Microsoft Office

BAB I
Pengelolaan File dan Folder Komputer

Tentu saja kita sangat frustasi dan pusing, ketika kita tidak dapat menemukan file yang kita cari.
Padahal, kita sudah mencarinya kemana-mana, mulai dari folder satu ke folder lainnya. Mungkin saja,
file yang kita cari hilang, atau lebih parahnya lagi, sudah terhapus. Di Windows, sudah tersedia
Windows Search untuk mencari file. Tentu saja, mengandalkan search di Windows, kita harus
mengetahui nama file tersebut.
Cara yang paling tepat adalah dengan mengorganisir file dan folder di Windows Explorer.
Windows Explorer sama saja seperti meja kerja kita. Jika meja kerja kita berantakan, maka kita akan
susah mencari berkas yang kita inginkan. Untuk itu, merapikan file dan folder akan menjadi solusi yang
sangat tepat. kita tentunya tidak ingin menghabiskan waktu, hanya untuk mencari file bukan?
Berikut metode pengelolaan file dan folder.

1. Lakukan sekarang, jangan ditunda

Mungkin kita berpikir, "Ahh, pasti susah melakukannya. Nanti saja saya lakukan". Tunggu dulu,
jangan sampai kalimat itu ada di benak anda, atau lebih buruknya lagi kita sama sekali tidak membaca
artikel ini. Menjadi lebih terorganisir, hanya membutuhkan sedikit kemampuan anda, namun
memakan waktu yang lumayan lama. Tapi, jika sudah selesai, maka kita bisa menikmati file dan folder
yang rapi seumur hidup kita. Jadi, lakukan saja sekarang, tanpa menunda-nunda.
Anggap saja file dan folder di komputer adalah kamar kita. Ketika kita memiliki barang baru, di
manakah kita menaruhnya, di meja, di kasur, di lantai, atau tempat lainnya? Tentu saja, kita haru dapat
berpikir, di mana tempat yang tepat untuk menaruhnya, agar terlihat rapi dan gampang terlihat.

2. Gunakanlah folder, jangan menaruh file sembarangan

Dengan folder, kita bisa melakukan kategorisasi terhadap file. Misalnya, kita memiliki sebuah
gambar, maka kita menaruhnya di folder "Gambarku", dan jika kita memiliki aplikasi atau software,
kita menaruhnya di folder "Softwareku". Sehingga, ketika kita ingin menemukan file itu kembali, kita
bisa melihat folder tersebut.

3. Gunakan fitur Library dengan benar dan bijak

Di Windows 7 dan Windows 8, sudah tersedia Library yang memungkinkan kita menyimpan file
disana. Pastikan semua file dan folder yang kita masukkan ke library, sesuai dengan nama library
tersebut. Misalnya, kita memiliki folder library bernama "My Music". Pastikan, hanya file audio dan
musik saja yang kita masukkan. Sedangkan file lainnya, kita taruh sesuai dengan jenis file tersebut.
Dengan demikian, file tersebut akan mudah diakses di kemudian hari.

4. Mengorganisir menurut kategori

Salah satu cara untuk mengatur file dan folder adalah menurut kategorinya, atau menurut
jenisnya. Misalnya, kita memiliki file dokumen pribadi, umum, dan sekolah. Itupun masih dirinci lagi
berdasarkan tugas kita.

1
 Microsoft Office

Seperti terlihat pada gambar di atas, pengaturan file dan folder yang dapat dikatakan teratur.

5. Mengorganisir menurut tanggal/tahun

Mengorganisir menurut tanggal/tahun juga sangat membantu. Usahakan kita memberikan
deskripsi di awal atau di akhir dari tanggal tersebut. Misalnya "Liburan 04-04-2013" agar membantu
kita mengetahui isi dari folder tersebut. Contoh lainnya namai folder dengan: “Perangkat 2013”,
artinya semua jenis file perangkat pembelajaran tahun 2013 masuk ke folder ini.

6. Jangan memakai subfolder terlalu banyak

Subfolder sangat penting untuk mengorganisir file.
Disini, saya memberi contoh cara membuat subfolder yang
cocok yang dapat dicoba untuk menyimpan file pekerjaan
kita. Folder pertama yang harus kita buat di Data (D:)'
adalah nama anda, folder umum atau khusus anda, folder
kurikulum, lalu folder nama kelas, folder perangkat, dan
folder urut berdasarkan tahun pelajaran dan begitulah
seterusnya. Sebagai contoh, kita dapat melihatnya dibawah
ini:
Namun, kita harus berhati-hati dengan jumlah
subfolder yang kita buat, karena jika terlalu banyak, bisa
menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan untuk mencari
suatu file di banyak folder. Jika kita memiliki folder yang
ingin kita cepat diakses, cobalah menaruh folder tersebut
satu atau dua folder sebelumnya, seperti pada gambar
diatas.

2
 Microsoft Office

7. Memberi nama File dan Folder: Pendek, namun tepat

Aspek penting lainnya dalam mengorganisir file dan folder adalah penamaan folder. Cobalah
memberikan nama folder yang pendek, namun sedetail mungkin kita langsung mengerti, apa saja isi
dari folder tersebut. Jika kita ingin membagikan folder tersebut kepada orang lain, kita tentu saja tidak
mau direpotkan orang itu bertanya kepada anda, di mana file tersebut ditaruh. Dengan penamaan
yang pendek, namun mendetail, orang lain dapat mencari file dengan mudah. Sebagai contoh,
janganlah memberi nama folder "berkas - berkas sekolah", namun berilah nama folder "Sekolah".
Selain itu, penamaan dengan memberikan kapitalisasi pada awal kata, aka menjadikan folder terlihat
lebih rapi.
Lalu, didalam folder Sekolah, kita bisa menaruh folder lagi, menurut file apa saja yang ada.
Misalnya, kita bisa menaruh folder Prota, Prosem, Silabus, RPP, Bahan Ajar, Penil, KKM, dll, sehingga
kita bisa membedakan, mana file yang kita butuhkan.

8. Menggunakan "Preview Pane"

Di Windows Explorer, ada berbagai cara untuk melihat file secara sementara. Dan juga, kita bisa
mengurutkan file menurut tanggal, nama, dan lain sebagainya. Namun, tentu saja kita tidak langsung
mengetahui, sebenarnya data apa saja yang ada di file tersebut. Dengan menggunakan Preview Pane
di Windows Explorer, melihat file menjadi lebih mudah.

9. Jump List
Windows 7 dan Windows 8 memiliki fitur unggulan, yaitu Jump List yang memungkinkan kita
untuk menaruh semua folder favorit kita langsung di taskbar. kita dapat mengakses Jump List dengan
mengklik kanan icon Windows Explorer di taskbar. Untuk menambahkan folder baru di Jump List, klik
dan drag folder tersebut dan arahkan ke taskbar.

3
 Microsoft Office

10. Melakukan kompresi File dan Folder

Daripada kita menghapus file yang tidak digunakan, akan lebih baik jika kita melakukan kompresi
terhadap file tersebut. Siapa tahu, kita membutuhkannya di kemudian hari. Dengan melakukan
kompresi, file tersebut akan tetap berada di komputer anda, namun sedikit menggunakan space
harddisk kita. File tersebut dapat kita simpan di sebuah folder tersendiri.
Untuk software kompresi, kita bisa menggunakan winrar, winzip, atau PeaZip. PeaZip adalah
software kompresi Open Source dan dapat kita gunakan dengan bebas. kita dapat mengunduh PeaZip
di http://peazip.sourceforge.net/

11. Menghapus file duplikat

Terkadang kita menemukan file yang sama dalam computer dan sangat membuang space
harddisk dan tidak efisien. Penyebabnya tentu bermacam-macam, misalnya copas dari flashdisk, dari
teman, atau dari internet. Software untuk menghapus file duplikat sangat banyak, tergantung selera
misalnya Anti Twin untuk melakukan tugas tersebut.

4
 Microsoft Office

BAB II
MICROSOFT WORD

I. Pengertian Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa
digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel
pada dokumen. Microsoft Word 2010 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft.

Menu Bar

Toolbar

Lembar Kerja/work area

Keterangan gambar :
Berikut ini adalah beberapa istilah yang akan dipakai dalam mengoperasikan Microsoft Word 2010:
 Title Bar
merupakan baris judul yang menunjukan lembar kerja yang sedang aktif
 Menu Bar
Merupakan menu-menu yang ada pada microsoft word yang dapat digunakan untuk melakukan
perintah tertentu. Yang termasuk menu bar FILE , HOME , INSERT , PAGE LAYOUT, REFERENCES ,
MAILINGS , REVIEW, VIEW.
 Status Bar
Menunjukan baris menu yang sedang aktif.
 Work Area
Merupakan lembar kerja yang ada di microsoft word.
 Ruler margin (Indent)
Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman

First Line Indent

Hanging Indent Right Indent

Left Indent
 First Line Indent
Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf
 Hanging Indent
Digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraf
 Left Indent
Digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks
 Right Indent
Digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

5
 Microsoft Office

II. Mengoperasikan Microsoft Word

A. Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu :
1. Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

2. Click Start All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010

B. Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan
dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan
dokumen kosong, ada 3 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Click icon pada Quick acces Toolbar

2. Click file atau tekan Alt+F  New  Blank Document
3. Tekan Ctrl+N pada keyboard

C. Membuka File yang sudah Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer kalian, antara
lain :
1. Click icon pada Quick acces Toolbar
2. Click file atau tekan Alt+F  Open
3. Tekan Ctrl+O pada keyboard
Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka
dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Click toolbar Open, maka file yang dipilih akan
dibuka oleh Microsoft Word.

6
 Microsoft Office

D. Menyimpan Dokumen
Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini
bertujuan untu menghindari dari hilangnya dokumen.
Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara lain:

1. Click file atau tekan Alt+F  Save

2. Klik icon Save pada Quick acces Toolbar
3. Tekan Ctrl+S pada keyboard
Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen anda, dan Click Save.

E. Menutup Jendela Ms. Word

Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu bahwa dokumen telah
tersimpan dengan benar.

1. Click file atau tekan Alt+F  Close

2. Klik icon
3. Tekan Ctrl+W pada keyboard

III. Mengedit Teks

Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat memperbaikinya dengan :
1. Tekan tombol BackSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
2. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
3. Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengulangan teks (repeat).
4. Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo pada Costumize Quick Acces Toolbar, untuk
mengembalikan perintah yang baru saja dilakukan.
5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.

a. Mengcopy Teks
Untuk meng-copy teks yang anda pilih ke lokasi lain, lakukan :
1. Block teks yang akan anda copy
2. Click icon copy
3. Click icon paste

7
 Microsoft Office

Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan
Ctrl+C sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V.
b. Memindah Teks
Untuk meng-cut teks yang anda pilih ke lokasi lain, lakukan :
4. Block teks yang akan anda pindah
5. Click icon cut
6. Click icon paste

Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan
Ctrl + X sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V.

IV. Memformat Teks

Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

1. Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan.
2. Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan cara ini, semua teks yang
Anda ketik mulai dari posisi awal akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan
perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.
Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada ribbon.

Mengubah jenis huruf Mengubah ukuran huruf Mewarnai font

Menambahkan efek
Mengatur style font pada font
Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

8
 Microsoft Office

V. Format Paragraf

First Line Indent

Hanging Indent Right Indent

Left Indent
Keterangan :
 First Line Indent : berfungsi menggerakkan baris pertama pada bagian kiri paragraf.
 Hanging Indent : berfungsi menggerakkan bagian kiri paragraf mulai dari baris kedua sampai
terakhir paragraf.
 Left Indent : berfungsi menggerakkan bagian kiri paragraf mulai dari baris pertama hingga
baris terakhir paragraf.
 Right Indent : berfungsi menggerakkan bagian kanan mulai dari baris pertama hingga baris
terakhir paragraf.

VI. Mengatur Paragraf

Untuk mengatur paragraph anda dapat menggunakan grup Paragraph pada ribbon.

Bullets dan Numbering Indent

Border

Mengatur perataan teks Mengatur jarak spasi baris

a. Mengatur Perataan Teks Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata sisi kanan
(right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).
b. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda
juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama.
c. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris
mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.
d. Bullet & Numbering
Sangat membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. Dapat diatur dengan
mengunakan ribbon Paragraph.

9
 Microsoft Office

Latihan :

Kisah Seorang Penjual Kambing Kurban yang

Menangis

S
etahun sekali, melalui IDUL ADHA ini, bagi umat muslim yang mampu diperintahkan untuk berkorban
dengan bentuk pengorbanan binatang, baik itu sapi maupun kambing. Syariat ini berasal dari peristiwa
pengorbanan hewan yang biasa dilakukan oleh Nabi Ibrahim alaihissalam. Ibrahim memang suka berkurban
dengan ratusan bahkan ribuan hewan ternak yang dimiliki sebagai bentuk menjalankan perintah Allah.
"Jangankan harta, anak pun akan kukorbankan kalau itu perintah Allah," demikianlah kalimat yang Nabi Ibrahim keluarkan
ketika diatanya oleh umatnya.
Lantas, apakah kita yang memiliki kemampuan secara materi sudah mengeluarkan sedikit
dari harta kita untuk berkurban? Semoga kisah berikut ini bisa memberi kita kesadaran tentang
berkurban. Kisah ini dituturkan oleh seorang penjual hewan kurban. Ia tak sanggup menahan tangis saat
mengetahui siapa sebenarnya orang yang membeli seekor kambing darinya di hari itu. Ketika Anda
membaca kisah ini dengan hati, Anda pun dijamin tak kuasa menahan air mata. Inilah penuturan
kisahnya: Idul adha kian dekat. Semakin banyak orang yang mengunjungi stan hewan kurbanku.
Sebagian hanya melihat-lihat, sebagian lagi menawar dan alhamdulillah tidak sedikit yang akhirnya
membeli. Aku menyukai bisnis ini, membantu orang mendapatkan hewan kurban dan Allah memberiku
rezeki halal dari keuntungan penjualan.
Suatu hari, datanglah seorang ibu ke stanku. Ia mengenakan baju yang sangat sederhana, kalau tidak boleh dibilang agak
DALAM HATI AKU MENYANGKA IBU INI HANYA AKAN
kumal.
MELIHAT-LIHAT SAJA. Aku mengira ia bukanlah tipe orang yang mampu berkurban.
Meski begitu, sebagai pedagang yang baik aku harus tetap melayaninya. "Silahkan Bu, ada yang
bisa saya bantu?" "Kalau kambing itu harganya berapa, Pak?" tanyanya sambil menunjuk seekor
kambing yang paling murah. "Itu 700 ribu Bu," tentu saja harga itu bukan tahun ini. Kisah ini terjadi
beberapa tahun yang lalu. "Harga pasnya berapa?" Wah, ternyata ibu itu nawar juga. "Bolehlah
600 ribu, Bu. Itu untungnya sangat tipis. Buat ibu, bolehlah kalau ibu mau." "Tapi,
uang saya Cuma 500 ribu, Pak. Boleh?" kata ibu itu dengan penuh harap. Keyakinanku mulai
berubah. Ibu ini benar-benar serius mau berkurban. Mungkin hanya tampilannya saja yang
sederhana tapi sejatinya ia bukanlah orang miskin. Nyatanya ia mampu berkurban.

VII. Mencari dan Mengganti (Find &Replace)

1. Mencari Halaman
 Apabila kita menginginkan untuk mencari halaman tertentu maka kita bisa melakukan dengan cara
menekan tombol ctrl + G pada keyboard.
 Ketikan nomor halaman yang akan kita cari di “Enter page number”, Klik “Ok” untuk
menyetujuinya.

2. Mencari Teks
 Apabila kita menginginkan untuk mencari teks tertentu maka kita bisa melakukan dengan cara
menekan tombol ctrl + G pada keyboard.
10
 Microsoft Office

 Pilih tabulasi Find

 Ketikan Text yang akan kita cari
 di “Find What”, Klik “Ok” untuk menyetujuinya.

3. Mencari dan mengganti Teks

 Apabila kita menginginkan untuk mencari teks tertentu maka kita bisa melakukan dengan cara
menekan tombol ctrl + H pada keyboard.
 Pilih tabulasi Replace
 Ketikan Text yang akan kita cari pada “Find What”
 di “Replace With”, Klik “Ok” untuk menyetujuinya.
 Klik “Replace” untuk mengganti satu persatu
 Klik “Replace All” untuk mengganti langsung seluruh teks yang ada.

VIII. Styles
Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah dan laporan. Berikut ini
adalah cara untuk membuat style baru:

1. Klik panah ke bawah pada ribbon styles

2. Klik pada tombol new style

3. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

4. Atur style yang diinginkan

5. Klik OK

Latihan:

 Buatlah style baru dengan nama “MyStyle”, tipe huruf Algerian, size 14, color green dengan
tipe awal heading 1, jika dienter akan berpindah ke tipe normal. (Pada teks dibawah )

 Buatlah style baru dengan nama “FunStyle”, tipe huruf Times New Roman , size 18, color blue
dengan tipe awal heading 2.

11
 Microsoft Office

BUNGA KESAYANGAN IBU

Ibu hendak pergi ke rumah nenek selama dua hari. Maka, ibu
menitipkan bunga mawarnya kepada Rumi, putrinya. Dengan
bersemangat, Rumi merawat bunga-bunga mawar milik sang bunda
hingga ia tak menyadari bahwa vas bunga itu tersenggol.

Semua bunga yang tersusun pada vas itu menjadi berantakan dan
bunganya menjadi rusak. Rumi sangat ketakutan, namun tak bisa
melakukan banyak hal selain menunggu ibunya pulang dan mengakui
kesalahannya.

Ketika ibunya pulang, Rumi langsung mengatakan yang sejujurnya,

“Ibu, maafkan Rumi. Vas bunganya tersenggol dan bunga kesayangan
ibu menjadi rusak.
IX. Breaks
Kadang dalam menulis naskah ada suatu halaman atau kolom yang belum terisi sementara kita harus
berpindah ke halaman lain. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus menekan tombol enter
berulang kali.

Caranya dengan menggunakan ribbon Insert  page break atau page layout  breaks  page atau cukup
dengan menggunakan hotkey Ctrl+Enter

X. Membuat Kolom
Langkah – Langkah untuk membuat kolom :
1. Click menu tab Page Layout
2. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup
3. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

Latihan :

BUNGA KESAYANGAN IBU

Ibu hendak pergi ke rumah nenek selama
dua hari. Maka, ibu menitipkan bunga
mawarnya kepada Rumi, putrinya. Dengan
bersemangat, Rumi merawat bunga-bunga
mawar milik sang bunda hingga ia tak
menyadari bahwa vas bunga itu tersenggol.
Semua bunga yang tersusun pada vas itu
menjadi berantakan dan bunganya menjadi
rusak. Rumi sangat ketakutan, namun tak
bisa melakukan banyak hal selain menunggu
ibunya pulang dan mengakui kesalahannya.
Ketika ibunya pulang, Rumi langsung
mengatakan yang sejujurnya, “Ibu, maafkan
Rumi. Vas bunganya tersenggol dan bunga
kesayangan ibu menjadi rusak.”

Contoh. Pembuatan kolom dengan menggunakan 2 kolom

XI. Membuat Table

Untuk membuat table biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan Microsoft Excel. Akan tetapi
Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk membuat sebuah table. Dimana dalam pembuatan
table-nya terhitung lebih mudah daripada dengan menggunakan Word 2013.

12
 Microsoft Office

Langkah – Langkah pembuatan table :

1. Klik menu Insert pada ribbon
2. Pilih icon table , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara lain :
1. Insert
Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan cell pada saat pembuatan
table.
Langkah-Langkah : Klik kanan pada table  Insert  Insert …… (sesuai yg anda inginkan)
2. Merge
Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu.
Langkah-Langkah :
a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu
b. Klik kanan  Merge Cells
3. Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan table.
Langkah-Langkah :
a. Block tabel terlebih dahulu
b. Klik kanan  Table Properties
Latihan Table 1 :

No Nama Alamat Kota

Annisa Jl. Muradi Raya No. 7 Semarang
1
Novia Jl. Mawar Indah No. 107 Jakarta
2
Salsabila Jl. Teratai Putih No. 88 Bandung
3
Regina Jl. Bugenfil Merah No. 5 Surabaya
4
Era Jl. Matahari No. 4 Yogyakarta
5

Latihan Table 2 :

14
 Microsoft Office

Latihan Tabel -3 :

XII. Membuat Drop Cap

Pernahkah kamu melihat tulisan baik itu di majalah , koran , buletin , buku dan lainnya yang huruf
pertamanya berbeda atau hurufnya besar sendiri. nah itu merupakan fasilitas yang ada di Ms.Word
yaitu menggunakan drop cap. mari kita membuat drop cap .
Langkah-langkah nya :
1. Block satu huruf diawal paragraf yang akan dijadikan Drop Cap
2. Pilih menu Insert
3. Pilih Drop Cap kemudian pilih salahsatu tife dari drop cap yang diinginkan.

BUNGA KESAYANGAN IBU

I
bu hendak pergi ke rumah nenek selama dua hari. Maka, ibu menitipkan bunga mawarnya kepada Rumi,
putrinya. Dengan bersemangat, Rumi merawat bunga-bunga mawar milik sang bunda hingga ia tak menyadari
bahwa vas bunga itu tersenggol.
Semua bunga yang tersusun pada vas itu menjadi berantakan dan bunganya menjadi rusak. Rumi sangat
ketakutan, namun tak bisa melakukan banyak hal selain menunggu ibunya pulang dan mengakui kesalahannya.
Ketika ibunya pulang, Rumi langsung mengatakan yang sejujurnya, “Ibu, maafkan Rumi. Vas bunganya tersenggol dan
bunga kesayangan ibu menjadi rusak.”

XIII. Membuat Wordart

Wordart merupakan fasilitas yang ada pada Ms. Word yang dapat digunakan untuk membuat teks lebih
artistic.
Langkah – langkah membuat Wordart :
1. Click menu insert
2. Pilih Wordart pilih salah satu yang diinginkan

15
 Microsoft Office

XIV. Menyisipkan Gambar Pada Microsoft Word 2010

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyisipkan objek/gambar pada microsoft word. Mari kita bahas
satu persatu.
Cara pertama :

1. Click menu Insert  pilih Clip Art maka akan mucul

Tampilan berikut
2. Setelah muncul tampilan diatas selanjutnya anda tinggal mengetik
computer pada kotak Search for lalu klik Go. Dan muncul gambar-
gambar tinggal double klik ataupun drag gambar yang anda
inginkan.

XV. Tabulasi
Tabulasi merupakan tab stop dimana kursor dapat berhenti pada posisi-posisi tertentu sesuai yang kita
kehendaki. Ada 4 macam tab stop yang akan kita bahas yaitu :
 Perataan Kiri

 Perataan Kanan

 Perataan Tengah

 Perataan Desimal

Langkah mengatur tabulasi

1. Pilih jenis tab stop yang terletak di ujung ruler line dengan cara mengklik icon tabulasi.
2. Klik satu kali di area ruler line untuk memunculkan satu tab stop, kita bisa letakkan lebih dari satu tab
stop di area ruler line.

Cara menghapus Tab Stop

1. Arahkan mouse pada tab stop yang akan dihapus
2. Drag tab stop ke arah bawah ruler line.

Cara menggeser Tab Stop

1. Arahkan mouse pada tab stop yang akan digeser
2. Drag tab stop ke arah lain tapi tetap di area ruler line.
Latihan :

16
 Microsoft Office

Menngatur tabulasi dengan menggunakan lesder :

Leader pada tabulasi memberikan efek khusus ketika kita menuju

ke satu titik tab stop. Leader yang ditampilkan dapat berupa garis,
titik-titik dan lain-lain.

 Langkah-langkah membuat leader adalah sebagai berikut :

1. Munculkan kotak dialog Tabs dengan meng-double
klik pada area ruler line , maka akan muncul
tampilan disamping kanan.
2. Tentukan leadernya dengan mengklik tombol
optionnya sampai muncul tanda titik hitam.
3. Klik Set untuk menyetujuinya
4. Klik Ok

Latihan Tabulasi 1 :

Latihan Tabulasi 2 :

XVI. Borders and Shading

Microsoft word 2007 yang telah banyak perubahan pada menu dan toolbar nya yang membuat
pengguna baru agak kebinggunan, salah satunya adalah cara menampilkan bingkai atau jendela border and
shading pada microsoft word 2007. pada artikel sebelumnya saya telah membahas bagaimana cara
membuat bingkai pada word 2003, Jika pada microsoft word 2003, untuk menampilkan jendela bingkai atau

17
 Microsoft Office

border and shading melalui menu format kemudian menu border and shading, tapi menu format pada
word 2007 sudah berbeda dengan word 2003.
Nah untuk menampilkan jendela border and shading pada microsoft word perhatikan gambar di
bawah ini. Klik pada tanda panah kecil disebelah kanan icon border, dibagian paling bawah pilih tombol
Border and shading.

Langkah-langkah pembuatan bingkai pada MS Word :

 Buka lembar kerja Ms Word

 Buka ribbon Page Layout, group menu Page Background, klik Page Border
 Muncul jendela Borders and shading pada Tab Page Border

 Untuk membuat border dalam bentuk garis, pilih salah satu di pilihan style kemudian atur warna pada
color dan tebal garis pada width.
 Untuk memberi bingkai atau border antik, pilih di art
 Pilih pilihan di Apply to :
 Whole document : memberi border pada semua halaman document
 This section - First page only : halaman pertama saja yang diberi bingkai atau border
 This section – All except first page : Seluruh halaman diberi bingkai kecuali halaman pertama.

18
 Microsoft Office

 Untuk mengatur jarak bingkai dari margin, klik options

 Pada jendela yang muncul, isi ukuran margin Top,
bottom, left, right dan juga pilih salah satu dari pilihan
measure from Text atau edge from page

 Klik OK, OK lagi

Sekarang bingkai atau border telah berada pada halaman yang anda inginkan, dan tentunya akan
menjadi lebih indah dan artistik.

 Page Border

Latihan – 1 :

19
 Microsoft Office

XVII. Penyisipan Obyek

Cara Menyisipkan Objek
 Menyisipkan Picture

Insert picture atau gambar di microsoft word bertujuan untuk memasukkan gambar pada lembar
kerja ms word sehingga selain hanya berupa tulisan hasil kerja kita terdapat gambar. gambar
merupakan pilihan yang tepat untuk menerangkan atau memperjelas hasil kerja kita karena
gambar bisa mewakili beberapa tau banyak kata sehingga lebih mudah dipahami.

Memasukkan gambar pada lembar kerja di microsoft office word tidaklah sulit karena kita hanya
membutuhkan beberapa klik saja untuk menaruh gambar pada lembar kerja. Ada dua cara yang
dapat dilakukan untuk memasukkan gambar pada lembar kerja, yaitu cara cepat dengan
melakukan copy terhadap gambar kemudian di paste kedalam lembar kerja yang diinginkan.
Atau anda juga bisa menggunakan cara sesuai dengan prosedur penggunaan microsoft office
word.

Untuk memasukkan gambar pada lembar kerja sesuai dengan prosedur, anda bisa mengikuti
langkah-langkah berikut:

1. Buka dulu lembar kerja microsoft office word anda.

2. Selanjutnya klik insert pada menu bar microsoft word.
3. Pada kolom atau group illustrations terdapat pilihan picture, clip art, shapes, smart art dan
chart. Pilih picture untuk memasukkan gambar.

4. Selanjutnya anda akan dibawa pada dokumen atau folder dimana tempat anda menyimpan
gambar yang akan di masukkan.
5. Cari folder dimana gambar anda berada, kemudian klik pada gambar untuk menyeleksi.

20
 Microsoft Office

6. Selanjutnya klik insert pada menu bagian bawah.

7. Gambar sudah selesai dimasukkan.

Itulah sedikit tutorial ms word sederhana tentang cara memasukkan gambar pada lembar kerja
microsoft word. semoga artikel sederhana ini bisa membantu dan semoga sukses untuk semua.

 Menyisipkan Shapes

Shape merupakan sebuah gambar

dengan ragam bentuk yang ditawarkan
oleh aplikasi ms word untuk memudahkan
pengguna dalam membuat sebuah objek
yang berbentuk lingkaran, persegi, segitiga,
segi enam dan bentuk lain yang sangat sulit
jika digambar secara manual.

Dengan adanya tool ini pengguna tidak perlu merasa kesulitan untuk membuat ragam
bentuk lingkaran maupun yang lain karena dengan tool ini kita tinggal klik dan menarik mouse
anda untuk membuat sebuah objek. Shape juga bisa berupa garis ataupun anak panah.

Untuk membuat shape pada lembar kerja microsoft office word ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka lembar kerja ms word

2. Klik insert pada menu bar
3. Pada group atau kolom illustration pilih shape.
4. Selanjutnya pilih bentuk shape yang diinginkan,
bisa berupa lingkaran, garis, persegi, segitiga
dan lain-lain.
5. Setelah anda selesai memilih shape yang
diharapkan, klik kiri pada mouse dan tahan
kemudian tarik untuk membuat shape.
6. Untuk memodifikasi shape yang sudah
dibuat klik format pada menu bar, dan pilih
style sesuai dengan keinginan anda. Anda
juga bisa menambahkan bayangan pada
shape anda juga memberi effects 3D pada
shape anda.

21
 Microsoft Office

Memberi text didalam shape.

Shape hanyalah sebuah ragam bentuk gambar lyang ditawarkan, akan tetapi kita bisa memberi
text didalam shape. untuk memberi text pada shape, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik kanan pada shape yang sudah dibuat

2. Pilih add text.

3. Sekarang anda bisa membuat tulisan yang berada di dalam shape yang anda buat

 Menyisipkan Wordart

Word art pada microsoft office word berfungsi untuk membuat text atau tulisan dengan
desain dan dan variasi tulisan yang berbeda-beda. Dengan tool ini kita bisa membuat tulisan
dengan berbagai desain yang sangat menarik sehingga membuat tulisan dan karya tulis kita di
lembar kerja microsoft lebih bagus dan lebih keren. Fasilitas sebenarnya hampir sama dengan
word art yang ada di office word terbaru maupun yang lama, akan tetapi ada sedikit penambahan
bentuk seperti efek 3 dimensi maupun bayangan. Cara membuat word art pada ms word, ikuti
langkah-langkah berikut:

1. Buka lembar kerja ms word

2. Klik menu insert pada menu bar microsoft office word
3. Selanjutnya pada group text, pilih menu word art
4. Pilih jenis desain word art sesuai yang anda inginkan.

22
 Microsoft Office

5. Selanjutnya akan muncul jendela Edit word art. Ketikkan text yang akan dibuat word art.
jangan lupa untuk mensetting jenis dan ukuran font untuk menghasilkan karya yang lebih
bagus.

6. Klik OK untuk finishingnya dan lihat hasilnya.

Jika anda ingin merubah format dari word art, klik kanan pada text word art anda, selanjutnya
pilih format word art. Dan apabila ingin mengganti text atau tulisan word art anda. Klik kanan
pada word art selanjutnya pilih edit text untuk mengganti tulisan.

 Menyisipkan Equation

23
 Microsoft Office

Rumus matematika biasanya mengandung unsur sigma, kuadrat, sin cos tan dan lain-lain. Kadang
kita merasa sangat bingung bagaimana menuliskannya di dalam lembar kerja microsoft word
karena sejatinya ms word hanya digunakan untuk menulis sebuah artikel maupun bacaan atau
bisa diartikan sebagai perangkat lunak pengolah kata. Selanjutnya bagaimana cara menuliskan
rumus matematika dalam microsoft word?

Microsoft equation adalah tool yang ada dalam microsoft office word yang berfungsi untuk
membantu anda untuk menuliskan rumus matematika yang sangat sulit. Dengan tool ini
menuliskan rumus matematika yang sangat rumitpun bisa dengan mudah dilakukan. untuk
menggunakan fungsi ini ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka lembar kerja microsoft office word, disini saya menggunakan microsoft office 2007
2. klik menu insert pada menu bar
3. Klik menu equation pada group symbol. Disini akan disediakan macam-macam rumus
matematika yang pang umum digunakan.
4. Pilih rumus matematika pilihan anda.

5. Selanjutnya edit tulisan atau rumus yang telas disediakan sesuai dengan keinginan
anda.

24
 Microsoft Office

XVIII. Mail Merge

Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di microsoft yang membantu kita
membuat banyak dokumen berdasarkan 1 template. Di sini kita akan mencoba membuat Mail
Merge di Microsoft Word 2010.
KIta membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database. Database ini akan berisi data
berbeda yang kita butuhkan, kita bisa membuatnya di excel. Misalkan data yang berbeda adalah
nama dan lokasi. Buat di excel dan save (save dalam format .xls, jangan dalam .xlsx) dengan nama
file Db_1. Buka file template (atau buat baru), kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail
Merge lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard.

Di sebelah kanan akan segera muncul langkah – langkah pembuatan Mail Merge.

 Pilih Letters/Email Messages, kemudian klik Next

 Pilih Use the Current Document (karena kita sudah sedang membuka file template),
kemudian klik Next
 Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file yg sudah dibuat, klik OK, lalu berikut
tampilan sesudah ter load. Klik Next.

25
 Microsoft Office

Sekarang kita sudah berada di langkah 4 dari 6, klik more items untuk mencocokkan item dengan
dokumen

klik insert di tempat yang pas, lalu close, lalu ulangi lagi langkah ini untuk item lainnya

Sesudah items dicocokkan dengan dokumen, klik Next

Jika sudah dirasa cocok, langsung klik Next lagi lalu close wizardnya dengan mengklik tanda silang
kecil di ujung Untuk prev/next data, klik button yang ada.

Klik panah kecil yang ada di bawah Finish & Merge, untuk mencetak dokumen atau mengirim via
email

26
 Microsoft Office

XIX. Menagtur Page Setup

Sebelum memulai pekerjaan di dalam lembar kerja microsoft office word, alangkah baiknya
terlebih dahulu kita setting atau mengatur ukuran kertas, margin dan layout pada lembar kerja. Ini
bertujuan untuk menyesuaikan lembar kerja dengan hasil yang akan dicetak, karena jika tidak di atur
sejak awal maka akan mempengaruhi hasil cetakan. Untuk itu sebelum kita mengetikkan tulisan pada
lembar kerja di microsoft office word sebaiknya kita setting terlebih dahulu layoutnya.

Untuk mengatur ukuran kertas (page layout) pada microsoft office word, ikuti langkah-langkah
berikut:

1. Pada Menubar microsoft office word, pilih atau

klik page layout
2. Pada kolom page setup, pilih pengaturan yang
anda inginkan yang meliputi: orientation, size,
coloums
3. Atau anda bisa memilih margin untuk memilih
detail dari pengaturan. Ketika anda memilih
margin maka akan terdapat pilihan kebawah
yan meliputi las custom setting, normal,
narrow, moderate dan lain-lain. akan tetapi jika
anda ingin mengatur custum setting sesuai
dengan keinginan anda maka pilih custom
Margins pada menu bagian bawah.

4. Maka akan muncul jendela Page Setup, disana terdapat pengaturan margin, paper dan
layout.
5. Pada menu margin terdapat pengaturan
margin: left, right, top dan bottom. Orientation:
Portrait dan Landscape dan lain lain.

6. Pada menu paper, kita bisa mengatur ukuran

kertas sesuai yang kita inginkan. klik paper size

27
 Microsoft Office

untuk memilih ukuran kertas yang diinginkan

misalnya letters, A4, A5, Legal dan lain-lain.
Atau kita bisa membuat custom paper sesuai
dengan keinginan kita dengan menggati ukuran
Width dan Hight.

7. Pada menu Layout kita bisa mengatur Section, Header dan Footer.

8. Jika semua sudah pengaturan sudah sesuai dengan keinginan, maka klik OK.

XX. Mencetak
Sebelum anda mencetak dokumen langkah yang harus anda lakukan adalah menginstall
driver printer yang sesuai dengan yang kita gunakan. Selanjutnya untuk mencetak dokumen pada
microsoft word, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka lembar kerja ms word yang akan dicetak

2. Selanjutnya klik office button pada pada bagian pojok kiri atas sehingga akan muncul popup
menu, kemudian pilih pint. atau untuk cara lebih cepat klik CTRL + P untuk mencetak
dokumen.

28
 Microsoft Office

3. Langkah selanjutnya akan muncul jendela print. Pada jendela ini akan ada beberapa pilihan
dan konfigurasi yang harus dilakukan sebelum mencetak dokumen.

4. pada pilihan printer name : terdapat pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak
lembar kerja, pada pilihan ini sesuaikan dengan printer yang sedang anda gunakan dan sedang
menancap pada komputer anda.
5. Page range adalah pilihan untuk mencetak dokumen yang meliputi: all yang artinya jika kita
memilih pilihan ini maka semua dokumen yang ada pada lembar kerja akan dicetak secara
keseluruhan. Current page yaitu pilihan dimana kita akan mencetak dokumen yang kita pilih
saja, artinya dokumen yang dicetak adalah dokumen dimana pointer mouse diletakkan. Pages
berfungsi untuk mencetak dokumen sesuai dengan halaman yang dipilih.
6. Selanjutnya ada pilihan copies, pada menu ini adalah pengaturan untuk mengatur jumlah
copian yang akan dicetak.
7. Selanjtnya klik OK

29
 Microsoft Office

BAB III
RUMUS FUNGSI-FUNGSI EXCEL

A. Tampilan Microsoft Excel

Keterangan :

1. Office Button : Fitur yang baru didapat di Office 2007 yang berfungsi menggantikan menu File dan
berlokasi di pojok kiri atas. Didalamnya berisi perintah-perintah standar seperti Open, Save, Print. Selain
itu juga berisi perintah baru seperti Finish, Publish. Incpect Document.
2. Sel Pointer: digunakan untuk menempatkan data pada cell
3. Posisi pointer (cell aktif): pada ilustrasi di atas posisi cell aktif
4. Nomor baris
5. Urutan kolom
6. Input formula (dapat juga nilai dari sebuah cell)
7. Toolbar: untuk menjalankan perintah yang anda inginkan
8. Tab Sistem Menu: untuk mengakses toolbar
9. Ribbon : merupakan bagian dari menu yang terdiri dari banyak toolbar.
10. Tab Sheet (disebut juga dengan worksheet): untuk membuat halaman workbook baru pada file yang
sama. Terdiri dari Sheet1, Sheet2, Sheet3 secara default.
11. Penggulung Sheet : Untuk melihat worksheet yang tidak tampak di layar anda dapat memanfaatkan
penggulung sheet. Ada 2 macam penggulungsheet, yaitu penggulung vertikal (vertical scroll bar) untuk
melihatsheet yang panjang ke bawah, dan penggulung horisontal (horizontal scroll bar) untuk
menampilkan data yang melebar ke samping.

30
 Microsoft Office

Tipe Data Microsoft Excel

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3,
yaitu label, numerik dan formula, perhatikan tabel berikut ini.

Tipe Data Microsoft Excel

Label : Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya
menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbul
dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan
angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.

Numerik : Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan
format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai
mahasiswa dan sebagainya.

Formula : Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang

lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet penjualan
barang dan sebagainya.

B. Pengertian Fungsi

Fungsi adalah rumus dalam Excel yang sudah terdefinisikan untuk suatu perhitungan
secara otomatis. Semua fungsi dalam Excel ditulis dengan awalan tanda sama dengan (“=”).
Penggunaan fungsi akan jauh memperingkas penulisan daripada menggunakan rumus dengan
maksud yang sama. Sebagai contoh fungsi =SUM yang berfungsi untuk menjumlahkan angka/data
dalam suatu range. =SUM(D2:D10) akan menjumlahkan angka/data yang ada dimulai dari sel D2
sampai D10. Di mana cara penulisan ini lebih ringkas daripada memakai rumus
=D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10.

31
 Microsoft Office

Pengaplikasian fungsi pada lembar kerja, perlu memperhatikan hal-hal berikut:

1. Tanda sama dengan (=) atau plus (+) di setiap awal penulisan fungsi;
2. Fungsi yang diaplikasikan sudah baku dari Ms Office Excel, seperti: DATE, MONTH, dan YEAR.
3. Argumen untuk fungsi bisa berupa nilai atau sel acuan;
4. Apabila argumen lebih dari satu, maka digunakan pemisah tanda koma (,) atau titik koma (;).

B. Fungsi-fungsi Statistik

Excel menyediakan cukup banyak fungsi statistik. Namun di sini akan dibahas fungsi statistik yang
sering dipakai dalam memanipulasi lembar kerja. Fungsi-fungsi tersebut meliputi:

Fungsi Kegunaan
=AVERAGE(range) Mencari nilai rata-rata dalam range
=COUNT(range) Mencari jumlah data angka atau teks dalam range
=MAX(range) Mencari data tertinggi dalam range
=MIN(range) Mencari data terrendah dalam range
=MODE(range) Mencari modus data dalam range
=STDEV(range) Mencari standar deviasi dalam range sampel data
=STDEVP(range) Mencari standar deviasi dalam range populasi keseluruhan
=SUM(range) Menjumlahkan data dalam range
=VAR(range) Mencari nilai variance dalam range

Contoh:

Diketahui data seperti pada lembar kerja di bawah ini. Cari Jumlah Nilai, Nilai Tertinggi, Nilai
Terendah, Rata-Rata, Variance, Banyak Nilai dan Standard Deviasi dengan fungsi statistik yang ada.

Untuk menyelesaikan soal di atas, maka lakukan prosedur sebagai berikut:

a) Aktifkan lembar kerja yang ingin diselesaikan;

32
 Microsoft Office

b) Pada G5, ketik =SUM(D3:D12)

c) Pada G6, ketik =MAX(D3:D12)
d) Pada G7, ketik =MIN(D3:D12)
e) Pada G8, ketik =AVERAGE(D3:D12)
f) Pada G9, ketik =VAR(D3:D12)
g) Pada G10, ketik =COUNT(D3:D12)
h) Pada G11, ketik =STDEV(D3:D12)

C. Fungsi Logika

Ekspresi logika pada Excel dapat digunakan dalam fungsi-fungsi yang dikenal dengan fungsi
logika. Untuk melihat fungsi logika, user dapat melihatnya pada menu Insert kemudian pilih Function
yang akan menampilkan fungsi-fungsi pada Excel. Cakupannya antara lain:

1. Fungsi =AND
Mempunyai bentuk umum sebagai berikut:
=AND(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, …)
Fungsi AND akan memberikan hasil TRUE, bila semua argumen yang ada adalah benar (TRUE).
Sebaliknya akan dihasilkan FALSE, bila ada salah satu dari argumen yang ada adalah salah (FALSE).

Contoh:
Diketahui Daftar Nilai Kursus Ms Office seperti di bawah ini:

33
 Microsoft Office

Data di atas harus memenuhi ketentuan di bawah ini:

a. Jika nilai teori lebih dari 70 dan nilai praktikum lebih dari 75, maka berarti True (Lulus)
b. Jika nilai teori kurang dari 70 dan nilai praktikum kurang dari 75, maka False (Gagal)

Untuk menyelesaikan soal di atas, maka prosedur yang diperlukan adalah:

1. Ketik =AND(D4>70,E4>75) pada F4;

2. Duplikasikan fungsi/rumus tersebut ke bawah sampai F9.

Tampilan yang dihasilkan:

2. Fungsi =OR
Mempunyai bentuk umum sebagai berikut:

=OR(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ..)

Fungsi ini akan memberikan hasil TRUE, bila salah satu atau lebih dari argumen yang ada adalah
benar (TRUE). Dan akan memberikan hasil FALSE, bila tidak ada satupun dari argumen ini bernilai
benar.

Contoh:

Jika Daftar Nilai Praktikum Excel pada lembar kerja di atas dijadikan soal, maka ketentuan yang
harus dipenuhi adalah:

a. Jika nilai teori lebih dari 70 atau nilai praktikum lebih dari 75, maka berarti TRUE (lulus);
b. Jika nilai teori kurang dari 70 atau nilai praktikum kurang dari 75, maka berarti FALSE (gagal).

34
 Microsoft Office

Untuk menyelesaikan soal ini, maka prosedur yang harus dilakukan sebagai berikut:

1. Ketik =OR(D4>70,E4>75) pada F4

2. Kemudian duplikasikan fungsi tersebut sampai F9.

Tampilan yang dihasilkan:

3. Fungsi =NOT
Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=NOT(ekspresi logika)

Fungsi ini akan memberikan nilai kebalikan dari argumen yang ada. Bila argumen bernilai TRUE,
maka hasil dari fungsi =NOT adalah FALSE. Sebaliknya, bila argumen bernilai FALSE, maka fungsi
=NOT akan memberikan hasil TRUE. Fungsi NOT ini hanya dapat untuk satu ekspresi logika.

Contoh:

Bila Daftar Nilai Kursus Ms Office pada lembar kerja di atas nilai teori harus di atas 70 akan Lulus
(TRUE) dan sebaliknya, kemudian nilai praktik harus di atas 75 akan Lulus (TRUE) dan sebaliknya.

Cara memaknainya: Jika siswa mendapat nilai 50, maka ia tak lulus adalah TRUE.

Maka prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Ketik =NOT(D4>70) pada F4 dan =NOT(E4>75) pada G4

2. Kemudian duplikasikan fungsi tersebut sampai F9.

35
 Microsoft Office

Tampilan yang dihasilkan:

4. Fungsi =IF
Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=IF(ekspresi logika, perintah 1, perintah 2)

Jika ekspresi logika menghasilkan nilai TRUE (benar), maka akan dilaksanakan perintah 1. Sebaliknya
bila ekpresi logika menghasilkan nilai FALSE (salah), maka yang akan dilaksanakan adalah perintah
2.

a. IF Tunggal
Misalnya dalam kasus penentuan apakah seorang siswa lulus ujian TIK atau tidak. Syarat
kelulusan yaitu nilai kurang dari 75 maka harus remidi dan apabila mendapatkan nilai mulai
dari 75 ke atas maka lulus.

Soal : Hasil :

Untuk menyelesaikan soal di atas, prosedur yang diperlukan adalah:

=IF(B3<75,”REMIDI”,”LULUS”)

36
 Microsoft Office

b. IF Majemuk
Syarat atau kondisi pada rumus ini adalah lebih dari dua, dimana hasil pertama, kedua, ketiga
dan seterusnya akan sesuai dengan syarat tersebut, sedangkan syarat terakhir tidak sesuai
dengan syaratnya.
Dari contoh kasus di atas, disyaratkan apabila :
 nilai <50, maka Gagal
 nilai 50 sampai <75, maka Remidi
 nilai >=75, maka Lulus
Untuk menyelesaikan soal di atas, prosedur yang diperlukan adalah:
=IF(B3<50;”GAGAL”;IF(B3>=75;”REMIDI”;”LULUS”))
 Layout keluaran
Soal : Hasil :

Latihan :

Ketentuan soal:
1. Untuk mencari Harga Jual Per unit:
2. Jika jenis pembelian = K (Kredit), maka harga jual = 1.25 x harga satuan harga
3. Jika jenis pembelian =T (Tunai), maka harga jual = HArga Satuan Normal
4. Untuk mencari Total Harga = Jumlah Beli x Harga Jual per Unit
5. Untuk Mencari Diskon:
 Jika Pembelian dilakukan secara Tunai dan jumlah beli di atas 15, maka mendapat
diskon sebesar 10% dari Total Harga.
6. Untuk mencari Voucer:
 Jika membeli computer merek Axioo atau Acer, maka mendapat voucer 50.000
 Jika membeli computer merek Toshiba, maka mendapat voucer 100.000
7. Untuk mencari total Bayar = Jumlah Beli x Harga Jual per Unit – Diskon.

37
 Microsoft Office

D. Fungsi Pembacaan Tabel

Untuk menyatakan posisi sel dari suatu tabel, Excel memakai offset baris maupun kolom.
Offset baris menyatakan posisi baris dalam suatu tabel, sedangkan offset kolom menyatakan posisi
kolom dalam suatu tabel. Perhitungan offset dimulai dari angka 1 untuk menyatakan kolom atau
baris pertama dalam range tabel.

1. Fungsi =VLOOKUP
Fungsi ini untuk membaca tabel yang tersusun secara vertikal, dengan bentuk umum
=VLOOKUP(Nilai Kunci, Tabel, Offset Kolom)
Contoh :

2. Fungsi =HLOOKUP
Fungsi ini untuk membaca tabel yang tersusun secara horizontal dengan bentuk umum sebagai
berikut:
=HLOOKUP(Nilai Kunci, Nama Tabel, Offset Baris)
Nilai kunci yang dipakai adalah yang berada pada baris pertama pada tabel, dengan syarat isi baris
pertama pada tabel harus sudah dalam keadaan urut.
Contoh :

38
 Microsoft Office

E. Fungsi Teks
Untuk menggabungkan data berjenis teks dapat dilakukan dengan operasi “&”. Sebagai
contoh bila B3 diisikan teks “KING” dan C3 diisi teks “COBRA”, bila pada D3 dikenakan
operasi: =B3&””&C3 maka di D3 akan diperoleh hasil “KING COBRA”
Di samping fungsi matematika, statistik, Excel juga menyediakan fungsi teks yang dapat
digunakan untuk memanipulasi data jenis teks, yang cakupannya antara lain:

1. Fungsi =LEFT
Fungsi ini untuk mengambil karakter dari sebelah kiri sebanyak yang diinginkan,
dengan bentuk umum:
=LEFT(Yang mau diambil, Jumlah pengambilan)
Contoh:
=LEFT(“KING COBRA”,4), artinya dari teks “KING COBRA” diambil 4 karakter yang
dihitung dari sebelah kiri, sehingga akan diperoleh berupa tulisan “KING”

2. Fungsi =RIGHT
Fungsi ini untuk mengambil karakter dari sebelah kanan sebanyak yang diinginkan,
dengan bentuk umum:
=RIGHT(Yang mau diambil, Jumlah pengambilan)
Contoh:
=RIGHT(“KING COBRA”,5), artinya dari teks “KING COBRA” diambil 5 karakter yang
dihitung dari sebelah kanan, sehingga akan diperoleh berupa tulisan “COBRA”

3. Fungsi =MID
Fungsi ini untuk mengambil karakter mulai dari posisi tertentu sebanyak yang
diinginkan, dengan bentuk umum:
=MID(Yang diambil, Posisi awal pengambilan, Jumlah pengambilan)
dengan posisi awal selalu dihitung mulai dari angka 1.
Contoh:
=MID(“MICROSOFT’,4,4). Artinya dari teks “MICROSOFT” akan diambil 4 karakter
mulai dari posisi karakter ke-4 (yaitu mulai dari huruf “R”), sehingga diperoleh hasil
berupa tulisan “ROSO”
4. Fungsi =LEN
Fungsi ini untuk menghitung banyak (cacah) karakter termasuk spasi.
Contoh:
=LEN(“KING COBRA”) maka akan dihitung banyak karakter yang ada, sehingga akan
diperoleh hasil berupa angka 10.
5. Fungsi =LOWER
Fungsi ini untuk mengubah data teks dari huruf kapital ke huruf kecil.
Contoh:
=LOWER(“KING COBRA”) maka teks tersebut akan dirubah ke huruf kecil, sehingga
akan diperoleh hasil “king cobra”

39
 Microsoft Office

6. Fungsi =UPPER
Fungsi ini untuk mengubah data teks dari huruf kecil ke huruf kapital.
=UPPER(“king cobra”) maka teks tersebut akan dirubah ke huruf kapital, sehingga
akan diperoleh hasil “KING COBRA”

7. Fungsi =PROPER
Fungsi ini untuk mengubah karakter pertama dari kata ke huruf kapital.
Contoh:
=PROPER(force of nature”) maka akan diperoleh hasil “Force Of Nature”

8. Fungsi =FIND
Fungsi ini untuk mencari posisi suatu karakter dalam suatu teks, dengan bentuk
umum:
=FIND(Karakter yang dicari, Tempat pencarian, Posisi awal pencarian)
posisi selalu dihitung mulai dari angka 1.
Contoh:
=FIND(“A”,”ALAMAT”,2) artinya akan dicari huruf “A” yang ada pada teks “ALAMAT”
dan mulai mencarinya dimulai dari posisi karakter ke-2, yaitu huruf “L” sampai akhir
kata, maka akan diperoleh hasil berupa angka 3, yaitu posisi huruf “A” setelah huruf
“L”

9. Fungsi =VALUE
Fungsi ini untuk mengubah angka yang dinyatakan dalam bentuk label/teks ke
dalam bentuk value/numerik sehingga dapat dikenakan operasi matematika.
Contoh:
=VALUE(“09”) artinya “09” yang berupa data teks akan diubah ke bentuk data
numerik, sehingga diperoleh hasil berupa angka numerik yaitu 9 yang dapat
dioperasikan secara matematika.

F. Fungsi Tanggal

Fungsi tanggal digunakan untuk memproses data berupa tanggal. Agar data yang berupa tanggal
dapat dikenakan proses penghitungan, maka setiap tanggal harus diwakili oleh suatu angka yang
disebut dengan angka seri tanggal yang dimulai dari tanggal 1 Januari 1900 atau tanggal 2 Januari
1904 sebagai dasar perhitungan.

Jika dipakai tanggal 1 Januari 1900 sebagai standarnya, maka angka seri =1 dimulai dari tanggal
1 Januari 1900, jika yang dipakai tanggal 2 Januari 1904 sebagai standar, maka angka seri = 1
dimulai dari tanggal 2 Januari 1904.

Excel memakai sistem 1 Januari 1900 sebagai defaultnya. Sedangkan untuk mengubah dari
sistem 1 Januari 1900 menjadi 2 Januari 1904, diperlukan prosedur sebagai berikut:

1) Klik menu Tools, kemudian klik Options;

2) Klik tab Calculation;
3) Aktifkan pilihan 1904 date system;
4) Klik OK

40
 Microsoft Office

Berikut ini adalah tabel yang memperlihatkan tanggal awal dan akhir berikut angka serinya dari
2 (dua) sistem tanggal tersebut.

Sistem Tanggal Tanggal Awal Tanggal Akhir

1900 1 Januari 1900 31 Desember 9999
(angka seri = 1) (angka seri = 2958525)
1904 2 Januari 1904 31 Desember 9999
(angka seri = 1) (angka seri = 2957063)

1. Fungsi =DATE
Untuk menampilkan angka seri dari suatu data tanggal, dengan bentuk umum sebagai
berikut:
=DATE(Tahun, Bulan, Tanggal)
Sebagai contoh, tanggal 1 Februari 1996, dituliskan dengan fungsi =DATE sebagai berikut:
=DATE(96,2,1)
Akan dihasilkan angka seri = 35096
Bila dalam memasukkan angka tahun dalam fungsi =DATE di atas, user menggunakan 2
digit, maka berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. Angka tahun dari 00 sampai 29, berlaku untuk tahun 2000 sampai tahun 2029.
Contoh: =DATE(19,9,20) akan diperoleh tanggal 20 September 2019
b. Angka tahun dari 30 sampai 99 berlaku untuk tahun 1930 sampai tahun 1999.
Contoh: =DATE(91,9,20) akan diperoleh tanggal 20 September 1991.

2. Fungsi =DAY
Fungsi ini untuk menampilkan angka tanggal dari suatu data tanggal. Sebagai
contoh A1 berisikan data 31-Dec-99. Bila di B2 diisikan fungsi =DAY(A1), maka
hasilnya adalah angka 31 yang merupakan angka tanggal yang ada di A1.

41
 Microsoft Office

3. Fungsi =MONTH
Fungsi ini untuk menampilkan angka bulan dari suatu data tanggal. Sebagai contoh
sel A1 berisi data tanggal 31-Dec-99. Bila di B2 diisikan fungsi =MONTH(A1), maka
hasilnya berupa angka 12 yang merupakan angka bulan yang ada di A1.
4. Fungsi =YEAR
Fungsi ini untuk menampilkan angka tahun dari suatu data tanggal. Sebagai
contoh sel A1 berisi data tanggal 31-Dec-99. Bila di B2 diisikan fungsi =YEAR(A1),
maka hasilnya berupa angka 1999 yang merupakan angka tahun yang ada di A1.
5. Fungsi =TODAY()
Fungsi ini untuk menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer. Sebagai
contoh sel B4 diisi fungsi =TODAY(), maka akan dihasilkan tanggal 8-Aug-05 yang
merupakan tanggal sistem saat ini yang ada di komputer.
6. Fungsi = WEEKDAY
Fungsi ini untuk menampilkan urutan hari dalam satu minggu dengan urutan
sebagai berikut:
1 berarti hari Minggu 5 berarti hari Kamis
2 berarti hari Senin 6 berarti hari Jumat
3 berarti hari Selasa 7 berarti hari Sabtu
4 berarti hari Rabu

Sebagai contoh bila A1 berisikan data 8-Aug-05, dan di B1 diisikan fungsi =WEEKDAY(A1),
maka akan dihasilkan angka 2 yang artinya hari Senin/Monday.

7. Fungsi =DATEVALUE()
Mengonversi tanggal pada lembar kerja Excel dari teks ke numerik.

8. Fungsi =VALUE()
Mengonversi teks/teks tanggal pada lembar kerja Excel menjadi numerik. Sebagai
contoh di B2 berisi tanggal 8-Aug-05, dan di B3 diisikan fungsi =VALUE(B2) maka
akan diperoleh 38572.

G. Fungsi Waktu

Fungsi-fungsi waktu digunakan untuk memproses data berupa waktu. Agar dapat
dikenakan proses perhitungan, maka setiap waktu diwakili oleh angka berupa angka
pecahan yang berkisar antara 0 dan 1. Angka tersebut menunjukkan sepersekian dari
hari.
Contoh:
Jam 0:00 diwakili dengan angka 0
Jam 06:00 diwakili dengan angka 0.25
Jam 12:00 diwakili dengan angka 0.50
Jam 18.00 diwakili dengan angka 0.75
Dan seterusnya.
Jadi jam 12:00 diwakili dengan angka 0.50, yang berarti bahwa jam 12:00 adalah 0.5 hari.

42
 Microsoft Office

1. Fungsi =TIME
Fungsi ini untuk menampilkan suatu angka pecahan yang mewakili suatu waktu, dengan
bentuk umum sebagai berikut:
=TIME(Jam,Menit,Detik)
Untuk menuliskan jam pada fungsi di atas, haruslah digunakan sistem 24 jam. Untuk
menyatakan jam 6 sore, dituliskan 18:00 dan bukan 06:00.
Sebagai contoh untuk menyatakan waktu 18:30, maka dituliskan: =TIME(18,30,0)
Dan akan dihasilkan angka 0.77.
Excel menyediakan beberapa format waktu yang dapat digunakan setelah pengetikan
fungsi =TIME. Prosedur perubahan format waktu sebagai berikut:
1) Sorot daerah yang akan diganti format waktunya;
2) Klik Cells dari menu Format;
3) Klik tab Number;
4) Pada Category, pilihlah Time. Tampil box dialog Format Cells dengan Time.
5) Pada kotak Type, pilih bentuk format waktu yang diinginkan;
6) Klik OK untuk konfirmasi.

2. Fungsi =HOUR
Fungsi ini untuk menampilkan angka jam dari suatu data waktu. Sebagai contoh A1
diisi dengan data waktu 18:45:30. Bila di B1 diisikan fungsi =HOUR(A1), maka akan
diperoleh angka 18 yang merupakan angka jam yang ada di A1.
3. Fungsi =MINUTE
Fungsi ini untuk menampilkan angka menit dari suatu data waktu. Sebagai contoh
A1 diisi dengan data waktu 18:45:30. bila di B1 diisikan fungsi =MINUTE(A1), maka
akan diperoleh angka 45 yang merupakan angka menit yang ada di A1.
4. Fungsi =SECOND
Fungsi ini untuk menampilkan angka detik dari suatu data waktu. Sebagai contoh
A1 diisi dengan data waktu 18:45:30. bila di B1 diisikan fungsi =SECOND(A1), maka
akan diperoleh angka 30 yang merupakan angka detik yang ada di A1.

43
 Microsoft Office

5. Fungsi =NOW()
Fungsi ini untuk menampilkan tanggal dan waktu sistem saat ini yang ada di
komputer. Sebagai contoh B4 diisi fungsi =NOW() maka akan ditampilkan tanggal
dan waktu yang ada di komputer.

H. Fungsi Matematika
Selain fungsi statistik, waktu dan pembacaan tabel, terdapat juga fungsi-fungsi lain yang
sering diperlukan dalam manipulasi lembar kerja Excel.
Fungsi-fungsi matematika disediakan oleh Excel untuk melakukan perhitungan aritmatika
secara lebih cepat. Cakupan dari jenis perhitungannya antara lain:
1. Fungsi =POWER
Fungsi ini untuk menampilkan hasil perpangkatan dari suatu angka, dengan bentuk
umum:
=POWER(Angka yang dipangkatkan, Pangkat)
Contoh:
=POWER(2,2) akan dihasilkan nilai 4.

2. Fungsi =ROUND
Fungsi ini untuk membulatkan angka sebanyak desimal yang diinginkan, dengan bentuk
umum:
=ROUND(Angka, Jumlah Desimal)
Contoh:
=ROUND(21.3692,2) akan dihasilkan nilai 21.37
Jika jumlah desimal yang dipakai berupa bilangan negatif, maka pembulatan dilakukan ke
sebelah kiri, yaitu ke arah bilangan puluhan, ratusan, ribuan, dan seterusnya yang terdekat.
Contoh:
=ROUND(21.5,-1) akan dihasilkan nilai 20

Latihan Soal
44
 Microsoft Office

 Jika nilai rata-rata 0-59, maka Cukup

 Jika nilai rata-rata 60-84, maka Baik
 Jika nilai rata-rata 85-100, maka Baik Sekali.

Kerjakan tabel berikut :

Latihan - 2 :
 Jika nilai ujian 85-100, maka nilai huruf A, Jika nilai ujian 70-84,99, maka nilai huruf B, Jika nilai
ujian 55-69,99, maka nilai huruf C, Jika nilai ujian 40-54,99, maka nilai huruf D, Jika nilai ujian 0-
39,99, maka nilai huruf E

Latihan – 3 :

45
 Microsoft Office

Soal Hlookup :
 Buat tabel seperti di bawah ini
 Baris pertama dan kedua merupakan tabel referensi
 Baris ke lima hingga 12 adalah tabel kerja

Soal Hlookup :

46
 Microsoft Office

 Buat tabel seperti di bawah ini

 Kolom kedua dan Kolom ketiga merupakan tabel referensi


Latihan – lookup :

I. Page setup

47
 Microsoft Office

Masuk ke jendela page Setup

untuk masuk ke jendela page setup caranya yaitu
1. untuk excel 2003 ke bawah ; klik menu file, kemudian pilih menu Page Setup.

2. Untuk excel 2007 ke atas, klik tombol bundar di pojok kiri atas, arahkan mouse ke
print, kemudian pilih print preview,

3. Setelah itu klik tombol Page setup yang ada di atas jendela

4. sehingga muncul jendela page setup seperti gambar di bawah ini

48
 Microsoft Office

Kotak dialog Page Setup terdiri dari empat tab, yaitu Page, Margins, Header/Footer, dan Sheet.
Masing-masing tab memiliki fungsi tersendiri.
 Tab Page berguna untuk mengatur orientasi cetak, skala prosentasi, ukuran kertas,
kualitas cetak dan lain-lain.
 Tab Margin digunakan untuk menentukan batas kiri, kanan, atas dan bawah layout hasil
print.
 Tab Header/Footer berfungsi untuk memberi catatan tambahan pada bagian kepala dan
kaki kertas, dan lain-lain.
 Tab Header/Footer berfungsi untuk mengatur area yang dicetak, baris atau kolom yang
ditahan, atau mengatur tampilan dokumen yang akan dicetak.

J. Mencetak
49
 Microsoft Office

Langkah-langkah Mencetak pada lembar kerja excel :

 Blok data yang akan dicetak dengan mengklik toolbar Print Area seperti pada gambar
berikut :

 Klik Toolbar Print , Klik Ok.

BAB IV
POWER POINT
50
 Microsoft Office

A. Bekerja dengan Power Point

M embuat presentasi dengan menggunakan PowerPoint sangatlah mudah, karena

memang PowerPoint dicipta untuk keperluan ini. Akan tetapi semudah apapun
sebuah pekerjaan jika tidak mengetahui rumusnya akan terasa sulit. Hal itulah yang
saya rasakan waktu pertama kali ingin membuat presentasi menggunakan powerPoint. Dengan
seringnya berlatih dan coba sana coba sini akhirnya ketemu juga rumus-rumusnya. Nah dari hasil
pengalaman itulah di kesempatan kali ini saya akan sedikit share cara membuat presentasi dengan
mengunakan powerPoint.

Langkah-langkah membuat design power point :

1. Buka Program Power Point, seperti pada tampilan berikut ini :

2. Buka Microsoft PowerPoint sobat, kemudian pilih menu design , lalu pilih theme yang sobat sukai,
di sini saya memilih theme Apex. Sobat bisa merubah colors, Fonts dan effectsnya sesuai
kesukaan sobat. baca juga:

51
 Microsoft Office

3. Setelah sobat memilih theme, silahkan ganti tulisan click to add title dengan judul presentasi
sobat dan click to add subtitle dengan deskripsinya. Sobat juga bisa menggantinya dengan tulisan
yang sobat sukai, karena tidak ada yang mengharuskan sobat harus menulis judul dan
subjudulnya.
4. Untuk menambah slide sobat bisa melakukannya di menu home kemudian klik new slide lalu
pilih layout yang sobat butuhkan.

5. Jika sobat ingin menhapus salah satu slide sobat tinggal klik slide yang akan di hapus kemudian
klik Del pada keyboard. Sobat juga bisa mengatur slide 1 menjadi slide 2 dengan cara drag and
drop.
6. Untuk menambahkan animasi pada pergantian slide sobat bisa melakukannya di menu animation

52
 Microsoft Office

Klik slide yang akan diberi animasi, kemudian pilih model animasi yang sobat sukai. Jika sobat ingin
seluruh slide menggunakan animasi yang sama, silahkan klik apply to All. Sobat juga bisa
menambahkan suara dikolom no sound dan mengatur kecepatan animasi di kolom fast. Klik
automatically after jika sobat menginginkan perubahan slid tanpa di klik mouse. Untuk melihat
hasilnya, silahkan sobat klik preview yang berada di pojok kiri atas.
7. Untuk menambahkan efek animasi pada teks atau gambar dalam presentasi, silahkan klik
costume animation kemudian klik teks yang akan di kasih animasi, lalu pilih add effect. Silahkan
dicoba-coba sendiri ya.

8. Klik Slide Show untuk melihat hasil keseluruhan (full screen)

9. Jika presentasi sudah di buat silahkan disimpan. Jika sobat ingin mengeditnya di kemudian hari
silahkan klik ctrl+S, tetapi jika sobat ingin menyimpan hanya dalam slidshow, klik logo Microsoft
office/shave as/PowerPoint show. Jika sobat memilih ini, hasilnya tidak akan bisa di edit lagi.

53
 Microsoft Office

B. Mencetak
Langkah-langkah Mencetak :
 Klik Toolbar Print preview and print > tentukan jenis printernya, jumlah lembar yang akan
dicetak, Full Page Slides.
 Bila sudah ditentukan maka klik Print.

BAB V
Microsoft Access

54
 Microsoft Office

1. Memulai Microsoft Access

 Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama dengan membuka program
lainnya yaitu dimulai dengan klik tombol start > Program Microsoft Access. Tampilan awal
Program Microsoft access seperti berikut ini :

 Ketik nama File pada kotak File name dan klik tombol Browse hingga tampil kotak dialog file
new Database.

 Klik Ok.
 Kemudian, tentukan lokasi penyimpanan dengan database-mu. Atur juga tipe versi
penyimpanannya pada bagian save as type seperti :

55
 Microsoft Office

 Klik Create. Maka akan muncul tampilan berikut ini :

2. Pengertian Tabel , Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang sal ing berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dar i
beberapa record dan f ields. Sebagai ilust rasinya adalah sebagai berikut :

3. Membuat Tabel
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel.
Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :

3.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View

Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama
kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :

56
 Microsoft Office

Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti
di atas, yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada
kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add
berubah menjadi Field1.

b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali
Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain
klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

57
 Microsoft Office

3.2. Menyimpan Tabel

Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :
 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih Save
 Tekan tombol Ctrl+S
 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

 Klik tombol OK

3.3. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
a. Klik tab Create
b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel
(struktur tabel) berikut :

c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel seperti
tampilan di atas :
d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi data, hingga
muncul kotak dialog Save As
58
 Microsoft Office

e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.

f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

4. Mengolah Desain Tabel

Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data
(Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key)
dan mengatur data dengan Field Properties.

4.1. Nama Field (Field Name)

Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan
Nama Field (Field Name) :
a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi atau karakter
khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda kurung siku ([ ]).

4.2. Tipe Data (Data Type)

Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana
pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type) pada Access 2010 :

Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk
operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255
karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung data
sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika.
Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data
yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar.
Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website,
dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip
dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya
Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK
ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder
diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Wizard Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box
atau combo box.

4.4. Keterangan (Description)

59
 Microsoft Office

Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela
datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi
keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.

4.5. Primary Key

Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci
pengurutan data dari sebuah tabel. Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key,
maka lakukan langkah berikut ini :
a. Aktifkan jendela Design View
b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka secara
otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes
(No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties :
 No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)
 Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan
membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
 Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), namun
tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

Latihan Soal :

60
 Microsoft Office

1. Buatlah tabel dengan field name dan data typenya sebagai berikut, bila belum mengerti langkah-
langkahnya silahkan baca artikelnya disini Membuat Field Name Dan Mengubah Data Type Pada
Microsoft Access.

Data Calon Siswa :

2. Combo Box Berikut Langkah-langkah Cara membuat Combo Box Pada Access

4. Control Button

Langsung saja langkah-langkahnya sebagai berikut :

61
 Microsoft Office

Daftar untuk menambahkan/add pendaftar baru.

Batal untuk menghapus/delete pendaftar yang batal.
Simpan untuk menyimpan/save data terbaru.

Pertama buka form “pendaftaran siswa baru” yang sudah dibuat pada artikel sebelumnya.

Klik menu View >> klik Design View. atau bisa juga klik kanan pada form tersebut lalu >> klik
Design View
Selanjutnya akan tampil seperti gambar dibawah ini, selanjutnya klik dan tahan pada footer
untuk memberi ruang peletakan tombol yang akan dibuat.

Selanjutnya klik menu Design kemudian >>> pilih/klik Button dan letakan dibagian bawah dari form.
Selanjutnya akan muncul tampilan common button wizard kita beri printah pada button
tersebut Record Operations >> Add New Record

Selanjutnya bisa dipilih text atau gambar kita pilih saja text ketik “ Daftar “ klik >> Next >> berikan
nama “daftar” juga >> Finish
62
 Microsoft Office

Selanjutnya tombol kedua caranya hampir sama pada Categori Record Operation yang perlu
diubah Actionnya pilih delete record >>> pilih text ketik “batal” >> Next>> berikan nama
“batal” >> Finish

Selanjutnya tombol ketiga categori Record Operation, Actionnya pilih Save Record >>> pilih
text ketik “Simpan” >> Next>> berikan nama “Simpan” >> Finish

5. Buat Form
Form yaitu digunakan untuk mempresentasikan tampilan kepada user dalam bentuk
format formulir, yang bisa ditambahkan tombol fungsi, combo box, label dan
sebagainya.
Pada artikel kali ini belajaroffice.com akan membahas cara membuat form pada microsoft
Access, langsung saja langkah-langkahnya sebagai berikut :

63
 Microsoft Office

Cara simpel dan paling mudah yaitu klik menu Create >>> Group Forms >> pilih sesuai
kebutuhan Form, Split Form atau Mutiple Items
Contoh bentuk form

6. Membuat Report
Report yaitu digunakan untuk membuat lembaran laporan seperti bisa digunakan untuk
membuat laporan data penjualan, laporan pegawai, laporan keuangan dsb. Sebagai
contoh artikel ini, kita akan buat report dari latihan sebelumnya yaitu belajar membuat
report/laporan pendaftaran siwa baru, langsung saja langkah-langkah cepat, paling mudah
dan simpel adalah sebagai berikut :
Klik pada menu Create >>> pada group Reports >>> klik icon Report
Untuk mengeditnya klik view >>> design view
Berikut fungsi icon pada group report
A. Labels : untuk membuat report dengan format label standar dan bisa dicostumisasi.
B. Blank report : untuk membuat report kosong kita bisa tambahkan field, control dan
mendesainnya sendiri.
C. Report wizard: untuk membuat report yang simpel dan bisa dicustumisasi.
D. Report Design : untuk membuat report kosong design view

64