FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

PROSES PELAYANAN RESEP RAWAT JALAN

TAHUN 2022

RUMAH SAKIT UMUM RACHMA HUSADA

JI. Parangtritis, Km. 16, Patalan, Jetis, Bantul

Telp.(0274) 6460091, 089637955332

E-mail: rsurachmahusada@yahoo.com
 FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Langkah 1.

Judul Proses Proses Pelayanan Resep Rawat Jalan

Tim FMEA Nama Peran

Ketua dr. Ardyanti Yuli Penanggung Jawab Pemberi Pelayanan Klnis

Anggota Apt. Hanifa Kholisatunnisa@gmail.com Penanggung Jawab Farmasi

Apt. Nurlaili Munawarah S.Farm Penanggung Jawab UGD

Aris Romadon Amd. Perkes Penanggung Jawab Rekam Medik

Cahya Dianto S.E Penanggung Jawab IT

Elly Kustantiningsih Penanggung Jawab Kasir

Petugas pencatat (notulis) Vivi ALfenia Amd. Far Mencatat hasil Fmea

Tanggal dimulai 5 Januari 2022

Tanggal dilengkapi 5 Oktober 2022

Langkah 2 A.Gambar alur proses yang akan dianalisis:

Penerimaan resep Penyiapan obat Penyerahan obat

Langkah 2 B. Gambarkan alur sub proses

NO PROSES SUB PROSES FAILURE MODE

1 Penerimaan resep a.Menerima resep dari pasien Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, resep tertukar

dengan pasien lain)

b.Skrining/telaah resep 1) Kegagalan dalam membaca nama obat

2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat

3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi penggunaan obat

4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus

5) Kegagalan dalam perhitungan dosis

6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi

7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi obat

8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi

c. Konfirmasi dokter jika Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

diperlukan

d. Entri resep ke dalam SIM RS(entri nama
obat,jumlah obat,sesuai identitas pasien
dankategori pasien)
1) Kegagalan dalam entri identitas pasien
2)Kegagalan dalam entri nama item obat
3) Kegagalan dalam entri jumlah obat

4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori pasien

e. Cetak etiket Kegagalan dalam cetak etiket

 f. Penyerahan resep dan etiket ke bagian Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian penyiapan obat
penyiapan obat

2 Penyiapan obat a. Mengambil obat sesuai resep Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah,obat

kadaluwarsa,obat kosong)

b. Meracik obat Kegagalan dalam prosedur peracikan

 c. Menempel etiket/memasukkan obat ke dalam Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat
plastik klip

d.Menyerahkan ke bagian penyerahan obat Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas bagian penyerahan obat

3 Penyerahan obat a. Telaah obat 5 benar Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar

b. Memanggil pasien Kegagalan dalam identifikasi pasien

c.Menyerahkan obat kepada pasien disertai KIE 1. Kegagalan dalam memberikan informasi obat

2. Kegagalan dalam memberikan obat (salah obat)

3. Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien(salah pasien)

Langkah 3. Identifikasi efek yang mungkin Terjadi pada Pasien

NO PROSES SUB PROSES FAILURE MODE EFFECT

1 Penerimaan resep a. Menerima resep dari pasien Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan Waktu tunggu lebih lama.

identitas pasien (salah nama pasien, resep

Paisien mendapat obat yang tidak sesuaiProses lain
tertukar dengan pasien lain)
tidak berjalan

b. Skrining/telaah resep 1) Kegagalan dalam membaca nama obat Pasien mendapat obat yang salah

2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat Pasien mendapat obat dengan jumlah tidak

sesuai,terapi tidak sempurna.

3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi Pasien keliru dalam penggunaan obat

penggunaan obat

4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus Pasien tidak mendapat informasi penggunaan

obat secara lengkap

5) Kegagalan dalam perhitungan dosis Pasien mendapat obat dengan dosis yangkurang
(terapi tidak efektif,resistensi
antibiotik)

Pasien mendapat obat dengan dosis yangberlebih (efek

toksik, efek samping obat_)

6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi Kejadian alergi obat

7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi Terapi tidak efektif.

obat Terjadi efek yang tidak diinginkan

8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi Terjadi efek yang tidak diinginkan

c. Konfirmasi dokter jika Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter Terjadi salah interpretasi resep (salah obat,

diperlukan salah dosis, salah aturan pakai)

d. Entri resep ke dalam SIM RS 1) Kegagalan dalam entri identitas pasien Pasien membayar dengan biaya lebih mahal

2) Kegagalan dalam entri nama item obat
3) Kegagalan dalam entri jumlah obat
4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori
pasien
e. Pencetakan etiket obat Kegagalan dalam cetak etiket obat
f. Penyerahan resep ke bagian Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian
penyiapan obat penyiapan obat
2 Penyiapan obat a. Mengambil obat sesuai Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan
resep resep (salah obat, salah jumlah, obat
kadaluwarsa,obat kosong)
b. Meracik obat Kegagalan dalam prosedur peracikan
c. Menempel etiket/memasukkan obat ke Kegagalan dalam penempelan
dalam plastik klip
etiket/pengemasan obat
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih
Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih
Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih
Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika harga tidak
sesuai dengan ketentuan
Waktu tunggu menjadi lebih lama
Waktu tunggu lebih lama
Salah penyiapan obat
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadiefek yang tidak
diharapkan)
Pasien menggunakan obat dengan dosis danaturan pakai yang
keliru
Efek terapi tidak tercapai
 d. Menyerahkan ke bagian Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi

penyerahan obat bagian penyerahan obat efek yang tidak diharapkan)

Efek terapi tidak tercapai

3 Penyerahan obat a. Telaah obat 5 benar Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar Dapat terjadi salah obat, salah dosisi,salah

pasien,salah rute pemberian, salah aturan

pakai obat

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi

b. Memanggil pasien Kegagalan dalam identifikasi pasien
efek yang tidak diharapkan)
 Efek terapi tidak tercapai

c. Menyerahkan obat kepadapasien disertai 1) Kegagalan dalam memberikan informasi obat Pasien menggunakan obat dengan cara yangsalah(bisa terjadi
KIE
efek yang tidak diharapkan)Efek terapi tidak tercapai

2) Kegagalan dalam memberikan obat (salah Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadiefek yang tidak
diharapkan)
obat)
Efek terapi tidak tercapai

3) Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadiefek yang tidak
diharapkan)
(salah pasien)
Efek terapi tidak tercapai
Langkah 4. Menetapkan Kemungkinan Tingkat Keparahan Efek Tersebut ke Pasien (Risk Priority Number/RPN)

SUB PROSES FAILURE MODE EFFECT POTENTIAL CAUSE S 0 D RPN PRIORITAS

a. Menerima resep daripasien
Petugas gagal dalam mendeteksikesalahan Waktu tunggu lebih lama. 7 6 3 126 2
Loket penyerahan obatkosong (tidak
identitas pasien (salahnama pasien,resep tertukar ada tatapmuka antara petugasdengan
Paisien mendapat obat yang tidaksesuai
pasien)
dengan pasien lain)
Proses lain tidak berjalan
Tidak dilakukan identifikasipasien

Antrian resep banyak

b. Skrining/telaah 1) Kegagalan dalam membaca Pasien mendapat obat yang salah Tulisan resep tidak jelas.Dokter 7 6 4 168 1

resep nama obat menggunakansingkatan yang tidak

lazimdalam penulisan resepPetugas
terburu-buru dankurang teliti

Kurangnya kompetensipetugas

Obat yang diresepkanmempunyai

nama mirip(LASA)

2) Kegagalan dalam mendeteksijumlah obat Pasien mendapat obat dengan jumlahtidak Tulisan resep tidak jelas.Kurang teliti 4 4 4 64 11
sesuai,terapi tidak sempurna.
Stok kosong

3) Kegagalan dalam mendeteksi Pasien keliru dalam penggunaan obat 7 5 3 105 3

Tulisan resep tidak jelasKurangnya

instruksi penggunaan obat kompetensipetugas

 Kurang teliti

4) Kegagalan dalam mendeteksipetunjuk khusus Pasien tidak mendapat informasipenggunaan obat Tulisan resep tidak jelasKurangnya 4 2 3 24 23
secara lengkap
kompetensipetugas

5) Kegagalan dalam perhitungan Pasien mendapat obat dengan dosisyang kurang Tulisan resep tidak jelasKurangnya 5 3 3 45 15
(terapi tidak
dosis kompetensipetugas
efektif,resistensi antibiotik)
Petugas Farmasi tidak bisamengakses
Pasien mendapat obat dengan dosisyang berlebih data klinispasien
(efek toksik,efek

samping obat)

6) Kegagalan dalam mendeteksi Kejadian alergi obat 7 2 3 42 17

Riwayat alergi tidak ditulis.Tidak
riwayat alergi teliti.

Kurangnya kompetensipetugas

7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi Terapi tidak efektif. Kurangnya kompetensipetugas 6 2 3 36 19
obat
Terjadi efek yang tidak diinginkan

8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi Terjadi efek yang tidak diinginkan Kurangnya kompetensi 6 2 3 36 20
petugas

c. Konfirmasi dokter jikadi perlukan Kegagalan dalam berkomunikasidengan dokter Terjadi salah interpretasi resep (salahobat,salah Antrian resep yang banyak(beban 7 2 3 42 18
dosis, salah aturan pakai) kerja terlalu tinggi)Dokter sudah
pulang (dihubungi via telepontidak
membalas) Rasa takut atau
canggungdari petugas

d. Entri resep ke dalam 1) Kegagalan dalam entri identitas Pasien membayar dengan biaya lebih Petugas kurang teliti 6 3 4 72 6
 SIM RS pasien mahal

Komplain pasien

Kerugian pada Rumah Sakit jika adaitem tidak

tertagih

2) Kegagalan dalam entri nama item obat Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Petugas kurang teliti 6 3 4 72 7

Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak

tertagih

3) Kegagalan dalam entri jumlah obat Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Petugas kurang teliti 6 3 4 72 8

Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak

tertagih

4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Petugas kurang teliti 6 3 4 72 9
pasien
Kerugian pada Rumah Sakit jika harga tidak sesuai
dengan ketentuan

e. Pencetakan etiket Kegagalan dalam cetak etiket Waktu tunggu menjadi lebih lama Kertas habis 4 3 3 36 21

Printer error

f. Penyerahan resep kebagian Kegagalan dalam penyerahan resep Antrian resep banyak 5 3 2 30 22
Waktu tunggu lebih lama
penyiapan obat ke bagian penyiapan obat Resep terselip
Salah penyiapan obat

e. Mengambil obatsesuai resep Kegagalan dalam mengambil obatsesuai dengan Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek Letak obat berdekatan,nama obat 7 4 3 84 4
resep (salah obat,salah jumlah,obat yang tidak mirip, petugas tidak teliti,tidak ada
kadaluwarsa,obat kosong) penanda LASA
diharapkan)

Efek terapi tidak tercapai Obat kadaluwarsa tidak dipisahkan

penyimpanannya
f. Meracik obat Kegagalan dalam prosedur Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek Alat tidak terkalibrasi,petugas kurang 6 4 3 72 10
yang tidak diharapkan) kompeten
peracikan
Efek terapi tidak tercapai

g. Menempel etiket/memasukkan Kegagalan dalam penempelan Pasien menggunakan obat dengan dosis dan aturan Kurang teliti 5 4 3 60 13
obat ke dalam plastic klip etiket/pengemasan obat pakai yang keliru Efek terapi tidak tercapai
Ruangan kurang terangMeja

h. Menyerahkan ke bagian Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas Pasien mendapat obat yang keliru(bisa terjadi efek Beban kerja tinggi,tidak teliti 6 3 3 54 14
penyerahan obat bagian penyerahan obat yang tidak diharapkan)

Efek terapi tidak tercapai

d. Telaah obat 5 benar Kegagalan pelaksanaan telaah 5benar Dapat terjadi salah obat, salah dosis,salah Kurang kompetensi,beban kerja 7 4 3 84 5
pasien,salah rute pemberian,salah aturan pakai obat tinggi

e. Memanggil pasien Pasien mendapat obat yang keliru(bisa terjadi efek Tidak ada mikrofon (suarapetugas 7 3 3 63 12
Kegagalan dalam identifikasi pasien(salah
yang tidak diharapkan) tidak jelas)
obat,salah pasien)
Efek terapi tidak tercapai Ruang tunggu crowdedKurang
kompetensi

Loket penyerahan resepdan

penyerahan obat jadisatu

f.Menyerahkan obat kepada pasien Kegagalan dalam menyerahkan obat dan Pasien mendapat obat yang Pasien Kurang
salah kompetensi,beban kerja 7 3 3 42 16
memberikan informasi obat tinggi
menggunakan obat dengan cara yang salah (bisa
disertai KIE
terjadi efek yang tidak diharapkan) Petugas tidak melakukan telaah obat
sebelum menyerahkan obat
Efek terapi tidak tercapai
Langkah 5. Melakukan Root Cause Analysis
Langkah 5.
Melakukan
ROOT Cause
Analisis

I.RCA
II.Action Plan
No PROBLEM ACTION PLAN PIC DEADLINE

1. Tulisan dokter pada resep tidak terbaca, Penerapan system electronic Unit IT (Irwan) 10 Maret 2022
tidak lengkap, tidak terbaca prescribing

2 Dokter menggunakan singkatan yang Sosialisasi kepada dokter Unit Farmasi (Novi) 10 Februari 2022
tidak lazim dalam penulisan resep tentang Panduan Penulisan

Resep

3 Petugas farmasi kurang memahami kompeten Inhouse training PetugasFarmasi Unit Farmasi (Novi) 10 Februari 2022
dalam membaca resep tentang pembacaan resep dokter

Menempatkan petugas yang kompeten

pada loket
penerimaan resep

3. Beban kerja petugas farmasi terlalutinggi Pengaturan jadwal jaga Unit Farmasi (Novi) 15 Februari 2022

dengan menambah tenagapada peak

hour

(memberlakukan jadwalmidle)

Penambahan SDM TenagaTeknis

Kefarmasian

4. Resep dengan nama obat mirip (LASA)tidak Sosialisasi kembali tentang regulasi Unit Farmasi (Novi) 20 April 2022
dilakukan double chek pelayanan obat LASA dan High Alert
Medication
Unit IT (Irwan)

5. Penulisan resep dilakukan secara
manual oleh dokter
Penamaan data base obatLASA secara
tallman lettering Adanya notifikasi
pada SIM RS saat penginputan obat
LASA Pemasangan poster daftar obat
LASA di setiap unit terkait
Pemberlakuan electronic Prescribing Unit IT (irwan) 20 juli 2023
di seluruh Poliklinik, IGD dan bangsal Unit Farmasi (Lili)
ranap ,sosialisasi dan monev
UGD dan keperawatan (Hesti)
Pengadaan PC untuk seluruh poli dan
IGD serta bangsal ranap Dokter (dr.Tia)
Pelatihan tentang Electronic
Prescribing pada seluruh dokter
Langkah 6. Rancang Ulang Proses

I. Tujuan melakukan analisis FMEA:

Untuk perbaikan pelayanan Farmasi khususnya rawat jalan dan mencegah terjadinya medication error saat proses pelayanan resep rawat jalan

II. Redesign proses yang prioritas untuk diperbaiki:

PROSES SUB PROSES

OLD DESIGN NEW DESIGN

Penerimaan Resep 1. Menerima resep manual dari 1.Menerima resep secara elektronik ,ada
pasien notifikasi bila ada resep masuk

1. Skrining/telaah resep secara manual 2. Skrining/telaah resep secara elektronik, dan

dokumentasi secara elektronik

3. Konfirmasi dokter jika diperlukan 4. Konfirmasi dokter jika diperlukan

5. Entri resep ke dalam SIM RS oleh petugas 5. Entri aturan pakai obat sesuai denganresep
farmasi (entri nama obat,jumlah obat,sesuai
identitas pasien dan kategori pasien)

6. Cetak etiket obat 6. Cetak etiket obat

7.Menulis harga obat dalam lembar kontrol 7.Menulis harga obat dalam lembar kontrol
pelayanan rawat jalan pelayanan rawat jalan

8. Memanggil pasien untuk konfirmasi 8. Memanggil pasien untuk konfirmasi identitas

identitas dalam resep, dan menyerahkan dalam resep, dan menyerahkan lembar kontrol
lembar kontrol rawat jalan rawat jalan untuk proses pembayaran di kasir
 untuk proses pembayaran di kasir

9. Resep dan etiket diserahkan ke bagian 9.Resep dan etiket diserahkan ke bagian penyiapan
penyiapan obat obat

Penyiapan Obat 10.Mengambil obat sesuai resep 10. Mengambil obat sesuai resep

11.Meracik obat 11.Meracik obat

12.Mencocokkan etiket dengan resep 12. Mencocokkan etiket dengan resep

13. Mengemas obat dan menempelkan etiket 13.Mengemas obat dan menempelkan etiket

14.Menyerakan ke bagian penyerahan obat 14. Menyerakan ke bagian penyerahan obat

Penyerahan Obat 15. Telaah obat 5 benar 15 Telaah 5 benar obat (dokomentasikan pada ceklis
telaah 5 benar)

16 Memanggil pasien 16 Memanggil pasien dan melakukan identifikasi

pasien (2 identitas)

17 Menyerahkan obat kepada pasien 17 Menyerahkan obat kepada pasien disertai KIE
disertai KIE (tanda tangan pasien bukti penyerahan)
Langkah FMEA 7:Analisa Dan Diuji cobakan Proses Yang Baru

PDCA

Penerapan Electronic Prescribing System

Judul :Unit :Farmasi

Bulan : Juli 2023

PROBLEM Kesalahan dalam pembacaan resep dokter pada proses skrining resep

STEP Menerapkan Electronic Prescribing System di Poli rawat jalan dan UGD

PLAN Saya berencana:

Menerapkan sistem resep elektronik terintegrasi dengan SIM RS di poli rawat jalan dan UGD

Saya berharap:

Resep obat dibuat secara elektronik, bukan manual sehingga meminimalisir kesalahan pembacaan resep

Tindakan:

1.Berkoordinasi dengan Unit IT untuk melakukan penyetingan pada SIM RS

2.Pengajuan pengadaan PC diseluruh ruang poliklinik, UGD

3. Pelatihan Penerapan Electronic Rekam Medik sekaligus Electronic Prescribing kepada staf terkait (dokter, perawat, farmasi, laboratorium,
radiologi)

Apa yang anda amati?

DO SIM RS yang ada saat ini sudah suport untuk penerapan Elektronic Prescribing

PC sudah tersedia di Unit UGD

SDM mendukung untuk pererapan Electronic Prescribing
CHECK/STUDY
Apa yang anda pelajari? Apakah sesuai target capaian?

Penerapan sistem electronic prescribing dapat mencegah kesalahan dalam pembacaan resep, baik nama obat, dosis,jumlahmaupun aturan pakai.Penerapan
electronic prescribing juga dapat mencegah kesalahan identitas pada resep.

Penerapan sistem ini sesuai dengan yang ditargetkan yaitu mencegah kesalahan dalam pembacaan resep sehingga mencegahterjadinya medication error.

Penerapan system electronic prescribing sudah diterapkan pada 80% pelayanan resep rawat jalan dan UGD.

ACTION Apa yang dapat anda simpulkan dari siklus ini?

Penerapan electronic prescribing system terintegrasi SIM RS dapat mencegah terjadinya medication error.

Penerapan electronic prescribing system terintegrasi SIM RS dapat mempercepat waktu tunggu pelayanan obat.
Langkah 8:Implementasi dan Monitoring Proses Baru

I. Dokumentasi:

1. SPO Pelayanan Resep Secara Elektronik.

II.Pelatihan:

1. Sosialisai SPO Pelayanan Resep Secara Elektronik dan pelatihan penerapan Electronic Prescribing.

2. Sosialisasi Panduan Penulisan Resep.

III.Monitoring Berkelanjutan:

1. Minitoring dan evaluasi kejadian Medication Error akibat kesalahan pembacaan obat

2. Monitoring dan evaluasi waktu tunggu pelayanan resep.

3. Monitoring dan evaluasi kepatuhan dokter menulis resep sesuai standar.

Mengetahui Yogyakarta 20 September 2023

Direktur, Ketua Tim FMEA

(dr Agus Purnomo Sudarto) (dr. Ardyanti Yuli)