KARTIKA HUSADA
Tempursari RT 16 RW 06, Kec. Donomulyo - Kab. Malang
Kode Pos 65167 - Telp. (0341) 882420
Email: kartikahusada73@gmail.com
TENTANG
PEDOMAN PELAYANAN LOKET DAN PENDAFTARAN
MEMUTUSKAN
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan atau
perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Donomulyo
pada tanggal : 03 Januari 2023
DIREKTUR KLINIK KARTIKA HUSADA
ELVIANTO WIHATNO
LAMPIRAN : KEPUTUSAN DIREKTUR KLINIK
KARTIKA HUSADA
NOMOR : 01/KH/SK/039/VIII/2023
TENTANG : PEDOMAN PELAYANAN LOKET DAN
PENDAFTARAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 tahun 2014 tentang Klinik, yang
dimaksud dengan Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan yang meyediakan pelayanan medis dasar dan/atau
spesiallistik. Sesuai dengan perkembangan di bidang kesehatan mengenai pelayanan
kesehatan dari pelayanan kuratif menjadi pelayanan promotif dan prefentif. Pelayanan
Kesehatan tersebut mencakup dari pelaksanaan proses pendaftaran pasien, pemberian
informasi untuk mencegah kesalahan dalam mengidentifikasi pasien dan memperlancar
pelayanan kesehatan di klinik.
Ketika pasien masuk ke sebuah tempat pelayanan kesehatan, maka pasien telah
mempunyai harapan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang memuaskan, pasien
mengharapkan lama pelayanan kesehatan dapat dilakukan dengan waktu yang singkat
namun tetap memberikan kepuasan dalam diri pasien. Selain itu juga pasien
mengharapkan petugas memberikan informasi yang jelas, petugas loket yang cekatan,
kenyamanan ruang tunggu, antrian yang tidak lama, kebersihan toilet, kemudahan
administrasi dan sebagainya.
Bagian yang memegang peranan penting dalam pelayanan kesehatan adalah bagian
loket pendaftaran karena bagian tersebut yang menyediakan data catatan medis pasien.
Selain itu, loket pendaftaran merupakan elemen kunci dalam koordinasi kegiatan unit lain di
klinik yang diawali dengan registrasi pasien. Pelayanan pendaftaran merupakan pelayanan
front office yang menjadi ujung tombak dalam pelayanan kesehatan karena merupakan
pelayanan yang pertama dan berinteraksi secara langsung dengan pasien, sehingga
pasien dapat memberikan kesan utama terhadap mutu pelayanan secara umum.
Dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran di Klinik Kartika Husada, supaya dapat
berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan pasien maka Klinik Kartika Husada
menyusun “PEDOMAN PELAYANAN LOKET DAN PENDAFTARAN KLINIK KARTIKA
HUSADA”.
B. Tujuan Pedoman
1. Terlaksananya pelayanan pendaftaran yang bermutu di Klinik Kartika Husada
2. Sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran
C. Sasaran
Sasaran dari pedoman pelayanan loket dan pendaftaran adalah seluruh petugas yang
melakukan pelayanan pendaftaran di loket pendaftaran
D. Batasan Operasional
Batasan operasional dalam pelayanan loket dan pendaftaran adalah proses pendaftaran
pasien baru maupun lama dan proses pendaftaran pasien rawat jalan maupun rawat inap.
E. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga
Kesehatan
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinik;
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
B.
Jumlah Tenaga
No Jabatan/Penempatan Pendidikan
yang tersedia
Pelaksana pendaftaran
2. pasien, Pelaksana Rekam SMA 2
Medis
Jumlah Petugas 4
Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
Jadwal petugas pada bagian loket pendaftaran di Klinik Kartika Husada ada 2 shift, dengan
total jam kerja 7-8 jam kerja, yang dibagi sebagai berikut :
A. Denah Ruang
Sarana adalah suatu tempat, fasilitas dan peralatan yang langsung terkait dengan
Pelayanan klinis. Sedangkan prasarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang Secara
tidak langsung mendukung pelayanan kesehatan. Dalam upaya mendukung Pelayanan di
Klinik Kartika Husada diperlukan sarana dan prasara yang memadai. Berikut denah ruang
loket pendaftaran di Klinik Kartika Husada :
B. St
PINTU PINTU IGD
APOTIK
MEJA PENDAFTARAN
BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN KLINIK KARTIKA HUSADA
PINTU
MASUK
KURSI TUNGGU TIMBANGAN KURSI TUNGGU
C. Standar Fasilitas
1. Perlengkapan
a. Meja pendaftaran
b. Kursi petugas
c. Kursi tunggu pasien
d. Tempat sampah
e. Alat bersih ruangan
2. Peralatan
a. Buku register pendaftaran
b. Alat tulis
c. Nomor antrian
d. Perangkat Komputer
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
1. Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat
2. Pelaporan data jumlah kunjungan pasien
B. Metode
1. Pelayanan Pendaftaran
Pendaftaran adalah proses penerimaan pasien yang akan berobat ke unit
pelayanan. Pelayanan pertama yang akan ditemui oleh seorang pasien saat tiba di Klinik
Kartika Husada yaitu pelayanan saat di pendaftaran.
a. Jenis pasien yang datang berobat ke Klinik Kartika Husada
Menurut kegawatannya dibedakan menjadi :
1). Pasien Gawat Darurat
Pasien gawat darurat berhak untuk mendapatkan pelayanan prioritas.
2) Pasien Non Gawat Darurat
Menurut jenis kedatangannya , dapat dibedakan menjadi:
1) Pasien Baru
Pasie Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke Klinik untuk
keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan.
2) Pasien Lama
Pasien lama adalah pasien yang sudah pernah datang ke Klinik untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan.
3) Pasien Prioritas
Pasien prioritas adalah pasien yang datang dengan keadaan atau kondisi
khusus, yang mengharuskan pasien mendapatakan pelayanan prioritas.
b. Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan
1) Pasien datang mengambil nomor antrian
2) Petugas pendaftaran memanggil pasien sesuai dengan nomor antrian
3) Petugas menyapa pasien dengan 3S (Senyum, Salam, Sapa)
4) Petugas menanyakan tujuan kedatangan pasien
5) Untuk pasien yang datang dengan keadaan gawat darurat, pasien diarahkan
untuk ke IGD dan keluarga ada yang melakukan pendaftaran pasien
6) Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berkunjung ke klinik atau
belum untuk menentukan status pasien lama atau pasien baru
a) Untuk pasien baru :
Petugas pendaftaran menanyakan kartu identitas pasien
(KTP/KIA/KK/PASPOR). Jika pasien tidak membawa kartu identitas,
petugas melakukan wawancara untuk melengkapi data pada ERM.
Petugas pendaftaran melakukan entry data pasien kedalam sistem ERM
Klinik.
Apabila pasien mempunyai BPJS, Petugas memeriksa status
kepesertaan pasien dengan melakukan entry kunjungan pada pcare.
b) Untuk pasien lama :
Petugas pendaftaran menanyakan kartu identitas pasien
(KTP/KIA/KK/PASPOR). Jika pasien tidak membawa kartu identitas,
petugas melakukan wawancara untuk mencari data pasien pada sistem
ERM.
Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien memiliki kartu BPJS
atau tidak.
Jika pasien mempunyai BPJS, petugas memeriksa status kepesertaan
pasien menggunakan NIK pasien dan melakukan entry kunjungan pasien
pada pcare
Jika pasien tidak memiliki BPJS, petugas mencatat sebagai pasien umum
Petugas menerima
Pasien mengambil nomor
pasien yang datang
antrian pendaftaran
ke klinik
Petugas memanggil
Petugas menanyakan
pasien/keluarga dengan
apakah pasien sudah pernah
nomor antrian
periksa ke klinik sebelumnya
Pasien dipersilahkan
untuk menunggu di
ruang tunggu poli yang
dituju
2) Alur pendaftaran pasien rawat inap
Poli IGD
Pasien diarahkan
untuk ke unit gadar
Keluarga melakukan
pendaftaran rawat inap
Keluarga melakukan
Keluarga tanda tangan
tanda tangan untuk
RITP Rawat Inap
rawat inap pasien
No NAMA
1. Buku Register pendaftaran pasien
2 Nomor Antrian Pasien berobat
3 Alat Tulis (bolpioin, spidol, staples, stipo kertas)
4 Kertas HVS dan tinta printer
5 Resep obat
6 Lembar persetujuan dan lembar penolakan pasien
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
Tujuan dari sasaran keselamatan pasien adalah untuk mendorong perbaikan spesifik
dalam keselamatan pasien. Untuk meningkatkan keselamatan pasien perlu dilakukan
pengukuran terhadap sasaran-sasaran keselamatan pasien. Indikator pengukuran sasaran
keselamatan pasien di loket sebagai berikut ini:
1. Tidak terjadinya kesalahan identifikasi pasien
Identifikasi pasien yang tepat meliputi tiga detail yang wajib, yaitu: nama, umur, nomor
rekam medis pasien. Kegiatan identifikasi pasien dilakukan pada saat pendaftaran,
pemberian obat, pengambilan spesimen atau pemberian tindakan
2. Peningkatan komunikasi efektif
Komunikasi efektif, yang tepat waktu, akurat, lengkap, jelas, dan yang dipahami oleh
pasien/penerima akan mengurangi kesalahan, dan menghasilkan peningkatan keselamatan
pasien. Komunikasi dapat secara elektronik, lisan, atau tertulis. Komunikasi yang paling
mudah mengalami kesalahan adalah perintah diberikan secara lisan dan yang diberikan
melalui telpon. Komunikasi lain yang mudah terjadi kesalahan adalah pelaporan kembali
hasil pemeriksaan klinis.
3. Pengurangan terjadinya risiko infeksi di klinik
Agar tidak terjadi risiko infeksi, maka semua petugas Klinik Kartika Husada wajib menjaga
kebersihan tangan dengan cara mencuci tangan 6 langkah dengan menggunakan
handrubs. Enam langkah cuci tangan pakai handrubs harus dilaksanakan pada empat
keadaan, yaitu:
a. Sebelum kontak dengan pasien
b. Setelah kontak dengan pasien
c. Setelah kontak dengan cairan tubuh pasien
d. Setelah kontak dengan lingkungan sekitar pasien
4. Tidak terjadinya pasien jatuh
Setiap pasien yang dirawat di Klinik Kartika Husada dilakukan pengkajian terhadap
kemungkinan risiko jatuh untuk meminimalkan risiko jatuh. Pencegahan terjadinya pasien
jatuh dilakukan dengan cara:
a. Memberikan identifikasi jatuh pada setiap pasien yang beresiko jatuh dengan memberi
tanda berwarna kuning pada gelang pasien.
b. Memberikan intervensi kepada pasien yang beresiko serta memberikan lingkungan
yang aman.
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
PENUTUP
Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran di Kllinik Kartika Husada ini digunakan sebagai
acuan untuk pelaksanaan pelayanan Loket Pendaftaran di Klinik Kartika Husada. Untuk
keberhasilan pelaksanaan Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran ini diperlukan komitmen dan
kerja sama semua pihak.
Hal tersebut akan menjadikan Pelayanan Loket Pendaftaran di Klinik Kartika Husada ini
semakin optimal dan dapat dirasakan manfaatnya oleh pasien dan masyarakat yang pada
akhirnya dapat meningkatkan citra klinik dan kepuasan terhadap proses pelayanan pendaftaran
kepada pasien maupun masyarakat.