KULIAH UMUM

STIE PELITA BANGSA 11 JUNI 2017

 KOMUNIKASI BISNIS
Deskripsi.
Komunikasi bisnis mencakup berbagai hal yang berkaitan
dengan komunikasi baik secara lisan atau tulisan dalam
dunia bisnis.
TIU
Setelah mengikuti matakuliah ini, mahasiswa diharapkan
mampu meningkatkan kemampuan kognitif, afektif, dan
psikomotorik dalam berkomunikasi baik secara lisan
dan tulisan dalam beragam konteks situasi dengan
merencanakan, memformulasikan, menyusun dan
menerapkan strategi komunikasi bisnis yang efektif.
 REFERENSI
Bovee & Thill, 2008. Business Comunication Today, Komunikasi
Bisnis. Edisi Kedelapan. Jilid 1 dan 2. PT Indeks, Jakarta.
Djoko Purwanto, 2006, Komunikasai Bisnis, Edisi ke-tiga,
Penebit Erlangga, Jakarta
Priyatna ,Soeganda dan Elvinaro Ardianto, 2009, Komunikasi
Bisnis, Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis, Widya
Pajajaran, Bandung.
Stephen R.,2011. Seni Mendengar dan Komunikasi yang
Efektif, Klik Publishing, Jakarta.
Sutrisna Dewi, 2007, Komunikasi Bisnis, Penerbit Andi,
Yogyakarta
 BAB I
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
 Definisi Komunikasi
Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006:3)
komunikasi adalah proses pertukaran informasi antar
individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan.

Rogers, dalam Dewi (2007:3) komunikasi adalah

suatu proses dimana dua orang atau lebih
membentuk atau melakukan pertukaran informasi
thd satu sama lain yg pada gilirannya akan tiba
kepada saling pengertian.
 Komunikasi Bisnis
Purwanto (2006:3) adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi
verbal maupun komunikasi non verbal untuk
mencapai tujuan tertentu.

Priyatna dan Elvinaro (2009:25) Komunikasi bisnis

adalah komunikasi yang dilakukan antar manusia ,
manusia dengan institusi, institusi dengan institusi,
yang berkaitan dengan pertukaran barang /jasa
untuk memperoleh profit.
 Gambar 1.1. Model Kommunikasi Berlo
4 Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lain
yaitu; effect, feedback, dan lingkungan

Saluran
Pesan Penerima
Sumber dan (receiver) Efek
(Message) Media
(Source)
(channel)

Umpan
Balik Lingkungan

Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset,

Yogyakarta, hal. 4
 EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
Komuniksi dianggap efektif hanya jika
komunikan memahami pesan dengan benar
dan memberikan respon sesuai dengan apa
yang diinginkan oleh komunikator.
Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yang efektif
akan membantu mengatur arus kerja,
memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkan
citra profesional, dan memberikan berbagai
manfaat lainnya (gambar 1.2)
 Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif

Pemecahan
masalah lebih
cepat
Respon Pengambilan
stakeholder keputusan
lebih meningkat lebih mantab

Citra KOMUNIKASI Produktivitas

profesional YANG lebih
lebih meningkat EFEKTIF meningkat

Bahan Arus kerja

promosi lebih
Hubungan mantab
lebih jelas
bisnis lebih
kuat

Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5
 Karakteristik Komunikasi yang Efektif.
1. Praktis.
Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi
dapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau
untuk memahami keinginan pengirim.
2. Faktual.
Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan.
3. Padat.
Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua
informasi.
4. Jelas.
Berisi pesan pesan yang menghasilkan respon spesifik dari
penerima.
5. Persuasif.
Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon
sesuai dengan cara yang pengirim inginkan.
 Gambar: 1.2 Proses Komunikasi

Langkah 1 Umpan balik juga perlu disan- Langkah 6

Pengirim dikan, dikirim, dan diartikan
Penerima
mempunyai ide
mengirim
atau informasi
umpan balik
untuk dibagi

Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5

Pengirim Pengirim Penerima Penerima
menyandikan mengirim menerima mengartikan
ide pesan pesan pesan

Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta,
hal. 12
 TUJUAN KOMUNIKASI
Efek dari proses komunikasi dapat seperti
yang menjadi tujuan komunikasi atau
sebaliknya.
Secara umum tujuan komunikasi meliputi;
Perubahan sikap [attitude change]
Perubahan pendapat [opinion change]
Perubahan perilaku [behaviour change]
Perubahan sosial [social change]
 Fungsi Komunikasi Dalam
Organisasi
1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan
kebu-tuhan informasi yang diperlukan agar setiap
anggota orga-nisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti
2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan
dan pengendalian organisasi melalui peraturan,
prosedur, perintah dan laporan.
3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya
menumbuhkan komitmen bawahan dalam
melaksanakan tugasnya.
4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya
organisasi menyediakan saluran komunikasi baik
formal maupun informal, yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik
 Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya terdiri dari dua
bentuk, yaitu:
1. Komunikasi verbal
2. Komunikasi non verbal
 KOMUNIKASI VERBAL
Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg
digunakan untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada
pihak lain dengan menggunakan kata/bahasa baik
secara tertulis atau lisan.
Contoh
Membuat dan mengirim suat pengantar barang
kepada pihak lain.
seorang presenter membawakan acara musik di
stasiun televisi,
seorang wartawan menulis berita atau opininya di
surat kabar, atau
seorang manajer menelpon bawahannya.
Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi
besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau
keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal
ketimbang nonverbal.
 Praktek Komunikasi Verbal
Praktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara:
1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing).
Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung
lebih menyukai berbicara ketimbang menulis.
Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap
lebih mudah menyentuh sasaran karena langsung
didengar komunikan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat
disampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis
antara lain berupa surat, memo, dan laporan.
2. Mendengar (listening) dan membaca (reading).
Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau
mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya.
Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat
diperlukan.
 Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis

KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication)

Menulis Membaca
9 % 16 %

1
Mengirim 2
pesan Menerima
pesan
Mendengarkan
Berbicara
30 % 45 %
KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication)
Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis,
2006:7
 KOMUNIKASI NONVERBAL
Komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang
diguna-kan untuk menyampaikan pesan tanpa kata
terucap dan tertulis.
Komunikasi nonverbal memiliki sifat;
Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari,
Spontan dalam hal penyampaian pesan.
Efisien
Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai
tingkat kepercayaan yang tinggi thd kebenaran
pesan-pesan yang disampaikan lewat bahasa isyarat.
Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan
bahwa tingkat kepercayaan yg bersumber dari
pembicaraan orang, hanya 7 % yg berasal dari bhs
verbal , 38 % dari vokal suara dan 55 % dari ekspresi
 FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL
Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesan
nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal:
1.Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah mengatakan
penolakan, kita menggelengkan kepala.
2.Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya
tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan
dengan mengangguk-anggukkan kepala.
3.Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain
thd pesan verbal. Misalnya anda memuji prestasi teman dengan
mencibirkan bibir, seraya berkata Hebat, kau memang hebat.
4.Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan
nonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat penderitaan
yang tidak terungkap dengan kata-kata.
5.Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahi
nya. Misalnya, anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dgn
memukul meja.
Aneka Bentuk Komunikasi
Nonverbal

Bahasa Bahasa
Simbol Tubuh
Sentuhan
Intonasi
Suara

Ekspresi
wajah Penggunaan
jarak dan
waktu
Bahasa
Sandi Seragam
 Etika Berkomunikasi
Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika terdiri
dari semua informasi yang: relevan, benar secara akal
sehat, dan tidak menipu dengan cara apa pun.
Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi yang
salah dan informasi yang menyesatkan.
Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis harus
melibatkan tiga elemen yaitu:
1. Individu yang beretika
2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika
3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk mendukung
pemilihan keputusan dan tindakan etis.

 Hambatan Komunikasi
Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang
memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran
pengiriman dan penerimaan pesan. Contoh; suara bising,
cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal. (transmisi).
Hambatan Semantik
Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan
makna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yang
berbeda, menggunakan istilah rumit ,dsb
Hambatan Manusiawi
Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi,
baik komunikator maupun komunikan. Hambatan ini
mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual
manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi,
maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yang
sempit.
Cara Mengatasi Hambatan dan
Memperbaiki Komunikasi
Meminimumkan gangguan teknis.
Mengadopsi pendekatan yang berpusat
pada penerima.
Menyesuaikan keterampilan bisnis
Memberikan dan merespon umpan
balik yang konstruktif.
Menjjadi sensitif pada etka bisnis
Memanfaatkan teknologi (bovee &
Thill,2007)
 BAB II
Definisi
KOMUNIKASI DALAMBisnis
LINGKUNGAN
ORGANISASI BISNIS
Boone & Kurtz (2002:8), bisnis adalah semua aktivitas
yang bertujuan mencari laba dan perusahaan yang
menghasilkan barang dan jasa yg dibutuhkan oleh
sebuah sistem ekonomi.
Bisnis adalah semua aktivitas orang perorangan atau
perusahaan yang;
memproduksi dan atau mendistribusikan barang dan
atau jasa
Mencoba memenuhi keinginan dan kebutuhan
konsumen
Mencari keuntungan
 Pentingnya Komunikasi

Organisasi terdiri atas sejumlah orang yang saling ber-

interaksi dan saling bergantung.
Interaksi dan kebergantungan memerlukan koordinasi
dan selanjutnya koordinasi mensyaratkan komunikasi.
Interkasi terjadi di antara pimpinan organisasi ,pimpinan
dengan karyawan dan dengan audience di luar organisasi.
Karena itu dalam setiap organisasi terjadi proses
komunikasi dalam berbagai bentuk dan pola.
 Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Menurut ruang lingkup terjadinya komunikasi, dibedakan

menjadi:
1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang
berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan
organisasi atau perusahaan, yang terjadi diantara
orang-orang dalam organisasi saja.
2. Komunikasi eksternal , yaitu pertukaran informasi
terjadi antara organisasi dengan pihak luar seperti
kreditur,pemasok, pelanggan dan sebagainya.
Komunikasi internal maupun eksternal dapat
berlangsung melalui saluran formal maupun informal.
(Gambar 2.1)
Lanjutan,
Komunikasi Formal
Komunikasi resmi yang mengikuti rantai perintah dalam
struktur organisasi suatu perusahaan. Komunikasi yang tata
caranya telah diatur dalam struktur organisasi dapat terjadi
secara vertikal ataupun horizontal.
Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau
perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi
dan mengabaikan hirarkhi organsasi.
 Gambar 2.1 : Bentuk bentuk Komunikasi.

Internal Eksternal

Komunikasi yg direncanakan Komunikasi yg direncanakan

Formal

antar orang-orang dalam (surat, antar organisasi dengan orang-

orang di luar (surat, laporan,
memo, e-mail, pesan instan)
memo, e-mail, situs web pesan
yang mengikuti rantai hirarkhi
instan, dan konferensi pers)
dalam struktur organisasi

Komunikasi kasual antar karyawan Komunikasi kasual dengan para

Informal

(e-mail, pesan instan, percakapan pemasok, pelanggan investor, dan

tatap muka langsung, dan telepon) orang luar lainnya (percakapan
yang tidak mengikuti rantai hirarkhi tatap muka, e-mail, pesan instan,
organisasi. dan telepon)

Sumber: Bovee & Thill. 2007:10 Komunikasi Bisnis.Indeks

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Komunikasi Langsung
Proses komunikasi yang dilaksanakan secara
langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga
ataupun media komunikasi yang ada dan tidak
dibatasi oleh jarak.
Komunikasi Tidak Langsung
Proses komunikasi yang dilaksanakan dengan
bantuan pihak ketiga atau bantuan alat-alat
atau media komunikasi
 Komunikasi yang mengalir sepanjang garis komando
(tingkat hirarki) dalam struktur organisasi. Di seluruh
jaringan formal internal informasi mengalir dalam tiga
arah;
1. Aliran ke arah bawah. Komunikasi dari atas ke
bawah (top-down atau downward communications)
2. Aliran ke arah atas. Komunikasi dari bawah ke atas
(bottom-up atau upward communications)
3. Aliran horizontal. Komunikasi horizontal (horizontal
atau lateral communications)
Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai
perbedaan fungsi yang sangat tegas.
 JARINGAN KOMUNIKASI FORMAL DALAM ORGANISASI

Direktur
Utama

Direktur Direktur Direktur

Produksi Pemasaran Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Pabrik Gudang Promosi Penjualan Akuntansi Keuangan

MANDOR SUPERVISOR PENYELIA PENYELIA PENYELIA PENYELIA

Sumber: diadopsi dari Bovee & Thill. 2007:11 Komunikasi Bisnis.Indeks

 Komunikasi dari Atas ke Bawah

Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang

yang berada pada tataran manajemen mengirimkan
pesan kepada bawahannya.
Tujuan komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
1. Pemberian pengarahan atau instruksi kerja (job
instruction)
2. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu
tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationnale)
3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-
peraturan yang berlaku (procedures and practices)
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada
para karyawan
5. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja
lebih baik
 Komunikasi dari Bawah ke Atas

Komunikasi yg terjadi ketika bawahan mengirim

pesan kepada atasannya.
Tujuan komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
1. Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun
tugas yang sudah dilaksanakan
2. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesai-
kan oleh bawahan
3. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
4. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
 Komunikasi Horizontal
Komunikasi yang berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedu-
dukan yang setara.
Tujuan komunikasi horisontal ini adalah:
1. Memperbaiki koordinasi tugas
2. Upaya pemecahan masalah
3. Saling berbagi informasi
4. Upaya pemecahan konflik
5. Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
 Komunikasi Informal
Walaupun sudah tersedia jalur komunikasi formal, kebe-
radaan jalur komunikasi informal tidak bisa dihindari.
Dengan jalur komunikasi informal, orang-orang yang ada
dalam organisasi, tanpa melihat kedudukan, hirarki,
jabatan dapat berkomunikasi secara luas.
Mereka dapat membicarakan masalah-masalah khusus
yang masih terkait dengan situasai kerja yang ada dalam
organisasi maupun masalah umum seperti; humor, olah
raga, keluarga, seni, musik, TV, politik, dan sebagainya.
 JARINGAN KOMUNIKASI INFORMAL DALAM ORGANISASI

Direktur
Utama

Direktur Direktur Direktur

Produksi Pemasaran Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Pabrik Gudang Promosi Penjualan Akuntansi Keuangan

MANDOR SUPERVISOR PENYELIA PENYELIA PENYELIA PENYELIA

Sumber: diadopsi dari Bovee & Thill. 2007:11 Komunikasi Bisnis.Indeks

 Komunikasi Menurut Sifat dan Jumlah
Komunikan
1. Komunikasi Antar Pribadi (KAP)
KAP adalah komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau
lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang.
Komunikasi antar dua orang dalam situasi tatap muka disebut
komunikasi diadik.
2. Komunikasi kelompok
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara
beberapa orang dalam suatu kelompok kecil seperti dalam rapat,
pertemuan, konperensi dan sebagainya
3. Komunikasi massa
Komunikasi Massa adalah komunikasi yg menggunakan media
massa, baik cetak atau elektronik yg dikelola oleh suatu lembaga ,
yg ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar dibanyak
tempat.
TUJUAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI
Menurut Purwanto (2006:22) beberapa tujuan komunikasi
antarpribadi, meliputi;
1. Menyampaikan informasi kepada orang lain, agar orang
tersebut mengetahui sesuatu.
2. Berbagi pengalaman tentang suka duka kehidupan yang
mungkin berharga bagi orang lain
3. Menumbuhkan simpati (sikap positip) utk ikut merasakan
apa yang dirasakan oleh orang lain
4. Melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu
yang memberikan manfaat kedua belah pihak.
5. Menceritakan kekecewaan atau kekesalan kepada orang
lain, sehingga dapat mengurangi beban pikiran.
6. Menumbuhkan motivasi untuk melakukan sesuatu yang
baik dan positip
 Bovee & Thill (2007: 90) Komunikasi antar budaya adalah
suatu proses mengirimkan dan menerima pesan-pesan
antar orang-orang yang latar belakang budayanya dapat
membawa mereka mengartikan tanda-tanda verbal dan
nonverbal dengan cara berbeda.
Bovee & Thill (2007: 88) keaneragaman angkaan kerja mmbawa
manfaat yang nyata dalam bisnis; rentang pandangan dan ide-
ide yang lebih luas; pengertian mengenai pasar yang lebih luas;
kumpulan orang-orang berbakat yang dapat direkrut.
Budaya mempengaruhi semua hal tentang komunikasi termasuk;
Bahasa
Sinyal-sinyal nonverbal
Arti kata
Isu-isu mengenai waktu dan tempat
Aturan-aturan tentang hubungan manusia
 Komunikasi visual vs Komunikasi
Audiovisual
Bentuk komunikasi yang berkembang seiring perkembangan
teknologi perkantoran dan teknologi komunikasi atau
informasi dibedakan:
1. Komunikasi visual adalah penyampaian pesan
yang berupa gambar, foto atau grafik untuk
memudahkan pemahaman dan interpretasi lawan-
komunikasi.
2. Komunikasi audiovisual, merupakan kegiatan
penyampaian pesan melalui simbol-simbol animasi
dan suara. Film merupakan salah satu bentuk
komunikasi audiovisual yang populer dalam kegiatan
komunikasi bisnis.
 BAB III
MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu:

1. Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.
2. Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan
dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.
3. Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens
4. Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan
media yang paling tepat untuk mengirim pesan
 PROSES MENULIS PESAN
BISNIS
Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan,
pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak
lainnya yang langsung maupun tidak langsung
berhubungan dengan organisasi kita
Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah
dalam proses menulis yaitu:
1. Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai
macam pesan
PROSES PERENCANAAN PESAN
BISNIS

Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe-

netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan
sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.
Purwanto (2006:69) proses perencanaan
meliputi kegiatan;
1. Menentukan tujuan
2. Menganalisis audiens
3. Menentukan ide pokok
4. Menyeleksi saluran dan media
 Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;
1. Memberikan informasi (memberi tahu) tentang
segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis
kepada pihak lain.
2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan
direspon sebagimana dikehendaki.
3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara
seseorang dengan pihak lain
Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu
apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa
yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah
mereka menerima pesan.
 Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan
Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator

Kolaborasi
Partisipasi Komunikan

Tinggi

Persuasi
Sedang

Rendah
Informasi
Rendah Sedang Tinggi
Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)
 Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis
dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat
menjawab lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat
dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?
5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu pada
tujuan organisasi?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan
untuk mengirimkannya)
 Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn
komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.
Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan
memprediksi reaksinya terhadap pesan
Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
Mengembangkan profil audiens
Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
 Cara Mengembangkan Profil
audiens
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan
Mengenali audiens utama
Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Menentukan tingkat pemahaman audiens
Memprediksi kemampuan serap audiens
Memperkirakan reaksi audiens
Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis
perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg
memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
 Memenuhi Kebutuhan Informasi

Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu

memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan
segera penuhi
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan
informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi
audiens dan berikan perhatian khusus.
 Memenuhi Kebutuhan Motivasional
Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-
sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens.
Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka
cara yang dapat dilakukan.
1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat
diterima oleh audiens.
Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia
sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-
nya pada pertimbangan logika.
2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih
diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga,
suka, benci, dan lain-lain
 Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik
yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga
dapat diterima oleh audiens.
Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan
komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok
persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan
diperoleh bila kegiatan dilakukan.
Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
Menggali Ilham (brainstorming),
Petunjuk atasan
Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi
berulang-ulang
 Ide-ide dapat disampaikan lewat dua
saluran yaitu saluran lisan dan tertulis.
Saluran mana yang digunakan tergantung
pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan
harapan audiensnya
Masing-masing saluran memiliki beberapa
jenis media yang dapat dipilh seperti;
surat, surat elektronik, telepon, faximile,
buletin.
 Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
Tidak membutuhkan catatan permanen
Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
 Kelebihan dan Kelemahan
Komunikasi Lisan
Kelebihan
Menyediakan umpan balik
dengan segera
Memungkinkan terjadinya
kenyamanan berinteraksi
Meliputi berbagai isyarat
nonverbal
Memungkinkan mengeks-
presikan emosi dibalik
pesan
Kelemahan
Tidak menyediakan rekam-
an komunikasi yg dapat
dibuktikan tanpa alat
perekam
Mengurangi kendali
komunikator pada pesan
Seringkali mengabai kan
kemungkinan memperbaiki
atau mengedit pesan
SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:

Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
Pesan terperinci dan kompleks
Memerlukan perencanaan yang seksama
Memerlukan catatan yg permanen
Penerima dalam jumlah yang banyak
Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara
geografis
Ingin meminimalkan distorsi.
 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
KOMUNIKASI TERTULIS
Kelebihan Kelemahan
Memungkinkan membuat Membutuhkan waktu
rencana dan mengendali- untuk umpan balik
kan pesan. Kekurangan isyarat non-
Meningggalkan bukti yg verbal
dapat diverifikasi Membutuhkan keterampilan
Meminimalkan distorsi khusus dlam menyiapkan,
pesan dan memproduksinya
Dapat menjangkau pene- Membutuhkan banyak
rima yang secara geogra- sumberdaya utk membuat
fis jauh. dan mendistribusikannya
 MEDIA
SALURAN LISAN SALURAN TERTULIS
Percakapan tatap Surat, memo, laporan
muka (pidato,rapat , selebaran, proposal
dll) E-mail
Telepon Telepon (SMS)
Audio, TV, komputer Komputer
Teleconference Faks
Video conference Telegram
Pos biasa dan khusus
 Pertimbangan dalam Pemilihan Media

Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan

media untuk; menyampaikan pesan,
menfasilitasi umpan balik.
Formalitas sebuah pesan
Keterbatasn media
Tujuan pengirim
Urgensi dan biaya
Preferensi /harapan penerima
 Gambar : Kekayaan media

Termasuk: catatan, Termasuk: percakapan,

memo, surat, e-mail rapat,presentasi,
dan IM videoconference

Lebih Dokumen Dokumen Telepon Bertatap

kurus tidak yang dan e-mail muka Lebih
beralamat beralamat kaya

Termasuk: pamflet, Termasuk: voice mail

buletin, dan laporan dan teleconference
standar

Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)