LAPORAN PENELITIAN KOLABORATIF'

SISTEM INF'ORMASI ADMINISTRASI SURAT

BERBASIS WEB
(Studi Kasus Komando Distrik Militer 1304 Gorontalo)

OLEI{ :

SITTI SUEADA, S.Kon., MT(NIDN:0028057802)

RAHMAN TAKDI& S.Kom., MT (NIDN:0019107405)
LANTO NIGRA.YATI AMALI Ph.D (NIDN: 0002017206)
GRECORTAN flrROSHr PAKAYA(531413064)

JU RUSAN Tf, KIIIK INFOR.ItrA.TIKA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NDGtrRI GORONTALO
2018
BAB I. PENDAHULUAN
1.I Latar Belakang I
1.2 Rumusan Masalah._.......... 2
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
1.4 Tujuan Penelitian
2
L5 Manfaat Penelitian 3

J.4 Jadual Penclitran IJ

 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. I
SOP Surat Masuk KODIM 1304 Gorontalo..........................................6
Gambar 2.2 SOP Surat Keluar KODIM 1304 Gorontalo..........................................6
Gambar 2.3 Grade ranking\ oJ fjL/S,\cores (Bangor dkk, 2009)...... . .. .. ...I I .
Gambat 2.4 Percentile rankings ofSUS scote,t (Sauro, 201I ) .
. . . . . . . .II
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
( rambar .?.5 Arstleklur Ststcm.. ...
.... .
cambar4.l Diagram Konteks SI admi"i.t
"r;i;;;;....
.
. .....................................1;
Gambar 4.2 Diaglam berjenjang Sistem Informasi Administrasi Surat....................25
Gambat 4.3 Data L'bw Diagrum (DFD) Leyel0 ......................................................2,1
Gambar 4.4 Data l.low Diaglam (Dl;D) Level I proses 1 .......................................2g
Gambar 4.5 Relasi Antar Tabel .. .......... ..........................i4
Gambar 4.6 Rancangan l{alaman 17o e Sistem Jnformasi Administrasi Surat........35
Gambar 4.7 Rancangan Halaman /,oglz Sist€m Infbrmasi Administrasi Surat.........36
Gambar 4.8 Rancangan Halaman Awal pasipers .
16 ..
Gambar 4.9 Rancargan Halama.n Data Suml masuk pasjpers........ ...........................37
Gambar 4. i 0 Rancang an Halarr,an Input Data prajurit ptda PASI PERS ................37
Gambar 4.11 Rancangan l"lalaman PASI PERS Untuk Tampii Data praju t...........3g
Gambar 4.12 Halamaa Awal UntukDANDIM.....................................-..............:S
Gambar 4.I3 Rancangan halaman Data Sular Masuk DANDIM..............................19
Gambar 4.14 Rancangan halaman Data Surat Keluar DANDIM..............................39
Gambar4.15RancanganhalamanAwalpadaBidang............................... ...40
Gambar 4.l6 Rancangan halaman Data Surat Masuk Bidang_..................................40
Cambar ,1.17 Rancangar halaman Data Surat Keluar Bidang...................................4l
Gambar 4.18 Hasil Kuesioner dari SalahSatuResponden........................................a0
Gambar4.19 Grafik hasil skorSUS...... ..............................,18
Gambar 4.20 Halaman l1onre Sistenr lnfonnasi Adminisfiasi Surat.........................49
Cambar 4.21 Halaman ,ogifl Sistem Infomasi Administrasi Surat.........................49
Gambar4.22HalamanAivalpadaPASIPERS...................................................50
Garnbar 4.23 Halaman Dala Surat masuk pada pASl PERS.....................................50
Gambar 4.24 Halaman InputDataPrcju:iitpada pASI pFRS ...................................5l
Gambar 4.25 l-lalaman Tampil Data prajurjt pada PASI PERS ................................51
Gambar 4.26 Halaman Awal pada DANDIM .........................52
Gamba|I27 Halarnan Data Sulat Masuk pada DANDIM............... ...... . ...52
Gambar 4.28 Halaman Data Surat Keluar pada DANDIM .......................................53
Gambar,l.29HalarnanAwalpadaBidang. ............................53
Gambar 4.30 llalaman Data Surat Masuk untukl 8idang..........................................54
Gambar 4 31 Halaman Data Surat Keluar pada Bidang............................................54
 . BAB I
PENDAHULIIAN

1.1 Latar Belakang

Bagian Perwira Seksi Personaiia (PASI PERS) Komando Distdk Milit€t

(KODIM) 1304 Gorontalo adalah unit perangkat kerja yang mempunyai tugas

pokok melaksanakan sebagian tugas dalam lingkup pelayanan administrasi umum.

Fungsi PASI PERS KODIM 1304 Gorontalo meliputi pengelolaan dan

pengarsipan surat, baik sumt masuk dan surat keluar.

Faktanya pada proses administrasi suat-menyural baik swat masuk dan

surat k€luar pada KODIM 1304 Gorontalo masih didata dengan cala mencatat ke

dalam buku arsip sebagai nedia penyimpanan atau masih secara konvensional.

Surat masuk dicatat dalam buku besar dan bulu kecil, begitu pula dengan swat

keluar yang keluar dari KODIM akan di catat dalam sebuah buku arsip.

Mengacu pada fakta diatas, terdapat masalal pada proses pencarian status

keberadaan surat serta infomasi tentang tindat lanjut terhadap sulat masuk ataupun

keluar, seringkali sekreta at harus beikali-kali membuka buku agenda hanya untuk

mencan satu buah nomor surat, hal ini disebabkan pencatatar agenda surat masih

dilalukan secala manual ditulis tangan kedalam buku agenda-

Website sangat beryeran penting dalam perkembangar teknologi informasl

(Tl). Selain website, informasi juga sangat pentjng dalam perkembangan TI

dimana informasi yang akuat akan memperc€pat proses kegiatan (Aisyah dan

Syaifullah, 2016). TI berbasis web juga memiliki keunggulan dimana sistem ini

dapat diakses oleh pengguna menggunakan web browser yarg terdapat di seluruh

sistem operasi komputer dan smartphone, maka dari i1u TI berbasis web dapat
 dapat digunakar untuk mempermudah pihak Kodim dalam pengelolaan
dan
p€nganipan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan latar belaLang diatas maka perlu untuk merancang

sistem

informasi adminisftasi berbasis ,r,e, pada KODIM 1304

Gorontalo yang bertujuan

membantu pihak KODM dalarr Hal proses pengelolaan dan pengarsipan surat

masuk dan surat keluar

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana mernbangun sisterD informasi Adninistrasi

Surat berbasis web

di KODIM 1304 corontalo.

1.3 Ruang Lingkup

l. Penelitian ini dilakukan pada KODM 1304 Gorontalo.

2. Data yang akan digunakan yaitu data surat KODM 1304 Gorontalo yang

terdapat pada bagian PASI PERS seperti surat masuk dan

sural keluar.

3 Aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa pmrogranan Hypertei

Prepocessot (PHp).

1,4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari peneletian ini adalah membangul Sistem lnfomasi

Administrasi Surat berbasis l/ei pada KODIM 1304 Gorontalo.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yaitu :

1. Membanlu pihak KODIM 1304 Gororltalo terutama pada bagiar PASI

PERS

dalam pengelolaan dan pengarsipan surat menyural.

2. Sebagai .cferensi bagi penelitian yang selanjutn),a khususnya yang berkaitan

dengan perrbangunan sistem jnfonrasi administrasi surat