TUGAS

KOSMETOLOGI
ASPEK CPKB
“DOKUMENTASI”
KELOMPOK 8
KELAS A3D
NAMA KELOMPOK : :
I Putu Hendra Juli Artawan (18021111)
Ni Kadek Wahyuning Kristina Dewi Andika (18021112)
Dewa Gede Agung Yogastha M.Y (18021113)
Ni Made Swariyani (18021114)
Ni Putu Intan Sarasmitha Dewi (18021115)
OVERVIEW MATERI
Definisi/Pengertian
01
Syarat
02
Tujuan
03
Tingkatan Dokumen
04
Pengertian
Dokumentasi adalah suatu bukti yang dapat dipercaya,
dipergunakan sebagai tolok ukur penilaian penerapan
pelaksanaan Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik.
Salah satu hal penting dalam menjamin mutu adalah
melaksanakan sistem dokumentasi secara teratur dan
konsisten
Syarat
Syarat dokumentasi :
1. Dokumen harus dirancang, disiapkan, ditinjau kembali
dan didistribusikan dengan tepat.

2.Semua dokumentasi harus disusun dalam suatu

berkas dan dirawat untuk periode waktu tertentu.
 Tujuan Dokumentasi

1. Menjamin tersedianya spesifi kasi semua

4. Menjamin personil yang berwenang
bahan, metode pengujian, prosedur produksi
mempunyai semua informasi yang
dan pengawasan mutu.
dibutuhkan untuk membuat keputusan
2. Karyawan memahami tugas yang akan
pelulusan
dikerjakan

3. Menjelaskan tanggung jawab dan 5. Sarana dalam pelaksanaan audit

wewenang personil.
6. Meningkatkan mutu.
 TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
• TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
a. Pedoman Mutu.

b. Prosedur Mutu.

c. Dokumen Penunjang atau Instruksi Kerja (IK).

d. Catatan Mutu.
• TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
a. Pedoman Mutu.

Merupakan dokumen strategis yang menggambarkan

sistem organisasi dalam memberikan jaminan mutu untuk
mencapai kepuasan pelanggan.

Tujuan:
1. Untuk menggambarkan struktur sistem mutu
2. Untuk menyatakan kebijakan mutu dan tujuan organisasi
3. Untuk menggambarkan bagaimana organisasi memenuhi
standar
4. mutu yang telah ditetapkan
• TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
b. Prosedur Mutu.
Merupakan dokumen taktis
yang menggambarkan
kegiatan/operasi suatu
organisasi dalam menerapkan
kebijakan mutu yang telah
ditetapkan.
Tujuan:
Memberikan penjelasan secara rinci
bagaimana kegiatan harus dilakukan,
diawasi dan dicatat dalam
melaksanakan kebijakan yang telah
ditetapkan.
 TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
c. Dokumen Penunjang Dan Instruksi Kerja) (Ik)
Merupakan dokumen operasional
yang merinci langkah-langkah
bagaimana kegiatan harus
dilakukan atau bagaimana produk
dapat diterima.
TUJUAN:
1. Merupakan dokumen instruksi, langkah
demi langkah sebagai pedoman dalam
menjalankan aktivitas/operasi sehari-hari
oleh karyawan di setiap fungsi.
2. Digunakan secara departemental,
setiap tugas atau setiap lini.
• TINGKATAN DOKUMEN
yang berhubungan dengan mutu
d. Catatan Mutu.

Catatan Mutu merupakan catatan hasil kegiatan yang

telah dilaksanakan dapat berupa bagan dan data yang
berhubungan dengan desain, produksi, nspeksi,
pengujian, survei, audit, tinjauan atau hasil-hasil yang
terkait.

Tujuan:
1. Menjamin efektifitas pelaksanaan sistem mutu
2. Untuk menjamin produk atau pelayanan yang
dihasilkan atau diberikan sudah sesuai dengan
persyaratan yang di tentukan
DOKUMENTASI ELEKTRONIK
• Sistem dokementasi dapat dilakukan secara elektronik meliputi
pencatatan secara elektronik dan tanda tangan elektronik

(ERES/Electronic Record Electronic Signature).

Syarat dokumentasi elektornik :

1. Divalidasi
2. Mempunyai sistem keamanan
3. Priode retensi
4. Memiliki kebijakan tertulis
-> yang bertanggung jawab thdp sistem tersebut
5. Memiliki sistem oprasional dan sistempengecekan peralatan
6. Harus memiliki salinan yang akurat dan lengkap
 Penjelasan mengenai Tingkatan Dokumen, Tujuan, Isi dan
Pengguna Dokumen

Dokumentasi elektronik
Dokumentasi elektronik bersifat terbatas -> hanya boleh
diakses oleh personil yang diberi kewenangan dan memiliki
tanda tangan yang sudah diverifikasi (tanda tangan tersebut
tidak boleh digunakan oleh orang yang tidak berwenang)
 Penjelasan mengenai
Dokumen, Tujuan, Isi dan Pengguna
Dokumen
-Apabila ditemukan kekeliruan dalam
dokumen hendaknya di koreksi dengan
cepat . Tulisan atau catatan semula
tidak boleh hilang dan koreksi ditulis
disamping tulisan semula, diparaf dan
dibubuhi tanggal pada dokumen asli.
Salinan yang beredar ditarik untuk
dikoreksi atau diganti dengan salinan
dokumen asli yang telah dikoreksi.
-Tanggal revisi dicantumkan dalam
dokumen yang baru dan setiap revisi
harus disahkan oleh bagian yang
berwenang.
Tingkatan
- Dokumen yang memuat instruksi,
hendaklah ditulis dalam nada perintah
serta disusun dalam langkah–langkah
yang diberi nomor urut. Instruksi
tersebut hendaklah jelas, tepat, tidak
berarti ganda dan ditulis dalam bahasa
yang dapat dimengerti oleh pemakai.
-Dokumen harus diberi nomor, tanggal
berlaku, tanggal dan tanda tangan
disusun, tanggal dan tanda tangan
diperiksa, tanggal dan tanda tangan
disetujui. Dokumen tidak boleh diubah
tanpa izin personil yang diberi
kewenangan.
Distribusi 1. Dokumen yang didistribusikan
hendaknya dokumen yang
dokumen berlaku.
2. Dokumen induk harus disimpan
oleh Bagian Produksi dan
Pengawasan Mutu, sedangkan
dokumen pendukung
didistribusikan ke bagian yang
terkait.
PENYALAHGUNAAN Diperlukan suatu sistem untuk
DOKUMEN menghindarkan terjadinya penggunaan
dokumen yang sudah tidak berlaku.
Oleh karena itu jika ada dokumen yang
sudah tidak berlaku lagi segera ditarik
dari peredaran beserta salinannya dan
diberi tanda TIDAK BERLAKU
(obsolete). Dokumen asli harus
disimpan atau diarsipkan.
Thank You