Menyusun Key Performance

Indicators untuk Pegawai

1
Langkah-langkah dalam Menyusun
KPI Pegawai

1. Review Tugas 2. Review Tugas Ad

Inti/Uraian Pekerjaan Hoc/Project
Individual

3. Analisa dan sinergikan hasil dari

tahap 1 dan 2 dan lalu rancang
Sasaran Kinerja (SK)

4. Tentukan KPI dan 5. Tentukan target

Bobot Setiap KPI setiap KPI

2
1. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan
Individual

• Review tugas inti/uraian pekerjaan anda

• Tuliskan tugas inti dan ekspektasi yang diharapkan
dari output itu
• Review dan negosiasikan dengan kepala bagian
jika peran/fungsi anda telah berubah

3
 Contoh : Analisa Tugas – Manajer SDM

No. Jenis Pekerjaan Utama EKSPEKTASI

Melaksanakan sistem dan pedoman Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat
1 pelaksanaan rekrutmen karyawan baik dari segi kuantitas maupun kualitas

Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan

perencanaan karir yang mampu mendorong
Mengelola pelaksanaan penilaian kinerja pengembangan kapasitas individual dan sekaligus
2 dan perencanaan karir SDM sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi

Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan

Melakukan Pola Pelatihan yang monitoring regular untuk memastikan penerapan
3 Berkelanjutan materi yang telah diajarkan

Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan

4 Mengelola Biaya Karyawan yang Optimal yang efisien dan optimal

Mengelola Projek Penerapan Manajemen Terlaksananya sistem manajemen SDM berbasis

5 SDM Berbasis Kompetensi kompetensi untuk semua fungsi manajemen SDM
4
2. Review Tugas Khusus (ad hoc) atau Projek

• Review tugas khusus anda di masa mendatang —

terutama tugas spesical atau projek khusus yang
tidak tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini
• Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang bersifat
strategis dan penting

5
3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2
dan lalu rancang Sasaran Kinerja (SK)

• Review hasil dari tahap 1 dan 2

• Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan
kembangkan Sasaran Kinerja (SK)
• Kembangkan 5 – 8 sasaran kinerja untuk setiap
individu

6
 Format Tabel Kinerja Pegawai Berbasis KPI

Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

7
 Contoh Tabel KPI untuk
MANAJER SDM

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
1 KPI

Menerapkan Sistem
2 Rekrutmen yang Optimal

Mengembangkan
Manajemen Karir yang
3 Efektif

Menerapkan Pola Pelatihan

4 Berkelanjutan

Mengelola Biaya Karyawan

5 secara Efisien

Tentukan 5 – 8
Sasaran Kinerja
(SK).
Taruh hasil dari
LANGKAH 3 di kolom
ini. 8
4. Tentukan KPI untuk setiap Sasaran Kinerja

• Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI

• Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran
kinerja

9
 Tentukan KPI untuk Setiap
Sasaran Kinerja
Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order)

Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost

10
 Tentukan Bobot untuk Setiap KPI

Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10

Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan 20

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu 15

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10

100
11
 Kriteria Pembobotan KPI
1. Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya,
sebaiknya semakin besar bobotnya

2. Tingkat kesulitan untuk mencapai target –

semakin sulit pencapaiannya, sebaiknya bobot
semakin tinggi

3. Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI –

semakin kredibel, sebaiknya bobot semakin tinggi
(kredibel artinya data pencapaian tidak mudah
dimanipulasi)

12
 Tentukan Target untuk Setiap KPI

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Persentase Jumlah karyawan

Penilaian Kinerja Berbasis yang telah mengisi Form Kinerja
1 KPI Berbasis KPI 25.00 100%

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100%

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20.00 10

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15.00 program

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6%

13
 SMART - Kriteria Penetapan Target
1. Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat
spesifik, misal 40 jam per karyawan per tahun

2. Measurable – terukur, misal 100%, atau 10 program

3. Achiveable – dapat tercapai, challenging namun

masih bisa tercapai

4. Relevan – target harus relevan dengan sasaran

kinerja dan KPI yang telah disusun

5. Time – target sebaiknya juga diberikan batasan

waktu, misal naik 10 % di tahun 2018

14
 Dasar Penetapan Target

• Baseline data (data pencapaian tahun

sebelumnya)
• Data benchmark industri sejenis (data
kinerja perusahaan lain dalam industri
yang sama)
• Target dari stakeholders (target dari
top manajemen)
15
 Hasil atau Realisasi Target pada Akhir Tahun

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Persentase Jumlah karyawan

Penilaian Kinerja Berbasis yang telah mengisi Form Kinerja
1 KPI Berbasis KPI 25.00 100% 90%

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80 90
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80%

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20.00 10 9

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15.00 program 8

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6% 6%

16
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Penghitungan SKOR
1. KPI Maximize
• KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik
• Contoh : laba, jumlah pelanggan baru
• Perhitungan skor :
• Realisasi/target x 100

17
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Penghitungan SKOR
2. KPI MINIMIZE
• KPI dimana pencapaian makin RENDAH, makin
baik
• Contoh : jumlah komplain, jumlah temuan audit,
jumlah keterlambatan, rasio biaya
• Perhitungan skor :
• Target/realisasi x 100

18
Penghitungan Skor pada Akhir Tahun

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Persentase Jumlah karyawan

Penilaian Kinerja Berbasis yang telah mengisi Form Kinerja
1 KPI Berbasis KPI 25.00 100% 90% 90

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80 90 112.5
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20.00 10 9 90

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15.00 program 8 80

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6% 6% 100

19
 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Example 1: KPI – Jumlah kesalahan proses kerja dalam setahun

·         Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0
·         Score 90 – jumlah kesalahan proses = 1 - 10
·         Score 80 – jumlah kesalahan proses = 11 - 15
·         Score 70 – jumlah kesalahan proses = 16 - 25
·         Score 60 – jumlah kesalahan proses = > 25 kali dst.

Example 2: KPI – Jumlah Downtime Mesin

·         Score 100 – jika 0 dalam setahun
·         Score 80 – jumlah downtime 1 – 2
·         Score 60 – jumlah downtime 3 - 4
·         Score 40 – jumlah downtime 5 - 6
·         Score 20 – jumlah downtime 7 - 8
- Score 0 – jumlah downtime > 8

20
 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Example 1: KPI – Jumlah pencurian

·         Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0
·         Score 50 – jumlah kesalahan proses = 1
·         Score 25 – jumlah kesalahan proses = 2
·         Score 0 – jumlah kesalahan proses = 3

Example 2: KPI – Jumlah Kecelakaan Mobil Transportasi

·         Score 100 – jika 0 dalam setahun
·         Score 75 – jumlah kecelakaan 1 – 2
·        Score 50 – jumlah kecelakaan 3 – 4
• Score 0 – jumlah kecelakaan > 4

21
 Penghitungan Skor Akhir (skor x bobot KPI)
Skor
Akhir
Bobot (skor x
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor bobot)/100

Mengembangkan Sistem Persentase Jumlah karyawan

Penilaian Kinerja Berbasis yang telah mengisi Form Kinerja
1 KPI Berbasis KPI 25.00 100% 90% 90 22.50

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80 90 112.5 16.88
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80 8.00

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20.00 10 9 90 18.00

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95 4.75
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15.00 program 8 80 12.00

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6% 6% 100 10.00

100.00 92.13 22
Elemen 2 PA :
Kompetensi

23
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Appraisal)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)

24 24
 Jenis Kompetensi

Kompetensi Manajerial (soft competency)

Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi
dengan orang lain. Misal : problem solving, leadership,
communication, dll
 
Kompetensi Teknis/Fungsional (hard competency)
Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
fungsional pekerjaan. Berkaitan dengan seluk beluk teknis
yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Misal :
electrical engineering, accounting skills, computer skills,
marketing management, recruitment skills, dll.
25
 Contoh Kompetensi – Spv SDM

Communication Skills
Kompetensi Leadership
Manajerial Planning and Organizing
Problem Solving Skills

HR Management & Strategy

Kompetensi
Recruitment Skills
Teknis/
Performance Management
Fungsional
Career Planning
Organizational Development

26
 Contoh Kompetensi – Spv Marketing

Communication Skills
Kompetensi Leadership
Manajerial Planning and Organizing
Problem Solving Skills

Kompetensi Marketing Management

Teknis/ Sales Management
Fungsional Consumer Behaviors
Marketing Research

27
Contoh
Kompetensi
Manajerial

28
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

OBSERVASI

Perilaku dan
RECORD /
Kompetensi
MENCATAT
Anak Buah /
Staff

EVALUASI

29
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• OBERVASI perilaku anak

OBSERVASI buah / staf
• Fokus pada “key
momments” (kejadian –
kejadian kunci yang
menunjukkan perilaku)

30
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• Melakukan recording atau

RECORD membuat catatan/notes atas
perilaku-perilaku yang
diamati dari anak buah

• Sebaiknya atasan memiliki

“Log Book” atau diary yang
berisi catatan perilaku anak
buah

31
Contoh Diary

32
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• Melakukan evaluasi
Evaluasi perilaku.

• Evaluasi berdasar rekap

diary / log book.

• Evaluasi menjadi lebih valid

karena didasarkan pada
data recording perilaku yang
rapi.

33
Skor di-kali-
kan 20
menjadi :
3,4 x 20 = 78
Skor dikalikan 20
supaya sebanding
dengan skor KPI
(yang skalanya 1 –
100) 34
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Appraisal)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)

35
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Bobot : 60% Skor Total
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Aspek Kompetensi Appraisal)
(Kompetensi dan
Perilaku)
Bobot : 40 %

36
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Dari contoh (yang diuraikan
Indicators) dalam slide sebelumnya)
Bobot : 60% terdapat data sbb:
Skor KPI = 92
Skor Kompetensi = 78

Aspek Kompetensi Maka Skor Total =

(Kompetensi dan (60% x 92) + (40% x 78)
Perilaku)
Bobot : 40 % = 86

37
Skor Total Kinerja (KPI dan Kompetensi)

• Skor > 100 Bonus 5 x dan kenaikan gaji 12%

• Skor 95 – 100 Bonus 4 x dan kenaikan gaji 10%

• Skor 90 – 94 Bonus 3 x dan kenaikan gaji 8%

• Skor 85 – 89 Bonus 2 x dan kenaikan gaji 6%

• Skor 80 – 84 Bonus 1 x dan kenaikan gaji 4%

• Skor < 80 Bonus 0 x dan kenaikan gaji 4%

38
Faktor Penentu Keberhasilan
Penerapan Manajemen
Kinerja dengan KPI

39
 Key Success Factors
Menentukan KPI 1. Menentukan KPI dan target secara
dan Target
tepat (dengan prinsip SMART)
secara Tepat

2. Pemantauan Realisasi KPI – data

Memantau
realisasi KPI harus diisi dengan tekun,
Realisasi KPI
konsisten dan berdasar data yang valid
berdasar DATA

Memberikan 3. Memberikan Umpan Balik dan

Masukan untuk membahas pencapaian KPI secara
Pengembangan reguler (setiap bulan atau triwulan)

40
Thank You

41