonomi perusahaan.

4. Berdasarkan hasil pengukuran produktivitas saat ini dapat direncanakan

tingkat prosduktivitas dimasa yang akan datang.

5. Strategi untuk meningkatkan produktivitas ditentukan berdasarkan perbedaan

antara tingkat produktivitas yang direncanakan dengan tingkat produktivitas

yang ingin dicapai.Pengukuran produktivitas dapat digunakan untuk

membandingkan tingkat produktivitas dari perusahaan sejenis, baik disektor

industri maupun nasional.

6. Nilai–nilai produktivitas yang dihasilkan dari pengukuran produkivitas dapat

digunakan dalam perencanaan tingkat laba perusahaan.

7. Pengukuran produktivitas akan menciptakan tindakan persaingan yang sehat.

8. Perundingan (tawar-menawar) secara kolektif dapat diselesaikan secara lebih

rasional apabila telah tersedia ukuran-ukuran produktivitas.

9. Dapat membantu dalam membandingkan tingkat produktivitas di antara

organisasi dalam kategori tertentu.

2.3.1. Pendekatan Pengukuran Produktivitas

2.3.1.1. Pendekatan rasio output/input

 II-10

Model pengukuran produktivitas yang paling sederhana adalah pendekatan

rasio output/input (Gaspersz, 1998). Pengukuran produktivitas berdasarkan

pendekatan rasio output/input akan mampu menghasilkan tiga jenis ukuran

produktivitas, yaitu :

(1) Produktivitas parsial

Produktivitas parsial sering disebut juga sebagai produktivitas faktor

tunggal (single-factor productivity) merupakan rasio output terhadap salah satu

jenis input. Dengan mengetahui perkembangan total perusahaan, maka dapat

dipahami apa yang terjadi dengan perusahaan secara umum. Bila produktivitas

perusahaan turun, maka perlu dicari apa yang menjadi penyebabnya. Sedangkan

untuk mencari penyebabnya itu perlu dilakukan langkah melokalisasi masalah.

Disinilah diperlukan pengukuran produktivitas parsial. Dengan pengukuran

produktivitas parsial diketahui produktivitas faktor yang mana yang menjadi

penyebab penurunan produktivitas total tersebut. Dengan demikian, analisa

selanjutnya menjadi lebih mudah. Beriku ini adalah contoh pengukuran

produktiviats parsial tenaga kerja, yaitu : Produktivitas tenaga kerja merupakan

ukuran produktivitas parsial bagi input tenaga kerja yang diukur berdasarkan rasio

output terhadap input tenaga kerja, produktivitas material yang diukur

berdasarkan rasio output terhadap input material.

(2) Produktivitas faktor-total

Produktivitas faktor-total merupakan rasio output bersih terhadap

banyaknya input modal dan tenaga kerja yang digunakan. Output bersih (net

output) adalah output total dikurangi dengan barang-barang dan jasa antara (input
 II-11

antara) yang digunakan dalam proses produksi. Perhatikan bahwa berdasarkan

definisi tersebut, maka jenis input yang dipergunakan dalam pengukuran

produktivitas faktor-total hanya tenaga kerja dan modal.

(3) Produktivitas total.

Produktivitas total merupakan rasio output total terhadap input total.

Berdasarkan definisi ini tampak bahwa ukuran produktivitas total merefleksikan

dampak penggunaan semua input secara bersama dalam menghasilkan output.

Pengukuran produktivitas parsial, produktivitas faktor-total, maupun

produktivitas total, dapat menggunakan satuan fisik dari output dan input atau

satuan moneter dari output dan input.

2.3.1.2. Pendekatan angka indeks

Angka indeks merupakan suatu besaran yang menunjukkan variasi

perubahan dalam waktu atau ruang mengenai suatu hal tertentu. Penggunaan

angka indeks yang telah umum dilakukan terutama dalam bidang ekonomi adalah

indeks harga dan indeks produksi yang biasanya dipergunakan untk mengukur

perubahan harga atau perubahan produksi sepanjang waktu tertentu. Untuk dapat

mengukur laju perubahan itu, maka biasanya sederet angka-angka harga atau

produksi dibakukan berdasarkan periode tahun dasar atau periode waktu dasar

tertentu. Dengan demikian angka indeks yang diperoleh dapat diperbandingkan

terhadap keadaan periode adsar itu. Dari sini akan terlihat apakah perubahan

bersifat menaik, tetap atau menurun.

 II-12

2.3.2. Model Objectives Matrix (OMAX)

Model pengukuran produktivitas dengan Objectives Matrix (OMAX)

adalah suatu model pengukuran unjuk kerja yang menggunakan indikator-

indikator produktivitas dan suatu prosedur pembobotan untuk memperoleh suatu

indikator pencapaian total. OMAX sebagai alat memecahkan masalah dan alat

pemantau pertumbuhan produktivitas pada tiap bagian perusahaan dengan

menggunakan kriteria produktivitas atau variabel produktivitas serta ukuran yang

sesuai dengan keberadaan bagian tersebut (objektif) . Metode ini dikembangkan

oleh James L. Riggs,PE dari Departement Of Industrial Engineering, Oregon

State University pada tahun 80-an.

OMAX dilandai dengan pernyataan bahwa produktivitas adalah fungsi dari

faktor-faktor performance, dimana masing-masing unit memiliki dimensi khusus

yang berbeda dan cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan mengukur

faktor yang mempengaruhinya. OMAX dapat digunakan untuk mengukur unit-unit

kerja baik dalam skala kecil maupun untuk keseluruhan perusahaan. Tetapi hasil

pengukuran kinerja dari unit-unit tidak dapat dikaitkan secara aditif untuk

mempresentasikan kinerja dari induk unti-unit tersebut. Maka untuk mengukur

keseluruhan organisasi harus dilakukan proses pembobotan dari unit-unit yang

terkait.

Kegunaan dari OMAX adalah :

 Sebagai sarana pengukuran produktivitas

 Sebagai alat memecahkan masalah produktivitas

 Alat pemantau pertumbuhan produktivitas.

 II-13

Bagaimanapun OMAX mempunyai kelebihan dan kekurangan dalam

pengukuran kinerja, seperti dalam tabel 2.1 berikut ini .

Tabel 2.1 Kelebihan dan Kekurangan OMAX

Kelebihan Kekurangan
 Merupakan kombinasi dari  Subyektifitas terkadang
pendekatan kualitatif dan dilakukan dalam penentuan
kuantitatif objective score tiap level
 Dapat dipergunakan untuk indikator kinerja
mengukur semua aspek kinerja  Untuk mendapatkan indeks
yang dipertimbangkan dalam kinerja yang diharapkan maka
unit kerja terkait dibutuhkan suatu pengukuran
 Indikator kinerja untuk setiap yang kontinyu dan terstandar
input dan output terdefinisi
dengan jelas
 Lebih fleksibel karena
memasukkan pertimbangan
manajemen dalam penentuan
bobot
 Perhitungan indikator kinerja
cukup sederhana

Dalam OMAX diharapkan aktivitas seluruh personil perusahaan untuk turut

menilai, memperbaiki dan mempertahankan karena sistem ini merupakan sistem

pengukuran yang diserahkan langsung ke bagia-bagian unit industri. Langkah-

langkah yang dilakukan pada proses OMAX dapat dilihat pada gambar 2.3.

Tahapan Proses Implementasi OMAX.

Dari kesebelas blok pada tahapan proses implmentasi OMAX tersebut,

terdapat tiga aspek yang penting dalam OMAX yaitu :

1. Awareness.

 Mengerti masalah produktivitas

 Ada kemungkinan peningkatan produktivitas

 Mampu meningkatkan produktivitas


2. Improve
 Know how to do it
SUPPORT
 Mampu dan mau menjalankan
Manager/ supervisors
3. Maintenance
 Mempertahankan kemajuan
 Memelihara semangat untuk maju
4.
COORDINATIO
N N
Managers review audit
data,
Coordinate with any
ongoing projects,
Start management matrix,
Arrange for support,
Design a reward sistem
PRIORITIES
Managers review work
unit matrices and
weight relative
importance of
Criteria,
Determine monitoring
procedures,
Announce recognation
plans for superior
performance
START-UP
Managers meet with
work units to explain
wights and to discuss
ways to improve
operations,
Organize extra support
when needed,
Form project teams to
actively pursue
specific
improvements.
II-14
1.
perbaikan
COMMITMEN
organize the measurement
process, T
Top manager grasp the
Establish implementation
schedule, matrix proses,
Specify work unit, Alocate resousces,
Start master matrix, Selec a coordinator,
Audit Current Explain the proses to
performance. the supervisor and relate
expectations.
Announce commitment
3. CRITERIA
INTRODUCTIO Work unit idendify
productivity criteria,
Examine job duties and
Coordinator arranges
work responsibilities,
kickoff program for
Study matrix mechanics
selected work units,
and examples,
Managers stress
Stress objectivity,
importance of
Recognize interrelations
productivity gains and
among criteria
measurements,
Show result of audit and
encourage cooperation in
seeking improvement
SCORES OBJECTIVES
Coordinator leads Work units agree on level
matrix development, 10 objectives,
Set realistic but
Complete level 3 and chalenging goals,
0 Coordinate with other
work units,
Complete body of If subjective scales are
matrix, used, define expectations
for each score.
Review carefully
FEEDBACK
11. MAINTENANCE
Work units participate Managers, coordinator,
in improvement and work units maitain
process, matrix measurements,
Act on audit and index Review progreess, publish
measures as group results,
projects, Provide recognition for
Calculate, post, and units thatt score well,
discuss performance Extend measurements to
indicators, more work units.
Chart progress.
 II-15

1. KOMITMEN
Top manajer memahami proses matriks,
Alokasi resousces,
Selec koordinator,
Jelaskan proses untuk supervisor dan berhubungan harapan.
Umumkan Komitmen

2. DUKUNGAN
Manager / supervisor mengatur proses pengukuran,
Menetapkan jadwal pelaksanaan,
Tentukan unit kerja,
Mulai master matriks,
 II-16

Audit kinerja saat ini.

3. PENDAHULUAN
Koordinator mengatur program kickoff untuk unit kerja yang dipilih,
Manajer menekankan pentingnya keuntungan produktivitas dan
pengukuran,
Tampilkan hasil audit dan mendorong kerja sama dalam mencari
perbaikan
4. KOORDINASI
Manajer review data audit,
Berkoordinasi dengan proyek yang sedang berjalan,
Mulai manajemen matriks,
Mengatur dukungan,
Desain sistem hadiah

5. KRITERIA
Unit Kerja idendify kriteria produktivitas,
Periksa pekerjaan tugas dan tanggung jawab kerja,
Studi mekanika matriks dan contoh,
Stres objektivitas,
Kenali keterkaitan antara kriteria

6. TUJUAN
Unit Kerja setuju pada tingkat 10 tujuan,
Tetapkan tujuan yang realistis tapi chalenging,
Berkoordinasi dengan unit kerja lainnya,
Jika skala subjektif digunakan, mendefinisikan harapan untuk skor
masing-masing.

7. SKOR
Koordinator memimpin pengembangan matriks,

Lengkap level 3 dan 0

Lengkap tubuh matriks,

Review hati-hati

8. PRIORITAS
Manajer review matriks unit kerja dan pentingnya bobot relatif
Kriteria,
Menentukan prosedur pemantauan,
Pengakuan Umumkan rencana kinerja yang unggul

9. START-UP
Manajer bertemu dengan unit kerja untuk menjelaskan wights dan
 II-17

membahas cara-cara untuk meningkatkan operasional,

Mengatur dukungan ekstra bila diperlukan,
Formulir tim proyek untuk secara aktif mengejar perbaikan spesifik.

10. KOMENTAR
unit kerja berpartisipasi dalam proses perbaikan,
UU langkah-langkah audit dan indeks sebagai proyek kelompok,
Menghitung, pos, dan mendiskusikan indikator kinerja,
Catat kemajuan.

11. PEMELIHARAAN
Manajer, koordinator, dan unit kerja maitain pengukuran matriks,
progreess Review, mempublikasikan hasil,
Memberikan pengakuan untuk skor thatt unit baik, pengukuran Perluas
untuk unit kerja lebih.

Srtuktur Omax :

Pengukuran dengan OMAX, dilakukan pada sebuah matrix objektif, yang

terdiri dari tiga kelompok (blok) yaitu :

PRODUCTIVITY
CRITERIA
A
PERFORMANCE
 II-18

… 10
… 9

… 8

… 7
… 6

B … 5
SCORES
… 4
… 3

… 2
… 1
… 0

Score
C Weight

Value

PERFORMANCE CURRENT PREVIOUS INDEX

INDICATOR 300 %

Gambar 2.4. Struktur Model OMAX

A. Blok Pendefinisian, terdiri dari :

 Kriteria produktivitas, yaitu kriteria yang menjadi ukuran produktivitas pada

bagian yang diukur produktivitasnya. Kriteria ini menyatakan ukuran-ukuran

yang berkaitan dengan ukuran efektivitas dari output, efisiensi penggunaan

sumber daya (input), dan/ atau faktor- faktor lain (inferensial) yang akan turut

diperhitungkan yang berhubungan dengan produktivitas. Beberapa kriteria

 II-19

dapat terdiri dari ratio-ratio. Tiap-tiap kriteria ini terukur dan sebaiknya tidak

saling bergantungan. Rasio-rasio yang melukiskan ukuran kriteria ini

diletakkan pada baris teratas dari matrix.

 Performansi sekarang, yaitu data yang menunjukkan performansi yang dicapai

dari tiap kriteria tersebut saat pengukuran (data kondisi sekarang).

B. Blok Kuantifikasi

Kerangka daripada badan matrix ini disusun oleh angka-angka tingkat

performansi tiap kriteria. Didalamnya terdiri dari sebelas bagian scores dari 0 s/d

10. Semakin besar score, semakin baik performance-nya. Kesebelas scores

tersebut dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :

 Level 0, yaitu nilai performansi terburuk yang mungkin terjadi

 Level 3, yaitu nilai performance saat matrix mulai dioperasikan (nilai

periode dasar).

 Level 10, yaitu nilai performance yang diharapkan pada periode tertentu

Nilai performance untuk level lainnya ditentukan dengan cara interpolasi.

C. Blok Monitoring :

Yaitu blok tempat perhitungan Performance Indicator dari seluruh

kriteria produktivitas. Blok monitoring terdiri dari :

 Score, yaitu tingkatan /level yang sesuai dengan data kondisi sekarang/

performance sekarang , untuk tiap kriteria produktivitas

 II-20

 Weight, yaitu bobot relatif yang diberikan untuk tiap kriteria produktivitas

terhadap total produktivitas. Jumlah bobot keseluruhan adalah 100.

Besarnya bobot yang diberikan untuk tiap kriteria ini menunjukkan derajat

kepentingan kriteria tersebut terhadap produktivitas unit/ bagian yang

diukur.

 Value, yaitu nilai yang dicapai tiap kriteria, yang merupakan perkalian score

kriteria ybs, dengan bobotnya.

 Performance Indicator, merupakan jumlah nilai performansi produktivitas

sekarang (yang telah diberi bobot dan skor) dari seluruh kriteria

produktivitas.

 Index, yaitu tingkat pertumbuhan produktivitas yang dicapai (performance

indicator yang dicapai sekarang, dibandingkan dengan performance

indicator mula-mula (previous) yaitu 300 (karena performance mula-mula

ditempatkan pada level 3). Indeks produktivitas (IP) tersebut dihitung

dengan rumus :

Current Performance Indicator – 300

IP = x 100%
300

2.3.3. Klasifikasi Jenis Produktivitas

Pada tingkat skala yang lebih kecil, tetapi masih bersifat makro, dapat

diukur produktivitas regional atau propinsi dan produktivitas sektoral. Ia dapat

disebut produktivitas Meso. Lalu ada produktivitas tingkat perusahaan, disebut

produktivitas mikro dan pada tingkat yang lebih kecil lagi dikenal produktivitas
 II-21

faktor-faktor produksi dan produktiviats stasiun kerja. Jika dsimpulkan, maka kita

akan mendapatkan suatu klasifikasi produktivitas seperti pada tabel 2.2.

Klasifikasi jenis produktivitas berikut ini :

Tabel 2.2. Klasifikasi jenis produktivitas

Tingkat Produktivitas Produktivitas Total Produktivitas Parsial

Makro Nasional Tenaga Kerja
Meso Regional dan Sektoral Kapital dan Lahan
Mikro Perusahaan, Organisasi Tenaga Kerja, Kapital,
dan Instansi Lahan, Energi,
Manajemen, Produk dan
Pemasaran dan lain-lain
Faktoral Tenaga kerja, Modal,
Lahan, Manajemen,
Energi, Produk,
Pemasaran dan lain-lain

Pada tingkat perusahaan, produktivitas mikro, rumus produktivitas totalnya

adalah sebagai berikut :

P = Jumlah semua output

Jumlah semua input

Keluaran atau outpt itu dapat berupa produk-produk, jasa-jasa dan

produk/jasa sampingan yang dihasilkan dan dijual oleh perusahaan. Namun ada

keluaran yang tidak memberikan penghasilan tetapi menyebabkan perusahaan itu

justru mengeluarkan uang, yaitu denda atas pencemaran yang dikeluarkannya,

biaya pengobatan masyarakat yang terkena penyakit karena polusi itu dan

sebagainya. Masukan-masukan itu berupa bahan, tenaga kerja, modal energi,

 II-22

lahan informasi, manajemen yang diperlukan untuk menghasilkan keluarn-

keluaran tersebut. Periode untuk menghitung keluaran maupun masukan haruslah

sama. Misalnya satu tahun kuartal atau satu bulan yang sama.

2.3.4. Kesulitan Dalam Melaksanakan Pengukuran Produktivitas

Banyak perusahaan yang tidak memiliki ukuran produktivitas, kalaupun

ada masih banyak ukuran yang tidak lengkap dan cenderung kurang berarti,

karena merancang dan dan melaksanakan pengukuran produktivitas tidak mudah.

Terdapat beberapa alasan yang mungkin terjadi mengapa sulit untuk merancang,

melaksanakan dan mengambil manfaat dalam pengukuran produktivitas yang

berarti, yaitu :

1. Ukuran cenderung terlalu luas

2. Ukuran berorientasi pada kegiatan dan bukan berorientasi pada hasil yang

dicapai

3. Masuka trlalu disederhanakan sehingga mengurangi keabsahan pengukuran

4. Organisasi biasanya enggan untuk mengadakan pengukuran terhadap sumber

yang digunakan

5. Proses kerja biasa rumit, sulit untuk dipisahkan dan diukur

6. sistem ukuran cenderung mendorong untuk melihat hasil, sehingga merugikan

hasil jangka panjang

7. Sistem pengukuran sulit diterapkan pada sistem yang gagal dalam

menggambarkan tanggung jawab maupun yang menekankan tanggung jawab

dengan cara yang salah

 II-23

8. Keterangan dari sistem pengukuran biasanya merupakan hasil kompromi.

9. Sistem pengukuran biasanya hanya menekankan pada beberapa aspek dari

unjuk kerja organisasi tetapi mengabaikan aspek-aspek lainnya.

2.4. Peningkatan Produktivitas

Usaha-usaha peningkatan produktivitas harus direncanakan secara baik dan

sistematis, sehingga hasil yang diperoleh dari program peningkatan produktivitas

memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan. Tahap pengukuran, evaluasi,

perencanaan dan perbaikan harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik

masing-masing perusahaan. Metode yang digunakan dalam melakukan

pengukuran tingkat produktivitas harus sesuai dengan tujuan program

produktivitas yang ingin dicapai dan kesiapan seluruh bagian yang terlibat dalam

program ini. Peningkatan produktivitas dimulai dengan tahap pengumpulan

sumber-sumber. Proses pengumpulan sumber-sumber (the acqusition

apresaurces) disebut produktif apabila ia dapat memperoleh sumber-sumber

dalam jumlah yang sebesar-besarnya, dengan kualitas yang sebaik-baiknya, pada

waktu yang tepat, disampaikan ketempat ia diperlukan, dan dengan biaya yang

serendah-rendahnya.

Pada masa sekarang terjadi kemajuan teknologi yang amat mengesankan

kita semua. Makin banyak rahasia alam yang terungkapkan berkat kemajuan ilmu

pengetahuan alam, makin banyak kemajuan ilmu sosial yang dikembangkan

hingga lebih banyak sifat dan perilaku manusia yang diketahui dan makin banyak

perangkat lunak/program-program komputer yang diciptakan untuk memudahkan

 II-24

orang bekerja dalam kehidupan berusaha. Sebagai lanjutan dari semua kemajuan

ini, maka semakin banyak pula diciptakan teknologi baru. Teknologi dapat dilihat

sebagai seluruh kemampuan yang dikembangkan manusia untuk melakukan

pekerjaan mengolah sumber daya alam untuk keperluan hidupnya. Dan bersamaan

dengan kemajuan teknologi itu, dengan cara yang semakin efisien dan semakin

hemat bahan dan energi. Oleh karena itu, maka dengan kemajuan teknologi

tersebut produktivitas manusia juga semakin tinggi. Hubungan antara tingkat

teknologi dan tingkat produktivitas dapat digambaran sebagai berikut :

Tingkatan
Produktivitas

Tingkatan
1 Teknologi

Tangan Perkakas Robot Sistem Produksi

Kosong Tangan Tanpa Orang

Gambar 2.5. Hubungan antara tingkatan teknologi yang digunakan dengan

tingkatan produktivitas yang dicapai dalam kegiatan
 II-25

2.4.1. Strategi Peningkatan Produktivitas

Produktivitas merupakan rasio output terhadap penggunaan input,

sehingga strategi peningkatan sistem produktivitas perusahaan dapat dilakukan

melalui lima cara berikut yang harus disesuaikan dengan situasi dam kondisi

perusahaan (Gaspersz, 1998), antara lain :

 Menerapkan Program Reduksi Biaya. Program reduksi biaya merupakan

suatu program yang dilakukan oleh pihak manajemen industri, di mana untuk

menghasilkan output dengan kuantitas yang sama, kita menggunakan input

dalam jumlah yang lebih sedikit. Peningkatan produktivitas melalui program

reduksi biaya berarti output tetap dibagi input yang lebih sedikit.

 Mengelola Pertumbuhan. Peningkatan produktivitas melalui pengelolaan

pertumbuhan akan efektif apabila permintaan pasar sedang meningkat,

sehingga output yang diproduksi perlu ditambah. Dalam situasi ini,

peningkatan produktivitas dicapai melalui peningkatan output dalam kuantitas

yang lebih besar sesuai permintaan pasar dengan meningkatkan penggunaan

 II-26

input dalam kuantitas yang lebih kecil. Jadi, output meningkat lebih banyak,

sedangkan input meningkat lebih sedikit.

 Bekerja Lebih Tangkas. Strategi ini dilakukan apabila permintaan pasar

meningkat sehingga output perlu ditingkatkan, namun peningkatan output itu

dicapai melalui penggunaan input dengan kuantitas yang tetap, tetapi tenaga

kerja bekerja dengan lebih tangkas. Dengan demikian produksi meningkat

sesuai permintaan pasar, namun tingkat penggunaan input tetap.

 Bekerja Lebih Efektif. Peningkatan produktivitas melalui penerapan strategi

ini akan efektif apabila permintaan pasar meningkat sehingga output perlu

ditingkatkan. Dalam strategi bekerja lebih efektif, peningkatan produktivitas

dicapai melalui peningkatan output sesuai peningkatan permintaan pasar dan

penurunan penggunaan input. Melalui bekerja lebih efektif, kita akan

memperoleh output dalam jumlah yang lebih banyak dengan menggunakan

input yang lebih seedikit.

 Mengurangi Aktivitas. Strategi ini diterapkan dengan cara mengurangi

produksi serta menghilangkan atau menjual kembali aset yang tidak produktif.

Jadi produktivitas perusahaan ditingkatkan melalui pengurangan sedikit output

sesuai permintaan pasar dan mengurangi banyak input yang tidak perlu.

Dalam pelaksanaan kegiatan produksi hasilnya juga dipengaruhi oleh

semangat bekerja, pengawasan, pengendalian motivasi, pengorganisasian, dan

kepemimpinan. Jadi, penerapan ilmu sosial dan manajemen merupakan bagian

yang tak terpisahkan dari upaya peningkatan produktivitas. Aktivitas memberikan

motivasi tersebut dapat diteruskan sampai kepada keinginan mereka untuk

 II-27

memberikan mutu pekerjaan yang baik dan selalu diusahakan lebih baik,

ketetapan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Kesemuanya menjurus pada

pembentukan sikap dan perilaku untuk perusahaan bisa tangguh menghadapi

persaingan. Dengan demikian, perusahaan dapat mempunyai dasar yang lebih luas

untuk menentukan strategi saingan di pasar yang berbagai macam jenisnya perlu

diidentifikasikan dahuulu. Penyusunan strategi peningkatan produktivitas untuk

bersaing itu disesuaikan dengan jenis persaingan yang dihadapi.

2.4.2. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Usaha Peningkatan Produktivitas

Pada hakikatnya produktivitas kerja akan banyak ditentukan oleh dua

faktor utama (Sritomo, 1995), yaitu :

 Faktor Teknis. Faktor yang berhubungan dengan pemakaian dan penerapan

fasilitas produksi secara lebih baik, penerapan metode kerja yang lebih efektif

dan efisien, dan atau penggunaan bahan baku yang lebih ekonomis.

 Faktor Manusia. Faktor yang mempunyai pengaruh terhadap usaha-usaha

yang dilakukan mansia di dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas

dan tanggung jawabnya. Di sini ada dua hal pokok yang menentukan, yaitu

kemampuan kerja (ability) dari pekerja tersebut dan yang lain adalah motivasi

kerja yang merupakan pendorong ke arah kemajuan dan peningkatan prestasi

kerja atas seseorang.

Pada industri-industri yang lebih banyak menghasilkan proses mekanisasi

dan atau otomatisasi untuk fasilitas-fasilitas produksinya, maka faktor teknis akan

memberikan pengaruh yang besar terhadap usaha peningkatann produktivitas.

 II-28

Sebaliknya untuk usaha-usaha dimana pengembangan kemampuan teknis relatif

kecil sedangkan faktor manusia sebagai unsur dalam sistem produksi jauh lebih

menonjol, maka usaha untuk peningkatan produktivitas akan lebih diarahkan pada

segi manusia dari pada segi teknologinya.

2.5. Faktor – Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Produktivitas Organisasi

Tiap organisasi akan membentuk budaya organisasinya (corporate culture)

dengan proses intern dan ekstern orang-orangnya. Mereka membentuk norma-

norma dan nilai-nilai mana yang baik, mana yang buruk, mana yang positif, mana

yang negatif, perilaku yang baimana yang harus dijalankan untuk bisa diterima

oleh anggota lainnya, dll. Ditinjau dari pengaruhnya terhadap produktivitas,

budaya tersebut ada yang mendukung peningkatan produktivitas (budaya

produktif), maupun yang akan menurunkan produktivitas (budaya kontra

produktif).

Ciri Budaya Produktif :

Berdasarkan studi literatur dari hasil penelitian pada perusahaan, menurut

Matthias Aroef, ciri-ciri dimana terdapat budaya produktif yaitu :

 Lebih besar desentralisasinya

 Prosedur administrasi lebih sederhana

 Luwes menyesuaikan diri dengan lingkungan

 Sadar akan efisiensi biaya

 II-29

 Selalu memelihara kualitas

 Kerja keras dilakukan seperlunya

 Struktur organisasi nya cenderung “pesek”

 Perubahan dilihat sebagai kesempatan

Ciri Budaya Kontra Produktif :

 Terlalu tinggi sentralisasinya

 Terlalu berbelit-belit birokrasinya

 Kurang Peka terhadap dinamika lingkungan.

 Kurang sadar akan efisiensi biaya

 Kurang serius memelihara kualitas

 Kerja keras yang berlebihan

 Struktur organisasi cenderung terlalu “mancung”

 Perubahan dilihat sebagai ancaman

Ciri-ciri kontra produktif juga diperlihatkan oleh individu-individu yang

ada dalam sistem antara lain :

 Menganggap bahwa waktu yang tersedia melimpah

 Berorientasi ke masa lalu

 Motivasi untuk berprestasi dikalahkan oleh motivasi untuk berasosiasi

sosial

 Lebih suka pada realitas hidup daripada khayalan

 Cepat puas dan tidak berusaha untuk maju

 II-30

Selain itu, menurut Hidayat sikap mental dan cara pandang yang tidak

produktif adalah :

 Menganggap bahwa tanpa kerja keras kita tidak dapat memperoleh sesuatu

yang berharga.

 Ketakutan mengambil keputusan karena ada unsur resiko.

 Merasa puas dengan hasil yang cukup, walupun belum sempurna.

 Mempunyai budaya konsumtif yang tinggi.

 Tidak mengoreksi kesalahan saat ini, melainkan menunda sampai esok.

Penyebab Budaya Kontra Produktif :

 Kalau hanya sebagian kecil saja personel organisasi yang menjalani proses

perubahan budayanya, sedangkan yang lainnya tidak, maka akan timbul

kesenjangan norma dan perilaku diantara mereka.

 Bila sistem dan prosedur organisasi tidak disesuaikan untuk bisa cocok

dengan budaya baru yang ingin diciptakan, maka personel yang telah

menjalani proses itu akan menghadapi frustasi. Karena akan harus

melanggar sistem dan prosedur yang berlaku, dan menghadapi tuduhan

“indisipliner” atau melanggar peraturan. Risikonya adalah bisa

dikeluarkan dari pekerjaannya, dan berada pada posisi yang lemah.

Peranan top eksekutif yang tidak mendukung untuk mengadakan

perubahan, padahal dukungan itu amat penting. Perubahan harus

diselenggarakan dengan pendekatan sistem secara terpadu.

 II-31

2.6. Diagram Sebab-Akibat

Diagram sebab akibat (cause and effect diagram) adalah suatu diagram yang

menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Diagram sebab akibat ini disebut

juga diagram tulang ikan karena bentuknya seperti kerangka ikan atau diagram

Ishikawa karena pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kaouru Ishikawa dari

Universitas Tokyo pada tahun 1953.

Pada dasarnya diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-

kebutuhan berikut ini :

 Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah dan

karakteristik yang disebabkan oleh faktor – faktor penyebab itu.

 Membantu menbangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

 Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.

Untuk membuat diagram sebab-akibat biasanya mengikuti langkah-langkah

sebagai berikut :

1) Merumuskan masalah yang akan diperbaiki atau diamati, yaitu dengan

mengguunakan teknik brainstorming atau sumbang saran.

2) Menentukan penggolongan besar dari penyebab utama yang akan

diidentifikasi (dapat dibantu dengan 5M + 1E).

3) Menelusuri tiap penyebab-penyebab yang mungkin.

4) Jika diagram sudah lengkap, ujilah masing-masing penyebab:

- Dengan menggunakan kalimat : “Apakah penyebab dapat menimbulkan

akibat?”.

- Analisa faktor yang berpengaruh dan tidak berpengaruh.

 II-32

5) Mencari penyebab-penyebab utama dengan menganalisa data yang ada.

Melalui diagram sebab-akibat akan timbul akar permasalahan dari masing-

masing faktor yang umumnya terdiri atas 5M + 1E (Man, Machine, Material,

Money, Method and Environment). Untuk mencari akar permasalahan dari faktor-

faktor tersebut digunakan metode 5 why, yaitu bertanya lima kali. Bentuk digram

sebab-akibat dapat dilihat pada gambar 2.6.

Material Machine Man

Akar
Masalah

Sebab Akibat

Environment Method Money

Gambar 2.6. Diagram Sebab-Akibat

2.7. Analisa 5W + 1H

Setelah menemukan akar penyebab masalah yang terjadi pada suatu

permasalahan dengan menggunakan diagram sebab-akibat, kemudian kita dapat

melakukan perbaikan untuk meminimalisasi dampak dari masalah. Perbaikan

yang dilakukan adalah membuat rencana perbaikan yang sesuai dengan penyebab

masalah dengan menggunakan alat bantu 5W + 1H. Dalam analisa 5W + 1H

digunakan beberapa kata tanya yang diarahkan untuk menjawab langkah-langkah

 II-33

yang harus dilakukan. Kata tanya yang termasuk di dalamnya adalah sebagai

berikut :

1. Why ?

Berisi alasan yang menyatakan ”mengapa” rencana perbaikan perlu dilakukan

terhadap penyebab utama.

2. What ?

Berisi “apa” rencana perbaikan yang diusulkan untuk mencapai kondisi yang

diinginkan pada pernyataan why.

3. Where?

Menunjukkan “dimana” lokasi yang tepat untuk dapat melaksanakan rencana

perbaikan.

4. When ?

Menunjukkan “alokasi waktu” yang diperkirakan akan dilakukannya

perbaikan.

5. Who ?

Menunjukkan “siapa” yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana

perbaikan.

6. How ?

Berisi “bagaimana” metode atau cara untuk memperbaiki faktor utama

penyebab utama tersebut.

II-34