MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

“PENJADWALAN SUMBER DAYA”

Mata Kuliah: Manajemen Proyek

Dosen Pengampu: Dewi Puspitasari, S.Pd., M.Sc.

Oleh

Kelompok 2

1. Faiz Syahrullah Maulana (22091407006)

2. Muh. Farid Hidayatullah (22091407012)
3. Mochamad Nur Rohman (22091407014)
4. Zaidan Irfan Alif Fatur R. (22091407018)
5. Prembayun Bekti Prasetyo (22091407023)
6. Moch. Kharis Ashrori (22091407025)
7. Muhammad Mukhid A. (22091407028)
8. Moh. Bima Fahrosyid R. (22091407059)

PROGRAM STUDI D4 TEKNIK MESIN

FAKULTAS VOKASI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2023
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan
rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Proyek
yang berjudul “Penjadwalan Sumber Daya”. Kami menyadari bahwa didalam pembuatan
makalah ini masih banyak kesalahan berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan
tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu dalam kesempatan ini kami menghaturkan
rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut
membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Proyek dan
untuk menambah wawasan mahasiswa. Dalam proses penyusunan dan pendalaman materi
Mengelola Resiko Proyek, tentunya penulis mendapat bimbingan, arahan, dan pengetahuan.
Untuk itu kami sampaikan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :

1. Dewi Puspitasari, S.Pd., M.Sc. selaku dosen mata kuliah Manajemen Proyek

2. Teman-teman mahasiswa dan seluruh pihak yang telah memberikan kontribusi dalam
penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan serta penyusunan makalah ini masih jauh
dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, kami telah
berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai
dengan baik dan tepat waktu, oleh karenanya kami dengan segenap kerendahan hati serta
tangan terbuka menerima kritik konstruktif dan saran guna penyempurnaan makalah ini.
Akhirnya penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Surabaya, 14 Oktober 2023

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... 2

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 3
BAB I ......................................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 4
1.1 LATAR BELAKANG...................................................................................................... 4
1.2 RUMUSAN MASALAH ................................................................................................. 5
1.3 TUJUAN .......................................................................................................................... 5
BAB II........................................................................................................................................ 5
PEMBAHASAN ........................................................................................................................ 5
2.1 APA ITU SUMBER DAYA? .......................................................................................... 5
2.2 APA SAJA METODE-METODE DALAM PENJADWALAN SUMBER DAYA ....... 5
2.3 SIAPA YANG MENGGUNAKAN PENJADWALAN SUMBER DAYA? .................. 7
2.4 MENGAPA PENJADWALAN SUMBER DAYA ITU PENTING? .............................. 7
2.5 APA SAJA LANGKAH-LANGKAH UNTUK PENJADWALAN SUMBER DAYA
YANG EFEKTIF?.................................................................................................................. 7
2.6 APA MANFAAT UTAMA DARI PENJADWALAN SUMBER DAYA? .................... 9
2.7 APA DAMPAK DARI KETERBATASAN PENJADWALAN SUMBER DAYA? ... 14
BAB III .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
PENUTUP................................................................................................................................ 18
3.1 KESIMPULAN .............................................................................................................. 18
3.2 SARAN .......................................................................................................................... 18
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 19
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Hampir semua proyek memiliki kapasitas atau sumber daya yang terbatas. Akibatnya,
keberhasilan suatu proyek bergantung pada seberapa efisien sumber daya dikelola. Sumber
daya adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk melaksanakan dan menyelesaikan suatu
proyek dengan sukses. Bisa berupa tenaga kerja, peralatan, material, fasilitas atau apapun
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.

Sumber daya adalah merupakan sebuah komponen atau alat yang dibutuhkan sebagai
sarana untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan, atau sumber daya adalah
merupakan unsur berupa sarana yang tersedia dalam organisasi ( toal of management atau
toal of administratioan) yaitu manusia (man), bahan (material), mesin-mesin (machine), uang
(money), metode kerja (method) dan pasar sebagai hasil produksi (market). Ini dikenal
dengan sebutan 6 M.

Dalam penyelenggaraan proyek, sumber daya yang menjadi faktor penentu

keberhasilannya adalah tenaga kerja. Jenis dan kegiatan proyek berubah cepat sepanjang
siklusnya, sehingga penyediaan tenaga keterampilan, dan keahlian harus mengikuti tuntutan
perubahan kegiatan yang sedang berlangsung. Bertolak dari kenyataan tersebut, maka suatu
perencanaan tenaga kerja proyek yang menyeluruh dan terinci meliputi jenis dan kapan
keperluan tenaga kerja.

Penjadwalan sumber daya adalah proses mengidentifikasi kapan sumber daya proyek
dibutuhkan dan mengalokasikannya berdasarkan faktor-faktor seperti perencanaan kapasitas
atau ketersediaan sumber daya. Tujuan utama dari penjadwalan sumber daya adalah untuk
menjamin bahwa tidak ada kelebihan atau kekurangan alokasi sumber daya pada setiap titik
proyek.

Sumber daya seperti bahan mentah, sumber daya manusia, dan mesin diperlukan
untuk melaksanakan proyek apa pun. Ini berarti bahwa pengelolaan sumber daya adalah salah
satu rintangan utama yang harus diatasi oleh manajer proyek agar pelaksanaan proyek
berhasil.

Dengan penjadwalan sumber daya, muncullah organisasi yang unggul untuk proyek,
tim, lokasi, peralatan, dan sumber daya lain yang terkait dengan proyek. Semua ini
menentukan tahapan distribusi sumber daya yang cerdas di antara tugas-tugas proyek Anda.

penjadwalan sumber daya juga menghasilkan perkiraan waktu yang lebih baik ,
karena menyediakan satu metrik lagi yang dapat digunakan untuk mengukur jadwal proyek
Anda. Hal ini bergantung pada laporan dan analisis penjadwalan sumber daya proyek
sebelumnya dan proyek serupa lainnya untuk mendapatkan informasi.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasakank identifikas latas belakang dari penjadwalan sumber daya diatas, maka
rumusan masalahnya adalah sebagai berikut:

A. Apa itu dari penjadwalan sumber daya?

B. Apa saja metode-metode dalam penjadwalan sumber daya?
C. Siapa yang menggunakan penjadwalan sumber daya?
D. Mengapa penjadwalan sumber daya itu penting?
E. Apa saja langkah-langkah untuk penjadwalan sumber daya yang efektif?
F. Apa manfaat utama dari penjadwalan sumber daya?
G. Apa dampak dari keterbatasan penjadwalan sumber daya?

1.3 TUJUAN
A. Mengetahui penjadwalan sumber daya
B. Mengetahui metode-metode dalam penjadwalan sumber daya
C. Mengehatui pelaku yang menggunakan penjadwalan sumber daya
D. Mengetahui seberapa penting penjadwalan sumber daya
E. Mengetahui langnkah langkah penjadwalan sumber daya
F. Mengetahui manfaat uitama penjadwalan sumber daya
G. Mengetahui dampak dari keterbatasan sumber daya

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 APA ITU SUMBER DAYA?

Penjadwalan sumber daya mengacu pada proses yang digunakan oleh organisasi
untuk mengalokasikan sumber daya mereka secara efisien untuk tugas atau proyek yang perlu
mereka selesaikan. Ini juga mencakup penjadwalan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap
tugas atau proyek berdasarkan kapasitas dan ketersediaan sumber daya. Tergantung pada
industrinya, sumber daya dapat berupa manusia (baik karyawan atau vendor), peralatan,
material, pendanaan, atau fasilitas.
Penjadwalan sumber daya menggabungkan keputusan tentang kapasitas ke dalam
proses penjadwalan menggunakan dua metode: dibatasi waktu dan dibatasi sumber daya.
Penjadwalan dengan batasan waktu menggunakan faktor waktu sebagai variabel kritisnya. Di
sisi lain, resource-constrained berfokus pada terbatasnya kapasitas sumber daya, dengan
menekankan penyelesaian masalah kelebihan kapasitas.

2.2 APA SAJA METODE-METODE DALAM PENJADWALAN SUMBER DAYA

A. Seret dan Lepas Penjadwalan
Metode penjadwalan ini merupakan fitur standar di sebagian besar perangkat lunak
penjadwalan sumber daya .Dengannya, Anda dapat menjadwalkan tugas dalam 2 klik mouse.
Cukup tempatkan kursor pada timeline di mana Anda ingin memulai tugas. Kemudian tarik
hingga Anda mencapai waktu akhir yang diinginkan.
Seret dan lepas memiliki manfaat tambahan yaitu memesan sumber daya untuk tugas
tersebut pada saat yang sama saat tugas tersebut dibuat. Isi kapasitas sumber daya saat
membuat tugas. Ini membantu manajer proyek membunuh 2 burung dengan 1 batu. Atau
dalam hal ini 2 tugas yang memakan waktu dengan 1 tindakan.
B. Jadwalkan Tugas Multy-Sumber Daya
Saat menjadwalkan satu tugas, pikirkan semua sumber daya yang mungkin
mengerjakannya. Jika memang terdapat lebih dari satu orang atau peralatan, alokasikan
semuanya sekaligus dengan tugas bersama di antara sumber daya.Berikut beberapa contoh
ketika tugas multi-sumber daya berguna.
1. Ketika dua konsultan bekerja pada klien yang sama.
2. Jika Anda perlu menjadwalkan peralatan dan teknisi yang bertanggung jawab.
3. Saat seluruh tim proyek perlu hadir untuk rapat status.
Daftarnya terus berlanjut. Anda akan menghemat waktu untuk menyeret dan melepas
serta menambahkan informasi ke tugas.
C. Membuat dan Menggunakan Template Proyek
Seringkali, penjadwalan proyek menjadi berulang. Biasanya proyek memiliki
pencapaian yang sama , rangkaian tugas yang identik, dan terkadang bahkan sumber daya
yang sama mengerjakan proyek tersebut. Tentu, Anda harus mengalokasikan ulang,
mengoptimalkan, dan membuat perubahan kecil lainnya seiring berjalannya proyek. Namun,
selama perencanaan awal, templat proyek dapat membantu Anda memulai dengan lebih
cepat.
D. Jadwalkan Sumber Daya Menggunakan Tampilan
Saat menjadwalkan ratusan sumber daya , sulit untuk mendapatkan gambaran
menyeluruh tentang apa yang terjadi tanpa membagi data menjadi bagian-bagian yang dapat
dikelola dan masuk akal. Itu sebabnya perangkat lunak penjadwalan sumber daya Ganttic
memperkenalkan fitur Tampilan .Hal ini memungkinkan Anda menampilkan sumber daya
dengan cara yang bermakna dan menyelaminya kembali kapan pun diperlukan. Anda dapat
memilih cara mengelompokkan dan mengurutkan sumber daya, memfilter data, memilih
warna yang ingin digunakan, menyesuaikan pengaturan garis waktu, dll.
Bayangkan Tampilan seperti cuplikan rencana yang dikurasi. Hanya berisi informasi
yang Anda perlukan, rencana tidak dibebani dengan banyak tambahan.Selain itu, sebagai
bonus, Tampilan dapat dibagikan kepada siapa pun di dalam atau di luar organisasi. Anda
dapat membuatnya untuk pekerja lepas terjadwal. Atau untuk pemangku kepentingan proyek.
E. Otomatiskan Proses Pelaporan
Yang terakhir adalah bagi siapa saja yang menganggap pelaporan berguna, namun
juga membosankan.Untuk mendapatkan hasil maksimal dari penjadwalan sumber daya, Anda
memerlukan laporan mengenai aktivitas proyek dan sumber daya . Namun alih-alih menyiksa
diri Anda dengan ringkasan bulanan alokasi sumber daya dan kemajuan proyek, otomatiskan
kemajuan pelaporan.
2.3 SIAPA YANG MENGGUNAKAN PENJADWALAN SUMBER DAYA?
Seringkali, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan sumber daya. Di
organisasi besar, terdapat manajer sumber daya khusus untuk menangani penjadwalan
sumber daya. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu sesuai anggaran dan tanpa mengurangi kualitas. Jika sumber daya tidak dimanfaatkan
dan dijadwalkan dengan baik sebelum dimulainya proyek, maka akan mengakibatkan
penundaan waktu bahkan menyebabkan proyek gagal.

2.4 MENGAPA PENJADWALAN SUMBER DAYA ITU PENTING?

Penjadwalan sumber daya memberi manajer proyek cara yang lebih cerdas dan efisien
untuk menugaskan tugas ke tim mereka berdasarkan keahlian dan ketersediaan mereka.
Proses ini memungkinkan Anda memantau proyek dari awal hingga akhir untuk memastikan
pekerjaan berjalan lancar. Hal ini juga memberikan organisasi Anda cara untuk
memanfaatkan tenaga kerja dengan cara yang paling efisien sehingga tidak ada kelebihan
atau kekurangan alokasi.
Mengelola sumber daya manusia jauh lebih menantang dibandingkan mengelola
sumber daya lain seperti peralatan atau material. Oleh karena itu, penjadwalan sumber daya
yang tepat memastikan bahwa orang-orang tidak terbebani dengan pekerjaan, waktu mereka
dimanfaatkan sebaik-baiknya, dan anggaran Anda dialokasikan secerdas mungkin.
Manajemen sumber daya bisa menjadi proses yang rumit dan memakan waktu. Tetap saja, ini
merupakan aspek penting dalam keberhasilan penyelesaian suatu proyek.Penjadwalan sumber
daya penting karena alasan berikut:
 Meningkatkan efisiensi dan biaya proyek
 Cegah penundaan garis waktu
 Cegah membebani orang dengan terlalu banyak pekerjaan
 Tetapkan tugas dan pantau proyek dari awal hingga selesai
 Jadwalkan persalinan berdasarkan keterampilan dan ketersediaan
 Analisis tingkat pemanfaatan untuk masing-masing sumber daya dan tetapkan tugas
ke sumber daya yang tidak berfungsi pada tingkat pemanfaatan penuh
 Lacak estimasi dan hasil proyek untuk mempermudah penjadwalan di masa
mendatang

2.5 APA SAJA LANGKAH-LANGKAH UNTUK PENJADWALAN SUMBER DAYA

YANG EFEKTIF?
Penjadwalan sumber daya lebih dari sekadar jadwal dan hasil. Ini juga tentang
menjaga anggota tim Anda tetap termotivasi dan tertantang, namun jangan pernah memberi
mereka tugas lebih dari yang bisa mereka tangani. Berikut adalah enam langkah dalam
penjadwalan sumber daya yang efektif beserta contohnya:
A. Pisahkan tugas
Langkah pertama dalam penjadwalan sumber daya adalah memahami proyek
secara keseluruhan dan kemudian memecah setiap bagian menjadi tugas-tugas
individual. Struktur rincian kerja (WBS) adalah alat penting yang digunakan oleh
manajer proyek untuk menyusun proyek dengan memecah semua fungsi ke tingkat
dasar, sehingga menghasilkan daftar lengkap semua aktivitas yang perlu dilakukan.
 Misalnya, jika agensi Anda membuat rencana pemasaran digital untuk bisnis
baru, daftar tugas Anda mungkin terlihat seperti ini:
 Buat pembaruan status media sosial, postingan blog, gambar, konten audio dan
video untuk melibatkan orang-orang dan mengarahkan lalu lintas ke situs web
Anda.
 Otomatiskan strategi pemasaran digital melalui otomatisasi email, bot
messenger Facebook, dan jadwalkan postingan media sosial secara
berkelompok.
 Menganalisis strategi pemasaran bisnis pesaing untuk melihat apa yang hilang
dari pelanggan Anda.
 Menyiapkan periklanan, analitik, pelaporan, dan pelacakan di setiap saluran.
 Memperbarui konten di setiap saluran pada jangka waktu yang telah
ditentukan dan menghapus informasi usang.
Setelah daftarnya selesai, Anda dapat memperkirakan jumlah sumber daya dan
tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
B. Mengevaluasi kemampuan sumber daya
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi sumber daya
yang dibutuhkan. Di sebagian besar proyek, sumber daya umum yang dibutuhkan
adalah peralatan dan sumber daya manusia. Terkait peralatan, Anda harus menentukan
jenis perangkat lunak, perangkat keras, atau alat yang diperlukan dan versi tertentu
atau standar industri yang harus dipenuhi. Faktor lain yang perlu dipertimbangkan
adalah apakah lebih masuk akal secara ekonomi untuk membeli atau menyewakannya.
Nilai sumber daya manusia Anda dan tetapkan orang yang tepat dengan
keahlian yang tepat yang diperlukan untuk penyelesaian tugas. Cara tercepat untuk
melakukan ini adalah dengan memiliki database keterampilan semua anggota tim
Anda sehingga Anda dapat dengan mudah mencocokkan tugas dengan jadwal mereka.
Pertimbangkan keahlian, keterampilan dan sertifikasi yang dibutuhkan dan
pertimbangkan apakah akan menggunakan karyawan yang sudah Anda miliki atau
mengontraknya. Misalnya, untuk mengidentifikasi desainer grafis berketerampilan
tinggi untuk tim Anda yang akan mengerjakan kampanye pemasaran, Anda dapat
memeriksa database keahlian atau menyewa kontraktor pihak ketiga jauh sebelumnya.
C. Memberikan tugas kepada karyawan berdasarkan ketersediaannya
Setelah kemampuan sumber daya dievaluasi dengan benar, menugaskan orang
yang tepat untuk tugas yang tepat didasarkan pada ketersediaannya. Akan lebih baik
jika Anda memiliki perkiraan akurat tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan setiap tugas ini. Penting untuk mengetahui apakah seseorang
terbebani dengan terlalu banyak pekerjaan sementara yang lain mungkin tidak
memiliki cukup pekerjaan.
Selama tahap proses penjadwalan sumber daya ini, Anda juga memiliki
kesempatan untuk menyesuaikan ukuran tim proyek sesuai kebutuhan. Misalkan Anda
meremehkan jumlah pekerjaan pada setiap fase proyek, seperti desain grafis atau
pengujian jaminan kualitas. Dalam hal ini, ini adalah saat yang tepat untuk
menggunakan sumber daya tambahan.
 D. Identifikasi hambatan dan sesuaikan dengan cepat secara real-time
Jika seorang anggota tim mengambil cuti atau cuti sakit, Anda perlu
menugaskan ulang tugasnya atau mengubah tenggat waktunya. Ada banyak perangkat
lunak penjadwalan proyek untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan
menganalisis proyek Anda. Dengan bantuan perangkat lunak ini, Anda dapat dengan
mudah menugaskan dan mengelola tugas kerja, mengontrol volume beban tim Anda,
menerima pemberitahuan tentang pembaruan status proyek, dan melacak jangkauan
sumber daya (hari sakit, hari libur, dan hari libur).
Seringkali, anggota tim terjebak pada masalah yang tidak dapat mereka
selesaikan. Penting untuk memperhatikan sumber daya Anda, waktu yang dibutuhkan,
dan mendapatkan bantuan dengan cepat.
E. Melaksanakan rencana risiko untuk sumber daya penting
Personil penting dalam proyek Anda mungkin ditugaskan kembali ke proyek
dengan prioritas lebih tinggi atau mungkin tidak tersedia di proyek Anda karena
alasan tertentu. Penting untuk menerapkan rencana risiko untuk mengidentifikasi
sumber daya penting dan menyusun rencana darurat yang hemat biaya dalam keadaan
seperti itu.
Mengidentifikasi risiko dan kemudian menganalisis dampaknya terhadap
keseluruhan proyek dan mengelolanya tanpa mengorbankan tujuan proyek Anda
adalah langkah penting dalam perencanaan proyek.
F. Lacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan aktivitas
Terakhir, lacak proyek Anda dengan cermat agar proyek berjalan lebih lancar.
Dengan mengidentifikasi berapa banyak sumber daya yang Anda gunakan pada setiap
tugas, serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya, Anda akan dapat
menggunakan data tersebut untuk menyempurnakan tugas penjadwalan sumber daya
Anda di masa mendatang. Menambahkan fungsi pelacakan waktu ke perangkat lunak
penjadwalan sumber daya Anda adalah cara paling efektif untuk melakukan hal ini.

2.6 APA MANFAAT UTAMA DARI PENJADWALAN SUMBER DAYA?

Penjadwalan sumber daya yang efektif membantu memecahkan masalah yang terkait
dengan ketersediaan sumber daya dan kapasitas kerja dengan berbagai cara. Berikut adalah
manfaat utama penjadwalan sumber daya dalam manajemen proyek, terlihat setelah
menerapkan perangkat lunak seperti Perencanaan Visual ke dalam proyek dan operasi Anda
saat ini .
A. Organisasi Yang Lebih Baik
Manfaat perangkat lunak penjadwalan sumber daya ini membantu Anda
mengatur semua aspek untuk merencanakan dan menyelesaikan proyek secara efektif.
Proyek sering kali mencakup berbagai tim, departemen, lokasi, vendor, dan jenis
sumber daya.
 Definisikan Proyek
Langkah pertama dalam menjadwalkan sumber daya adalah
menentukan cakupan proyek Anda . Buat daftar semua tugas individu yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek, dan setiap pekerjaan yang terlibat
dalam penyelesaian setiap tugas. Salah satu dari banyak manfaat penjadwalan
 sumber daya adalah kemampuan untuk mendefinisikan dengan jelas kewajiban
Anda saat ini dan masa depan.
 Menentukan Waktu Proyek
Selanjutnya, Anda perlu memperkirakan durasi waktu dan upaya untuk
setiap langkah proyek. Ini mungkin termasuk jumlah jam, hari, atau minggu
yang dibutuhkan suatu tugas, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk
setiap tugas, atau persentase penggunaan yang diperlukan. Waktu adalah salah
satu sumber daya paling berharga dalam kelompok Anda, dan merupakan
faktor kunci dalam perencanaan yang efisien.
 Identifikasi Kendala
Setiap tugas akan memiliki kendala, jadi penting untuk
merencanakannya. Periksa setiap tugas untuk mengetahui batasan spesifiknya.
Ini bisa berupa tenggat waktu, keterampilan khusus yang dibutuhkan, waktu
kerja yang harus diselesaikan, batasan cuaca, atau ketergantungan lainnya.
Keberhasilan penyelesaian bergantung pada kemampuan Anda untuk
mengatasi dan merevisi kemunduran, sehingga sangat penting untuk
mengidentifikasi semua keterbatasan awal dan kesenjangan sumber daya pada
awal proses perencanaan sumber daya.
B. Distribusi Tugas Cerdas
Setelah Anda mengetahui semua tugas dan pekerjaan yang terkait dengan
proyek, Anda harus mendistribusikan tugas tersebut di antara tim Anda . Namun
mendistribusikan tugas secara merata tidak selalu merupakan solusi terbaik. Salah
satu manfaat utama alat penjadwalan sumber daya adalah alat ini dapat membantu
para pemimpin memahami bagaimana sumber daya mereka berinteraksi dan
memberdayakan mereka untuk mendistribusikan tugas secara adil dan sesuai tujuan.
 Alokasi Sumber Daya
Langkah pertama dalam distribusi tugas cerdas adalah
mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
tugas proyek. Hal ini termasuk melihat sumber daya yang dapat dikonsumsi
dan digunakan kembali serta menentukan jumlah yang diperlukan atau total
upaya yang diperlukan untuk tugas tersebut.
 Menentukan Ketersediaan
Selanjutnya, periksa ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan. Hal
ini mencakup melihat peralatan yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan
apakah peralatan tersebut sedang digunakan atau akan dibutuhkan untuk
proyek lain.
Sedangkan untuk orang, Anda juga perlu melacak ketersediaannya.
Platform penjadwalan menjadikan tugas ini lebih efisien karena
memungkinkan Anda menentukan kapan sumber daya tambahan diperlukan,
merespons permintaan waktu istirahat secara akurat, dan menemukan
pengganti dengan cepat tanpa mengganggu keluaran atau menunda tugas.
  Cocokkan Kemampuan Dengan Tugas
Anda tidak hanya mencocokkan sumber daya dengan tugas
berdasarkan ketersediaan dalam rencana sumber daya Anda , namun juga
kemampuan. Pertimbangkan kekuatan dan kelemahan pekerja. Meskipun satu
pekerja mungkin tersedia untuk suatu tugas, orang lain mungkin memiliki
keterampilan untuk melakukan tugas tersebut lebih cepat, jadi Anda mungkin
perlu menjadwalkan tugas tersebut berdasarkan ketersediaan mereka untuk
memenuhi tenggat waktu.
Cara yang baik untuk mengelola hal ini adalah dengan memiliki
database kemampuan sumber daya, yang mencatat keterampilan , kemampuan,
dan kehadiran khusus karyawan pada tingkat individu. Ini akan membantu
Anda menjadwalkan sumber daya manusia Anda dengan lebih cepat dan
mudah.
C. Estimasi Yang Lebih Baik
Terkadang manajer proyek membuat perkiraan waktu dan anggaran yang salah
tanpa mengevaluasi dengan tepat kemampuan mereka untuk memenuhi perkiraan
tersebut. Daripada menebak-nebak, manfaat penjadwalan sumber daya ini akan
membantu Anda membuat perkiraan yang akurat.
 EVALUASI SEJARAH
Perkiraan itu rumit, terutama bila dilakukan dengan metode tradisional.
Banyak manajer proyek melakukan evaluasi ini secara manual baik
berdasarkan pengetahuan langsung, dugaan, umpan balik dari tim, atau
spreadsheet. Itu semua mengarah pada perkiraan yang tidak tepat.
Saat Anda menggunakan platform penjadwalan, platform ini
menyediakan laporan dan analisis siklus hidup proyek sebelumnya. Anda
dapat meninjau berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek serupa, rekam
jejak karyawan dalam tugas tertentu, dan jumlah sumber daya yang
dibutuhkan.
 LAKUKAN PENYESUAIAN
Kemungkinan besar Anda tidak memiliki sumber daya atau waktu
yang tidak terbatas, jadi Anda harus melakukan penyesuaian. Anda harus
bersiap menghadapi masalah tersebut dalam perkiraan Anda. Ada dua cara
utama untuk merekonsiliasi batasan dan kendala: perataan sumber daya dan
pemerataan sumber daya.
Ketika Anda berada dalam batasan waktu, seperti ketika sebuah proyek
memiliki tenggat waktu yang pasti, perataan sumber daya akan menunda
beberapa pekerjaan dan menghilangkan fleksibilitas, namun biasanya lebih
efisien dan hemat biaya. Perataan sumber daya digunakan ketika Anda
memiliki batasan pada ketersediaan sumber daya. Dalam metode ini, tanggal
mulai dan selesai disesuaikan berdasarkan keterbatasan sumber daya.
Dalam kebanyakan situasi, Anda akan menggunakan kombinasi
perataan dan perataan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
D. Data dan Analisis Waktu Nyata
Pemantauan konsumsi sumber daya dalam suatu proyek sangat penting untuk
pengiriman tepat waktu dan efisiensi biaya , serta keberhasilan proyek-proyek di masa
depan . Menggunakan teknologi untuk memantau proyek Anda secara real-time
menyediakan data dan analisis penting.
 Proyek Lacak
Karena sumber daya dan karyawan yang ditugaskan pada suatu proyek
mungkin berada di lokasi berbeda atau dalam tim berbeda, penting untuk
memiliki sistem terpusat yang memberikan visibilitas penuh tentang
bagaimana sumber daya digunakan.
Perangkat lunak manajemen sumber daya memberikan wawasan ini
untuk membantu Anda melihat kemajuan proyek secara real-time dengan
laporan harian. Terutama dalam hal pemanfaatan sumber daya bersama dan
ketergantungan tugas berurutan, sangat penting untuk selalu mengetahui status
proyek Anda.
 Bersiaplah Untuk Mengalokasi Kembali
Tidak peduli seberapa baik Anda mengalokasikan sumber daya pada
awalnya, proyek akan berubah seiring berjalannya waktu. Dengan analisis
real-time yang tepat, Anda dapat melihat apakah sumber daya Anda
dialokasikan secara berlebihan atau kurang.
Menyadari masalah ini dengan segera memungkinkan Anda
mengambil keputusan berdasarkan informasi mengenai penyesuaian yang
diperlukan tanpa mengorbankan penundaan proyek atau meningkatkan biaya
tenaga kerja dengan membayar lembur karena pekerja melakukan lebih banyak
tugas daripada yang diperlukan.
 Antisipasi Keterlambatan
Terkadang penundaan diperlukan karena berbagai alasan. Analisis data dapat
membantu Anda memprediksinya terlebih dahulu dan menyesuaikan tenggat
waktu jauh sebelumnya, bukan di menit-menit terakhir. Penyesuaian tenggat
waktu di menit-menit terakhir dapat membuat Anda kesulitan mengalokasikan
ulang sumber daya dan dapat menyebabkan penundaan proyek yang lebih
lama.
E. Rencana Di Muka
Penjadwalan sumber daya membantu Anda merencanakan proyek masa depan
dengan mengantisipasi kapasitas dan permintaan di masa depan. Berikut beberapa
cara yang dapat membantu Anda mempersiapkan diri.
 Permintaan Pemantauan
Penjadwalan yang tepat memungkinkan Anda mengevaluasi sumber
daya mana yang paling banyak diminati. Anda dapat menjadwalkan proyek
Anda jauh sebelumnya dan menunda tugas di masa depan berdasarkan kendala
yang Anda antisipasi.
  Pahami Tren
Penjadwalan sumber daya juga melibatkan evaluasi tren. Anda
memperhitungkan harga tertinggi dan terendah musiman dan menyesuaikan
penjadwalan Anda untuk mengantisipasi kemacetan dan periode aktivitas
rendah.
F. Meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan
Manfaat penjadwalan sumber daya tidak berhenti pada laba Anda, namun
memberdayakan setiap karyawan di perusahaan Anda untuk melakukan pekerjaan
terbaik mereka. Pada gilirannya, Anda dapat memperoleh manfaat dari karyawan
yang terlibat dan produktif.
 Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Membuat jadwal proyek yang dapat diandalkan memastikan bahwa
karyawan tidak memenuhi syarat berlebih atau kurang untuk daftar tugas
mereka, dan merasa diberdayakan untuk memanfaatkan keahlian unik mereka.
Dengan mengizinkan karyawan melakukan pekerjaan yang mereka sukai dan
kuasai, kemungkinan besar mereka akan tetap terlibat dan bertahan di
perusahaan Anda. Demikian pula, dengan alat manajemen sumber daya yang
efektif, Anda dapat memastikan karyawan tidak terbebani dengan jumlah
pekerjaan yang sangat banyak, dan tetap dapat menyelesaikan tuntutan proyek
secara efektif dengan pandangan positif.
 Meningkatkan Kepercayaan Karyawan
Perencanaan sumber daya juga meningkatkan kepercayaan karyawan.
Jika Anda memiliki sistem yang akurat, sistem tersebut tidak memberikan
beban atau tuntutan yang tidak semestinya pada karyawan. Mereka
memercayai jadwal tersebut karena memberi mereka wawasan yang tepat
mengenai jam-jam sibuk sehingga mereka dapat merencanakan hari libur jauh
sebelumnya. Hal ini meningkatkan lingkungan kerja dan akuntabilitas
karyawan.
 Meningkatkan Efisiensi Karyawan
Saat menangani sumber daya penting seperti tenaga kerja, penting
untuk memastikan tim Anda melakukan pemanfaatan secara efisien di seluruh
proyek. Tidak hanya penting untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, tetapi
juga perlu mempertimbangkan efisiensi karyawan Anda dalam jangka
panjang. Jika karyawan merasa kelelahan, kemungkinan besar Anda akan
mengalami kesenjangan efisiensi dan kinerja proyek yang buruk karena
mereka tidak diberdayakan untuk melakukan pekerjaan terbaiknya. Lebih
buruk lagi, karyawan yang stres mungkin memutuskan untuk meninggalkan
perusahaan Anda, sehingga membuat perusahaan Anda berisiko mengalami
kekurangan keterampilan. Dengan memanfaatkan jadwal sumber daya yang
andal, Anda dapat mempertahankan efisiensi maksimum di seluruh tugas
proyek.
 G. Meningkatkan Kepuasan pelanggan
Manfaat perangkat lunak penjadwalan sumber daya ini sering diabaikan,
padahal hubungan pelanggan adalah tulang punggung bisnis Anda. Dengan
menjadwalkan proyek, karyawan, dan sumber daya lainnya secara efisien, Anda dapat
meningkatkan citra merek dan memperkuat hubungan dengan basis klien Anda.
 Memberikan Pembaruan Waktu Nyata
Tingkatkan hubungan klien dengan memanfaatkan semua data yang
disediakan dalam perangkat lunak perencanaan sumber daya Anda untuk
memberikan pembaruan yang akurat bila diperlukan. Berbagai metrik tersedia
untuk Anda dengan perencanaan sumber daya yang efektif, sehingga Anda
tidak hanya terbatas pada meninjau kemajuan tugas. Bahkan jika Anda
mengalami penundaan, pelanggan Anda masih dapat menganggap pekerjaan
Anda berhasil jika komunikasi dilakukan secara konstan dan transparan.
 Mengurangi Buang Waktu Dan Sumber Daya
Dengan memastikan Anda menjadwalkan karyawan dan material
secara efektif selama proses penjadwalan sumber daya, hubungan klien Anda
akan berkembang. Ketika proyek selesai tepat waktu, sesuai atau sesuai
anggaran proyek, dan kualitas produk tetap terjaga, pelanggan Anda pasti akan
menghargai efektivitas proses Anda.
 Meningkatkan Keuntungan
Meningkatkan hubungan pelanggan juga membantu Anda mencapai
tujuan pribadi perusahaan, karena kepuasan mengarah pada retensi. Jika
pelanggan Anda lebih puas dengan kinerja Anda, kemungkinan besar mereka
akan mempekerjakan Anda lagi untuk proyek tambahan. Selain itu, jika Anda
mempraktikkan alokasi yang efektif dan mampu menghasilkan produk dengan
kualitas yang sama dengan biaya lebih rendah, Anda dapat meneruskan
penghematan tersebut kepada pelanggan Anda, sehingga meningkatkan
margin keuntungan mereka dalam prosesnya.

2.7 APA DAMPAK DARI KETERBATASAN PENJADWALAN SUMBER DAYA?

Proses penjadwalan dengan sumber daya terbatas membantu Anda memahami cara
mengelola sepanjang durasi proyek dengan cara yang mengakomodasi kendala sumber daya
ini. Berikut dampaknya:
A. Mengurangi penundaan proyek tetapi juga menurunkan fleksibilitas Anda
Penjadwalan sumber daya yang terbatas dapat mengurangi penundaan dan
memastikan proyek Anda selesai tepat waktu. Tujuan dari metode penjadwalan
optimal ini adalah membantu Anda mengembangkan jadwal terpendek dengan
batasan alokasi sumber daya Anda . Dengan demikian, Anda dapat menerapkan
praktik yang memungkinkan Anda bekerja lebih efisien dan menghindari duduk-
duduk tanpa melakukan apa pun. Hasilnya, penundaan berkurang, dan Anda dapat
tetap berpegang pada jadwal terbatas sumber daya yang tidak memperpanjang tanggal
penyelesaian.
 Sayangnya, sisi sebaliknya adalah Anda mengurangi fleksibilitas Anda.
Penjadwalan sumber daya terbatas mengatasi gagasan bahwa Anda melakukan tugas
berdasarkan sumber daya proyek yang tersedia pada waktu tertentu. Dengan jadwal
yang tepat, Anda bisa produktif dan efisien. Namun, Anda harus mengerjakan bagian-
bagian proyek yang ditentukan oleh sumber daya Anda. Akibatnya, terdapat fokus
yang lebih sempit yang menciptakan struktur jadwal yang jauh lebih linier dan kaku.
Meskipun hal ini akan membantu Anda mengurangi penundaan, hal ini tidak akan
memberikan fleksibilitas penuh yang mungkin biasa Anda gunakan saat mengelola
proyek dan durasi tugas .
Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki tiga aktivitas individual yang harus
diselesaikan: A, B, dan C. Dengan menjalankan analisis proyek Anda dan sumber
daya yang tersedia, Anda mengetahui kapan Anda memiliki sumber daya untuk setiap
aktivitas. Untuk membuatnya lebih mudah dibayangkan, kita akan melihat satu hari
kerja dari jam 9-5. Dari tanggal 9 dan seterusnya, Anda memiliki sumber daya untuk
menyelesaikan Aktivitas A, namun tidak untuk Aktivitas B atau C. Kemudian, dari
tanggal 12 dan seterusnya, Anda memiliki sumber daya untuk Aktivitas B, dan
tanggal 3 dan seterusnya memberi Anda sumber daya untuk Aktivitas C. Di sini,
Anda harus merevisi jadwal dan waktu penyelesaian proyek berdasarkan batasan
tersebut. Jadi, mungkin akan terlihat seperti ini:
 9-12 fokus pada Aktivitas A
 12-3 fokus pada Aktivitas B
 3-5 fokus pada Aktivitas C
Tentu saja, mungkin ada sedikit tumpang tindih di sana-sini tergantung pada sumber
daya dominan Anda , namun Anda dapat melihat bagaimana penjadwalan sumber
daya yang terbatas memungkinkan Anda menyelesaikan beberapa tugas dengan
sumber daya terbatas dalam satu hari, namun fleksibilitas Anda terbatas.
B. Meningkatkan kekritisan peristiwa
Jika Anda melihat “metodologi rantai peristiwa”, Anda akan mengetahui
bahwa rantai peristiwa penting adalah bagian besar dalam pengelolaan jadwal Anda.
Singkatnya, peristiwa kritis adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa apa pun yang
paling dapat merusak proyek Anda. Pada dasarnya, peristiwa ini dapat memperlambat
kemajuan Anda atau menyebabkan efek negatif lainnya pada proyek penjadwalan
Anda. Meskipun penjadwalan dengan sumber daya terbatas sangat berguna, hal ini
akan meningkatkan kekritisan peristiwa. Ini berarti dua hal:
1. Hal ini meningkatkan jumlah kejadian yang berpotensi kritis selama siklus
proyek.
2. Hal ini meningkatkan tingkat keparahan peristiwa penting yang memengaruhi
proyek Anda.
Pada dasarnya, ketika Anda bekerja dengan sumber daya yang langka atau
keterbatasan sumber daya, setiap peristiwa menjadi lebih penting. Ada kemungkinan
lebih tinggi terjadinya kesalahan dan menyebabkan masalah penyelesaian. Cara yang
sangat mudah untuk memvisualisasikan hal ini adalah dengan membayangkan Anda
sedang membangun tembok bata. Tembok itu akan setinggi 20 batu bata dan lebarnya
 50 batu bata. Jadi, kamu membutuhkan total 1000 batu bata. Jika Anda memiliki
persediaan 2000 batu bata, Anda tidak perlu khawatir. Tapi bayangkan Anda hanya
punya 1000 batu bata. Tiba-tiba, segalanya menjadi sedikit tidak pasti. Setiap kali
Anda mengambil atau meletakkan batu bata, ada risiko kejadian kritis yang lebih
tinggi. Anda dapat menjatuhkan batunya dan merusaknya, yang berarti seluruh proyek
Anda telah hancur.
Ini adalah contoh yang aneh, tetapi memberikan gambaran yang baik. Saat Anda
menjadwalkan proyek dengan sumber daya terbatas, peristiwa yang lebih penting
dapat muncul dengan sendirinya. Tentu saja hal ini menimbulkan pertimbangan lebih
lanjut, yang salah satunya akan kita bahas pada poin berikutnya.
C. Meningkatkan kompleksitas penjadwalan
Gabungkan peningkatan kekritisan acara ini dengan kurangnya fleksibilitas
dalam penjadwalan Anda dan wajar jika penjadwalan Anda menjadi semakin
kompleks.
Pertimbangkan kebalikan dari penjadwalan dengan sumber daya terbatas,
yaitu penjadwalan ketika Anda memiliki banyak sumber daya proyek . Pekerjaan
Anda jauh lebih mudah karena Anda tidak memiliki batasan yang memaksa Anda
untuk bekerja dengan cara tertentu. Hasilnya, penjadwalan menjadi lebih rumit dan
lebih fleksibel.
Dengan keterbatasan, Anda memang harus kreatif dan banyak melakukan
analisa untuk menentukan jadwal terbaik agar mendapatkan hasil terbaik. Ini tidak
akan mudah, tetapi itu adalah sesuatu yang harus Anda hadapi jika Anda ingin
menyelesaikan proyek Anda tepat waktu .
D. Dapat sangat mengubah jalur kritis tradisional
Dalam manajemen proyek, Anda menaruh banyak perhatian pada jalur kritis
tradisional. Seperti yang harus Anda ketahui, jalur kritis adalah rangkaian tugas utama
terpanjang yang membantu Anda mengetahui garis waktu penyelesaian proyek. Anda
harus menyelesaikan aktivitas di jalur ini secara berurutan – aktivitas tidak dapat
dimulai hingga aktivitas sebelumnya selesai. Setiap penundaan pada jalur kritis
menyebabkan penundaan proyek secara keseluruhan dan perpanjangan waktu
penyelesaian.
Biasanya, menemukan jalur kritis memungkinkan Anda menentukan tugas
paling berharga dalam sebuah proyek. Ini adalah tugas-tugas yang memerlukan semua
upaya Anda jika Anda ingin proyek selesai tepat waktu dan dengan standar yang
tinggi. Sayangnya, penjadwalan sumber daya yang terbatas dapat memengaruhi jalur
kritis tradisional Anda dan menyebabkan perubahan. Atau, lebih khusus lagi, hal ini
dapat membuat jalur kritis Anda kehilangan makna.
Apa yang kita maksud dengan ini?
Pikirkan tentang mengidentifikasi jalur kritis Anda untuk proyek tertentu.
Anda menganalisis segalanya dan menentukan bahwa Anda harus melakukan
aktivitas ini, lalu aktivitas itu, dan seterusnya. Masalahnya adalah penjadwalan
sumber daya yang terbatas ditentukan oleh sumber daya yang tersedia. Oleh karena
itu, jalur kritis tradisional Anda pada dasarnya tidak ada artinya karena Anda hanya
dapat menyelesaikan tugas ketika sumber daya proyek yang Anda perlukan tersedia.
 Bayangkan jalur kritis Anda menunjukkan bahwa Anda harus menyelesaikan tugas A,
B, C, dan D secara berurutan. Secara realistis, karena keterbatasan sumber daya, Anda
mungkin harus mengikuti urutan yang sangat berbeda.
Namun Mei adalah kata kuncinya. Dalam beberapa kasus, jalur kritis
tradisional Anda mungkin masih berharga dan dapat diterapkan pada proyek. Hal ini
sepenuhnya bergantung pada jalur kritis Anda dan seberapa serius kendala sumber
daya Anda. Anda sudah dapat melihat kebenaran poin ketiga kami: penjadwalan Anda
langsung menjadi lebih rumit.
E. Dapat menyebabkan perubahan jenis aktivitas – paralel, berurutan, kritis, non-kritis
Terakhir, penjadwalan sumber daya yang terbatas dapat menyebabkan
perubahan pada berbagai jenis aktivitas yang Anda lakukan. Misalnya, pertimbangkan
aktivitas paralel dalam jadwal proyek – ini adalah aktivitas yang dapat diselesaikan
pada waktu yang sama. Ketika sumber daya Anda terbatas, biasanya beberapa
aktivitas paralel menjadi berurutan. Jelasnya, jika kurangnya sumber daya
menyebabkan tugas-tugas tertentu tidak dapat dilakukan secara bersamaan, satu-
satunya pilihan logis adalah melakukannya secara berurutan. Oleh karena itu, aktivitas
paralel menjadi berurutan dan harus diselesaikan dalam urutan tertentu.
Demikian pula, beberapa aktivitas Anda yang tidak penting dapat berubah
menjadi aktivitas penting. Dengan meninjau jadwal Anda, Anda mungkin
menemukan bahwa tugas-tugas kecil menjadi penting ketika keterbatasan sumber
daya dipertimbangkan.
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Penjadwalan sumber daya adalah proses mengidentifikasi kapan sumber daya proyek
dibutuhkan dan mengalokasikannya berdasarkan faktor-faktor seperti perencanaan kapasitas
atau ketersediaan sumber daya. Tujuan utama dari penjadwalan sumber daya adalah untuk
menjamin bahwa tidak ada kelebihan atau kekurangan alokasi sumber daya pada setiap titik
proyek.

Penjadwalan sumber daya penting dalam manajemen proyek karena berbagai alasan.
Sebagaimana dinyatakan, jadwal sumber daya terkait dengan aspek penting lainnya dari
proyek dan organisasi Anda. Jadi, penjadwalan sumber daya merupakan aktivitas
pengambilan keputusan manajemen proyek yang memerlukan banyak masukan.

3.2 SARAN
Dalam pengerjaan proyek sangat perlu dilakukan penjadwalan sumber daya yang
berjutas untuk memperlancar proses proyek tersebut terjadi. Demikianlah makalah yang kami
buat ini, semoga bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan para pembaca. Kami mohon
maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas,
dimengerti, dan lugas. Kami juga sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca
demi kesempurnaan makalah ini.
 DAFTAR PUSTAKA

Team Indeed Editorial.(2022).”A Guide To Resource Scheduling In Project Management”,

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/resource-scheduling, diakses
pada 14 Oktober pukul 18.16 WIB.

Westland Jason. (2023).”Resource Scheduling in project Management: 8 Essential Tips”,

https://www.projectmanager.com/blog/better-resource-scheduling, diakses pada 14 Oktober
pukul 18.23 WIB

Manale.(2023).”7 Benefits of Resource Sceduling”, https://www.visual-

planning.com/en/blog/7-benefits-resource-scheduling, diakses pada 1 Oktober pukul 20.25
WIB

Ganttic.(2023).”5 Resource Scheduling Methods to Save You Time”,

https://www.ganttic.com/blog/resource-scheduling-5-tips, diakses pada 14 Oktober pukul
20.43 WIB

Manale.(2020).”Impact of Resource-Constrained Scheduling”, https://www.visual-

planning.com/en/blog/what-are-the-impacts-of-limited-resource-scheduling, diakses pada 14
Oktober pukul 21.28 WIB