MATA KULIAH :
MANAJEMEN ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN
DOSEN PENGAJAR
Yena Wineini Migang , SKM, MPH
DISUSUN OLEH :
Annisa Nor Yulia (PO.62.24.2.22.303)
Dengan perencanaan dapat mengetahui : tujuan yang ingin dicapai; jenis dan
struktur organisasi yang dibutuhkan; jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian
tugasnya sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan; bentuk
dan standar pengawasan yang akan dilakukan.
Terdapat lima langkah yang perlu dilakukan pada proses penyusunan sebuah
perencanaan dalam manajemen kesehatan, yaitu:
a. Analisa situasi
Pada langkah ini lebih mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk
mencapai tujuan yang telah disepakati. beberapa hal yang dapat menggerakkan dan
mengarahkan sumber daya manusia dalam organisasi yaitu : peran kepemimpinan motivasi
staf, kerja sama antar staf, dan komunikasi yang lancer antar staf. Adapun tujuan fungsi
pelaksanaan dan pembimbingan adalah:
d. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi prestasi kerja staf
Untuk mencari lokasi Pusat kesehatan masyarakat daerah terdekat dari rumah
Anda, Anda bisa menghubungi kantor layanan desa, atau melihat melalui Google Maps.
Puskesmas memiliki semua standar layanan kesehatan, yang sudah disamakan di seluruh
Indonesia di bawah kementerian kesehatan. Untuk lokasi, serta jam bukanya Anda bisa
langsung saja datang ke lokasi Puskesmas terdekat.
a. Sederhana dan mudah dimengerti (user friendly). Monitoring harus dirancang dengan
sederhana namun tepat sasaran. Konsep yang digunakan adalah singkat, jelas, dan
padat. Singkat berarti sederhana, jelas berarti mudah dimengerti, dan padat berarti
bermakna (berbobot).
b. Fokus pada beberapa indikator utama. Indikator diartikan sebagai titik kritis dari suatu
scope tertentu. Banyaknya indikator membuat pelaku dan obyek monitoring tidak
fokus. Hal ini berdampak pada pelaksanaan sistem tidak terarah. Maka itu, fokus
diarahkan pada indikator utama yang benar-benar mewakili bagian yang dipantau.
c. Perencanaan matang terhadap aspek-aspek teknis. Tujuan perancangan sistem adalah
aplikasi teknis yang terarah dan terstruktur. Maka itu, perencanaan aspek teknis terkait
harus dipersiapkan secara matang. Aspek teknis dapat menggunakan pedoman 5W1H,
meliputi apa, mengapa, siapa, kapan, di mana dan bagaimana pelaksanaan sistem
monitoring.
d. Prosedur pengumpulan dan penggalian data. Selain itu, data yang didapatkan dalam
pelaksanaan monitoring pada on going process harus memiliki prosedur tepat dan
sesuai. Hal ini ditujukan untuk kemudahan pelaksanaan proses masuk dan keluarnya
data. Prosedur yang tepat akan menghindari proses input dan output data yang salah
(tidak akurat).
Dalam pelaksanaanya, monitoring memiliki prinsip, antara lain :
a. Sistem Monitoring dan Evaluasi dibuat sederhana; disesuaikan dengan kapasitas dan
sumber daya yang tersedia. Hal ini untuk menghindari kesulitan implementasi di
lapangan.
b. Tujuan yang jelas. Kegiatan monitoring dan evaluasi difokuskan pada hal-hal yang
relevan dengan tujuan dari monitoring itu sendiri yang dikaitkan dengan aktivitas dan
tujuan program. Jangan mengumpulkan data yang tidak relevan dengan kebutuhan
program. Perlu dibuat logframe, intervention logic model, dan rencana kerja monitoring
dan evaluasi yang antara lain mencakup rincian indicator kinerja yang akan dipantau.
c. Dilakukan tepat waktu; ini merupakan esensi Monitoring karena ketersediaan data on-
time diperlukan bagi pihak manajemen/pengguna data untuk penyelesaian masalah
secara tepat waktu. Selain itu ketepatan waktu monitoring juga penting untuk
mendapatkan data akurat dalam memantau obyek tertentu pada saat yang tepat.
d. Informasi hasil monitoring dan evaluasi harus akurat dan objektif; informasi tidak
akurat dan objektif bisa menyebabkan false alarm. Perlu mekanisme untuk check
konsistensi dan akurasi data.
e. Sistem monitoring dan evaluasi bersifat partisipatif dan transparan; perlu pelibatan
semua stakeholders dalam penyusunan design dan implementasinya, serta hasilnya
dapat diakses oleh semua pihak.
f. Sistem monitoring dan evaluasi dibuat flexible; dalam artian tidak kaku tapi bisa
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tapi masih dalam batas koridor SOP.
g. Bersifat action-oriented; monitoring diharapkan menjadi basis dalam pengambilan
keputusan dan tindakan. Oleh karena itu sejak awal perlu dilakukan analisa kebutuhan
informasi untuk menjamin bahwa data monitoring akan digunakan untuk melakukan
tindakan.
h. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara cost-effective.
i. Unit monitoring dan evaluasi terdiri dari para specialists yang tidak hanya bertugas
mengumpulkan data tetapi juga melakukan analisa masalah dan memberikan
rekomendasi pemecahan masalah secara praktis.
Disamping tools monitoring efektif hal lain lain yang menjadi factor penentu
dalam pelaksanaannya adalah komitmen pimpinan. Pemimpin merupakan penggerak
utama organisasi. Otoritas organisasi berada di tangan pemimpin. Pemimpin juga menjadi
kunci keberhasilan dari suatu organisasi. Begitu juga kegagalan organisasi juga
tergantung bagaimana pemimpin melakukan proses kepemimpinanya. Monitoring dapat
dilakukan secara optimal jika sistem kepemimpinan dikelola secara baik atas kendali
pemimpin.
Komitmen dapat dikatakan sebagai ujung tombak pelaksanaan dan manajeman
program pada Pemerintah karena inti dari penerapan suatu pelaksanaan program adalah
komitmen, baik dari pimpinan maupun dari individu atau masing-masing pegawai di
dalamnya. Jika pihak pimpinan mempunyai komitmen yang kuat maka ada banyak cara
yang dilakukan agar Monitoring dapat diterapkan sesuai dengan kebijakan. Komitmen
pimpinan dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain keterlibatan pimpinan, adanya
kebijakan penerapan monitoring secara tertulis, serta kebijakan yang disosialisasikan
kepada seluruh pegawai.
Pengertian evaluasi adalah suatu cara sistematis untuk mempelajari berdasarkan
pengalaman dan mempergunakan pelajaran yang dipelajari untuk memperbaiki kegiatan-
¬kegiatan yang sedang berjalan serta men ingkatkan perencanaan yang lebih baik dengan
seleksi yang seksama untuk kegiatan masa datang.
Pengertian lain menyebutkan, bahwa evaluasi merupakan suatu proses yang
memungkinkan administrator mengetahui hasil programnya dan berdasarkan itu
mengadakan penyesuaian-penyesuaian untuk mencapai tujuan secara efektif. Jadi
evaluasi tidak sekedar menentukan keberhasilan atau kegagalan, tetapi juga mengetahui
mengapa keberhasilan atau kegagalan itu terjadi dan apa yang bisa dilakukan terhadap
hasil-hasil tersebut.
Jenis-jenis evaluasi Evaluasi terdiri atas dua macam, yaitu Evaluasi formative dan
Evaluasi summative :
a. Evaluasi formative, adalah evaluasi yang dilakukan pada tahap pelaksanaan program
dengan tujuan untuk mengubah atau memperbaki program. Evaluasi ini dilakukan
untuk memperbaiki program yang sedang berjalan dan didasarkan atas kegiatan sehari-
hari, minggu, bulan bahkan tahun, atau waktu yang relatif pendek . Manfaat evaluasi
formative terutama untuk memberikan umpan balik kepada manajer program tentang
hasil yang dicapai beserta hambatan-hambatan yang dihadapi. Evaluasi formative
sering disebut sebagai evaluasi proses atau monitoring.
b. Evaluasi summative, adalah evaluasi yang dilakukan untuk melihat hasil keseluruhan
dari suatu program yang telah selesai dilaksanakan. Evaluasi ini dilakukan pada akhir
kegiatan atau beberapa kurun waktu setelah program, guna menilai keberhasilan
program.
Terkait dengan kesehatan, kualitas pelayanan kesehatan dapat dinilai dari informasi
tentang penggunaan pengaruh (evaluasi hasil), tentang penampilan kegiatan¬kegiatan
(evaluasi proses) atau tentang fasilitas-fasilitas dan penataan-penataan (evaluasi
struktur). Evaluasi harus dipandang sebagai suatu cara untuk perbaikan pembuatan
keputusan untuk tindakan-tindakan di masa yang akan datang.
Tujuan evaluasi Menurut Supriyanto (1988) tujuan evaluasi adalah :
a. Memperbaiki pelaksanaan dan perencanaan kembali suatu program. Sehubungan
dengan ini perlu adanya kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain memeriksa
kembali kesesuaian dari program dalam hal perubahan-perubahan kecil yang terus-
menerus, mengukur kemajuan terhadap target yang direncanakan, menentukan sebab
dan faktor di dalam maupun di luar yang mempengaruhi pelaksanaan suatu program.
b. Sebagai alat untuk memperbaiki kebijaksanaan perencanaan dan pelaksanaan
program yang akan datang. Hasil evaluasi akan memberikan pengalaman mengenai
hambatan dari pelaksanaan program yang lalu dan selanjutnya dapat dipergunakan
untuk memperbaiki kebijaksanaan dan pelaksanaan program yang akan datang.
c. Sebagai alat untuk memperbaiki alokasi sumber dana dan sumber daya manajemen
saat ini serta di masa mendatang.
Sedangkan tujuan dari evaluasi program kesehatan adalah untuk memperbaiki
program-program kesehatan dan pelayanannya untuk mengantarkan dan
mengarahkan
alokasi tenaga dan dana untuk program dan pelayanan yang sedang berjalan dan
yang
akan datang. Evaluasi harus digunakan secara konstruktif dan bukan untuk
membenarkan tindakan yang telah lalu atau sekedar mencari kekurangan-kekurangan
saja.Terdapat berbagai kesulitan dalam melaksanakan evaluasi kesehatan, antara
lain bahwa kebutuhan akan pelayanan kesehatan melebihi dari yang diterapkan.
Pendekatan sistematis dalam evaluasi dapat dilakukan untuk menilai suatu program
kesehatan. Penilaian secara menyeluruh terhadap program kesehatan dapat dilakukan
dengan menilai input, proses dan output. Pendekatan sistem pada manajemen
memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang terdiri dari bagian¬bagian
(sumber daya, masukan, proses, keluaran, umpan balik, dampak dan lingkungan).
Dalam prakteknya, terdapat berbagai kendala dalam pelaksanan evaluasi,
Dalam melakukan evaluasi suatu perencanaan program dan implementasinya,
terdapat beberapa kendala, antara lain: (a) Kendala psikologis, yaitu evaluasi dapat
menjadi ancaman dan orang melihat bahwa evaluasi itu merupakan sarana untuk
mengkritik orang lain; (b) Kendala ekonomis, yaitu untuk melaksanakan evaluasi
yang baik itu mahal dalam segi waktu dan uang, serta tidak selalu sepadan antara
ketersedian data dan biaya; (c) Kendala teknis, yaitu kendala yang berupa
keterbatasan kemampuan sumberdaya manusia dalam pengolahan data dan
informasi yang tidak dapat disediakan tepat pada waktu dibutuhkan. Kejadian ini
biasanya timbul ketika informasi dan data itu belum dibutuhkan, maka biasanya
hanya akan ditumpuk begitu saja tanpa diolah; (d) Kendala politis, yaitu hasil-hasil
evaluasi mungkin bukan dirasakan sebagai ancaman oleh para administrator saja,
melainkan secara politis juga memalukan jika diungkapkan.
Berbicara tentang evaluasi sering juga dikaitkan dengan supervisi.
Supervisi merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berkala dan
berkesinambungan meliputi pemantauan, pembinaan dan pemecahan masalah serta
tindak lanjut. Kegiatan ini sangat berguna untuk melihat bagaimana program atau
kegiatan dilaksanakan sesuai dengan standar dalam rangka menjamin tercapaianya
tujuan program.
Supervisi merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berkala
dan berkesinambungan meliputi pemantauan, pembinaan dan pemecahan masalah
serta tindak lanjut. Kegiatan ini sangat berguna untuk melihat bagaimana program
atau kegiatan dilaksanakan sesuai dengan standar dalam rangka menjamin
tercapainya tujuan program. Tujuan diadakannya supervisi adalah untuk
meningkatkan cakupan secara merata dan berkesinambungan serta kualitas
pelaksanaan program imunisasi. Sasaran supervisi adalah seluruh petugas yang
terlibat dengan program imunisasi disesuaikan dengan jenjang supervisi.
Evaluasi dari sisi manfaat, mempunyai beberapa manfaat antara lain : 1)
menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui dalam program yang sedang berjalan.
2) meramalkan kegunaan dari pengembangan usaha-usaha dan memperbaikinya. 3)
mengukur kegunaan program-program yang inovatif. 4) meningkatkan efektifitas
program, manajeman dan administrasi. 5) kesesuaian tuntutan tanggung jawa.
Evaluasi sangat penting untuk men-track dan memastikan terlaksananya
kebijakan dan program sesuai dengan target dan rencana yang telah ditetapkan.
Dengan rutin melakukan evaluasi, kita bisa mengeliminasi kelemahan suatu
program. dan mengidentifikasi kebutuhan program. Dan yang perlu kita ingat,
bahwa evaluasi anggaran dan program merupakan wujud pertanggung jawaban
terhadap masyarakat. Namun, sayangnya kegiatan ini cenderung diabaikan.
Pelaporan yang dilakukan sifatnya hanya sekedar formalitas, untuk memenuhi
kewajiban organisasi. Evaluasi penyerapan anggaran belum dilakukan bersamaan
dengan evaluasi capaian program dan belum dijadikan pembelajaran dan dasar
perencanaan tahun berikutnya.
Dokumentasi saat memberikan arahan perencanaan program vaksin
Dokumentasi sebagai pemegang program Lansia