BUKU

FASILITATOR
PENYUSUN
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap |
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap |
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap

Kontributor
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap |
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap |
Nama Lengkap | Nama Lengkap | Nama Lengkap

Desain & layout

Nama Lengkap | Nama Lengkap

© PMI Pusat 2018

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 1

BAB 1 PENDAHULUAN 2

UMUM 3

TUGAS DAN PERAN FASILITATOR 3

BAB 2 POKOK POKOK PENYELENGARAAN SIMULASI 3

TUJUAN SIMULASI 5

PESERTA SIMULASI 5

PEMBELAJARAN YANG DIKEMBANGKAN. 5

ORGANISASI 5

BAB 3 PELAKSANAAN DAN FORMAT 6

MATERI DASAR POSKO 12

MATERI DASAR LOGISTIK 17

LAYOUT TFG 36

DENAH LOKASI 39

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU OBSERVER 1
 BAB 1
pendahuluan

I. UMUM
a. Sebagai salah satu upaya dalam mengimplementasikan tugas pokok
dan fungsi PMI PUSAT Serta PMI Provinsi dan PMI Kabupaten/Kota,
adalah penyelenggaraan latihan dalam model simulasi logistic dan
Posko yang juga merupakan salah satu kegiatan penting dalam
upaya kesiapsiagaan terhadap bencana.
b. Penyelenggaraan “Penyegaran dan simulasi logistic dan Posko
PMI dalam tanggap darurat” direncanakan di Provinsi merupakan
latihan untuk menguji pergerakan secara realtime baik Logistik
maupun Posko sehingga peserta mendapatkan gambaran jelas
tentang peran Logistik dan Posko dalam tanggap darurat.
c. Selain itu dalam kegiatan ini juga dilaksanakan untuk menyusun
SOP Logistik dan Posko sesuai Juknis yang berlaku.
d. Tuntutan kondisi alam yang mengharuskan kesiapsiagaan jajaran
Palang merah Indonesia dan pihak terkait dalam menghadapi
bencana.
e. Rencana operasi atau Protap PB terkait logistic yang ada perlu
diuji ataupun dikaji ulang.
f. Komando, koordinasi, komunikasi dan informasi antar bidang kerja
PMI, atar PMI Provinsi/Kabupaten/Kota serta eksternal PMI terkait
yang terkait dengan logistik belum optimal.
g. Dokumen ini di buat Sebagai pedoman TIM Observer dalam
melaksanakan penilian kegiatan “Penyegaran dan simulasi logistic
dan Posko PMI dalam tanggap darurat”.

2 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
II. Tugas dan Peran Fasilitator
a. Menyusun Skenario, Rencana Garis Besar, dan Rencana Operasi
Simulasi
b. Menyusun Inject/Memo Generator
c. Membuat Materi Posko dan Logistik yang akan di berikan pada
peserta
d. Memandu Jalanya Gladi Peta sesuai dengan Arahan Koordinator
TFG dan scenario TFG
e. Memandu Jalanya Simulasi Lapangan sesuai dengan Arahan
Koordiantor Simulasi Lapangan dan Rencana Operasi Simulasi
f. Memandu Evaluasi Harian Peserta
g. Melakukan Observasi pengetahuan terhadap peserta
h. Berkoordinasi terkait dukungan yang diperlukan kepada panitia.

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 3
 BAB 2
POKOK POKOK PENYELENGARAAN SIMULASI
Tujuan simulasi
Meningkatnya pengetahuan manajemen , kemampuan, ketrampilan teknis serta Koordinasi,
komunikasi dan informasi Posko PMI terutama pada bidang armada angkutan logistic PMI serta
dapat bekerja sama dengan pihak eksetrnal PMI dalam rangka menghadapi bencana di Provinsi/
Kabupaten/Kota.

Peserta Simulasi
Staf yang membidangi Logistik/Pergudangan dan Posko.
Relawan yang memenuhi kriteria. (Petugas PMI terutama bidang posko, Tim logistic, transportasi/
armada dan tim pergudangan dan tim keamanan/ lembaga terkait dalam upaya penanggulangan
bencana).

Pembelajaran yang dikembangkan.

Kemampuan Koordinasi, komunikasi, informasi dan Komando antara PMI provinsi /Kabupaten/
Kota dan PMI Pusat serta lembaga terkait di Provinsi/Kabupaten/Kota.
Kemampuan dan keterampilan tehknis personil logistic, Posko PMI dalam penerapan SOP/Protap,
rencana Operasi PMI dalam penanggulangan bencana Banjir di provinsi Kalimantan.

4 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
ORGANISASI
PENGARAH
SEKRETARIS JENDRAL

PENANGGUNG JAWAB
KEPALA MARKAS PUSAT

PIMPINAN UMUM
KEPALA BIRO SARPRAS

OVSERVER DIREKTUR GLADI

SEKRETARIS PMI PROV

KOMANDAN SIMULASI
KA.BAG POSKO PUSAT

PANITIA KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR

MATERI GLADI PETA GLADI LAPANG EVALUASI

POSKO LOGISTIK TIM PENCATAT

PENGENDALI PENGENDALI PENGENDALI

ATAS SAMPING BAWAH

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 5
 BAB 3
PELAKSANAAN DAN FORMAT
A. Tahap Perencanaan
a. Menyusun Skenario Simulasi
b. Skenario simulasi merupakan dokumen awal yang akan digunakan dalam melakukan
simulasi Logistik dan POSKO. Dalam scenario terdapat alur dan mekanisme kejadian yang
akan disimulasikan. Scenario disusun oleh TIM Fasilitator dari PMI Pusat dan TIM dari PMI
Provinsi.
c. Menyusun Rencana Garis Besar
d. Rencana Garis Besar (RGB) merupakan gambaran tentang penyelenggaraan Penyegaran
dan simulasi logistic dan Posko PMI dalam tanggap darurat. Rencana Garis Besar di buat
oleh TIM Fasilitator dari PMI Pusat dan TIM dari PMI Provinsi.
e. Menyusun Rencana Operasi Simulasi
f. Rencana Operasi Simulasi adalah panduan kegiatan teknis yang akan dilakukan oleh
peserta saat pelaksaan simulasi dimulai dari fase awal kesiaapsiagaan, Bencana, Tanggap
Darurat, Hingga Pemulihan. Dokumen ini disusun oleh seluruh TIM Fasilitator
g. Menyusun Inject
h. Inject merupakan dokumen/Soal yang diberikan oleh tim fasilitator kepada peserta untuk
dilaksanakan saat simulasi berlangsung. Dokumen dibuat oleh tim fasilitator menyesuaikan
dokumen Rencana Operasi Simulasi.

B. Tahap Persiapan
a. FInasilasi ROS dan Inject
b. Mempersiapkan Bahan Materi dasar kepada peserta dengan susunan materi sebagai berikut
I. POSKO
1. Dasar Pembentukan POSKO
2. Jenis Posko
3. Tujuan Pendirian POSKO
4. Letak POSKO PMI
5. Peran POSKO PMI
6. Peran POSKO TDB PMI

6 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
 7. Struktur POSKO PMI
8. Pelaporan
9. Format Pelaporan
II. POSKO
1. Pendahuluan
2. Tanggung Jawab Markas
3. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional
4. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat
5. Gudang/Tempat Penyimpanan
6. Tata Letak Penyimpanan
7. Prinsip Dasar Melindungi Bahan Makanan
8. Proses Penerimaan Barang
9. Penyimpanan
10. Bincard dan Stock Card
11. Pelaporan
12. Format Manual Logistik

C. Mepersiapkan Perlengkapan untuk Gladi Peta

i. Menyusun Struktur Organisasi Gladi Peta
ii. Finaslisasi Skenario Gladi Peta dengan fase didalamnya terdapat :
1. Informasi simulasi telah dimulai
2. Informasi Peringatan Dini
3. Informasi Kebencanaan
4. Pengurus dan Staff Markas Kab/Kota melakukan Koordinasi internal dan external
5. PMI Kab/Kota Melakukan Respon Awal
6. PMI Kab/Kota Berkoordinasi dengan PMI Provinsi
7. PMI Provinsi Berkoordinasi dengan PMI diwilayahnya untuk membantu melakukan
respon
8. PMI Provinsi melakukan mobilisasi ke lokasi bencana
9. Pengendali Atas memberikan Inject Pada Peserta
10. Pengendali Samping memberikan Inject Pada Peserta
11. Pengendali Bawah memberikan Inject Pada Peserta
12. PMI Provinsi Berkoordinasi dengan PMI Pusat
13. PMI Pusat berkordinasi dengan PMI di wilayah Regional untuk melakukan Respon
14. PMI Provinsi di Regional melakukan mobilisasi ke lokasi bencana
15. PMI Pusat Berkoordinasi dengan Gudang Regional untuk mengirimkan bantuan
logistic

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 7
 iii. Mempersiapan Peratalan/Perlengkapan pedukung gladi peta :
1. Layout Gladi Peta
2. Skenario TFG
3. Inject/Kertas Kasus Tambahan
4. Bendera Merah Putih dan PMI
5. Meja dan Kursi untuk pimpinan gladi peta
6. Papan Nama Kontingen
7. Pointer/Laser
8. Peta Regional
9. Peta Provinsi
10. Peta Kabupaten/Kota
11. Peta Rawan Bencana
12. Miniatur Markas PMI sejumlah kontingen
13. Miniatur Bendera PMI sejumlah kontingen
14. Miniatur Mobil Operasional PMI sejumlah kontingen
15. Miniatur Personil PMI sejumlah kontingen
16. Miniatur Kotak Logistik sejumlah kontingen

iv. Membagi Peran dan Tugas Fasilitator dalam Gladi Peta

v. Melakukan Gladi awal pelaksaan gladi peta bersama tim fasilitator
vi. Membagi Peran dan tugas fasilitator pada saat pembekalan dan simulasi lapangan

D. Tahap Pelaksaan (Hari Pertama)

a. Mengikuti rakaian acara pembukaan (Pukul 08.00)
b. Pemberian Pembekalan kepada peserta (pukul 09.00)
i. Pengantar Simulasi
ii. Pembekalan Materi Posko
1. Dasar Pembentukan POSKO
2. Jenis Posko
3. Tujuan Pendirian POSKO
4. Letak POSKO PMI
5. Peran POSKO PMI
6. Peran POSKO TDB PMI
7. Struktur POSKO PMI
8. Pelaporan
9. Format Pelaporan
iii. Pembekalan Materi Logistik

8 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
 1. Pendahuluan
2. Tanggung Jawab Markas
3. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional
4. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat
5. Gudang/Tempat Penyimpanan
6. Tata Letak Penyimpanan
7. Prinsip Dasar Melindungi Bahan Makanan
8. Proses Penerimaan Barang
9. Penyimpanan
10. Bincard dan Stock Card
11. Pelaporan
12. Format Manual Logistik

c. Melakukan Breafing awal kepada Ketua Kontingen dari peserta terkait gladi peta dengan
hal-hal yang di informasikan sebagai berikut (Pukul 13.00):
i. Pemahaman dasar tentang pengertian Gladi Peta.
ii. Informasi jumlah peserta yang disertakan dalam kegiatan gladi peta.
iii. Aturan Gladi Peta.
iv. Simulasi Awal kegiatan gladi peta.
d. Pelaksaan Gladi Peta (Pukul 14.00)
Dalam gladi peta, fasilitator menjalakan instruksi dari coordinator gladi peta dan mengikuti
sekenario gladi peta yang telah disusun. Fasilitator juga akan membantu memandu jalanya
gladi peta.
e. Simulasi Lapangan (pukul 16.00)
Dalam Simulasi lapangan hari pertama, Fasilitator memastikan kegiatan berjalan dengan
tata urut sebagai berikut :

i. Memastikan Kepala Markas Kab/Kota terdampak ditunjuk sebagai Koordinator Lapangan

dan mengaktifkan POSKO TDB
ii. Memastikan Koordinator Lapangan melakukan pembagian peran Logistik dan POSKO
dan mendirikan posko serta logistic aju.
iii. Memastikan Peserta mendirikan/ mensetting Posko Utama
iv. Memastikan Peserta mendirikan/ mensetting Gudang Logistik Utama
v. Memastikan Koordinator Lapangan mempersiapkan peralatan untuk mendirikan posko
AJU
vi. Memastikan Koordinator Lapangan mempersiapkan peralatan untuk mendirikan
Gudang AJU
vii. Memastikan Tim posko menlakukan pencatatan informasi awal
viii. Memastikan Tim Posko Membuat Laporan Situasi Awal

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 9
 ix. Memastikan Tim Logistik Melakukan Loading Barang
x. Memastikan Tim Logistik melakukan pencatatan Stock Report

f. Melakukan Evaluasi Harian Kepada Peserta sesuai dengan pembagian kelompok Logistik
dan POSKO PMI (pukul 19.00)

E. Tahap Pelaksaaan (Hari Kedua)

a. Simulasi Lapangan (kegiatan dimulai pukul 08.00 – 16.30)
Dalam Simulasi lapangan hari kedua, Fasilitator memastikan kegiatan berjalan dengan
tata urut sebagai berikut :
i. Memastikan Koordinator Lapangan Melakukan breafing Personil SATGANA (Peserta)
ii. Memastikan Aktifasi POSKO Aju oleh Peserta
iii. Memastikan Posko Aju memberikan infromasi kebutuhan kepada gudang Aju dan Posko
Utama
iv. Memastikan POSKO utama meminta Logistik Bantuan kepada gudang Utama untuk
dikirimkan kepada gudang aju
v. Memastikan Gudang Utama Mendistribusikan Logistik bantuan kepada gudang Aju
vi. Memastikan Gudang Aju menerima stock logistic dan melakukan pencatatan
vii. Fasilitator Memberikan Inject Day II – 10.00 WIB
viii. Memastikan POSKO AJU melakukan Update Informasi
ix. Memastikan POSKO Utama Membuat Laproan situasi I
x. Memastikan Fasilitator Memberikan Inject Day II – 13.00 WIB
xi. Memastikan POSKO AJU melakukan Update Informasi
xii. Memastikan POSKO Utama Membuat Laproan situasi II
xiii. Fasilitator Memberikan Inject Day II – 15.00 WIB
xiv. Memastikan POSKO AJU melakukan Update Informasi
xv. Memastikan POSKO Utama Membuat Laproan situasi III

b. Melakukan Evaluasi Harian Kepada Peserta sesuai dengan pembagian POSKO Utama dan
POSKO Aju (17.00)’

E. Tahap Pelaksaan (Hari Ketiga)

a. Simulasi Lapangan (kegiatan dimulai pukul 08.00 – 12.00)
Dalam Simulasi lapangan hari kedua, Fasilitator memastikan kegiatan berjalan dengan
tata urut sebagai berikut :
i. Memastikan Koordinator Lapangan Melakukan breafing Personil SATGANA (Peserta)
ii. Memastikan Posko Aju memberikan infromasi kebutuhan kepada gudang Aju dan Posko
Utama

10 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
 iii. Memastikan POSKO utama meminta Logistik Bantuan kepada gudang Utama untuk
dikirimkan kepada gudang aju
iv. Memastikan Gudang Utama Mendistribusikan Logistik bantuan kepada gudang Aju
v. Memastikan Gudang Aju menerima stock logistic dan melakukan pencatatan
vi. Fasilitator Memberikan Inject Day III – 08.00 WIB
vii. Memastikan POSKO AJU melakukan Update Informasi
viii. Memastikan POSKO Utama Membuat Laproan situasi III
ix. Fasilitator Memberikan Inject Day III – 10.00 WIB (Akhir)
x. Memastikan POSKO AJU melakukan Update Informasi
xi. Memastikan POSKO Utama Membuat Laproan situasi IV (Akhir)
xii. Fasilitator di POSKO UTAMA mengumumkan bahwa simulasi telah selesai dilaksanakan
(pukul 12.00)

a. Evaluasi Akhir Keseluruhan Peserta (13.00)

Pada evaluasi akhir, fasilitator mengevaluasi hasil simulasi dan pemahaman peseta. Peserta
dibagi kembali 2 kelompok (Logistik dan POSKO)

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 11
 MATERI DASAR POSKO PMI

12 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR POSKO PMI

I. Dasar Pemberntukan Posko PMI

a. Undang-Undang no. 24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana.
b. KEPPRES RI no. 25 tahun 1950 tentang Pengesahan dan Pengakuan atas pendirian
Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
c. KEPPRES RI no. 246 tahun 1963 tentang Perhimpunan Palang Merah Indonesia dan Tugas
Pokok PMI.
d. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PMI.
e. Pokok-pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI tahun 2009 - 2014.
f. Peraturan Organisasi tentang Markas ( Nomor : 002/PO/PP PMI/2011 )
g. Peraturan Organisasi tentang Pelayanan ( Nomor : 003/PO/PP PMI/I/2011)
h. Petunjuk Teknis Tanggap Darurat Bencana.
i. Petunjuk Pelaksanaan tentang Pelayanan Kesehatan Dalam Tanggap Darurat.
j. Petunjuk Teknis tentang Penanganan Wabah.
k. Petunjuk Teknis Pembinaan PMR & Relawan

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 13
 MATERI DASAR POSKO PMI

II. Jenis POSKO

POSKO PMI (Kondisi Normal) POSKO Tanggap Darurat PMI

ruang pusat data dan informasi yang Posko PMI yang ditingkatkan fungsinya
berkaitan dengan pelayanan PMI secara untuk pengendalian kegiatan kedaru-
internal atau gerakan dan merupakan ratan PMI
sarana penyebaran informasi.

III. Tujuan Pendirian POSKO PMI

a. Mendapatkan Informasi yang cepat, tepat dan akurat dapat memaksimalkan dan
mengoptimalkan TDB.
b. Posko yang wellfunctioned merupakan pilar utama kecepatan dan ketepatan dalam
”Menggerakkan” operasional tanggap darurat bencana.
c. UU PB 24/2007 mensyaratkan provider PB harus membentuk Posko.
d. Semakin kuatnya jejaring Pusdalops Pemerintah, memerlukan mitra posko yang kuat.
e. Posko adalah cermin tampilan wajah dan profile PMI.
f. Well functioned Posko mengindikasikan kuatnya kapasitas respon dan kinerja organisasi.
g. Perubahan paradigma posko, perlu revitalisasi fungsi dan manajemennya.

III. Letak POSKO PMI

POSKO POSKO POSKO

PMI PUSAT PMI PROVINSI PMI KAB/KOTA

14 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR POSKO PMI

IV. Peran POSKO PMI

a. Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan teknis kepada Posko PMI satu tingkat
dibawahnya.
b. Memantau, mengumpulkan serta menganalisa data dan informasi.
c. Merencanakan tindaklanjut hasil analisa data dan informasi.
d. Memutakhirkan data base.
e. Menyediakan dan memberikan informasi ke PMI atau dapat membantu membuka akses
komunikasi, serta berbagi informasi kepada masyarakat, mitra dan lintas sektor.
f. Menyebarkan informasi peringatan dini terkait potensi gawat darurat.
g. Memberikan pelayanan kedaruratan, jika diperlukan (Pertolongan pertama & Evakuasi).
h. Mengevaluasi kegiatan yang sudah dilakukan oleh PMI dan melaporkan kegiatannya.

V. Peran POSKO Tangap Darurat PMI

a. Mengumpulkan dan menganalisa data, serta informasi hasil Assessment.
b. Membuat rencana operasi tanggap darurat.
c. Mengkoordinasikan dan mengendalikan operasi tanggap darurat.
d. Memantau kegiatan tanggap darurat dan melaporkan perkembangannya.
e. Mengambil alih tugas dan fungsi, apabila Posko PMI satu tingkat dibawahnya tidak berfungsi.
f. Menyediakan dan membagi informasi ke mitra dan instansi terkait.
g. Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan di lapangan dengan mengkoordinasikan kepada pihak
internal dan eksternal.
h. Memberikan pembinaan teknis dalam operasi tanggap darurat.
i. Memberikan pelayanan darurat, sesuai dengan kebutuhan.
j. Menyediakan pelaporan awal, harian, berkala dan akhir.

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 15
 MATERI DASAR POSKO PMI
V. Struktur POSKO PMI

SEKRETARIS PMI

KEPALA MARKAS

KEPALA POSKO

ADMIN & PELAPOR PERALATAN & PERLENGKAPAN

RELAWAN RELAWAN RELAWAN RELAWAN

POSKO POSKO POSKO POSKO

16 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 VI. Struktur POSKO Tanggap Darurat PMI

BNPB, IFRC, ICRC, Penanggung Jawab/PP

PNSs, Donor, UN
1 Agency, NGO/INGO
PMI/Sekjen
Tingkat
Semua Divisi dan Unit Pusat
Operasional di MP PMI }
Ketua Posko (Kepala Markas
Perwakilan Mitra di PMI Pusat, Provinsi,
Kota/Kabupaten)

Ketua Posko (Kepala Markas

di PMI Pusat, Provinsi,

TELKOM ADMIN KEUANGAN HUMAS LOGISTIK

Tim
Asesment PPK Evak/Shelter Medis DU Relief/Dist Watsan RFL PSP
Ambulance

BUKU PESERTA
PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI
MATERI DASAR POSKO PMI

17
 MATERI DASAR POSKO PMI

VI. Pelaporan
a. Definisi Pelaporan
Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban
baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan
hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka serta sebagai salah
satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak satu kepihak lainnya

b. Tujuan Pelaporan POSKO

• Pertanggungjawaban Petugas POSKO
• Landasan Pengambilan Keputusan
• Alat untuk melakukan pengawasan

c. Jenis Laporan POSKO

i. Laporan Harian
ii. Laporan Situasi
iii. Rekap Dampak Bencana
iv. Rekap Pelayanan PMI
v. Rekap Respon PMI (Bencana)

d. Langkah Langkah pembuatan Pelaporan POSKO PMI

Mendistribusikan/ Mengumpulkan
Deseminasi

Menyusun
Laporan Mengolah

Menganalisa

18 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR POSKO PMI
e. Hal-Hal yang harus diperhatikan
i. Sumber data dan informasi Primer dan Sekunder
ii. Kroscek data dan informasi / triangulasi data
iii. Pengkajian ulang data dan informasi yang di dapat dengan cara membandingkan,
menelusuri data dan informasi

f. Sistem Pelaporan
i. Dilaksanakan dengan cara sistematis.
ii. Data dan informasi yang dihimpun di dalam log book.
iii. Menyusun format laporan harian yang akan diperiksa dan dilaporkan pelaksana operasi.
iv. Laporan diserahkan kepada koordinator posko untuk diteruskan ke penanggung jawab
Posko PMI.

VII. Format Laporan

a. Laporan Harian

Laporan Harian POSKO PMI :

Hari/Tanggal :
#PETUGAS POSKO PMI:
1.
2.
AKTIVITAS POSKO
1.
2.
3. dst.

# Armada/Kendaraan Operasional :
-
- dst.

# Media Komunikasi.
-
- dst.

* INFORMASI UMUM*
# Informasi Cuaca : “Secara Umum terkait kondisi dan situasi wilayah”
# Informasi Kejadian : “informasi kejadian bencana”
# PERINGATAN DINI : “informasi Peringatan Dini”
# KEGIATAN PMI : “informasi secara umum kegiatan PMI”

Terima kasih
POSKO PMI

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 19
 MATERI DASAR POSKO PMI

a. Contoh Laporan Situasi

VIII. Waktu Pelaporan

a. Laporan Harian dilakukan setiap pagi hari pukul 08.00
b. Laporan Situasi dilakukan setiap terjadinya bencana dan di update setiap hari selama PMI
melakukan respon.

BENCANA

Mendistribusi kan
Assessment
Laporan

Membuat
Laporan
Situasi
Bagan Siklus Laporan

20 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR POSKO PMI

c. Laporan Rekap Dampak dan Rekap Pelayanan PMI dilaporkan bersamaan dengan Laporan
Situasi
d. Laporan Rekap Respon dan Bencana dilaporkan setiap bulan, triwulan/Semester, dan
Tahunan
e. Siklus Pengiriman Laporan :

POSKO PMI Provinsi

BENCANA POSKO PMI Kab/ Kota

Membua t Laporan
Menerima L aporan
Situasi untuk
dianalisis d an
POSKO PMI Pus at
menerima L aporan
Situasi Situasi
te ru sk an kembali
ke Posk o PMI Pus at

Siklus Pengiriman Laporan Situasi

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 21
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

MATERI DASAR LOGISTIK

22 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

I. Pendahuluan
a. Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi menjadi
dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler.
b. Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan barang
bantuan dibawah koordinasi Markas Pusat (MARKAS PUSAT ) PMI, dengan penekanan dalam
hal pergudangan yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori pergudangan yaitu Gudang
Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat, dimana sistem pengawasannya
dilakukan oleh Logistik MARKAS PUSAT PMI. Selanjutnya, dalam logistik reguler
penekanannya pada kebutuhan peralatan kantor dan projek yang dimiliki oleh Daerah
atau Cabang, dimana keterlibatan MARKAS PUSAT PMI hanya sebatas koordinasi dan
pemantauan.
c. Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan prosedur yang
tertuang dalam panduan ini. Namun demikian, sangatlah penting untuk menghadirkan
seluruh kegiatan logistik secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, utamanya
apabila ada keterlibatan donor dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.
d. Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatu perencanaan,
komunikasi dan koordinasi diantara bagian yang saling terkait.

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 23
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

II. Tanggung Jawab Markas Pusat, Provinsi, dan Kabupaten/Kota

a. Tanggung Jawab Markas Pusat PMI
• Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentang Lokasi Gudang
Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
• Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk pengelolaan
gudang, tanah, perlengkapan gudang, stok barang awal dan penggantian, transportasi
dan biaya operasional (untuk membiayai pemeliharaan gudang, administrasi, staf
gudang dan buruh) pada saat pelaksanaan Operasi Tanggap darurat .
• Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi Logistik
MARKAS PUSAT PMI.
• Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan dalam
pengelolaan Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat, serta biaya
operasional yang dibutuhkan.
• Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock (stok
awal barang) dan transportasi berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi Divisi PB MARKAS
PUSAT PMI.
• Memverifikasi laporan bulanan gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat termasuk laporan keuangan gudang, selanjutnya melaporkan kepada Pengurus
Pusat dengan tembusan kepada Divisi PB dan Divisi Keuangan.
• Memantau stok barang di gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat
berdasarkan analisis laporan bulanan seperti ketersediaan barang, permintaan barang
dan barang kadaluarsa.
• Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan jasa
berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral, gudang Regional
dan Gudang Tanggap Darurat.
• Mengurus proses kepabeanan barang-barang bantuan internasional.
• Melakukan supervisi terhadap Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat. Dalam hal ini, pengelola pada Gudang Sentral bertanggung jawab langsung
kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI. Sedangkan, untuk pengelola Gudang Regional
dan Gudang Tanggap Darurat bertanggungjawab terhadap Daerah atau Cabang yang
selanjutnya melaporkan kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI; hubungan keterkaitan
antara Logistik MARKAS PUSAT PMI dengan Daerah dan Cabang diatur dalam sebuah
nota kesepahaman.

b. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional

• Menerima dan menyimpan barang.
• Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk kebutuhan

24 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
• Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB MARKAS PUSAT
PMI.
• Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.
• Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report, pemeliharaan
gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI.

c. Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat

• Menerima dan menyimpan barang.
• Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PMI ke lokasi bencana.
• Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Tanggap Darurat terkait
Penanggulangan Bencana PMI
• Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.
• Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report, pemeliharaan
gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi Logistik MARKAS PMI.

III. Gudang/Tempat Penyimpanan

a. Logistik Darurat
Bila terjadi keadaan darurat/bencana, diperlukan gudang sementara yang memilki
akses yang mudah menjangkau para penerima bantuan. Dalam hal ini PMI dapat
menyewa gudang, menggunakan peti kemas atau menggunakan tenda.

b. Logistik Reguler
Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari Markas
Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang sendiri. Gudang -
gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk keadaan darurat.

IV. Tata Letak Penyimpanan

a. Perlu ruang yang cukup luas untuk tempat menerima dan menyimpan barang kiriman
b. Jangan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pupuk, pestisida, atau semen di tempat
yang sama dengan makanan
c. Kelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan jenis dan asal-usulnya pada
tumpukkan yang berbeda
d. Jangan menyimpan barang bersentuhan langsung dengan dinding atau pilar untuk
menghindari kelembaban dan kesulitan mengakses barang. Sisakan ruang seukuran

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 25
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
a. 1,20 m antara satu tumpukan dengan tumpukan lainnya dan antara tumpukan barang
yang berbeda.
b. Susunlah karung dan kotak dengan baik dan benar, dengan lapisan yang saling mengunci.
c. Tumpuklah barang pada palet dan tidak langsung bersentuhan dengan lantai. Jika
jumlah palet tidak memadai, gunakan palet untuk meyimpan Markas Pusat an makanan
yang dikemas dalam bungkusan, bukan produk yang dikemas di dalam kaleng atau
botol. Jika palet tidak ada lagi, gunakan lembar-lembar plastik
d. Ketinggian tumpukan barang sebaiknya tidak boleh lebih dari 2,5 m
e. h. Persediaan barang harus disimpan secara FEFO (Pertama kadaluwarsa, pertama
dikeluarkan) atau FIFO (Pertama masuk, pertama keluar)
f. Metode FEFO digunakan untuk barang-barang yang mudah kadaluwarsa.
g. Untuk barang-barang yang tidak mudah kadaluwarsa: barang-barang sebaiknya
dikeluarkan dari gudang dengan urutan yang sama seperti saat mereka datang (FIFO).
Namun demikian, jika kemasan barang-barang tersebut rusak, digerogoti hama atau
lembab, tetapi masih layak untuk dikonsumsi oleh manusia; barang-barang tersebut
harus dibagikan terlebih dahulu sebelum stok yang lama dan jangan ditunda untuk
menghindari kerugian/kehilangan yang lebih banyak.
h. Jika makanan disimpan di gudang untuk jangka waktu lama, maka sistem pengendalian
hama yang teratur perlu diterapkan untuk melindungi dan mengawetkan makanan
yang disimpan . Pengendalian hama sebaiknya senantiasa dilakukan oleh ahlinya (yang
berlisensi)

V. Prinsip Dasar Melindungi Bahan Makanan yang disimpan.

a. Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui keberadaan hama
dan sejenisnya.
b. Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur
c. Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan apakah
upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum
d. Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan makanan yang
masih bagus kondisinya
e. Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan Markas Pusat
rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada orang yang telah terlatih
dalam hal itu.

VI. Proses Penerimaan Barang

26 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

MENERIMA BARANG Penanggung Jawab

Memberitahu manajer gudang Unit Pengadaan dalam

tentang barang-barang yang
akan diterima hal pengadaan barang.
penghubung dalam hal
barang sumbangan
Menyiapkan segala sesuatu
untuk menerima barang Manajer Gudang

ya
Tim Penguji Khusus Tentukan Tim
diperlukan? penguji Divisi Logistik

tidak

Lakukan Pemeriksaan/
Pengujian
Manajer Gudang

tidak
Catat ketidaksesuaian
Cocokan GDN/ Waybil
menyangkut GDN dokumen
Manajer Gudang
dengan Kontrak (jika ada) pengiriman (waybil), GRN

ya

Manajer Gudang
Urus Dokumen

-- Informasikan kepafa unit pengadaan tentang

barang-barang pengadaan
-- informasikan kepada Divisi Keuangan tentang
barang-barang yang telah tiba ( dan semua Manajrt Gudang
biaya yang berkaitan)
-- Informasikan Kepada pemohon bahwa ba-
rang-barang telah tiba

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 27
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
VI. Penyimpanan
PENYIMPANAN
Penanggung-Jawab
Letakan barang di tempat
penyimpanan sesuai dengan Manajer Gudang
rencana penyimpanan

Buat Bin Card dan Stock Manajer Gudang

Card

Catat di dalam Stock

Report Manajer Gudang

Lakukan pengendalian
Manajer Gudang
langsung di lokasi
(Administrator Logistik)

VII. BIN Card dan Stock Card

a. Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki jenis yang
sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang sama. Bin Card
yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu keterangan/spesifikasi
yang berbeda dari barang sebelumnya.
b. Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya dapat dibaca
setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada tumpukanatau rak yang digunakan
untuk meletakkan barang tersebut). Bin Card tidak dapat diganti dengan kartu yang
diatur secara elektronis meskipun dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih,
karena kartu tersebut harus diletakkan di samping barang.
c. Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang penyimpanan bila
seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau didistribusikan, selanjutnya

28 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan berdasarkan kode dan tanggal barang.
d. Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah memperlihatkan
jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari donor yang sama. Kartu ini
merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang berkenaan dengan kode barang dan
secara terus menerus memperlihatkan tingkat stok barang ini. Kartu ini sebaiknya tidak
diletakkan secara fisik dekat dengan barang di dalam gudang dan biasanya dijumpai di
dalam kantor Penanggung Jawab gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika
kita memiliki perangkat Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh
kartu-kartu ini akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan
untuk statistik bulanan dan pengaturan stok.
e. Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan Bin Card
dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat penerimaan (Waybill,
Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat pengiriman (Waybill, Requsition Form,
Goods Delivery Note)
f. Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah disebutkan
dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi, meter,pcs, box atau liter.
g. Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut harus
diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan bahwa itu
merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya harus dimasukkan
informasi yang benar.
h. Salinan dokumen-dokumen terkait (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note)
yang telah ditandatangani sebaiknya disimpan di gudang atau di Divisi Logistik.

VIII. Pelaporan
Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan keberadaan
barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat secara harian. Laporan-
laporan tentang barang-barang harus dibuat berdasarkan informasi yang diperoleh dari
dokumen serta penghitungan fisik.

Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbeda–beda, tergantung kepada jenis

laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang Regional dan gudang
Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirim setiap bulan kepada Bagian Logistik
Markas Pusat. Laporan laporan lain harus dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat.

Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya operasional,
barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang Pusat, Gudang Regional,
dan Gudang Darurat

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 29
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

IX. Format Manual Logistik

a. Berita Acara Penerimaan Barang / GRN

Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)

30 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
b. Bincard dan Stock Card

c. Stock Report

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 31
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI

a. Stock Report untuk ATK

32 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
b. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 33
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
a. Daftar Permohonan Kebutuhan ATK

34 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA
 MATERI DASAR LOGISTIK PMI
b. Nota Pengiriman (GDN)

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU PESERTA 35
36
LAY OUT TACTICAL FLOOR GAME (TFG)
POSKO DAN LOGISTIK

PIMPINAN UMUM

BUKU FASILITATOR
DIREKTUR GLADI KOMANDAN

PROVINSI PROVINSI

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

LOGISTIK

PENGENDALI
SAMPING

PESERTA
POSKO

PROVINSI PROVINSI PROVINSI

PENGENDALI
BAWAH
Catatan Lainnya :

PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR 37
 Catatan Lainnya :

38 PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI

BUKU FASILITATOR
 DENAH LOKASI
I
LAS
IMU
TA S
WI N SER
ARA
A YEG
O K
L PEN I
ES i
AW ab. Sig
U O SK ISTI
K UL olo, K
A L SapangainTDengah
P OG L wes
ION la
&L G Su
LU- RE Ma2r0e18t

PA 1-4
O S TENDA
PANGGUNG PESERTA
R POR UTAMA
LU DAPUR
JA AS I UMUM
IMUL
TA S
N SER
ARA
YEG
O K
PEN I
SK STI ES i
AW ab. Sig
UL olo, K
A L SapangainTDengah
s
POOGI
&L G ION L laweSu
RE Ma2r0e18t
TENDA
1-4
MATERI
POSKO
KESEHATAN
TENDA
MATERI
POSKO
UTAMA

POSKO
LOGISTIK

BUKU FASILITATOR
PENYEGARAN SERTA SIMULASI LOGISTIK & POSKO PMI
39