Nomor :

Revisi Ke :
Berlaku Tgl :

Prosedur Kerja

Pelatihan dan Seminar

Penanggung Jawab
Disiapkan Diperiksa Disyahkan
Koordinator Admen Ketua Akreditasi Kepala Puskesmas

Dwi Listiowati,S.Kep,NS Imam Satoto dr. Dian Hayu Noormawati

NIP.19810418 200903 2 007 NIP. 19690420 198903 2 014 NIP. 19780725 200801 2
018

DINAS KESEHATAN KABUPATEN WONOSOBO

Puskesmas Watumalang
Alamat : Jl. Kyai Jebeng Lintang No. Wonoroto Watumalang
 Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Di sahkan Oleh Kepala
Puskesmas
Rekanan
No. Kode :
Terbitan :
SPO No. Revisi :
Tgl. Mulai Berlaku :
Halaman : Dr. Dian Hayu Noormawati
UPTD PUSKESMAS NIP.19780725 200801 2 018
WATUMALANG

1. Tujuan Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan
dalam mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian
nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan
sistem manajemen mutu.
2. Kebijakan Dalam SOPSebagai pedoman dalam pelaksanaan pengendalian dokumen
dan pengendalian rekaman,

Pelaksanaan pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman harus

mengacu langkah-langkah dalam SOP

3. Dasar 1. ISO 9001:2008

Hukum/ 2. Pedoman Mutu
Referensi
4. Uraian A. Umum
Prosedur 1. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya verifikasi mutu
terhadap kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan
dan diperlakukan sebagai bukti bahwa sistem manajemen mutu telah
dilakukan efektif dan efisien,
2. Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja
dan Dokumen Eksternal tertentu yang dibutuhkan Puskesmas watumalang,
harus dikendalikan dengan menggunakan :

 Cap dengan tulisan “INDUK” berwarna merah untuk dokumen

mutu terbitan baru.

 Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk

dokumen mutu copy/ salinan resmi yang dikendalikan lalu
diberi ”NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan
daftar distribusi;

 Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah

untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan;

 Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah untuk

dokumen mutu Asli yang sudah tidak berlaku lagi
(kadaluwarsa);

3. Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam
Puskesmas Garung harus berada di tempat yang telah ditentukan serta
terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung
 jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku
saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi
harus segera disingkirkan.
4. Management Representatif bertanggung jawab untuk membuat dan
memelihara Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal maupun
Dokumen Eksternal untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak
sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin.
5. Management Representatif bertanggung jawab atas penyimpanan semua
dokumen mutu Asli, baik yang masih berlaku maupun kadaluwarsa, yang
meliputi dokumen mutu Asli Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi
Kerja, dan Formulir.
B. Pengendalian Dokumen Internal
6. Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal
berlaku meliputi :

 Pedoman Mutu;
 Prosedur Mutu;
 Instruksi Kerja;
7. Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal
berlaku adalah formulir, dikendalikan dengan menggunakan judul.
8. Management Representatif harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur
Mutu, dan Instruksi Kerja untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih
berlaku.
9. Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan
tanggung jawab Management Representatif .
10. Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan
ditandatangani oleh Management Representatif, Management
Representatif menyimpan formulir Asli untuk menunjukkan bahwa formulir
tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait.
11. Dokumen mutu Asli yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh
Management Representatif , sedangkan semua salinannya dimusnahkan
untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai.

C. Pengendalian Dokumen Eksternal

12. Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :

 Standar nasional/internasional;
 Buku-buku panduan
 Perda atau Surat Keputusan Bupati
13. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Management
Representatif.

D. Tanggung Jawab Dan Wewenang

 14. Setiap personil dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan
perubahan atas dokumen mutu yang sudah ada yang kemudian diserahkan
kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau
mengesahkannya.
15. Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/ mengesahkan
dokumen mutu internal adalah sebagai berikut:

Jenis Diperiksa
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Dokumen Oleh
Pedoman Mutu Iso Sekretariat Management Kepala Puskesmas
& Prosedur Mutu Representati
f
Prosedur Mutu Staf pada Bagian Koordinator Kepala Puskesmas
dan Instruksi masing-masing Bag
Kerja

E. Distribusi Dokumen
16. Management Representatif bertanggung jawab atas distribusi dokumen
seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta
memelihara Daftar Distribusinya.

17. Management Representatif harus menjamin bahwa dokumen mutu

yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang
kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu.
18. Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai
dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor
salinan dalam Pedoman Mutu).
F. Perubahan Dokumen
19. Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari
hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan
pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan
perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan.

20. Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan
Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan
terhadap dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan
revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang
terjadi antara revisi 00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02
dengan 01 dan seterusnya).
21. Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan
dimusnahkan, sedangkan dokumen Asli revisi lamanya tetap disimpan oleh
Management Representatif dan diberi cap “KADALUWARSA”. Kemudian,
Management Representatif mendistribusikan kembali dokumen tersebut
 dengan revisi baru.
22. Pejabat yang mempersiapkan dan menyetujui dokumen revisi adalah sama
dengan dokumen sebelumnya. Persetujuan oleh pejabat lain hanya
dimungkinkan atas dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.
G. Identifikasi Dokumen
23. Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut:

Jenis Dokumen Kode

Pedoman Mutu PDM

Prosedur Mutu PM

Instruksi Kerja IK

Formulir FM/ JUDUL

24. Identifikasi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja adalah sebagai
berikut:

a. Pedoman Mutu.
PDM-MR
Arti: PDM = Pedoman Mutu
MR =Manageman Representative
b. Prosedur Mutu
PM – PJ - NP
Arti: PM = Prosedur Mutu
PJ = Penanggung Jawab.
NP = Nomor Prosedur
c. Instruksi Kerja
IK – PJ - NP
Arti: IK = Intruksi Kerja
PJ = Penanggung Jawab
NP = Nomor Prosedur
d. Formulir/ Lampiran
FM – PJ --NP– NF
LAM-NL
Arti: FM = Formulir
PJ = Penanggung Jawa
NP = Nomor Prosedur
NF =NomorFormulir LAM
= Lampiran
NL = Nomor Lampiran
22. Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) pada kegiatan
Audit Internal / Tindakan Koreksi /Tindakan Pencegahan / Produk Tidak
 Sesuai.

NN – PJ – JK
Arti: NN = No. urut PTPP yang dihasilkan pada divisi / unit
kerja sbg. Pemilik Proses pada kegiatan tertentu.
PJ = Initial divisi / unit kerja sbg. Pemilik Proses
JK = Jenis kegiatan
Jenis kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

No INITIAL KETERANGAN

1 AI Audit Internal

2 TK Tindakan Koreksi

3 TP Tindakan Pencegahan

4 PTS Produk Tidak Sesuai

Singkatan dari unit kerja / bagian

No INITIAL KETERANGAN

1 MR Management Representatif

2 TU Tata Usaha

3 LKT Loket

4 BPU Balai Pengobatan umum

5 BPG Balai Pengobatan Gigi

6 GIZI Perbaikan Gizi

7 KIA Kesehatan ibu dan Anak

8 LAB Laboratorium

9 APT Apotek

10 PKPR Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja

11 PROMKES Promosi Kesehatan

12 HS Sanitasi

13 IMUN Imunisasi