Nama : Ervhina Sulim

NIM : 2101036147

Matkul : Sistem Informasi Manajemen

Resume Bab 14

BAB 14

MENGELOLA PROYEK

Pentingnya Manajemen Proyek

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi. Di
hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memerlukan banyak waktu dan uang untuk
diimplementasikan daripada yang diantisipasi atau sistem yang telah selesai tidak berjalan
dengan baik. Bila sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya yang harus
dikeluarkan, perusahaan mungkin tidak menyadari adanya keuntungan dari investasi sistem
informasinya, dan sistem mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi
tujuannya. Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara
pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi hasilnya.
Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan proyek sistem
informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.

Proyek Runaway dan Kegagalan Sistem

Seberapa parah proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta diremehkan setengahnya
dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem yang lengkap
yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsionalitas yang
hilang. Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan
besar akan mengalami konsekuensi ini:

 Biaya yang jauh melebihi anggaran

 Selip tak terduga waktu
 Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
 Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi
Tujuan Manajemen Proyek

Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan
bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi
baru, peningkatan sistem yang ada, dan peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi
informasi perusahaan (IT). Pengelolaan proyek mengarah pada penerapan pengetahuan,
keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan
waktu yang ditentukan

Sasaran Manajemen Proyek

1. Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk
mecapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi pengembangan
sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, atau penggantian atau
peningkatan infrastruktur TI perusahaan.

2. Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan,

keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran
dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan
pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku,
penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan,
dan analisis hasilnya.

3. Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak
termasuk dalam suatu proyek. Sebagai contoh, cakupan proyek sistem proses pemesanan
baru dapat meliputi modul baru untuk memasukkan pesanan dan mengirimkannya
kepada departemen produksi dan akuntansi, tetapi tidak meliputi perubahan pada sistem-
sistem piutang, produksi, distribusi, atau pengendalian persediaan yang terkait.

Memilih Proyek
 Struktur tersebut menunjukkan unsur-unsur struktur manajemen untuk proyek sistem
informasi di sebuah perusahaan besar. Ini membantu memastikan bahwa proyek yang paling
penting diprioritaskan. Pada puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis
perusahaan dan komite pengarah sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis
perusahaan bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang
mungkin memerlukan pengembangan sistem baru. Komite pengarah sistem informasi adalah
kelompok manajemen senior yang bertanggung jawab atas pengembangan dan pengoperasian
sistem.

Mengaitkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis

Untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai

bisnis paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi
(information systems plan) yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya dan di mana
sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat tertingginya. Rencana
tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang mengindikasikan arah pengembangan sistem
(tujuan rencananya), alasan-alasannya, sistem/ situasi sekarang, pengembangan baru yang
perlu dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggarannya

Kebutuhan Informasi Dan Indikator Kunci Atas Kinerja

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus

memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka panjang dan
dalam jangka pendek. Pendekatan yang strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategis,
atau faktorfaktor yang sangat penting bagi keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan
informasi suatu organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator-indikator kunci atas
kinerja (key performance indicators—KPIs) dari para manajer. KPIs dibentuk oleh industry
perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.

Analisis Portofolio

Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis

portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio
persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur,
kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan
memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan yang serupa dengan portofolio
keuangan.

Model Penilaian

Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus
dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung
total bobotnya. Seperti semua teknik “objektif”, ada banyak penilaian kualitatif yang terlibat
dalam penggunaan model penilaian. Model ini membutuhkan tenaga ahli yang memahami isu
dan teknologinya. Model penilaian (scoring model) bermanfaat untuk memilih proyek-proyek
dengan banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot bagi fitur-fitur
tertentu dari suatu sistem kemudian menghitung total tertimbang.
Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi
Biaya Dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur dan diberikan nilai uang.
Manfaat tak berwujud (intangible benefit), seperti layanan konsumen yang lebih efisien
atau pengambilan keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat
menghasilkan keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan
administratif yang menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan
manfaat tampak yang lebih terukur dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan
sistem kerja kolaborasi dengan dukungan computer

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu dari beberapa
teknik yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek modal investasi
jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas ke dalam
dan keluar perusahaan; proyek modal yang menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi
bagi proyek sistem informasi merupakan arus kas langsung yang disebabkan oleh
pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja.

Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi

Model penentuan harga opsi nyata

Model Ini menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri
keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di
masa depan. Opsi call, misalnya, adalah opsi keuangan di mana seseorang membeli hak
(tetapi bukan kewajiban) untuk membeli aset (biasanya saham) pada harga tertentu (strike
price) pada atau sebelum tanggal tertentu.

Keterbatasan Dari Model Keuangan

Dalam cara tradisional yang menitikberatkan pada aspek keuangan dan teknis dari
sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi
yang dapat memengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari investasi manfaatnya,
seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari suatu sistem yang baru atau mendorong
pembelajaran dan keahlian karyawan, juga diawasi dalam suatu analisis keuangan yang
tradisional.

Mengelola Risiko Proyek

Dimensi Risiko Proyek
Tingkat risiko atas proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat
keahlian teknis dari staf sistem informasi serta tim proyek.
• Ukuran proyek. Semakin besar proyek—sebagaimana diindikasikan dengan jumlah
uang yang dikeluarkan, besaran dari implementasi staf, waktu yang dialokasikan
 untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang dipengaruhi—akan semakin
besar risikonya.
• Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.
Kebutuhan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat ditentukan
dengan mudah.
• Pengalaman dengan teknologi. Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim proyek
dan staf sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.

Manajemen Perubahan Dan Konsep Implementasi

dapat mengarah pada keruntuhan sistem yang seharusnya dapat berjalan dengan baik.
Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan organisasional di
seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang sukses
membutuhkan adanya manajemen perubahan (change management) yang cermat.

Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi di seputar pengenalan suatu sistem yang baru
dengan efektif, Anda harus menelaah proses implementasi. Implementasi (implementation)
adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan penggunaan, manajemen,
dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses
implementasi, analis sistem adalah seorang agen perubahan (change agent).

Peran Pengguna Akhir

Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi biasanya menimbulkan

masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem
informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang berbeda. Hal
ini disebut jurang komunikasi antara perancang dan pengguna (user-designer
communication gap). Perbedaan ini mengarah pada loyalitas organisasional yang berbeda,
termasuk pendekatan terhadap cara pemecahan masalah, dan kosakata sistemnya.

Dukungan dan Komitmen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen

manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh pengguna
maupun oleh staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok ini akan merasa bahwa
partisipasi mereka dalam proses pengembangan akan mendapatkan perhatian dan prioritas
yang lebih tinggi

Mengendalikan Risiko Proyek

Mengelola Kerumitan Teknis

Perangkat integrasi internal (internal integration tools) sangat membantu dalam

mengerjakan proyek-proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang. Kesuksesan dari
proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan teknisnya. Para
pemimpin proyeknya perlu memiliki pengalaman banyak dari segi teknis dan administrative.
Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Perangkat perencanaan formal (formal planning tools) dan perangkat

pengendalian formal (format control tools), jika digunakan dengan benar akan membantu
proyek-proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek. Dua metode yang
paling umum digunakan untuk dokumentasi rencana proyek adalah diagram Gantt dan
diagram PERT. Diagram Gantt (Gantt chart) mencantumkan daftar aktivitas proyek berikut
waktu mulai dan waktu penyelesaiannya. Diagram Gantt secara visual menunjukkan kapan
dan berapa lama berbagai tugas berlangsung dalam sebuah proyek pengembangan, sekaligus
juga kebutuhan sumber daya manusianya.

Proyek dengan struktur yg relatif kecil dan memiliki banyak kebutuhan yang tidak
terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh dalam semua tahapannya. Para pengguna
harus didorong untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan rancangan yang mungkin
dan untuk mempertahankan komitmennya pada sebuah rancangan. Perangkat integrasi
eksternal (external integration tools) memuat cara-cara menghubungkan pekerjaan tim
implementasi kepada para pengguna dalam semua tingkat organisasional.

Merancang Untuk Perusahaan

Karena tujuan sistem baru adalah meningkatkan kinerja perusahaan, proyek system
informasi harus secara eksplisit menyebutkan apa saja perubahan dalam organisasi yang akan
terjadi ketika sistem baru tersebut terpasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan
aplikasi web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi,
hubungan-hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja sebaiknya juga direncanakan dengan
hati-hati.

Desain Sosioteknis

Salah satu cara dalam menangani permasalahan manusia dan organisasi adalah
dengan memadukan pelaksanaan desain sosioteknis (sociotechnical design) ke proyek sistem
informasi. Para perencana menciptakan beberapa solusi rancangan teknis dan sosial yang
terpisah.