ANALISIS SWOT

1
 Apakah Analisis SWOT ?

Analisis lingkungan internal (institusi):

- Strengths dan Weaknesses
Analisis lingkungan eksternal :
- Opportunities dan Threats

Kajian untuk mengetahui kekuatan dan

kelemahan institusi, serta untuk mengetahui
peluang yang bisa diraih dan ancaman yang
harus diatasi oleh institusi dalam rangka
penyusunan perencanaan ke depan.

2
 Apa manfaat Analisis
SWOT ?

Untuk pengembangan :
- Karir (pribadi)
- Institusi/perusahaan
- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)
sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara
efisien.

3
 Kekuatan:
Apa keuntungan (misalnya, talency, keterampilan,
pendidikan atau koneksi) yang Anda miliki bahwa orang
lain tidak punya?
Apa yang Anda lakukan lebih baik daripada orang lain?
Apa sumber daya pribadi yang Anda memiliki akses ke?
Apa yang orang lain (dan atasan Anda khususnya)
melihat sebagai kekuatan Anda?

Kelemahan:
Apa yang dapat Anda memperbaikinya?
Apa yang harus Anda hindari?
Hal-hal apa adalah orang-orang di sekitar Anda
cenderung melihat sebagai kelemahan?
4
 Opportunities:

Mana peluang yang baik menghadap Anda?

Apa tren menarik yang Anda ketahui?
Berguna peluang bisa datang dari hal-hal seperti:
Perubahan dalam teknologi, pasar dan perusahaan
Anda, baik dalam skala luas dan sempit;
Perubahan dalam kebijakan pemerintah yang terkait
dengan bidang Anda;
Perubahan dalam pola sosial, profil populasi, perubahan
gaya hidup, dll; atau
Local Events

5
 Ancaman:
Apa hambatan yang Anda hadapi?
Apa adalah orang-orang di sekitar Anda
lakukan?
Apakah pekerjaan Anda (atau permintaan
untuk hal-hal yang Anda lakukan)
berubah?
Apakah perubahan teknologi mengancam
posisi Anda?
Mungkin semua kelemahan Anda serius
mengancam Anda?
6
ANCAMAN
SWOT

ORGANISASI
kekuatan SWOT PELUANG
kelemahan

Diagram situasi yang dihadapi organisasi 7

 Strengths

What are strengths ?

resources and capabilities that can be used
as a basis for developing a competitive
advantage.
Examples include :
- managerial skills, staff education, good services
assets, internet, drug patents
strong and well-known brand names (hospitals)
good reputation among customers (patients)
cost advantages from proprietary know-how
exclusive access to high grade natural resources
favorable access to distribution networks 8
 Apakah yang dimaksud dengan kekuatan?
sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengembangkan keunggulan
kompetitif.

Contohnya termasuk:
- Keterampilan manajerial, staf pendidikan, pelayanan
yang baik
aset, internet, obat paten
kuat dan terkenal nama-nama merek (rumah sakit)
reputasi yang baik di antara para pelanggan (pasien)
keuntungan dari biaya kepemilikan know-how
eksklusif akses ke sumber daya alam kelas tinggi
menguntungkan akses ke jaringan distribusi
9
 Weaknesses

Absence of certain strengths may be viewed as a

weakness.

For example :
lack of skills, knowledge (education), services
lack of drug patent protection, rules protection of MOH
a weak brand name, hospital
poor reputation among customers (patients)
high cost structure, services
lack of access to the best natural resources, internet
lack of access to key distribution channels 10
 Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai
suatu kelemahan.

Contoh:
kurangnya keterampilan, pengetahuan (pendidikan), jasa
kurangnya perlindungan paten obat, aturan perlindungan
Depkes
nama merek yang lemah, rumah sakit
reputasi buruk di antara para pelanggan (pasien)
struktur biaya tinggi, layanan
kurangnya akses ke sumber daya alam yang terbaik,
internet
kurangnya akses ke saluran distribusi utama

11
 Opportunities

new opportunities for profit and growth

(from external environmental analysis)

Some examples include:

flu seasons, life style
an unfulfilled customer (patient) need
arrival of new technologies, instruments
loosening of regulations
removal of international trade barriers (AFTA)
12
 peluang baru untuk keuntungan dan
pertumbuhan (dari analisis lingkungan
eksternal)
Beberapa contoh termasuk:
musim flu, gaya hidup
pelanggan yang tidak dipenuhi (pasien)
perlu
Kedatangan teknologi baru, instrumen
pelonggaran peraturan
penghapusan hambatan perdagangan
internasional (AFTA)
13
 Threats

Changes in external environmental also may

present threats to institutions.

Some examples include :

changes in whealthiness of consumers, patients
shifts in consumer tastes away from products
(generic to patented drugs, or vice-versa)
emergence of substitute products (new
international hospitals, pharmacies)
new regulations on foreign hospitals, pharmacies
increased trade barriers/protection. 14
 Perubahan dalam lingkungan eksternal juga
dapat hadir ancaman terhadap lembaga.
Beberapa contoh termasuk:
perubahan whealthiness konsumen, pasien
pergeseran selera konsumen dari produk
(generik untuk obat-obatan paten, atau
sebaliknya)
munculnya produk pengganti (rumah sakit
internasional, apotek)
peraturan baru di rumah sakit asing, apotek
peningkatan hambatan perdagangan /
perlindungan.
15
 SWOT Analysis

Used in formulating strategies and

policies (from higher to lower
levels)
By no means an end in itself
One of many good techniques that
may help build a strong position
for moving the implementation
forward
16
 Digunakan dalam merumuskan strategi
dan kebijakan (dari yang lebih tinggi ke
tingkat yang lebih rendah)
Tidak berarti tujuan itu sendiri
Salah satu dari banyak teknik yang baik
yang dapat membantu membangun posisi
yang kuat untuk bergerak maju
pelaksanaan

17
 Kegunaan Analisis SWOT

Hasil analisis SWOT untuk merumuskan:

Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk

memanfaatkan peluang yang ada (S-O).
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (S-T).
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan
peluang yang ada (W-O).
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (W-T).

18
 Bagaimana memperoleh data
SWOT ?
Dilakukan survey (interview) untuk mendapatkan
informasi yang akurat dan obyektif tentang :
- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).
- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).

Quality of analysis will be improved greatly if interviews

are held with stakeholders : employees, suppliers,
customers, strategic partners, etc.

Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS

Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan
kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi
mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar. 19
20
Rencana strategis institusi

Adalah rencana sistematik dan

berkesinambungan suatu institusi dengan
memanfaatkan potensi strategis yang dimiliki
untuk menjalankan misi institusi secara efektif
dan efisien dalam rangka mencapai visi.
Potensi strategis : critical success factors.
Organisasi akan berjalan tanpa arah atau
berjalan di tempat, jika tanpa Visi, Misi dan
Renstra.
Renstra mengandung unsur-unsur :
Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan
Kegiatan. 21
Renstra diperlukan institusi
untuk mewujudkan visi

Institusi RENSTRA Visi

Analisis
SWOT

Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

22
SWOT Analysis Framework

E n v ir o n m e n ta l S c a n

I n t e r n a l A n a ly s is E x te r n a l A n a ly s is

S tre n g th s O p p o rtu n itie s

W eaknesses T h r e a ts

SWOT Matrix
23
 Strategic External Analysis

Should anticipate future external

changes, in terms of :
Political, Economical, Societal, and
Technological aspects (PEST analysis)
Customer analysis (now and future):
What they want ?
What they need ?
What kind of customer in the future ?

24
 Masa depan harus mengantisipasi
perubahan eksternal, dalam hal:
Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi
aspek (analisis PEST)
Analisis pelanggan (sekarang dan masa
depan):
Apa yang mereka inginkan?
Apa yang mereka butuhkan?
Macam apa pelanggan di masa depan?

25
 Subject under Analysis:-
strengths
Advantages?
Capabilities?
Competitive advantages?
2006.
USP's (unique selling points)?
Resources, Assets, People?
Experience, knowledge, data?
Timescales, deadlines and pressures?
www. IT ServiceBlog.com : All Rights reserved.
Financial reserves, likely returns?
Marketing - reach, distribution, awareness?
Innovative aspects?
Location and geographical?
Price, value, quality?
Accreditations, qualifications, certifications?
Processes, systems, IT, communications?
Cultural, attitudinal, behavioural?
Management cover, succession?
opportunities
Market developments?
Competitors' vulnerabilities?
Industry or lifestyle trends?
Technology development and innovation?
Global influences?
New markets, vertical, horizontal?
Niche target markets?
Geographical, export, import?
New USP's?
Tactics - surprise, major contracts, etc?
Business and product development?
Information and research?
Partnerships, agencies, distribution?
Volumes, production, economies?
Seasonal, weather, fashion influences?
Corporate or Unit
weaknesses
Disadvantages of proposition?
Gaps in capabilities?
Lack of competitive strength?
Sample SWOT Chart for you to customize
Reputation, presence and reach?
Financials?
Own known vulnerabilities?
Cashflow, start-up cash-drain?
Continuity, supply chain robustness?
Effects on core activities, distraction?
Reliability of data, plan predictability?
Morale, commitment, leadership?
Accreditations, etc?
Processes and systems, etc?
Management cover, succession?
threats
Political effects?
Legislative effects?
Environmental effects?
IT and Service developments?
Competitor intentions - various?
Market demand?
New technologies, services, ideas?
Vital contracts and partners?
Sustaining internal capabilities?
Obstacles faced?
Insurmountable weaknesses?
Loss of key staff?
Sustainable financial backing?
Economy - home, abroad? 26
Seasonality, weather effects?
 Getting Started

Be realistic about the strengths and

weaknesses
Be specific. Avoid grey areas.
Keep the SWOT short and simple.
Avoid complexity and over analysis
Analysis should distinguish between
where you are today and where you
could be in the future
Focusing on the internal state vs the
external
Align internal efforts with external
opportunities
27
 Realistis tentang kekuatan dan kelemahan
Spesifik. Hindari daerah abu-abu.
Jauhkan SWOT singkat dan sederhana.
Hindari kompleksitas dan analisis atas
Analisis harus membedakan antara mana
Anda sekarang dan di mana Anda bisa di
masa depan
Berfokus pada vs negara internal
eksternal
Menyelaraskan upaya internal dengan
peluang eksternal
28
 Simple rules for a successful
SWOT analysis

Establish the objectives : short, medium, long.

Establish the core team
Allocate research and information gathering
tasks to build SWOT matrix
Evaluate listed ideas against Vision, Mission,
Values and Objectives
Build Strategic Plans : long target.
Action Plans : eg. When to start and stop ?
Review the SWOT (for evaluation and feedback)
29
 Menetapkan tujuan: pendek, menengah, panjang.
Membentuk tim inti
Mengalokasikan penelitian dan pengumpulan
informasi tugas untuk membangun matriks
SWOT
Mengevaluasi ide-ide yang terdaftar terhadap
Visi, Misi, Nilai dan Tujuan
Membangun Rencana Strategis: target panjang.
Rencana Aksi: mis. Kapan harus mulai dan
berhenti?
Periksa SWOT (untuk evaluasi dan umpan balik)
30
Drawbacks of SWOT analysis

Usually reflects an existing position and

viewpoint (Note : future situation is changing)
Fail to correlate internal and external factors
Unaware of strengths or deny of weaknesses
May be subjective
May be too optimistic about opportunity
Fail to anticipate future threats
Use it as a guide, not a prescription

31
 Biasanya mencerminkan posisi yang ada dan
sudut pandang (Catatan: situasi masa depan
berubah)
Gagal untuk mengkorelasikan faktor internal dan
eksternal
Tidak menyadari kekuatan atau menyangkal
kelemahan
Mungkin subjektif
Mungkin terlalu optimis tentang kesempatan
Gagal untuk mengantisipasi ancaman di masa
depan
Menggunakannya sebagai panduan, bukan resep
32
 Lingstra eksternal
Opportunity Threat
1 1
2 2
3 3
Lingstra internal n n

Strength Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :

1 S1-O1 S1-T1
2 S1-O2 S1-T2
3
Sn-On Sn-Tn
n

Weakness Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :

1 W1-O1 W1-T1
2
W1-O2 W1-T2
3
Wn-On Wn-Tn
n 33
34
35
 Contoh kasus : Perapotikan

Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk

padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman,
modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.
Banyak dokter praktek di kota, dan banyak
pasien rawat jalan. Pasien membeli obat di
apotik perkotaan.
Belum ada angkot ke daerah pinggir kota.
Sarana telkom baik.

QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra

untuk menarik customer (pasien) ke apotik
baru, sehingga omzet apotik meningkat. 36
Contoh Lingstra eksternal
Opportunity Threat
1. Pasien rawat jalan 1. Belum ada angkot
2. Penduduk padat 2. Pasien beli obat di
3. Banyak dokter di apotik kota
Lingstra internal perkotaan

Strength
1. SDM cukup dan
berpengalaman Bagaimana Bagaimana
2. Modal kuat strategi S-O ? strategi S-T ?
3. Obat lengkap

Weakness
1. Lokasi pinggir kota Bagaimana Bagaimana
strategi W-O ? strategi W-T ?
37
Contoh Lingstra eksternal
Opportunity Threat
1. Pasien rawat jalan 1. Belum ada angkot
2. Penduduk padat 2. Pasien beli obat di
3. Banyak dokter di apotik kota
Lingstra internal perkotaan

Strength 1. Harga obat lebih 1. Manfaatkan sarana

1. SDM cukup dan murah telkom
berpengalaman 2. Kerjasama dengan 2. Sediakan antar
2. Modal kuat dokter jemput obat
3. Obat lengkap

Weakness Pelayanan prima untuk 1. Tingkatkan

kepuasan pasien penampilan apotik
1. Lokasi pinggir kota
2. Kolaborasi dengan
pemilik angkot

38
Beberapa strategi alternatif

1. Harga obat lebih murah S-O

2. Kerjasama dengan dokter S-O
3. Manfaatkan sarana telkom S-T
4. Sediakan antar jemput obat S-T
5. Pelayanan prima W-O
6. Tingkatkan penampilan apotik W-T
7. Kolaborasi dengan pemilik angkot W-T

QUEST : Pilihlah dari beberapa strategi alternatif di atas,

langkah-langkah sistematik yang akan dilakukan.
39
 Pemilihan strategi alternatif
berdasarkan budaya institusi

Visi dan Misi

Falsafah
Nilai-nilai

STRATEGI ALTERNATIF harus sesuai dengan Visi, Misi, Falsafah, dan Nilai-
nilai yang dianut institusi

40
 Contoh
Visi
Menjadi apotik terkemuka tahun 2015

Misi
Melakukan pelayanan kesehatan secara profesional kepada
masyarakat.

Falsafah
Konsumen adalah raja
First in First served

Nilai-nilai
Menjunjung tinggi kualitas, kejujuran, dan kehormatan profesi
apoteker
41
Pemilihan prioritas Strategi Alternatif
(Critical Success Factors)
Strategi Bbt Visi Misi Fals Nilai Total
Alternatif
Harga lebih murah

Ksama dengan
dokter
Manfaatkan telkom

Antar jemput obat

Pelayanan prima

Penampilan apotik

Kolaborasi angkot
Tiap SA diberi bobot; Visi, Misi, etc diberi Rating 42
 Critical Success Factors

1. Pelayanan prima
2. Tingkatkan penampilan apotik
3. Harga obat lebih murah
4. Manfaatkan sarana telkom

1. Tiap CSF merupakan TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)

2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN
3. SASARAN : SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time-
bound)
43
 Sasaran Strategi Kegiatan
Pelayanan prima 1. Antar-jemput obat 1. Siapkan 4 motor
selama 2 tahun 2. Kontak 20 pasien
2. Preparasi cepat 1. 10 menit/resep
2. Jika gagal - diskon

3. Beri konsultasi 1. 20 pasien/hari

2. Siapkan 1 ahli

4. Layanan purna-jual 1. Pantau pasien

2. Catat nomer tilpon

5. Ruang tunggu enak 1. Putar video, TV

(AC, karpet, bunga) 2. Akses internet
3. Minum, snack

SASARAN dalam 2 tahun pertama 44

 Sasaran Strategi Kegiatan
Perbaikan 1. Perbaiki eksterior, 1. Warnai cat menarik
penampilan logo, tempat parkir, dll 2. Logo, papan nama
apotik (dalam 3. Parkir gratis
waktu 6 bulan)
2. Perbaiki counter, 1. Siapkan video, TV
ruang tunggu, tempat 2. Leaflet, brosur
duduk, dll 3. Air minum, snack

3. Perbaiki 1. Pakai kostum

penampilan staf, cara 2. Ramah, menarik
komunikasi, dll 3.

4. 1.
2.
3.
45
 Sasaran Strategi Kegiatan
Harga obat lebih 1. Pembelian obat/ 1. Kolaborasi apotik
murah (dalam 2 alkes partai besar 2. Kolaborasi PBF
tahun) 3.
2. Kerja efisien 1. Persingkat prosedur
2. Turunkan cost jasa
3.
3. 1.
2.
3.
4. 1.
2.
3.

46
 Sasaran Strategi Kegiatan
Manfaatkan 1. Buka website 1. Konsultasi on-line
sarana telkom 2.
(dalam 2 tahun) 3.
2. Pasang hot-spot di 1. Penunggu ngenet
ruang tunggu 2.
3.

3. Konsultasi lewat 1. Kontak pasien

telepon 2. Kontak dokter
3.
4. 1.
2.
3.

47
 Periodisasi pencapaian sasaran

Sasaran Strategi tahun ke-

1 2 3 4 5
1.

2.

3.

Kendala Dana, SDM, Waktu, Situasi Perlu penjadwalan kegiatan

48
 Feedback control

Untuk sistem monitoring & evaluasi

sasaran dan kegiatan yang tidak tercapai.
Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan,
atau per tahun.
Aspek yang diukur :
(Indikator/Parameter)
Finansial
Kepuasan konsumen, pasien
Operasi bisnis internal
Kepuasan staf-karyawan
Kepuasan stake-holders 49
 Manfaat Monev

Memastikan pelaksana untuk mencapai

sasaran dan melaksanakan kegiatan (tugas
& fungsi).
Memberikan reward dan punishment
Sebagai alat komunikasi pimpinan dan
karyawan
Memastikan apakah konsumen puas
Memastikan apakah terjadi peningkatan
kinerja
Mengungkap permasalahan yang terjadi
50
 Assignment

Tiap mahasiswa membuat

analisis SWOT dan Renstra
pengembangan institusi masing-
masing.
Durasi 2 minggu.
Sebagai pengganti ujian.

51
 Soal Ujian
No.1.a.lakukanlah analisis
SWOT apotek UAD

dikumpulkan saat ujian,tugas bersifat

invidual,dilarang keras mengcopy paste.
Bagi yg melanggar, baik yg copy paste
maupun yg di copy akan di DROP

52