RESUME

ADMINISTRASI PERKANTORAN/PERBEKALAN

OLEH :
MOHHAMMAD FARIDUDIN AL ATAR
202163201053

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SORONG
2023

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan rangkuman materi
mata kuliah Administrasi Perkantoran/ Perbekalan.

Resume ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Pemerintahan Desa.
Ucapan terima kasih kami tujukan kepada semua pihak yang telah berkontribusi,
diantaranya yaitu :
Dosen pengampu mata kuliah : Bapak Muhammad Arifin Abd. Kadir, S. Sos, S. TP, M. AP.
Kepala Kampung Maibo, Bapak H. Sudin Simurut beserta seluruh perangkat kampung.
Teman-teman yang selalu memberi dukungan serta pihak-pihak lain yang tidak dapat kami
sebut satu persatu.
Kami menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini, untuk itu
kami berharap adanya kritik dan saran dari pembaca sekalian agar makalah ini dapat
menjadi lebih baik lagi.
Harapan kami semoga makalah ini dapat memberikan informasi bagi pembaca sekalian dan
bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita
semua. Aamiin.

Sorong, 6 Januari 2023

Penulis

DAFTAR ISI
Halaman Judul
Kata Pengantar
Daftar Isi
1. ADMINISTRASI
2. RUANG LINGKUP DAN CIRI-CIRI TATA USAHA
3. ORGANISASI DAN RUANG LINGKUPNYA
4. MANAJEMEN PERKANTORAN
5. KOMUNIKASI PERKANTORAN
6. TATA RUANG KANTOR (LAYOUT)
7. ADMINISTRASI PERBEKALAN KANTOR
8. PENGELOLAAN ARSIP
9. PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN
10. LAPORAN MANAJERIAL
11. PENGAWASAN KANTOR
12. EFISIENSI PERKANTORAN

1. ADMINISTRASI
1.1 Pengertian Administrasi
Keseluruhan proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama antara dua
orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya, dimana rangkaian perbuatan penyelenggaraan ini
terbentang dari saat ditentukannya tujuan sampai tujuan tersebut terpenuhi.

1.2 Unsur-unsur dalam administrasi

● Adanya dua orang atau lebih, diartikan bahwa seseorang tidak dapat "bekerja
sama" dengan dirinya sendiri, karena itu harus ada orang lain yang secara
sukarela dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerja sama
tersebut.
● Adanya tujuan, dimana tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh
semua orang yang terlibat secara langsung dalam proses administrasi
tersebut.
 ● Tugas dan pelaksanaannya, agar setiap tujuan yang ingin dicapai harus
dilaksanakan oleh orang-orang yang terlibat dengan cara yang efektif dan
efisien.
● Peralatan/perlengkapan, yang ditentukan dengan melihat dari beberapa
faktor seperti jumlah orang yang terlibat, sifat tujuan yang hendak dicapai,
ruang lingkup serta aneka ragam tugas yang dikerjakan dan sifat kerjasama
yang dapat diciptakan dan dikembangkan.
Dari beberapa unsur tersebut ditarik kesimpulan bahwa semakin sedikit jumlah orang yang
terlibat, semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas-
tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan.

Dalam tata tertib pelaksanaan administrasi terdapat 8 proses penyelenggaraannya :

a. pengorganisasian, yaitu rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang
menjadi wadah setiap kegiatan dari usaha kerjasama yang bersangkutan.
b. manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan karyawan untuk bekerja sama dalam
memanfaatkan fasilitas kerja agar tujuannya tercapai.
c. tata hubungan, yaitu kegiatan menyebarkan warta atau informasi dari satu pihak ke
pihak lain dalam usaha kerjasama itu.
d. kepegawaian, yaitu rangkaian perbuatan untuk mengatur dan mengurus tenaga kerja
yang diperlukan untuk kerjasama itu.
e. keuangan, yaitu pengelolaan segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama itu.
f. perbekalan, rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur, mengarahkan, mendaftar,
memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama
tersebut.
g. tata usaha, yaitu kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha
kerjasama itu.
h. perwakilan, yaitu kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama itu.

2. RUANG LINGKUP DAN CIRI-CIRI TATA USAHA

2.1 Pengertian Tata Usaha
Tata Usaha merupakan salah satu bagian dari administrasi, seperti yang telah disebut
dalam proses penyelenggaraan administrasi bahwa Tata Usaha merupakan rangkaian
perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Yang dimaksud dengan
keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu atau peristiwa yang diperoleh terutama
melalui pembacaan atau pengamatan.

2.2 Peranan Tata Usaha

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi.
2. menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keselamatan

2.3 Ciri-ciri Tata Usaha

 1. Bersifat pelayanan
Bahwa Tata Usaha sebagai service work (pekerjaan pelayanan) yang mempunyai
fungsi memudahkan atau meringankan (facilities function), yang dilakukan untuk
membantu pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
Bahwa Tata Usaha dilaksanakan dimana pun seluruh bagian organisasi, baik dari
pucuk pimpinan hingga satuan organisasi terbawah.
3. Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi
Tata Usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam organisasi, tidak hanya menjadi
tugas pokok dari pegawai namun juga merupakan tugas dari pejabat pimpinan dalam
menggerakkan dan mengarahkan karyawannya.

3. ORGANISASI DAN RUANG LINGKUPNYA

3.1 Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu wadah yang berisi dia orang atau lebih yang saling bekerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. Secara tegas organisasi ditandai oleh :
● Adanya kelompok atau kumpulan orang yang saling terkait.
● Adanya hubungan yang harmonis dalam kerjasama.
● Hubungan kerjasama atas dasar penetapan hak, kewajiban dan tanggung jawab
tertentu.
Organisasi juga sebagai wadah dimana kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan
sebagai wadah dan bersifat statis. Organisasi juga sebagai proses yaitu menyoroti interaksi
antara orang-orang di dalam organisasi. Dalam interaksi terdapat 2 (dua) macam hubungan
yaitu :
1. formal organisasi, yaitu hubungan yang diwujudkan dalam struktur atau bagan
organisasi yang menunjukkan jabatan dan garis komando dari tingkat atas sampai ke
tingkat bawah organisasi.
2. informal organisasi, yaitu hubungan yang didasarkan pada personal relations,
kesamaan keahlian para anggota organisasi, kesamaan kepentingan dalam
organisasi, kesamaan hobi di luar organisasi.

3.2 Prinsip-prinsip organisasi

1. Adanya tujuan organisasi.
2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang dalam organisasi.
3. Adanya kesatuan arah (Unity of Direction), artinya setiap pekerjaan yang dilakukan
mengarah pada satu tujuan bersama dengan cara yang efektif dan efisien
4. Adanya kesatuan perintah (Unity of Command), artinya bahwa setiap pegawai
menerima instruksi dan pedoman dari seorang atasan serta melaporkan langsung
seluruh pekerjaan dan pertanggungjawaban kepada pimpinan atau atasan tersebut
5. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.
Wewenang (authority) adalah hak untuk membuat keputusan, mengarahkan orang
lain, dan menggunakan suatu sumber atau alat. sementara Tanggung jawab adalah
kewajiban melaksanakan tugas serta menggunakan alat yang telah dipercayakan
kepada seseorang.
6. Adanya pembagian tugas (Distribution of Work).
7. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan
dan koordinasi, pengawasan dan pengendalian.
 8. Adanya jaminan jabatan (Security of Tenure), artinya bahwa kelompok pimpinan
tidak boleh memperlakukan bawahannya dengan semena-mena, misalnya dalam
bentuk pemecatan tanpa alasan yang kuat.
9. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan yang
diberikan.

3.3 Perencanaan Organisasi

1. Menentukan tujuan apa yang ingin dicapai
2. Membagi pekerjaan dengan kegiatan-kegiatan kecil
3. Mengelompokkan kegiatan tersebut dalam kesatuan-kesatuan kecil
4. Menentukan tenaga kerja yang kompeten
5. Menyediakan fasilitas yang memadai
6. Berpola pada pemenuhan tujuan dan pembagian kerja
3.4 Masalah-masalah organisasi kontemporer/berkembang dan prediksi organisasi di masa
yang akan datang
beberapa masalah yang terdapat dalam suatu organisasi beserta prediksi mengenai apa
yang akan terjadi di masa yang akan datang diantaranya yaitu (1) masalah integrasi yg
meliputi isu insentif, penghargaan serta motivasi dari setiap individu, (2) masalah pengaruh
sosial, mengenai masalah kekuasaan dan bagaimana kekuasaan itu didistribusikan, (3)
masalah kolaborasi, tentang bagaimana menghasilkan mekanisme untuk mengendalikan
konflik, (4) masalah adaptasi, yang disebabkan oleh lingkungan yang tidak menentu, (5)
masalah revitalisasi, (6) masalah lingkungan yang tidak tentu, (7) pendidikan yang semakin
maju, yang mana organisasi dituntut untuk hadir ke ranah-ranah pendidikan sebab
mobilisasi penduduk sangat berpengaruh pada pendidikan, serta (8) perubahan nilai kerja.
Kesimpulan yang dapat diambil yaitu apapun bentuk organisasi harus mampu dan siap
dalam menghadapi perubahan sebab organisasi bersifat dinamis sesuai dengan
perkembangan jaman.

4. MANAJEMEN PERKANTORAN
4.1 Pengertian Manajemen
Menurut G. R. Terry, manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan
bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang ke arah tujuan organisasional atau
maksud-maksud yang nyata.

4.2 Fungsi Manajemen

Fungsi Manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan untuk manajer dalam melaksanakan
kegiatan mencapai tujuan. Fungsi-fungsinya yaitu : adanya planning atau perencanaan
sebagai pemakaian tujuan, kemudian organizing atau pengorganisasian sebagai pemastian
tugas, directing atau pengarahan untuk pemastian pelaksanaan, actuating yaitu
menggerakkan pekerja dan controlling atau pengawasan sebagai pemastian sasaran.

4.3 Unsur-unsur Manajemen

1. Man / Sumber Daya Manusia (SDM)
2. Money (Uang)
3. Material (Raw Material
4. Volume
5. Metode
 6. Market (Pasar)

4.4 Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah suatu proses mempengaruhi aktivitas kelompok dalam rangka
perumusan dan pencapaian tujuan.

4.5 Kinerja
Menurut Benardin dan Russel (1993:379), kinerja adalah suatu keluaran yang dihasilkan
oleh karyawan yang merupakan hasil dari pekerjaan yang ditugaskan dalam suatu waktu
tertentu.

Sterrs (1991:147) menyatakan ada tiga faktor yang mempengaruhi kinerja, antara lain :
1. kemampuan, merupakan kecakapan seseorang seperti kecerdasan dan
keterampilan
2. kepribadian, merupakan serangkaian ciri yang relatif mantap yang dipengaruhi oleh
keturunan dan faktor sosial, budaya dan lingkungan
3. minat, merupakan suatu valensi atau sikap kecenderungan positif atau negatif
terhadap kegiatan tertentu
4. latar belakang, berdasarkan keluarga, tingkat sosial dan pengalaman
5. demografi, dilihat dari usia dan jenis kelamin
6. organisasi.

5. KOMUNIKASI PERKANTORAN
5.1 Pengertian Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari Bahasa Inggris "communication" atau secara etimologis
bersumber dari bahasa Latin yaitu "communicatus". Komunikasi secara terminologis
merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang
lain.

Komunikasi Manusia
Menurut Ruben dan Stewart (1998:16) Komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan
individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat merespon
dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
Komunikasi memiliki lima unsur sebagai jawaban dan pertanyaan yaitu :
1. Komunikator ( siapa yang menyampaikan?)
2. Pesan (mengatakan apa?)
3. Media (melalui perangkat/ media/ perantara apa?)
4. Komunikasi (kepada siapa?)
5. Efek (dampaknya bagaimana?)

5.2 Ruang Lingkup Komunikasi dalam Organisasi

Dalam kehidupan manusia terdapat komunikasi antara satu sama lain. Pada kelompok atau
organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan karyawan/ bawahan. Diantara
kedua belah pihak harus ada two-way-communication atau komunikasi dua arah atau
komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerjasama untuk mencapai tujuan
organisasi.
Menurut Onong Uchayana, berdasarkan sifat dan jumlah komunikasi digolongkan menjadi
tiga kategori :
1. Komunikasi antar pribadi
2. Komunikasi Kelompok
3. Komunikasi Massa

5.3 Tata Cara Berkomunikasi

1- Communication Effectively
Lakukan komunikasi secara efektif. Hindari pemberian intruksi yang tidak jelas atau
ambigious (mengandung makna ganda).
2- Good Communication Erases Live Matters
Komunikasi yang didasari dengan pengertian yang baik dan bijaksana mampu meredakan
berbagai persoalan yang sedang terjadi.
3- Simplify Your Words
Menggunakan bahasa yang sederhana agar mudah dipahami oleh siapapun.
4- Use proper words in proper place
Menggunakan kata-kata yang sesuai dengan tempat dimana anda menyampaikan / tempat
dimana komunikasi sedang berlangsung.
5- Go down to earth when you speak
Gunakan cara berbicara yang merendah agar dapat diterima dan dimengerti oleh orang-
orang di sekitar
6- Keep your message simple and short
Sebaiknya jika kita meringkas apa yang akan kita sampaikan dalam kalimat-kalimat yang
singkat, padat, tepat dan memikat.
7- Focus on what you talk about
Fokus terhadap apa yang tengah dibicarakan, hindari apabila terdapat pertanyaan yang
tidak berkaitan dengan arah pembicaraan.
8- Your speech is your ads, so, be creative
kata-kata yang keluar dari mulut kita membentuk sebuah branding pada diri kita sendiri.
Ibaratnya kita menentukan image kita di hadapan orang lain berdasarkan apa yang kita
ucapkan.

9- Tell the reason why you speak about it

Ketika ingin menyampaikan sesuatu, ingatlah untuk selalu menyampaikan alasan atas apa
yang ingin sampaikan agar orang-orang dapat memahami gambaran dari informasi yang
akan disampaikan.

10- Speak without any borders

Berbicara dengan bebas tanpa ada tekanan dan ketakutan, namun harus sesuai dengan
etika. Dan apabila terdapat sesuatu yang membebani anda dalam menyampaikan suatu
informasi maka sebaiknya komunikasi segera dihentikan saja.

11- Consider community's values

Pertimbangan nilai-nilai yang hidup di masyarakat di mana kita sedang memberikan
pembahasan terhadap suatu hal.

12- Cancel the complicated matters

Sebaiknya menunda komunikasi apabila terdapat pembicaraan yang cukup rumit dan jika
anda belum sepenuhnya menguasai apa yang akan disampaikan.

13- Quote others to eassist your speech

14- Don't butt in!

Lebih baik banyak mendengar daripada berbicara sebab, dari mendegar itulah semua
informasi dapat kita ambil bukan dari ketika kita berbicara.

5.4 Alat-alat komunikasi

● Internet
● Telepon
● Handphone
● Fax
● Pager
● Push to Talk

5.5 Komunikasi dengan surat

Urusan surat-menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau
kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.
° Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam surat menyurat :
● Pengirim surat yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan lewat surat
● Penerima surat adalah orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat
● Pesan adalah surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya
● Saluran yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diinformasikan dalam ragam
bahasa tulis dan disajikan dalam format surat sesuai dengan keperluan.

° Fungsi Surat
● Kelebihan lain dari surat adalah karena fungsinya sebagai wakil pribadi, kelompok
atau organisasi lain.
● Sebagai dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan atau surat
tugas.
● Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau
yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan.
● Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan, serta
● Dokumen historis yang memiliki nilai sejarah, misalnya untuk menelusuri peristiwa
penting masa lalu.

° Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sarana komunikasi antara

lain :
● Kecepatan
● Kecermatan
● Keselamatan
● Kerahasiaan
● Warkat
● Kesan
 ● Biaya

6. TATA RUANG KANTOR (LAYOUT)

6.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah Tata Ruang Kantor berasal dari Bahasa Inggris, yaitu "Office Layout" atau sering
disebut Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan
sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.

6.2 Tujuan Tata Ruang Kantor

● Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efisien
untuk keperluan pekerjaan.
● Menambah semangat kerja pegawai
● Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor.
● Mempermudah pengawasan.

6.3 Pedoman dan Azas Tata Ruang Kantor

Pedoman dalam menyusun Tata Ruang Kantor
1. Pekerjaan di kantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jarak terpendek
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. Pihak luar yang datang mendapatkan kesan yang baik tentang kantor tersebut
6. Susunan tempat kerja diubah sewaktu-waktu diperlukan

Azas-asaz penataan ruang kantor yang baik :

1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang
memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek-
pendeknya.
2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang
yang ada termasuk ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang
kantor tersebut.

7. ADMINISTRASI PERBEKALAN KANTOR

7.1 Pengertian Perbekalan Kantor
Perbekalan Kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada di dalam kantor
baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

7.2 Macam-macam Peralatan/ Perbekalan Kantor

1. Perabot Kantor, yaitu segala macam barang kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga dapat diartikan segala
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor. Contohnya meja, kursi, lemari penyimpanan dll.
 2. Peralatan/ Perlengkapan Kantor, adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan. Terdiri dari barang habis pakai
(kertas, amplop, pita mesin dsb) dan barang tidak habis pakai (penggaris, stapler,
gunting dsb).
3. Mesin-mesin kantor, segala macam mesin di kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor. Contohnya Komputer, Printer, Mesin Fotocopy dsb.
4. Pesawat Kantor, segala macam alat komunikasi di dalam kantor yang digunakan
untuk mengadakan komunikasi baik dalam kantor maupun dengan pihak luar.
Contohnya Intercom, Telepon, Fax dsb.
5. Interior Kantor, yaitu semua jenis barang yang fungsinya untuk menghias ruangan
kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Contohnya lukisan, lampu, bunga dll.

7.3 Pemeliharaan Peralatan/ Perlengkapan Kantor

Barang-barang Peralatan/ Perlengkapan Kantor baik yang ada di dalam gudang maupun
yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan
juga untuk memperpanjang usia usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran
kantor.

8. PENGELOLAAN ARSIP
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi
maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas
organisasi, arsip organisasi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip
yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik
sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

8.1 Pengertian Arsip

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam
bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/
lembaga/ badan/ perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Secara etimologis, arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu archeon, arche yang dapat
bermakna permulaan, asal, tempat, kekuasaan dan juga berarti bangunan/ kantor.

8.2 Tipologi Arsip

Tipologi arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi arsip. Bentuk media
arsip dapat berupa kertas, film, suara, maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan arsip
seperti berikut :
1. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip berupa teks yang ditulis di kertas
atau disebut juga arsip konvensional.
2. Arsip pandang dengar (audio-visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan
didengarkan.
3. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu
format dan untuk memprosesnya membutuhkan perangkat komputer.

8.3 Sistem-Sistem Kearsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad numerik/ nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan
nomor sebagai identitas arsip yang terkait
9. PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN
9.1 Pengertian Kas
Kas adalah uang tunai dimana seluruh aktiva yang liquid dapat direduksi, atau alat
pertukaran yang dapat diterima bank untuk disimpan seperti koin, uang kertas, uang lainnya,
cek, sertifikat, cek kasir dan uang deposito

Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong
ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya efisiensi
operasi, melindungi aktiva perusahaan dari penborosan. Kecurangan dan pencurian, serta
menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.
Prosedur-prosedur pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan
perusahaan lainnya dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan
besarnya perusahaan. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian intern yang pokok
dapat diterapkan pada semua perusahaan. Terdapat 7 prinsip pengendalian intern yang
pokok, meliputi :
1. Penetapan tanggung jawab secara jelas
2. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
3. Pengangsuransian kekayaan dan karyawan perusahaan
4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva
5. Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan
6. Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan)
7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen

10. LAPORAN MANAJERIAL

10.1 Sistem Pelaporan
Menurut pengertian secara umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil
serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai
suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi.
Tujuan umum setiap laporan manajerial adalah menyampaikan informasi dalam lindungan
suatu organisasi. Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam
organisasi atau berdasarkan suatu penugasan dari pimpinan organisasi.

10.2 Susunan dan Unsur Laporan

Kerangka laporan menurut George R. Terry.
● Summary of Findings (ringkasan hasil-hasil penemuan)
● Methodology (metode penyelidikan yang menghasilkan laporan tersebut)
● Detailed Results (hasil-hasil terperinci)
● Appendix (lampiran, yaitu bahan-bahan pendukung laporan)

10.3 Langkah-langkah Pelaporan

● Interpreting the terms of reference (menafsirkan kerangka acuan)
● Making a list of the main jobs to be done (membuat suatu daftar tentang tugas-tugas
kerja utama yang harus dilakukan)
 ● Timetabling these jobs with an estimated date or time of completion of each
(menetapkan jadwal bagi tugas-tugas kerja utama yang harus dilakukan)
● Collecting the material in accordance with the timetable (menghimpun saham sesuai
dengan jadwal itu)
● Sorting and evaluating the material while it is being collected (memilah dan menilai
material sewaktu material itu sedang dihimpun)
● Evaluating and arranging the material when all is collected (menilai dan mengatur
material setelah semuanya terhimpun)
● Drafting, writing, and revising the report (merancang, menulis, dan menyempurnakan
laporan).

11. PENGAWASAN KANTOR

11.1 Pengertian Pengawasan/ Pengontrolan
Pengontrolan atau Pengawasan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa,
mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan
rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.
Pengontrolan semata-mata dilakukan untuk mencegah terjadinya kekeliruan dan bukan
mencari-cari kesalahan atau penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindarkan sebelum
terlambat.

11.2 Peranan Pengawasan/ Pengontrolan

● untuk mengetahui apakah sesuatu harus berjalan sesuai rencana yang telah
digariskan
● untuk mengetahui berbagai kesulitan, kelemahan dan kekurangan yang mungkin
timbul dalam pelaksanaan pekerjaan.
● untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien
● untuk mencari jalan keluar apabila ternyata dijumpai berbagai kesulitan atau
kegagalan ke arah perbaikan

11.3 Formulir
Formulir adalah lembaran kartu atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah
dipersiapkan terlebih dahulu yang dicetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis,
atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat, atau menyampaikan informasi yang
diperlukan.

Kegunaan Formulir
● Membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan
● Menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan,
dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan dan penunjukan data.
● Menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan atau
baku
● Memudahkan pemakaian ganda, sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan
prosedur-prosedur
● Memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan memudahkan penyimpanan
serta penunjukan di kemudian hari.

Pengendalian Formulir
 ● Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas
● Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standarisasi
● Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana.

12. EFISIENSI PERKANTORAN

12.1 Pengertian Efisiensi
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan
hasilnya. Cara bekerja efisien adalah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang
hendak dicapai. Azas efisiensi bagi Tata Usaha yaitu : azas perencanaan, azas
penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan.

12.2 Penerapan Efisiensi dalam kantor

● Pemakaian pikiran untuk mencapai cara yang termudah
● Pemakaian tenaga untuk mencapai cara yang paling ringan
● Pemakaian waktu
● Pemakaian ruang
● Pemakaian benda