Dokumen yang Dibutuhkan untuk Persiapan Proses Audit Perusahaan

Bagi perusahaan atau instansi yang ingin melakukan audit, ada beberapa dokumen yang
perlu disiapkan oleh perusahaan yaitu:

a. Permanent File

 Salinan akta pendirian perusahaan termasuk seluruh perubahannya (jika ada

perubahan);
 Struktur organisasi dan job description beserta fotokopi SK pengangkatan direksi
untuk masa jabatan yang termasuk di tahun perusahaan akan diaudit;
 Salinan surat keterangan domisili perusahaan;
 Salinan surat keterangan terdaftar NPWP dan PKP beserta kartu NPWP;
 Salinan surat izin usaha perusahaan (SIUP);
 Salinan tanda daftar perusahaan;
 Salinan perjanjian – kontrak pekerjaan konstruksi dan distribusi serta sewa tahun;
 Kontrak/surat-surat perjanjian penting lainnya;
 Perkiraan (chart of accounts);
 Salinan standar operasional prosedur perusahaan (SOP) dan pedoman akuntansi.
b. Current File

 Jenis jenis laporan keuangan – neraca, laporan laba rugi, serta laporan arus kas
untuk tahun buku periode Januari sampai dengan Desember
 Neraca percobaan (trial balance);
 Buku besar akuntansi dapat digunakan untuk memperkirakan periode-periode di
atas;
 Bukti-bukti transaksi untuk periode-periode di atas, berupa voucher beserta bukti
pendukungnya;
 Rekening koran bank untuk periode-periode di atas;
 Daftar rekonsiliasi bank;
 Daftar aktiva tetap per periode-periode di atas serta perhitungan penyusutannya
selama periode-periode tersebut dengan disertakan fotokopi bukti kepemilikannya;
 Daftar piutang per periode-periode di atas beserta alamat debiturnya dan umur
piutangnya (aging schedule)
 Daftar utang per periode-periode di atas beserta alamat krediturnya;
 Dokumen-dokumen perpajakan (PPh 21) selama periode-periode di atas (SSP, SPT
Masa dan SPT Tahunan);
 Dokumen-dokumen perpajakan (PPh 23 dan PPh 26) selama periode-periode di atas
(SSP, SPT Masa, SPT Tahunan);
 Dokumen-dokumen perpajakan (PPN) selama periode-periode di atas (SSP, SPT
Masa, SPT Tahunan);
 Perincian pendapatan untuk periode-periode di atas;
 Perincian pendapatan dan biaya lain-lain dan pendapatan/biaya luar biasa untuk
periode-periode di atas;
 Perincian pendapatan/ biaya yang masih harus dibayar/ akan diterima;
 Laporan hasil audit bagian pengawas internal tahun buku 20XX (jika ada).
Selain data yang diminta dilengkapi, perusahaan juga harus memastikan bahwa setiap data berupa rincian harus
sinkron dengan laporan keuangan yang telah dibuat oleh perusahaan karena itu akan berdampak pada opini audit
yang akan diberikan oleh auditor.
Sumber data lain

Audit Internal : Cara Tepat Tangkal Penipuan Keuangan Dalam Perusahaan

Setiap perusahaan perlu melakukan audit internal keuangan secara periodik.
Bila Anda seorang pengusaha, Anda pun harus melakukannya.
Tujuan utama audit internal untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan uang dalam
perusahaan Anda.
Bila Anda masih ingat krisis keuangan global tahun 2008 yang bermula di Amerika Serikat,
salah satu perusahaan yang bangkrut adalah Lehman Brothers.
Perusahaan keuangan keempat terbesar di Amerika itu berdiri pada tahun 1850.
Penyebab bangkrutnya perusahaan ini adalah dilanggarnya kebijakan internal penggunaan
keuangan. Salah satu pelanggaran keuangan yang ditemukan adalah para eksekutif
perusahaan memperoleh gaji yang tinggi di saat perusahaan mengalami permasalahan.

Lebih daripada itu, terjadi manipulasi angka-angka dalam laporan keuangan yang ilegal,
tidak etis dan sangat tidak profesional.
Hal ini terjadi karena dilanggarnya proses audit internal.
Selain menemukan pelanggaran, banyak alasan penting lain dilakukannya audit internal
yang mungkin belum Anda ketahui.
Sebelum saya bahas satu per satu, mari kita bicarakan dulu aspek lain dari audit internal.

Apa itu Audit Internal Keuangan?

Audit internal keuangan adalah pemeriksaan dan evaluasi laporan keuangan untuk
memastikan data keuangan yang ditunjukkan benar serta akurat berdasarkan catatan
transaksi yang diakui.
Fokus utama audit internal adalah pemeriksaan untuk kebenaran seluruh laporan
pemasukan dan pengeluaran sehingga Anda sebagai pemilik bisnis dan pihak perpajakan
mengetahui kondisi finansial usaha tersebut.
Laporan yang dihasilkan kemudian diinformasikan kepada:
1. Anggota direksi
2. Para manajer
3. Pemangku kepentingan lainnya
Selanjutnya, laporan tersebut akan diperiksa untuk keakuratan data serta penilaian
efektivitas sistem keuangan internal yang sedang berjalan.
Frekuensi audit internal bergantung dari setiap perusahaan, namun disarankan dilakukan
paling lambat setiap bulan.
Tujuan utamanya untuk deteksi dan koreksi dini kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Mengapa Audit Internal Penting?
4 Alasan penting dilakukannya audit internal:
1. Memastikan informasi yang diberikan benar serta mengikuti ketentuan standar
akuntansi.
2. Memastikan seluruh ketentuan hukum dan pajak dipatuhi untuk mencegah
dilakukannya pemeriksaan dari Kantor Pajak atau pihak berwenang lainnya yang
dapat timbul bila ditemukan indikasi kecurangan atau kesalahan informasi yang
disampaikan kepada investor atau publik.
3. Informasi kepada Anda sebagai pemilik usaha tentang bagaimana berjalannya bisnis
mereka dan bagaimana meningkatkannya.
4. Pengetahuan soal kekuatan dan kelemahan keuangan perusahaan Anda.

Siapa yang Melakukan Audit Internal?

Audit internal dapat dilakukan sendiri oleh Anda sebagai pemilik usaha bila usaha Anda
masih kecil dan masih bisa menyisihkan waktu.
Bila usaha Anda sudah besar, pelaksanaan audit internal harus anda delegasikan kepada
departemen audit internal yang berasal dari dalam perusahaan sendiri.
Departemen audit bertanggung jawab untuk:
1. Memantau prosedur dan akurasi penyimpanan data dan fungsi akuntansi dalam
perusahaan secara detail.
2. Membuat dan mengimplementasikan prosedur audit internal.
3. Mengontrol serta memantau seluruh area bisnis yang menyebabkan terjadinya
transaksi dan pencatatan keuangan.
4. Mengkoreksi segala kekurangan yang dibuat oleh pelaksana dan pencatat
operasional keuangan.
Di samping itu, audit dapat juga dilaksanakan pihak luar yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP)
untuk semakin memberi kepercayaan dan memperkuat independensi dari hasil laporan
audit.

Apa Saja Persiapan Untuk Audit Internal?

#1 – Persiapkan Seluruh Data Transaksi – Dokumen Fisik dan Elektronik
Pastikan usaha Anda memiliki data cukup untuk audit internal.

Data yang dibutuhkan adalah dokumen kertas dan sumber data elektronik yang mencatat
transaksi bisnis. Data ini diperlukan sebagai jejak rekam untuk melacak angka-angka dari
jurnal buku besar terhadap transaksi yang terjadi di lapangan.
Selanjutnya, data lengkap terdokumentasi akan memberikan gambaran menyeluruh
kronologis langkah-langkah yang sudah diambil saat memulai dan mengakhiri transaksi.
Setiap transaksi harus memiliki dokumen pendukung dengan penjelasan relevan.
Coba perhatikan, apakah praktek akuntansi yang sedang berjalan beserta bukti yang
tersedia memungkinkan Anda untuk menelusuri proses transaksi keuangan secara tuntas?
Bila tidak, proses akuntansi Anda harus diperkuat untuk menciptakan audit internal
akuntansi yang cukup.
Sebagai contoh, bila Anda membeli barang dari pemasok, temukan bukti yang berkenaan
dengan transaksi (seperti nota), temukan transaksi dalam akun yang seharusnya (sepert
akun biaya atau akun hutang), dan identifikasi jenis transaksinya (pembelian barang dari
pemasok).
Contoh kedua, bila Anda menghabiskan Rp 1.000.000,- untuk biaya perjalanan bertemu
dengan seorang klien baru di luar kota.
Pencatatan yang dilakukan bukan cuma mengenai transaksi perjalanannya, namun juga
tujuannya yaitu mendapatkan klien baru.
Gunakan software akuntansi untuk menciptakan jejak audit akuntansi elektronik dalam
bisnis Anda.
Dengan menggunakan software akuntansi untuk mencatat aktivitas keuangan usaha,
memungkinkan Anda untuk menyimpan dan menganalisa data keuangan dengan mudah.

#2 – Tinjau Ulang Ketentuan Penyimpanan Dokumen Yang Ada

Segera tinjau ulang ketentuan penyimpanan dokumen Anda.
Seluruh informasi keuangan Anda harus disimpan dengan aman, terorganisir dan mudah
dicari.
Seluruh informasi relevan, seperti rekening koran bank, giro atau cek yang dibatalkan dan
struk belanja tunai harus disimpan hingga periode pelaporan.
Memiliki informasi yang tersimpan dan kapanpun mudah diakses akan membantu Anda
menyelesaikan persoalan atau perbedaan yang muncul.

#3 – Pelajari Alur Perjalanan Dokumen Hingga ke Bagian Keuangan

Coba Anda telusuri sejenak alur dokumen dari awal hingga sampai ke tangan personel
keuangan.
Langkah pertama dalam melakukan audit internal keuangan dalam bisnis Anda adalah
mengumpulkan dokumen finansial seperti nota, tanda terima, struk, kuitansi, rekening bank
lalu menyerahkan ke akuntan atau bagian keuangan untuk diproses.
Bila proses ini lambat atau tidak dapat dipercaya, maka data keuangan Anda akan
berantakan dan tidak dapat dipercayai keakuratannya.
Bila Anda bekerja untuk diri sendiri, audit internal menjadi mudah karena tugas Anda hanya
memastikan Anda sudah menerima data transaksi keuangan lalu memproses dengan cepat
serta teratur untuk memastikan data sudah terkini.

#4 – Ciptakan Sistem Monitor Untuk Kontrol Keuangan Internal Perusahaan

Kontrol keuangan internal adalah praktek yang memproteksi penipuan, pencurian dan
persoalan internal akuntansi lainnya.
Ini adalah prosedur yang dipakai bisnis untuk memastikan aset Anda aman dan informasi
Anda akurat.
Beberapa sistem monitor yang dapat Anda pakai:
1. Pisahkan tugas akuntansi sesuai porsinya masing-masing. Misalnya, jangan
perbolehkan orang yang sama menangani kas serta pembukuan, karena hal ini
memudahkan terjadinya penyalahgunaan.
2. Brankas harus selalu terkunci bila tidak digunakan,
3. Software perusahaan dan komputer perusahaan selalu terproteksi password.
4. Gunakan kamera CCTV untuk memonitor kontrol keuangan internal di usaha retail.
5. Lakukan rekonsiliasi akun secara teratur seperti rekonsiliasi rekening bank dengan
buku giro atau cek, untuk memastikan data keuangan.
6. Nomori dokumen untuk mencegah duplikasi.
Sebagai tambahan, pastikan pengeluaran biaya realistis dan tidak berlebihan khususnya
untuk biaya konsumsi, biaya perjalanan dan biaya hiburan.

#5 – Perhatikan Hukum Akuntasi dan Pajak Yang Harus Dipatuhi Bisnis Anda
Untuk kebutuhan pajak, secara hukum Anda diminta untuk menyimpan lengkap seluruh
dokumen keuangan.
Menyiapkan dokumen keuangan sesuai dengan ketentuan hukum mempermudah audit dari
kantor pajak bila terjadi.
Ikuti ketentuan hukum pajak seperti menyimpan data akuntansi minimal selama 5 tahun.
Dengan ini Anda sudah memiliki proses untuk merespon kantor pajak atau pihak luar
lainnya.
Untuk menemukan hukum apa yang berkenaan dengan usaha Anda, carilah informasi dari
konsultan pajak resmi.

Bagaimana melakukan audit?

#1 – Gunakan Praktek Audit Yang Diterima Dalam Industri Tersebut
Praktek audit yang benar harus membantu Anda sebagai panduan awal untuk menjalankan
audit internal akuntansi.
Hal ini bisa dilakukan sesudah berkonsultasi dengan konsultan pajak atau akuntan publik.
Hasil yang didapat kemungkinan besar sejalan dengan ketentuan Standar Akuntansi
Keuangan (SAK) yang berlaku.
Standar Perikatan Audit (SPA) adalah standar audit yang paling umum dipakai untuk
mengaudit perusahaan swasta. Pelajari kebijakan SPA saat menjalankan audit internal
Anda.
SPA adalah ketentuan dan standar dasar yang dipakai saat melakukan audit.
Walaupun pedoman ini biasanya dipakai auditor profesional, mempelajari prinsip-prinsipnya
memberi panduan berharga untuk melakukan audit internal di perusahaan Anda.
#2 – Periksa Silang Setiap Bagian dari Sistem Akuntansi Anda
Tinjau ulang setiap aspek di mana informasi akuntansi Anda dimasukkan, termasuk jurnal,
buku besar dan saldo setiap akun.
Saldo akun harus diperiksa berkala, daripada hanya sebelum menyiapkan trial balance
(neraca saldo) di akhir periode akuntansi.
Pastikan setiap data input terkait tepat dengan elemen sistem akuntansi Anda sehingga
setiap kesalahan segera diperbaiki. Contohnya, pembelian tunai barang menyebabkan
jurnal debit di akun inventaris karena bertambahnya inventaris dan jurnal kredit di akun kas
karena berkurangnya uang tunai.
Gunakan catatan akuntansi Anda untuk memeriksa harga pokok penjualan, laba kotor dan
biaya.
Bila Anda memiliki banyak transaksi, Anda bisa mengambil sampling dan memeriksa
transaksinya, daripada harus memeriksa seluruh transaksi yang ada.

#3 – Bandingkan Catatan Akuntansi Internal dengan Eksternal

Periksa kebenaran pembukuan Anda dengan membandingkan catatan fisik eksternal.
Contohnya, Anda dapat membandingkan nota pembelian pemasok Anda dengan catatan
pembelian di pembukuan Anda.
Perhatikan bahwa persoalan yang timbul karena proses ini mungkin karena kesalahan pihak
luar, seperti kesalahan perhitungan oleh pemasok atau pelanggan.
Bila Anda menemukan kesalahan apapun, sangatlah penting untuk mengkoreksi kesalahan.
Kesalahan apapun dari pihak luar harus segera dikoreksi dengan menghubungi pihak
terkait. Selanjutnya, sangatlah penting untuk mendokumentasikan kesalahan tersebut lalu
menanyakan pada diri sendiri, mengapa kesalahan itu terjadi dan siapa yang
bertanggungjawab.
Apakah ini kesalahan pertama kali atau apakah ada masalah dengan ketentuan atau
prosedur dasar? Dari sini, Anda dapat berfokus untuk memastikan kesalahan tersebut tidak
diulang.
Bila Anda memiliki produk fisik atau menggunakan peralatan, anda harus melakukan juga
audit internal dengan cek fisik di lapangan. Contohnya, inventaris atau peralatan harus
dihitung dan diinspeksi secara visual.

#4 – Buatlah Laporan Audit Internal

Buatlah daftar temuan menjadi ringkasan audit internal.
Laporan audit internal hanyalah dokumen yang merangkum temuan pemeriksaan Anda.
Laporan itu akan menginformasikan masalah yang Anda temukan, perbaikan yang dilakukan
dan area yang sudah berjalan dengan baik.
Oleh karena ini adalah audit internal, tidak dibutuhkan dokumen formal.
Dokumen ini hanya berfungsi sebagai referensi atau dapat ditunjukkan ke pihak perpajakan
bila usaha anda diperiksa.

Pentingnya Audit Internal untuk Menghindari Potensi Masalah di Masa Depan

Sekarang Anda sudah memahami betul pentingnya melakukan audit internal di perusahaan.
Tanpa adanya audit internal secara berkala, Anda bisa bayangkan resiko besar yang Anda
tanggung dalam perusahaan.
Secara garis besar, 3 potensi masalah yang mungkin timbul bila tidak dilakukan audit
internal:
1. Penyalahgunaan keuangan
2. Masalah perpajakan
3. Tidak jelasnya kondisi kesehatan perusahaan.
Dengan mengetahui resiko ini, sudah seharusnya Anda bertindak untuk memulai
merencanakan audit internal dalam perusahaan Anda