YAYASAN WIDYA MANDALA SURABAYA

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA

SEKOLAH PASCASARJANA
Graha Widya Mandala Lt.6, Jl. Dinoyo 48A Surabaya 60265
Telp. 031-5681377 ext. 202 Fax. 031-5610818
Email: info-gradschool@ukwms.ac.id Website: http://pasca.wima.ac.id
UJIAN AKHIR SEMESTER
GASAL 2022/2023
Program Studi : Magister Manajemen
Matakuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia
Hari/Tanggal : Selasa, 24 Oktober 2023
Sifat : TAKE HOME EXAM
Dosen : Dr. Elisabeth Supriharyanti.

Nama : Peter Hermawan

NRP : 8112423010

JAWABAN:

1. Paroki
a. Identifikasi Masalah Paroki St. Petrus:
• Latar Belakang Sosial-Ekonomi Umat
Paroki St. Petrus merupakan kategori paroki yang berada di kota metropolitan. Dari
diskripsi kondisi Paroki St. Petrus ditemukan bahwa 60 persen umat adalah berasal dari
golongan ekonomi menengah ke bawah. Hal ini terlihat dari tempat tinggal mereka di
perumahan di gang sempit dan sering mengalami banjir ketika musim hujan. Akan tetapi,
sebagian dari umat Paroki St. Petrus tinggal di kompleks elit.. Tiga bulan belakangan ini,
umat di beberapa lingkungan paroki mengalami musibah banjir dan bahkan ada rumah yang
roboh.
• Latar Belakang Pengalaman Romo Harry
Romo Harry merupakan romo muda dengan usia 38 tahun dan baru memiliki
pengalaman sebagai romo rekan di Paroki St. Paulus, Blitar. Namun, saat ini, dia
mendapatkan perutusan sebagai Kepala Paroki St. Petrus Surabaya. Boleh dikatakan Romo
Harry masih memiliki pengalaman yang minim untuk menjadi kepala paroki. Selain itu,
Romo Harry mengalami perpindahan dari tugas dari paroki daerah ke paroki kota
metropolitan.
• Pergantian Pengurus DPP dan BGKP
Setelah tiga bulan Romo Harry berada di Paroki St. Petrus, ternyata pengurus DPP
(Dewan Pastoral Paroki) dan BGKP (Badan Gereja Katolik Paroki). Dari pengurus BGKP
yang lama, Romo Harry diminta untuk merekrut pengurus dari umat yang dikenal oleh
pengurus BGKP yang lama. Sebenarnya Romo Harry ingin merekrut pengurus DPP dan
BGKP yang baru dari kalangan anak muda. Namun, dia mengalami kesulitan untuk
berkenalan dengan anak muda di Paroki St. Petrus ketika mengunjungi lingkungan karena
anak muda yang ditemui sedikit. Padahal ketika misa Sabtu dan Minggu, Romo Harry
menjumpai banyak anak muda yang ikut misa.
Kemudian, ketika mengadakan dialog dengan pengurus DPP Koordinator Bidang
Formatio, ada usulan untuk mengadakan retret bagi pengurus di luar kota dan juga sekalian
mengadakan rekreasi perpisahan pengurus lama dengan pengurus baru. Usulan retret dan
rekreasi ini menghabiskan biaya Rp. 110.000.000 juta.
• Permasalahan di lingkungan, pelayanan Sakramen Pernkawinan, dan Kegiatan
PSE.
Dari laporan pengurus DPP, Romo Harry menemukan bahwa implementasi Ardas
Keuskupan sudah berjalan dengan beberapa program di setiap bidang. Namun, dalam hal
liturgi terjadi permasalahan di lingkungan. Ternyata tidak semua asisten imam bersedia
menjadi pemandu umat. Selain itu, dalam pelayanan Sakramen Perkawinan ditemukan
masalah biaya pernikahan yang tinggi di gereja. Hal ini terkait dengan biaya bunga,
konsumsi, dll. Kemudian juga, dalam PSE selama ini dari tahun ke tahun masih menjalankan
kegiatan yang bersifat karitatif dengan membagikan sembako.
Identifikasi Permasalahan:
Dari urain di atas, penulis menenukan permasalahan yang terjadi adalah berkaitan
dengan Manajemen Sumber Daya Manusia. Beberapa hal yang dapat ditemukan adalah:
• Dari kondisi umat dapat dikatakan bahwa 60 persen umat memiliki sumber daya
manusia dari kelompok ekonomi menengah ke bawah. Hal ini dapat dilihat dari kondisi
sosial tempat tinggal mereka di gang yang sempit dan sering mengalami banjir. Dengan
kondisi semacam ini dapat dilihat bahwa 60 persen umat ini merupakan masyarakat
urban perkotaan. Sedangkan, 40 persen umat berasal dari kelompok menengah ke atas.
Hal ini dilihat dari adanya beberapa umat yang tinggal di kawasan elite. Kemungkinan
besar juga, umat Paroki St.Petrus ini berasal dari berbagai macam etnis dan bahkan para
pendatang dari berbagai macam daerah. Budaya yang ada di Paroki St. Petrus ini sangat
prular atau bermacam-macam. Dengan kondisi semacam ini kemungkinan besar ada
kesenjangan sosial di tengah umat.
• Dari pihak Pastor Kepala Paroki, Romo Harry masih memiliki pengalaman yang kurang
sebagai Kepala Paroki. Boleh dikatakan, penugasannya di Paroki St. Petrus merupakan
pengalaman yang pertamanya menjadi Kepala Paroki. Selama ini dia hanya memiliki
pengalaman sebagai romo rekan yang hanya memiliki wewenang untuk mendukung
reksa pastoral pastor kepala paroki saja. Jadi boleh dikatakan pengalaman untuk
mengambil keputusan dari Romo Harry masih minim. Romo Harry juga menngalami
permasalahan perbedaan kebudayaan (shock culture) karena baru saja pindah dari Blitar
ke kota Surabaya (dari paroki daerah ke paroki kota metropolitan).
• Pergantian BGKP dan DPP: Apa yang disarankan oleh pengurus BGKP untuk merekrut
pengurus dengan cara memilih mereka dari yang dikenal pengurus (metode jawilan)
menunjukkan adanya budaya status quo (melanggengkan cara lama). Perbedaan usia
antara Romo Harry dengan pengurus DPP dan BGKP menjadi kendala bagi Romo
Harry Mengapa demikian? Dari pengalaman yang minim sebagai pastor kepala paroki
ada potensi bahwa Romo Harry akan di-setir atau dikendalikan oleh pengurus DPP dan
BGKP yang usianya lebih tua dari Romo Harry. Kencenderungan Romo Harry untuk
mencari anak muda sebagai pengurus DPP dan BGKP baru adalah hal yang wajar
karena dengan usia yang relatif sama ada semacam ikatan yang sama, pola pikir dan
pola kerja yang sama.
• Dari implementasi Ardas, terlihat bahwa misi dan visi Keuskupan Surabaya belum
tercapai di bidang liturgi di lingkungan. Hal ini terlihat adanya beberapa asisten imam
yang tidak bersedia menjadi pemandu umat. Tampaknya, Romo Harry perlu memasang
 spanduk atau banner kalimat-kalimat Ardas Keuskupan di beberapa tempat yang
strategis di paroki. Selain itu juga Romo Harry perlu memberikan dorongan motivasi
kepada asisten imam dan melakukan pelatihan pemandu umat bagi asisten imam.
Misalnya: pelatihan membuat renungan singkat dan rekoleksi singkat bagi asisten imam
tentang menjadi pemandu umat.
• Dari permasalahan biaya pelayanan Sakramen Perkawinan menunjukkan bahwa misi
Gereja Katolik yang berpihak kepada mereka yang miskin dan lemah kurang
tersampaikan dengan baik di pengurus DPP dan BGKP. Oleh karena itu, semua umat,
termasuk pengurus DPP dan BGKP, perlu mendapat katekese seputar Ajaran Sosial
Gereja. Harapannya dengan kateke ASG ini, kegiatan PSE (Pengembangan Sosial
Ekonomi) tidak terjebak melulu dalam karya karitatif dengan memberikan bantuan
sembako terus menerus, tetapi merubah pola kerja PSE untuk memberdayakan umat.
Misalnya saja, untuk menekan biaya pelayanan sakramen perkawinan yang mahal, PSE
dapat mengadakan kelompok UMKM yang menyediakan bunga, jasa merangkai bunga
dan menyediakan keperluan pernikahan di Gereja. Harapannya umat yang termasuk
golongan ekonomi lemah memperoleh pendapatan dari kelompok UMKM tersebut.
Selain itu juga, biaya pelayanan pernikahan di Gereja dapat terjangkau karena barang-
barangnya dari intern umat dan tidak dari pedagang di pasar umum atau pelaku usaha di
masyarakat.
• Kemudian, dari pengurus koordinator Bidang Formatio gagasan untuk mengadakan
rekoleksi dan rekreasi pengurus yang lama dengan yang baru dapat menimbulkan
kesenjangan sosial. Mengapa? Seperti yang diketahui beberapa umat lingkungan
mengalami kebanjiran dan ada rumah yang roboh. Alangkah baiknya rekoleksi diadakan
di paroki dan acara perpisahan dilakukan dengan sederhana dengan mengadakan
syukuran bersama di paroki (potong tumpeng).
b. Berkaitan dengan pencarian relawan, saya kurang setuju jika relawan direkrut
berdasarkan yang dikenal oleh pengurus lama (BGKP). Alasannya adalah jika
rekruitment relawan berdasarkan yang dikenal oleh pengurus lama (BGKP), maka Romo
Harry tidak memiliki kesempatan untuk bebas memilih. Rekruitment semacam ini akan
membatasi Romo Harry untuk menemukan atau mendapatkan relawan pengurus yang
benar-benar kompeten dan sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan oleh Romo Harry,
seperti ada relawan yang berasal dari anak muda. Perekrutan semacam ini menimbulkan
potensi hanya orang-orang tertentu atau wajah-wajah lama yang selalu menjadi pengurus.
Rekruitment yang berdasarkan saran pengurus lama ini akan menimbulkan potensi politik
organisasi. Misalnya saja, untuk pengadaan keperluan sehari-hari imam bisa jadi
dimonopoli oleh pengurus lama atau kenalan pengurus yang memiliki usaha toko.
Tentunya hal ini menguntungkan sedikit orang. Selain itu, rekruitment semacam ini juga
menimbulkan potensi status quo (melanggengkan cara lama atau gagasan lama).
Dampaknya kepengurusan tidak mengalami perkembangan. Pengurus lama memiliki
kencenderungan pengetahuan yang terbatas dan tidak terbuka akan perubahan, terutama
perubahan regulasi dari keuskupan.
Berhubung Romo Harry tidak mengetahui kinerja masa lalu pengurus lama secara
langsung, maka dia dapat melakukan rekruitment eksternal yang juga terbuka bagi siapa
 pun, termasuk kenalan pengurus lama dan pengurus lama sendiri. Pertama-tama yang
dilakukan oleh Romo Harry adalah dengan memberikan pengumuman setelah misa hari
sabtu dan minggu serta misa harian. Pengumuman misa setelah misa hari sabtu dan
minggu dapat Selain itu juga dibuat pengumuna di sekretariat paroki dan group WA di
setiap lingkungan. Namun, sebelum mengumumkan, Romo Harry melakukan job analysis
atas pekerjaan yang ada di dalam struktur kepengurusan DPP dan BGKP. Dalam
melakukan job analysis, Romo Harry dapat menggunakan Buku Pedoman Pengurus DPP
dan BGKP yang berasal dari Keuskupan, menganalisis pekerjaan secara nyata dan
memverifikasi informasi analisis pekerjaan dengan pengurus yang melakukan pekerjaan.
Hal ini dilakukan untuk menghasilkan job descriptions dan job specification.
Tahap berikutnya setelah melakukan pengumuman lowongan pengurus DPP dan BGKP,
Romo Harry perlu melakukan seleksi daftar riwayat hidup, mengecek kualifikasi dan
melakukan personality test MBTI dan DISC untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan
volunter yang hendak menjadi pengurus. Selanjutnya, Romo Harry melakukan
wawancara perilaku (behavioral intervews) dengan bertanya kepada calon pengurus
untuk mendeskripsikan bagaimana reaksi mereka untuk menghadapi situasi di masa lalu.
Romo Harry dapat memakai teknik STAR (Situation, Task, Action, and Result).
Kemudian Romo Harry juga berusaha menggali profil kompetensi calon pengurus yang
terdiri atas kompetensi inti, peran, dan fungsional. Yang paling terpenting adalah
kompetensi inti yang berisi nilai-nilai yang menjadi tujuan dari paroki. Kemudian, Romo
Harry melakukan penilaian atas calon pengurus.
Apabila Romo Harry hendak melakukan rekruitment karyawan baru, Romo Harry bisa
menggunakan langkah-langkah yang digunakan untuk merekrut calon pengurus DPP dan
BGKP.
c. Kompetensi yang dibutuhkan oleh pengurus DPP dan BGKP adalah kompetensi inti,
kompetensi peran, dan kompetensi fungsional. Misalnya, kompetensi inti dapat berupa
integritas, pelayanan, dan kualitas. Kompetensi peran dapat berupa berpikir strategis,
mengelola personel, pengambilan keputusan, dan membangun hubungan. Kompetensi
fungsional dapat berupa pengetahuan sebagai pengurus, teknik menjalankan tugas sebagai
pengurus, komunikasi persuasif, dan teknik dalam menyampaikan pendapat. Dari ketiga
jenis kompetensi yang paling penting adalah kompetensi inti. Menurut Buku Pedoman
DPP dan BGKP Keuskupan Surabaya, kompetensi yang harus dimiliki pengurus antara
lain:

Pengurus DPP Pengurus BGKP

Hidup kristiani yang baik
Diterima oleh umat
Sanggup, sempat, dan mampu bekerja
Mampu bekerja sama
Maumengembangkan diri dalam bidang
pelayanan pastoral
Minimal berusia 18 tahun
Berdomisili di paroki setempat
Hidup kristiani yang baik
Diterima oleh umat
Memiliki kemampuan disiplin ikmu bidang
ekonomi dan/atau hukum sipil; atau
dianggap mampu
Berdedkasi, jujur, dan bertanggung jawab
dalam bekerja
tidak memiliki hubungan darah sampai
tingkat ke-empat atau semenda dengan
Pastor Paroki
 Mengenai usulan ketua bidang formatio tentang retret yang juga bagian dari
pengembangan kompetensi dilakukan di luar kota sekalian dengan rekreasi, saya pribadi
tidak setuju. Ada beberapa alasan yang menjadi pertimbangan saya:
• Pertama, ada beberapa lingkungan yang umatnya mengalami musibah banjir dan ada
yang hampir roboh rumahnya sehingga sebagai bagian dari paroki hendaknya ketua
bidang formatio menunda rertret dan rekreasi tersebut. Dengan demikian pengurus
bidang formatio ini bersolidaritas dengan mereka yang kesusahan.
• Alangkah baiknya uang sebesar Rp. 110.000.000 digunakan untuk membantu umat
yang terkena musibah, terutama yang hampir roboh umatnya.
• Solusi untuk pengembangan kompetensi ini, retret dapat dilaksanakan di paroki dan
untuk acara perpisahan dilakukan secara sederhana di paroki di hari terakhir retret.
• Acara pengembangan komptensi dengan retret dan rekreasi di luar kota ini belum
tentu menyelesaikan masalah dalam pengembangan kompetensi. Bisa jadi kegiatan
semacam ini hanya rutinitas semata dan tidak ada rencana tindak lanjut (RTL).
2. Sekolah
a. Struktur Organisasi perlu diperjelas ada pemisahan:

Yayasan

Kepala Sekolah

Administrasi Tata Usaha & Keuangan

Wakasek Bidang Wakasek Bidang Wakasek Bidang Wakasek Humas

Pembelajaran Kesiswaan Sarana & Prasarana

Staf Staf Staf Staf

Wali Kelas dan Guru

Siswa

Di dalam organisasi sekolah SMAK St. Petrus perlu Wakasek Humas sebagai bagian pemasaran
dalam organisasi atau bagian yang menghubungkan antara pihak luar sekolah, menjadi perantara
sekolah dengan yayasan.
Strategic human resource management adalah proses menyusun dan menjalankan kebijakan dan
kegiatan sumber daya manusia di sekolah. Proses ini menghasilkan kompetensi dan perilaku staf
baru yang dibutuhkan sekolah SMAK St. Petrus untuk mencapai tujuan strategis.
Praktek implementasi strategic human resource management dalam sekolah tersebut dalam
kaitannya permasalahan staf baru adalah:
• Pertama, yayasan menyusun rencana strategis (strategic plans) dan tujuan dari staf baru.
 • Kedua, untuk mencapai ini, staf baru harus menunjukkan kecakapan dan perilaku baru,
terutama bekerja tidak menunggu perintah dan pekerjaan diselesaikan dengan sebaik
mungkin.
• Untuk menghasilkan kecakapan dan perilaku baru, yayasan harus menyusun manajemen
sumber daya manusia baru, rencana baru, peraturan baru, dan prosedur baru.
Rencana sumber daya manusia yang baru dan penerapannya membantu sekolah untuk
menghasilkan perilaku staf baru untuk memperbaiki pelayanan SMAK St. Petrus kepada
siswanya, terutama staf dapat memperbaiki sarana yang ada di SMAK St. Petrus agar tidak
ketinggalan zaman.
b. Perbaikan yang perlu dilakukan oleh kepala sekolah atau yayasan dalam mengembangkan
kebijakan SDM sehingga setiap jabatan dan jajaran stafnya dapat menjalankan kinerja
dengan baik adalah dengan menambah job specification dan kompetensi dalam setiap
jabatan dan jajaran stafnya.
Job specification memakai job description dan menjawab pertanyaan apakah ciri-ciri
manusia dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini secara efektif?
Job specification menunjukkan jenis orang seperti apakah yang harus dan untuk kualitas
apakah kepala sekolah atau yayasan mengetes orang tersebut. Dalam menuliskan job
specification, adalah penting untuk membedakan spesifikasi antara jajaran dan staf yang
terlatih dengan jajaran dan staf yang tidak terlatih. Untuk jajaran dan satf yang terlatih,
prosesnya adalah relatif langsung, karena kepala sekolah atau yayasan mencari karakter
seperti pengalaman semata. Untuk jajaran dan staf yang tidak terlatih, adalah perlu untuk
mengidentifikasi karakter yang mungkin memprediksi kesuksesan dalam pekerjaan itu.
Sebagian besar job specification berasal dari perkiraan dari supervisor terdidik dan
kebanyakan berdasarkan pada penilaian. Prosedur dasarnya adalah untuk menanyakan
“Apakah yang dibutuhkan dalam hal pendidikan, kecerdasan, pelatihan, dan sebagainya
untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik. Mendasarkan job specification pada
analisis statis daripada hanya pada penilaian adalah lebih dapat dipertahankan tetapi lebih
sulit. Tujuannya adalah untuk menentukan secara statistik hubungan antara sejumlah
prdiktor (ciri-ciri manusia seperti tinggi, kecerdasarn, atau ketangkasan dalam bekerja)
dan sejumlah indikator atau kriteria dari efektifitas pekerjaan, seperti pekerjaan yang
dinilai oleh pengawas.
Kompetensi adalah karakteristik jajaran dan staf yang dapat diamati dan diukur yang
membuat kinerja dimungkinkan. Pengungkapan komptensi yang dibutuhkan oleh
pekerjaan adalah serupa dengan analisis pekerjaan tradisional. Sebuah pernyataan
komptensi yang ideal mencakup tiga elemen: nama dan deskripsi singkat dari kompetensi
tersebut, deskripsi tentang perilaku yang dapat diamati yang mewakili kecakapan dalam
kompetensi tersebut, dan tingkat kecakapan.
c. Dari uraian soal, terlihat bahwa ada prioritas pengembangan dari staf baru yang
mengalami kesenjangan kompetensi berdasarkan hasil penilaian. Untuk meningkatkan
komptensi yang dibutuhkan sfat SDM agar dapat menjalankan tugas dengan baik adalah
melakukan analisis kebutuhan pelatihan. Kemudian, Kepala sekolah atau yayasan
mencari sumber kebutuhan pelatihan. Sumber ini terdiri atas visi, misi, budaya, dan
strategi sekolah, laporan permasalahan unit kerja, implementasi suatu sistem, job
 description dan job specification, penilaian kinerja, catatan karyawan, dan hasil
assessment kompetensi. Pengumpulan data sumber kebutuhan pelatihan dapat diperoleh
dari rapat dengan unit kerja terkait, kuesioner, wawancara, Focus Group Discussion,
dokumen dan laporan perusahaanm dan data penilaian kinerja.
Kendala kompetensi staf baru yang cenderung menunggu perintah dan pekerjaan yang
asal selesai dapat diselesaikan dengan pelatihan dan pengembangan kompetensi. Apa
yang dialami staf baru dalam sekolah ini diakibatkan adanya kesenjangan kompetensi
baik dari pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja. Usulan pelatihan untuk staf baru itu
adalah dengan pelatihan materi umum, yang teridiri dari pelatihan dengan suatu topik
materi dan pelatihan suatu bidang spesifik, yang terdiri atas pelatihan dengan suatu topik
materi dan pelatihan dengan kurikulum komprehensif.
Pelatihan terhadap staf baru ini tergolong dalam pelatihan yang berdasarkan kebutuhan
suatu jabatan. Oleh karena itu, pelatihan dilakukan secara internal. Kemudian, kepala
sekolah atau yayasan menentukan tujuan pelatihan dan kemudian sasaran pelatihan.
Kemudian, yayasan atau kepala sekolah menyusun kurikulum, sesi dan topik, sasaran
pembelajaran, pokok bahasan, alokasi waktu (termasuk konsumsi dan coffe break),
metode pengajaran (ruang dan layout kelas), dan alat bantu pelatihan. Dalam menyusun
kurikulum, kepala sekolah atau yayasan menentukan siapa pengajarnya yang di dalamnya
mencakup persyaratan pengajar, tugas pengajar, pembuatan modul materi. Modul materi
ini juga menentukan apa saja alat bantu pelatihan yang dibutuhkan.

Judul Pelatihan : Menjadi Pro-Aktif

Tujuan : Memberikan pengetahuan dan penerapan sikap pro-aktif
Waktu : 1 hari
Peserta : Staf Administrasi Tata Usaha & Keuangan, Staf
Pembelajaran, Staf Kesiswaan, Staf Sarpras, dan Staf
Humas
Sasaran Pelatihan :
• Peserta memiliki sikap pro-aktif
• Peserta mampu menunjukkan sikap pro-aktif
• Peserta memiliki inisiatif dalam bekerja dan bertanggung jawab dalam pekerjaan
Sasaran Pembelajaran :
• Memahami apa itu pro-aktif
• Memahami ciri-ciri sikap pro-aktif

Waktu
Waktu Materi Metode Pengajaran Alat batu pelatihan
(menit)
08.00-08.30 Apa itu sikap pro-aktif Presentasi 30 LCD+layar
Presentasi dan diskusi LCD+layar+lembar
08.30-09.00 Ciri-ciri sikap pro-aktif kelompok 30 diskusi
Presentasi dan
09.00-10.00 Contoh Sikap pro-aktif demonstrasi 60 LCD+layar
10.00-10.30 Coffe Break - 30 Snack & minuman
Bagaimana Memulai
Langkah Menjadi pro- LCD+layar+kamera
10.30-11.30 aktif Presentasi dan Simulasi 60 video
11.30-12.00 Makan Siang - 30 Konsumsi
12.00-13.00 Faktor yang Presentasi dan Simulasi 60 LCD+layar+kamera
 mempengaruhi sikap pro- video
aktif
Perbedaan Pro-aktif dan Presentasi dan diskusi LCD+layar+lembar
13.00-14.00 Reaktif kelompok 60 diskusi

Kualifikasi Pengajar:
• Memiliki kemampuan bekerja sama, kepemimpinan, dan teknik komunikasi yang
baik.
• Memiliki pengakuan dan kualifikasi profesional yang relevan dengan materi.
• Mengerti kode etik profesi di bidangnya.
• Memiliki pengalaman yang sesuai materi
• Mampu melakukan pendekatan pemecahan masalah di dalam menghadapi
permasalahan.