PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen : 800/007g/KMP/SOP/2023

Tanggal Terbit : 03 Januari 2023

SOP No. Revisi : 0

Tanggal Mulai : 03 Januari 2023

Berlaku

Lama Berlaku : 3 Tahun

Halaman : 4

Ditetapkan Oleh : drg. Hermawan Udianta, M.Kes

Kepala Puskesmas Sragi I NIP. 19681107 199803 1 003

1. Pengertian 1.1. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang
disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar,
rekaman, spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy
maupun hard copy

1.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
menckup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini

1.3. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut

di update/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan
yang terjadi selama pemakainya

1.4. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak

diterbitkan tidak di update/ diperbaru dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuaidengan persyaratan sistem manajemen.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Sragi I Nomor :
800/005m/KMP/SK/2023 Tentang Pengendalian Dokumen Di
Puskesmas Sragi I
 4.1. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Sragi I
4. Referensi 4.2. Peraturan Bupati Pekalongan Nomor 19 Tahun 2014 Tentang
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Pekalongan
4.3. Peraturan Bupati Pekalongan Nomor 16 Tahun 2019 Tentang
Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Elektronik
5.1. ALat
5.1.1. Komputer
5.1.2. Lemari dokumen
5.1.3. Mesin scanner, printer dan foto copy
5. Alat dan
5.1.4. Alat tulis
Bahan
5.1.5. Stempel
5.2. Bahan
5.2.1. Dokumen
6. Prosedur
6.1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan

6.1.1. Administrasi Manajemen dengan kode : KMP

6.1.2. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat dengan kode :

UKM

6.1.3. Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan Puskesmas

dengan kode : UKPP

6.1.4. Pelayanan Program Prioritas Nasional dengan kode : PPN

6.1.5. Pelayanan Mutu Puskesmas dengan kode : PMP

6.1.6. Daftar tilik disingkat : Dt

6.1.7. Kerangka Acuan Kegiatan disingkat : KAK

6.1.8. Surat Keputusan disingkat : SK

6.1.9. Standar Operasional Prosedur disingkat : SOP

6.1.10. Kebijakan disingkat : Kb

6.1.11. Dokumen eksternal disingkat : Dek

6.1.12. Manual Mutu disingkat : MM,

 6.1.13. Pedoman Mutu disingkat : PM,

6.2. Sistem Penomoran :

6.2.1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Bupati

Kabupaten Pekalongan.

6.2.2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh

kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan.

6.2.3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan

pengkodean,

6.2.4. Urutan penomoran meliputi: Kode dokumen, Nomor

Surat, Tahun : Contoh: 800/12/2023 (penomoran untuk
surat keluar dan masuk)

6.2.5. Penomoran untuk tata naskah dokumen akreditasi

meliputi : kode dokumen, nomor dokumen, bab,
SK/SOP, tahun. Contoh : 800/13/KMP/SK/2023

6.3. Penyimpanan Dokumen Manajemen

6.3.1. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan

sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah
Kabupaten Pekalongan

6.3.2. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-

masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program

6.4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman

6.4.1. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat

persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas

6.4.2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan ke masing-

masing PJ sedangkan dokumen asli disimpan di admen

6.4.3. Admen bertanggungjawab menyimpan dokumen yang sah

 6.5. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :

6.5.1. Terjadi perubahan sistem mutu

6.5.2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi

dokumen

6.5.3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan

pelaksanaan tugas

6.5.4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

6.6. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen

6.6.1. Admen menarik salinan dokumen dan rekaman yang

sudah ditarik,

6.6.2. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan

cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
7. Diagram Alir
--
8. Unit Terkait
Semua Unit Pelayanan Puskesmas Sragi I
9. Historis
No Dokumen yang dirubah Isi perubahan Mulai berlaku
Perubahan
1.

2.