Job specification adalah penjelasan tentang kualifikasi minimal yang harus dimiliki di dalam

sebuah pekerjaan, sesuai apa yang digambarkan dalam job description. Jika job description
menjelaskan tentang bagaimana gambaran pekerjaan pekerjaan dan tugas yang akan
dilakukan dalam pekerjaan.

Penjelasan dan Cara Membuatnya

Maka job specification berisi dengan persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
pekerjaan tersebut. Job specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu
uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan atau pengetahuan, keterampilan,
pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan
pekerjaan yang harus dimiliki untuk mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi
dengan efektif.
Job specification adalah alat penting di dalam proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan.
Job specification yang jelas akan membantu HRD dalam menyeleksi kandidat yang tepat,
mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi
pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Manfaat Penulisan Job Specification yang Jelas

Menentukan job specification sangat penting, karena dengan adanya job specification di
awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan. Berikut
beberapa manfaat dari job specification bagi perekrut:
1. Syarat Pekerjaan Menjadi Jelas, dengan adanya job specification maka syarat dari
tenaga kerja yang diinginkan oleh suatu perusahaan bisa menjadi lebih jelas.
Pentingnya job specification adalah untuk memahami secara menyeluruh dari detail
sebuah gambaran pekerjaan. Sebuah perusahaan mungkin saja membutuhkan
karyawan atau tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu. Jadi dalam masa pencarian
tenaga kerja maka perusahaan bisa memberikan beberapa syarat atau ketentuan
tertentu.
Untuk HRD, job specification adalah dasar petunjuk dalam melakukan rekrutmen
juga dalam menyeleksi kandidat yang paling cocok dengan kebutuhan. Selain itu, job
specification bisa juga menjadi alat screening CV dan menentukan mana yang paling
cocok dengan pekerjaan yang dibutuhkan. Dengan kata lain spesifikasi kerja dapat
membantu proses penerimaan karyawan dengan cara memberikan batasan
mengenai kualifikasi karyawan yang diperlukan oleh perusahaan.
2. Dasar untuk Melakukan Seleksi Awal. Adanya spesifikasi kerja yang turut
dicantumkan dalam mencari karyawan akan menjadi sebuah proses seleksi awal bagi
calon pelamar kerja. Sebelum melamar tentunya seseorang akan menyeleksi dirinya
sendiri apakah kira-kira ia bisa mendapatkan posisi kerja yang sedang ditawarkan di
suatu perusahaan ataukah tidak.
Tentunya kandidat yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan akan melakukan
peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah mereka telah memenuhi kriteria
yang diinginkan oleh perusahaan atau tidak sama sekali. Hal ini biasanya terjadi di
luar perusahaan dan merupakan tahap awal bagi seseorang yang ingin melamar
posisi kerja tertentu di perusahaan. Sehingga dengan adanya job specification ini,
dapat membantu HRD melakukan seleksi awal.
3. Mendukung Perusahaan Mencapai Tujuan. Job specification memberikan detail
penting terkait pekerjaan seperti pendidikan, keterampilan, pengalaman
 sebelumnya, sifat, dsb. yang nantinya akan membantu karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan. Karyawan yang memiliki
keahlian dan kemampuan sesuai spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan akan bekerja
sesuai dengan keahliannya tersebut, sehingga mereka dapat melakukan
pekerjaannya dengan sangat baik. Bagaimanapun adanya spesifikasi kerja akan
membuat perusahaan bisa dengan lebih mudah mencapai tujuannya.
4. Membantu Peningkatan Kualitas SDM. Job specification juga membantu HRD dalam
meningkatkan kualitas sumber daya manusia, atau meningkatkan keterampilan
karyawan. Adanya job specification membantu HRD mengetahui pengetahuan atau
kemampuan apa yang perlu diberikan kepada karyawan guna menunjang
pekerjaannya. Dalam hal ini karyawan akan terus mengembangkan kemampuan dan
keahliannya selama ia bekerja di perusahaan. Kompetensinya akan terus
dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli. Disinilah
terjadi proses peningkatan kualitas tenaga kerja atau kualitas SDM yang sangat
dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Komponen Penting Di Dalam Job Specification

Ada banyak poin yang dijadikan parameter dalam menentukan job specification, tergantung
profil kandidat seperti apa yang dicari dan dibutuhkan oleh perusahaan. Namun pada
dasarnya job specification terdiri dari KSAO, yaitu:
 Knowledge, pengetahuan utama yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas.
 Skill, keterampilan untuk mengerjakan tugas. Merupakan keterampilan yang bersifat
dapat dipelajari.
 Ability, kemampuan dasar atau bawaan untuk mengerjakan beragam tugas,
memperoleh pengetahuan, atau mengembangkan skill/keahlian.
 Other characteristic atau karakteristik lain merupakan faktor personal.

Jika dijabarkan lebih lanjut, maka akan menjadi seperti berikut:

 Knowledge. Terdiri dari latar belakang pendidikan atau pengetahuan yang harus
dikuasai sebagai dasar untuk menunjang pekerjaan. Parameter ini memberikan
pengetahuan tentang kualifikasi kandidat dari background pendidikannya, baik
pendidikan formal non-formal.
 Skill. Terdiri dari requirement keterampilan yang dibutuhkan secara spesifik, seperti
skill mengoperasikan suatu mesin atau seperti skill leadership, komunikasi,
manajemen waktu, orang, dll. Termasuk juga di dalamnya pengalaman bekerja
sebelumnya yang menunjang skill tersebut.
 Ability. Terdiri dari kemampuan penglihatan, karakteristik fisik, atau kemampuan
bawaan lainnya.
 Other Characteristic. Seperti kepribadian, sikap, kemauan, minat, dan motivasi, serta
faktor terukur seperti perizinan, gelar, pengalaman industri, posisi, lama
pengalaman, dll.

5 Tips dalam Membuat Job Specification yang Baik

Seperti disinggung di atas, berikut adalah tips startegis yang bisa dipraktikkan ketika rekan-
rekan perekrut meletakkan spesifikasi pekerjaan pada job description.
1. Buat sespesifik mungkin tentang tanggung jawab pekerjaan, termasuk tenggat waktu
pengiriman dan pengukuran keberhasilan.
 2. Berikan ruang untuk fleksibilitas dalam spesifikasi pekerjaan, dan jelaskan apakah
peran tersebut kemungkinan besar akan berubah atau tumbuh dalam waktu dekat.
Ini membantu untuk menghindari karyawan kesal karena mengambil tanggung
jawab tidak dalam deskripsi pekerjaan aslinya.
3. Berhati-hatilah dengan kata-kata Anda, misalnya apakah suatu kualifikasi benar-
benar diperlukan atau apakah seseorang yang memiliki Kualifikasi oleh Pengalaman
(QBE) masih cocok?
4. Sangat penting untuk tidak melakukan diskriminasi atas dasar jenis kelamin, usia,
etnis, seksualitas atau kesehatan, jadi hindari persyaratan yang tidak tepat, misalnya
“harus memiliki pengalaman x tahun” atau kata-kata seperti “dinamis” atau
“dewasa”. Baca informasi lebih lanjut tentang menghindari diskriminasi di sini.
5. Jika peran tersebut terkait dengan pemberian layanan, Anda mungkin ingin
menanyakan kepada klien pilihan tentang pendapat mereka tentang tipe orang yang
ingin mereka ajak kerja sama.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja

Berikut adalah contoh dari sebuah job specification yang mencari kandidat untuk posisi
marketing manager di sebuah perusahaan telekomunikasi.

 Pendidikan
Lulusan sarjana jurusan teknik, magister jurusan marketing dari universitas terbaik.

 Working Experience
Memiliki pengalaman kerja di posisi marketing & sales minimal selama 1 tahun
(preferably dari industri Telekomunikasi atau FMCG).

 Keterampilan dan Pengetahuan

1. Harus menjadi komunikator yang baik dan harus mampu memimpin tim.
2. Pengalaman sebelumnya dalam menangani kegiatan ATL-BTL dan mengelola
acara promosi.
3. Harus mampu menangani media sosial seperti Facebook, Twitter dan membantu
membangun brand online.
4. Pengalaman dalam mengelola PR dan media.
5. Keterampilan analitis yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah.
6. Harus memahami bisnis, menghasilkan produk inovatif dan meluncurkannya.

 Kepribadian dan Sikap

1. Berpenampilan rapi dan orator yang baik.
2. Harus tenang dalam situasi kompleks dan menunjukkan keterampilan
kepemimpinan dalam mengelola banyak tim.
3. Harus kuat secara emosional dan harus memberikan hasil yang tepat waktu.

Daftar di atas adalah contoh spesifikasi pekerjaan. Detail yang lebih spesifik juga dapat
diberikan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan tersebut.

Dapat kita simpulkan bahwa job specification ini berbeda dengan job description. Job
specification lebih menjelaskan kriteria atau kualifikasi seseorang yang dibutuhkan dalam
suatu jabatan tertentu. Job specification ini juga penting karena memiliki banyak manfaat
dalam pengelolaan sdm baik dalam rekrutmen maupun dalam pengembangan sdm.
Sehingga dalam penyusunan job specification ini perlu diperhatikan komponen-komponen
dasar yang harus ada didalamnya yaitu, knowledge, skill, ability, dan karakteristik lainnya.

Deskripsi Jabatan
Uraian Jabatan atau yang barangkali lebih dikenal dengan sebutannya dalam bahasa Inggris
“Job Description” pada dasarnya adalah sebuah dokumen tertulis formal/resmi dalam
bidang pengelolaan dan pendayagunaan sumber daya manusia yang dibuat bukan hanya di
dalam lingkungan perusahaaan tetapi juga di institusi pemerintahan dan organisasi lain.
Dokumen yang dinamai Uraian Jabatan tersebut menggambarkan, menguraikan dan
menjelaskan tentang sebuah jabatan/pekerjaan yang ada dalam perusahaan atau organisasi
tersebut. Kata “Description” dalam Job Description memang sebenarnya berarti “gambaran”
dan berasal dari kata “to describe” yang berarti menggambarkan/menjelaskan. Tetapi, di
Indonesia sendiri istilah yang digunakan adalah “Uraian Jabatan” dan bukan “Gambaran
Jabatan/Pekerjaan”.

Kegunaan/Manfaat Uraian Jabatan

Pada dasarnya, bila sebuah organisasi khususnya perusahaan memutuskan untuk membuat
Uraian Jabatan untuk semua pekerjaan/jabatan karena punya tujuan tertentu. Tujuan dari
pembuatan Uraian Jabatan bisa diketahui atau tergambar dalam salah satu dari 6 (enam)
kegunaan utama Uraian Jabatan yang akan disebutkan dan diuraikan di bawah ini. Bisa juga
merupakan kombinasi dari 2 (dua) atau beberapa di antaranya. Kegunaan-kegunaan utama
Uraian Jabatan adalah di bawah ini:
1. Sebagai Panduan Kerja. Uraian Jabatan akan menjadi pegangan bagi
karyawan/pegawai yang menduduki jabatan atau melaksanakan pekerjaan yang
dapat dijadikannya acuan dan rujukan setiap saat. Panduan tersebut umumnya
bermanfaat untuk pegawai baru yang baru diangkat ke sebuah posisi/jabatan
tertentu. Sebuah Uraian Jabatan yang disiapkan dengan baik akan dapat menjadi
panduan untuk melatih dan membimbing pegawai baru.
2. Sebagai Dasar Untuk Program Evaluasi Jabatan. Bila perusahaan akan menentukan
“nilai” atau bobot dari tiap pekerjaan melalui proses Evaluasi Jabatan maka sumber
informasi lengkap tentang sebuah pekerjaan/jabatan yang akan dievaluasi adalah
Uraian Jabatan untuk pekerjaan/jabatan tersebut. Uraian Jabatan yang dibuat
dengan akurat dan rapi akan sangat membantu kelancaran dan akurasi dari hasil
kegiatan Evaluasi Jabatan.
3. Standar atau Acuan Untuk Menilai Kinerja Karyawan. Sebuah Sistem Penilaian
Kinerja karyawan yang baik harus didukung oleh sebuah Uraian Jabatan yang tepat.
Untuk keperluan ini maka dalam Uraian Jabatan yang dibuat harus juga
mencantumkan bidang-bidang kerja di mana karyawan pemegang jabatan ini harus
mengkontribusikan hasil kerja dan indikator yang akan digunakan.
4. Acuan Untuk Kompetensi Pemegang Jabatan. Sebuah Uraian Jabatan akan menjadi
panduan atau acuan untuk menentukan pengetahuan apa saja,
keahlian/keterampilan seperti apa yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan untuk
mampu memangku jabatan tersebut dengan sukses. Pengetahuan dan keahlian
tersebut biasanya dimuat dalam Uraian Jabatan di bawah “heading”/judul
 “Persyaratan Jabatan”. Persyaratan Jabatan tersebut berguna sebagai dasar untuk
proses seleksi pegawai baru dalam proses rekrutmen.
5. Sebagai Dasar Untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan. Perusahaan dapat
melakukan “asesmen” (penilaian) terhadap seorang pemegang jabatan apakah ia
sudah mencapai semua Persyaratan Jabatan yang telah ditetapkan. Kesenjangan
antara persyaratan jabatan yang ditetapkan dengan pengetahuan dan
kemampuan/keahlian yang harus dimiliki pemegang jabatan dapat dijadikan sumber
untuk semua pelatihan yang ditetapkan.
6. Untuk Dasar Bagi “Audit” Organisasi dan Tata Kerja. Sebagai dasar yang dapat
digunakan bagi peninjauan ulang Struktur Organisasi. Dengan mempelajari uraian-
uraian jabatan yang ada, seorang ahli dalam perancangan struktur organisasi ini akan
dapat meneliti lebih mendalam tentang tentang kemungkinan melakukan efisiensi
dalam organisasi. Usaha tersebut misalnya melalui program “Pengayaan Jabatan”
(Job Enrichment) dengan menambah jumlah tugas, tanggung jawab pada sebuah
jabatan atau penyempurnaan atau perubahan pada tata cara pelaksanaan sebuah
pekerjaan.

Contoh Format Uraian Jabatan.

1. IDENTITAS JABATAN/PEKERJAAN. Memberikan identitas ringkas tentang
jabatan/pekerjaan yang diuraikan seperti tentang: nama jabatan tersebut (Job Title),
nama unit kerja (seksi/departemen/bagian) di mana jabatan tersebut berada dan
lokasinya.
 Nama Jabatan/Pekerjaan ini:
 Nama Pemegang Jabatan ini saat ini:
 Nama Unit Kerja (Seksi/Bagian):
 Divisi/Unit Usaha/Direktorat:
 Lokasi Kerja:

2. TANGGUNG JAWAB POKOK JABATAN/PEKERJAAN INI. Bagian ini adalah ringkasan

tentang jabatan. Ringkasan tersebut harus menjawab pertanyaan untuk apa
jabatan/pekerjaan ini diadakan.
3. HUBUNGAN ORGANISASIONAL. Bagian ini harus menggambarkan “tempat berada”-
nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi Perusahaan sekarang. Yang
harus digambarkan minimal adalah kotak berisi nama jabatan atasan dari jabatan ini,
kotak berisi nama jabatan ini kotak-kotak jabatan yang dibawahkan oleh atasan yang
sama, dan kotak-kotak jabatan di bawahnya/bawahannya. Bila ia tidak mempunyai
bawahan maka kotak yang di atasnya harus digambarkan minimum 2 susun yaitu
atasannya dan atasan dari atasannya.
4.  TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN DALAM JABATAN/ PEKERJAAN INI.
Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan yang dikelompokkan
dalam sub judul.
 Tugas-tugas rutin; Untuk tenaga pelaksana tugas-tugas rutin adalah yang
harus dilakukan secara terus menerus tiap hari/tiap minggu. Bagi tenaga
manajerial mungkin tiap bulan, maupun tiap semester dan tiap tahun
misalnya untuk menetapkan sasaran kerja, melakukan pembuatan rencana
kerja dan melakukan evaluasi.
  Tugas-tugas Insidentil; yang dimaksud adalah tugas-tugas yang mungkin
sekali-sekali harus dilakukan walaupun tidak tercantum dalam Uraian
Jabatan. Tiap pemegang jabatan harus menerima kenyataan bahwa sebagai
anggota dari sebuah Team/Organisasi ia sewaktu-waktu dapat diminta dan
harus bersedia melakukan suatu tugas yang tidak tercantum dalam Uraian
Jabatannya; yang sebenarnya dapat berdampak baik bagi karirnya sendiri.
Dalam hal tidak pasti apa tugas-tugas tersebut maka ditulis saja: tugas lain
yang diperintahkan oleh atasan/perusahaan.
5. TANGGUNG JAWAB Pengawasan (Supervisi) Terhadap Orang Lain.
Jabatan/Pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengawasi/memimpin
satu atau sekelompok orang/pegawai yang merupakan bawahannya “langsung”.
Informasi yang minimal perlu dicantumkan adalah hal-hal berikut:
(1). Nama jabatan yg diawasi langsung dan jumlah jabatan tersebut.
(2). Jumlah orang yang menduduki tiap jabatan/pekerjaan tersebut. Atau bila jabatan
ini tidak punya anak buah/bawahan langsung tetapi ia mendapat tugas untuk
membimbing karyawan lain yang bukan anak buah maka perlu dituliskan juga. Bila
kedua tanggung jawab tersebut tidak ada maka dapat ditulis. TIDAK ADA.
6. TANGGUNG JAWAB DALAM UKURAN FINANSIAL. Ukuran finansial yang menjadi
tanggung jawab sendiri atau bersama dengan orang lain misalnya besarnya “omzet”
penjualan, anggaran promosi, nilai stok bahan baku/bahan pembantu/onderdil,
anggaran pemeliharaan, pelatihan & pendidikan, banyaknya uang tunai yang dikelola
per hari/per bulan, dan lain-lain. Bila tanggung jawab tersebut diemban bersama
dengan Jabatan lain harus disebutkan nama Jabatan tersebut, misalnya; biaya
promosi adalah dikelola bersama oleh Bagian Penjualan dan Bagian Promosi.
7. WEWENANG YANG DIMILIKI OLEH PEKERJAAN INI. Wewenang untuk membuat
keputusan atau mengambil tindakan dalam ruang lingkup bidangnya, yang secara
formal ditetapkan oleh perusahaan. Wewenang tersebut misalnya dalam hal
pembinaan bawahan; memberi peringatan, menilai prestasi kerja dll. Dan wewenang
untuk menyetujui penggunaan uang perusahaan seperti membeli sesuatu.
8. HUBUNGAN-HUBUNGAN YANG HARUS DILAKUKAN. Setiap jabatan/pekerjaan
dalam sebuah organisasi perlu melakukan hubungan-hubungan/komunikasi dengan
orang lain dalam pelaksanaan tugas-tugasnya. Hubungan tersebut bisa dengan
rekan-rekan kerja yang setingkat, dengan atasan, bawahan, dengan karyawan
setingkat atau yang lebih senior dari unit kerja lain atau dengan orang-orang dari
luar perusahaan, selama urusannya tentang pekerjaan.
9. KARAKTERISTIK KHUSUS JABATAN. Informasi yang dapat dicantumkan di sini adalah
keterangan dan fakta tambahan tentang hal-hal yang dianggap penting menyangkut
misalnya ruang lingkup tugasnya, tingkat kerumitannya; misalnya apakah semua
sudah diatur sehingga tidak perlu ada masalah atau justru pekerjaan ini memerlukan
inisiatif dan kreativitas dari pemegang jabatan sendiri, dan tantangan-tantangan
yang harus dihadapi. Semua informasi tersebut dijelaskan dalam bentuk
“narasi”/kualitatif.
10.  PERSYARATAN JABATAN. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemegang
jabatan/pelaksana pekerjaan untuk mampu melaksanakan tugasnya dengan sukses.
Persyaratan ini lebih baik menjelaskan apa yang karyawan tersebut harus; TAHU,
MAMPU dan MAU melakukan dan mengerjakan. Tetapi, masih banyak organisasi
yang untuk mudahnya Uraian Jabatan hanya mencantumkan persyaratan Tingkat
Pendidikan Formal Terendah yang Harus Pernah Ditempuh dengan Berhasil, plus
Pendidikan Tambahan Khusus/Pelatihan Pra-jabatan dan Pengalaman Kerja yang
harus dimiliki.