MANAJEMEN MUTU

Diagram alir perusahaan PT TPS (Receiving)

1. Perusahaan Pelayaran mengirimkan data COPARN ke PT.TPS melalui Web Access (file Excel)
2. Pengguna Jasa membuat Job Order melalui aplikasi Clique 247, mencetak E-CEIR (Electronic
Container Equipment Interchange Receipt), dan mendistribusikan E-CEIR kepada Pengemudi
Head Truck.
3. Pengemudi Head Truck menuju ke Gate-In (Gerbang Masuk) dan menempelkan QR-Code pada
E-CEIR (TAP ID)
4. Petugas Tally memasukkan nomor polisi truk dan nomor BAT dan mengkonfirmasi nomor
petikemas melalui HHT. Kemudian Petugas Tally memeriksa kesesuaian antara fisik dan
informasi yang tampil pada HHT.
5. Apabila:
 ditemukan ketidaksesuaian, maka proses Pre Gate-In tidak bisa dilakukan. Pengemudi
Truk harus memarkirkan truknya pada tempat khusus (Exception Area) dan Pengguna
Jasa harus membuat Job Order baru sesuai dengan detil fisik petikemas.
 Ditemukan kesesuaian maka pengemudi truck dpt melanjutkan proses pre gate in.
6. Petugas Tally memasukkan MGW (Maximum Gross Weight) dan Nomor Segel pada HHT
7. Pengemudi Head Truck menempelkan Kartu Identitas ke RFID Reader (Radio Frequency
Identification Device), mengambil Job Slip dan menuju ke lokasi penumpukan yang sesuai
dengan yang tertulis pada Job Slip.
8. Yard Dispatcher mengirimkan perintah kerja kepada RTG/RS melalui VMT (Vehicle Mounted
Terminal)
9. Operator RTG/RS memindahkan petikemas dari truk ke lapangan penumpukan sesuai dengan
instruksi pada VMT.
10. Setelah petikemas selesai ditumpuk, Pengemudi Head Truck menuju Gate-Out (Gerbang Keluar)
untuk melakukan proses Gate-Out
11. Pengemudi Head Truck menyerahkan Job Slip kepada Personil Gate dan menempelkan Kartu
Identitas ke RFID Reader.
12. Di jembatan timbang, truk akan ditimbang kembali dan hasilnya akan tercatat di sistem PT.
Terminal Petikemas Surabaya setelah proses dikonfirmasi.
13. Personil Gate menyerahkan bukti timbang kepada Pengemudi Head Truck. Pengemudi Head
Truck keluar meninggalkan area PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Terminology ISO 9001 2015: ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan
diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari
International standar of organization. Iso dikeluarkan oleh International Organization for
Standardization. Di Indonesia standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 diadopsi oleh Badan
Standardisasi Nasional (BSN) menjadi SNI ISO 9001:2015. ISO ini memiliki 10 klausul dan secara resmi
diluncurkan pada 23 september 2015

Definisi ISO 9001;2015:

 1. standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk Sistem Manajemen Mutu bagi
perusahaan ataupu organisasi. ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada tahun 1986 oleh lembaga
ISO (International Organization for Standardization) dan 2015 merupakan tahun revisi terbaru
dari sistem manajemen mutu tsb.
2. Djatmiko dan juanedi 2011 : ISO adalah suatu pedoman dan persyaratan yang digunakan suatu
organisasi untuk menghasilkan produk yang bermutu dan sesuai dengan keinginan pelanggan

Pasal Persyaratan dalam ISO 9001 2015:

1. Bab 4 konteks organisasi:

1) Memahami organisasi dan konteksnya
Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan
internal.
2) Memahami kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan
Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang pihak-pihak yang
berkepentingan dan persyaratan yang relevan dengan sistem manaj mutu
3) Menetapkan lingkup sistem manajemen mutu
Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan sistem manajemen mutu
untuk menetapkan ruang lingkupnya.
4) Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem
manajemen mutu, termasuk proses yang diperlukan dan interaksinya, sesuai dengan
persyaratan Standard Internasional ini
2. Bab 5 Kepemimpinan:
1) Kepemimpinan dan komitmen
Manajemen harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem
manajemen mutu dengan beberapa langkah yakni mengambil tanggungjawab untuk
efektivitas sistem manajemen mutu serta terlibat, mengarahkan dan mendukung
orangorang untuk berkontribusi pada keefektifan sistem manajemen mutu;
2) Fokus Pelanggan
Manajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap fokus
pelanggan dengan memastikan bahwa pelanggan dan hukum yang berlaku dan
persyaratan peraturan yang ditentukan, dipahami dan konsisten dipenuhi
3) Kebijakan
Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu
yan sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah strategis;
4) Komunikasi Kebijakan mutu
5) Peran Organisasi, tanggung jawab dan wewenang
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk peran
yang relevan yang ditugaskan, dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi.
3. Bab 6 Perencanaan
1) Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
2) Sasaran mutu dan perencanaan untuk pencapaiannya
3) Perubahan perencanaan
 4. Bab 7 Pendukung:
1) Sumber daya
2) Kompetensi
3) Kesadaran
4) Komunikasi
5) Informasi terdokumentasi
5. Bab 8 Operasi:
1) Perencanaan operasional dan pengendalian
2) Persyaratan produk dan layanan
3) Perancangan pengembangan produk dan layanan
4) Pengendalian proses produk dan layanan disediakan pihak eksternal
5) Produksi dan penyediaan layanan
6) Pelepasan produk dan layanan
7) Pengendalian ketidaksesuaian hasil-hasil
6. Bab 9 Evaluasi kerja:
1) Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
2) Audit internal
3) Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada selang
waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektivitas dan keselarasan
dengan strategi organisasi.
7. Bab 10 peningkatan:
Organisasi harus menentukan dan memilih peluang untuk perbaikan dan menerapkan tindakan
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kepuasan
pelanggan.

Penyususnan peta proses bisnis di lingkungan PT.TPS dilakukan melalui 4 (empat) tahapan yaitu :

1. Tahap Persiapan dan Perencanaan

yaitu melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi,
tujuan dan sasaran perusahaan sehingga dapat diketahui aktivitas-aktivitas (proses kerja) yang
ada dalam PT TPS tersebut.
2. Pengumpulan Informasi.
Beberapa informasi yang dibutuhkan sebelum menyusun peta proses bisnis antara lain informasi
terkait dengan supplier, input, proses, output, dan customer. Output yang dihasilkan berupa
hasil penelitian, publikasi dan riset pengembangan.
3. Pengorganisasian.
Dimana secara struktural dan fungsional tugas penyusunan peta proses bisnis PT TPS dilakukan
oleh unit organisasi yang menangani urusan di bidang operasional bisnis dan administrasi.
4. Tahap Pengembangan
Dalam tahap ini akan dilakukan penyusunan peta proses bisnis organisasi atau business process
mapping.
 5. Tahap Penerapan/Implementasi
Proses inti sebagai proses utama PT TPS dalam menjalankan bisnisnya yaitu sebagai terminal
petikemas yang melayani beberapa jasa termasuk bongkar muat dan lapangan penumpukan.
Output yang dihasilkan dari proses inti adalah kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelayanan, dan
dokumen atau surat perizinan.
6. Tahap Pemantauan dan Evaluasi
Output yang dihasilkan berupa rekomendasi dan laporan pengawasan.

Cara memilih badan sertifikasi yang sesuai dengan PT TPS:

1. Pastikan bahwa Badan Sertfiikasi memiliki akreditasi KAN yang masih berlaku.
misalnya SNI ISO 9001:2015 untuk PT TPS yang bergerak pada pelayanan bongar muat dan
lapangan penumpukan ingin sertifikasi ISO 9001, maka sebaiknya perusahaan tersebut memilih
BS yang telah terakreditasi oleh KAN dalam hal sertifikasi standard ISO 9001 untuk organisasi di
bidang bongkar muat dan pelayaran.
2. Pastikan Memilih Sertifikasi Yang Tepat Sesuai Dengan Kebutuhan Perusahaan
3. Sesuai ekspektasi customer.
Jika organisasi merupakan eksportir yang menjual produk ke negara tertentu, perhatikan lembaga
akreditasi yang bisa diterima negara tersebut. Hal ini untuk meningkatkan kepercayaan konsumen
dan otoritas publik di sana. Contoh: PT TPS menyediakan dermaga internasional untuk kapal2
internasional sehingga PT TPS harus memilih BS yang telah mempunyai akreditasi sesuai standar
internasional
4. Berpengalaman dalam bidang yang relevan
5. Kejelasan status lembaga
6. Mempunyai sumberdaya yang jelas dan handal
7. Bertarif transparan dan kompetitif

Referesi: Keputusan bersama dewan komisaris, direksi dan serikt pekerja PT TPS Surabaya tahun 2022
tentang Pedoman etika dan perilaku PT TPS Surabaya pada laman www.tps.cp.id