MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi
Bisnis
Bentuk Dasar Komunikasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi & Bisnis Manajmen Tim Dosen FEB
01

Abstract Kompetensi
Menjelaskan pengertian Dapat memberikan pemahaman
Komunikasi bisnis, Komunikasi bisnis
Membedakan komunikasi
Verbal dengan komunikasi
nonverbal
Komunikasi

Komunikasi ada di mana-mana, di rumah ketika anggota keluarga berbincang-bincang

di meja makan, di kampus ketika mahasiswa membicarkan hasil ujian, materi kuliah dan
sebagainya, di kantor, di tempat rumah ibadah, di gedung DPR ketika wakil rakyat bersidang
jadi komunikasi sudah menyentuh seluruh aspek kehidupan manusia. Sekitar 75 % dari
seluruh waktu manusia digunakan untuk berkomunikasi (Tubbs & Moss 1996) meskipun
demikian ketika manusia dilahirkan dia tidak dengan sendirinya dibekali kemampuan
berkomunikasi efektif. Kemampuan seperti itu bukan bawaan melainkan dipelajari. Para
professional sepert Carol Brown akan memberi tahu bahwa untuk mencapai sukses dalam
bidang bisnis sekarang ini, memerlukan ketrampilan berkomunikasi dengan orang-orang di
dalam ataupun di luar perusahaan. Seorang pimpinan suatu organisasi dapat memberikan
perintah kerja atau kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang
disampaikan secara lisan meliputi penyampaian pesan bisnis melalui telepon, interkom,rapat-
rapat(meeting) dan pengarahan (briefing).
Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain berupa rangkuman rapat, laporan
kerja,memo,surat tugas kerja,surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang, menjawab atau
membuat surat pengaduan (complaint letters), surat ederan umum,surat pengumuman, surat
kontrak kerjasama, surat balasan atau tanggapan, surat penerimaan kerja, surat penolakan
kerja atau proposal ekspansi usaha.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and
methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu
sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau
tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan
penerimaan pesan.
Jadi dengan kata lain komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima pesan- pesan,
apakah anda bertukar e-mail (surat elektronik), memberikan presentasi formal atau hanya
bicara dengan rekan kerja di sekitar lokasi mesin otomatis kopi expresso. Namun, komunikasi
dianggap efektif hanya jika orang lain memahami pesan anda dengan benar dan memberikan
respons sesuai dengan yang anda inginkan.
Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang pihak
atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan
cenderung lebih fleksible (luwes) dan informal.
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang
atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis
tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar wilayah,maupun
antar Negara.
Jadi komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal
untuk mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi Bisnis
‘13
2 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Pemecahan masalah
lebih cepat

Pengambilan
Keputusan lebih
Respons stakeholder mantap
lebih meningkat

KOMUNIKASI
YANG Produktivitas lebih
EFEKTIF meningkat
Citra Profesional lebih
meningkat

Arus kerja
Bahan promosi
Hubungan bisnis lebih mantap
lebih jelas
lebih kuat

Gambar 1.1 Komunikasi Bisnis yang efektif (Bovee,2007,hal 5 : Komunikasi Bisnis)

Komunikasi yang efektif merupakan pusat sebagaian besar aspek bisnis karena
komunikasi menghubungkan perusahaan dengan semua stakeholder yakni suatu tim yang
dipengaruhi oleh tindakan perusahaan dalam beberapa cara, yang terdiri dari pelanggan,
karyawan-karyawan,pemegang saham, pemasok, tetangga, komunitas dan Negara.

Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal dengan komunikasi verbal (verbal communication) merupakan
salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk
menyampaikan pesan-pesan kepada pihak lain secara tertulis (written) maupun lisan (oral).
Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik,
sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi
verbal,misalnya sebagai berikut :
Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang
menunggak pembayarannya.
Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

Komunikasi Bisnis
‘13
3 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media masa.
Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media masa.
Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media masa.
Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja bisnis suatu
perusahaan.
Membuat dan mengirim surat ucapan berduka cita kepada mitra kerja bisnis suatu
perusahaan.
Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis suatu perusahaan.
Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi kepada produk-produk
baru.
Berdiskusi dalam suatu tim kerja tim (teamwork).
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan dalam suatu perusahaan.
Melakukan negoisasi dengan pelaku bisnis lain.
Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah.
Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan di hadapan tim
penguji.
Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (telecomference) dengan perusahaan
atau pihak lain.
Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.

Komunikasi nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori antroplogi, sebelum manusia
menggunakan kata-kata,mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh
(body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah
beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal sebagai berikut :
1. Menggertakan gigi untuk menunjukkan kemarahan.
2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
3. Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu toilet untuk menunjukkan kamar
sesuai dengan jenis kelaminnya.
4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.

Komunikasi Bisnis
‘13
4 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk menunjukkan rasa senang,
simpati dan penghormatan.
6. Mengelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas) berkaitan
dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kepercayaan yang tinggi terhadap
kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya n
yang efisien dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat
menangkap artinya dengan cepat.

Tujuan Komunikasi Nonverbal

Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali berkaitan erat dengan
ucapan lisan, ini berarti sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal
dalam suatu situasi.
Menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business Communications, komunikasi
nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu :
1. Memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspreksikan emosi
4. Memberikan sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus misalnya memberi contoh cara mengayunkan
tongkat golf yang baik dan benar.

Proses Komunikasi
Menurut Bovee dan Thill dalam Business Communication Today, 6e proses
komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan.
5. Penerima menafsirkan pesan.
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Komunikasi Bisnis
‘13
5 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Tahap 6 Penerima
Tahap 1 Pengirim
memberi tanggapan dan
mempunyai gagasan
umpan balik

Tahap 5 Penerima
Tahap 2 Pengirim
SALURAN
menafsirkan pesan
mengubah ide menjadi DAN
pesan MEDIA

Tahap 4 penerima
menerima pesan
Tahap 3 pengirim
mengirimkan pesan

Gambar 1.2 Proses Komunikasi (Djoko Purwanto,2011,hal 13 : Komunikasi Bisnis)

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Faktor-faktor yang menghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam
empat masalah utama yang mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan,
penyampaian pesan,penerimaan pesan dan penafsiran pesan. Masalah tersebut masing-
masing dapat dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut :
a. Masalah dalam mengembangkan proses merupakan sumber masalah potensial dalam
mengembangkan suatu pesan adalah dalam bentuk memformulasikan suatu pesan
dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang
terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya
pertentangan emosional atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
b. Masalah dalam menyampaikan pesan merupakan komunikasi dapat terganggu karena
munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima masalah yang
paling jelas di sini adalah faktor-faktor fisik.
c. Masalah dalam menerima pesan yang tidak luput dari masalah dalam penerimaan
suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi
yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang dan kondisi lain yang dapat menganggu
konsentrasi penerima.

Komunikasi Bisnis
‘13
6 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 d. Masalah dalam menafsirkan pesan merupakan suatu pesan mungkin hilang selama
proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat
suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan dengan ada perbedaan latar belakang,
perbendaharaan bahasa dan penyataan emosional dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pembeli dan penerima pesan.

Arti berbeda arti berbeda arti sangat mirip

Salah pengertian tingkat pengertian cukup tingkat pengertian tinggi

Gambar 1.3 Bagaimana pengalaman mempengaruhi pengertian seseorang (Djoko

Purwanto, 2011 hal 19 Komunikasi Bisnis)

Bagiamana Memperbaiki Komunikasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa pernyataan,
yaitu persepsi,ketetapatan, kredibilitas, pengendalian dan keharmonisan atau keserasian.
1. Persepsi apabila seseorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksikan
apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau
tidak bila prediksinya tepat, audiens akan dapat membaca dan menerima
tanggapannya dengan benar.
2. Ketepatan mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas agar komunikasi yang
dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai
dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.
3. Kredibilitas memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa audiensnya
adalah orang-orang yang dapat dipercaya.
4. Pengendalian dalam berkomunikasi audiens akan memberikan suatu reaksi atau
tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
5. Keharmonisan komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer
dan mencapai tujuannya.

Komunikasi Bisnis
‘13
7 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Karakteristik Komunikasi yang Efektif
Untuk dapat menyampaikan pesan anda efektif, buatlah pesan tersebut praktis,
faktual, padat jelas mengenai apa yang diharapkan sebagai berikut :
 Sediakan informasi yang praktis dengan para penerima tersebut yang berguna,
apakah informasi ini untuk membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan
atau untuk memahami kebijakan suatu perusahaan.
 Berikan fakta bukan kesan dengan menggunakan kalimat konkret, detail yang spesifik
dan informasi yang jelas, menyakinkan, akurat dan etis.
 Perjelas dan padatkan informasi dengan memberikan pokok-pokok informasi yang
paling penting daripada memberikan semua informasi pada pembaca.
 Nyatakan tanggung jawab dengan tepat dengan menuliskan pesan-pesan yang
menghasilkan respons spesifik dari penerima tertentu.
 Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi dengan menunjukkan pada para pembaca
anda respons atas pesan anda sesuai dengan cara yang anda inginkan.

Komunikasi yang efektif

Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan
yang baik dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut :
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati yang perlu diperhatikan adalah
memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju.
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi yang berhati-hati komunikator dapat
membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang
disampaikan dengan lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian
pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk dan sebagainya.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan agar
pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup
berarti, cara dan waktu penyampainnya harus direncanakan dengan baik.

Komunikasi dalam Lingkungan organisasi

Ada komunikasi internal adalah anda bertukar informasi dengan orang-orang dalam
organisasi, dan adapun anda bertukar informasi dan ide-ide dengan orang diluar organisasi
anda yang disebut dengan komunikasi eksternal.
Di seluruh jaringan formal internal tersebut mengalir dalam tiga arah, sebagai berikut:
a. Aliran ke arah bawah mengalir dari para ekskutif ke para karyawan, membagi
keputusan eksekutif dan menyediakan informasi yang membantu para karyawan
mengerjakan pekerjaan mereka.

Komunikasi Bisnis
‘13
8 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 b. Aliran ke arah atas merupakan komunikasi kearah atas mengalir dari para karyawan
ke para eksekutif, memberikan laporan dengan tepat waktu tentang problem, tren,
peluang keluhan dan kinerja.
c. Aliran horizontal merupakan komunikasi internal atau diagonal mengalir antar
departemen untuk membantu para karyawan berbagi informasi dan mengoordinasikan
tugas.

Proses Komunikasi
1. Pengirim mempunyai ide, dengan menyusun suatu ide dan ingin membagi ide
tersebut.
2. Pengirim menyandikan ide dengan memasukkan ide anda ke dalam suatu pesan yang
akan membuat penerima ide anda memahaminya, anda dikatakan menyandikan
encoding ide.
3. Pengirim mengirim pesan untuk mengirim pesan anda kepada penerima memilih
saluran komunikasi seperti telepon, surat, memo email bahkan isyarat raut muka.
4. Penerima memahami pesan tidak dapat menjamin bahwa pesan anda akan benar-
benar diterima.
5. Penerima mengartikan pesan anda mencoba menyarikan ide anda pada pesan dalam
bentuk yang dapat ia pahami, tapi yang dikenal sebagai tahap mengartikan (decoding).
6. Penerima mengirim umpan balik mengartikan pesan anda, penerima pesan tersebut
mempunyai pilihan untuk memberikan respons dengan beberapa cara.

Hambatan terhadap komunikasi yang efektif

Usaha anda untuk mencoba mengirimkan dan menerima pesan-pesan dapat
diganggu, diubah bahkan diblokir oleh hambatan-hambatan seperti ini :
Gangguan
Informasi berlebihan
Perbedaan persepsi
Perbedaan bahasa
Lingkungan terbatas
Taktik yang memperdaya

Komunikasi Bisnis
‘13
9 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Menggunakan Teknologi untuk memperbaiki Komunikasi Bisnis
Teknologi-teknologi berikut ini mempunyai potensi untuk memajukan komunikasi
bisnis secara otomatis sebagai berikut :
1. Teknologi suara suara manusia akan selalu menjadi pusat pada komunikasi bisnis,
dan suara tersebut dilengkapi dengan berbagai jenis teknologi baru dengan voice
synthesis memperbaharui suara manusia dari arsip komputer yang mengucapkan
kata-kata atau bagian-bagian kata, sedangkan voice recognition mengubah suara
manusia ke data komputer kompatibel.
2. Virtual agents mimpi mengenai replikasi atau bahkan melebihi kemampuan manusia
telah mendorong riset kecerdasan (artificial intelligence) selama bertahun-tahun
dengan suatu bentuk dengan suatu bentuk terbatas dari mesin kecerdasan yang juga
dikenal dengan istilah bots (diturunkan dari kata robot).
3. Komunikasi aktif (mobile communication) bila anda terbiasa untuk belajar giat,
berpindah dari ruang asrama ke warung kopi lalu ke perpustakaan, anda akan cocok
dengan lingkungan kerja yang tidak terikat.
4. Kemajuan jaringan anda barangkali telah menggunakan empat teknologi jaringan baru
yang baru saja membuat jalan masuk ke dunia korporat.

Komunikasi Bisnis
‘13
10 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Komunikasi Bisnis, Curtland L,Bovee John V Thill Edisi kedelapan 2008
2. Komunikasi Bisnis, Djoko Purwanto, Edisi keempat, 2011
3. Drs. Muhammad Wahdi, MAB, Edisi pertama,2011
4. Business Communications, Marry Ellen Guffey,Kathleen Rhodles, Patricia Rogin,
Edisi Keempat, 2006.

Komunikasi Bisnis
‘13
11 Tim Dosen FEB UMB Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id