PT AUTOACCINDO Doc. No.

AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 1 of 6

LEMBAR PENGESAHAN
APPROVAL SHEET

Document History / Riwayat Dokumen:

No.
Revision Date Change Content
Revision
Pemisahan prosedur Incoming dengan Material
01 10 Januari 2017
& penambahan proses pencatatan sistem gudang

Validation / Pengesahan:

Validation Name Signature Date

Created by: Agung P 02/02/2020

Checked by: Subianto 02/02/2020

Approved by: Shean Wu 02/02/2020

 PT AUTOACCINDO Doc. No. AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 2 of 6

1. Tujuan
Untuk mengendalikan proses yang berkaitan dengan penerimaan barang,
pengecekkan surat jalan, sampai dengan proses pencatatan dan pelaporan ke
kantor pusat di PT AUTOACCINDO JAYA

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup proses penerimaan barang dari supplier di
PT AUTOACCINDO JAYA.

3. Referensi
ISO 9001 :2015 Clause 8.5.4

4. Definisi
-

5. Tanggung Jawab
5.1 Bagian Incoming bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian
antara Surat Jalan (SJ) dengan Fisik barang dan Purchase Order (PO),
baik secara jenis produk, kuantitas, dan kualitas sesuai standar
perusahaan.
5.2 Bagian Incoming bertanggung jawab untuk melakukan pendataan serial
number atas produk Head Unit (HU), Part accessories, Parts
pendukung lain nya, dan seluruh Barang yang masuk pada sistem
gudang.
5.3 Bagian Incoming bertanggung jawab mengirimkan SJ vendor ke kantor
pusat maksimal 2 x 24 jam setelah barang diterima Gudang. Untuk
hasil scan harus dikirim maksimal 1 x 24 jam.
5.4 Bagian Incoming bertanggung jawab untuk mengirimkan Laporan
Penerimaan Pembelian setiap akhir bulan ke Bagian Purchasing (untuk
pencocokkan dan follow up supplier).

6. Input Proses
6.1 Input Proses yang diperlukan : Surat Jalan (SJ) Supplier dan Purchase
Order (PO), Form Penerimaan Barang (FPB).
6.2 Sumber Daya yang diperlukan : Komputer, Ballpoint, Kartu Stock,
Kalkulator, Timbangan (Scale Weighting), Hand lift, Forklift, Trolley,
Tangga (Ladder)
6.3 Personal yang diperlukan : PIC Incoming WH, Operator incoming
WH, Operator Forklift.
 PT AUTOACCINDO Doc. No. AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 3 of 6

6.4 Training yang dibutuhkan : Pengenalan produk dan material &

manual handling, 5S, Basic Problems Solving.
 PT AUTOACCINDO Doc. No. AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 4 of 6

7. Prosedur
7.1 Bagian Incoming menerima informasi PO kedatangan Material atau
bahan pendukung dari Bagian Purchasing, menuliskan informasi terkait
di Papan Kedatangan Barang dan melakukan input PO kedalam sistem
Gudang.
7.2 Bagian Incoming menerima Material atau bahan pendukung dari
Supplier, memeriksa kesesuaiannya dengan Surat Jalan dan dengan
informasi PO.
7.3 Lakukan pemeriksaan secara kuantitas :
 Bila hasilnya sesuai, berikan tandatangan pada SJ Supplier dan
terima rangkap SJ.
 Bila hasilnya tidak sesuai, revisi SJ terkait dan mintakan approval
pengirim barang dan Kepala Gudang. Informasikan juga bagian
Purchasing atas hal ini.
7.4 Bagian Incoming membuat Form Penerimaan Barang (FPB) di Sistem
Gudang dengan penomoran berikut:
FPB XXXX
XXXX = Running Number

7.5 Bagian Incoming melakukan Scan Barcode (khusus head unit) untuk
melengkapi FPB Sistem Gudang.
7.6 Bagian Incoming Print FPB 5 rangkap, berikan approval, dan
gabungkan dengan rangkap Surat Jalan Supplier.
7.7 FPB dimintakan approval Kepala Gudang.
 Kepala Gudang memastikan kesesuaian proses penerimaan barang dan
bila sudah sesuai memberikan approval Form Penerimaan Barang (FPB).
 Bila belum sesuai, meminta Bagian Incoming untuk melakukan revisi
FPB
7.8 Admin Incoming melakukan Scan Document penerimaan kemudian
dikirimkan ke bagian Purchasing, Accounting dan PPIC sebelum
mengirimkan aslinya.
7.9 Bagian Incoming menginformasikan ke Bagian Quality Control tentang
kedatangan Material untuk dilakukan pemeriksaan (Prosedur AAJ-PR-
QC-01).
7.10 Bagian Incoming memberikan label marking FIFO sesuai tanggal
kedatangan barang.
7.11 Bagian Incoming melakukan serah terima material Prosedur (AAJ-PR-
WH-02)
 PT AUTOACCINDO Doc. No. AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 5 of 6

Flowchart
PENERIMAAN BARANG DARI VENDOR UMUM
Bagian Incoming Admin Incoming Kepala Gudang

Mulai

Bagian Incoming
menurunkan barang
dan cocokkan dengan
SJ dan PO dari
Purchasing

Y
Sesuai?

Revisi surat jalan sesuai

fisik barang dan minta
approval pengirim &
kepala gudang

Tandatangani SJ,
serahkan SJ ke Admin Terima SJ, buat LPB
& pindahkan barang di Sistem Gudang
ke area incoming (tarik PO sistem)

SJ 2 - 3
Scan barcode (untuk
head unit) LPB 1 - 5 Pastikan kesesuaian,
dan berikan approval SJ
dan LPB

Scan dan email LPB

kepada Purchasing,
PPIC dan Accounting

Prosedur QC Incoming LPB 4 - 5 LPB 1 - 3

(AAJ-PR-QC-01) SJ - 3 SJ - 2

Staf Incoming
memberikan marking Prosedur serah terima
FIFO dan keterangan material (AAJ-PR-
lain WHS-02)

Kirim ke Kantor
Cideng untuk di
Arsip input di zahir dan
proses tagihan
 PT AUTOACCINDO Doc. No. AAJ-PR-WH-01

JAYA Rev. No. 001

Issued
10 Januari 2017
INCOMING MATERIAL Date
Page Page 6 of 6

8. Output Proses
8.1 Produk yang dihasilkan : Material diterima sesuai pesanan dan disimpan
dengan baik
8.2 Dokumen atau infomasi teknikal : AAJ-PR-WH-01-F1 Form
Penerimaan Barang (FPB)