Dinas Kesehatan UPTD Puskesmas

Kab. Tulang Bawang Rawat Inap Pasiran Jaya

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN

No. Dokumen : 440/ /SOP/ADMEN/PKM-PJ/III/2017

Disetujui oleh,
Tanggal Terbit : 25 Maret 2017 Kepala UPTD Puskesmas
Rawat Inap Pasiran Jaya
SOP No. Revisi :0
Nengah Suwile
Halaman : 1/1
NIP. 19681019 198812 1 001
1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah cara yang digunakan untuk memudahkan didalam
pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya
2. Tujuan Sebagai acuan dalam penerapan langkah-langkah untuk melakukan pengendalian dokumen
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Rawat Inap Pasiran Jaya Nomor :
440/034/SK/ADMEN/PKM-PJ/III/2017 tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman di
UPTD Puskesmas Rawat Inap Pasiran Jaya
4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas
2. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008 Tentang Rekam Medik,
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia nomor 78 tahun 2012
tentang tata kearsipan di lingkungan kementerian dalam negeri dan pemerintah
daerah
5. Alat dan bahan ATK
6. Langkah-langkah a. Petugas melakukan penomoran dokumen
1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor
2. Penomeran dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat akreditasi oleh bagian tata
usaha.
3. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan sebagai berikut:
Contoh Penulisan Nomor Surat, yaitu:
Nomor : 800/001/AA/PKM-PJ/MM/YYYY
800 : menunjukkan kode klasifikasi surat
001 : menunjukkan nomor urut dokumen
AA : menunjukkan jenis Dokumen
PKM-PJ : menyatakan identitas/nama Puskesmas
MM : menyatakan Bulan terbit dokumen (ditulis dengan
angka romawi)
YYYY : Menyatakan tahun terbit dokumen
Penomoran dokumen Puskesmas Pasiran Jaya ditulis dengan kode klasifikasi : 440
(Kesehatan)
4. Petugas memberikan kode untuk nomor pada dokumen sesuai dengan jenis
dokumen, seperti:
a) Surat Keputusan dengan kode SK
b) Standar Prosedur Operasional dengan kode SOP

b. Petugas melakukan penyimpanan dokumen atau arsip

1. Dokumen Rekam Medik (RM) inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya 2(dua)
tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun
terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan disimpan minimal 7(tujuh)
tahun.
3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan
dokumen/ arsip aturan Puskesmas Pasiran Jaya.
4. Petugas melakukan penomoran dan penyimpanan dokumen perkantoran sesuai
dengan aturan daerah.
5. Penyimpanan salinan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master
dokumen semua kelompok pelayanan dan program
7. Bagan alir -
8. Hal-hal yang perlu -
diperhatikan
9. Unit terkait - Unit pelayanan RM
- Unit Tata usaha
- Unit pelayanan obat
- Unit pokja
10 Dokumen terkait - Buku penomoran SK
. - Buku penomoran SOP
- Buku agenda surat masuk
- Buku agenda surat keluar
- Dokumen akreditasi
- Dokumen RM
- Dokumen arsip surat masuk & surat keluar
11 Rekaman historis
. perubahan No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai diberlakukan
 Dinas Kesehatan UPTD Puskesmas
Kab. Tulang Bawang Rawat Inap Pasiran Jaya

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

Disetujui oleh,
Tanggal Terbit : 25 Maret 2017 Kepala UPTD Puskesmas
DAFTAR No. Revisi :0
Rawat Inap Pasiran Jaya
TILIK Nengah Suwile
Halaman : 1/1
NIP. 19681019 198812 1 001

Unit : ................................................................................
Nama Petugas : ................................................................................
Tanggal Pelaksanaan : ................................................................................

Tidak
No Langkah Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1 Apakah petugas melakukan penomoran dokumen?
2 Apakah petugas melakukan penyimpanan dokumen atau arsip?

Tingkat Kepatuhan : ................... % Pendowo Asri, ......................................................

Pelaksana/Auditor

..................................................