APLIKASI SISTEM INFORMASI YANG TIDAK BERFUNGSI

oleh
16_Iwan Darmawan

I. Pendahuluan

Tuntutan zaman dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat, memaksa kita
untuk menyesuaikan atau beradaptasi, jika tidak maka akan tertinggal. Masyarakat luas
begitu mudah untuk mengakses informasi, kebutuhan akan tuntutan pelayanan yang
cepat dan tidak bertele-tele menjadi trand bagi sector usaha, sector industry dan juga
dalam pelayanan birokrasi, sekarang apabila kita membutuhkan sesuatu sudah tidak sulit
lagi dengan perangkat dan jaringan kita sudah dapat menginginkan apa yang dibutuhkan,
semisal membutuhkan suku cadang kendaraan, tidak perlu lagi harus bersusah payah
mencari dari satu toko ke toko yang lain, dengan aplikasi belanja on line apapun
kebutuhan akan mudah terpenuhi. Melihat peluang tersebut berbagai macam kreasi
dilakukan oleh pelaku bisnis, bahkan apabila tidak mempunyai rekening bank masyarakat
dapat belanja ol line kemudian membayar tunai pada gerai gerai yang menyediakan jasa
tersebut contohnya Indomart, Alfamart, sehingga anak-anak sekalipun dapat belanja on
line dengan uang tabungan celengannya dan membayar di gerai tersebut.
Presiden Joko Widodo ingin masyarakat di Indonesia memanfaatkan peluang
revolusi industri 4.0 khususnya untuk kepentingan penguatan karakter bangsa. Menurut
presiden, teknologi berkembang sangat cepat. Presiden Joko Widodo juga menyampaikan
bahwa revolusi industri 4.0 yang sedang berlangsung harus diantisipasi secara serius.
"Digitalisasi, computing power dan data analytic telah melahirkan terobosan-terobosan
yang mengejutkan di berbagai bidang, yang men-disrupsi kehidupan kita. Bahkan men-
disrupsi peradaban kita, yang mengubah lanskap ekonomi global, nasional, dan daerah
serta laskap politik global, nasional dan daerah. Lanskap interaksi global, nasional, dan
daerah. Semuanya akan berubah," tuturnya seperti dikutip dari Antara, Jumat (16/2)
(detik.com)
Melihat perubahan teknologi yang sangat cepat mendorong upaya pemerintah
mengambil langkah penyesuaian dengan pola baru kehidupan masyarakat yang menuntut
kemudahan dalam semua aspek pelayanan. Ini harus dilakukan agar tingkat kepercayaan
masyarakat pada penyelenggaran pelayanan meningkat.

II. Analisis.
Untuk dapat memberikan pelayanan prima yang paripurna di era pesatnya
kemajuan teknologi diperlukan keseriusan dan tekad dari seorang pemimpin untuk
berpikir kritis agar kreatifitas tercipta dan berbuah inovasi, barang tentu inovasi tersebut
dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan, oleh sebab itu sorang pemimpin harus
bertanggung jawab berkenaan inovasinya, karena ini menyangkut kepuasan dan
kepercayaan masyarakan serta pertanggung jawaban keuangan maka akuntabilitas sangat
diperlukan.
Untuk bisa menghasilkan seorang yang visioner, mampu berpikir kritis, creative,
pemimpin transformasional dan lain-lain, dalam suatu organisasi tentunya adalah dengan
adanya pendidikan dan pelatihan, bagaimana seseorang dapat dikatakan mampu berpikir
kritis, berpikir kreatif sedangkan dia sendiri tidak mengetahui teorinya, alurnya,
konsepnya, cara merangsangnya, maka dengan pendidikan dan pelatihan yang dikemas
secara modern, menyenangkan, tidak monoton memanfaatkan teknologi dengan fitur fitur
yang menakjubkan akan memberikan daya tarik kepada aparatur sipil Negara bahwa
kebutuhan pendidikan dan pelatihan dalam pengembangan kapasitas diri sangat
diperlukan. Untuk mewujudkan gambaran ideal tentang kemajuan dan kemandirian
bangsa Indonesia diperlukan kebersamaan, gotong royong untuk bersama sama
melangkah menghadapi tantangan globalisasi.
Berlandaskan Peraturan Pemerintah nomor 71 tahun 2019 tentang
Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE)
adalah instansi pemerintah yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan
Sistem Elektronik untuk keperluan dirinya dan/ atau keperluan pihak lain. Dari definisi
diatas, peran PSE selayaknya dijalankan oleh instansi pemerintah yang memproklamirkan
dirinya adalah digital organization. Ketentuan kebijakan tersebut mengatur komponen
penyelenggaraan sistem elektronik yang harus dipenuhi agar instansi tersebut mampu
menyelenggarakan sistem elektroniknya secara andal dan aman serta bertanggung jawab
terhadap beroperasinya sistem elektronik sebagaimana mestinya. Artinya bahwa
pengembangan teknologi dengan beragam komponen yang harus dimiliki hubungan kerja
sama antar lembaga dan instansi dengan sistem informasi dengan mudah akan berjalan.
Semua sector pemerintah sekarang berusaha mensejajarkan diri dan memantaskan diri
untuk dapat tampil dengan wajah kekinian sistem teknologi informasi untuk mendapatkan
pengakuan dan penghargaan, yang faktanya masih banyak tidak berjalan dengan efektif
bahkan hanya membebani,sehingga menjadi barang rongsokan yang tinggal menunggu
waktu untuk dimusnahkan. Mental mental aparatur yang hanya melihat dari sudut
pandang keuntungan materi maka berbagai cara dilakukan untuk mencari peluang
memanfaatkan program kegiatan hanya sebatas untuk proyek pengadaan yang bisa
mendatangkan fee, banyak sekali system aplikasi yang dibangun, contohnya SIM surat
masuk, SIM SPPD, SIM ASET, SIM Baperjakat, Sim Pengelolaan Barang, SIM Absensi dan
lain-lain tidak sedikit dimana aplikasi tersebut tida digunakan dengan maksimal. Banyak
permasalahan yang melatar belakangi hal tersebut, antara lain :
1. Perencanaan yang kurang matang,
Dalam proses menentukan arah kebijakan untuk melaksanakan program kegiatan
yang berbasis teknologi informasi, hanya menitik beratkan pada pengadaan system
 informasi tanpa melihat factor-faktor pendungkung pengadaan aplikasi system,
sehingga ketika perangkatnya sudah tersedia baik perangkat keras maupun lunak
tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal, contohnya pengimputan data base yang
tidak lengkap sehingga system aplikasi tersebut tidak dapat berjalan.
2. System Aplikasi tidak dibuat oleh ASN akan tetapi di buat oleh pihak ketiga.
Kebanyakan system aplikasi dibangun oleh pihak ke tiga dengan nilai kontrak yang
cukup lumayan, tentunya ini berdampak pada ketergantungan pihak pemda ke pihak
ke tiga, akan lebih parah apabila terjadi pergantian pimpinan kemudian tidak
melanjutkan kontrak kepada pihak ketiga, barang tentu system aplikasi tersebut
ketika ada kendala secara teknis sulit untuk diperbaiki.
3. Kurangnya pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang IT, system rotasi dan
mutasi pegawai yang ditidak dilaksanakan berdasarkan penghitungan anjab ABK
dan kurang adanya kaderisasi.
Terkadang SKPD Pemda pada saat pengadaan system aplikasi tidak memperhitungkan
kekuatan pegawainya, misalkan pada saat system aplikasi tersebut tersedia hanya
dioperasikan oleh satu orang dan yang mengkuti pelatihan hanya satu orang saja,ini
berdampak serius apabila pegawai tersebut dipromosikan untuk menduduki jabatan
yang lebih tinggi ataupun mutasi antar daerah, maka system aplikasi tersebut akan
akan tidak maksimal bahkan tidak dipergunakan karena tidak ada yang
mengoperasikan.
4. Kurangnya pegawai sebagai admin ataupun user dari aplikasi
Pegawai yang menangani system informasi baik sebagai admin maupun sebagai user
yang bertugas mengoperasikan Aplikasi SIM, dengan tahapan tahapan tugasnya, baik
itu menginput database, meremajakan data, mencetak laporan, mengsingkronkan
data, appropel dan lain sebagainya, harus merupakan pegawai yang memang memiliki
tugas secara permanen di bidang itu, dengan tidak melaksanakan tugas lain yang
bersifat rutinitas, Aplikasi system informasi hanya dijalankan oleh petugas yang hanya
melaksanakan tugas tambahan tentu ini berdampak tidak maksimalnya pengadaan
aplikasi tersebut.
5. Adanya intervensi luar terkait pengadaan system aplikasi.
Menarik untuk dibahas berkenaan dengan adanya campurtangan dari pihak luar
dengan pengadaan aplikasi system informasi, kita ketahui ada mekanisme dalam
perencanaan anggaran, salah satunnya adalah pokir dari DPRD, di tahun politik
menjelang pelaksanaan pemilu tahun 2024, geliat perpolitikan sudah mulai tampak,
pada saat pembahasan anggaran pihak eksekutif dan legislative panitia anggaran
berjibaku dalam proses penentuan program kegiatan, terdapat beberapa pokir DPRD
yang masuk dalam program kegiatan SKPD, apabila ini tidak dilaksanakan
berdasarkan kesadaran tinggi akan pentingnya tujuan organisasi, pencapaian visi misi
daerah, maka berdampak pada pengnambilan kebijakan yang tidak focus dan berjalan
secara zig zag. Hal ini juga dapat terjadi pada saat pelaksanaan pengadaan sistem
aplikasi apabila, hanya sekedar memenuhi keinginan oknum DPRD yang terkadang
ada tekanan tekanan sehingga kepala SKPD tidak dapat menolak, prosesnya hanya
berorientasi pada proyek pengadaan dan adanya keuntungan atau mendapatkan fee,
tanpa melihat kebermanfaatan system aplikasi tersebut. Dengan mengatasnamakan
pelayanan yang berbasis teknologi dengan perkembangan informasi yang cepat,
tidaklah salah akan tetapi apabila itu tidak dilakukan dengan perencanaan dan
kebutuhan maka akan menjadi sia sia, tujuan yang ingin dicapai pun sulit terlaksana.

Kodisi tidak ideal seperti yang kami paparkan di atas, seharusnya tidak terjadi apabila
seorang pemimpin :
1. Mengimplementasikan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah tersebut
secara baik.
Sasaran dari Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah adalah;
 Menjadikan instansi pemerintah yang akuntabel sehingga dapat beroperasi
`secara efisien, efektif dan responsif terhadap aspirasi masyarakat dan
lingkungannya.
 Terwujudnya transparansi instansi pemerintah.
 Terwujudnya partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan pembangunan
nasional.
 Terpeliharanya kepercayaan masyarakat kepada pemerintah.
2. Memaksimalkan hubungan kelembagaan dalam pemerintahan
Setiap tingkat pemerintahan pastilah ada hal hal yang yang memerlukan
“Kerjasama” untuk dapat efektif dan efisiennya sebuah kebijakan. Pemerintah
Daerah dalam mensosialisasikan kebijakan yang masif tentulah perlu dukungan
kerjasama dari semua pemangku kebijakan didaerah baik dari sisi sumberdaya
manusia maupun dukungan pembiayaannya. Dalam hal pembahasan anggaran
sinerji antara Bupati dengan DPRD dalam mengembangkan daerahnya tentu
memerlukan biaya yang sangat besar. Oleh karena itu pentingnya hubungan
kelembagaan dalam pemerintahan daerah yang dipimpin oleh kepala daerah dan
didukung DPRD yang paham kemajuan tentu segala potensi yang ada digali
sedemikian rupa tanpa harus mengedepankan kepentingan pribadi atau kelompok
yang dapat menggagu tujuan organisasi.
3. Mengimplementasikan standar pelayanan
Standar pelayanan merupakan tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai
kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka
penyelenggaraan pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan
terukur. Tolok ukur inilah yang menjadi pegangan pegawai sehingga dalam
 melaksanakan tugas dengan sungguh-sungguh akan menghasilkan kinerja utuk
kepuasan masyarakat.
4. Mengimplemantasikan menejemen risiko
Manajemen Risiko adalah suatu pendekatan sistematis untuk menentukan
tindakan terbaik dalam kondisi ketidakpastian. Proses manajemen risiko yang
lengkap dimulai dari penetapan konteks, identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi
risiko, dan penanganan risiko serta dilengkapi dengan adanya komunikasi dan
konsultasi pada masing-masing tahapan dan monitoring-review. Dengan
mengimplementasikan manajemen resiko seorang pemimpin memiliki ukuran kuat
sebagai pijakan dalam mengambil setiap keputusan, sehingga akan lebih berhati-
hati dan selalu menempatkan ukuran-ukuran dalam berbagai keputusan, mampu
memberi arah bagi suatu perorganisasian dalam melihat pengaruh- pengaruh yang
mungkin timbul baik secara jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong
para pejabat dalam mengambil keputusan untuk selalu menghindari risiko dan
menghindari dari pengaruh terjadinya kerugian khususnya kerugian finansial,
memungkinkan perorganisasian memperoleh risiko kerugian yang minimum.
5. Mengimplemantasikan menejemen keuangan negara
Sebagai seorang pemimpin harus paham tujuan apa yang hendak dicapai
organisasi dan bagaimana mencapai tujuan tersebut. Untuk itu pemimpin harus
mampu membuat perencanaan dengan baik, menganggarkan secara efektif,
melaksanakan dan melaporkan hasil kegiatan secara akuntabel. Sehingga rencana
yang telah disusun dan dibuat maka rencana dapat diimplementasikan dengan
baik sehingga tujuan dan harapan organisasi dapat terwujud, dalam rangka
mewujudkan rencana diperlukan anggaran sebagai salah satu input yang harus
tersedia. Namun harus dipahami bahwa anggaran tersebut sifatnya terbatas, Oleh
sebab itu seorang pemimpin harus mampu memilih prioritas kegiatan yang hendak
dicapai dan menganggarkan dana yang terbatas tersebut secara efektif dan efisien.
6. Mengimplentasikan Digital Organisasi
Digital Organization adalah organisasi yang memanfaatkan teknologi digital untuk
menjalankan kegiatan internal dan eksternalnya. Tujuan pembangunan digital
organization adalah melakukan transformasi kegiatan dan proses dalam sebuah
organisasi dengan menggunakan teknologi secara efektif. Teknologi digital
memberikan kemungkinan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan
publik. Tetapi jika orang tidak memiliki pola pikir yang tepat untuk berubah dan
praktik organisasi saat ini cacat, transformasi digital hanya akan memperbesar
kekurangan itu.