LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANG(PKL) III

TINJAUAN TERJADINYA PENDUPLIKASIAN DOKUMEN

REKAM MEDISDI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2023

DISUSUN OLEH :

ILMA SAFIRAH (2121012)

MUHAMMAD HARUN AKBAR (2121020)
MUHAMMAD SALMAN ALFAYED (2121022)
TIARA SEKAR ANDINI (2121059)

PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIK

DAN INFORMASI KESEHATAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIKes)
DONAPALEMBANG
TAHUN2023
 LEMBARPERSETUJUANLAPORANPKL
TINJAUAN TERJADINYA PENDUPLIKASIAN DOKUMEN
REKAM MEDISDI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2023

Laporan PKL III ini telah disetujui untuk dipresentasikan dalam presentasi
Laporan PKL
Palembang, 23 Agustus 2023
Menyetujui,

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan (CI)

Fitri Maisarah, M.Pd Ermayani S.K.M.

NIK:190619850503 NIP:197201041993032004

Mengetahui
Ketua Program Studi

Limisran, S.Kep., M.Kes

NIK : 220523061980

ii
 LEMBARPENGESAHANLAPORANPKL
TINJAUAN TERJADINYA PENDUPLIKASIAN DOKUMEN
REKAM MEDISDI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2023

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini telah diperiksa dan disahkan

Palembang, 23Agustus 2023

Pembimbing Akademik

Fitri Maisarah, M.Pd

NIK: 251019880506

Mengetahui,
KetuaSTIKesDonaPalembang

Frans Habrizons,S.E., M.Si

NIK : 011219730502

iii
 KATA PENGANTAR
AssalamualaikumWr. Wb
Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala rahmatdan
karunia-Nya, sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan LaporanPraktik
Kerja Lapangan III Semester IV ini tepat pada waktunya. Laporan
PraktikKerjaLapanganinimembahastentang“ Tinjauan Terjadinya Penduplikasian
Dokumen Rekam Medis Di Puskesmas Sekip “
Dalamkesempataniniperkenankanlahkamimengucapkanterimakasihkepada:
1. Ibu Dr. R.A EMIRIA UMI KALSUM, M.KES selakuDirektur/Kepala
Puskesmas sekip.
2. Bapak Frans Habrizons, S.E., M.Si selakuKetuaSTIKesDonaPalembang.
3. Limisran, S.Kep., M.Kes selaku Ketua Program Studi D-III Rekam
MedikdanInformasiKesehatan STIKes DonaPalembang
4. Ibu Fitri Maisarah, M.Pd
SelakuDosenPembimbingAkademikPenulisanLaporanPraktek kerja
lapangan STIKes DONA Palembang
5. Ibu Ermayati S.K.M. Selaku pembimbing lapangan di Puskesmas Sekip
6. Teman-temanAngkatanXI STIKes Dona Palembang

Yangtelahmembantu,baikmorilmaupunmaterilsehinggakamidapatmenyelesaik
anlaporan praktikkerjalapanganini.
Kami menyadari masih banyak sekali kekurangan, baik dari segi isi baik dari
segi isi maupun segi penulisan. Untuk itu mohon saran dan kritik yang membangun
dari pembaca sehingga dapat membantu kami untuk meningkatkan kreatifitas kami
kearah penyempurnaan laporan praktik kerja lapangan ini.
Harap kami semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan yang kami buat ini
dapat bermanfaat khususnya bagi kami dan umumnya bagi rekan-rekan mahasiswa
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan serta
pembaca. Semoga Allah SWT Meridhoi segala usaha kita. Aamiin
Palembang, Agustus 2023.

iv
 Kelompok
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL.........................................................ii
LEMBARPENGESAHANLAPORANPKL............................................................iii
KATA PENGANTAR................................................................................................iv
DAFTAR ISI................................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR................................................................................................vii
DAFTAR TABEL....................................................................................................viii
DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................ix
BAB IPENDAHULUAN.............................................................................................1
1.1 Latar Belakang......................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah...........................................................................................2

1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan..................................................................2
1.4 Manfaat.............................................................................................................2
1.4.1 BagiPuskesmas.......................................................................................................2

1.4.2 Bagi Akademik......................................................................................................2

1.4.3 Bagi Mahasiswa.....................................................................................................2

1.5 Ruang Lingkup PKL III..................................................................................2
BAB IITINJAUAN PUSTAKA.................................................................................4
2.1 Puskesmas ........................................................................................................4

2.1.1 Pengertian Puskesmas................................................................................4

2.1.2 Fungsi Puskesmas.......................................................................................4
2.1.3 Kegiatan Pokok Puskesmas...................................................................................4
2.1.4 Peran puskesmas.........................................................................................5

2.2 Rekam Medis................................................................................................................5

2.2.1 Pengertian Rekam Medis............................................................................5
2.2.2 Tujuan Rekam Medis.................................................................................6
2.2.3 Kegunaan Rekam Medis.............................................................................7

v
 2.2.4 Isi Rekam Medis.........................................................................................8

2.3 SistemPenyimpanan Dokumen Rekam Medis..........................................................8

2.3.1 Sentralisasi....................................................................................................9

2.3.2 Desentralisasi.............................................................................................10

2.4 Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis...............................................10

BAB IIIHASIL PENGAMATAN............................................................................11
3.1.1 Sejarah Puskesmas Sekip Palembang.........................................................11

3.1.2 Letak Geografis Puskesmas Sekip Palembang...........................................12

3.1.3 Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Puskesmas sekip....................................13

3.1.4 Sejarah Kepemimpinan di Puskesmas Sekip..............................................14

3.1.5 Visi, Misi,KebijakanMutu, Motto dan Budaya kerja di Puskesmas..........14

3.1.6 Struktur Organisasi di Puskesmas Sekip Palembang..................................16

3.1.7 Kegiatan Puskesmas Sekip.........................................................................17

3.1.8 Program Kegiatan Puskesmas Sekip...........................................................18
BAB IVPEMBAHASAN..........................................................................................20
4.1 SistemPenyimpanan di Puskesmas Sekip...................................................20
4.2 SistemPenjajaran di Puskesmas Sekip........................................................21

4.3 Penyebab Terjadinya Penduplikasian Dokumen Rekam Medis Puskesmas

Sekip..................................................................................................................22
BAB VPENUTUP......................................................................................................24
5.1Kesimpulan............................................................................................24

5.2 Saran.................................................................................................................25

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................26
LAMPIRAN

vi
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Puskesmas Sekip.....................................................................................11
Gambar 3.2 letak geografis puskesmas sekip.............................................................12
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PuskesmasSekip Palembang...................................16
Gambar 4.1 Penjajaran berkas di puskesmas sekip Palembang.................................21
Gambar 4.2 Penduplikasian berkas rekam medis.......................................................22

vii
 DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Wilayah Kerja Puskesmas Sekip................................................................13
Tabel 3.2 sejarah kepemimpinan puskesmas Sekip....................................................14

viii
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. SOP Penyimpanan Dan Penjajaran
Lampiran 2. Foto Kegiatan
Lampiran 3. Daftar Hadir
Lampiran 4. Daftar Kegiatan Harian Mahasiswa (Log Book)
Lampiran 5. Lembar Konsultasi PKL Dengan Pembimbing Lapangan

ix
x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam Peraturan PERMENKES NO 24 TAHUN 2022 Pasal 1 Rekam Medis
adalah Dokumen yang berisikan data, identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut PERMENKES NO 43 TAHUN 2019 puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan
upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya.
Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan
kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal,
salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi
berupa pengobatan dasar. Dalam pemberian pelayanan kesehatan yang
berkualitas puskesmas tidak terlepas dari masalah yang muncul dalam hal
pemberian pelayanan kesehatan. Penyedia sarana pelayanan kesehatan harus
selalu memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat agar
dapat terwujud derajat kesehatan yang optimal. Hal ini mendorong adanya
peningkatan mutu pelayanan kesehatan di berbagai instansi kesehatan dengan
dukungan dari berbagai faktor yang terkait, salah satunya melalui
penyelenggaraan rekam medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan (Depkes
RI, 2006).
Duplikasi nomor rekam medis merupakan penggandaan nomor rekam
medis dimana terdapat dua nomor rekam medis berbeda yang didapatkan oleh
satu pasien, atau satu nomor rekam medis sama yang dimiliki oleh beberapa
pasien Menurut Ida Nurmawati (2021). Seperti halnya berdasarkan pengamatan
yang terjadi di Puskesmas Sekip Palembang dimana didapatkan pasien yang
memiki nomor ganda, dan setiap harinya sekitar 1-2 orang pasien memiliki
nomor yang samas dibagian penyimpanan RM.

1
 2

Sering kita dapati pasien tidak dilayani tepat waktu atau tidak sesuai
antrian yang disebabkan oleh beberapa faktor salah satunya
keterlambatanpetugas dalam menyediakan rekam medis akibat tidak
ditemukannya rekam medis tersebut didalam foldernya.Unit rekam medis
merupakan sub sistem
Tujuan dari observasi dalam penyusunan laporan praktikum ini adalah untuk
melakukan "Tinjauan terhadap terjadinya Peduplikasi rekam medis di Puskesmas
Sekip Palembang". Hasil dari observasi ini akan digunakan sebagai umpan balik
dan masukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan penomoran rekam medis
Puskesmas Sekip Palembang di masa yang akan datang.

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana terjadinya penduplikasian pada berkas rekam medis dipuskesmas
sekip?
1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan
1.3.1 Untuk mengetahui penyebab terjadinya penduplikasian berkas rekam medis
pada puskesmas sekip
1.3.2 Untuk memperoleh pengetahuan dan pengalaman langsung apa yang
menyebabkan terjadinya penduplikasian berkas
1.4 Manfaat
1.4.1 BagiPuskesmas
Sebagai bahanpertimbanganbagipuskesmaskhususnya
unitrekammedis,dalammempertahankan kualitas pelayanan kesehatan.
1.4.2 Bagi Akademik
Sebagai masukan dan tambahan dalam meningkatkan kualitas laporan untuk
mahasiswa dan mahasiswi STIKes Dona Palembang.
1.4.3 Bagi Mahasiswa
Menambah wawasan tentang dunia rekam medis, bagaimana para perekam
medis itu bekerja dan mengetahui bagaimana penyimpanan dan penjajaran
di pelayanan kesehatan.
1.5 Ruang Lingkup PKL III
 3

Yang dilakukan oleh mahasiswa D-III Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan STIKes Dona Palembang semester IV tentang di Puskesmas sekip
Palembang, dengan menggunakan metode observatif yaitu dengan cara
pengamatan secara langsung di Puskesmas sekip Palembang ini meliputi:
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan laporan ini adalah ilmu rekam medis.
2. Lingkup Materi
Materi laporan ini adalah membahas tentang bagaimana terjadinya
penduplikasian berkas rekam medis di puskesmas sekip.
3. Lingkup Lokasi
Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan di Puskesmas sekip Palembang di
ruang Rekam Medis.
4. Lingkup Waktu
Praktik kerja lapangan ini dilaksanakan pada tanggal 14 agustus 2023 sampai
tanggal 26 Agustus 2023.
5. Lingkup Metode
Dengan menggunakan metode observatif partisipasif yaitu dengan cara
pengamatan secara langsung di Puskesmas sekip Palembang.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Puskesmas
2.1.1Pengertian Puskesma
Permenkes 43 tahun 2019 tentang Puskesmas menyebutkan bahwa Puskesmas
adalah Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Faskes). Fasilitas Pelayanan
Kesehatan adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan
upaya pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif, kuratif maupun
rehabilitatif yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah dan/atau
masyarakat. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan
kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah
kerjanya
2.1.2 Fungsi Puskesmas
Fungsi Puskesmas berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas adalah sebagai
berikut:
1.Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) tingkat pertama
di wilayah kerjanya.
2.Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) tingkat pertama di
wilayah kerjanya.
2.1.3 Kegiatan Pokok Puskesmas
kegiatan pokok Puskesmas berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas adalah
1.Melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan
kesehatan di wilayah kerjanya.
2.Puskesmas mengintegrasikan program yang dilaksanakannya dengan
pendekatan keluarga.
3.Pendekatan keluarga merupakan salah satu cara Puskesmas
mengintegrasikan program untuk meningkatkan jangkauan sasaran dan

4
 5

mendekatkan akses pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya dengan

mendatangi keluarga.
2.1.4 Peran puskesmas
Peran puskesmas menurut permenkes no 43 tahun 2019 adalah
melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan
kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya
kecamatan sehat. Menurut Menkes ada 4 fungsi Puskesmas yang sejalan
dengan fokus pembangunan kesehatan yaitu sebagai pusat pembangunan
wilayah berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat, pusat
pelayanan kesehatan masyarakat primer dan pusat pelayanan kesehatan
perorangan primer.
Puskesmas mempunyai peran yang sangat vital sebagai institusi
pelaksana teknis, dituntut memiliki kemampuan manajerial dan wawasan
jauh ke depan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Peran
tersebut ditunjukkan dalam bentuk keikutsertaan dalam menentukan
kebijakan daerah melalui sistem perencanaan yang matang dan realistis,
tata laksana kegiatan yang tersusun rapi, serta sistem evaluasi dan
pemantauan yang akurat. Pada masa mendatang, puskesmas juga dituntut
berperan dalam pemanfaatan teknologi informasi terkait upaya peningkatan
pelayanan kesehatan secara komprehensif dan terpadu.

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis
Dalam Peraturan PERMENKES NO 24 TAHUN 2022 Pasal 1 Rekam
Medis adalah Dokumen yang berisikan data, identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan
pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus
memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna
menghasilkan diagnosis, jaminan, pengbatan, dan hasil akhir. Rekam medis
 6

adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas
pasien, anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan
dan tindakan medik yang diberikan kepadapasien dan pengobatan baik
yangdirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat
darurat (Prasasti & Santoso, 2017).
Menurut Huffman (1999), Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan
dengan kondisi,riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu. Dapat disebut
sebagai rekam medis atau medical record.
2.2.2 Tujuan Rekam Medis
Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tanpa adanya dukungan dari suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan
berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit (Dirjen Yanmed, 1993).
Menurut Depkes RI, (1993) Dirjen Pelayanan Medis dalam buku
Pedoman Pengolahan rekam medis rumah sakit di Indonesia, kegunaannya
dapat dilihat dari beberapa aspek yang dikenal dengan sebutan ALFREDS
(Administrative, Legal, Financial, Research, Education, Dokumentation,
and Service) yaitu :
a. Administrative (Aspek Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
b. Legal (Aspek Hukum)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum dan penyediaan
bahan tanda bukti untuk penegakkan hukum.
c. Financial (Aspek Keuangan).
 7

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya

dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran
layanan pada fasilitas pelayanan kesehatan.Tanpa adanya bukti catatan
tindakan/pelayanan, maka pembayaran tidak dapat
dipertanggungjawabkan.Data/informasi yang ada dapat digunakan
sebagai aspek keuangan.
d. Research (Aspek Penelitian).
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena informasi
yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
e. Education (Aspek pendidikan).
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi tentangperkembangan kronologis dari
kegiatan pelayanan rekam medis yang diberikan kepada
pasien.Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi
pengajaran di bidang profesi pemakai.
f. Documentation (Aspek Dokumentasi).
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban laporan.
g. Service (Aspek Medis).
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
2.2.3 Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat berbagai aspek. Kegunaan
rekam medis menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008
dapat dipakai sebagai :
a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.
b. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan
kedokteran
 8

c. Gigi, penegakan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi.

d. Keperluan pendidikan dan penelitian.
e. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan.
f. Data statistik kesehatan.

2.2.4 Isi Rekam Medis

Dalam Peraturan PERMENKES NO 24 TAHUN 2022 Pasal 1 Rekam
Medis adalah Dokumen yang berisikan data, identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Peraturan Menkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 Rekam Medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas,
anamnese dan pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang diberikan kepada pasien selama dirawat di rumah sakit baik yang
dilakukan di unit rawat jalan, rawat inap dan unit gawat darurat. Oleh
karenanya rekam medis harus diisi langsung oleh dokter dan tenaga
kesehatan lain seperti perawat, bidan fisioterapi. Rekam medis harus diisi
langsung pada setiap tindakan yang dilakukan, sehingga dari catatan
tersebut dapat setiap saat diketahui dan diperoleh gambaran secara
kronologis mengenai pelayanan atau tindakan yang telah dilakukan
terhadap pasien.
Di dalam Peraturan Menkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis pada bab III pasal 5 dikatakan bahwa rekam medis itu harus
dibubuhi nama dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau
tindakan tersebut. Pengisian rekam medis harus dilakukan secara lengkap
dan langsung pada waktunya dan tidak ditunda-tunda karena mutu
pelayanan yang diberikan di rumah sakit antara lain akan tercermin pada
berkas rekam medisnya.
2.3 SistemPenyimpanan Dokumen Rekam Medis
Menurut Depkes (2006) Dokumen rekam medis berisi data individual yang
bersifat rahasia, maka setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik
 9

karena bertujuan untuk:

a. Mempermudah dan mempercepat di temukannya kembali dokumen yang
disimpan dalam rak filing.
b. Mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan.
c. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,
kimiawi dan biologis.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan adalah apabila pengisian pada
lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit
sehingga riwayat pasien urut secara kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau
penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanannya dibagi menjadi
dua yaitu:
2.3.1 Sentralisasi
Menurut Depkes (2006) Sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien
kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap,
gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Keuntungannya:
a) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan
kerenamenyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat di baca
seluruhnya.
b) Mengurangi duplikasi data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam
medis.
c) Mengurangi jumlah biaya yang di gunakan untuk peralatan dan ruangan.
Kekurangannya:
a) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap.
b) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24jam
karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan UGD yang buka 24
jam.
c) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena dokumen
rekam medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang untuk
 10

berobat.

2.3.2 Desentralisasi
Menurut Depkes (2006) Sistem penyimpanan secara desentralisasi
adalah sistem penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam
medis milik pasien dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap,
gawat darurat, milik seorang pasien dipisahkan pada folder (map) yang
berbeda.
Keuntungannya:
a) Efesiensi waktu,sehingga pasien mendapat pelayanan yang lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya:
a) Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, data dan
informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih dari satu folder.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

2.4 Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Dokumen rekam medis yang disimpan pada puskesmas sekip
menggunakan dua cara yaitu alfabetic numberik dan numberik, dan
menggunakan straigth numerical system.
Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Sistem)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.
Contoh:
00-01-00
00-01-99
 BAB III
HASIL PENGAMATAN

3.1 Gambaran Umum Puskesmas Sekip Palembang

Gambar 3. 2 Puskesmas Sekip

3.1.1 Sejarah Puskesmas Sekip Palembang

Puskesmas Sekip awalnya berdiri pada tahun 1962 yang masih

merupakan KIA. berlokasi di Jl. Madang RT 39, kemudian tahun 1964
pindah ke daerah Sekip Ujung dan pelayanan pun bertambah menjadi Balai
Pengobatan (BP) dan KIA. Seiring perkembangannya, berubah menjadi
Pustu (Puskesmas Pembantu) dengan menginduk ke Puskesmas Dempo.
Selanjutnya berubah menginduk ke Puskesmas Basuki Rahmat. Tahun
1983, barulah menjadi Puskesmas Induk. Berkembang dengan memiliki 3
Pustu antara lain: Pustu Kebon Semai (berdiri tahun 1983), Pustu IAIN
(berdiri tahun 1985), dan Pustu Cambai Agung (berdiri tahun 1993), Sejak
tahun 2003, Puskesmas Sekip pun dipercaya sebagai Puskesmas Swakelola
berdasarkan SK Walikota No 22 tahun 2003.

11
 12

3.1.2 Letak Geografis Puskesmas Sekip Palembang

Puskesmas sekip terletak di kecamatan kemuning tepatnya dikelurah
sekip jaya. Puskesmas ini terletak dijalan amphbino 812.Masyarakat yang
ingin berobat dapat menjangkaunya dengan berjalan kaki maupun
menggunakan kendaraan bermotor/angkutan umum.

Gambar 3.2 letak geografis puskesmas sekip

Puskesmas Sekip mempunyai wilayah kerja yang meliputi, yaitu:
1. 20 ilir dua
2. Sekip jaya
3. Pahlawan
4. Luar wilayah
Puskesmas Sekip mempunyai batas wilaya kerja wilayah kerja yang meliputi,
yaitu:
 13

UTARA Jl. R Sukamto

SELATAN Jl. Mayor Ruslan
BARAT Sungai Bendung 9 Ilir
TIMUR Jl. Jendral sudirman

Tabel 3.1 Wilayah Kerja Puskesmas Sekip

3.1.3 Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Puskesmas sekip

Fasilitas pelayanan di Puskesmas sekip meliputi:

Lantai 1
1. Unit Pendaftaran
2. Ruang RM (Rekam Medis)
3. Farmasi
4. Ruang Pemeriksaan Umum Dewasa
5. Ruang Pemeriksaan TB/MDR
6. Ruang Laboratorium
7. Ruang Imunisasi
8. Ruang bermain anak
9. Toilet Pasien
10. Ruang ibu dan anak
Lantai 2
1. Ruang Ka.Puskesmas
2. Ruang Ka. TU
3. Ruang Administrasi staff
4. Ruang keuangan
5. Ruang KIA/KB
6. Ruang KIE
7. Ruang GILLUT
8. Ruang sterilisasi
9. Ruang pemeriksaan khusus
 14

10. Ruang anak

11. Ruang Toilet
12. Ruang promkes
Lantai 3
1. Aula
2. toilet

3.1.4Sejarah Kepemimpinan di Puskesmas Sekip

NO NAMA DOKTER PERIODE TAHUN

1 Dr. AMRI. AK, Sp.B 1981 S/D 1983
2 Dr. Hj. MURDIATI MB, SP.A 1983 S/D 1987
3 Dr. Hj. RIMBAWATI ALI, MM 1987 S/D 1999
4 Dr. Hj. MARIATUL FADILAH, 1999 S/D 2001
MARS
5 Dr. ANTON SUWINDRO 2001 S/D 2009
6 Dr. MAHYUNIS MAHMOEDDI, 2009 S/D 2016
M.KES
7 Dr. NYANYU FARIAL 2016 S/D 2021
8 Dr. R.A EMIRIA UMI KALSUM, 2021 S/D SEKARANG
M.KES

Tabel 3.2 sejarah kepemimpinan puskesmas Sekip

3.1.5 Visi, Misi,KebijakanMutu, Motto dan Budaya kerja di Puskesmas

Visi

Tercapainya kesehatan masyarakat yang optimal di wilayah kerja puskesmas

Sekip dengan bertumpu pada pelayanan prima dan pemberdayaan masyarakat.
Misi
1.mewujudkan pelayanan prima yang sesuai dengan standar profesi
2.meningkatkan profesionalisme sdm
3.memanfaatkan profesi yang ada dengan kemitraan
4.menungkatkan sarana dan prasarana kesehatan yang bermutu prima
 15

5. Mengambangkan upaya kemandirian masyarakat dalam bidang kesehatan”

Kebijakan Mutu
Puskesmas Sekip bertekad meningkatkan kualitas pelayanan secara
berkesinambungan berdasarkan standar yang ditetapkan demi tercapainya
kepuasan masyarakat.

Motto Puskesmas Sekip Palembang

Kesehatan adalah bagian dari kami.

Tata Nilai Puskesmas Sekip Palembang

S = SENYUM
Senantiasa menampilkan keramahan dalam memberikan pelayanan
E = EMPATI
Menempatkan diri kita seperti orang lain
K = KOMUNIKATIF
Memberikan informasi kesehatan pada masyarakat dengan benar
I = INTEGITAS
Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas
P = PELAYANAN PRIMA
Pelayanan terbaik yang diberikan untuk memenuhi kebutuhan harapan
pelanggan sesuai standar prosedur dan kompetensi
 16

3.1.6 Struktur Organisasi di Puskesmas Sekip Palembang

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Puskesmas

Sekip Palembang
Struktur Organisasi Puskesmas Sekip Palembang ditetapkan berdasarkan
keputusan kepala dinas kesehatan kota Palembang Nomor
15/SK/DINKES/2022 Yang diresmikan pada tanggal 03 Januari 2022,
Adapun Susunan Organisasi Puskesmas Sekip Palembang terdiri atas:
1. Kepala Puskesmas
2. Kepala Tata Usaha
3. Sistem Informasi Puskesmas
4. Kepegawaian Puskesmas
5. Rumah Tangga Puskesmas
6. Keuangan Puskesmas
7. Bidang Penanggung Jawab UKM Essensial dan Keperawatan.
a. Koordinator Pelayanan Promosi Kesehatan Termasuk UKS
b. Koordinator Pelayanan Kesehatan Lingkungan
 17

c. Koordinator Pelayanan Gizi yang Bersifat UKM

d.Koordinator Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Peyakit
e. Koordinator Pelayanan Kesehatan Keluarga yang Bersifat UKM
f. Koordinator Pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat.
8. Bidang Penanggung Jawab UKM Pengembangan.
a. Koordinator Pelayanan Kesahatan Gigi Masy
b. Koordinator Pelayanan Kesehatan Tradisional
c. Koordinator Pelayanan Kesehatan Olahraga
d. Koordinator Pelayanan Kesehatan Kerja
d. Koordinator Pelayanan Kesehatan Usia Lanjut
e. Koodinator Pelayanan Kesehatan Indera
9. Bidang Penanggung Jawab UKP, Kefarmasian, dan Laboratorium
a. Koordinator Pelayanan Pemeriksaan Umum
b. Koordinator Pelayanan Kesehatan Usia Lanjut
c. Koordinator Pelayanan Pemeriksaan Anak
d. Koordinator Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut
e. Koordinator Pelayanan KIA,KB/Imunisasi
f. Koordinator Pelayanan Kefarmasian
g. Koordinator Pelayanan Laboraturium
h. Koordinator Pelayanan Pemeriksaan Kh TB
i. Koordinator Pelayanan Gizi
j. Koordinator Pelayanan Pendaftaran dan Rekam Medis
k. Koordinator Pelayanan Rujukan
i. Koordinator Pelayanan Tindakan
3.1.7 Kegiatan Puskesmas Sekip
Puskesmas sekip memulai pelayanan kesehatan pada hari/pukul:
Senin 07:30 – 14:00
Selasa 07:30 - 14:00
Rabu 07:30 – 14:00
Kamis 07:00 – 14:00
Jumat 07:00 – 13:00
 18

Sabtu 07:00 – 13:30

Pada hari jumat pagi Puskesmas mengadakan kegiatan senam bersama seluruh
petugas Puskesmas sekip Palembang.

3.1.8 Program Kegiatan Puskesmas Sekip

Untuk pelayanan kesehatan secara menyeluruh kepada seluruh
masyarakat di wilayah kerjanya, Puskesmas Sekip melaksanakan fungsinya
dengan menjalankan beberapa program yang dikelompokkan menjadi 2
yaitu:
1. Program Kesehatan Dasar
1.1 Promosi Kesehatan
Meliputi kegiatan penyebarluasan informasi kesehatan kepada
masyarakat dalam wilayah binaan Puskesmas Sekip melalui kegiatan
a. Penyuluhan langsung PKM dan PHN
b. Penyebaran leaflet, brosur
c. Pemasangan spanduk
1.2P2P
a. Kegiatan imunisasi
b. Pelacakan dan pengobatan DAD, TBC KUSTA, DIARE, dan ISPA
1.3 Pengobatan
a. Pengobatan umum
b. Pengobatan gigi
c. Rujukan spesialis
d. Keadaan darurat
e. Lab rutin, kimia darah
f. Pengobatan kesehatan jiwa
1.4 Kesehatan lingkungan
a. Pengawasan kesehatan tempat-tempat umum, rumah makan,
industri sederhana
b. Pengawasan dan pelatihan rumah yang memenuhi standar
kesehatan
 19

c. Pemeriksaan air
1.5. KIA-KB
a. Pemeriksaan kehamilan
b. Pelayanan akseptor KB
c. Pemeriksaan pertumbuhan dan perkembangan anak
d. Pelayanan kesehatan anak sehat dan sakit
e. Konseling kesehatan ibu menyusui, anak, wanita remaja, WUS
1.6. Gizi
a. Pemberian vitamin A dan FE
b. Pemberian makanan tambahan
c. Konseling gizi
d. Pengawasan dampak kekurangan gizi
20
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 SistemPenyimpanan di Puskesmas Sekip

Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik karena bertujuan untuk:
1. Mempermudah dan mempercepat di temukannya kembali dokumen yang
disimpan dalam rak filing.
2. Mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan.
3. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,
kimiawi dan biologis.
Sistem penyimpanan di Puskesmas Sekip menggunakan sistem sentralisasi
yaitu sistem penyimpanan yang menyatukan semua rekam medis baik pasien
rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap dalam sebuah tempat penyimpanan.
Puskesmas Sekip juga menggunakan sistem family folder yang dimana satu
keluarga memiliki nomor rekam medis yang sama.
Dimana dalam pelaksanaannya sudah sesuai dengan teori Depkes RI (2006) yang
menyatakan bahwa penyimpanan sentralisasi adalah sistem penyimpanan Sistem
penyimpanan secara sentralisasi adalah sistem penyimpanan dengan cara menyatukan
formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam
medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu dalam
satu folder (map). Adapun kelebihan dari sistem ini adalah membuat informasi hasil
pelayanan dapat dilakukan secara berkesinambungan. Selain itu sistem sentralisasi lebih
efisien baik dari segi pengadaan ruangan maupun pemeliharaan. Namun kekurangannya
adalah beban kerja petugas filling yang menumpuk.

21
 22

4.2 SistemPenjajaran di Puskesmas Sekip

Gambar 4.1 Penjajaran berkas di puskesmas sekip palembang

Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak
ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yanglain.Sistem Nomor
Langsung (Straight Numerical Sistem) yaitu penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis dari awal.
Contoh:
00-00-00
00-00-01
Sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Sekip adalah Straight
Numerical System (SNS) dalam pelaksanaannya sudah sesuai dengan teori
Depkes RI (2006) yang menyatakan bahwa Straight Numerical System
atau sistem nomor langsung adalah suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
 23

medis dengan menjajarkan folder data rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis dari awal.
Rekam medis pada Puskesmas sekip juga melakukan sistem color coding
pada berkas map rekam medis. Kode warna ( Color Coding) adalah kode yang
dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk
mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang
salah simpan. Color coding pada map rekam medis Puskesmas sekip bertujuan
untuk membedakan tiap kelurahan wilayah pasien. Adapun color coding yang
digunakan Rekam medis pada Puskesmas Sekip adalah sebagai berikut:

1. Map warna merah = untuk luar wilayah.

2. Map warna kuning= untuk wilayah Pahlawan.
3. Map warna biru = untuk wilayah 20 ilir II.
Map warna hijau = untuk wilayah Sekip Jaya.

4.3 Penyebab Terjadinya Penduplikasian Dokumen Rekam Medis Puskesmas

Sekip

Gambar 4.2 Penduplikasian berkas rekam medis

Berdasarkan hasil observasi di Puskesmas Sekip mengenai SOP sudah bagus.

Tetapi karena masih kekurangan petugas rekam medis menyebabkan proses
 24

dalam menyimpan berkas masih belum terlaksana dengan optimal sehingga

ditemukan penduplikasian pada berkas.
Selain itu penyebab terjadinya penduplikasian berkas pada rekam medis adalah
dari pasien yang kerap kali menyepelehkan pentingnya nomor rekam medis
tersebut dan seringkali lupa membawa no rekam medis dan kartu berobat
sehingga akhirnya terjadilah duplikasi pada berkas tersebut. Kemudian Pasien
juga tidak berkoordinasi dengan keluarganya sedangkan nomor rekam medis
menggunakan sistem family folder, lalu ada perubahan antara kode huruf dan
angka, dan petugas mungkin tidak berkonsentrasi pada saat pengembalian ulang
berkas dari poli sehingga pada saat memasukkan ulang berkas ke rak,
ditempatkan ditempat yang salah dan susah saat dicari ulang.
Menurut permenkes nomor 24 tahun 2022 Puskesmas sudah harus menerapkan
Rekam medis elektronik ( RME) paling lambat terimplementasi pada 31
desember 2023, dalam aturan tersebut juga mewajibkan RME terintegrasi dengan
SATUSEHAT milik kemenkes yang juga akan terintregasi dengan
PeduliLindungitetapi pada puskesmas sekip masih menggunakan sistem manual.
 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, didapatkan kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sistempenjajaran di Puskesmas Sekip menggunakan sistem penjajaran
Straight Numerical System (SNS) karena Data dan informasi hasil
pelayanan dapat berkesinambungan kerena menyatu dalam satu folder
sehingga riwayatnya dapat di baca seluruhnya, dapat mengurangi duplikasi
data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis,
2. SistempenyimpanandiPuskesmas Sekipmenggunakan sistemSentralisasi
karena lebih mudah dalam pencarian dokumennya atau disebut kode
keluarga dan sistem penjajaran SNS sudah berjalan dan terstuktur dengan
baik dalampelaksanaannya.
3. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Sekip telah
menggunakan Family Folder sehingga dapat mempermudah dalam
pencarian Dokumen Rekam Medis.
4. Penomoran Yang digunakan menggunakan Kode Keluarga sehingga
mempermudah dalam penyimpanan dan penjajaran dokumen Rekam
Medis di dalam map sehingga dapat dijadikan family folder.
5. Nomor Rekam Medis yang diberikan kepada pasien hanya 1 (satu) nomor
sehingga tidak ada duplikasi penomoran.
6. Menggunakan Color coding pada map untuk membedakan tiap kelurahan
pada wilayah pasien yang memudahkan petugas dalam mencari berkas.
7. Membuat catatan kecil dalam dokumen rekam medis tentang adanya dua
pasien untuk melakukan dua pemeriksaan diruanh pemeriksaan yang
berbeda
8. Petugas Rekam Medis kekurangan SDM, selain itu pasien juga kerap kali
menyepelehkan nomor Rekam Medis dan Pasien tidak berkoordinasi
dengan keluarganya lalu ada perubahan antara kode huruf dan angka pada
penjajaran dan petugas tidak berkonsentrasi pada saat pengembalian ulang
25
 26

berkas dari poli ke rak semula

5.2 Saran
Dari kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, dapat diberikan saran sebagai
berikut:
1. Peningkatan komunikasi antara petugas dan pasien untuk terus mengingatkan
pasien agar tidak lupa membawa keperluan lainnya, seperti kartu berobat
2. Perlunya ketelitian petugas pendaftaran dalam mengidentifikasi penomoran
rekam medis pada formulir rekam medis pasien.
3. Sebaiknya di adakan penambahan Petugas Rekam Medis
4. Sebaik nya di buat pengingat dalam bentuk tulisan di depan loket mengenai
penting nya membawa Nomor RM sebagai syarat pendaftaran di Puskesmas
5. Sebaiknya di adakan pelatihan pada petugas RM agar bisa lebih
berkonsentrasi dan teliti saat berkerja
 DAFTAR PUSTAKA
Buku Profil Puskesmas Sekip Palembang (2022)
Depkes (2006) Sistem Penjajaran dan Duplikasi
Harjanti,W AS. (2019). Identifikasi Penerapan Family Numbering System di
puskesmas Wilayah Dinas Kesehatan Surakarta. Jurnal Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan
Prasasti & Santoso (2017) https://repository.stikesyrsds.ac.id/id
Huffman (1999)https://stikeshb.ac.id/pengertian-rekam-medis-menurut-ahli/
Ida Nurmawati,( 2021)https://ejournal.undip.ac.id
Rekam Medis Nomor 24 Tahun (2022)
Permenkes RI No 269/MENKES/PER/III/.(2008)Tentang Rekam Medis
Permenkes RI No 43 Tahun. (2019).Puskesmas.Jakarta Pusat.Indonesia
L
A
M
P
I
R
A
N
FOTO KEGIATAN