PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI

18
Kelurahan Balakia

FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja :
Eselon I : -
Eselon II : -
Eselon III : Camat
Eselon IV : Lurah

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

LURAH

SEKRETARIS

PENGADMINISTRASI
UMUM

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan
pendokumentasian dokumen sekretariat di Kelurahan

6. Uraian Tugas :
a Menerima dan mencatat surat masuk Sekretariat agar terdokumentasikan
. dengan baik;
Tahapan :
1. Menerima dan mempelajari surat dari dalam maupun luar lingkup
kecamatan;
2. Mencatat dalam buku agenda surat masuk;
3. Menyerahkan kepada pimpinan untuk ditindaklanjuti;
4. Mengarsipkan surat masuk;
b Membuat konsep surat keluar Sekretariat agar terdokumentasikan dengan
. baik;
Tahapan:
1. Menerima konsep surat keluar dari Kepala Sekretariat;
2. Mengetik surat keluar;
3. Menyerahkan surat yang telah diketik kepada Kepala Sekretariat untuk
diverifikasi;
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
19
Kelurahan Balakia

4. Mendistribusikan surat yang telah diverifikasi dan ditandatangani oleh

Kepala Sekretariat dan Lurah;
5. Mengarsipkan surat kedalam folder surat keluar.
c Menyimpan arsip surat, dokumen dan data umum Sekretariat dalam rangka
tertib administrasi;
Tahapan:
1. Menerima penugasan dari pimpinan;
2. Menyusun bahan arsip surat, dokumen dan data umum;
3. Memilah bahan arsip surat, dokumen dan data umum;
4. Mengklasifikasikan bahan arsip sesuai jenisnya;
5. Menyimpan dalam lemariarsip bahan arsip yang telah diklasifikasi.
d Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada pimpinan sebagai
pertanggungjawaban;
Tahapan:
1. Membuat laporan secara tertulis tentang hasil kegiatan yang telah
dilakukan
2. Menyerahkan laporan yang telah dibuat untuk diverifikasi oleh pimpinan
3. Mendokumentasikan laporan hasil kegiatan yang telah diverifikasi oleh
pimpinan
e Melaksanakan tugas lain yg diberikan oleh atasan berkaitan dengan tugas
pokok organisasi guna mendukung kinerja organisasi
Tahapan:
1. Menerima penugasan/disposisi dari pimpinan
2. Mempelajari pedoman dan petunjuk terkait penugasan
3. Menyiapkan bahan penugasan yang diperintahkan oleh pimpinan
4. Melaksanakan penugasan yang diperintahkan oleh pimpinan

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Peraturan Bupati Pemerintah Pedoman menjalankan tugas
Kabupaten Sinjai tentang Tugas pokok dan fungsi pada kecamatan
pokok, Fungsi, dan Rincian Tugas dan Kelurahan
Jabatan Struktrural pada Kecamatan
dan kelurahan
2. Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) Petunjuk Penyusunan program
kegiatan
3. Rencana Strategis Kecamatan Petunjuk Penyusunan program
kegiatan Kecamatan
4. Rencana Kerja Tahunan Kecamatan Petunjuk Penyusunan program
kegiatan Kecamatan
5. Surat Keputusan Kegiatan Petunjuk pelaksanaan tugas
6. Disposisi Pimpinan Petunjuk pelaksanaan tugas

8. Perangkat/Alat Kerja :
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. ATK Mendukung pelaksanaan tugas dan kegiatan
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
20
Kelurahan Balakia

2. Flash Disk/Hard Menyimpan data pelaksanaan tugas dinas dalam

disk bentuk soft copy
3. Laptop/Komputer Mempelajari Rencana Stratejik, visi misi daerah,
dan internet dokumen yang lain serta memeriksa laporan
kegiatan dalam bentuk soft copy
4. Printer Untuk mencetak dokumen
5. Telepon/Fax Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan semua
hal-hal yang terkait dengan pekerjaan
6. Lemari arsip Menyimpan seluruh bahan dan dokumen
7. Standard Penyusunan langkah-langkah dalam pelaksanaan
Operating kegiatan atau pekerjaan
Procedure (SOP)

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Menerima dan mencatat surat masuk Sekretariat Dokumen

2. Konsep surat keluar pada Sekretariat ; Dokumen

3. Menyimpan arsip surat, dokumen dan data umum Dokumen

Sekretariat
4. Laporan hasil pelaksanaan kegiatan pemberdayaan Laporan
masyarakat Sekretariat
5. Hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Kelengkapan pencatatan surat masuk;
b. Ketepatan membuat konsep surat keluar;
c. Kerapihan arsip surat, dokumen dan data sekretariat;
d. Ketepatan waktu penyelesaian laporan;
e. Kesesuaian dalam menyiapkan bahan koordinasi dengan unit kerja
terkait
f. Kelengkapan dalam penyusunan laporan kegiatan
g. Kesiapan dalam melaksanakan tugas kedinasan lain;
h. Ketepatan pelaksanaan tugas berdasarkan SOP;
i. Kerahasiaan dalam penyimpanan dokumen.

11. Wewenang :
a. Meminta kesediaan pimpinan untuk membimbing dalam pelaksanaan
tugas;
b. Menggunakan peralatan kerja untuk penyelesaian tugas dan laporan
seluruh kegiatan Kelurahan;
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
21
Kelurahan Balakia

c. Memberikan informasi terkait pengadministrasi umum Sekretariat ;

d. Memberikan saran kepada pimpinan terkait kegiatan pengadministrasi
umum sekretariat.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Lurah Kelurahan Tassililu Menerima Penugasan,
Kecamatan Sinjai Utara konsultasi dan
koordinasi
Kabupaten Sinjai
2. Sekretaris Lurah Kelurahan Tassililu Koodinasi dan
Kecamatan Sinjai Utara konsultasi
Kabupaten Sinjai
3. Kepala Sekretariat Kecamatan Sinjai Utara Menerima Penugasan,
Kabupaten Sinjai konsultasi dan
koordinasi
4. Fungsional Kecamatan Sinjai Utara Koodinasi dan
umum/pelaksana di Kabupaten Sinjai Sinkronisasi
Seksi /bagian

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Indikator

1. Tempat kerja Di dalam dan di luar ruangan

2. Suhu Normal (25-300 C)
3. Udara Kering
4. Keadaan Ruangan luas
5. Letak Strategis
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran Tanpa getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab
1. Gangguan ginjal Banyak duduk
2. Kelelahan fisik dan mental Beban kerja tugas dan tanggungjawab
3. Kelelahan pada otot mata Banyak melihat monitor komputer/laptop
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
22
Kelurahan Balakia

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda -II/a
b. Pendidikan : SLTA/DI/ DII/ DIII di bidang manajemen
perkantoran/administrasi perkantoran/ tata
perkantoran atau bidang lain yang relevan
dengan tugas jabatan
c. Kursus/Diklat :
1. Diklat -
Penjenjangan
2. Diklat Teknis -
d. Pengalaman kerja : Fungsional pelaksana pada bagian
lain kantor kelurahan/kec.sinjai utara/
unit kerja lainnya
e. Pengetahuan kerja : - Peraturan Bupati tentang tugas pokok,
fungsi, dan rincian tugas jabatan struktural
pada Kelurahan
- Pengetahuan tentang program kerja
pembangunan dan pemberdayaan
masyarakat
- Pedoman Standar Operating Procedure
(SOP)
f. Keterampilan kerja : - Mampu mengoperasikan komputer/laptop
- Memiliki ketekunan dan ketelitian
- Kemampuan berkomunikasi efektif
- melaksanakan tugas teknis dan
administratif

g. Bakat Kerja :
1. G : Intelegensia
3. V : Bakat Verbal
4. Q : Ketelitian

h. Temperamen Kerja :
1. M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan
pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau
pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur
atau diuji
2. R : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang
menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat
batas, toleransi.
3. V : Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan
berbagai tugas, sering berganti dari tugas yang satu
ketugas yang lainnya yang “berbeda” sifatnya, tanpa
kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.

i. Minat Kerja :
1. 1.a Kegiatan yang berhubungan dengan benda dan obyek
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
23
Kelurahan Balakia

2. 1.b Kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data

3. 2.a Kegiatan yang berhubungan dengan orang

4. 3.a Kegiatan yang bersifat rutin, konkrit dan teratur

j. Upaya Fisik :
1. Berbicara
2. Duduk
3. Mendengar
4. Berjalan
5. Melihat
6. Bekerja dengan jari
k. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : Laki-Laki/Perempuan
2. Umur : 21-54 Tahun
3. Tinggi badan : 150-180 cm/Relatif
4. Berat badan : 45-85 Kg/Relatif
5. Postur badan : Tegap/Relatif
6. Penampilan : Bersih dan Rapih

l. Fungsi Pekerjaan :
1. D3 : Menyusun
2. O7 : Melayani orang
3. O6: Berbicara
 PEMERINTAH KABUPATEN SINJAI
24
Kelurahan Balakia

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

Jumlah Hasil
Waktu
No Hasil Kerja (Dlm
Penyelesaian
1Tahun)
1. Dokumen : Menerima dan mencatat surat 1
300
masuk Sekretariat
2. Dokumen : Konsep surat keluar pada 1
Sekretariat ; 300

3. Dokumen : Menyimpan arsip surat, 4

600
dokumen dan data umum Sekretariat
4. Laporan : Laporan hasil pelaksanaan 2
kegiatan pemberdayaan masyarakat 300
Sekretariat
5. Kegiatan : Hasil pelaksanaan tugas 1
1500
kedinasan lainnya

17. Butir Informasi Lain :

Segala ketentuan yang ada dalam analisis jabatan ini sedapat mungkin
dipenuhi sebagaimana mestinya.
Sinjai, Maret 2017

Mengetahui
Lurah Balakia Yang membuat

A.MAMMA, S. Ip. SYAWALUDDDIN AWAL, S.Ip.

NIP. 19620101 198603 1 070 NIP.19850620 200312 1 005