“Menangkan Hati Konsumen”

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk

Evaluasi Penerimaan Uang Setoran Hasil Penjualan Toko
Departemen Finance
di Cabang Cileungsi

Penyusun : Wilson Manullang - Auditor

Mentor : Veri
Imantyo - Audit Manager Regional V

Corporate Audit Division

 “Menangkan Hati Konsumen”

2018
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNya
sehingga makalah ini dapat tersusun hingga selesai. Tidak lupa saya juga
mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan dari pihak yang telah
berkontribusi khususnya mentor bapak Veri Imantyo dan tim Corporate Audit
cabang Cileungsi dengan memberikan sumbangan baik waktu maupun
pikirannya.
Makalah ini memaparkan pelaksanaan proses audit departemen Finance
mengenai Evaluasi Penerimaan Uang Setoran Hasil Penjualan Toko Pada
Cabang Cileungsi periode 04 Juli 2018 s.d. 09 Agustus 2018. Mulai
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam proses
audit sampai dengan hasil audit. Dengan harapan dapat menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca makalah ini.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman, saya yakin
masih banyak kekurangan dalam makalah ini, oleh karena itu saya sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempuranaan makalah ini.

Cileungsi, September 2018

2
 “Menangkan Hati Konsumen”

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .......................................................................................................... 2

Daftar isi..................................................................................................................... 3

I. Pendahuluan............................................................................................................ 4

1. Tujuan dan Tanggung Jawab Jabatan................................................................. 4

2. Tolak ukur Penilaian Kerja................................................................................. 5

II. Pembahasan........................................................................................................... 6

1. Pelaksanaan Audit Departemen.......................................................................... 6

2. Monitoring / Tindak Lanjut................................................................................13

3. Koordinasi Manajemen.......................................................................................14

III. Kesimpulan..........................................................................................................15

3
 “Menangkan Hati Konsumen”

BAB I
PENDAHULUAN

1. Tujuan dan Tanggung Jawab Jabatan

Tujuan Jabatan Koordinator

Berkoordinasi dengan tim dalam menjalankan kontrol internal atas sistem
dan implementasi fungsi operasional bisnis perusahaan dicabang, agar sejalan
dengan kebijakan dan prosedur yang sudah ada, guna mendukung aktivitas bisnis
perusahaan agar berlangsung lebih efektif dan efisien.
Tanggung Jawab Jabatan Coordinator
• Berkoordinasi dengan tim dalam pendistribusian schedule audit, guna
mencapai efektivitas target yang ditetapkan.
• Melaksanakan pemeriksaan atas implementasi seluruh sistem dan prosedur
operasional (termasuk transaksi dan penggunaan biaya, dll) yang
dilaksanakan oleh setiap departemen, agar dapat sesuai dengan system dan
prosedur yang telah ada.
• Memastikan finalisasi laporan hasil audit beserta hasil interpretasinya, dan
meyampaikannya kepada atasan sesuai jadwal yang ditetapkan.
• Memonitor dan melakukan supervise bawahan dalam menjalankan audit
toko dan audit departemen agar berlangsung secara efektif.
• Melaporkan seluruh kegiatan audit bulanan kepada atasan dengan data
lengkap dan tepat waktu.
• Menyampaikan/menginformasikan berbagai kendala (non teknis) dalam
menjalankan kegiatan audit kepada atasan dicabang, guna menemukan
solusi permasalahan.
• Menghubungi pihak ketiga guna mengkonfirmasi laporan audit.
• Menjalankan asistensi manager (atasannya) dalam melaksanakan audit
departemen yang melibatkan level Manager (sebagai surveillance).

4
 “Menangkan Hati Konsumen”

2. TOLAK UKUR PENILAINAN KERJA

a. Pelayanan Pelanggan: Usaha untuk memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan.
b. Memonitor dan Mengevaluasi: Kemampuan mengontrol pelaksanaan
perencanaan kerja dan mengevaluasi hasilnya agar sesuai dengan target
perencanaan yang telah ditetapkan.
c. Berpikir Analisis: Kemampuan untuk memahami situasi/ masalah dan
menguraikan menjadi bagian – bagian yang lebih spesifik (5actor – 5actor
yang mempengaruhinya) serta menemukan penyebab utama
permasalahannya.
d. Kerjasama Tim: Kemauan menjadi bagian dari suatu tim dalam
melaksanakan suatu tugas.
e. Berpikir Konseptual: Kemampuan memahami pola hubungan, situasi
masalah dan informasi yang beragam secara terintegrasi untuk menciptakan
konsep – konsep baru.

5
 “Menangkan Hati Konsumen”

BAB II
PEMBAHASAN

Audit Departemen
Proses pelaksanaan audit departemen periode Juli – September 2018 dimana objek
yang diambil adalah departemen Finance. Dimana proses pelaksanaan audit
departemen adalah:
 Pemilihan departemen yang akan dilakukan evaluasi dengan dasar tertentu.
 Penyusunan audit program yang melingkupi tujuan audit, lingkup yang
akan di evaluasi (proses bisnis), langkah kerja, personil (PIC) serta waktu
yang dibutuhkan untuk proses evaluasi.
A. Tujuan Pemeriksaan:
Melakukan evaluasi atas pengelolaan uang setoran hasil penjualan toko, mulai
dari proses serah terima uang penjualan, penghitungan dan penyimpanan serta
kondisi sarana penunjang di Cashier Collection sampai dengan disetor dan
diterima di bank rekening perusahaan.
B. Lingkup Pemeriksaan
1. Pemeriksaan dilakukan pada tanggal 04 Juli 2018 s.d. 09 Agustus 2018
dengan berpedoman pada:
a. SAT/SOP/OP/012 tentang Prosedur Setoran Uang Penjualan di Toko
Alfamart.
b. SAT/KEB/FA/057 tentang Kebijakan Cashier Collection.
c. SAT/SOP/FA/017 tentang Prosedur Tindak Lanjut Setoran Penjualan
Toko Di Finance
2. Pemeriksaan dilaksanakan dengan metodologi sebagai berikut:
a. Pemeriksaan data, dokumen dan administrasi (desk audit):
 Rekap hasil penjualan toko.
 Laporan Penyimpangan Toko (LPT) periode 14 Mei 2018.
 Absensi kopel (kotak peluru).
b. Pemeriksaan lapangan (field audit):

6
 “Menangkan Hati Konsumen”

 Melakukan cash opname ke cashier collection, petty cash dan toko

periode pemeriksaan.
 Konfirmasi dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait (Chief
of Store, Assitant Chief of Store, Area Manager, Officer Cashier
Collection, Coordinator Cashier Collection, Coordinator Finance,
Finance Administration Manager).

C. Gambaran Umum
Secara garis besar berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya Departemen
Finance cabang yaitu melakukan monitoring kelola terhadap uang setoran
penjualan toko mulai dari serah terima uang, penghitungan dan penyimpanan
sampai dengan disetor dan diterima serta tercatat di rekening perusahaan,
berikut total Laporan Penyimpangan Toko:

LPT Tunai Periode 14 Mei 2018

Area Manager / Jumlah Average Per
No KS Tunai
MRM Toko Toko
1 Yayat Rahmat H 290,484,137 89 3,263,867
2 Rosi Erdiansa 191,139,160 71 2,692,101
3 Supriadi 176,555,576 78 2,263,533
4 Nur Alim 173,449,441 84 2,064,874
5 Iip 167,870,974 80 2,098,387
6 Husnul Haryanto 150,025,546 75 2,000,341
7 Wiwit Rahmanto 140,950,129 84 1,677,978
8 Youdy Sutrisna 75,730,501 64 1,183,289
9 Denny Rachmat 2,288,650 5 457,730
Grand Total 1,368,494,114 630 2,172,213

D. Executive Summary
Berdasarkan hasil evaluasi kas opname toko atas Laporan Penyimpangan Toko
(LPT) periode 14 Mei 2018 yang dilakukan pada 28 toko reguler dan 5 toko
Stock Point (SP). Terdapat pelanggaran integritas (budaya 2I dan 3K) berupa
penggelapan dan pending atas uang penjualan toko yang dilakukan oleh
pejabat toko, AC, MRC, MRO, (COS/ACOS) dan crew toko. Adapun detil
penyimpangan adalah sebagai berikut:
1. Terdapat penggelapan yang dilakukan dengan sengaja oleh 23 personel
toko (COS/ACOS/Crew) dan 19 personel SSP(MRO/SMRO/MRC) senilai
Rp365.855.918,00.

7
 “Menangkan Hati Konsumen”

2. Terdapat pending sales yang terjadi di 11 toko sampling senilai

Rp216.792.215,00 dengan rata-rata waktu penyetoran 1-137 hari dari
tanggal sales yang seharusnya disetorkan,
3. Terjadi penjualan manual senilai Rp165.051.525,00 yang terjadi pada 6
toko sampling oleh 12 personel toko dan SSP.
4. Terdapat selisih minus karena terjadi perampokan yang belum dilakukan
penyelesaian sesuai dengan mekanisme yang ada senilai Rp28.188.570,00.
5. Terdapat selisih minus Rp127.519.686,00 dikarenakan dokumen/berkas
yang belum lengkap yang terjadi pada 10 toko sampling, sehingga pihak
Finance masih menerbitkannya sebagai LPT.
6. Hasil cash opname yang dilakukan pada tanggal 04 Juli 2018, untuk
cashier collection plus Rp5.000,00 dan petty cash selisih plus Rp622,00.

8
 “Menangkan Hati Konsumen”

E. Detil Temuan
1. Terdapat penggelapan yang dilakukan dengan sengaja oleh 25 personel
toko (AC/COS/ACOS/Crew) dan 19 personel SSP (MRO/SMRO/MRC)
yang terjadi pada 21 toko sampling sehingga perusahaan mengalami
kerugian senilai Rp365.649.379,00. Dimana modus yang dilakukan adalah
melakukan pending uang penjualan yang selanjutnya digunakan oleh
pelaku untuk kepentingan pribadi. Kondisi ini terjadi dikarenakan
lemahnya pengawasan dari atasan (AM/MRM) atas KS/LPT yang terjadi
dimana dept. Finance telah menerbitkan KS/LPT setiap hari.
Terjadinya pelanggaran integritas (Budaya 2I & 3K) di atas, baik penggelapan
uang hasil penjualan/ transaksi maupun pemalsuan bukti transaksi untuk
kepentingan pribadi termasuk unsur pelanggaran berat, dimana tercantum pada
Peraturan Perusahaan: Pasal 45 ayat 6 poin b (iv), sehingga diancam sanksi
berupa pemutusan hubungan kerja.

9
 “Menangkan Hati Konsumen”

Daftar Toko Melakukan Penggelapan

Tgl Nilai Jumlah
No Kode Toko KS/LPT
Observasi Penggelapan Pelaku
1 EB11 Rawa Ilat/F 23-May-18 17,363,731 16,222,934 1
2 EB08 Duta Mekar Asri 23-May-18 14,395,450 7,545,450 1
3 J788 Pegangsaan Dua 23-May-18 14,739,402 7,389,402 1
4 J559 I Gusti Ngurah Rai/F 23-May-18 20,272,000 422,000 1
5 E935 Dayeuh 23-May-18 99,692,456 312,703 1
6 J721 Bekasi Timur Raya 6 24-May-18 17,341,758 17,341,758 2
7 J165 Kejaksaan Pdk Bambu /F 24-May-18 17,435,000 304,400 1
8 JA35 Cibubur Country/F 25-May-18 11,263,875 850,000 1
9 ED61 Akses Tol Jt Warna/F 25-May-18 11,550,168 600,168 2
10 EF68 Ceger/F 25-May-18 8,453,286 503,285 1
11 X532 Raffl es Hill/F 25-May-18 19,465,001 360,000 1
12 EH32 Grand Melati/F 25-May-18 11,950,000 246,790 2
13 J802 Swadaya Raya/F 28-May-18 1,560,000 16,442,166 1
14 J945 Raden Inten 28-May-18 700,000 530,000 2
15 C517 Cibarusah 3 5-Jun-18 33,015,716 32,660,716 1
16 CC39 Firdaus Residence/F 5-Jun-18 2,244,000 522,800 1
17 ED41 Plaza Pondok Gede 11-Jun-18 12,862,654 2,801,021 1
18 J959 Hankam 4 11-Jun-18 10,245,000 139,000 1
19 CD88 SP Patriot 2-Jul-18 - 13,207,186 2
20 J911 SP KRT Rajiman 2-Jul-18 70,000 5,583,900 1
21 EH97 SP Kelapa Nunggal 3-Jul-18 298,850 227,320,000 7
22 J832 SP Cipinang Jaya Raya 6-Jul-18 2,000 6,840,000 1
23 J219 Curug Kalimalang 18-Jul-18 1,072,500 7,503,700 1
JUMLAH 325,992,847 365,649,379 34

2. Terdapat pending sales yang terjadi di 11 toko sampling senilai

Rp216.792.215,00 dengan rata-rata waktu penyetoran 1-137 hari dari
tanggal sales yang seharusnya disetorkan, hal ini dilakukan dengan sengaja
melakukan penundaan atas uang penjualan oleh pejabat toko.
Daftar Toko Melakukan Pending Uang Penjualan

Tgl Lama Pending Pending Jumlah

No Kode Toko
Observasi (Hari) Setoran Pelaku
1 EH62 Mekar Sari 23-May-18 1 4,010,000 1
2 J559 I Gusti Ngurah Rai/F 23-May-18 34 475,000 1
3 J165 Kejaksaan Pdk Bambu /F 24-May-18 22 435,240 1
4 J825 Balai Pustaka Baru /F 24-May-18 14 100,000 1
5 EI09 Trace Yogie 3 24-May-18 137 100,000 1
6 JA35 Cibubur Country/F 25-May-18 1 10,613,875 1
7 X532 Raffl es Hill/F 25-May-18 88 591,100 1
8 J927 Bambu Apus/F 25-May-18 21 5,000 1
9 C517 Cibarusah 3 5-Jun-18 26 85,000 1
10 EH97 SP Kelapa Nunggal 3-Jul-18 4 193,877,000 7
11 J527 Kalimalang 2 18-Jul-18 1 6,500,000 1
JUMLAH 216,792,215 17

10
 “Menangkan Hati Konsumen”

3. Terjadi penjualan manual senilai Rp165.051.525,00 yang terjadi pada 6

toko sampling dimana pejabat toko secara sengaja melakukan transaksi
produk promosi dan belum ditransaksikan sampai dengan saat observasi
audit.
Daftar Toko Melakukan Penjualan Manual
Tgl Penjualan
No Kode Toko Pelaku
Observasi Manual
1 J165 Kejaksaan Pdk Bambu /F 24-May-18 90,000 1
2 EF71 Mabes TNI/F 25-May-18 4,917,600 1
3 JA35 Cibubur Country/F 25-May-18 1,347,800 1
4 CD88 SP Patriot 2-Jul-18 70,734,375 2
5 J911 SP KRT Rajiman 2-Jul-18 2,597,000 1
6 EH97 SP Kelapa Nunggal 3-Jul-18 32,736,000 6
7 J832 SP Cipinang Jaya Raya 6-Jul-18 52,628,750 1
JUMLAH 165,051,525 13

4. Terdapat selisih minus karena terjadi kelalaian oleh personel toko yan
terjadi pada 2 toko, sehingga perusahaan dirugikan senilai
Rp28.188.570,00 atas uang penjualan, dimana pada kondisi tersebut tidak
dilaporkan ke pihak LP dan personel toko membuat kesepakatan dengan
Area Manager untuk melakukan pengembalian atas kerugian perusahaan
dengan cara mencicilnya.
Daftar Kerugian Perusahaan Karena Kelalaian Personel Toko
Tgl Tgl
No Kode Toko Kerugian
Observasi Kejadian
1 J080 Tipar Cakung 3 23-May-18 31-Jan-18 25,788,570
2 EB08 Duta Mekar Asri 23-May-18 14-May-18 2,400,000
JUMLAH 28,188,570

5. Terdapat selisih minus Rp127.519.686,00 dikarenakan dokumen/berkas

yang belum lengkap yang terjadi pada 10 toko sampling atas kondisi
tersebut sehingga pihak Finance masih menerbitkannya sebagai LPT.

11
 “Menangkan Hati Konsumen”

Daftar Toko Berkas Tidak Lengkap

Tgl
No Kode Toko Berita Acara
Observasi
1 E935 Dayeuh 23-May-18 95,809,753
2 EH62 Mekar Sari 23-May-18 7,408,500
3 J165 Kejaksaan Pdk Bambu /F 24-May-18 13,435,000
4 J825 Balai Pustaka Baru /F 24-May-18 1,495,100
5 J927 Bambu Apus/F 25-May-18 119,700
6 EF68 Ceger/F 25-May-18 50,000
7 C517 Cibarusah 3 5-Jun-18 100,000
8 ED41 Plaza Pondok Gede 11-Jun-18 7,316,633
9 J959 Hankam 4 11-Jun-18 75,000
10 EH96 SP Jatisari Permai 9-Jul-18 1,710,000
JUMLAH 127,519,686

6. Hasil cash opname yang dilakukan pada tanggal 04 Juli 2018, untuk
cashier collection plus Rp5.000,00 dan petty cash selisih plus Rp622,00.
Kondisi tersebut dikarenakan varian penghitungan uang receh dan tidak
telitinya pihak Cashier Collection dalam penghitungan dana receh.

Tanggapan Auditee (BM; bpk. Rinekso Widyanto)

1. Temuan audit dibenarkan, untuk toko SSP sudah diselesaikan oleh
MRO dan MRC sedangkan toko reguler terjadi pelanggaran.
2. Temuan audit dibenarkan dan selisih pada toko SSP dikarenakan
barang sudah ditransaksikan.
3. Temuan audit dibenarkan, selisih toko Tipar Cakung 3 karena
kelalaian personel toko kunci brankas yang ditinggal dan sudah
diganti oleh tim toko dan selisih toko Duta Mekar Asri disebabkan
karena adanya hipnotis dan pihak toko sudah menggantinya.
4. Temuan audit dibenarkan, penjualan yang belum ditransaksikan
oleh personelMRO untuk meningkatkan sales dan pada toko reguler
karena transaksi promo yang ditransaksikan sebelum periode promo
(JSM) tidak dibenarkan pada SOP.
5. Temuan audit dibenarkan, untuk selisih ini disebabkan karena
adanya miss-komunikasi dan kelengkapan administrasi antara pihak
cashier collection dengan pihak toko.
6. Temuan audit dibenarkan, selisih masih tidak material.

12
 “Menangkan Hati Konsumen”

Rencana Tindakan Perbaikan (BM; bpk. Rinekso Widyanto)

1. Akan diberikan sanksi administrasi untuk yang melanggar SOP dan
ditingkatkan kembali pengawasan ke tim oleh leadernya masing-
masing memberikan sosialisasi mengenai "do & don't ke seluruh
karyawan.
2. Untuk Toko SSP ditingkatkan sidak brankas oleh finance dan
manager SSP.
3. Pihak cashier collection dan finance lebih ditingkatkan kroscek
LPT sehingga tidak terjadi selisih antara operation dengan finance.
4. Sanksi LPT bila lebih dari 1 bulan akan dilakukan pending BBM
online.
5. Untuk 6 toko reguler sedang proses BAP dari pihak LP dan selisih
KS fisik akan diselesaikan.
Rekomendasi:
 Area Manager/Member Relation Manager harus melakukan
pengwasan atas LPT/KS yang telah diterbitkan oleh dept. Finance
dan rutin melakukan cash opname saat melakukan kunjungan ketoko
 Perlunya diambil tindakan cepat dan tegas atas pelanggaran yang
telah dilakukan personel yang terlibat.

Monitoring / Tindak Lanjut Hasil Audit

Rekomendasi / Tindakan Perbaikan Tanggal
No Deskripsi Monitoring
1 Memberikan sanksi kepada personel yang 20-Aug-18
melakukan pelanggaran integritas
2 Melakukan pengawasan yang ketat atas LPT/KS 20-Aug-18
yang belum diselesaikan oleh Area Coordinator
3 Melakukan cash opname terhadap toko reguler 20-Aug-18
dan SSP oleh atasan (AC/AM/MRC/MRM)setiap
melakukan kunjungan dan toko-toko yang
memiliki KS/LPT tertinggi
Tindak Lanjut
Tanggal Tindakan Perbaikan
14-Aug-18 Untuk 6 personel saat ini telah
dilakukan pemeriksaan di pihak LP.
27-Aug-18 Melakukan pending BBM online
Area Coordinator atas toko-toko
yang memiliki KS/LPT.
27-Aug-18 AM dan MRM melakukan sidak atas
keuangan ditoko saat melakukan
kunjungan.

Koordinasi Manajemen

13
 “Menangkan Hati Konsumen”

Berkoordinasi dengan manajemen cabang (BM/DBM) untuk menyampaikan

progres hasil audit dengan tujuan agar hasil audit dapat segera ditindaklanjuti
dan diperbaiki dengan harapan agar tidak terjadi lagi kejadian yang sama
dikemudian hari sehingga perusahaan tidak dirugikan.

BAB III
KESIMPULAN

Untuk mendapatkan hasil dan tujuan audit yang optimal maka diperlukan
perencanaan yang tepat dan memahami proses bisnis yang menjadi objek audit,
serta melakukan monitoring terhadap komitmen auditee dalam melakukan
perbaikan atas hasil audit sehingga proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur
perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan

14
 “Menangkan Hati Konsumen”

Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang baik dari semua pihak
selama pelaksanaan audit ini.

Cileungsi, September 2018

Divisi Corporate Audit

15