Kelompok 1

Matkul : Sistem Informasi Akuntansi

Nama Anggota Kelompok :
1. Ryan Adi Saputra (2201036166)
2. Juliardin (2201036037)
3. Muhammad Evandra Sajid (2201036010)
4. Gusti Anggit Yatazakka (2201036129)
5. Syahdan Murdani (2201036115)
6. Rizki Tri Putra Yuniarta (2201036074)

A. Identify the weakness and describe the potential problem(s) it caused.

Departeme Kelemahan Potensial Ancaman

n
Marketing  Pesanan yang diterima hanya
melalui telepon tidak
dikonfirmasi ulang oleh
pelanggan secara tertulis (tidak
ada validasi apapun).
 Hanya terdapat 2 rangkap
salinan pesanan penjualan
 Pesanan penjualan diurutkan
berdasarkan tanggal
 Tidak melakukan pemeriksaan
terhadap riwayat kredit
pelanggan sebelum menyetujui
pesanan
Shipping  Waktu Persiapan barang untuk
dikirim yang menjadi lama
 Satu komputer yang digunakan
2 departemen
 Pengiriman barang keluar
ditempatkan didekat pintu
dermaga pemuatan tanpa
keamanan fisik
Billings  Riwayat kredit pelanggan tidak
diperiksa sebelum menyetujui
 Terjadinya kesalahan
pencatatan
 Memungkinkan adanya
ketidakcocokan
informasi dengan
departemen Billings
 Kesulitan dalam
menangani keluhan
dari pelanggan
 Memungkinkan
terjadinya piutang tak
tertagih
 Kepuasan pelanggan
yang berkurang karena
waktu yang semakin
lama untuk
mendapatkan barang
pesanan
 Masalah keamanan
digital dari segala
tindak kejahatan
manipulasi data
 Dapat terjadi risiko
kehilangan barang
pengiriman
 Akun piutang bisa
terlambat dikumpulkan
 pesanan
 Pesanan penjualan hanya
disiapkan 2 rangkap salinan, Ini
tidak cocok untuk menyakinkan
pencocokan yang tetap dengan
departemen Billings
 Tidak ada rekonsiliasi jumlah
barang yang dikirimkan dengan
yang di tagihkan
Receiving  Departemen Receiving dan
Shipping berbagi terminal
komputer yang sama. Orang-
orang dalam kedua departemen
tersebut memiliki akses
terhadap persediaan fisik dan
dapat memperbarui catatan
persediaan perpetual melalui
terminal yang sama.
 Departemen Receiving tidak
membandingkan pengiriman
yang masuk dengan pesanan
pembelian
 Daftar persediaan (jumlah
persedian fisik) yang lengkap
hanya dicetak setahun sekali
bahkan mengakibatkan
piutang tak tertagih
yang berlebihan
 Memungkinkan adanya
ketidakcocokan dengan
departemen Billings
 Tagihan yang tidak
terdeteksi
 Terjadi pencurian
persediaan yang sulit
ditelusuri pelakunya
 Penerimaan barang
yang tidak dipesan
 Terjadi kesalahan
pencatatan persediaan
untuk periode waktu
yang lama. Hal ini
dapat ketidakakuratan
pencatatan persediaan
dan tidak dapat
mendeteksi pencurian
persediaan secara tepat
waktu

B. Recommend controls or changes in the systems to correct each weakness.

Departeme Rekomendasi atas kontrol dari kelemahan tiap departemen

n
Marketing  Diperlukan konfirmasi secara tertulis oleh pelanggan terhadap
pesanannya
 Dibutuhkan setidaknya tiga rangkap salinan pesanan penjualan,
satu untuk diarsipkan oleh departemen Marketing, satu
dikirimkan ke departemen Shipping, dan satu lagi untuk
departemen Receiving
 Pesanan penjualan sebaiknya diurutkan berdasarkan nama
pelanggan agar lebih mudah dicari ketika ada keluhan
 Melakukan pemeriksaan terhadap riwayat kredit pelanggan dan
tidak memberi kredit bagi pelanggan yang tidak memenuhi
standar
Shipping  Merekrut orang berpengalaman lainnya dan memindahkan dua
orang baru ke dapartemen lain
  Menyediakan saru komputer khusus untuk tiap departemen
dengan sistem yang terintegrasi
 Menyediakan tempat untuk pesanan penjualan yang siap
dikirimkan
Billings  Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh
dilakukan pada mereka yang tidak memenuhi standar kredit
 Siapkan minimal tiga salinan pesanan penjualan, satu untuk
diarsipkan oleh departemen Marketing, satu dikirimkan ke
departemen Shipping, dan satu lagi untuk departemen Receiving
 Departemen Billings dan Shipping harus diintegrasi dalam suatu
sistem komputer untuk merekonsiliasi jumlah barang yang
dikirimkan dan ditagih
Receiving  Setiap departemen harus memiliki masing-masing terminal
komputer
 Salinan pesanan pembelian tanpa informasi kuantitas barang
harus dikirimkan ke departemen Receiving. Departemen
Receiving harus mencocokkan pengiriman dengan pesanan
pembelian dan melaporkan jumlah barang yang diterima
 Daftar persediaan harus dicetak secara periodik sepanjang tahun,
lalu daftar tersebut harus dibandingkan dengan jumlah persediaan
yang ada

C. Prepare a level-zero data-flow diagram of the marketing, shipping, and billing

procedure. Treat the receiving department as external.

Level 0 Data Flow Diagram dari O'Brien Corporation

Urutan data flow diagram

1. Pelanggan memesan barang dan Departemen Shipping menyerahkan barang dan
invoice ke pelanggan

2. Departemen Receiving memberikan data inventaris atas penambahan atau

pengurangan untuk di periksa departemen Shipping dan di simpan ke inventory