1.2.2. EP 1 Contoh SK Tata Naskah
1.2.2. EP 1 Contoh SK Tata Naskah
NOMOR …..
TENTANG
Menimbang :
a. bahwa dalam rangka menunjang kelancaran tugas
Puskesmas ABCD di bidang administrasi perlu
penyeragaman pengelolaan tata naskah dinas Puskesmas
ABCD;
MEMUTUSKAN :
Ditetapkan di : …..
Pada Tanggal : ….
Nama
3
LAMPIRAN :
KEPUTUSAN KEPALA
PUSKESMAS ABCD
NOMOR : …….
TENTANG PEDOMAN TATA
NASKAH DINAS PUSKESMAS
ABCD
BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas ABCD
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi
penyelenggaraan pelayanan. Salah satu komponen penting dalam
ketatalaksanaan Rumah Sakit Royal Progres adalah administrasi
umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata
ruang perkantoran.
Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas ABCD sebagai salahsatu
unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis,
penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel,
penggunaanbahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan Puskesmas ABCD sangat
diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas Puskesmas ABCD secara berdaya guna
dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata
Naskah di lingkungan Puskesmas ABCD sebagai acuan dalam
melaksanakan tata naskah di lingkungan Puskesmas ABCD.
3
4
C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan
penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di
Lingkungan Puskesmas ABCD;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata
naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup
administrasi umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di
Lingkungan Puskesmas ABCD yang efisien dan efektif;
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan
berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau
lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan
lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun
naskah, dan tata carapenyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.
4
5
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan
kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi
umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan
kerja atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat
diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan
prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi)
mulai daripenyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada
yang berhak,pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di
Lingkungan Puskesmas ABCD meliputi pengaturan tentang
jenis, bentuk, dan penyusunannaskah, serta kelengkapan
naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop
serta kewenangan penandatanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai
alat komunikasikedinasan yang dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis
(naskah) yang mencakup pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media
yang digunakandalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan
administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan,
distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam
penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di
lingkungan Puskesmas ABCD, secara vertikal dan
horisontal.
5
6
6
7
BAB II
TATA NASKAH
A. JENIS
Naskah di lingkungan Puskesmas ABCD terdiri dari dua
jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk- produkhukum berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan
produk- produk hukum berupa surat.
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan
bentuk produk-produk hukum berupa regulasi.
a. Peraturan Kepala Puskesmas;
Peraturan Kepala Puskesmas Puskesmas ABCD
adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang
mengatur urusan Puskesmas ABCD untuk
mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru,
melaksanakan peraturan perundang-undangan
yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam
lingkungan Puskesmas ABCD.
b. Keputusan Kepala Puskesmas;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan,
dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan
pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari
peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan
dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan
tugas umum dan pembangunan, misalnya :
penetapan organisasi dan tata kerjaUnit Pelaksana
Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi,
program kerja dan anggaran, pendelegasian
kewenangan yang bersifat tetap.
c. Instruksi Kepala Puskesmas;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau
perintah tentang pelaksanaan kebijakan.
d. Surat Edaran Kepala Puskesmas;
7
8
f. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat
tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu,
misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.
g. Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang
dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam
melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan
pejabat lain. Memorandum memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak
memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat
langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju. Memorandum dibuat dengan
menggunakan kertas setengah folio.
h. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di
lingkungan Puskesmas ABCD.
i. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi
mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat
atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang
diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat
danditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas.
10
j. Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan
penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu
pengiriman yang digunakan untuk mengantar/
menyampaikan barang atau naskah.
k. Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis
yang ditujukan kepada bawahan yang berisi
informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat
diatas kertas ukuran ¼ folio.
l. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan
yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian,
peristiwa, perubahan statusdan lain-lain bagi suatu
permasalahan baik berupa perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan
pimpinan.
m. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan
keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat
yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
n. Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan
untuk mencatat dan mengetahui kehadiran
seseorang.
o. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat
catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari
acara pembukaan, pembahasan masalah sampai
dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
11
B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk- produkhukum berupa regulasi.
a. Peraturan Kepala Puskesmas
Bentuk dan susunan naskah peraturan Kepala
Puskesmas adalah sebagaiberikut :
1) Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar
logo Puskesmas ABCD.
b) Kata peraturan dan nama jabatan
pejabat yangmenetapkan, ditulis
simetris dengan huruf kapital.
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf
kapital di bawahkata Peraturan.
Penomoran Naskah Peraturan
Kepala Puskesmas01/ PER
/ DIR / I / 2012
Tahun
penerbitan
surat
Bulan
penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan
untukjenis
surat
Nomor urut
penerbitan
surat
berdasarkan
jenis
12
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi
peraturan yang dirumuskan dalam diktum-
diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan,
perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai
lampiran peraturan,dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan peraturan.
4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir
substansi peraturan yang memuat penanda
tangan penetapan peraturan, pengundangan
peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal
penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat,
dan nama lengkap pejabat yang
menandatangani.
5) Penandatanganan.
Peraturan Kepala Puskesmas ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas Puskesmas ABCD dan
keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris
Direksi.
14
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
14
15
Bulan penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenissurat
Nomor urut
penerbitansurat
berdasarkan jenis
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan
huruf kapital.
e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.
2) Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan
keputusan ditulissimetris di tengah dengan
huruf kapital.
16
b) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian
singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital,
diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan
di bagian kiri.
(2) Konsiderans Mengingat memuat dasar
kewenangan dan keputusan yang
memerintahkan pembuatan keputusan
tersebut. Keputusan yang menjadi dasar
hukum adalah keputusan yang
tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
c) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya
dengan huruf kapital tanpa spasi di antara
suku kata dan diletakkandi tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan
sesudah kata Memutuskan, disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata Menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua.
(3) Nama keputusun sesuai dengan judul
(kepala) keputusan seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi
keputusan yang dirumuskan dalam diktum-
diktum, misalnya :
KESATU :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
keputusan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
keputusan.
4) Kaki
17
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
19
c. Instruksi
Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai
berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo
Puskesmas ABCD
b) Kata instruksi dan nama jabatan
pejabat yangmenetapkan ditulis
dengan huruf kapital.
c) Nomor instruksi ditulis
dengan huruf
kapital.Penomoran surat
instruksi
01/ INS / DIR / I / 2012
Bulan penerbitan
suratSingkatan
Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenis surat
Nomor urut
penerbitan surat
berdasarkan
jenis
d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul (kepala) instruksi ditulis dengan
huruf kapital.
f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan
instruksi ditulisdengan huruf kapital.
2) Pembukaan
Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi
ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma.
a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian
singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan peraturan.
20
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
.
22
Tahun penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenis surat
Nomor urut
penerbitan surat
berdasarkan jenis
3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis
dengan hurufawal kapital dan diakhiri dengan
tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani ditulis
dengan hurufawal kapital;
e) Stempel Puskesmas ABCD.
4) Penandatanganan.
Surat Edaran Kepala Puskesmas ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas Puskesmas ABCD dan
keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris
Direksi.
24
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Dikeluarkan di.…………
Pada
25
Singkatan dari
instalasi
Singkatan Standar
Prosedur
Operasional
Singkatan
Puskesmas
ABCD
(3) Tanggal Terbit dicantumkan
dibawah nomordokumen.
(4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat
yang menetapkan standar prosedur
operasional dicantumkan dibawah nomor
revisi dan halaman.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh standar prosedur operasional
terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan,
prosedur, dan instalasi terkait.
25
26
MMMMMMMM
NAMA
JELAS
Pengertian
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Tujuan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Kebijakan
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Prosedur 1.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
4. dst
26
27
f. Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai
berikut
1) Kepala naskah perjanjian
a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan
ditengahlembar naskah dinas;
b) Nomor dan tahun;
c) Tulisan “Tentang”;
d) Judul Surat Perjanjian.
2) Isi naskah perjanjian
a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat
pembuatan;
b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan
dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam
perjanjian;
c) Permasalahan-permasalahan yang
diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian
atau dibagi dalam pasal- pasal dan
dikemukakan yang menyangkut hak dan
kewajiban dari masing-masing pihak serta
tidak bertentangan dengan peraturan
perundang- undangan yang berlaku;
d) Sanksi – sanksi Hukum;
e) Penyelesaian-penyelesaian.
3) Bagian akhir naskah
perjanjian
a) Tulisan “Pihak ke .. ”;
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat
perjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat
perjanjian;
d) Materai;
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan;
f) Pangkat dan NIP bagi PNS;
g) Stempel Jabatan/Instansi;
h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).
27
28
SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./………./………/……..
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pasal Umum
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmm
PIHAK KE II PIHAK KE I
MATERAI
SAKSI-SAKSI :
1. …………….. : (tandatangan).
2.(tanda tangan).
28
29
Bulan penerbitan
suratSingkatan
Kepala
Puskesmas
Singkatan
Puskesmas ABCD
Nomor urut
penerbitansurat
berdasarkan jenis
29
30
Mmmmmm,
Mmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
30
31
b. Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop surat keterangan terdiri logo Puskesmas ABCD.
b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan
huruf kapitaldan diletakkan di tengah margin.
c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat
keterangan dandiletakkan di tengah margin.
Penomoran surat keterangan
013/KET/DIR/2011
Tahun pembuatan
suratSingkatan
Kepala Puskesmas
Singkatan untuk
jenissurat
Nomor urut
surat
2) Batang berdasarkan
Tubuh jenis
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, tahun;
b) nama jabatan;
c) tanda tangan;
d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
e) stempel jabatan/instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki
terletak padabagian kanan bawah.
Ditetapkan :
Tanggal :
Kepala Puskesmas AB
Nama…
33