Langkah 4

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan KSAO

KSAO (Knowledge, Skills,  Abilities dan Other) merupakan beberapa hal
yang dibutuhkan dalam menjalankan job atau pekerjaan ini. Knowledge
merupakan pengetahuan atau pengertian konseptual yang harus dimiliki
karyawan dalam mengerjakan pekerjaan ini. Skill merupakan keahlian atau
ketrampilan yang harus dimiliki dalam mengerjakan pekerjaan atao job ini.
Abilities merupakan ketekunan yang harus dipunyai oleh karyawan dalam
mengerjakan tugas atau pekerjaan ini. KSAO Knowledge, Skills,  Abilities dan
Other merupakan hal-hal yang tidak mudah untuk diamati dan dievaluasi.
2. Jelaskan langkah demi langkah penentuan KSAO
1. Identifikasi keterampilan dari deskripsi pekerjaan. Setiap sumber daya
memiliki seperangkat deskripsi tugas yang ditentukan. Identifikasi
keterampilan dari deskripsi pekerjaan yang dijelaskan.
2. Kelompokkan semua keterampilan di seluruh organisasi. Ulangi proses
departemen yang disebutkan di atas secara bijaksana. Bicaralah dengan
para manajer dan semua sumber daya, kemudian daftar setiap
keterampilan yang berkontribusi terhadap kinerja tugas yang efektif.
3. Frame kategori keterampilan dan masukkan keterampilan ke dalam
kategori. Tentukan kategori yang sesuai untuk organisasi Anda. Ini
mungkin bergantung pada industri organisasi, produk, kekuatan, dan basis
klien Anda juga. Contoh: teknis, perilaku dan proses, adalah beberapa
kategori yang umum. Gunakan akal sehat Anda dan tetapkan setiap
keterampilan yang dimasukkan ke dalam kategori yang sesuai.
4. Siapkan kamus keterampilan dan pahami levelnya. Seperti namanya, itu
adalah kamus yang dijelaskan dari setiap keterampilan yang telah
disebutkan di atas. Jelaskan tingkat deskripsi yang bijaksana dari setiap
keterampilan. Anda dapat memilih kamus tiga atau empat level. Level 1
menjadi terendah, level 2 adalah Needs improvement, level 3 sedang dan
level 4 bagus. Menetapkan sumber daya untuk level ini menggambarkan
 tingkat pengetahuan dan pengetahuan mereka saat ini dalam keterampilan
tertentu.
5. Identifikasi Gap dan terjemahkan. Kesenjangan antara aktual dan yang
diinginkan adalah sumber identifikasi kebutuhan Pelatihan. Pahami celah
dan perbaiki dengan pelatihan dan penjadwalan seminar yang tepat.
6. Petakan sumber daya lagi. Pemetaan kompetensi adalah proses yang
berulang terus. Jika, setelah evaluasi dua fase, sumber daya telah
meningkat, maka tingkat keterampilan yang sebenarnya ditingkatkan dan
juga yang diinginkan.

Pengembangan knowledge dan skill paling baik dilakukan melalui edukasi dan
pelatihan yang menggabungkan teori dan terapan pada kerja lapangan,
misalnya pada seorang manager proyek pemahaman akan konsep-konsep pada
ruang lingkup kerja dan rincian pekerjaan menjadi dasar pada pengerjaan
proyek nyata, sedangkan pada pengembangan abilities dapat diupayakan
melalui membiasakan diri menerima feedback, pembinaan, serta saran orang
lain sebagai bahan intropeksi diri (The Balance Careers, 2018)

1. Tentukan KSAO yang diperlukan untuk staf divisi personalia / HR / HRM

(Cek KBJI)
Menurut Klasifikasi Baku Jabatan Indonesia (2014), manajer sumber daya
manusia merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinasikan kebijakan
tentang personalia, hubungan industrial, kesehatan dan keselamatan kerja suatu
perusahaan atau organisasi, atau dari perusahaan yang menyediakan jasa
sumber daya manusia untuk perusahaan dan organisasi lainnya. Tugasnya
meliputi :
a. Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan personalia
dan hubungan industrial, kebijakan dan kegiatan perusahaan atau organisasi;
b. Merencanakan dan mengatur prosedur untuk perekrutan, pelatihan, promosi,
pemindahan dan pemberhentian staf;
c. Merencanakan dan mengatur negosiasi dan prosedur untuk penentuan
struktur dan tingkat upah dan untuk konsultasi dengan pekerja tentang
kondisi kerja;
d. Mengawasi program dan kegiatan yang terkait dengan keselamatan dan
kesehatan kerja;
e. Menyusun dan mengelola anggaran, mengontrol pengeluaran dan
memastikan efisiensi penggunaan sumber daya;
f. Menetapkan dan mengarahkan prosedur operasional dan administrasi;
g. Mengawasi pengembangan dan implementasi system informasi manajemen;
h. Menjamin kepatuhan dengan standar dan perundang-undangan terkait hak-
hak kesehatan dan keselamatan, kesempatan yang sama dan hal-hal yang
terkait dengan pekerja;
i. Mengawasi seleksi, pelatihan dan kinerja staf untuk keseluruhan perusahaan
atau organisasi;
j. Melakukan konsultasi dengan manajer senior dan manajer departemen lain;
k. Mewakili perusahaan atau organisasi dalam urusan dengan pihak luar.

KSAO staf divisi personalia / HR / HRM :

1. Knowledge
- Pengetahuan tentang UU Ketenagakerjaan
Pengetahuan UU Ketenagakerjaan ini sangat penting karena akan
menjadi dasar hukum untuk setiap kebijakan yang diambil perusahaan
terkait karyawan. Seperti, perjanjian kerja bersama, struktur dan skala
upah, BPJS, PPh 21, dan lain-lain. Selain harus update dengan
peraturan pemerintah, HR perlu menjadi partner strategis perusahaan,
agar kebijakan yang diambil perusahaan benar-benar berdampak pada
produktivitas, namun tetap sejalan dengan undang-undang dan aturan
hukum lainnya.
- Keterampilan Teknis yang Spesifik
Human Resources mencakup bidang yang sangat luas. HR perlu
memiliki keterampilan teknis yang mendukungnya dalam bidang HR
 yang lebih spesifik. Misalnya, untuk HR bidang rekrutmen dan seleksi,
perlu membekali diri dengan keterampilan menyeleksi pelamar kerja,
minimal terampil melakukan wawancara. Dalam bidang training and
development, seorang calon HR perlu menguasai bagaimana
menyusun Training Need Analysis (TNA) yang bagus, dan seterusnya.
- Menguasai Teknologi yang Dibutuhkan
Teknologi semakin penting peranannya dalam mendukung pekerjaan
HR, sehingga HR dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi.
Penggunaan Human Resources Information System atau HRIS kini
telah meluas, bukan hanya pada perusahaan-perusahaan besar, tetapi
juga perusahaan menengah dan rintisan. Bahkan, implementasi HRIS
kini menjadi salah satu Key Performance Indicator (KPI) departemen
HR.
- Wawasan yang Baik tentang Bisnis Perusahaan
Dibutuhkan juga wawasan tentang bisnis perusahaan, bagaimana proses
bisnis perusahaan berjalan; mengetahui tantangan dalam bisnis tersebut;
dan sejauh apa perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan pada
bisnis tersebut. Wawasan ini penting untuk menganalisis situasi dan
kebijakan perusahaan di masa depan terkait pengelolaan SDM. Karena
pada akhirnya, tujuan utama peran HR adalah
mengoptimalkan kinerja aset manusia yang ada di perusahaan demi
mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
2. Skills
- Observasi dan Wawancara
Merupakan bekal utama seorang HRD
- Multitasking
Pertama, skill wajib HRD yang pertama adalah kemampuan
multitasking atau mengerjakan banyak pekerjaan dalam satu waktu.
Sebab, HRD memiliki jobdesk yang cukup banyak dan
mengharuskannya berhubungan dengan banyak divisi di perusahaan.
Mulai dari memproses rekrutmen karyawan, mempersiapkan pelatihan
 untuk karyawan, hingga mengatur penggajian dan memproses
karyawan bermasalah.
- Kemampuan Berorganisasi dan Berorientasi pada Strategi
Skill wajib HRD selanjutnya adalah kemampuan berorganisasi dan
menyusun strategi yang baik. Seorang HRD harus mempunyai
kemampuan organisasi yang baik, karena merekalah yang mengatur
manajemen waktu perusahaan, menyimpan data karyawan, serta data-
data penting lainnya. HRD juga dituntut memiliki kemampuan
menyusun strategi manajemen yang baik. Mulai dari merancang skema
penggajian yang baik, memproses rekrutmen dan pelatihan karyawan,
dll.
- Dual Focus, Antara Kebutuhan Karyawan dan Manajemen
Seorang HRD dituntut menjembatani 2 kepentingan, yaitu antara
kebutuhan karyawan dan pihak manajemen perusahaan. Ada saat ketika
Anda harus mengambil keputusan untuk melindungi karyawan. Ada
saatnya pula Anda akan dihadapkan untuk melindungi organisasi,
budaya dan nilai-nilai perusahaan. Seorang HRD harus mampu
menyeimbangkan kepentingan karyawan dan manajemen. Misalnya,
saat karyawan meminta pembelaan atas kesalahan yang mereka alami,
Anda wajib mengayomi mereka. Namun, pada waktu yang sama Anda
harus tetap tegas berpegang pada SOP dan nilai-nilai perusahaan yang
berlaku.
- Peka dan Memahami Psikologi Manusia
Dalam menjalankan jobdesk-nya, seorang HRD dituntut berhubungan
dengan semua karyawan di perusahaan. Tidak hanya memperkenalkan
perusahaan di awal rekrutmen, namun juga memproses setiap
permasalahan karyawan yang muncul setiap harinya. Sehingga, seorang
HRD harus mampu menjalin hubungan yang baik dengan semua
karyawan.
- Skill Komunikasi Publik dan Interpersonal yang Baik
 Skill wajib HRD berikutnya adalah kemampuan berkomunikasi. Baik
itu komunikasi publik maupun komunikasi interpersonal antar-
karyawan. Dituntut untuk bisa menjalin hubungan yang baik dengan
semua karyawan, seorang HRD dianjurkan memiliki kemampuan
komunikasi yang baik.
- Negosiasi dan Manajemen konflik
Seorang HRD kerap berurusan dengan karyawan bermasalah, mulai
dari yang melakukan pelanggan ringan maupun berat. Karena itulah,
kemampuan bernegosiasi sangat penting dimiliki agar apa yang menjadi
kebijakan perusahaan dapat diterima dengan baik oleh karyawan.
Kemampuan negosiasi ini juga perlu dibarengi dengan
kemapuan problem solving/manajemen konflik.
3. Abilities
- Active Listening
Cara mendengarkan yang benar- terfokus pada apa yang disampaikan
oleh lawan bicara
- Sikap Bijaksana dan Mampu Menjaga Rahasia
Divisi HRD juga merupakan jembatan antara karyawan dari berbagai
jabatan. Oleh sebab itu, seorang karyawan HRD harus bersikap adil,
mampu menjaga rahasia perusahaan dan karyawan lainnya, dan mampu
bersikap bijaksana dalam mengambil keputusan yang tidak merugikan
sebagian pihak. Seorang karyawan HRD juga harus mampu bersikap
profesional dalam pekerjaan dengan tidak mencampurkan urusan
pekerjaan dan pribadi.
4. Others
- Memiliki sertifikat Training of Trainer