Komunikasi Bisnis

1
Modul ke:

BENTUK DASAR
KOMUNIKASI
Fakultas
Dr. Aldina Shiratina, SE., M.Si
Ekonomi Dan
Bisnis
Program Studi
Manajemen
Komunikasi
 Seorang pimpinan suatu organisasi dapat memberikan perintah kerja
atau kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis.
 Perintah kerja yang disampaikan secara lisan meliputi penyampaian
pesan bisnis melalui telepon, interkom,rapat- rapat(meeting) dan
pengarahan (briefing).
Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain :
 Rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas
kerja, surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang,
menjawab atau membuat surat pengaduan (complaint
letters), surat ederan umum,surat pengumuman, surat
kontrak kerjasama, surat balasan atau tanggapan, surat
penerimaan kerja, surat penolakan kerja atau proposal
ekspansi usaha.
Pengertian Komunikasi Bisnis
 Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles
and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim),
baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau
tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu
proses pengiriman dan penerimaan pesan.
 Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang
dilakukan oleh dua orang pihak atau lebih dengan menggunakan
bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung
lebih fleksible (luwes) dan informal.
 Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang
dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing
memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat
tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar
wilayah,maupun antar Negara.
 Pemecahan masalah
lebih cepat

Respons stakeholder Pengambilan

Keputusan yg lebih
lebih meningkat
Mantap

Citra Profesional Komunikasi Produktivitas Lebih

lebih meningkat Yang Efektif meningkat

Bahan Promosi yang Arus Kerja lebih

lebih jelas mantap

Hubungan Bisnis yg
lebih kuat

Gambar 1.1. Komunikasi Bisnis yang efektif

(Bovee, 2007: 5)
Komunikasi Verbal
Dalamdunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi
verbal, misalnya sebagai berikut :
 Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
 Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah
yang menunggak pembayarannya.
 Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
 Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak
lain. Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat penolakan kerja. Membuat dan mengirim
surat penerimaan kerja.
 Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain. Membuat
dan mengirim surat pemberitahuan ke media masa. Membuat dan
mengirim surat pengumuman ke media masa. Membuat dan mengirim
informasi lowongan kerja ke media masa.
Lanjutan.. Komunikasi Verbal
 Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja
bisnis suatu perusahaan.
 Membuat dan mengirim surat ucapan berduka cita kepada mitra kerja
bisnis suatu perusahaan.
 Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis suatu
perusahaan. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta
informasi kepada produk-produk baru.
 Berdiskusi dalam suatu tim kerja tim (teamwork).
 Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu
perusahaan. Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan
dalam suatu perusahaan. Melakukan negoisasi dengan pelaku bisnis
lain.
 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini
bawah. Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan
perusahaan di hadapan tim penguji.
 Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (telecomference)
dengan perusahaan atau pihak lain.
 Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.
Komunikasi nonverbal
• Menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business
Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan,
yaitu :
1. Memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspreksikan emosi
4. Memberikan sifat, melengkapi, menentang atau
mengembangkan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus misalnya
memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf
yang baik dan benar.
Proses Komunikasi

Tahap 6 Penerima
Tahap 1 Pengirim memberi tanggapan dan
mempunyai gagasan

SALURAN DAN MEDIA

umpan balik

Tahap 2 Pengirim Tahap 5 Penerima

mengubah ide menjadi menafsirkan pesan
pesan

Tahap 3 pengirim Tahap 4 penerima

mengirimkan pesan menerima pesan

Proses Komunikasi (Djoko Purwanto,

2011:13)
Proses Komunikasi

Arti berbeda arti berbeda tingkat arti sangat mirip

Salah pengertian pengertian cukup tingkat
pengertian tinggi

Gambar 1.3 Bagaimana pengalaman mempengaruhi pengertian

seseorang (Djoko Purawanto, 2011 hal 19 Komunikasi Bisnis)
Karakteristik Komunikasi yang Efektif:
 Sediakan informasi yang praktis dengan para penerima tersebut
yang berguna, apakah informasi ini untuk membantu mereka
melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami
kebijakan suatu perusahaan.
 Berikan fakta bukan kesan dengan menggunakan kalimat konkret,
detail yang spesifik dan informasi yang jelas, menyakinkan, akurat
dan etis.
 Perjelas dan padatkan informasi dengan memberikan pokok-pokok
informasi yang paling penting daripada memberikan semua informasi
pada pembaca.
 Nyatakan tanggung jawab dengan tepat dengan menuliskan pesan-
pesan yang menghasilkan respons spesifik dari penerima tertentu.
 Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi dengan menunjukkan
pada para pembaca anda respons atas pesan anda sesuai dengan
cara yang anda inginkan.
Komunikasi dalam Lingkungan organisasi
Komunikasi internal adalah anda bertukar informasi dengan orang-orang
dalam organisasi, dan adapun anda bertukar informasi dan ide-ide dengan
orang diluar organisasi anda yang disebut dengan komunikasi eksternal.
Di seluruh jaringan formal internal tersebut mengalir dalam tiga arah,
sebagai berikut:
a. Aliran ke arah bawah mengalir dari para ekskutif ke para karyawan,
membagi keputusan eksekutif dan menyediakan informasi yang
membantu para karyawan mengerjakan pekerjaan mereka.
b. Aliran ke arah atas merupakan komunikasi kearah atas mengalir dari
para karyawan ke para eksekutif, memberikan laporan dengan tepat
waktu tentang problem, tren, peluang keluhan dan kinerja.
c. Aliran horizontal merupakan komunikasi internal atau diagonal
mengalir antar departemen untuk membantu para karyawan berbagi
informasi dan mengoordinasikan tugas.
 Kurangnya sarana dan prasaraana yang
diperlukan dalam proses komunikasi
Hambatan Proses Komunikasi

Hambatan yang Penguasaan teknik dan metode

bersifat teknis berkomunikasi yang tidak sesuai

Komunikasi Tidak
Kondisi fisik yang tidak
memungkinkan terjadinya proses
komunikasi

Efektif
Hambatan yang disebabkan kesalahan dalam
Hambatan menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian
semantik terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang
dipergunakan dalam proses komunikasi.

Pandangan yang sifatnya

apriori
Prasangka yang didasarkan pada
emosi
Hambatan perilaku
Suasana otoriter

Ketidakmauan untuk berubah

Sifat yang egosentris

DISKUSI
Tugas Individu

Tugas Kelompom

Diskusi
Datar Pustaka

1. Komunikasi Bisnis, Curtland L,Bovee John V Thill Edisi

kedelapan 2008

2. Komunikasi Bisnis, Djoko Purwanto, Edisi keempat, 2011

3. Drs. Muhammad Wahdi, MAB, Edisi pertama,2011

4. Business Communications, Marry Ellen Guffey,Kathleen

Rhodles, Patricia Rogin, Edisi Keempat, 2006.
Terima Kasih
Dr. Aldina Shiratina, SE., M.Si