Contoh - SK - Pedoman Tata - Naskah
Contoh - SK - Pedoman Tata - Naskah
PEMERINTAH KABUPATEN xx
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ABCD
Jalan ………
NOMOR …..
TENTANG
Menimbang :
a. bahwa dalam rangka menunjang kelancaran tugas Puskesmas
ABCD di bidang administrasi perlu penyeragaman pengelolaan
tata naskah dinas Puskesmas ABCD;
MEMUTUSKAN :
Ditetapkan di : …..
Pada Tanggal : ….
Nama
3
LAMPIRAN :
KEPUTUSAN KEPALA
PUSKESMAS ABCD
NOMOR : …….
TENTANG PEDOMAN TATA
NASKAH DINAS PUSKESMAS
ABCD
BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas ABCD
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi penyelenggaraan
pelayanan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah
Sakit Royal Progres adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi
umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas ABCD sebagai salahsatu unsur
administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan,
penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaanbahasa
Indonesia yang baik dan benar dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan Puskesmas ABCD sangat
diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas Puskesmas ABCD secara berdaya guna dan
berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di
lingkungan Puskesmas ABCD sebagai acuan dalam melaksanakan tata
naskah di lingkungan Puskesmas ABCD.
3
4
C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran
dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Puskesmas
ABCD;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah
dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi
umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan
Puskesmas ABCD yang efisien dan efektif;
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil
guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah,
spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan
tata carapenyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.
4
5
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja
atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan
tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan
redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan
distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai
daripenyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang
berhak,pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan
Puskesmas ABCD meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan
penyusunannaskah, serta kelengkapan naskah termasuk
penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan
penandatanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat
komunikasikedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis
(naskah) yang mencakup pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang
digunakandalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan
administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan,
distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan
dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam
penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di
lingkungan Puskesmas ABCD, secara vertikal dan horisontal.
5
6
6
7
BAB II
TATA NASKAH
A. JENIS
Naskah di lingkungan Puskesmas ABCD terdiri dari dua jenis,
yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk- produkhukum berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-
produk hukum berupa surat.
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk-produk hukum berupa regulasi.
a. Peraturan Kepala Puskesmas;
Peraturan Kepala Puskesmas Puskesmas ABCD adalah
naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan
Puskesmas ABCD untuk mewujudkan kebijakan dan
kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-
undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu
dalam lingkungan Puskesmas ABCD.
b. Keputusan Kepala Puskesmas;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan
memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan
yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-
undangan, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata
kerjaUnit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan
organisasi, program kerja dan anggaran,
pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Instruksi Kepala Puskesmas;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau
perintah tentang pelaksanaan kebijakan.
d. Surat Edaran Kepala Puskesmas;
7
8
f. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat,
pertemuan, dan sebagainya.
g. Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat
oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas
guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau
permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak
memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas
setengah folio.
h. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di
lingkungan Puskesmas ABCD.
i. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai
pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai
kepada atasannya sehubungan denganpelaksanaan tugas
yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat danditandatangani oleh pejabat atau
pegawai yang diserahi tugas.
10
j. Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan
singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang
digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau
naskah.
k. Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau
perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼
folio.
l. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang
bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa,
perubahan statusdan lain-lain bagi suatu permasalahan
baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun
pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
m. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan /
penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang
tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan oleh atasan.
n. Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk
mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.
o. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan
jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara
pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan
pengambilan Peraturan serta penutupan.
11
B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk- produkhukum berupa regulasi.
a. Peraturan Kepala Puskesmas
Bentuk dan susunan naskah peraturan Kepala
Puskesmas adalah sebagaiberikut :
1) Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar
logo Puskesmas ABCD.
b) Kata peraturandan nama jabatan pejabat
yangmenetapkan, ditulis simetris dengan huruf
kapital.
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf
kapital di bawahkata Peraturan. Penomoran
Naskah Peraturan
Kepala Puskesmas01/ PER / DIR /
I / 2012
Tahun
penerbitan
surat
Bulan
penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan
untukjenis
surat
Nomor urut
penerbitan
surat
berdasarkan
jenis
12
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan
yang dirumuskan dalam diktum- diktum, misalnya
:
KESATU :
KEDUA :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan
peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
peraturan,dan pada halaman terakhir ditandatangani
oleh pejabat yang menetapkan peraturan.
4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi
peraturan yang memuat penanda tangan penetapan
peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas
tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda
tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang
menandatangani.
5) Penandatanganan.
Peraturan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas Puskesmas ABCD dan keabsahan salinan
dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
14
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
14
15
Bulan penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenissurat
Nomor urut
penerbitansurat
berdasarkan jenis
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf
kapital.
e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.
2) Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan
keputusan ditulissimetris di tengah dengan
huruf kapital.
16
b) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian
singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis
dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik
dua, dan diletakkan di bagian kiri.
(2) Konsiderans Mengingat memuat dasar
kewenangan dan keputusan yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut.
Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah
keputusan yang tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi.
c) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya
dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku
kata dan diletakkandi tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah
kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah
dengan kata menimbang dan mengingat,
huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua.
(3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala)
keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan
yang dirumuskan dalam diktum- diktum, misalnya :
KESATU :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan
peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
keputusan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
keputusan.
4) Kaki
17
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
19
c. Instruksi
Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai
berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo
Puskesmas ABCD
b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat
yangmenetapkan ditulis dengan huruf kapital.
c) Nomor instruksi ditulis dengan
huruf kapital.Penomoran surat
instruksi
01/ INS / DIR / I / 2012
Bulan penerbitan
suratSingkatan
Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenis surat
Nomor urut
penerbitan surat
berdasarkan jenis
d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul (kepala) instruksi ditulis dengan huruf
kapital.
f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan
instruksi ditulisdengan huruf kapital.
2) Pembukaan
Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi
ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital, diakhiri
dengan tanda baca koma.
a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian
singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
peraturan.
20
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
.
22
Tahun penerbitan
surat
Singkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenis surat
Nomor urut
penerbitan surat
berdasarkan jenis
3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis
dengan hurufawal kapital dan diakhiri dengan
tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani ditulis
dengan hurufawal kapital;
e) Stempel Puskesmas ABCD.
4) Penandatanganan.
Surat Edaran Kepala Puskesmas ditandatangani oleh
Kepala Puskesmas Puskesmas ABCD dan keabsahan
salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
24
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Dikeluarkan di.…………
Pada
25
Singkatan dari
instalasi
Singkatan Standar
Prosedur Operasional
Singkatan
Puskesmas
ABCD
(3) Tanggal Terbit dicantumkan
dibawah nomordokumen.
(4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat
yang menetapkan standar prosedur operasional
dicantumkan dibawah nomor revisi dan
halaman.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri
atas pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan
instalasi terkait.
25
26
MMMMMMMM
NAM
A
JELAS
Pengertian
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Tujuan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Kebijakan
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Prosedur 1.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
4. dst
26
27
f. Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai
berikut
1) Kepala naskah perjanjian
a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan
ditengahlembar naskah dinas;
b) Nomor dan tahun;
c) Tulisan “Tentang”;
d) Judul Surat Perjanjian.
2) Isi naskah perjanjian
a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat
pembuatan;
b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan
alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian;
c) Permasalahan-permasalahan yang
diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian
atau dibagi dalam pasal- pasal dan dikemukakan
yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-
masing pihak serta tidak bertentangan dengan
peraturan perundang- undangan yang berlaku;
d) Sanksi – sanksi Hukum;
e) Penyelesaian-penyelesaian.
3) Bagian akhir naskah perjanjian
a) Tulisan “Pihak ke .. ”;
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat
perjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat
perjanjian;
d) Materai;
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan;
f) Pangkat dan NIP bagi PNS;
g) Stempel Jabatan/Instansi;
h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).
27
28
SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./………./………/……..
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMM
MM MMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pasal Umum
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmm
PIHAK KE II PIHAK KE I
MATERAI
SAKSI-SAKSI :
1. …………….. : (tandatangan).
2.(tanda tangan).
28
29
Bulan penerbitan
suratSingkatan
Kepala
Puskesmas
Singkatan Puskesmas
ABCD
Nomor urut
penerbitansurat
berdasarkan jenis
29
30
Mmmmmm,
Mmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
30
31
b. Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop surat keterangan terdiri logo Puskesmas ABCD.
b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan
huruf kapitaldan diletakkan di tengah margin.
c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat
keterangan dandiletakkan di tengah margin.
Penomoran surat keterangan 013/KET/DIR/2011
Tahun pembuatan
suratSingkatan Kepala
Puskesmas
Singkatan untuk
jenissurat
Nomor urut
surat
2) Batang berdasarkan
Tubuh jenis
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, tahun;
b) nama jabatan;
c) tanda tangan;
d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
e) stempel jabatan/instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki
terletak padabagian kanan bawah.
Ditetapkan :
Tanggal :
Kepala Puskesmas AB
Nama…
33