MAKALAH

PATOK DUGA

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Studi Manajemen Mutu Terpadu Dalam
Pendidikan

Dosen Pengampu Dr.H.Abd.Muhith, S.Ag., M.Pd.I

Disusun oleh :

Fahmi Ulum 214101030032

Moch Rizky Hofila 212101030014

Novi Aifah Risqiyah 212101030035

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI K.H ACHMAD SIDDIQ JEMBER TAHUN

2023
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah swt yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan
tepat waktu. Dalam kesempatan ini kami mengucapkan beribu terima kasih kepada Bapak
Dr.H.Abd.Muhith, S.Ag., M.Pd.I selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Mutu
Terpadu Dalam Pendidikan yang telah memberikan tugas makalah dengan judul “PATOK
DUGA”.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberi hidayah inayah dan berkahnya sehingga
kami dapat menyelesaikan tugas kelompok ini dengan sedikit terdapat lika-liku yang telah
kami lalui.

Sholawat dan salam semoga tetap terjurah limpahkan kepada junjungan kita Nabi
Agung Nabi Besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari zaman kegelapan
menuju zaman yang terang benderang dan penuh akan ilmu pengetahuan.

Tidak lupa kami ucapkan kepada dosen pengampu mata kuliah Manajemen Mutu
Terpadu Dalam Pendidikan yang memberi kami tugas ini untuk menambah pengetahuan dan
wawasan kami mengenai mata kuliah yang kami tempuh. Kami juga mengucapkan kepada
seluruh anggota kelompok yang telah bersusah payah untuk menyusun makalah ini dengan
sebaik-baiknya.

Makalah ini terdapat banyak kekurangan, maka dari itu kami sangat memohon untuk
para pembaca memberikan sebuah kritik dan saran untuk kepentingan kita bersama, yang
dapat memperbaiki makalah ini menjadi lebih sempurna. Kritik dan saran pembaca sangat
kami perlukan.

Besar harapan kami bahwa makalah ini dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai
pegangan dalam mempelajari Studi Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan. Dan juga
harapan kami dengan hadirnya makalah ini, akan mempermudah semua pihak dalam proses
perkuliahan mata kuliah ini. Kesempurnaan hanyalah milik Allah swt. Akhir kata, semoga
segala daya dan upaya yang kami berikan dapat bermanfaat bagi semua

Jember, 9 september 2023

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................

DAFTAR ISI .....................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................

A. Latar Belakang ........................................................................................................

B. Rumusan Masalah ...................................................................................................
C. Tujuan .....................................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN ..................................................................................................

A. Definisi Patok Duga ................................................................................................

B. Jenis jenis Patok Duga ...........................................................................................
C. Manfaat Patok Duga ...............................................................................................
BAB III PENUTUP ..........................................................................................................

Kesimpulan .........................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Secara singkat dapat dikatakan bahwa pada mulanya konsep benchmarking

berkembang di bidang perindustrian. Awal tahun 1950-an banyak pengusaha Jepang
mengunjungi beberapa perusahan diAmerika Serikat dan negara-negara Eropa barat.
Tujuan kunjungan mereka adalah berusaha mendapatkandua masukan, yaitu teknologi dan
penerapan bisnis atau praktik baik. Masukan itu dikemas dalam bentukperjanjian kerja. Dari
tahun 1952 hingga tahun 1984 tidak kurang dari 42.000 perjanjian kerja telahditandatangani.
Hampir semua perjanjian itu berkisar tentang alih teknologi terbaik dan “segala
sesuatu”(know-how) yang dimiliki negara barat. Jepang menggunakan proses “mengambil
dan memanfaatkan”untuk kemajuan industrinya. Pada tahun 1960-an industri-industri
Jepang telah menyamai industri-industri barat. Keberhasilan Jepang dalam menggunakan
teknologi barat untuk melakukan benchmarkingterhadap kinerja mereka sendiri, merupakan
bukti reputasi mereka di dalam kancah perdagangan.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa definisi patok duga?

2. Apa saja faktor-faktor yang mendorong perusahaan melakukan patok duga
benchmarking?
3. Apa tujuan pelaksanaan benchmarking?
4. Bagaimana manfaat benchmarking?
5. Apa saja jenis-jenis benchmarking
6. Bagaimana proses benchmarking?
Tujuan
1. Untuk Mengetahui definisi patok duga
2. Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mendorong perusahaan melakukan patok duga atau
benchmarking
3. Untuk Mengetahui tujuan pelaksanaan patok duga atau benchmarking
4. Untuk Mengetahui manfaat patok duga atau benchmarking
5. Untuk Mengetahui jenis-jenis patok duga atau benchmarking
6. Untuk Mengetahui proses patok duga atau benchmarking

4
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Patok Duga
Di awal tahun 1980 patok duga mucul, sehingga pada tahun 1990 patok duga di jadikan
alat kreativitas perusahaan. Patok duga adalah salah satu proses belajar yang tertata dan
berkesinambungan untuk meneliti tata kerja yang baik untuk menghasilkan dan mencapai
tujuan berprestasi kelas internasionl, harus ada perbandingan dari masing-masing bagian
perusahaan dengan perusahaan pesaing yang nomer wahid.
Benchmarking bisa diartikan sebagai suatu pendekatan yang memungkinkan penghasilan
dari pihak manajemen perusahaa, pasar yang dilayani, dan dapat meningkatkan semangat
manajemen untuk pusatkan kepada usaha-usaha perbaikan berkesinambungan (continous
improvement) dan menerapkan manajemen perubahan. (Gaspersz, 2008) Camp (1989) dalam
Gaspersz (2008) menyatakan benchmarking adalah proses pencarian secara
berkesinambungan untuk inovasi-inovasi baru dan cara yang baru, praktek serta proses, suatu
usaha mempraktekkan atau menyesuaikan features terbaik, lalu digukanakan untuk
mendapatkan nilai terbaik dari yang terbaik (best of the best).
Dengan kata lain benchmarking merupakan pencarian untuk praktek terbaik. Di Amerika
perusahaan yang mau dapat keuntungan serta selalu unggul maka harus menggunakan
benchmarking. Banyak jalan yang bisa dilalui dalam menggunakan benchmarking,
diantaranya adalah dipraktekkan langasung perusahaan yaitu dengan menggunakan proses
mencari dan menelusuri kepada perusahaan yang menggunakan benchmarking, bisa bekerja
sama dengan lembaga konsultan, serta ikut serta dalam benchmarking yang dilaksanakan oleh
perusahaan lain. (Adiyas, 2011)
Adapun menurut pendapat beberapa ahli yang mendefinisikan Patok Duga sebagai
berikut:
1. Gregory H. Watso
Benchmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata
praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox)
Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara
kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang
terbaik.
3. IBM
Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di

5
dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia.
4. Teddy Pawitra
Benchmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-
menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang
terbaik atau pesaing yang paling unggul.
5. Goetsch dan Davis
Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal
organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar
industri.
Dari pengertian patok duga diatas ada empat pokok yang akan dijelaskan lebih Lanjut yaitu :
1. Proses yang terus-menerus (berkesinambungan)
Patok duga ialah memperbaiki diri sendiri (self improvement) dalam proses perbaikan
manejemen harus dengan cara berkesinambungan agar selalu efektif. Menurut Dr.Akmal
Mundir, M.pd Patok duga adalah membandingkan, orang yang merasa baik, ini pertanda
berhentinya inovasi maka perlu perbandingan baik sistemnya, proses, input, dan output.
Oleh karena itu perubahan pada praktek industri secara terus-menerus menjadikan perusahaan
harus di siplin dan perbaikan secara berkesinambungan. maka Pemimpin industri perlu
perbandingan secara berkesinambungan agar menciptakan inovasi yang baru dan menjadi
lebih kuat. Untuk mencapai kinerja yang terbaik hanya perushaan yang mengejar patok duga
secara disiplin.
2. Pengukuran
Pengukuran hanya dapat diatasi dengan 2 metode. Praktek internal dan eksternal bisa
diperbandingkan dengan pernyataan yangbeda dan signifikan serta didokumentasikan.
Praktek yang bisadi jumlahkan dalam petunjuk pengukuran analitis dari cacat antara
praktekpraktek. Ia mengkuantifikasikan ukuran dari kesempatan.
3. barang, Jasa, dan Praktek
Patok duga bisa digunakan pada semua praktek-praktek dan cara berproses, yang mengusung
produk dan jasa secara efektif agar kepuasan pelanggan dapat di penuhi.
4. Perusahaan ternama Sebagai pedoman Industri dunia Patok duga harus disesuaikan dengan
perusahaan-perusahaan dan fungsi-fungsi usaha yang diakui sebagai yang terbaik atau
sebagai rujukan industri terbaik, seperti bank untuk pemprosesan dokumen tanpa kesalahan.
Seperti calon patok duga bertaraf intrenasional (world class benchmarking candidates) adalah
Sony, Edison, MCI, dan lainlain. Beberapa perusahaan ternama kawasan Asia yang ditunjuk
oleh Asian Institute of Management (AIM) adalah SIA, Ayala, Shell of Thailand, Cathay

6
Pacific, Malaysia Airlines, dan Bank Niaga.
DASAR PEMIKIRAN PERLUNYA BENCHMARKING
Benchmarking merupakan proses belajar yang berlangsung secara sistematis, terus menerus,
dan terbuka. Berbeda dengan penjiplakan (copywriting) yang dilakukan secara diam-diam,
kegiatan patok duga merupakan tindakan legal dan tidak melanggar hukum. Dalam dunia
bisnis modern meniru dianggap sah asal tidak dilakukan secara langsung dan mentah-mentah.
Benchmarking memang dapat diartikan sebagai meniru dari paling hebat untuk membuatnya
sebagai referensi (Yamit, 2002: 134). Kegiatan ini dilandasi oleh kerjasama antar dua buah
institusi (perusahaan) untuk saling menukar informasi dan pengalaman yang sama-sama
dibutuhkan.
Praktek benchmarking merupakan pekerjaan berat yang menuntut kesiapan “fisik” dan
“mental” pelakunya. Secara “fisik”, karena dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia dan
teknologi yang matang untuk melakukan benchmarking secara akurat. Sedangkan secara
“mental” adalah bahwa pihak manajemen perusahaan harus bersiap diri bila setelah
dibandingkan dengan pesaing, ternyata mereka menemukan kesenjangan yang cukup tinggi.
Pada titik ini sangat terbuka kemungkinan terjadinya merger atau akusisi, sehingga
memberikan dampak yang positif dan saling menguntungkan.
Ki Hadjar Dewantara beberapa puluh tahun lalu, diinisiasi telah mengemukakan konsep
benchmarking dalam bentuk “sederhana”. Konsep yang diajukan dengan bahasa Jawa itu,
adalah 3N, yaitu:
• Niteni (memperhatikan dengan seksama)
• Niru (mencontoh/memanfaatkan)
• Nambahi (mengadaptasi/ memperbaiki/menyempurnakan)
Ungkapan tersebut menegaskan bahwa benchmarking tidak hanya sekadar memindahkan
sistem dari satu institusi ke institusi lain, tetapi diperlukan upaya kreatif dan inovatif sesuai
Ada dua jenis benchmarking yaitu benchmarking internal dan benchmarking eksternal.
Benchmarking internal upaya pembandingan standar antar bagian/jurusan/fakultas/atau unit
institusi. Benchmarking eksternal adalah upaya pembandingan standar internal institusi
terhadap standar eksternal institusi lain. Selain itu, diperlukan masukan dari hasil monitoring,
evaluasi diri, temuan audit mutu akademik internal, permintaan tindakan koreksi (PTK), dan
program peningkatan mutu sebagai cermin kemampuan diri.
Monitoring dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan standar. Hasil monitoring
menginformasikan tentang pelaksanaan standar, yang mencakup waktu, substansi, dan tahap
pelaksanaannya. Monitoring bermanfaat untuk meluruskan sesegera mungkin bila terjadi

7
ketidakpatuhan pelaksanaan terhadap rencana atau standar serta mengingatkan bila ada
kelalaian.
Evaluasi diri adalah usaha untuk mengetahui kondisi nyata dari sebuah proses. Evaluasi diri
harus memuat informasi yang sahih (valid) dan terpercaya (reliability). Di atas dua prinsip di
atas, terdapat nilai-nilai yang melandasi pelaksanaan evaluasi, yakni objektivitas (objectivity)
dan kejujuran (honesty). Dengan evaluasi diri akan diketahui kondisi objektif sebuah institusi
(perusahan/PT) dan sekaligus dapat ditentukan pengembangan serta peningkatannya pada
masa berikutnya.
Selain benchmarking dan masukan internal, diperlukan juga masukan dari stakeholders agar
ada relevansi produk dengan stakeholders. Dorongan untuk melakukan benchmarking banyak
ditentukan oleh faktor kepuasan stakeholders. Kepuasan stakeholders adalah tingkat perasaan
seseorang/pengguna setelah membandingkan kinerja atau hasil yang dirasakan dibandingkan
dengan harapannya. Semakin banyaknya perguruan tinggi misalnya, membuat stakeholders
mengetahui dan meminta standar mutu dan pelayanan yang lebih baik. Kepuasan pelanggan
pun semakin lama semakin meningkat. Kegiatan benchmarking pun juga harus dilaksanakan
secara berkelanjutan sehingga akan tercapai Continuous Quality Improvement (CQI).

8
 B. FAKTOR-FAKTOR YANG MENDORONG PERUSAHAAN MELAKUKAN
PATOK DUGA (BENCHMARKING)
1. Komitmen terhadap TQM
2. Fokus pada pelanggan
3. Product - to - market time
4. Waktu siklus pemanufakturan
5. Laba.
C. TUJUAN PELAKSANAAN BENCHMARKING
Menemukan kunci atau rahasia sukses dari perusahaan pesaing yang paling unggul,
kemudian mengadaptasikan dan memperbaikinya secara lebih baik untuk diterapkan, yang
akhirnya akan mengungguli pesaing yang di benchmarking.
Benchmarking digunakan untuk menentukan proses yang akan diperbaki secara
berkesinambungan (incremental) dan perubahan yang dibutuhkan.
D. MANFAAT BENCHMARKING
Beberapa manfaat benchmark adalah:
1. memperbaiki proses kritis yang ada dalam bisnis
2. memantapkan tujuan yang berorientasi pada pelanggan
3. menumbuhkan antusias staf dengan melihat yang terbaik
4. mengidentifikasi peluang-peluang baru yang terkadang muncul setelah
membandingkan
5. menjadi lebih berdaya saing
6. memperpendek siklus perbaikan proses bisnis dengan percepatan pembelajaran.
Secara umum manfaat yang diperoleh dari benchmarking dapat dikelompokkan menjadi
(Ross, 1994 pp.239-240):
1. Perubahan Budaya
Memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realisitis berperan
meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target.
2. Perbaikan Kinerja
Membantu perusahan mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih
proses yang akan diperbaiki. Perbaikan kinerja ini meliputi:
a. Proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang tetap/lama
Situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang telah ditetapkan ternyata sulit untuk
dicapai atau proses/ metodenya gagal terus mencapai standar tersebut.
b. Standar baru yang lebih baik:

9
Keadaan ini dapat terjadi dalam upaya meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau
meningkatkan standar yang telah tercapai.
c. Proses atau prosedur baru dan standar baru
Hal ini dapat terjadi saat belum pernah dibuat standar atau prosedur sebelumnya, jadi
merupakan suatu kegiatan atau tolok ukur yang baru.
3. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia
Memberikan dasar bagi pelatihan. Karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka
kerjakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain diperusahaan lain. Keterlibatan
karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan mengalami peningkatan
kemampuan dan keterampilan.

10
 E. JENIS-JENIS BENCHMARKING
Sebagai kriteria utama dari patok duga di samping menghasilkan suatu tolok ukur, juga
merupakan tindakan untuk mencari enabler. Misalnya, perbandingan finansial yang
menunjukkan kinerja finansial perusahaan pada suatu saat disebut sebagai patok duga kinerja
(performance benchmarking). Kadangkala Praktik ini sebenarnya bukan patok duga karena
hanya menghasilkan suatu tolok ukur tanpa menghasilkan proses enabler komparatif.
Demikian pula, patok duga biaya (cost benchmarking) hanya menghasilkan angka-angka
komparatif tanpa disertai analisis tentang operasi yang memungkinkan (enabler) dicapainya
ambang batas kinerja itu
Di dalam bukunya Bapak Dr. H.Abd. Muhith, S,Ag M.Pd.I Terdapat empat jenis dasar
banchmarking yang dilakukan secara umum:
1. Patok Duga Internal
Patok duga internal merupakan proses membandingkan operasi salah satu bagian internal
lainnya dalam stu organisasi, seperti kinerja devisi atau cabang yang sama dan tersebar secara
georafis.
2. Patok Duga Kompetitif
Patok duga kompetitif adalah suatu pendekatan dengan melakukan perbadingan terhadap
kompetitor mengenai karakteristik produk, kinerja, dan fungsi dari produk yang sama serta
dihasilkan kompetitor pada pasar yang sama.
3. Patok Duga Fungsional
Patok duga fungsional adalah proses membandingkan fungsi atau proses dari perusahaan
kompetitor yang berada di berbagai industri.
4. Patok Duga Generik
Patok duga kompetitor merupakan perbandingan pada proses bisnis fundamental yang
cenderung sama pada setiap industri.
Perkembangan Konsep Patok Duga
Patok duga telah mengalami perkembangan yang dapat diklasifikasikan pada lima generasi
yaitu rekayasa terbalik (generasi pertama), patok duga kompetitif (generasi kedua), patok
duga proses (generasi ketiga), patok duga strategis (generasi keempat) dan patok duga global
(generasi kelima).
1. Rekayasa Terbalik (reverse engineering)
Pada awalnya, konsep ini muncul sebagai orientasi produk sejenis antarperusahaan, kemudian
berkembang menjadi persaingan produk antarperusahaan sehingga mengakibatkan timbulnya
produk yang berbeda antarperusahaan. Tahap ini cenderung orientasinya pada teknis
bagaimana mempelajari teknis proses produk pesaing.
2. Patok duga Kompetitif (Competitive benchmarking)

11
Proses ini merupakan perbandingan kinerja antarperusahaan yang bersaing. Jadi, selain
bersaing dari segi penciptaan produk, juga bersaing bagaimana kinerjanya sehingga
dihasilkan produk yang andal.
3. Patok duga Proses
Patok duga semacam ini didasarkan pada pengembangan analogi- analogi di antara proses-
proses bisnis yang dijalankan dua perusaha- an atau lebih. Salah satu aspek patok duga proses
adalah identifikasi proses-proses bisnis tertentu yang menjadi sasaran analisis. Semakin besar
ruang lingkup studi, semakin besar sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan tipe
penyelidikan ini.
4. Patok Duga Strategis
Pada tahap ini yang dibahas bukan lagi masalah teknis, akan tetapi masalah strategi yang
mengarah jangka panjang. Proses ini secara sistematis mengevaluasi alternatif, implementasi
strategi bisnis dan memperbaiki kinerja dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang
berhasil. Hal tersebut dilakukan oleh mitra eksternal yang telah berpartisipasi dalam aliansi
bisnis.
5. Patok Duga Global
Generasi ini merupakan seluruh cakupan dari generasi sebelumnya, dengan tambahan bahwa
cakupan geografinya menjadi global (mendunia). Pada generasi ini yang dibandingkan adalah
partner global dan kompetitor global. Tahap ini mengarah pada tingkat global baik dari
perdagangan, kultur bisnis, proses bisnis maupun lainnya yang semua itu dijembatani oleh
patok duga global.1

PERBEDAAN BENCHMARKING DENGAN ANALISIS PERSAINGAN

1
Prof.Dr.Ir. M.Syamsul Ma’rif “Manajemen Operasi” (Jakarta ,PT Grasndo 2022) hal 56-58

12
Analisis Persaingan meliputi perbandingan antara produk-produk pesaing dengan produk
yang dihasilkan perusahaan. Sedangkan Benchmarking lebih jauh daripada itu, yaitu
membandingkan bagaimana suatu produk direkayasa, diproduksi, didistribusikan dan
didukung.
Perbedaan Benchmarking dengan Analisis Persaingan:
Benchmarking Analisis Persaingan
Melihat pada proses Melihat pada hasil
Memeriksa bagaimana sesuatu Memeriksa apa yang telah terjadi dan
dikerjakan
Dapat membandingkan dengan industri Perbandingan di dalam industri
lainnya
Penelitian membagi hasil untuk manfaat Penelitian tanpa membagi hasil
bersama
Dapat tidak kompetitif Selalu kompetitif
Membagi informasi Rahasia
Kemitraan Tersendiri
Kerjasama/ Interdependen Mandiri
Dipergunakan untuk mencapai tujuan Dipergunakan untuk memeriksa persaingan
perbaikan
Tujuan berupa pengetahuan Tujuan berupa pengetahuan tentang industri
Proses fokus pada kebutuhan pelanggan Fokus pada kebutuhan perusahaan
Sumber: Forum PDAM Indonesia

METODE BENCHMARKING
Proses benchmarking memiliki beberapa metode. Salah satu metode yang paling terkenal dan
banyak diadopsi oleh organisasi adalah metode 12, yang diperkenalkan oleh Robert Camp,
dalam bukunya “The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance”,
Productivity Press .1989.
Langkah metode 12 terlalu luas untuk dijabarkan. Agar mudah, metode 12 tersebut bisa
diringkas menjadi 6 bagian utama yakni:
1. Identifikasi problem apa yang hendak dijadikan subyek.
Bisa berupa proses, fungsi, output dan sebagainya.
2. Identifikasi industri/organisasi/lembaga yang memiliki aktifitas/usaha serupa.
Sebagai contoh, jika anda menginginkan mengendalikan turnover karyawan sukarela di
perusahaan, carilah perusahaan-perusahaan sejenis yang memiliki informasi turnover
karyawan sukarela.
3. Identifikasi industri yang menjadi pemimpin/leader di bidang usaha serupa.
Anda bisa melihat didalam asosiasi industri, survey, customer, majalah finansial yang mana
industri yang menjadi top leader di bidang sejenis. Lakukan survey pada industri untuk
pengukuran dan praktek yang dilakukan.

13
Anda bisa menggunakan survey kuantitatif atau kualitatif untuk mendapatkan data dan
informasi yang relevan sesuai problem yang diidentifikasi di langkah awal.
4. Kunjungi ’best practice’ perusahaan untuk mengidentifikasi area kunci praktek usaha.
Beberapa perusahaan biasanya rela bertukar informasi dalam suatu konsorsium dan membagi
hasilnya didalam konsorsium tersebut.
5. Implementasikan praktek bisnis yang baru dan sudah diperbaiki prosesnya.
Setelah mendapatkan best practice perusahaan, dan mendapatkan metode/teknik cara
pengelolaannya, lakukan proyek peningkatan kinerja dan laksanakan program aksi untuk
implementasinya.
F. PROSES BENCHMARKING
Proses benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah yaitu:
1. Menentukan apa yang akan di-benchmark
Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu
permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang
upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan
Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan
proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan
masukan (inpuf) serta keluarannya (outpuf).
2. Menentukan apa yang akan diukur
Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis
dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-
review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang
ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu
penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik
pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan
kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada
pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan
atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap
ini. Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan
terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan
kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran
dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang
paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga
dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi
lain yang menjadi tujuan benchmarking.
N KRITERIA KINERJA UNIT PENGUKURAN
O
1. Pangsa pasar Unit Rupiah
2. Profitabilitas Margin contribution, Return
on total capital or equity
3. Pertumbuhan pesaing Pangsa pasar setiap segmen

14
 4. Bahan baku (material) Proporsinya terhadap biaya
total, Harga/ volume, Biaya
Pengangkutan
5. Biaya tenaga kerja langsung/ tidak langsung Jumlah karyawan pada
setiap fungsi, Pangsa gaji
tiap/ variabel, Jam kerja
produktif setiap karyawan,
Profil karyawan
6. Biaya modal Tingkat turn over : Total
asset, Fixed asset, inventory
7. Karakteristik produk Kebijakan depresiasi
8. Kinerja output Per utility
9. Pelayanan Waktu rata-rata tiap
pelayanan, pemrosesan
pesanan rutin, perencanaan
produksi
10 Citra (image) Customer awareness,
Intensitas dan biaya
pemasaran, Reaksi
pelanggan terhadap
kampanye pemasaran,

3. Menentukan kepada siapa akan dilakukan benchmarking

Kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini.
Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang
dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.
4. Pengumpulan data/kunjungan
Tim mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih terhadap organisasi
yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah
dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah
dan lain-lain. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang
akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi
atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat
kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan
ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan
dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang
dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu
diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan
yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya

15
yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark. Para pelaku
benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi
dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih
dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini
memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan “pemilik proses” yaitu
orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut.
5. Analisis data
Tim kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan
data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara
mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem,
prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan
(perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting
adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka
kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang
diperbaiki.
6. Merumuskan tujuan dan rencana tindakan
Tim menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan
realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga
sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja
dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang
akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan
tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang
harus bertanggung jawab. Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan
mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-
persoalan yang timbul. Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena
target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari
semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu
kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat
dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab
melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan).

16
 BAB III
PENUTUP
Kesimpulan

Benchmarking yang sebenarnya akan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam proses-
proses di pesaing kita (atau sejawat kita) yang sejenis, yang barangkali diimplementasikan

dengan lebih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau keluaran yang lebih baik.

Juga benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan ”jalan pintas” untuk mencapai

tujuan (target), dengan meniru maka banyak hal dapat dihemat, antara lain kita dapat lebih

mempersingkat proses pembelajaran (learning process), mengurangi kemungkinan

kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Dr. H. Abd. Muhith, S.Ag. M.Pd.I. 2017. Yogyakarta : Samudra Biru ,

Ashok Rao and Lawrence P. Carr, Total Quality Management: A Cross-functional

Perspective, John Wiley & Sons, 1996 Jenny Waller and Derek Allen, The T.Q.M. Toolkit: A
Guide to Practical Techniques for Total Quality Management, Kogan Page, 1995 Soewarso
Hardjosoedarmo, Total quality management, Andi,2004

Sri Untari, Patok Duga Sebagai Instrumen Perbaikan Kinerja Perusahaan, Gema Stikubank,
Desember 1996

Forum PDAM Indonesia

Suryadi Prawirosentono, Filosofi Baru Tentang Manajemen Mutu Terpadu Abad 21: Kiat

Membangun Bisnis Kompetitif, Bumi Aksara, 2007 Nursya'bani Purnama, Manajemen

Kualitas:

Perspektif Global, Fakultas Ekonomi UII, 2006

Ahmad Sobirin, 2009, Budaya Organisasi, Yogyakarta, Unit Penerbit dan Percetakan STIM
YKPN

18