Presented by KELOMPOK 4

STRATEGIC
PROCUREMENT
RPS WEEK 3
Endah Anggini Putri - 21070120130132
Novia Alamanda - 21070120130149
TABLE OF CONTENTS
1 Penyusunan Spesifikasi
2 Jenis Kebutuhan
3 Perbedaan Spesifikasi Produk dan
Spesifikasi Jasa
4 Studi Kasus
 INTRODUCTION
Peran fungsi pembelian & pasokan adalah untuk memenuhi
persyaratan/spesifikasi barang dan jasa yang tidak dapat
atau tidak diinginkan oleh organisasi – secara internal.
Untuk mencapai hal ini, pembelian & pasokan harus dapat
menentukan apa persyaratan/spesifikasi ini dan
menentukannya sedemikian rupa sehingga apa yang akhirnya
dibeli memenuhi kebutuhan perusahaan.
PENYUSUNAN
SPESIFIKASI
DAN JENIS
KEBUTUHAN
 PENDAHULUAN
Tujuan menentukan spesifikasi adalah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pemasok agar dapat
memenuhi harapan pengguna dengan andal.
Spesifikasi yang tidak jelas atau salah dapat mengakibatkan:
1. Gangguan dan keterlambatan pasokan produk atau layanan (misalnya disebabkan oleh waktu yang
dihabiskan untuk memberikan informasi tambahan dan klarifikasi atau memperbaiki kesalahan
dengan pemasok).
2. Biaya tambahan yang timbul dari produk atau layanan yang tidak berkinerja sesuai kebutuhan
(misalnya biaya untuk memperbaiki kinerjanya).
 TIPE PERSYARATAN
Persyaratan Operasional
Persyaratan operasional adalah persyaratan
yang diperlukan untuk menjaga organisasi tetap
berjalan setiap hari, seperti komponen untuk lini
produksi, perlengkapan pemeliharaan, atau alat
tulis untuk kantor. Mereka umumnya digunakan
atau dikonsumsi dalam waktu satu tahun.
Persyaratan Modal
Persyaratan modal adalah aset yang tidak
dikonsumsi dalam menjalankan organisasi
sehari-hari dan yang memiliki harapan hidup
lebih dari setahun. Contohnya termasuk mesin
fotokopi, kendaraan pengiriman, mesin
produksi, dan bangunan.
 JENIS KEBUTUHAN
Ketika menetapkan pembelian mana yang diperlukan (apakah operasional atau modal), perusahaan harus
mempertimbangkan kebutuhan berbagai fungsinya. Ini bisa berupa:
Fungsi langsung, terlibat langsung dalam pembuatan dan / atau pengiriman produk atau layanan kepada
pelanggan akhir.
Mendukung fungsi, menyediakan layanan, dan melakukan kegiatan (seperti akuntansi untuk mendukung
fungsi langsung.
Persyaratan fungsi langsung sebagian besar akan berkaitan dengan produksi produk/layanan yang ditawarkan
oleh perusahaan. Namun, fungsi langsung mungkin juga memerlukan item yang tidak berorientasi produksi
secara langsung, misalnya, layanan pelatihan tentang cara menggunakan perangkat lunak komputer baru.
 JENIS KEBUTUHAN
Pembelian Produksi
Pembelian produksi adalah pembelian yang
merupakan bagian langsung dari barang yang
diproduksi oleh suatu perusahaan atau terlibat
langsung dalam proses produksi. Mereka
termasuk, misalnya, bahan dan komponen dan
peralatan terkait produksi.
Pembelian Non- Produksi
Pembelian non-produksi adalah pembelian yang tidak
membentuk bagian langsung dari barang yang
diproduksi oleh suatu perusahaan atau merupakan
bagian dari proses produksi. Mereka termasuk mesin
dan peralatan non-produksi, item MRO (pemelihara-
an, perbaikan dan operasi) (misalnya suku cadang,
peralatan dan bahan bakar) dan persediaan.
EMPAT KLASIFIKASI PERSYARATAN
1. Persyaratan operasional untuk produksi
2. Persyaratan modal untuk produksi
3. Persyaratan operasional untuk non-produksi
4. Persyaratan modal untuk non-produksi.
 SPESIFIKASI

Dengan istilah "spesifikasi

pembelian" yang dimaksud
adalah semua informasi yang
perlu dikomunikasikan
kepada pemasok.
Spesifikasi pembelian terdiri
dari berbagai elemen,
seperti yang diilustrasikan
dalam diagram berikut.
MENENTUKAN PRODUK/LAYANAN YANG DIPERLUKAN
Dalam hal produk yang dibeli, di sini mungkin melihat hal-hal seperti tingkat kualitas atau
apa yang seharusnya dilakukan barang tersebut, yaitu fungsinya. Kemudian mungkin juga
ingin menentukan desain, kapasitas, keandalan kinerja, proses manufaktur tertentu yang
diperlukan, kemudahan penggunaan, daya tahan dan persyaratan pemasangan. Persyaratan
khusus dalam hal kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas, atau keramahan dan
pembuangan lingkungan, juga dapat dimasukkan.
Dalam hal layanan yang diperlukan, nanti akan mempertimbangkan output atau hasil apa
yang diharapkan dari layanan tersebut.
 MENENTUKAN KUANTITAS DAN PENGIRIMAN
Menentukan kuantitas dan pengiriman berarti menyatakan berapa banyak produk atau
layanan tertentu yang diperlukan, dan kapan dan di mana diperlukan untuk disediakan oleh
pemasok. Ini mungkin berlaku untuk satu persyaratan, atau serangkaian persyaratan yang
dijadwalkan dari waktu ke waktu. Setiap variasi yang dapat diterima dalam jumlah dan
pengiriman juga harus ditentukan.
Titik pengiriman jelas akan berpengaruh pada lead-time pemasok, yaitu waktu antara
menerima pesanan pembelian dan pemenuhannya. Lead-time harus diminimalkan, pembeli
mungkin juga ingin menentukan metode transportasi yang akan digunakan. Misalnya,
pengiriman melalui udara akan jauh lebih cepat daripada transportasi darat.
MENENTUKAN LAYANAN DAN RESPONSIVITAS PEMASOK
Pembeli mungkin perlu menentukan tingkat dukungan dan layanan yang diperlukan untuk
disediakan oleh pemasok, menggunakan langkah-langkah objektif.
Responsivitas dapat ditentukan sebagai berikut:
Layanan helpdesk akan tersedia 24 jam per hari, setiap hari".
"Jawaban atas pertanyaan tertulis yang akan diberikan dalam waktu dua hari".
Persyaratan pemeliharaan dan perbaikan juga harus ditentukan. Misalnya, spesifikasi servis
seperti "teknisi perbaikan akan berada di lokasi dalam waktu 12 jam setelah pemberitahuan
kerusakan" mungkin diperlukan.
INFORMASI LAIN YANG AKAN DIBERIKAN KEPADA PEMASOK
Ada informasi lain tertentu yang harus dimasukkan dalam spesifikasi pembelian, seperti
narahubung dan detail, informasi dasar tentang perusahaan pembelian dan rangkaian
produk/layanannya, dan detail tentang apa yang ingin dicapai sehubungan dengan pembelian
tertentu. Ini akan membantu pemasok untuk lebih memahami persyaratan.
Setiap persyaratan legislatif khusus (misalnya terkait dengan standar kesehatan,
keselamatan, dan lingkungan atau peraturan impor) yang harus dipatuhi oleh pemasok juga
harus ditentukan. Jika organisasi pembeli mengharuskan pemasok untuk mematuhi
kebijakannya sendiri (misalnya sosial, lingkungan, etika, dll.) hal ini harus ditunjukkan dengan
jelas, dan salinan kebijakan yang diberikan jika perlu.
 PERBEDAAN
SPESIFIKASI
PRODUK DAN
SPESIFIKASI JASA
 SPESIFIKASI PRODUK
Ada banyak jenis spesifikasi produk yang perlu diketahui.
Merek dan Nama Dagang
Merek atau nama dagang adalah bentuk sederhana dari spesifikasi produk. Nama merek memberikan informasi khusus
sehingga cukup untuk mengomunikasikan kepada pemasok apa yang diperlukan.
A. Keuntungan menggunakan nama merek
Mereka memungkinkan komunikasi yang jelas, ringkas dan tidak ambigu tentang apa yang dibutuhkan.
Mereka mudah digunakan dan produk umumnya segera tersedia.
Kualitas umumnya dapat diandalkan, karena perusahaan menghabiskan banyak uang untuk mempromosikan merek
mereka. Oleh karena itu, mereka tidak akan mengambil risiko mengkompromikan citra merek mereka dengan
menyediakan produk atau layanan di bawah standar.
B. Kerugian menggunakan nama merek
Produk bermerek cenderung lebih mahal daripada produk tidak bermerek.
Persaingan umumnya dibatasi dan mungkin hanya ada satu pemasok yang dapat memasok.
Pemasok dapat mengubah spesifikasi dasar tanpa mengubah nama merek atau mengkomunikasikan perubahan
tersebut kepada pelanggan.
 SPESIFIKASI PRODUK

Kode Pemasok/Industri
Semakin banyak pemasok dan sektor industri telah mengembangkan kode terperinci yang juga dapat digunakan pembeli untuk menentukan apa
yang dibutuhkan. Kode-kode ini tersedia, misalnya, di katalog pemasok atau saat membeli melalui Internet. Contoh penting dari hal ini adalah
United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC)2. Standar terbuka ini memungkinkan pengguna untuk secara konsisten
mengklasifikasikan produk dan layanan yang mereka beli dan jual. Kode khusus pemasok digunakan untuk barang sederhana dan untuk
memfasilitasi proses pembelian dari pemasok tertentu. Oleh karena itu mereka memiliki banyak keuntungan dan kerugian menggunakan nama
merek.
Sampel
Sampel sering digunakan ketika akan sulit untuk mendeskripsikan barang yang akan dibeli. Pemasok juga dapat diminta memberikan sampel
untuk memastikan kesesuaian untuk tujuan tertentu.
A. Keuntungan menggunakan sampel
Sampel memungkinkan pemasok untuk memahami apa yang diperlukan dalam kasus di mana sulit untuk menentukan produk.
Mereka memungkinkan pembeli untuk menilai kesesuaian atau kinerja produk sebelum membeli.
B. Kerugian menggunakan sampel
Pembeli perlu memastikan bahwa pasokan aktual yang akan dikirimkan akan sama dengan sampel. Risikonya di sini adalah pemasok dapat
menghasilkan sampel dengan kualitas yang lebih baik daripada yang sebenarnya dipasok nanti.
Penyimpangan kecil dari sampel asli mungkin sulit ditentukan dan/atau dibuktikan.
 SPESIFIKASI PRODUK
Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknis sangat preskriptif, karena perlu mendefinisikan sepenuhnya apa yang diperlukan. Spesifikasi teknis dapat mencakup
informasi tertulis dan gambar desain terperinci, karena hal ini terkadang dapat menghindari kebutuhan akan teks deskriptif yang berlebihan.
·Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis
Mereka mendefinisikan dengan tepat apa yang dibutuhkan pembeli.
Pembeli dapat menggunakan spesifikasi untuk memverifikasi bahwa apa yang disediakan memenuhi semua persyaratan.
·Kerugian menggunakan spesifikasi teknis
Mereka mungkin melibatkan upaya yang signifikan dan membutuhkan keahlian khusus untuk berkembang.
Mereka mungkin membatasi jumlah pemasok yang dapat memasok.
Risiko desain yang tidak menghasilkan kinerja yang dibutuhkan ditanggung oleh pembeli, karena pemasok hanya membangun sesuai dengan
desain pembeli.
Spesifikasi Komposisi
Spesifikasi komposisi mengacu pada susunan suatu barang, dan umumnya dinyatakan dalam karakteristik kimia dan/atau fisik. Contohnya termasuk
tingkat kemurnian, kepadatan, bahan, aditif, dll. Jenis spesifikasi ini sering digunakan untuk bahan mentah dan komoditas serta untuk produk makanan
dan bahan kimia.
Keuntungan menggunakan spesifikasi komposisi
Mereka sangat tepat dan spesifik.
Pembeli dapat menggunakan spesifikasi untuk memverifikasi bahwa apa yang disediakan memenuhi persyaratan.
Kerugian menggunakan spesifikasi komposisi
Mereka mungkin membutuhkan keahlian khusus untuk berkembang.
Verifikasi mereka seringkali membutuhkan peralatan pengujian khusus.
Spesifikasi Fungsional dan Kinerja
Spesifikasi fungsional sering menyatakan dalam istilah yang sangat mendasar fungsi apa yang harus dilakukan atau dicapai oleh produk yang dibeli.
Spesifikasi kinerja, menyatakan persyaratan tambahan tertentu dalam halseberapa baikfungsi yang ingin dicapai.
Spesifikasi kinerja dapat meliputi:
Apa yang ingin dicapai (fungsi).
Tingkat output yang dibutuhkan secara khusus (misalnya sifat dan kuantitas barang yang diproduksi, kecepatan yang dicapai, tekanan yang
diberikan, dll.)
Input proses (yaitu apa yang akan masuk ke dalam proses, seperti bahan baku, komponen, dll.).
spesifikasi kinerja untuk pompa dapat menentukan:
40 liter per menit air bersih pada suhu sekitar harus dipompa dari kolam ke tangki terbuka 20 meter di atas kolam.
Pompa harus cocok dan aman untuk penggunaan di luar ruangan.
Pompa harus bekerja dengan listrik AC 240v.
 SPESIFIKASI JASA/LAYANAN

Ada banyak dan beragam jenis layanan yang dapat dibeli organisasi, termasuk hal-hal seperti:
Mengangkut
Periklanan
Administrasi penggajian
Layanan keamanan
Layanan perbankan
Katering
Pelatihan
Jasa desain, dan Konsultasi manajemen
Spesifikasi seperti sampel dan komposisi tidak relevan atau jarang dikaitkan dengan layanan.
Namun, pilihan preskriptif (misalnya spesifikasi teknis rinci) atau non-preskriptif (misalnya
spesifikasi berbasis kinerja) tetap berlaku untuk spesifikasi layanan.
 SPESIFIKASI JASA/LAYANAN
Layanan biasanya lebih sulit untuk ditentukan daripada produk. Jasa, karena tidak berwujud, kurang mudah untuk
didefinisikan. Meski demikian, spesifikasi layanan tetap harus setepat mungkin. Mereka umumnya harus dinyatakan dalam
hal output, yaitu apa yang ingin dicapai melalui layanan tersebut. Keluaran ini harus dapat diukur, dan dirumuskan dengan
cara yang jelas dan tepat. Beberapa contoh singkat spesifikasi untuk berbagai jenis layanan :
STUDI KASUS
(JURNAL)
STUDI KASUS
 STUDI KASUS
LATAR BELAKANG
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah karena ditemukannya analisis double check pada saat melakukan
Purchase Order di PT. X, bukti yang diperoleh dalam perusahaan adalah bahwa revisi sering terjadi selama
proses Pesanan Pembelian. Keterlambatan kedatangan barang dan pengadaan yang tidak sesuai jadwal
mengakibatkan proses produksi yang tidak optimal. Diperlukan ketelitian dalam membuat Purchase Order, agar
tidak terjadi revisi Purchase Order, pembeli harus melakukan pengecekan ulang secara teliti saat melakukan
Purchase Order agar tidak terjadi revisi Purchase Order tersebut.
METODE
Untuk mencapai tujuan ini, salah satu caranya adalah dengan menetapkan kebijakan ini untuk memudahkan
pembeli dan vendor untuk memproses Pesanan Pembelian. karena hasil melakukan analisa double check saat
membuat Purchase Order dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi proses Purchase Order di perusahaan.
Hal ini dilakukan untuk mengelola aliran Pesanan Pembelian dengan lebih baik. Jika sering terjadi revisi Purchase
Order maka menimbulkan banyak resiko bagi Pembeli berupa resiko keterlambatan kedatangan barang, meminta
persetujuan dari manajemen sebanyak 2 kali, barang yang datang salah dan tidak sesuai permintaan.
STUDI KASUS
 STUDI KASUS
LATAR BELAKANG
Pemilihan pemasok yang tepat sangat diperlukan karena menyangkut keberlanjutan usaha yang dijalankan. Dalam
merancang sistem rantai pasokan, beberapa hal yang dipertimbangkan dalam memilih pemasok, diantaranya
kualitas barang yang ditawarkan, harga barang, dan ketepatan waktu pengiriman. Dari hal tersebut maka
rumusan masalahnya adalah bagaimana mengidentifikasi Kriteria-kriteria dalam menentukan supplier yang baik
untuk pemilihan pemasok bahan baku di PT. XX , sehingga tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kriteria
dalam menentukan suppliyer yang baik sebagai pemasok bahan baku di perusahaan PT.XX.
METODE
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan pemasok, yaitu :Kualitas, Biaya, Ketepatan Pengiriman
dan Fleksibilitas. Pengolahan dan analisis data menggunakan analisis deskriptif dan analytic hierarchy process
(AHP). Dalam AHP, proses untuk mendapatkan skor tersebut diawali dengan perbandingan berpasangan
(pairwise comparison) antar kriteria yang nantinya akan digunakan untuk mendapatkan tingkat kepentingan
relatif tiap kriteria.
 STUDI KASUS
Selanjutnya dilakukan perbandingan berpasangan antar alternatif keputusan pada masing masing faktor untuk
mendapatkan kepentingan relative antar alternatif pada setiap kriteria (criteria evaluation). Data yang diperoleh
dengan menggunakan AHP diolah dengan menggunakan rancangan penilaian dengan menggunakan model Quality,
Quantity, Cost, dan Delivery (QQCD)
HASIL
Dari hasil perhitungan dengan keputusan penilaian kerja supplier dapat dihasilkan ada keputusan yang mana
supplier A dengan dengan total nilai 10 dengan keputusan menjadi supplier unggulan, supplier B degan total nilai
8,3 dengan keputusan tetap menjadu supplier, supplier C dengan total nilai 7,25 dengan keputusan tetap menjadi
supplier, supplier D dengan total nilai dengan nilai 6 dengan keputusan surat protes (complain), dan supplier E
dengan total nilai 5 dengan keputusan di eliminasi dari daftar supplier terpilih.
THANK
YOU!