Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

 Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA

DASAR HUKUM :
1. Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara, psl 56 ayat (1) Setiap instansi pemerintah wajib
menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasar
kan analisis jabatan dan analisis beban kerja .
2. KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 :
Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu.
3. PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011
Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit
organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang diselesai
kan pada jangka waktu tertentu.
 MekaNISME PENYUSUNAN
Badan Kepegawaian Negara
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
IKHTISAR JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
FUNGSI URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
Badan Kepegawaian Negara KEGUNAAN

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai
beban kerja
Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit
yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan
pegawai;
Bahan penentuan kebutuhan diklat
Badan Kepegawaian Negara METODE ABK
KUESIONER

Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA

Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan

tugas tambahan
Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Lembar observasi (check list)

Lokasi tempat kerja.
Badan Kepegawaian Negara STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
 Badan Kepegawaian Negara PENDEKATAN ABK

1 HASIL KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik
yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
Wujud hasil kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari

Beban Kerja 200 Data

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
 Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

2 OBJEK KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek
yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
Wujud objek kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari

Objek Kerja 80 Pasien

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
 Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

3 PERALATAN KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :
Jumlah dan satuan alat kerja
Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis

20 Bis 20 Bis 20 Bis

K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
 Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

4 TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai

pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya
hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
Uraian tugas
Satuan hasil
Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
Waktu kerja efektif
 Badan Kepegawaian Negara METODE TUGAS PER TUGAS

1 URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa
dikerjakan (why)

2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan

menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa
faktor, antara lain :
Perangkat kerja
Kondisi lingkungan kerja
Prosedur kerja
Kompetensi pemegang jabatan
 Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

3 WAKTU KERJA EFEKTIF

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit

Pola 5 Hari Kerja :

Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit
Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit
 Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

4 VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam

waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan

JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja

=
PER JABATAN Waktu Kerja Efektif
 FORMULIR PENGUKURAN
Badan Kepegawaian Negara
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Pegawai
Waktu Beban/
Hasil Penyele- Yg
No Uraian Tugas Kerja Volume Ket.
Kerja saian Dibu-
Efektif Kerja
Rata2 tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (Why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian
penyelesaian suatu tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
Efektif efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban/Volume Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
Kerja bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Waktu Volu- Pegawai

Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
Laporan 72.000 600
1 Pusat dan Daerah sesuai 15 menit 0,125
Checklist menit Instansi
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2)

Waktu Volu- Pegawai

Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
Rekap 72.000 600
2 dengan cara mengelompokkan 30 menit 0,250
Data menit Instansi
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Mengolah data usulan formasi
Informasi
berdasarkan jenis jabatan 72.000 600
3 per Jenis 45 menit 0,375
untuk membuat bahan menit Instansi
Jabatan
pertimbangan
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
Waktu Volu- Pegawai
Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis
Formasi Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
72.000 600
4 bahan pembuatan kebijakan Laporan 45 menit 0,375
menit Instansi
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi tambahan
Draft
formasi pegawai Instansi Pusat 3.000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
dan Daerah berdasarkan data menit menit
bangan
usul formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
Waktu Volu- Pegawai
Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Membuat laporan statistik
mingguan mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan 1.500
6 Laporan 60 menit 1 0,040
Daerah berdasarkan data usul menit
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui 6.000
7 Kegiatan 30 menit 1 0,005
dan memproteksi data agar menit
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
300 3
8 atasan baik lisan maupun Kegiatan 30 menit 0,300
menit Tugas
tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Jumlah 1,512
Badan Kepegawaian Negara TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi IKJ

=
Jabatan PJ x WKE

Keterangan
IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)
PJ : Pemegang Jabatan
WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

A = sangat baik apabila TEJ > 1
B = baik apabila TEJ = 0,90 0,99
C = cukup apabila TEJ = 0,70 0,89
D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
E = kurang apabila TEJ < 0,50
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT