MATERI 2 - CHANGE MANAGEMENT

Menit 00.00 - 20.00

● Why do we have to change? → pandemic, business environment (eksternal dan internal,

market share berubah)
● The only thing constant is change → pandemic catalyst small home industry → butuh
ekspedisi
● Survivors aren’t the smartest or the strongest, but the most adaptable one
● What is perubahan/ change?
○ Menjadi lain (berbeda) dari semula
○ Bertukar (beralih, berganti) menjadi sesuatu yang lain
○ To make a different in some particular
○ To make radically different
○ To replace with another
● Change management/ manajemen perubahan
○ A collective term for all approaches to prepare and support individuals, teams
and organizations in making organizational change - proses terus menerus
memperbaharui organisasi berkenaan dengan arah, struktur, dan kemampuan
untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari padar, pelanggan dan para
pekerja itu sendiri
○ A systematic approach to dealing with the transition or transformation of an
organization’s goals, process or technologies - sebuah pendekatan terstruktur
yang digunakan untuk membantu baik individu, tim maupun organisasi untuk
transisi dari kondisi saat ini menuju kondisi baru yang lebih baik
● Purpose of change management
○ Untuk mempertahankan keberlangsungan hidup perusahaan, baik itu jangka
pendek maupun panjang
○ Untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungan internal
(sikap tenaga kerja, perubahan strategi korporasi, perubahan teknologi dan
peralatan, dan lainnya), serta di lingkungan eksternal (perubahan pasar,
peraturan, hukum, kebijakan pemerintah, teknologi, dan lainnya)
○ Untuk memperbaiki efektivitas perusahaan agar dapat bersaing di pasar ekonomi
modern. Upaya ini termasuk perbaikan efektivitas tenaga kerja, perbaikan sistem
dan struktur organisasi dan implementasi strategi perusahan
○ In sum: to implement strategies for effecting change, controlling change and
helping people to adapt to change
● Tipe perubahan
○ Evolusioner → gradual, inkremental, fokus
○ Revolusioner → mendadak, drastis, keseluruhan
● Orde pertama
○ Perubahan incremental
○ Dapat melibatkan penyesuaian sistem, proses, struktur
 ○ Tetapi tidak melibatkan perubahan fundamental pada strategi, nilai inti atau
identitas perusahaan
○ Perubahan orde pertama menjaga dan mengembangkan organisasi
○ Berubah untuk mendukung keberlangsungan organisasi
○ We have to change to stay the same
○ Skala kecil, incremental, adaptive
○ Inisiatif personal yang diarahkan menjadi perubahan lokal biasanya terjadi ketika
seimbangnya atribut organisasi berikut;
■ Strong leadership (autocratic organizations discourage initiative)
■ Bureaucratic system (meritocratic organizations constrain individual
initiative)
■ Teamwork (social club organizations discourage individual initiative)
● Orde kedua
○ Perubahan diskontinu
○ Transformational, radical
○ Mengubah perusahaan pada intinya secara fundamental
○ We have to move in order to arrive at a new position
○ Tidak mengembangkan, tetapi mentransformasi organisasi
○ Skala besar, disruptive
○ Contoh;
■ Delayering → mengurangi jumlah level vertikal pada organisasi
■ Network/alliances → melibatkan kolaborasi strategi internal dan eksternal
■ Outsourcing → aktivitas yang bukan merupakan kompetensi perusahaan
yang sebaiknya diserahkan pada pihak lain
■ Disaggregation → memecah organisasi menjadi unit bisnis yg lebih kecil
■ Empowerment/pemberdayaan → pengenalan mekanisme untuk
menyediakan otoritas, sumberdaya dan mendorong pegawai untuk
mengambil tindakan
■ Flexible work groups → untuk tujuan khusus yang akan dibubarkan atau
dibentuk ulang setelah tugasnya selesai
■ Short-term staffing → bagi mereka yang dikontrak singkat untuk
mengerjakan tugas/ masalah yang spesifik
■ Pengurangan batasan internal dan eksternal → untuk mendorong
komunikasi dan berbagi sumberdaya

Menit 20.00 - 40.00

● Tipe-tipe transformasi
○ Tipe 1: transformation → cth: dari wirausaha ke manajemen profesional
○ Tipe 2: revitalisasi → pengurangan sdm, bahan baku, ongkos produksi
○ Tipe 3: visioner → melibatkan perubahan visioner
● Jenis perubahan
○ Downsizing: penghematan, pengurangan skala usaha, dan pengurangan lingkup
 ○ Perubahan teknologi: enterprise resource planning, customer relationship
management, wireless technology, six sigma, dan business process
reengineering
○ Merger dan akuisisi: kapasitas berlebihan, ekspansi pasar bertetangga, investasi
produk/pasar baru, RnD, dan penyatuan untuk membentuk industri baru
● Types of downsizing
○ Tipe penghematan:
■ sentralisasi atau spesialisasi operasi perusahaan untuk mempertahankan
atau meningkatkan produktivitas
■ praktik reengineering dan menghilangkan pekerjaan serta fasilitas yang
tidak diperlukan
○ Tipe pengurangan skala (downscaling):
■ perubahan permanen pada pegawai serta kapasitas sumber daya
tangible/terlihat
■ mengurangi skala ekonomis perusahaan dan competitive market share
○ Tipe pengurangan lingkup (downscoping):
■ perusahaan mendivestasi aktivitas atau pasar tempat ia beroperasi
■ dilakukan dengan mengurangi diferensiasi vertikal dan horizontal
● Tantangan perubahan dari downsizing:
○ Penolakan pegawai
○ Sindrom mereka yang bertahan
○ Komunikasi
○ Penyesuaian budaya
○ Pemilihan teknik restrukturisasi
● Tipe perubahan teknologi
○ Tipe Enterprise Resource Planning (ERP)
■ Menyediakan platform bagi seluruh organisasi yang mengkonsolidasi
kebutuhan perusahaan → cth: SAP, Peoplesoft, Oracie, dan JD Edwards
○ Tipe Customer Relationship Management (CRM)
■ Memungkinkan organisasi untuk menguji kebutuhan konsumennya
dengan melacak informasi terkait dengan penjualan
■ Dapat membuat perkiraan permintaan yang lebih efektif di masa depan
○ Tipe Wireless Technology
■ Perangkat yang memancarkan informasi dari titik-titik tertentu ke titik
pusat untuk mengumpulkan data
○ Tipe Business Process Reengineering (BPR)
■ Cara mengelola perubahan yang membutuhkan pengecekan menyeluruh
pada seluruh praktik bisnis dan dapat diimplementasikan melalui
perubahan teknologi
○ Tipe Six Sigma
■ Proses quality control yang dimonitor melalui informasi statistik mengenai
terjadinya cacat produksi
● Tantangan perubahan dalam teknologi baru
○ Goal synthesis
 ○ Choice of technology
○ Identifying political barriers
○ The it team
○ Communication
○ Time frame: short or long term
○ Contingency planning
● Tipe Merger dan Akuisisi
○ Tipe kapasitas berlebihan
■ Perusahaan yang mengakuisisi memiliki kesempatan untuk mengurangi
kapasitas yang berlebih dan mengkonsolidasi operasi dalam industri yang
lebih matang
○ Tipe Ekspansi pasar bertetangga
■ Dilakukan sebelum industri matang
■ Sebagai peningkatan manfaat bagi perusahaan yang diakuisisi melalui
biaya overhead yang lebih rendah dan meningkatnya nilai bagi konsumen
○ Tipe investasi produk baru atau pasar baru
■ Terjadi ketika dua perusahaan saling berharap mengeksplorasi
keunggulan perusahaan lainnya untuk memperluas jajaran
○ Tipe research and development
■ Meningkatkan posisi di pasar dengan lebih cepat
○ Tipe menyatukan untuk menciptakan industri baru
■ Ketika sumber daya dari dua perusahaan disatukan untuk meluncurkan
industri baru di luar industri kedua perusahaan sebelumnya
Menit 40-53

Adapting to Change Curve

- Stage 1: Shock or Denial, fear, Confusion
- Stage 2: Resistance; Anger, Devensife
- Stage 3: Exploration; Experiment and Meaning
- Stage 4: Adaption & Commitment

SIgmoid Curve / S Curve

- Berubah sebelum decline phase

Jenis Perubahan
Rutin, Darurat (Pandemi), Mutu/Standar (dari GMP jadi ISO), Radikal, Kondisi Makro (inflasi)

Change Management Strategy

- Transformasi
- Turn Around
- Crisis Management

Change Management Level

- Individual Change
- Organizational Change
- Business Skill Change

Tahapan Manajemen Perubahan

- Tahap 1: Identifikasi Perubahan; mengenal kebutuhan perubahan dan identifikasi tipe
perubahan
- Tahap 2: Perencanaan Perubahan: Diagnostik Situasional Teknik, Pemilihan Staregi
Umum
- Tahap 3: Implementasi Perubahan; Pencairan, Perubahan, Pembekuan Integritas
- Tahap 4: Evaluasi Umpan Balik: Pengumpulan Data, Evaluasi Data dan Umpan Balik

Kotter’s 8 Step Change Model

- Create a climate for change; create urgency -> form a powerful coallition ->
create a vision for change
- Engaging & enabling the organisation; communicate the vision -> empower
action -> create quick wins
- Implementing & sustaining for change -> build on change, make it part of the
culture