KAJIAN

IMPLEMENTASI
PENCATATAN DAN
PELAPORAN SP3
 Disusun oleh:
 
Mayalisna Prihatiningrum, S. Ked 04054822022091
Anis Illiana, S. Ked 04054822022051
Dzakiyah, S. Ked 04054822022133
Raudhah Simahate Bengi, S. Ked 04054822022134
M. Daffa Alfarid, S. Ked 04054822022094
  
Pembimbing:
Mariana, SKM, M.Kes

BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

DAN ILMU KEDOKTERAN KOMUNITAS
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2021
 Latar Belakang
Pembangunan upaya kesehatan masyarakat dilakukan diseluruh
pelosok melalui keberadaan Puskesmas, Puskesmas dengan
Ruang Perawatan, Puskesmas pembantu, Puskesmas Keliling
dan juga keberadaan Bidan di Desa.

Fungsi institusi kesehatan terdepan (Puskesmas) tidak sekedar

sebagai pemberi pelayanan kesehatan saja, namun juga
melaksanakan berbagai program pembangunan kesehatan
masyarakat baik yang bersifat promotif, preventif, kuratif bahkan
terkadang sampai rehabilitasi

Black Background for Business 3

 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen
vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan
pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi
kesehatan lainnya.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: (1)

pencatatan, pelaporan, dan pengolahan; (2) analisis; dan (3) pemanfaatan.
Data-data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3
yang sudah dibukukan dan kemudian dikirimkan kepada dinas kesehatan
daerah dan provinsi secara bertahap. Frekuensi pelaporan dapat secara
bulanan, tribulan, dan tahunan.

Black Background for Business 4

 Rumusan masalah
1. Bagaimana Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
(SP3)?
2. Bagaimana penerapan Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas (SP3)?

Tujuan
3. Mengetahui Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
(SP3).
4. Mengetahui penerapan Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas (SP3).

Black Background for Business 5

 SP2TP
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
merupakan serangkaian kegiatan pencatatan, pelaporan data
umum, sarana, tenaga, pelaksanaan, dan pengawasan dalam
upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang mengacu kepada
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014
dengan tujuan agar tersedianya data yang akurat, tepat waktu,
dan mutakhir, terlaksana pelaporan data tersebut secara teratur di
bergagai jenjang administrasi sesuai dengan yang berlaku,
sehingga data dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan
secara tepat

Tinjauan Pustaka
 Proses SP2TP
Pencatatan : Pencatatan SP2TP ditiap puskesmas diambil dari
masing-masing program yaitu laporan bulanan data kesakitan
(LB1), laporan bulanan pemakaian dan lembar permintaan obat
(LB2), laporan gizi, KIA, imunisasi dan pemberantasan penyakit
menular (LB3), serta laporan bulanan kegiatan puskesmas (LB4)
dan dilengkapi oleh puskesmas lalu dikirim ke dinas kesehatan
dalam bentuk laporan dan kemudian akan dipresentasikan.
 Pelaporan : lebih bersifat objektif yang dilaporkan terinci dan
disampaikan secara jelas dan lengkap. Pelaporan merupakan
cara komunikasi petugas kesehatan tentang hasil suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan dan pelaporan sebagai alat komunikasi
yang penting antar petugas kesehatan dalam melakukan kegiatan
ini diperlukan data informasi yang tepat, akurat, tanpa adanya
hal tersebut kegiatan pelaporan akan diragukan kebenarannya

Black Background for Business 8

 Pelaksanaan SP2TP : berdasarkan keputusan Direktur
Jendral dalam pelaksanaan pembinaan Kesehatan Masyarakat
nomor 590/BM/DJ/INFO/V/1996 tentang penyederhanaan
SP2TP, formulir laporan telah disederhanakan dalam upaya
untuk mengurangi beban kerja bagi petugas puskesmas,
diharapkan tidak adanya laporan lain dari puskesmas selain
SP2TP, dan data atau variabel yang dilaporkan diharapkan
dapat dipercaya serta dapat diterima tepat waktu

Black Background for Business 9

 Pengawasan : Kegiatan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap
setiap penampilan pegawai untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan dalam rencana atau suatu proses untuk mengukur
penampilan suatu program. Pengawasan dilakukan secara
pengamatan (observasi) pribadi oleh pimpinan, laporan lisan berupa
wawancara dan rapat, laporan tertulis, serta inspeksi dengan
membandingkan kualitas pelayanan dan standar layanan kesehatan
yang disepakati.

Black Background for Business 10

 Ruang Lingkup SP2TP
SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas
termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas
keliling.
Pencatatan dan pelaporan mencakup:
a. Data umum dan demografi wilayah kerja
puskesmas
b. Data ketenagaan di puskesmas
c. Data saran yang dimiliki puskesmas
d. Data kegiatan pokok puskesmas baik didalam
gedung maupun diluar gedung

Black Background for Business 11

 Komponen SP2TP
(Pencatatan)

Mekanisme Pelaksanaan
1. Sistem sentralisasi: penyimpanan, penyaluran,
pengolahan catatan dihimpun melalui satu loket.
Namun apabila kunjungannya banyak , dapat
digunakan lebih satu loket, tetapi pengumpulan dan
pengolahan tetap terpusat.
2. Sistem desentralisasi: penyaluran, pengumpulan dan
pengolahan catatan tidak dipusatkan, oleh karena ada
bagian unit-unit pelayanan yang melakukannya, tetapi
pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada
pencatatan di puskesmas.
 Formulir
Family Folder (berkas kelurga) adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh palayanan kesehatan di puskesmas.

Kegunaan:
• Untuk mengikuti keadaan keehatan dari suatu keluarga
• Untuk mengetahui gambaran penyakit di suatu keluarga
• Untuk keperluan “file system”
• Untuk mengetahui banyaknya kepala keluarga di wilayah kerja puskesmas yang sudah
memanfatkan pelayanan puskesmas

Beberapa bentuk kartu tersebut diantaranya : Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK), Kartu
Rawat Jalan, Kartu Indeks Penyakit, Kartu Anak, KMS Balita, Anak Usia Sekolah, KMS Ibu
Hamil, dan KMS Usia Lanjut.

Black Background for Business 13

 Register
Adalah formulir untuk merekap dan mengkompilasi data kegiatan di dalam
dan di luar gedung Puskesmas, yang tekah dicatat di kartu-kartu dan buku-
buku atau catatan kegiatan.

Jenis-jenis yang ada:

Reg Rawat jalan/rawat inap; Reg Kunjungan Puskesmas; Reg KIA; Reg
Kohort Ibu; Reg Kohort bayi/anak; Reg Penimbangan balita; Reg
Pemeriksaan anak sekolah; Reg KB; Reg Obat-obatan; Reg Perkesmas; Reg
Gizi; Reg Laboratorium; Reg PKM; Reg Keg Kesling; Reg PSM; Reg UKS

Black Background for Business 14

 Komponen SP2TP
(Pelaporan)

Pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender

yaitu bulan Januari-Desember dalam tahun yang sama.
Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja di
puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada
pembuatan laporan.

Laporan yang lengkap terdiri atas unsur: pendahuluan

(latar belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan
(perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil
kegiatan secara nvata, masalah dan hambatan, saran
untuk tindak lanjut); dan jika diperlukan, dilengkapi
rekomendasi.
 Manfaat pelaporan :

• Pertanggungjawaban otentik tentang

pelaksanaan kegiatan
• Memberi informasi terdokumentasi,
bahan bukti kegiatan (bukti hukum),
bahan pelayanan, bahan penyusunan
rencana dan evaluasl, serta bahan untuk
penelitian

Black Background for Business 16

 Mekanisme Pelaporan

Pengelolaan di puskesmas
a. Laporan dari Pustu, BDD, puskesmas keliling, posyandu disampaikan
ke pengelola SP2TP puskesmas
b. Pengelola menyusun dan mengkompilasi data yang bersumber dari
sensus harian dan register
c. Hasil kompilasi/olahan dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim
ke Dinas Kesehatan kabupaten/kota
d. Hasil olahan dianalisa dan disajikan untuk mengambil keputusan (pada
lokakarya mini)

Black Background for Business 17

 Mekanisme Pelaporan
Pengelolaan di dinas kabupaten/kota
a. Laporan dari Puskesmas diterima oleh pengelola SP2TP Dinas untuk
dikompilasi / diolah dan didistribusikan ke penanggung jawab program
frekuensi dan jenis pelaporan
b. Laporan bulanan : Data Kesakitan (LB1), Data Kematian (LB 2) Gizi, KIA,
imunisasi, Pengamatan Penyakit Menular (LB3), Data Obat-obatan (LB4)
c. Laporan Triwulan (LT) : Laporan Triwulan meliputi : kunjungan
puskesmas, Perkesmas, Pelayanan Medik Dasar gigi-mulut, kesling,
laboratorium, PKM, PSM, rujukan
d. Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB)

Black Background for Business 18

 Mekanisme Pelaporan KLB
a. Formulir W1: dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untuk melaporkan
kejadian luar biasa atau wabah Satu helai formulir hanya dapat
digunakan untuk melapor satu jenis tersangka penyakit, melaporkan
dengan cara yang tercepat; kurir, telpon, radio dll. Laporan W1 masih
memberikan gambaran KLB/wabah secara kasar, oleh karena itu harus
segera diikuti dengan; laporan penyelidikan sementara (PE), rencana
penanggulangan.

b. Formulir W2: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan dari penyakit

yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang perlu dilaporkan
secara rutin yaitu : kolera, diare, pes, DHF(DBD), rabies, difteri, polio,
pertusis, campak, dan penyakit yang sedang menjadi wabah (SARS).

Black Background for Business 19

 Kunjungan
Terdapat 2 kriteria kunjungan :
1. Kunjungan, sebagai seseorang yang datang ke Puskesmas
baik untuk mendapat pelayanan kesehatan maupun hanya
untuk mendapat keterangan sehat-sakit. Terdapat 2
kategori yaitu kunjungan baru (baru pertama kali datang
berobat ke puskesmas dalam 1 tahun), dan kunjungan
lama (sudah lebih dari 1 kali kunjungan). Hal tersebut
dikecualikan untuk kunjungan ibu hamil, ibu menyusui,
dan balita dianggap kunjungan baru sesuai dengan
kriteria masing-masing.
2. Kunjungan kasus, adalah kasus baru ditambah kasus lama,
ditambah kunjungan kasus lama suatu penyakit.
Terdapat 2 macam kasus yaitu kasus baru (new episode of
illness) yaitu pernyataan pertama kali seseorang menderita
penyakit tertentu sebagai hasil diagnosis dokter atau tenaga
paramedis, termasuk penderita yang telah sembuh, kemudian
kambuh kembali.
Kemudian kasus lama adalah kunjungan kedua dan seterusnya
dari kasus baru yang belum dinyatakan sembuh atau kunjungan
kasus lama dalam tahun yang sama. Untuk tahun berikutnya
kasus ini diperhitungkan sebagal kasus baru.
 Masalah pada Jurnal
• Permasalahan mengenai Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas (SP3) yang kurang akurat, disebabkan oleh petugas
tata usaha di Puskesmas yang bukan dari latar belakang
kesehatan, sehingga mereka tidak memahami sepenuhnya
mengenai sistem pencatatan dan pelaporan tersebut.
• Sarana prasarana untuk komputer belum mencukupi, fasilitas
yang belum mendukung, karena pencatatan dan pelaporan
masih manual dan belum menerapkan sistem informasi
berbasis komputerisasi dalam pencatatan dan pelaporan
tersebut atau yang biasa disebut Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas (SIMPUS). sebagian besar program di Puskesmas
telah menggunakan sistem aplikasi SIKDA versi 2.0, aplikasi
tersebut jaringannya masih mengalami error.
• Jumlah tenaga kesehatan yang kurang, yaitu hanya terdapat 2
orang tenaga kesehatan yang bekerja di puskesmas tersebut.
Jumlah tersebut masih dirasakan kurang, karena dalam satu UPT
Puskesmas memegang 7 Kelurahan. Sehingga berdampak pada
kurang maksimalnya program serta pengelola Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Puskesmas (SP3)
• Dilihat dari kajian SP3 dari aspek Machine, Material (sarana
prasarana). SP3 di UPT Puskesmas Talagabodas Sarana prasarana
program Perkesmas (Perawatan Kesehatan Masyarakat) dan
Upaya Kesehatan Indera kekurangan ruangan. Menurut hasil
observasi, ruangan Perkesmas dan Upaya Kesehatan Indera
menyatu dengan ruangan balai pengobatan. Selain itu, ruangan
KIA dan KB juga menyatu dengan program Promosi Kesehatan,
kondisinya pun kurang layak karena terjadi kebocoran saat hujan.
• Pemegang program kesehatan lingkungan merasa masih
kurangnya feedback dari Dinas Kesehatan. Contoh
feedback yang masih kurang adalah pemahaman orang
mengenai pengisian formulir isian laporan yang berbeda
sehingga menimbulkan kesalahan dan kesalahan tersebut
dirasa belum ada koreksi dari Dinas Kesehatan.
• Proses pelaksanaan SP3 di UPT Puskesmas Talagabodas
diketahui sudah cukup baik, namun untuk penggerakan
dan pelaksanaannya belum ada punishment dari UPT
Puskesmas kepada Jejaring dalam hal keterlambatan
laporan atau tidak mengumpulkan laporan.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
(SP3) merupakan instrumen vital dalam
sistem kesehatan. Informasi tentang
kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan
di puskesmas, kematian, dan berbagai
informasi kesehatan lainnya berguna untuk
pengambilan keputusan dan pembuatan
kebijakan di tingkat kabupaten atau kota
maupun kecamatan.
Berdasarkan hasil evaluasi Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Puskesmas (SP3) Talagabodas
Kecamatan Lengkong Kabupaten Bandung
tahun 2014 dapat disimpulkan sebagai berikut:
permasalahan SP3 yang kurang akurat, sarana
prasarana belum mencukupi, jumlah tenaga
kesehatan yang kurang, kekurangan ruangan,
kurangnya feedback dari dinas kesehatan dan
belum adanya sanksi bagi keterlambatan
pengumpulan laporan
KESIMPULAN
 DAFTAR PUSTAKA

1. Ahmad, S. 2008. Analisis Pelaksanaan Sistem Pencatatan

dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) di Kabupaten
Simalungun Tahun 2007. Tesis Universitas Sumatera
Utara, Medan
2. Suciono L, Firdawati F, Edison E. Analisis Pelaksanaan

Thank
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP) di Kota Padang Tahun 2018. J Kesehat Andalas.
2019;8(3):700.
3. Suryani ND. Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu

You
Puskesmas. Univ Ahmad Dahlan. 2013;27–32.
4. Lubis N. Pelaksanaan Sistem Pencatatan Dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) Di Wilayah Kerja Puskesmas
Terjun Kecamatan Medan Marelan Tahun 2017.
Universitas Sumatera Utara. 2017
5. Utami, Niswati T, Nur’aini. Perspektif Kesehatan
Masyarakat Teori dan Aplikasi. Deepublish. 2015;153–63.