KB 2 Pertumbuhan Organisasi dan Birokrasi

A. ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI

Berbagai penelitian telah dilakukan untuk menemukan penyebab terjadinya
pertumbuhan organisasi. Beberapa alasan yang dianggap paling penting adalah berikut ini.
1. Keinginan untuk Menjadi Lengkap (Organizational Self-Realization)
Para pemimpin organisasi umumnya mempunyai keinginan agar organisasi menjadi lebih
lengkap, mempunyai kegiatan yang lebih luas, dan mampu mencapai tujuan. Keseluruhan
alasan tersebut menyebabkan organisasi mengalami pertumbuhan.
2. Mobilitas Para Eksekutif
Organisasi yang mengalami pertumbuhan merupakan tempat bekerja yang menarik bagi para
eksekutif. Organisasi yang maju biasanya dianggap lebih bergengsi dan umumnya mampu
memberikan imbalan yang lebih besar. Pertumbuhan tersebut memberikan macam-macam
tantangan maupun kesempatan maju bagi para eksekutif sehingga apabila organisasi tidak
tumbuh, para eksekutif akan mencoba mencari tempat kerja yang dianggap lebih menarik.
3. Faktor Ekonomis
Pertumbuhan organisasi mampu membawa berbagai jenis keuntungan finansial. Volume
produksi yang tinggi menyebabkan ongkos-ongkos akan berkurang karena skala ekonomi
dapat dicapai atau bahkan dilampaui. Keuntungan bertambah, terutama Jika ukuran yang
lebih besar mampu memberikan kekuatan yang lebih tinggi dalam persaingan.
4. Kemampuan Menjaga Kelangsungan Hidup (Survival)
Menjaga kelangsungan hidup mungkin merupakan alasan yang paling utama dalam
pertumbuhan organisasi. Organisasi harus tumbuh membesar jika ingin tetap terjamin
kelangsungan hidupnya. Organisasi tidak dapat tetap hidup tanpa menjadi lebih besar karena
organisasi lain yang merupakan saingan selalu berusaha untuk tumbuh.

B. TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI

Salah satu model pertumbuhan organisasi diperkenalkan oleh Greiner. Greiner
mempelajari pertumbuhan organisasi untuk mengetahui titik-titik kritis yang harus dilalui
dalam pertumbuhan tersebut. la juga menunjukkan bahwa organisasi akan mengalami
kesulitan jika strukturnya tidak sesuai dengan tahapan pertumbuhan yang sedang dialam oleh
organisasi itu. Greiner menamakan periode sebelum dan sesudah setiap titik kritis sebagai
tahapan pertumbuhan.

Tahapan Pertama: Pertumbuhan melalui Kreativitas

Pada tahapan ini organisasi baru saja berdiri. Perhatian terutama dipusatkan untuk
menciptakan suatu produk tertentu yang dianggap sesuai bagi organisasi, dan juga
kemampuan bertahan dalam menghadapi persaingan.
Tahapan Kedua: Pertumbuhan melalui Pengarahan
Jika krisis kepemimpinan telah berhasil dilampau, berarti bahwa organisasi telah memiliki
pimpinan yang kuat dan mulai merumuskan arah maupun sasaran yang jelas. Organisasi
mulai dipecah menjadi bagian-bagian dengan hierarki wewenang, penugasan, dan pembagian
kerja yang jelas.
Tahapan Ketiga: Pertumbuhan melalui Pendelegasian
Pada tahapan ini, sebagian wewenang telah didelegasikan secara resmi kepada pimpinan
tingkat bawah, dan mulai terasa adanya desentralisasi dalam organisasi.
Wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar mulai diberikan kepada para pimpinan
tingkat menengah dan bawah.
Tahapan Keempat: Pertumbuhan melalui Koordinasi
Jika tahapan sebelumnya telah terlewati, berarti organisasi telah mencapai tingkat koordinasi
yang baik. Dalam organisasi telah tersedia staf profesional atau spesialis yang menguasai
program pengembangan organisasi secara keseluruhan shingga dapat digunakan untuk
mengarahkan semua kegiatan bagian-bagian organisasi sesuai dengan rencana keseluruhan
tersebut.
Tahapan Kelima: Pertumbuhan melalui Kerja Sama/Kolaborasi
Suasana baru akan tumbuh dalam organisasi yang telah berhasil melewati krisis birokrasi,
yaitu munculnya semangat kerja sama/kolaborasi.

C. HUBUNGAN KARAKTERISTIK ORGANISASI DAN PERTUMBUHAN

Tahapan-tahapan pertumbuhan organisasi, seperti yang ditemukan oleh Greiner
tersebut terjadi pada saat yang berbeda, sesuai jenis organisasinya. Daft memanfaatkan
temuan ini untuk menggambarkan tahapan pertumbuhan kebanyakan organisasi yang akan
melalui 3 tahapan utama, yaitu Periode Bayi, Periode Remaja, dan Periode Dewasa'.
1. Periode Bayi
Organisasi baru berdiri, berukuran kecil dan bersifat tidak birokratis. Organisasi hanya
diarahkan oleh seorang pimpinan tunggal, yang juga menetapkan struktur maupun sistem
pengendalian maupun pengawasan. Usaha organisasi terutama dipusatkan pada kegiatan
untuk mempertahankan kelangsungan hidup, yaitu dengan membuat satu jenis
produk ataupun jasa.
2. Periode Remaja
Organisasi mulai bersifat birokratis. terjadi penambahan jumlah staf penunjang dengan
prosedur-prosedur yang bersifat lebih formal, dan adanya pembagian kerja yang lebih jelas.
Pimpinan mulai mendelegasikan sebagian wewenangnya, dan mengimbanginya dengan
penggunaan sistem pengawasan formal. Organisasi juga mulai mengembangkan produk atau
jasa lain yang sejenis dengan produk atau jasa semula shingga membentuk satu rangkaian
produk atau jasa sejenis (product line).

3. Periode Dewasa
Organisasi sudah dewasa (matang), berukuran besar, bersifat birokratis, dan menggunakan
sistem pengawasan, sistem pengendalian maupun prosedur-prosedur kerja yang baku pada
semua bagiannya. Pimpinan organisasi sering kali membentuk berbagai tim, yang bekerja
melangkahi struktur formal untuk mencegah semakin birokratisnya organisasi. Pada periode
ini para pemimpin organisasi sudah merasa sangat terganggu oleh birokrasi, dan mereka juga
berusaha untuk berpikir dan bertindak dengan acuan kepentingan organisasi secara
keseluruhan.

KB 3 Birokrasi dan Performansi Organisasi

A. PERFORMANSI EKONOMIS
John Child meneliti sejumlah perusahaan di Inggris untuk melihat hubungan tingkat
birokrasi perusahaan-perusahaan tersebut dengan performansi ekonomisnya. Child meneliti
hubungan antara tingkat birokrasi dan performansi ekonomis organisasi dengan mengontrol
variabel ukuran dari organisasi itu. Penelitian ini, akhirnya menyimpulkan bahwa pada
organisasi yang berukuran besar terdapat hubungan yang erat antara performansi
ekonomisnya dengan birokrasi, sementara perusahaan yang mencoba untuk tetap tidak
birokratis mempunyai performansi yang tidak cukup baik.

B. PANDANGAN BERBEDA MENGENAI PERFORMASI DAN

BIROKRASI
Penelitian Child mengukur performansi organisasi dengan menggunakan tingkat
keuntungan dan indikator ekonomis lainnya. Jika performansi tidak diukur dengan indikator
ekonomis, tetapi dengan kepuasan karyawan, kualitas manajemen maupun indikator lainnya,
ternyata terdapat pandangan yang saling bertentangan mengenai manfaat birokrasi.
Organisasi berukuran besar sering kali dikritik karena dianggap menghambat kelancaran
proses dalam masyarakat, misalnya karena dianggap kaku dan tidak manusiawi. Dari pihak
lain, organisasi birokratis sering juga dianggap baik karena mampu menciptakan keadaan
yang menguntungkan.
1. Kepuasan Karyawan
Organisasi birokratis sering dikritik karena mempunyai peraturan, standarisasi, dan
spesialisasi yang dianggap berlebihan sehingga dipandang akan mengurangi spontanitas,
menghambat kebebasan, dan menghambat munculnya kreativitas. Birokrasi dianggap tidak
memberikan kesempatan bagi perkembangan diri pribadi karyawan, memandang karyawan
secara tidak manusiawi sehingga akan menimbulkan ketidakpuasan dalam bekerja, dan
menurunkan prestasi. Birokrasi juga sering kali dianggap salah karena menciptakan pekerjaan
yang sempit, rutin, dan sederhana (karena adanya spesialisasi), yang dianggap tidak
memberikan tantangan yang cukup besar sehingga karyawan menjadi tidak kreatif dan tidak
bersemangat. Tetapi dari pihak lain, birokrasi dapat mengurangi ketidakpastian shingga
menguntungkan bagi karyawan.
2. Perubahan
Birokrasi juga sering dianggap sebagai penghambat untuk mencapai performansi organisasi
yang baik. Perubahan lingkungan yang cepat tidak dapat dikuti oleh organisasi birokratis
karena sifatnya yang kaku, adaptasinya yang buruk, dan juga responsnya yang lambat.
Pendapat tersebut juga dibanth oleh sebagian orang yang berpendapat bahwa justru
birokrasilah yang sesuai pada lingkungan yang mengalami perubahan. Birokrasi dikatakan
akan menyebabkan munculnya perilaku yang seragam dan bisa diduga sebelumnya dalam
suatu organisasi.
3. Manajemen
Organisasi besar yang bersifat birokratis, sering kali sulit untuk dikelola dengan baik. Tidak
ada seorang pun anggota organisasi yang mampu memahami organisasi secara keseluruhan.
Suatu bagian sering kali tidak mengerti mengenai apa yang terjadi di bagian lainnya.
Rumitnya organisasi juga menyebabkan koordinasi serta pengawasan dari puncak organisasi
juga sulit dilaksanakan dengan baik. Para pimpinan harus mempercayakan kedua kegiatan ini
pada karyawan staf dan penunjang yang masing-masing juga umumnya hanya mengerti
sebagian kecil dari permasalahan keseluruhan organisasi.

C. KONDISI YANG SESUAI UNTUK ORGANISASI YANG TIDAK

BIROKRATIS
Birokrasi memang dapat memberikan beberapa macam keuntungan, tetapi sebaiknya
tidak digunakan pada organisasi yang berukuran kecil, pada organisasi yang anggotanya
sebagian besar terdiri dari para ahli (profesional), dan pada organisasi yang berada di
lingkungan yang tidak stabil.
1. Organisasi Berukuran Kecil
Pada organisasi berukuran kecil, pengendalian dan pengawasan terhadap keseluruhan
organisasi bisa dilakukan secara pribadi oleh pimpinan melalui interaksi langsung dengan
para bawahannya. Oleh karena itu, organisasi kecil tidak perlu birokratis, dan dapat dikelola
secara baik tanpa aturan yang terlalu banyak maupun dokumen tertulis yang terlalu
berlebihan.
2. Adanya Karyawan Ahli (Profesional)
Profesionalisme didefinisikan sebagai lamanya pendidikan dan pengalaman para karyawan.
Oleh karena pendidikan dan latihannya yang berlangsung lama, para profesional ini biasanya
menginginkan juga performansi yang tinggi.
3. Lingkungan yang Tidak Stabil
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa pola perubahan lingkungan berpengarub terhadap
karakteristik internal organisasi. Jika perubahan itu cepat, organisast akan bersifat organik,
fleksibel, dan informasi mengalir secara bebas. Kondisi ini berlawanan sekali dengan
karakteristik birokrasi dimana organisasi bersifat kaku dan teratur. Oleh karena itu, apabila
lingkungan berubah dengan cepat, birokrasi tidak sesuai untuk digunakan. Jika lingkungan
agak stabil, barulah birokrasi bermanfaat

D. KEMUNDURAN (DECLINE) ORGANISASI

 Salah satu penghambat untuk mempelajari kemunduran organisasi karena kesulitan
memperoleh data. Perusahaan-perusahaan yang sedang mengalami kemunduran pada
umumnya enggan untuk memberikan keterangan mengenai perusahaannya. Oleh karena itu,
perusahaan-perusahaan yang sedang mundur jarang diteliti karena data sulit diperoleh. yang
mendefinisikan kemunduran (decline) organisasi sebagai berkurangnya jumlah anggota atau
karyawan organisasi atau terjadi penurunan profit, penurunan anggaran ataupun penurunan
jumlah klien.
1. Penyebab Kemunduran Organisasi
Whetten mengidentifikasikan 4 alasan terjadinya kemunduran organisasi:
a. Atropi organisasi
Atropi terjadi apabila organisasi sudah tua. Organisasi yang sudah berusia lanjut akan
mengalami penurunan efisiensi dan juga organisasi akan "kehilangan otot".
Organisasi sudah terlalu biasa mengalami sukses sehingga tidak pernah lagi harus bertarung
dan akhirnya kehilangan ketajamannya.
b. Vulnerability
Organisasi tidak memiliki kemampuan yang memadai untuk memanfaatkan lingkungannya.
Hal ini terjadi karena ukuran organisasi terlalu kecil atau organisasi belum berdiri cukup
mantap sehingga mudah terganggu oleh perubahan lingkungan (misalnya perubahan selera
konsumen, persaingan tidak sehat, dan sebagainya).
c. Kehilangan legitimasi
Organisasi juga bisa kehilangan legitimasinya karena hal-hal berikut.
a. Produk yang dihasilkan oleh organisasi ternyata tidak dihargai masyarakat.
b. Produk yang dihasilkan oleh organisasi ternyata bertentangan dengan nilai-nilai yang
berlaku di masyarakat, misalnya tidak sengaja menjual biskuit beracun ataupun yang
membuat anak-anak sekolah muntah-muntah.
d. Entropi lingkungan
Kapasitas lingkungan berkurang, lingkungan menjadi miskin sehingga tidak mampu lagi
mendukung keberadaan organisasi. Akibatnya, organisasi terpaksa mengurangi kegiatannya
atau perlu mencoba menemukan ceruk pasar yang lain agar bisa bertahan hidup.
2. Menanggulangi Kemunduran
Kemunduran merupakan perubahan yang tidak dinginkan oleh organisasi, tetapi kadang-
kadang memang terpaksa dihadapi. Cara paling baik untuk menghadapi kemunduran ini
adalah dengan mencoba membatasi kerugian, yaitu dengan melakukan penyesuaian diri
terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Penyesuaian diri terhadap kondisi lingkungan ini
sering kali terpaksa dilakukan dengan mengurangi ukuran organisasi. Karena itu sering kali
terjadi konflik dalam organisasi yang sedang mengalami kemunduran, yaitu karena perbedaan
pendapat yang muncul berkaitan dengan penetapan pihak yang harus dipotong dari
organisasi.
Cara lain untuk menanggulangi kemunduran ini adalah dengan inovasi, berusaha menemukan
cara yang lebih tepat atau lebih efisien dalam memanfaatkan berbagai jenis sumber yang
semakin langka pada lingkungan yang berubah, misalnya dengan mewajibkan semua
karyawan mematikan lampu penerangan pada lorong dan ruang kantor yang
tidak berpenghuni.