ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE

MANAGEMENT PADA DIVISI TRAINING &

DEVELOPMENT PT. ARCHIPELAGO
INTERNATIONAL INDONESIA

Anindya Pratama Putra,

Binus University, Jakarta, anindya.pratamap@gmail.com

ABSTRAK

Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah menyangkut pengelolaan individual
knowledge yang seharusnya dapat ditransformasikan menjadi corporate knowledge yang saling
terintegrasi. Hal ini disebabkan antara lain karena belum adanya media pengelolaan pengetahuan dalam
perusahaan, yang berakibat sering terjadi hilangnya knowledge akibat dari turn over karyawan serta
faktor penyebaran unit geografis antar unit hotel yang menyulitkan terjadinya pertukaran pengetahuan
antar karyawan. Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis merasa perlu mengusulkan strategi dalam
pengelolaan pengetahuan, yaitu dengan merancang sebuah media yang digunakan dalam
pendokumentasian, pendistribusian, serta pengkonversian knowledge yang dapat digunakan dalam
proses pembelajaran seluruh karyawan pada divisi Training & Development HR. Adapun metode yang
digunakan sebagai tools pendukung pengambilan keputusan yaitu pertama-tama melakukan
pengumpulan data melalui wawancara dan observasi langsung, yang kemudian dilakukan analisis
internal Human Resources, Analisis pengembangan KM pada perusahaan, analisis perbandingan biaya,
analisis knowledge goal, dan terakhir mengidentifikasi knowledge yang dimiliki perusahaan. Hasil dari
analisis strategi tersebut adalah dirancangnya knowledge management system sebagai sebuah strategi
yang menjadi fokus utama perusahaan. Perancangan knowledge management system dimulai dari
analisis pemetaaan fitur-fitur yang dibutuhkan perusahaan yang mengacu pada konsep dasar knowledge
management. Langkah selanjutnya adalah merancang UML model untk pemetaan proses bisnis, database
beserta hubungan diantaranya, serta penyesuaian user interface dengan teori delapan aturan emas IMK,
untuk memastikan bahwa tampilan system telah sesuai. Dari perancangan diatas dapat disimpulkan
sebuah solusi dalam menyelesaian permasalahan perusahaan mengenai pengelolaan pengetahuan, yaitu
dibangunannya knowledge management system untuk divisi TI perusahaan agar potensial knowledge
dapat dikelola dengan baik dan meminimalisir kehilangan knowledge asset
Kata Kunci:
Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Managemen System, Knowledge Goal
PENDAHULUAN
Persaingan antar perusahaan yang semakin ketat dan kompetitif dewasa ini memaksa perusahaan untuk
terus berinovasi dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan mereka. Proses bisnis sehari-hari dari
sebuah perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM)
yang optimal. Pengembangan karyawan melalui kegiatan pelatihan menjadi salah satu cara dalam rangka upaya
peningkatan kualitas SDM yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Semakin banyaknya
perusahaan yang menyadari pentingnya peningkatan kemampuan karyawan, diserti pula dengan meningkatnya
kesadaran akan pemanfaatan SDM, khususnya pikiran manusia (knowledge content) sebagai bagian penting dari
keunggulan kompetitif. Hal ini mendorong kebijakan perusahaan pada pembentukan Knowledge Management (KM)
sebagai salah satu teknik dalam mengelola asset pengetahuan dalam perusahaan.

Pengembangan dan pemanfaatan knowledge content dari SDM dalam perusahaan didukung oleh
pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). TI membantu dalam proses menangkap knowledge, menyimpan, dan
menyebarkan knowledge yang ada ke seluruh area perusahaan yang membutuhkan knowledge tersebut. Diharapkan
dengan dukungan TI ini, mutu dan kualitas dari knowledgecontent perusahaan dapat ditingkatkan lebih baik dari
sebelumnya.Dukungan TI dalam KM bukan hanya mendorong pengembangan budaya sharing knowledge saja,
namun dapat menjadi tools dalam mengintegrasikan seluruh sumber daya informasi yang ada pada perusahaan untuk
dijadikan sebagai knowledge assets yang meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan saat ini dan di masa
yang akan datang.

Hospitality Industry (Industri Ramah-tamah) adalah pelaku industri dengan karakteristik dominan
knowledge-based didasarkan pada proses layanan mereka atau knowledge-instensiveyang merupakan hasil dari
interaksi antara pelanggan dan karyawan, dimana dibutuhkan karyawan yang mempunyai knowledge akan
kebutuhan pelanggan untuk mencapai customer satisfaction(Kahle, 2002).Namun demikian, meskipun KM telah
muncul sejak tahun 1980 dalam dunia akademik dan para praktisi bisnis telah menyadari potensi manfaat dari KM
(Cooper, 2006, p48), perkembangan KM dalam Hospitality Industry sangat terbatas.Hal ini dikarenakan konsep KM
dalam literature sebagian besar dikembangkan dari industri manufaktur dan perspektif multi-nasional, sehingga
gagal untuk memperhitungkan aspek layanan pariwisata yang berdasarkan network dan kebutuhan perspektif antar-
organisasi. (Grizelj,2003).

Dalam industri perhotelan, dimana sebuah Hotel Group terdiri dari beberapa unit hotel yang tersebar secara
geografis di beberapa lokasi, menyadari pentingnya sebuah KM dan manfaat yang akan diterima untuk menyebarkan
knowledge serta memenuhi kualitas standard dalam rantai unit hotel mereka.Di sisi lain, ide inovasi dan best
practices dalam perusahaan perhotelan bermula dan berakhir dari individu karyawan. Dimana ketika seorang
manajer yang mempunyai ide kreatif untuk diimplementasikan keluar dari pekerjaan mereka, banyak dari praktek
yang telah mereka inisiasikan tidak dilanjutkan. Dua faktor utama yang menyebabkan rendahnya inisiatif inovatif
yang permanen antara lain : pertama, tingginya tingkat mobilitas manajer dalam industriperhotelan; kedua, terdapat
merger dan akuisisi dalam tingkat laju yang tinggi di dalam industry perhotelan.

Menghadapi beberapa persoalan utama dalam menjaga serta menyebarkan knowledge dalam sebuah
perusahaan, khususnya industry perhotelan, memerlukan pengembangan khusus KM sebagai sebuah wadah dan
portal informasiyang mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam mengidentifikasi, mengumpulkan, membuat,
dan mengimplementasikan knowledge dalam meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan dibandingkan
pesaing melalui peningkatan efektifitas operasional bisnis.Dengan adanya KM, memungkinkan karyawan untuk
saling bertukar informasi, pengetahuan, dan pengalaman mengenai perusahaan. Sharing knowledge antar karyawan
pun mendorong terciptanya interaksi antar karyawan untuk menciptakan solusi dalam menghadapi permasalahan
dalam perusahaan.Portal KM yang ideal diharapkan mampu untuk menyediakan informasi secara akurat, realtime,
update, serta mampu untuk membangun komunikasi antar karyawan dalam perusahaan. Lebih jauh lagi, KM
tersebut harus mampu untuk menciptakan knowledge creation di dalamnya, sehingga penggunaan asset perusahaan
dapat ditingkatkan lebih optimal.

Munculnya berbagai permasalahan terkait dengan pengelolaan dan pemanfaatan knowledge, termasuk di
dalamnya bagaimana merubah individual knowledge menjadi knowledge perusahaan yang saling terintegrasi inilah
yang mendorong penulis untuk mengajukan topik penelitian ini kepada PT. Archipelago International Indonesia,
dimana perusahaan ini merupakan salah satu prodiver layanan hospitality terkemuka di Indonesia. Dengan 50 unit
hotel yang tersebar di seluruh Indonesia, sampai dengan saat ini belum menyediakanportal KM untuk lingkungan
internal perusahaan, khususnya divisi Training & Development Human Resource.

Penyebaran geografis hotel juga menyebabkan perusahaan memerlukan biaya yang tidak sedikit dalam
penyebaran modul pelatihan dan memastikan setiap cabang hotel memenuhi standarisasi yang ditetapkan.
Tantangan lain adalah menghadapi tingginya konsolidasi bisnis perhotelan, melalui merger dan akuisisi, yang
menyebabkan perusahaan kehilangan asset pengetahuan akibat dari pindahnya seorang manajer ke hotel lain. Selain
itu, KM juga dapat menjadi media pembelajaran bagi para karyawan dalam perusahaan. Atas dasar penilaian di atas,
maka judul penelitian ini adalah “Analisis dan Pengembangan sistemKnowledge Management pada divisi Human
Resources PT. Archipelago International Indonesia.”

METODE PENELITIAN
A. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpula data yang digunakan meliputi :
• Studi Kepustakaan
Dalam studi kepustakaan akan dilakukan seperti mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum,
mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal,
artikel, serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah-masalah saat melakukan penelitian lapangan.
• Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan melalui 3 tahap yaitu penulis mengadakan pengamatan ke lapangan dan
melakukan wawancara dengan para pihak berwenang di perusahaan guna mengetahui masalah dan
informasi yang dibutuhkan. Analisis terhadap hasil survey kemudian akan digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan informasi.

B. Metode Analisis
Berikut metode analisis yang digunakan dalam penulisan ini:
• Analisis internal Human Resources
• Analisis pengembangan knowledge management perusahaan
• Analisis perbandingan biaya dengan dan tanpa knowledge management
• Merumuskan knowledge goal berdasarkan strategi internal divisi training dan development yang telah
didapatkan dalam tahap analisis internal divisi tersebut.
• Melakukan identifikasi knowledge yang dimiliki perusahaan untuk digunakan sebagai dasar tahap
perancangan berdasarkan strukturisasi perusahaan, fungsional pekerjaan, serta behavioral karyawan
• Melakukan analisis penyesuaian fitur berdasarkan :
a. Pemetaan knowledge goal dengan knowledge yang dimiliki perusahaan
b. Penyesuaian fitur dengan teori dasar knowledge converstion (SECI)
c. Penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan perusahaan
d. Penyesuaian user interface berdasarkan delapan aturan emas IMK
C. Metode Perancangan
Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan
perancangan system berorientasi objek berdasarkan pendekatan Satzinger. Metode perancangan yang
digunakan melalui tahapan sebagai berikut L

• Activity Diagram
• Class Diagram Model
• Use Case Diagram
• Sequence Diagram
• User Interface
• Navigation Diagram
HASIL DAN BAHASAN
1. Analisis Proses Bisnis Berjalan
Proses bisnis yang berjalan dalam divisi Training & Development sebagai bagian dari Human Resources
pada PT. Archipelago International berawal dari penyusunan dan pengembangan modul-modul training yang
diperlukan tiap unit bisnis, khususnya tingkat managerial dan supervisor, beserta dengan seluruh departemen
terkait di dalamnya oleh Regional Training Manager (RTM) pada kantor pusat Archipelago International.
Modul-modul pelatihan tersebut kemudian didistribusikan kepada setiap Training Manager (TM) / Human
Resources Manager(HRM) pada tiap unit bisnis yang ada.Tiap Departmental Trainer pada unit bisnis akan
menjalankan pelatihan sesuai dengan masing-masing bidang kerja mereka. Pada tiap bulannya, tiap department
akan melaporkan hasil pelatihan mereka maupun usulan pelatihan yang dibutuhkan karyawan kepada TM /
HRM, yang akan mengumpulkan semua laporan pelatihan dan membuat laporan gabungan untuk disampaikan
kepada RTM Archipelago International. Berdasarkan laporan tiap unit bisnis, RTM dapat mengidentifikasi
efektifitas pelatihan pada tiap unit bisnis, dan mengembangkan maupun merancang ulang modul yang telah ada
untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan karyawan. Setiap perubahan pada modul dasar perusahaan, akan
selanjutnya disebarluaskan kembali pada tiap unit bisnis sebagai standarisasi informasi dan pelatihan yang harus
dilaksanakan pada unit bersangkutan.
2. Analisis Internal Human Resources
Analisis internal human resources merupakan sebuah langkah untuk menentukan kekuatan dan kelemahan
internal human resources secara keseluruhan yang dapat memberikan informasi bagi perusahaan untuk
mengambil keputusan strategis terkait kebijakan perusahaan dalam area human resources.

Analisis Internal Human Resources perusahaan

3. Analisis Internal Divisi Training & Development HR

Pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia menjadi hal yang penting untuk dilakukan PT.
Archipelago International, khususnya untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang berkualitas
sejalan dengan pertumbuhan bisnis yang ada. Dengan jumlah 50 unit hotel dalam jaringan Archipelago
International Indonesia, dan terus berkembang dengan dibangunnya hotel-hotel lainnya, diperlukan sebuah
program pelatihan karyawan sebagai salah satu program bagian dalam pengembangan SDM, yang mampu
menciptakan sumber daya manusia yang professional. Divisi Training & Development sebagai bagian dari
divisi Human Resources memiliki peran besar dalam proses pelatihan karyawan yang tergabung dalam
grup Archipelago International Indonesia baik tingkatan operasional, supervisor dan manajerial.

Pentingnya standarisasi pelayanan hotel dalam setiap unit yang ada, mewajibkan divisi Training &
Development untuk dapat memberikan pelatihan dan menyebarkan pengetahuan yang sama dan seimbang
pada keseluruhan unit yang ada. Untuk memastikan hal tersebut, divisi Training & Development
mengembangkan modul-modul pelatihan terstandarisasi yang disebarkan dan diperbaharui seiring dengan
perkembangan pengetahuan dan kebutuhan yang ada kepada seluruh unit hotel. Untuk selanjutnya dapat
dilakukan pelatihan pada masing-masing unit dengan para Human Resource Manager / Training Manager /
Departmental Trainer sebagai penanggung jawab. Setiap bulannya, para unit akan memberikan Training
Report ke kantor pusat yang berisi laporan kegiatan pelatihan secara detil yang telah mereka lakukan di unit
hotel beserta pencapaian Training Hours yang digunakan sebagai standar dalam pengukuran tingkat
pelatihan pada unit hotel tersebut.

Tidak hanya pembentukan modul pelatihan untuk area kerja operasional, pada tingkatan
supervisor dan managerial pun dibentuk modul-modul pelatihan yang berfokus pada pengembangan
kemampuan softskill dalam pemecahan masalah, komunikasi, dan kepemimpinan bagi para karyawan.
Menilai pentingnya pelatihan ini, pelatihan biasa fasilitasi oleh Regional Training Manager (RTM) dari
kantor pusat yang datang langsung ke unit bersangkutan untuk memimpin pelatihan. Hal ini dilakukan demi
menjaga kualitas dan mutu pelatihan yang dilaksanakan dengan standarisasi yang sama pada setiap unit
bisnis hotel yang ada.
Dengan persebaran geografis yang ada, Archipelago International Indonesia biasa
menyelenggarakan HR Forum yang diadakan setiap tahunnya di salah satu kota tempat unit berada yang
ditunjuk sebagai tuan rumah acara tersebut, biasanya lokasi berada di pulau Jawa atau Bali. Dengan peserta
yang terdiri dari perwakilan dari seluruh unit hotel yang ada di Indonesia, forum ini diselenggarakan
dengan tujuan untuk mensosialisasikan langkah strategis perusahaan terkait kebijakan Human Resources.
Fungsi lain dari forum ini adalah agar para praktisi HR di tiap unit, baik para HR Manajer maupun para
 Training Manajer dapat saling bertukar informasi terbaru yang terkait dengan isu-isu mengenai area kerja
mereka. Rapat atau forum serupa juga biasa diadakan per dua atau tiga bulan sekali, namun pada lingkup
area yang lebih kecil, misalnya area Jakarta – Bandung, Jawa Tengah – Jawa Timur, Bali, serta area-area
lainnya.
Dengan metode yang berjalan saat ini, penulis menyimpulkan terdapat beberapa kelebihan dan
kekurangan yang dihadapi oleh Archilepago International Indonesia dalam melaksanakan program
pengembagan karyawan mereka. Peran strategis Regional Training Manager yang bertugas untuk
memimpin pelaksaan pelatihan untuk modul-modul supervisory dan managerial skill dinilai dapat menjaga
kualitas training pada tiap unit yang ada dalam jaringan hotel perusahaan. Namun di sisi lain, dengan total
unit hotel saat ini berjumlah kurang lebih 50 unit dan terus bertambah, hal ini dinilai menjadi suatu
kegiatan yang merepotkan dan membutuhkan biaya yang besar dinilai dari besarnya biaya transportasi dan
kebutuhan lainnya dalam kunjungan training ke unit hotel. Di lain sisi, penyebaran modul memerlukan
waktu dan biaya yang harus diperhitungkan bagi perusahaan.
Dengan persentase turn over karyawan yang cukup tinggi berkisar antara 25% per tahunnya dalam
divisi HR, menyebabkan diperlukannya pelatihan ulang bagi karyawan baru yang bertujuan untuk
menggantikan karyawan dengan skill tertentu yang sudah resign tersebut. Hal ini tentunya memerlukan
waktu dan biaya yang cukup banyak, terlebih apabila karyawan yang keluar berada pada tingkat managerial
yang membutuhkan pelatihan khusus seperti yang telah disebutkan di atas.
Hubungan antar personil HR pada satu unit hotel dengan hotel lainnya dinilai cukup baik, namun
masih terbatas komunikasi dua arah saja. Pertukaran informasi dan pengetahuan yang melibatkan seluruh
praktisi HR dalam rangka penyebaran informasi secara menyeluruh di rantai bisnis perusahaan hanya
terjadi pada kegiatan forum tahunan dan rapat area, yang tentunya mempunyai batasan waktu dan
jangkauan informasi. Relevansi dan akurasi informasi terkadang menjadi tidak lagi tepat, dikarenakan
penundaan penyebaran informasi akibat menunggu forum atau rapat area sesuai jadwal perusahaan. Biaya
dalam penyelenggaraan forum maupun rapat area pun menjadi pertimbangan yang besar bagi unit hotel
untuk mengirimkan perwakilan mereka pada acara-acara tersebut.
Melihat berbagai hambatan yang terjadi pada perusahaan sesuai dengan penjabaran di atas, solusi
yang diusulkan adalah untuk dibentuknya suatu media sebagai wadah yang memfasilitasi kebutuhan
perusahaan yang meliputi penyebaran modul training beserta dengan fungsi pengumpulan training report
dari unit hotel yang ada. Fungsi lainnya haruslah dapat menjadi media komunikasi antar personil HR yang
tersebar pada unit hotel yang dapat digunakan setiap saat dalam penyampaian ide, informasi, maupun
pertukaran pengetahuan antar praktisi HR dengan kantor pusat dan rekan sejawat. Media ini pun
diharapkan dapat menjadi sumber pembelajaran bagi para karyawan baru yang bergabung dalam
perusahaan, untuk dapat mempelajari hal-hal terkait dengan area kerja sesuai dengan standarisasi yang
ditetapkan perusahaan. Media inipun diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam hal keuangan yang
biasanya timbul dari usaha perusahaan untuk menyebarkan pengetahuan dan membangun komunikasi antar
karyawan yang seringkali membutuhkan biaya yang cukup besar.

4. Analisis Pengembangan Knowledge Management Perusahaan

Analisis ini akan berfokus pada area pengelolaan knowledge, potensi SDM, budaya organisasi, serta
infrastruktur terkait seperti TI, mencakup di dalamnya database dan network perusahaan. Melalui analisis
ini diharapkan perusahaan dapat mendapat gambaran mengenai keadaan internal perusahaan yang menjadi
dasar dalam perencanaan, meminimalisir kelemahan, merespon peluang , memaksimalkan kesempatan,
serta rencana antisipasi terhadap kemungkinan yang dapat membawa dampak buruk dalam rangka
pembentukan Knowledge Management dalam perusahaaan
Analisis Internal perusahaan yang relevan dengan Analisis Eksternal perusahaan yang relevan dengan
Knowledge Management Knowledge Management

1. Memiliki SDM Berkualitas 1. UU No. 19 Tahun 2002 mengenai HAKI

2. Minat SDM tinggi terhadap pengembangan 2. UU No. 12 Tahun 2012 mengenai Sertifikasi
knowledge Kompetensi Karyawan
3. Modul pelatihan yang cukup beragam dan 3. Tren berkembangnya media komunitas online
lengkap 4. Perkembangan mobile knowledge management
4. Melimpahnya tacit knowledge pada area training 5. Perusahaan pesaing memiliki media pengelolaan
5. Turn over karyawan tinggi pengetahuan
6. Tingginya biaya pelatihan 6. Perkembangan dan pertumbuhan IT serta
7. Belum adanya media pengelola pengetahuan pengetahuan
8. Kurangnya budaya knowledge sharing 7. Perebutan karyawan bertalenta
8. Pencurian modul pelatihan perusahaan
Hasil Identifikasi Faktor Internal perusahaan yang relevan dengan KM

Melalui analisis internal divisi Training & Development HR sebelumnya yang mencakup faktor internal
dan eksternal yang berkaitan dengan Knowledge Management pada perusahaan, selanjutnya perlu dianalisis
mengenai kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada permasalahan yang dihadapi, pelaksanaan proses
training yang ada beserta dengan sasaran yang ingin dicapai, serta solusi yang diharapkan untuk mengatasi
permasalahan perusahaan
 Permasalahan Analisis Analisis Sasaran Gap Solusi yang
Pelaksanaan diharapkan
1. Penyebaran Modul pelatihan Setiap unit hotel Beberapa unit hotel Tersedianya media
modul disebarkan secara mendapatkan modul tidak mendapat sistem penyebaran
pelatihan manual melalui e- pelatihan terkini update modul secara modul pelatihan
mailkepada tiap unit dengan cepat dan tepat waktu yang terintegrasi
hotel merata antar unit hotel
2. Komunikasi Komunikasi antar Komunikasi dan Pertukaran informasi Tersedianya media
&knowledge personil dilakukan sharing antar semua dan knowledge tidak penyebaran
sharing antar dua secara dua arah personil HR dalam menyebar rata pada informasi dan
personil HR melalui media jaringan dapat semua praktisi HR knowledge sharing
komunikasi maupun dilakukan secara unit hotel. yang dapat diakses
tatap muka personil dan grup semua personil HR
langsung. secara keseluruhan.
3. Standarisasi RTM melakukan Setiap unit mendapat Belum semua unit Tersedianya media
Pelatihan kunjungan pelatihan pelatihan tingkat mendapat pelatihan pembelajaran bagi
Tingkat ke unit hotel demi supervisor dan tingkat supervisor Training Manager
Supervisor menjaga standarisasi managerial dengan dan managerial unit hotel untuk
&Managerial kualitas pelatihan kualitas dan dikarenakan dapat menerapkan
standarisasi yang terbatasnya waktu standarisasi
sama RTM dan biaya pelatihan sesuai
tinggi yang ketentuan
diperlukan perusahaan.
4. Standarisasi Pelatihan diserahkan Setiap unit hotel Masih terdapat Tersedianya media
Pelatihan pada Training dapat menerapkan beberapa unit yang pengetahuan yang
Tingkat Manager dan operasional dan tidak memenuhi berbasis multimedia
Operasional Departmental pelayanan pelanggan Golden Rules yang untuk membantu
dan Pelayanan Trainer melalui yang sesuai dengan ditetapkan dalam penerapan
modul Golden Rules standarisasi yang penerapan standar standarisasi
yang dikirimkan ke telah ditetapkan operasional dan operasional dan
unit hotel perusahaan dalam pelayanan. pelayanan
bersangkutan
5. Turn Over Perusahaan Perusahaan Hilangnya Tersedianya media
Karyawan melakukan pelatihan mempunyai knowledge dari yang mampu untuk
ulang bagi karyawan knowledge database karyawan yang pergi menangkap
baru untuk yang dapat menjadi dan serta munculnya knowledge dari
memenuhi sumber biaya dari pelatihan karyawan dan dapat
kebutuhan pembelajaran ulang terhadap diakses sebagai
knowledge yang ada. karyawan secara karyawan. pusat pembelajaran
mandiri. karyawan lainnya.
6. Training Setiap unit Setiap unit mencapai Terdapat beberapa Tersedianya media
Report dan mengirimkan targettraining hours unit hotel yang yang dapat
Pencapaian Training Report minimal sebesar 6 belum mencapai mengumpulkan
Training Hours setiap bulannya hours dan dipantau target training hours training report dan
dengan detil secara berkala oleh dan pemantuan menghitung tiap
pencapaian Training kantor pusat. perhitungan kantor training hours pada
Hours melalui e- pusat dilakukan unit hotel
mail secara manual. secara manual bersangkutan.
Analisis Pengembangan KM Perusahaan
5. Analisis Perbandingan Biaya
Analisis perhitungan biaya diperlukan untuk melihat besarnya kemungkinan penghematan yang dapat
dilakukan perusahaan dengan menghitung biaya terkait pelatihan yang dilakukan secara manual
dibandingkan dengan biaya pengembangan knowledge management web portal yang akan dibangun
perusahaan. Analisis perhitungan biaya ini menggunakan selisih antara dua perhitungan untuk mencari
jumlah estimasi biaya terkait pelatihan yang dapat dihemat perusahaan.

a. Analisis Perhitungan Biaya Pelatihan

Sebelum melakukan analisis mengenai penghematan biaya yang mungkin dilakukan melalui
penggunaan sistem web portal knowledge management, diperlukan analisis biaya pelatihan yang selama ini
dikeluarkan perusahaan dalam rangka pengembangan sumber daya manusia yang ada. Dari banyaknya
komponen yang termasuk dalam perhitungan biaya pelatihan karyawan, penulis memfokuskan perhitungan
pada besaran biaya berkisar pelatihan “Corporate Course Training”, dalam yang biasanya membutuhkan
Trainer dari pusat untuk datang ke unit demi menjaga standarisasi training.

Komponen Biaya Keterangan Biaya Besaran Estimasi Total Estimasi Biaya

Biaya Untuk Seluruh Unit
(50 Unit Hotel)
1. Biaya Transportasi Biaya terkait transportasi Rp 1.000.000 – Rp Rp 50.000.000 –
trainerpusat ke unit hotel 2.000.000 / Rp 100.000.000 /
yang dituju. per pelatihan per pelatihan
2. Biaya Penginapan* Biaya terkait penyewaan Rp 500.000 – Rp 25.000.000 –
kamar pada unit hotel Rp 1.000.000 Rp 50.000.000 /
yang bagi para trainer / per pelatihan per pelatihan
3. Biaya Sewa Ruang Biaya terkait penyewaan Rp 1.000.000 – Rp 50.000.000 –
dan Konsumsi ruang beserta pelatihan Rp 1.500.000 / Rp 75.000.000 /
Karyawan* per pelatihan per pelatihan
4. Biaya Insentif Biaya terkait upah Rp 450.000 – Rp 22.500.000 –
Trainer tambahan bagi para Rp 750.000 / Rp 37.500.000 /
trainer diluar gaji & per pelatihan Per pelatihan
tunjangan pelatihan.
5. Biaya Pengiriman Biaya ekspedisi yang Rp 100.000 – Rp 5.000.000 –
Modul Pelatihan digunakan untuk Rp 150.000 / Rp 7.500.000 /
pengiriman modul ke per hotel per modul pelatihan
unit hotel
Total Estimasi Biaya Rp 3.050.000 – Rp 152.500.000 –
Rp 5.300.000 / Rp 264.000.000 /
Per pelatihan per pelatihan
Analisis Perhitungan Biaya Pelatihan

*Biaya Penginapan dan Biaya Sewa Ruang muncul akibat hilangnya kesempatan unit hotel untuk
mendapatkan laba dari menjual penyewaan kamar dan penyewaan ruang meeting room akibat pelaksanaan
pelatihan internal perusahan.

Dari hasil perhitungan analisis biaya pelatihan di atas, dapat disimpulkan bahwa besaran biaya yang
diperlukan dalam setiap pelatihan berkisar antara Rp 3.050.000 sampai dengan Rp 5.300.000 per pelatihan
untuk tiap unit hotel. Dengan jumlah unit 50 hotel dalam jaringan Archipelago International Indonesia saat
ini, kalkulasi biaya pelatihan perusahaan berkisar antara Rp 152.500.000 sampai dengan Rp 264.500.000
per pelatihan untuk keseluruhan unit hotel yang ada.
b. Analisis Perhitungan Biaya Knowledge Management Web Portal

Pengembangan sistem informasi berbasis web portal untuk knowledge management

dalam perusahaan sedikit banyak memerlukan biaya sebagai modal pembentukan sistem yang
diinginkan oleh perusahaan. Analisis perhitungan biaya ini akan membahas mengenai perhitungan
modal yang harus dikeluarkan perusahaan dalam membangun knowledge portal berbasis sistem
informasi, serta perhitungan biaya yang biasanya dikeluarkan dalam pelaksanaan penyebaran
pengetahuan dan pelatihan yang dilakukan selama ini oleh perusahaan

Pembangungan Web Portal Knowledge Management

Komponen Biaya Keterangan Besaran Jangka Waktu
EstimasiBiaya
1. Strategy and Biaya yang terkait dengan riset - Per project
Planning akan kebutuhan sistem perusahaan
serta perencanaan pengembangan
website portal
2. Design and Build Biaya yang termasuk dalam Rp 10.000.000 – Per project
pembuatan website portal Rp 20.000.000
menggunakan sumber daya
manusia internal perusahaan.
3. Hosting and Biaya yang berhubungan dengan - Per Tahun
Infrastructure penyediaan infrastruktur
hardware serta network yang
dibutuhkan perusahaan
4. Pembuatan Konten Biaya menyangkut isi dari website - Perproject
portal yang akan digunakan dalam
pengembangan
5. Testing dan Biaya terkait testing teknikal, Rp 5.000.000 – Perproject
evaluasi usability testing, maupun evaluasi Rp 10.000.000
kepuasan pengguna.
Analisis Perhitungan Biaya pengembangan Knowledge Management Web Portal

Dari hasil perhitungan diatas, dapat disimpulkan bahwa estimasi kebutuhan biaya yang diperlukan
untuk pengembangan web portal knowledge management sebesar Rp15.000.000 – Rp 30.000.000
Seperti yang telah dijabarkan pada perhitungan di atas, biaya terdiri dari biaya projectweb portal yang
dikeluarkan hanya pada saat pengembangan web knowledge management, serta biaya testing dan
evaluasi akan kinerja web portal knowledge management yang dikembangkan. Masa penggunaan KM
web portal ini berkisar 3 tahun, untuk selanjutnya dilakukan evaluasi dan pengembangan lanjutan.

Dari kedua perhitungan biaya di atas, untuk saat ini hanya biaya pengiriman modul yang relevan
untuk dibandingkan dengan biaya pengembangan knowledge management web portal. Hal ini terkait
dengan fungsi KM web portal yang secara langsung dapat menggantikan fungsi pengiriman modul
pelatihan melalui jasa ekspedisi.
 Berikut adalah perincian perbandingan perhitungan antar pengiriman modul pelatihan melaui
ekspedisi dengan pengembangan knowledge management web portal

Perbandingan Biaya Estimasi Biaya yang Frekuensi Estimasi total biaya

diperlukan penggunaan biaya per tahun
per tahun
1. Pengiriman Modul Rp 5.000.000 – 2-3 pengiriman per Rp 15.000.000 –
Pelatihan melalui Rp 7.500.000 / tahun Rp 22.500.000
ekspedisi per modul pelatihan per tahun
2. Pengembangan KM Rp 15.000.000 – 1 kali pengembangan Rp 5.000.000 –
web portal Rp 30.00.000 / untuk 3 tahun Rp 10.000.000 rata-
Per project pemakaian rata per tahun
Potensi Penghematan Biaya Rp. 10.000.000 – Rp
12.500.000 per tahun
Perhitungan Perbandingan Biaya

Dari hasil analisis perbandingan biaya di atas, dapat disimpulkan bahwa perusahaan mempunyai
potensi penghematan biaya sebesar Rp 10.000.000 – Rp 12.500.000 per tahunnya, atau sekitar 67%
dari total biaya tahunan yang dikeluarkan untuk pengiriman modul pelatihan. Oleh karena itu, strategi
pengembangan KM web portal layak dijadikan salah satu langkah strategis perusahaan.

6. Analysis Knowledge Goal

Setelah analisis pengembangan knowledge management perusahaan yang disertai dengan analisis
perhitungan penghematan biaya, maka dapat dilihat bahwa keputusan perusahaan adalah membangun suatu
sistem informasi yang memfasilitasi pengelolaan pengetahuan dalam perusahaan. Maka sekarang
knowledge goal dari pembangunan KM ini dapat diidentifikasi dengan penjelasan di bawah ini.

Normative

a) Menciptakan budaya sharing knowledge dalam perusahaan dimana karyawan dapat meningkatkan
keterampilan dan pengetahuan individu dengan budaya self learning.
b) Menciptakan suatu kesempatan bagi karyawan untuk dapat dengan mudah menyampaikan gagasan
dan aspirasi mereka dalam rangka meningkatkan semangat inovasi dan kreatifitas individual.
c) Menciptakan budaya komunikasi antar karyawan yang erat dalam lingkungan internal divisi
Training & Development dalam rangka peningkatan knowledge awareness.

Strategic

a) Memaksimalkan pemanfaatan semua knowledge, sumber daya serta SDM yang ada dalam
perusahaan, yang dapat digunakan dalam perumusan strategi pengembangan training dan
development dalam perusahaan.
b) Mendukung perancangan sistem pengelolaan pengetahuan yang memudahkan pendistribusian dan
pencarian knowledge, serta dapat digunakan seluruh karyawan dalam meningkatkan kinerja.
c) Mendukung sistem kerja divisi training & development khususnya yang berhubungan dengan
pengelolaan knowledge agar dapat berjalan dengan baik.

Operational

a) Pemerataan distribusi knowledge terhadap keseluruhan unit hotel untuk mendapatkan informasi
secara realtime dan up-to-date
b) Meningkatkan respon terhadap permasalahan yang muncul pada area operasional, dimana
karyawan dapat memberikan solusi berdasarkan gagasan pribadi ditambah dengan pemanfaatan
knowledge yang ada serta penggunaan media forum sebagai alat bantu penunjang pemecahan
permasalahan.
c) Meminimalisir hilangnya knowledge asset dengan mendokumentasikan knowledge yang ada.
 d) Memastikan standarisasi yang sama berdasarkan training dan knowledge yang serupa pada setiap
unit hotel yang ada untuk menjaga kualitas pelayanan.

Setelah identifikasi knowledge goal di atas pada divisi training & development, diperlukan
keterampilan yang perlu dan pada tingkat apa pengetahuan tersebut dikembangkan. Oleh karena itu dalam
menentukan arah strategis pengelolaan pengetahuan, pemetaan hubungan knowledge goal dengan analisis
internal pengembangan knowledge management perlu dibuat.

Berikut adalah tabel yang merupakan hasil pemetaan antara knowledge goal dengan strategi analisis
internal pengembangan knowledge management :
Knowledge

Sistem yang Perbedaan

Goals

Sistem yang berjalan

Keterangan diusulkan (dengan (peningkatan efisiensi
(tanpa KM web portal)
KM web portal) dan efektifitas)

1. Pemanfaatan Hanya digunakan untuk Selain digunakan 2 : 3 (peningkatan

jaringan IT email dan sistem untuk email dan efektifitas pemanfaatan
perusahaan operasional perusahan sistem operasional, IT)
ditambah dengan KM
web portal.
2. Biaya Biaya telefon, biaya Asumsi : hanya 1:4 (peningkatan
pengembangan ekspedisi, biaya perjalanan pengembangan KM efisiensi biaya
KM dinas. Berkisar Rp 5 – 10 jt portal, jaringan dan pengembangan KM)
Normative

per bulan. server sudah tersedia,

estimasi waktu 2
bulan, dengan 2 orang
tenaga IT internal.
Estimasi biaya Rp 15
– 30 jt.masa
penggunaan 3 tahun.
3. Diskusi antar Melalui telefon (2 pihak) Melalui fitur forum 2 : 50 (peningkatan
trainer online yang langsung efektifitas interaksi)
bisa diakses oleh 50
unit hotel
4. Evaluasi Training history sulit Training history dapat Tidak terstruktur vs.
Training History dikelompokkan karena dikelompokkan terstruktur (peningkatan
menggunakan email sesuai kategori efektifitas evaluasi
tertentu. training)
5. Manfaat bagi Potensi peningkatan skill Potensi peningkatan Potensi mengurangi
karyawan lebih rendah karena skill lebih besar turn over rendah vs.
pelaksanaan KM tidak sehingga karyawan potensi mengurangi
terdistribusi dengan baik diharapkan mendapat turn over lebih tinggi
Strategic

(aktual). Belum ada cara manfaat lebih bekerja (efektifitas employee

untuk mengurangi turn over
karyawan yang relevan
dengan pelaksanaan
pelatihan.
6. Standarisasi Pencapaian standar training
Training Hours hours tidak merata pada tiap
unit hotel
di perusahaan, yang maintenance)
diharapkan bisa
mengurangi turn over
karyawan (hipotesis)
yang relevan dengan
pelaksanaan
pelatihan.
Pelaksanaan training Tidak standard vs. lebih
dengan modul versi standarisasi training
terakhir dapat hours(peningkatan

7. Data anggaran Data anggaran pelatihan tiap
pelatihan unit terpusat sulit
dikumpulkan
8. Internal Dilakukan hanya dari mulut
Recruitment ke mulut, terbatas pada area
tertentu.
9. Sistem Keamanan data/modul
keamanan melalui email tergantung
pada email provider
10. Penyerahan Tidak dilengkapi dengan
training report reminder untuk penyerahan
training report dan
meningkatkan potensi
keterlambatan penyerahan
lebih besar.
11. Update modul Menggunakan email yang
pelatihan dikirimkan manual kepada
50 unit hotel
Operational
12. Pengiriman Menggunakan jasa ekspedisi
modul pelatihan butuh waktu maksimum 7
hari
13. Training report Semua unit mengirimkan ke
pusat, tetapi unit lain tidak
tau perkembangan hasil
langsung diambil dari efektifitas aktifitas
KM web portal training)
sehingga standar
training hours dapat
diseragamkan tanpa
tergantung dengan
keterlambatan
pengiriman modul
dan update versi
modul.
Data anggaran Waktu penyusunan
pelatihan dapat anggaran cenderung
diambil langsung dari lebih lama vs waktu
KM web portal untuk penyusunan anggaran
membantu lebih cepat
perencanaan (peningkatan efisiensi
anggaran, biaya dan waktu penyusunan
arus kas perusahaan anggaran pelatihan)
di masa datang.
Memberikan Kandidat pengisi posisi
kesempatan karyawan lebih terbatas vs
dari area lain untuk kandidat pengisi posisi
mengisi lowongan lebih banyak
posisi di area lain (peningkatan efektifitas
melalui fitur news peluang mencari
karyawan terbaik)
Keamanan Tingkat keamanan
data/modul data/modul tidak dapat
tergantung pada dikendalikan
jaringan perusahaan. perusahaan vs. tingkat
keamanan data/modul
dapat dikendalikan
perusahaan
(peningkatan efektifitas
pengendalian keamanan
data)
Dilengkapi dengan Potensi keterlambatan
fitur reminder untuk lebih besar Vs.
mengingatkan Ketepatan waktu
penyerahan training penyerahan training
report dan report (peningkatan
mengantisipasi efektifitas evaluasi
keterlambatan training report)
penyerahan training
report.
Update modul hanya 50 : 1 (peningkatan
perlu dilakukan satu efisiensi aktifitas)
kali pada web portal
Modul dapat 7 : 1 (peningkatan
langsung dikirim ke efisiensi waktu)
KM web portal
maksimum 1 hari
Semua unit kirim ke 1 : 50 (peningkatan
web portal dan bisa efektifitas evaluasai
diakses oleh 50 unit hasil training)
 pelatihan di tempat lain
untuk perbandingan
14. Dokumentasi Hasil meeting area hanya
training dikirimkan ke kantor pusat
dan tidak didistribusikan ke
area lain
15. Contact list Contact list karyawan hanya
karyawan dimiliki oleh kantor pusat
Perbandingan Analisis Knowledge Goals dengan dan tanpa KM Web Portal
Hasil meeting area 1 : 6 (peningkatan
dikirimkan ke web efektifitas distribusi
portal dan dapat konten)
diakses oleh area lain.
Setiap karyawan Penyebaran contact list
dapat mengakses data terbatas vs. penyebaran
informasi sesame contact list lebih luas
karyawan. (peningkatan efektifitas
informasi dan
komunikasi karyawan)

7. Knowledge Identification

Analisis pengidentifikasian knowledge perusahaan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu analisa berdasarkan
struktur perusahaan (structural), analisa menurut operasi functional perusahaan dan analisa menurut behavioral
perusahaan. Dimana analisis structural knowledge dapat dilakukan berdasarkan struktur dari perusahaan,
analisis functional knowledge dapat dilakukan berdasarkan operasi fungsional perusahaan, dan analisis
behavioral dapat dilakukan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan para karyawan. Setiap knowledge yang
telah teridenfitikasi dibagi menjadi dua jenis knowledge, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Berikut
penjelasan masing-masing bagian.

Struktural

a. Explicit Knowledge
• Job Description
Menjelaskan tentang detail pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenang setiap karyawan dalam
melaksanakan kegiatan di dalam perusahaan. Hal tersebut mencakup prosedur uraian pekerjaan
karyawan dari tiap divisi. Tugas, tanggung jawab dan wewenang tersebut merupakan knowledge
yang bersifat explicit. Hal ini membantu karyawan untuk mengetahui dengan jelas setipa
pekerjaan di dalam perusahaan terutama bagi dirinya sendiri.
• Product Diferentiation
Dokumentasi dari ragam produk yang tersedia, juga informasi mengenai produk perusahaan
mencakup kelas, target sasaran, dan spesifikasi hotel yang ada di mana data informasi tersebut
tersimpan di database dan membantu perusahaan menentukan strategi pengembangan produk ke
depannya.
• Visi dan Misi
Visi, misi dan nilai perusahaan merupakan knowledge yang bersifat explicit, hal ini membantu
karyawan untuk tetap fokus bekerja dengan satu tujuan tertentu, yaitu pencapaian visi misi
perusahaan.
b. Tacit Knowledge
• Ide dan solusi informative
Ide karyawan atau knowledge yang berupa solusi strategi dalam menghadapi masalah, dapat
diperoleh dari masing-masing karyawan ketika menghadapi suatu permasalahan. Di mana hal
tersebut merupakan tacitknowledge secara structural. Seperti knowledge yang diberikan oleh
atasan kepada bawahannya ketika terjadi suatu permasalahan.
• SDM Skill
Keahlian karyawan, berisikan keahlian yang dimiliki setiap individu dalam mendukung
penyelesaian tugas-tugas dari individu tersebut sesuai dengan wewenangnya.
Functional

a. Explicit Knowledge
• Modul Training
 Modul training merupakan kumpulan knowledge yang disusun berdasarkan tiap fungsi operasional
yang ada pada unit hotel. Termasuk di dalamnya golden rules tiap area operasional, supervisory
skill dan managerial skill untuk setiap karyawan dan para head of department.
• Report Training
Dokumen yang dikirimkan dari tiap unit hotel mengenai progress dan kemajuan dari tiap training
yang dilakukan pada unit hotel. Termasuk di dalamnya pencapaian training hours tiap karyawan
dan detail training yang dilakukan, untuk melihat kinerja training pada unit tersebut untuk
dievaluasi lebih lanjut oleh perusahaan.
• Notulen Rapat
Dokumentasi hasil rapat yang berupa ketupusan atas suatu penyelesaian masalah dan segala hal
yang berhubungan dengan rapat dicatat kemudian diberikan kepada Training Manager. Dari
notulen rapat itu kemudian akan dilaporkan kepada Regional Training Manager untuk dievaluasi
lebih lanjut dan menentukan langkah strategi management ke depannya.
b. Tacit Knowledge
• Inovasi pengembangan training
Berisikan pemikiran dan gagasan yang kreatif sehingga memicu munculnya inovasi yang
bermanfaat bagi kegiatan training, pencapaian training hours, serta peningkatan kompetensi SDM
yang memajukan divisi Training & Development.
Behavioral

• Face to Face Sharing Knowledge

Sharing knowledge yang dilakukan antar training manager dan trainer unit melalui pertemuan tatap
muka yang dinamakan Departmental Trainer Gathering, yang dilaksanakan setiap 3 bulan sekali
ini membahas topic yang sesuai dengan permasalahan pada setiap unit. D-Trainers Gathering ini
juga sebagai media apresiasi penyampaian ide, inovasi dan gagasan yang muncul. Knowledge
tersebut seharusnya dapat didokumentasikan dengan baik sebagai pembelajaran dalam perbaikan
kualitas kinerja, dan pengembangan materi serta kegiatan training dikemudian hari.

8. Pemilihan Usulan Pemecahan Masalah

a. Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan hasil pengumpulan data dan hasil analisis yang telah dilakukan, berikut adalah uraian
permasalahan yang dihadapi divisi HR :

a. Belum ada sarana pendokumentasian knowledge, pengelolaan, serta pendistribusian knowledge secara
terintegrasi di internal perusahaan
b. Belum ada sarana yang mendukung pemanfaatan knowledge perusahaan secara maksimal sebagai dasar
pembelajaran serta pengembangan kompetensi SDM
c. Tersebarnya unit pada secara geografis menyebabkan sulitnya berbagi knowledge secara langsung serta
mendistribusikan knowledge secara merata.
d. Kurangnya kesadaran akan budaya sharing knowledge di divisi Training & Development karena mindset
trainer yang beranggapan bahwa sharing pengetahuan hanya berkisar pada unit hotel mereka masing-
masing, bukan jaringan hotel secara keseluruhan.

b. Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan uraian permasalahan yang dihadapi divisi Training & Development HR di atas serta setelah
melakukan analisis internal perusahaan, maka dapat diusulkan solusi terbaik yaitu dibangunnya KM Portal yang
mendukung pengelolaan aliran knowledge di internal divisi HR. Dimana kemampuan dari KM Portal yang diusulkan
tersebut adalah:

a. Mampu mendukung pengumpulan dan pendokumentasian knowledge yang ada pada internal divisi HR.
Knowledge tersebut dapat berupa : deskripsi pekerjaan, database modul training, notulen rapat, gagasan dan
ide karyawan, dan lain sebagainya.
b. Mampu mendukung perusahaan untuk memaksimalkan penggunaan knowledge yang ada untuk dapat
menghasilkan knowledge baru sebagai dasar bagi peningkatan kompetensi karyawan dan modal dalam
mengembangkan inovasi ke depannya. Fungsi ini didukung oleh fitur diskusi forum untuk memfasilitasi
 knowledge sharing, penyaluran gagasan serta ide-ide, saran dan kritik, serta pengembangan budaya sharing
knowledge karyawan.
c. Sistem yang mendukung proses komunikasi antar para praktisi HR serta pendistribusian knowledge
perusahaan ke seluruh divisi HR pada semua unit hotel dalam jaringan perusahaan. Berupa informasi berita
yang berhubungan dengan aktivitas training, pembaruan modul, pendistribusian knowledge, serta
procedural perusahaan. Fungsi pendistribusian knowledge ini didukung oleh fitur news, message, training
modul, note of meeting dan report. Selain itu fungsi ini juga memfasilitasi pengaksesan terhadap knowledge
yang ada sesuai dengan peran masing-masing karyawan.

9. Pemetaan Fitur Berdasarkan Hasil Analisis

Perancangan KM pada PT. Archipelago International diawali dengan pemetaan fitur berdasarkan hasil
analisis sebelumnya, yaitu dengan pengkategorian fitur-fitur yang dibutuhkan untuk mendukung pencapaian
Knowledgegoals dengan pemanfaatan Knowledge yang ada.

Structural
Functional Knowledge Behavioral Knowledge
Knowledge
Job Description Modul Training
Product
Notulen Rapat
KnowledgeIdentification Differentiation
Visi dan Misi Report Training SharingKnowledge
Ide dan Solusi
informative Inovasi pengembangan
training
SDM Skill
KnowledgeGoal Fitur
1. Menciptakan
budaya
Knowledgesharing
dan self learning
antar karyawan
2.Menciptakan
kesempatan bagi
Document, Training
karyawan untuk Forum, Report, Note of
History, Forum, Training History,
menyampaikan meeting, Training
Normative Report, Mail, Forum, Document,
gagasan dan inspirasi History, Document,
Contact member, Mail, Contact member
3.Menciptakan News, Mail
Reminder
budaya komunikasi
antar karyawan yang
erat di lingkungan
divisi Training untuk
meningkatkan
Knowledge
awareness
1.Memaksimalkan
pemanfaatan
Knowledge dalam
perusahaan
Document, Training Forum, Report, Note of Forum, Mail,
2.Mendukung
Strategic History, Forum, meeting, Training Document, Note of
perancangan sistem
Report, Mail History, Document meeting, Report
KM
3.Mendukung sistem
kerja divisi training
& development yang
 berkaitan dengan
pengelolaan
Knowledge
1.Pemerataan
distribusi Knowledge
terhadap keseluruhan
unit hotel
2.Meningkatkan
respon karyawan
terhadap
permasalahan
Document, Forum,
operasional Forum, Document,
Training History, Forum, Report,
3.Meminimalisir News, Training History,
Operational Mail, Contact Training History, Note
hilangnya Report, Mail, Note of
Member, News, of meeting
Knowledgeasset meeting
Report
dengan
pendokumentasian
Knowledge
4.Memastikan
standarisasi training
&Knowledge yang
serupa pada tiap unit
hotel yang ada.

10. Penyesuaian Fitur dengan Teori Knowledge Conversion (SECI)

Setelah melakukan analisis dan pemetaan fitur KM sesuai dengan Knowledgeidentification dalam
perusahaan dan tujuan untuk mencapai Knowledgegoal yang ada, maka selanjutnya fitur-fitur yang sesuai
dengan teori Knowledge conversion (SECI) milik Nonaka dapat diidentifikasikan.Tujuannya adalah untuk
menjadi sebuah landasan dalam perancangan KM yang tepat sehingga dapat mengkonversikan seluruh
Knowledgeasset perusahaan menjadi lebih bermanfaat. Pada gambar 4.1 di bawah ini menunjukkan proses
penyesuaian fitur-fitur KM yang disesuaikan dengan pengelompokan pada SECI model. Pada gambar tersebut
dapat dijelaskan pada sel pertama, yaitu sel sosialisasi, dimana terjadi pengkonversian tacitKnowledge ke
tacitKnowledge menggunakan fitur forum untuk saling bertukar Knowledge dan pengalaman yang dimiliki
sehingga dapat menciptakan Knowledge baru.Pada sel selanjutnya yaitu eksternalisasi, yaitu pengkonversian
dari tacitKnowledge ke explicitKnowledge menggunakan fitur sebagai berikut :document, note of meeting,
report, training history, news dan forum. Pada sel kombinasi dimana terjadi pengkonversian dari
explicitKnowledge ke explicitKnowledge, didukung oleh fitur document, news, dan contact member. Pada sel
terakhir yaitu internalisasi, yaitu pengkonversian explicitKnowledge menjadi tacitKnowledge didukung oleh
fitur seperti mail, news, reminder, dan document.
 Penyesuaian Fitur KM berdasarkan SECI Model.

11. Penyelarasan Fitur Berdasarkan Permasalahan

Pada tahap lanjutan dari hasil pemetaan fitur beserta dengan penyesuaian fitur dengan SECI model, maka
penyelarasan fitur berdasarkan permasalahan yang dihadapi perusahaan dapat dilakukan, dimana permasalahan
yang ada pada perusahaan telah dijabarkan sebelumnya pada sub bab 3

No Permasalahan yang dihadapi
1 Belum ada sarana
pendokumentasian
Knowledge, pengelolaan,
serta pendistribusian
Knowledge secara
terintegrasi di internal
perusahaan
2 Belum ada sarana yang
mendukung pemanfaatan
Knowledge perusahaan
secara maksimal sebagai
dasar pembelajaran serta
pengembangan kompetensi
SDM
Solusi yang diharapkan Nama Fitur Manfaat yang dihasilkan
Mempermudah Document Membantu dalam
pengelolaan Knowledge pendokumentasian serta
yang berada pada divisi penyebaran dokumen yang ada
internal HR pada perusahaan, khususnya
dokumen yang berkaitan
dengan kegiatan training yang
dibagi berdasarkan kategori
dan sub kategori khusus
Report Memudahkan dalam
pendokumentasian serta
penyebaran laporan yang
dibagi berdasarkan kategori
dan sub kategori khusus
Mendukung dalam Forum Mendukung komunikasi antar
pengelolaan dan karyawan dalam penyampaian
pemanfaatan Knowledge gagasan tau pertukaran
dalam perusahaan yang pemikiran melalui forum
dapat dijadikan sebagai diskusi
landasan dalam Training Memudahkan
pembentukan Knowledge History pendokumentasian dan
baru serta sebagai modal penyebaran training history,
peningkatan kompetensi sehingga informasi terkait
karyawan. dengan kegiatan tersebut dapat
ditangkap dengan baik pada
fitur ini.
3 Tersebarnya unit pada secara
geografis menyebabkan
sulitnya berbagi Knowledge
secara langsung serta
mendistribusikan Knowledge
secara merata.
Memudahkan karyawan NOM Memudahkan dokumentasi
untuk melakukan notulen untuk disebarkan ke
penyebaran Knowledge ke seluruh unit yang berkaitan
seluruh unit hotel yang dengan informasi pada
ada di seluruh Indonesia meeting tersebut
News Memudahkan dalam
penyebaran informasi penting
ke seluruh unit divisi Training

4 Kurangnya kesadaran akan Memudahkan dalam Remainder Mempermudah pengguna

budaya sharing Knowledge di pertukaran informasi dan dalam menentukan dan
divisi Training & pengambilan keputusan menginat jadwal serta tugas
Development karena mindset dalam menghadapi terkait disertai dengan batas
trainer yang beranggapan perosalan dengan lebih waktu penyelesaian tugas
bahwa sharing pengetahuan cepat tersebut
hanya berkisar pada unit
hotel mereka masing-masing,
sehingga sulit untuk
mendokumentasikan
pengetahuan dan saling
berbagi

5 Belum ada media yang Memudahkan pengguna Mail Memudahkan penyampaian

mendokumentasikan training-
training pada perusahaan,
sehingga perusahaan tidak
memiliki training history
karena selama ini laporan
hanya melalui email.
untuk menyimpan, informasi yang ada oleh
mengubah dan karyawan secara personal
menghapus Knowledge
sesuai dengan hak akses
pribadi dengan adanya
Contact Membantu dalam fungsi
Knowledge tacsonomy
Number pengelolaan dan penyimpanan
data pribadi karyawan.

12. Strukturisasi dan Pengelompokan Knowledge

Fitur-fitur yang ada secara keseluruhan bertujuan untuk mengelola Knowledge dalam divisi Training yang
mendukung proses penciptaan, penyimpanan, pendistribusian, dan pengkonversian Knowledge yang ada,
sehingga assetKnowledge yang dimiliki perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik dan bermanfaat untuk
pengembangan kompetensi karyawan serta pengembangan training terkait. Terdapat Sembilan fitur utama
ditambah dengan halaman login dan setting, dimana kesembilan fitur tersebut antara lain adalah : remainder,
document, report, forum, note of meeting, training history, news, mail dan contact member. Pada setiap fitur
pada rancangan tersebut memiliki field yang berbeda sesuai dengan konsep taxonomyKnowledge management,
yang bertujuan untuk memudahkan pencarian yang dilakukan oleh karyawan dan memudahkan proses
pembelajaran Knowledge yang ada. Strukturisasi dilakukan berdasarkan required field dan non-required field
serta pengelompokan field yang ada pada setiap fitur yang ada untuk memperjelas taxonomy fitur
tersebut.Berikut tabel 4.3 menjelaskan strukturisasi dan pengelompokan Knowledge pada tiap fiturnya.

No Fitur Name Required Field Non-Required Grouping by

1 Remainder • Task Type Fitur ini tidak terdapat Task type (meeting, report, training
• Task Name field tambahan task)
• Task to
 • Deadline
2 Document • Document title Search document • Category (corporate doc,
• Category document training doc)
• Sub category document • Sub category (General training,
• Upload document file Supervisory skill, Managerial
skill)
3 Report • Report title Search report • Category (monthly report, event
• Category report report)
• Sub category report • Sub category (Januari,
• Upload report February)
4 Forum • Forum title • Quicy reply content • Category (lounge, hr, training)
• Forum content • Quote the reply
5 Training • Training history title Search training • Category (training hours,
History • Category training history training track, another training)
• Sub category training • Sub category (training name)
• Upload history

6 Note of • Summary title Search note of meeting • Category (AII meeting, bi-
meeting • Category NOM monthly meeting)
• Sub category NOM • Sub category (january meeting,
• Upload meeting march meeting)
summary
7 News • News title Search news
• News Content
8 Contact • Full name Fitur ini tidak terdapat Category (sub division)
Number • Username field tambahan
• Password
• Employee id
• Email
• Phone number
• Sex
• Birth of date
• Position
• Address
9 Mail • Mail to Mail Cc To
• Subject Attachmen file
• Message
SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada divisi Training & Development HR perusahaan, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :

• Terdapat banyaknya knowledge dalam perusahaan khususnya divisi training and management yang masih
tersebar dan belum terdokumentasikan, Kurangnya budaya knowledge sharing antar personil training and
development HR, belum adanya media pengelolaan pengetahuan yang dapat dijadikan media pembelajaran
bagi para karyawan
• Memiliki karyawan yang berkualitas, ditambah dengan minat karyawan untuk meningkatkan knowledge
tinggi, serta modul-modul pelatihan yang ada cukup beragam untuk dijadikan sebuah knowledge database.
• KM web portal dirancang untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang tedapat di dalam divisi training &
development, antara lain meningkatkan budaya sharing knowledge melalui fitur forum, pendokumentasioan
knowledge dengan adanya training history serta penyebaran knowledge secara cepat dan merata melalui
fitur document dan modul pelatihan.
• Knowledge management web portal diharapkan dapat meningkatkan efektifitas penggunanan IT
perusahaan, efisiensi biaya pengembangan KM, efektifitas interaksi antar karyawan, efektifitas evaluasi
training, efektifitas employee maintenance, efektifitas training hours, efisiensi waktu penyusunan anggaran
pelatihan, efektifitas pencarian karyawan bertalenta, efektifitas pengendalian keamanan data, efektifitas
evaluasi report, efisiensi aktifitas pengiriman modul, efektifitas distribusi konten, dan efektifitas
komunikasi karyawan

Saran
Setelah melakukan penelitian pada divisi Training & Development Human Resources pada PT. Archipelago
International Indonesia, penulis menemukan masih banyaknya hal yang dapat dikaji lebih dalam dan dikembangkan
pada penelitian-penelitan selanjutnya dengan tujuan meningkatkan kualitas pelatihan karyawan serta hal terkait
lainnya pada area divisi tersebut antara lain:

• Perlu adanya evaluasi dan pengkajian lebih mendalam terkait efektifitas penerapan knowledge management
portal terhadap peningkatan kinerja karyawan dan pengelolaan pengetahuan yang ada dalam perusahaan.
• Sistem KM Portal dapat ditingkatkan menjadi media pembelajaran multimedia yang berisi modul-modul
pelatihan berbasis rekaman audio training maupun video training dalam rangka upaya peningkatan
efektifitas pelatihan karyawan.
• Kajian mengenai kemungkinan diterapkannya KM Portal ini tidak hanya pada area divisi Training &
Development HR saja, namun meluas ke area divisi lain dan perusahaan secara keseluruhan, dengan
perhitungan tingkat efektifitas dan efisiensi yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam pengembangan
knowledge management sebagai bagian dari rencana strategis perusahaan.
• Evaluasi keseluruhan mengenai dampak penerapan knowledge management web portal terhadap langkah
strategis perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis

REFERENSI

• Andriarto.,Rakhmat, Akhram., Phirsen, Raynaldo.,Widjaja,Yunus., Kumaradjaja, Richard.(2008).

Perancangan Sistem Knowledge Management Divisi HR & Services International Oil Company.
JurnalPiranti Warta, vol.11 (1), pp1-14.
• Armstrong, Michael (2012). Handbook of Human Resource Management Practice. Graphicraft Ltd.
• Bentley ,Lonnie D. and Whitten,Jeffrey L.(2007).Systems analysis and design methods. (7th Edition).
McGraw-Hill.
• Bergeron, Bryan. (2003). Essentials of Knowledge Management. John Wiley & Sons, inc
• Bernard, Alan., Tichkiewitch,Serge. (2008). Methods and Tools for Effective Knowledge Life Cycle-
Management. Berlin: Springer.
• Coper, C. (2006). Knowledge management &tourism. Annual of Tourism Research, 33(1), 47-64.
• Dalkir, Kimiz .(2005). Knowledge Management in Theory and Practice. Elsevier Butterworth–Heinemann
 • Debowski, Shelda. (2006). Knowledge Management. Melbourne and Sydney: John Wiley andSon Australia,
Ltd.
• Gjelsvik, M. (2002). Hotels as learning arenas. Scandinavian Journalof Hospitality and Tourism, 2 , 31-48.
• Gottschalk, Peter. (2005). Strategic Knowledge Management Technology.Norway: Idea
GroupPublishing.
• Halliin, C.A., &Marnburg, E. Knowledge management in the hospitality industry : A review of empirical
research. Tourism Management (2007).
• Hariandja, Marihot T.E. (2007). ManajemenSumberDayaManusia. Grasindo. Jakarta
• Kahle, E. (2002). Implication of “new economy” traits for the tourism industry. Journal of quality
assurance in Hospitality & Tourism, 2(2/4), 5-23
• Kuswadi.,Mutiara, Erna. (2004). Delapan Langkah dan Tujuh Alat Statistik untuk
PeningkatanMutuBerbasisKomputer. Elex Media Komputindo. Jakarta.
• Mathiasen, Lars, Andreas Munk – Madsen, Peter Axel Nielsen, Jan Stage. (2000). ObjectOriented Analysis
and Design.Aalberg Denmark: Marko Publishing ApS.
• Mathis, Robert L., Jackson, John H. (2006). ManajemenSumberDayaManusia. SalembaEmpat. Jakarta.
• Nonaka, Ikujiro. Ichijo, Kazuo (2007). Knowledge Creation and Management : New Challbenges for
Managers. New York: Oxford University Press.
• O'Brien, James A. George M. Marakas (2008). Introduction to Information Systems. (12thEdition).
McGraw-Hill.
• Probst, Gilbert., Steffen Raub, Kai Romhardt. (2004). Managing knowledge : Buildings ForSuccess.
Chichester, England: John Wiley & Sons.
• Sarwono, Jonathan (2006). Metode Penelitian Kuantitatif & Kualitatif. Graha Ilmu, Yogyakarta.
• Satzinger, John., Jackson, Robert., Burd, Stephen. (2009). Systems Analysis and Design: In a Changing
World. (5th edition). Boston: Course Technology.
• Schoomaker, Peter J. (2005). Army Knowledge Management and Information Technology.Department of
the Army Washington, DC. Washington DC.
• Shneiderman, Ben, Catherine Plaisant. ( 2010 ). Designing the User Interface StrategiesforEffective
Human-Computer Interaction. (5th edition). University of Maryland.
• Snell, Scoot.,Bohlander, George W. (2012). Managing Human Resources. South-Western Publishing Co.
• Strair, R., Reynolds, G. (2010). Principles of Information Systens: A Managerial Approach (9th edition).
Boston: Course Technology.
• Tobing, Paul L. (2007). Knowledge Management: Konsep, Arsitektur, dan Implementasi. Graha Ilmu.
Yogyakarta.
• Turban, Efraim., Volonino, Linda. (2010). Information Technology for Management:Transforming
Organizations in the Digital Economy (7th Edition). New Jersey: John Wiley & Sons,
• Umar, Husein. (2005). RisetSumberDayaManusiaDalamOrganisasi. GramediaPustakaUtama. Jakarta
• Widayana, Lendy. (2005). Knowledge Management MeningkatkanDayaSaingBisnis. Malang: Bayumedia
Publishing.
• [Http 1] Monika Suharko. (2012). MengukurBiayaPembuatan Website. 16 Juli 2012.
http://juniorindonesia.wordpress.com/2012/07/16/mengukur-biaya-pembuatan-website/

RIWAYAT PENULIS
Anindya Pratama Putra, lahir di kota Pematang Siantar pada 28 Februari 1989. Penulis menamatkan pendidikan
S1 di Binus University dalam bidang ilmu Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2013.