OBJEKTIF
Memahami definisi kepimpinan, ciri-ciri pemimpin dan perbandingan pemimpin dan pengurus Mengaplikasi gaya kepimpinan Memahami definisi dan teori-teori motivasi Mengaplikasi kaedah memotivasikan pekerja
KEPIMPINAN &
Gaya Kepimpinan
MOTIVASI
Def. Motivasi Teori-Teori Motivasi Kaedah Memotivasi Pekerja Maslow Dua Faktor Herzberg X dan Y Z
3
Pengenalan Motivasi
A) Definisi Kepimpinan
1. Adalah proses mempengaruhi aktiviti individu atau kumpulan ke arah mencapai objektif yang telah ditetapkan.
Definisi Kepimpinan (samb) 3. Sebagai seni atau proses mempengaruhi kegiatan manusia yang berkaitan dengan tugas mereka supaya mereka rela bergiat dan berusaha ke arah pencapaian matlamat organisasi. Manusia patut digalakkan untuk menanam kegigihan, keazaman dan keyakinan untuk bekerja. Pemimpin patut meletakkan diri di hadapan kumpulan sambil memajukan dan mengilhamkan ahli-ahli kumpulan untuk mencapai matlamat organisasi ( Asas pgrsn-Jaafar Muhd)
Definisi Kepimpinan (samb) Tiga faktor penting tentang definisi kepimpinan: 1) kepimpinan mesti melibatkan orang lain atau pihak lain sama ada pekerja-pekerja bawahan yang dipertanggungjawabkan atau para pengikut 2) para pemimpin mempunyai autoriti untuk beri arahan dan memantau aktiviti yang dijalankan oleh anggota kumpulan 3) berkemampuan menggunakan pelbagai bentuk kuasa bagi mempengaruhi subordinat melalui pelbagai kaedah
B) Ciri-Ciri Pemimpin
Kategori Pemimpin :
Pemimpin yang dilantik secara tidak formal oleh organisasi untuk mengetuai sesuatu kumpulan sosial yang terbentuk dalam organisasi. Kumpulan yang ditubuhkan secara tidak formal untuk memperjuangkan kepentingan tertentu mungkin akan melantik seorang pemimpin. Kepimpinan beliau ini tidak disahkan oleh organisasi. Pemimpin yang dilantik mungkin bertaraf lebih rendah atau lebih tinggi atau setara dengan ahli kumpulan lain
10
Bersifat peribadi
Tidak semestinya disebabkan oleh kedudukan dan jawatan formal dalam organisasi
12
Aktif dari aspek kemanusiaan disebabkan fungsi mempengaruhi pengikut Menangani perubahan dgn membentuk visi tertentu
Pasif Lebih mementingkan pencapaian matlamat (aspek teknikal) Menangani kerumitan dan masalah dalam organisasi Memastikan organisasi berjalan pada landasan yang 13 betul
Skop pendekatan
1.
Bersifat peribadi
A. Salah satu perbezaan utama bahawa kepimpinan lebih bercorak peribadi berbanding pengurusan Disebabkan pemimpin perlu mendorong, memujuk dan mempengaruhi orang lain agar mereka melaksanakan arahan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan B. Pengurus pula perlu menitikberatkan fungsi pengurusan yang bukan bersifat peribadi
contoh: tugas merancang atau membaca laporan tidak melibatkan interaksi peribadi
14
2.
A. Menjadi pengurus kerana kedudukannya yang formal dalam organisasi. Berjawatan formal menyebabkan pengurus ada tanggungjawab dan autoriti tertentu di mana pengurus akan berperanan sebagai seorang pemimpin Walaupun berkedudukan formal dalam organisasi sesorang pengurus tidak semestinya ada ciri-ciri kepimpinan yang baik. Biasanya pengurus dilantik untuk menjadi pengurus kerana mempunyai pengetahuan, berkemahiran dan berkeupayaan mengurus dalam dirinya
15
2.
16
3.
Pengurus dan pemimpin berbeza dari segi motivasi dan cara berfikir serta bertindak
A. Biasanya pengurus mempunyai sikap yang bukan bersifat peribadi, tugas pengurus untuk memastikan matlamat yang telah ditetapkan tercapai. Pengurus tidak ambil berat tentang cara yang digunakan samada betul atau salah untuk mencapai matlamat tersebut.
B. Pemimpin pula bersikap lebih aktif & lebih ambil berat tentang cara yang digunakan untuk capai matlamat. Pemimpin ambil berat tentang hal ehwal subordinatnya kerana hendak mempengaruhi mereka untuk 17 melakasanakan arahannya
4.
Skop pendekatan
A. Pengurusan perlu untukmengatasi kerumitan dalam organisasi maka pengurus perlu pastikan operasi berjalan lancar dalam landasan yang betul. Ia dilakukan oleh pengurus melalui perancangan formal,
merekabentuk struktur organisasi yang ketat dan memantau hasil berdasarkan rancangan yang disusun
B. Kepimpinan pula diperlukan untuk menangani perubahan. Sebab pemimpin perlu menjelaskan arah tujuan dengan membentuk visi yang sesuai, menyelaraskan semua usaha subordinat dengan memaklumkan kepada mereka visi yang dibentuk serta memberi semangat kepada subordinatnya untuk menangani semua halangan.
18
4.
19
D) Gaya Kepimpinan
DEFINISI - Pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi subordinatnya Pengurus boleh mempengaruhi secara: 1. membuat keputusan untuk subordinat, 2. beri panduan kepada subordinat untuk membuat keputusan atau 3. beri autoriti sepenuhnya kepada subordinat untuk membuat keputusan dalam menyelesaikan sesuatu masalah Jelas bahawa pengurus atau pemimpin ada pelbagai alternatif untuk membuat keputusan Maka dalam proses kepimpinan pengurus boleh menggunakan berbagai gaya kepimpinan sesuai dengan keadaan
20
Gaya Kepimpinan
21
I.
Pengurus memberi arahan kepada pekerja dengan andaian pekerja akan mematuhi tanpa banyak soal Proses membuat keputusan hanya dibuat oleh pengurus Subordinat tidak terlibat dalam membuat sebarang keputusan Pengurus membuat keputusan dan memberitahu pekerja apa yang harus pekerja lakukan Gaya ini sesuai bagi organisasi yang menghadapi krisis, mempunyai pekerja baru dan pekerja yang tidak bermotivasi 22
II.
Pengurus melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan tetapi keputusan muktamad adalah ditangan pengurus
Melibatkan subordinat dalam proses membuat keputusan Darjah penglibatan subordinat dalam membuat keputusan bergantung kepada situasi masalah yang dihadapi Pengurus berbincang dengan subordinat untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi Keputusan lebih berkualiti Dapat memajukan bakat dan memperkembangkan kemahiran pekerja Pekerja lebih bermotivasi, berkomitmen tinggi dan lebih 23 bertanggungjawab terhadap keputusan yang dibuat bersama
III.
Pengurus bertindak sebagai jurutunjuk atau pemudahcara kepada pekerja dan pekerja dibenarkan membuat keputusan. Pemimpin memberi kebebasan kepada subordinat untuk membuat keputusan dan bertindak Subordinat menggunakan kemahiran dan pertimbangan dalam menyelesaikan sesuatu masalah Subordinat akan membuat keputusan berdasarkan lingkungan had-had tertentu yang dibenarkan untuk mencapai matlamat kerja Gaya ini dilaksanakan apabila para pekerja bermotivasi tinggi, berpengalaman, berpengetahuan dan berkemahiran dalam kerjayanya
24
IV.
Dalam pengurusan Islam raja perlu mentadbir dan bertindak sebagai pengurus atau ketua
Berpandukan dan merujuk kepada kepimpinan yang berdasarkan Al-Quran dan Al-Sunnah Rakyat atau pekerja wajib taat kepada pemimpin dengan mematuhi arahan pemimpin Amir wajib menerima kuasa dan tanggungjawab pengurusan yg diberi kepadanya oleh negara atau organisasi sebagai amanah bukan sahaja amanah dari pekerja atau rakyat juga amanah daripada Allah SWT.
25
IV.
Amanah (tugas-tugas pengurusan) yang diterima perlu ditadbir, diputuskan atau dibincangkan menerusi konsep syura iaitu permuafakatan di antara Amir dan pekerja bawahannya serta pengurus-pengurus yang lain Menekankan konsep tawakkal setelah semua idea dan perancangan diatur dengan teliti bagi mencapai matlamat organisasi kerana hanya Allah yang mengetahui akhir setiap pekerjaan
26
27
A) Definisi Motivasi
Merujuk kepada rangsangan dalaman (proses psikologi) yang mengarahkan kelakuan manusia untuk mencapai matlamat Ferrell, Business: A Changing World, 5th Edition
Dari perspektif Pengurusan: Satu dorongan dalaman yang wujud dalam diri seseorang usahawan/pekerja untuk berusaha bersungguh-sungguh bagi mencapai matlamat organisasi
28
Ditakrif sebagai proses psikologi yang merangsang dan mengarahkan tindakan manusia secara berterusan untuk mencapai matlamat Ia melibatkan keperluan yang dirasai dalam kehidupan seseorang pada sesuatu ketika
29
maklumbalas
Tindakan (mencari nasi) Matlamat/kepuasan (makan & kenyang) Proses motivasi
30
B) Teori-Teori Motivasi
Teori Hirarki Keperluan Maslow Teori Dua Faktor Herzberg Teori X dan Y
Teori Z
31
I.
Menghuraikan bahawa manusia mempunyai beberapa tingkat keperluan secara teratur Abraham Maslow mengemukakan 5 tingkat keperluan yang setiap manusia ingin kecapi iaitu keperluan fisiologi, keselamatan, sosial, esteem dan aktualisasi diri
32
Keperluan Aktualisasi Diri Keperluan Esteem Keperluan Sosial Keperluan Keselamatan Keperluan Fisiologi
33
Penyempurnaan -Diri
Maruah-Diri Sosial
Keinginan utk perhubungan & penerimaan Keinginan utk status & kedudukan Keinginan utk memenuhi kehidupan & mencapai potensi
Keselamatan
Fisiologi
Keinginan utk mkn,tempat tinggal, & pakaian Keinginan utk perlindungan kerja
i.
Keperluan Fisiologi Berhubung keperluan asas manusia untuk terus hidup Merupakan keperluan terbawah sekali yang harus dipenuhi oleh semua manusia seperti keperluan makanan, pakaian, tempat tinggal dan sebagainya Bagi memenuhi keperluan ini manusia harus berusaha atau bekerja untuk mendapat keuntungan, upah dan gaji
35
ii.
Keperluan Keselamatan Untuk mengelakkan diri manusia daripada perkara-perkara yang boleh mencederakan atau menjejaskan masa depannya Manusia lebih sedar tentang keperluan keselamatan setelah keperluan fisiologi telah dipenuhi Pekerja akan merasa selamat untuk bekerja sekiranya mereka tahu bahawa mereka tidak akan kehilangan pekerjaan atau dibuang kerja Sebahagian organisasi mewujudkan suasana tempat kerja yg bersih dan kondusif, skim pencen, insurans dan 36 sebagainya bagi menjamin keselamatan dan masa depan pekerja mereka
iii.
Keperluan Sosial
Berhubung dengan penerimaan kumpulan atau masyarakat terhadap individu Ia tercetus apabila keperluan fisiologi dan keselamatan sudah dipenuhi Seseorang individu tidak dapat hidup sendiri Ia memerlukan rakan-rakan atau kumpulan tertentu untuk berinteraksi Di dalam organisasi para pekerja akan dikelompokkan dalam satu kumpulan kerja dan mereka akan berinteraksi dan bekerja bersama-sama bagi mencapai matlamat organisasi
37
iv.
Keperluan Esteem
Tercetus apabila ketiga-tiga keperluan di bawah dipenuhi Keperluan ini agak sukar dipenuhi
v.
Keperluan terakhir yang akan dipenuhi Merupakan pencapaian terakhir yang diinginkan oleh seseorang manusia Melibatkan seorang manusia menggunakan bakat dan potensi yang ada padanya untuk mencapai apa yg dihajatinya Pekerja seperti ini suka kepada kerja yang mencabar, berorientasikan pencapaian, kreativiti dan bercita-cita tinggi
39
v.
Teori Maslow menyatakan bahawa motivasi manusia bermula dgn keperluan asas & keperluan keselamatan dlm kerjayanya. Setelah seseorg mencapai satu tahap barulah ia meningkat & berikhtiar utk mencapai tahap yg lebih tinggi.
40
41
II.
Frederick Herzberg mengkaji perlakuan manusia dan mengemukakan teori motivasi berasaskan kepada Model Penjagaan Motivasi (Motivation - Maintenance Model) Terdapat 2 set faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja iaitu:
42
43
Kesan faktor Dorongan dan Hygiene Ke Atas Kepuasan Kerja Rendah Tidak puas hati Faktor Motivasi Pencapaian Pengiktirafan Kenaikan Pangkat Pekerjaan itu sendiri Peluang berkembang Tanggungjawab Rendah Ketidakpuasan hati Tinggi Puas hati
Tinggi
Tiada ketidakpuasan hati
Faktor Hygiene Kualiti Penyeliaan Polisi Syarikat Gaji Keadaan fizikal tempat kerja Hubungan antara pekerja Keselamatan di tempat kerja
44
Sumber: David Holt, Management: Principal and Practice
i.
Dikenali juga sebagai faktor-faktor kesihatan (hygiene factors) Berhubung pengalaman kerja yang akan menghalang daripada berlakunya ketidakpuasan kerja sekiranya faktor-faktor tersebut wujud dalam organisasi
Walau bagaimanapun faktor-faktor ini tidak dapat memotivasikan pekerja atau memberi kepuasan kepada mereka
Faktor hygiene/penjagaan terdiri daripada kualiti penyeliaan, polisi syarikat, gaji, keadaan fizikal tempat kerja, hubungan antara pekerja keselamatan di tempat kerja Faktor hygiene jika diberi perhatian akan mengurangkan/mentiadakan ketidakpuasan hati dan jika tidak diberi perhatian, akan meningkatkan ketidakpuasan hati
45
i.
Faktor Penjagaan Dasar dan Pentadbiran Keselamatan Pekerja Organisasi Hubungan Interpersonal Penyeliaan Status Gaji Keadaan Tempat Kerja Kehidupan Peribadi
46
ii.
Faktor-faktor Motivasi/Dorongan
Faktor-faktor berkaitan dengan pekerjaan yang dapat memberi kepuasan dan seterusnya dapat memotivasikan pekerja Ketiadaan faktor-faktor ini akan menyebabkan timbulnya rasa ketidakpuasan kerja Faktor Motivasi/Dorongan
Antara faktor-faktor motivasi adalah: Pencapaian; yakni peluang-peluang mencapai sesuatu matlamat kerja yang mencabar Penghargaan; yakni penghargaan terhadap sumbangan dan usaha Tanggungjawab; yakni diberi tanggungjawab dan tugas kerja yang baru
48
Kemajuan;
Iaitu peluang untuk memajukan diri dan status kerja berdasarkan prestasi kerja
Iaitu berhubung dengan kerja yang dapat memberi kepuasan, penonjolan diri dan mencabar Kesimpulannya:
Kehadiran faktor motivasi menyebabkan seseorang merasai kepuasan kerja, dan ketidakhadirannya tdk
semestinya membawa ketidakpuasan kerja.
III.
Douglas McGregor seorang ahli psikologi membuat andaian berhubung dgn gelagat pekerja yang boleh dijadikan panduan pengurus dan pemimpin
Pengurus perlu guna cara yang berbeza untuk memberi motivasi pada pekerja yang berbeza dari segi nilai, kepercayaan, sikap, kebolehan dan beberapa ciri lain yang mempengaruhi gelagat mereka
50
Kebanyakan pekerja malas, mengelak dari tanggungjawab, tiada cita-cita dan lebih menekankan
keselamatan diri
Kebanyakan pekerja cuba elak diri dari memimpin Pekerja hanya akan melakukan kerja yang baik jika ada
insentif kewangan
51
ii. Andaian pekerja di bawah Teori Y: Sebahagian besar pekerja suka melakukan kerja Pekerja boleh kawal diri sendiri, lebih suka memberi panduan diri, berinovasi dan kreatif
Pekerja suka ambil tanggungjawab dan suka memimpin Pekerja mempunyai komitmen pd matlamat organisasi dan berkeinginan melakukan kerja dengan baik bukan sematmata memerlukan insentif kewangan Motivasi dan potensi pekerja sememangnya sudah sedia wujud dalam diri pekerja dan pihak pengurusan hanya perlu 52 menggilapkan potensi-potensi tersebut
IV.
Teori yang menggunakan ciri-ciri kejayaan pengurus Jepun dan Amerika Syarikat Adalah gabungan daripada ciri-ciri pengurusan Jepun (Timur) dan A.S.(Barat). Ciri-cirinya: a. Melibatkan semua kakitangan dalam proses membuat keputusan untuk mencapai kepuasan b. Pekerjaan adalah untuk seumur hidup bagi mencapai kepuasan c. Tanggungjawab peribadi d. Peluang gunakan kemahiran e. Berhati-hati dlm penilaian dan kenaikan pangkat 53 utk membina keyakinan
TEORI Z (Samb) Ada kaitan rapat Teori Z danTHM Teori Z menekankan rasa tanggungjawab, kesetiaan dan penglibatan semua pihak dalam pengurusan organisasi tidak tertakluk kepada pengurus sahaja Maka pekerja terlibat dalam penentuan matlamat, pembuatan keputusan, penyelesaian masalah, melakar dan melaksanakan peluang Penglibatan pekerja dalam proses pengurusan dapat meningkatkan motivasi mereka Semua pekerja dipastikan terlibat dalam pengurusan organisasi walaupun pekerja tidak suka melakukan perkaraperkara di luar bidang mereka
54
Penetapan Matlamat
(Job Enlargement)
Pengkayaan Kerja
Perluasan Kerja
(Job Enrichment)
Rekabentuk/Pusingan Kerja
(Job Rotation)
(Empowerment)
Pengupayaan
Ganjaran
55
I.
Penetapan Matlamat
Proses menetapkan tahap prestasi tertentu untuk dicapai dalam suatu tempoh masa yang ditetapkan Ciri-ciri objkektif yang baik seperti; spesifik dan jelas, mencabar tetapi tidak terlalu sukar Jelas dan mudah difahami Objektif organisasi disampaikan samada dalam bentuk ayat atau mekanisme yang jelas kepada pekerja Contoh:untung yang hendak dicapai pada tahun 2002 ialah RM 1juta Mencabar dan tidak terlalu mudah dan terlalu sukar Ganjaran dan hukuman yang setimpal Beri maklumat prestasi kerja dari masa ke semasa
56
II.
Pengurusan dan subordinat bergabung tenaga dalam membentuk dan merangka objektif Motivasi dan prestasi kerja akan meningkat sekiranya pekerja terlibat dalam penyediaan objektif Terdapat prosedur (langkah-langkah tertentu) dalam melaksanakan Pengurusan Bermatlamat (MBO)
57
58
III.
Teknik ini membolehkan pekerja digerakkan secara sistematik dalam organisasi. Dapat beri peluang kepada pekerja mencuba pelbagai kerja yang boleh meningkatkan kemahiran mereka Dapat mengelakkan kebosanan dalam melakukan pekerjaan/suasana yang sama setiap hari.
59
IV.
Kombinasi tugas-tugas yang telah digabungkan untuk dilakukan oleh pekerja dalam memberi kepelbagaian kerja dan cabaran terhadap mereka. Pekerja akan bertanggungjawab mengawal dua atau tiga tugas dalam satu masa. Sesuai digunakan jika pekerja merungut bahawa kerja yang dilakukan sebelum ini terlalu mudah dan mempunyai skop kerja yang kecil.
60
v. Peningkatan / pengkayaan kerja Menyediakan pekerja dengan kerja yang lebih bermakna dan kebertanggungjawaban yang lebih Memberikan autoriti dan tanggungjawab kepada pekerja untuk menjalankan perancangan tugas mereka dan mengawalnya hingga selesai.
61
VI.
Program untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi (pengurusan kerja, pekerja dan keadaan kerja yang baik) Pengalaman kerja seronok => prestasi cemerlang. Kaedah ini dibentuk supaya pekerja merasa seronok dengan diri, kerja dan organisasi. Antara kaedahnya ialah dengan pampasan yang sesuai, persekitaran kerja yang selamat, peluang meningkatkan diri,program pembangunan dan kelonggaran jadual kerja
62
VII.
Pengupayaan (Empowerment)
Pekerja berkuasa/diberi kuasa terhadap proses kerja (eg.kawal belanjawan kewangan, beri cadangan, buat jadual kerja etc.) Kaedah ini dapat mengukur/mengawal prestasi kerja pekerja Mereka diberi tugas penting untuk diri sendiri dan orang lain dan mereka percaya bahawa mereka mampu menjalankan tugas dengan jayanya
63
VIII.
Ganjaran
Suatu balasan kepada usaha-usaha dan kerja yang dilakukan oleh pekerja. Melibatkan ganjaran kepada pekerja samada : Bentuk Wang Meliputi gaji, upah dan bonus Bentuk Bukan Wang Meliputi penghargaan kepercayaan dari pihak majikan
atau
Objektif utama adalah untuk memotivasikan pekerja dan menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih tekun dan bersemangat. Nilai ganjaran adalah berdasarkan tanggungjawab yang dipikul dan kedudukan yang disandang oleh pekerja
64