TAHAP

PENYELENGGARAAN
PERENCANAAN RAPAT

@Kelompok one
01 PEMBUKAAN 04 TAHAP PERENCANAAN RAPAT
Pembukaan presentasi oleh yang terdiri dari 5W
moderator (Why, Who, When, Where) + 1H (How)

02 PERKENALAN ANGGOTA 05 CARA MENYIAPKAN SURAT

Masing-masing anggota UNDANGAN PESERTA RAPAT
memperkenalkan dirinya sendiri
Daftar hadir peserta, konsep surat Undangan

03 ORIENTATION 06 PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

Perkenalan topik yang akan RAPAT
dipresentasikan
Penetapan waktu, tempat cara pengiriman,
 Kelompok 1
Mira Wiwi

Misa Rine
Our Member
Eca Safa
TAHAP PERENCANAAN RAPAT
Menurut Reboni (2014), perencanaan rapat terdiri atas
elemen 5W + 1H. Elemen-elemen tersebut berpengaruh
dalam tahap perencanaan rapat. 5W dan 1H yaitu :

1. Why (Mengapa) 4. When (Kapan)

2. What (Apa) 5. Where (Di Mana)

3. Who (Siapa) 6. How (Bagaimana)

TAHAP PERENCANAAN RAPAT 5W + 1H
WHY ( MENGAPA )
Alasan kenapa suatu rapat harus di adakan,
diperlukan penulisan tujuan rapat secara
tertulis

WHAT ( APA )
Hal - hal yang diperlukan untuk memfasilitasi
jalan nya rapat secara baik

WHO ( SIAPA )
Informasi mengenai siapa saja pihak yang
akan terlibat dalam rapat
WHEN ( KAPAN )
Pertimbangan dan penentuan waktu yang tepat
untuk mengadakan suatu rapat

WHERE ( DIMANA)
Pertimbangan dan penentuan tempat
berlangsung nya rapat supaya memastikan
tempat yang cocok dan efisien dalam
pelaksanaan rapat

HOW ( BAGAIMANA )
Pertimbangan cara menginformasikan dan
memimpin jalan nya suatu rapat
Menyiapkan daftar kehadiran
Panitia menyiapkan daftar kehadiran dengan
mencantumkan nama peserta rapat.

Panitia menyediakan blangko kosong sehingga

peserta dapat menuliskan nama mereka sendiri di
atas blangko tersebut.
Menyiapkan konsep surat undangan dengan baik
Periksa dan pertimbangkan kembali daftar
orang-orang yang harus di undang
Konsultasikan masalah pihak yang diundang
tersebut kepada pihak atasan.
Meminta petunjuk kepada atasan mengenai
pihak yang tepat untuk ditunjuk sebagai
pemimpin rapat.
 Membakukan format dan isi
Menyiapkan daftar nama undangan, untuk menjaga
peserta rapat yang ketepatan dan kejelasan
akan diundang informasi, serta formalitas
undangan
Memastikan bahwa jumlah surat
undangan sesuai dengan jumlah peserta
yang diundang, serta penulisan nama
peserta dalam undangan rapat sudah
tepat
A. Penetapan waktu dan tempat rapat
penepatan waktu dan tempat rapat harus dilakukan dengan
sepengetahuan pimpinan rapat. Hal tersebut bertujuan
meminimalkan jumlah ketidakhadiran peserta rapat.
Penetapan waktu dan tempat rapat harus memperhatikan jumlah
peserta hingga pengaturan posisi duduk.
 PEMBUATAN SURAT UNDANGAN RAPAT
B. Penetapan cara pengiriman surat undangan rapat
Surat undangan rapat harus diterima oleh peserta
beberapa hari sebelum rapat. Pengiriman surat bisa
dilakukan melalui :
1. memorandum
2. Pesan singkat
3. Pos surat
4. Surat elektronik
 PEMBUATAN SURAT UNDANGAN RAPAT
C. Penetapan waktu pengiriman surat undangan rapat
Pengiriman surat undangan rapat dilakukan seminggu atau 3 hari
sebelum rapat dilaksanakan.
Jangka waktunya berdasarkan pertimbangan agar penerima
undangan bisa menghadiri rapat dan mempersiapkan diri. Selain
itu, penerima undangan juga memperoleh waktu tambahan untuk
mengkonfirmasi kehadiran mereka
TERIMA KASIH
@Kelompok one