MPU2223

KEMAHIRAN KEPIMPINAN

BAB 4
FUNGSI-FUNGSI
KEPIMPINAN
Pensyarah:
Nur Akmal Suliman
 PENGENALAN
 Perkataaan ‘pemimpin’ menggambarkan keupayaan
seseorang untuk mempengaruhi orang lain untuk
mencapai matlamat bersama.

 Perkataan ‘eksekutif’ atau ‘pengurus’ pula menunjukkan

keupayaan seseorang untuk mengarah dan menyelaras
usaha ahli kumpulan bagi mencapai matlamat organisasi.

 Apa yang diinginkan/diidamkan??

 Pemimpin + Eksekutif / Pengurus

—FUNGSI-FUNGSI EKSEKUTIF
1. Fungsi Menetapkan Matlamat
2. Fungsi Membuat Keputusan
3. Fungsi Komunikasi
4. Fungsi Mendorong
5. Fungsi Mengarah Kumpulan
6. Fungsi Kawalan
7. Fungsi Hubungan Manusia
 1. FUNGSI MENETAPKAN MATLAMAT
 Mendefinisikan matlamat dan objektif organisasi.
 menjelaskan dan memastikan bahawa setiap pekerja
bawahan memahami secara terperinci tentang tugas
dan tanggungjawab mereka (bidang tugas).

 Matlamat mestilah bersesuaian dan mampu dicapai

(pekerja bawahan dan diterima pelanggan).

 Matlamat yamg rasional dapat menguatkan lagi

penerimaan para-pekerja terhadap matlamat yang
ditetapkan.
 Matlamat dan objektif organisasi mestilah fleksibal dan
dapat diubahsuaikan mengikut keperluan situasi
semasa.
2. FUNGSI MEMBUAT KEPUTUSAN
 Mengenalpasti masalah.

 Menganalisis masalah.

 Membentuk alternatif penyelesaian.

 Memilih penyelesaian yang terbaik.

 Membuat keputusan yang berkesan.

3. FUNGSI KOMUNIKASI
 Aliran Komunikasi dari atas ke bawah.

 Aliran komunikasi dari bawah ke atas.

 Aliran komunikasi mendatar.

 Aliran komunikasi tidak formal.

 Ten Commandments
Persatuan Pengurusan Amerika mengemukakan
Ten Commandments if Good Communification
untuk panduan eksekutif untuk sistem
komunikasi yang berkesan,

1. Maklumat yang ingin disampaikan mestilah

jelas dan faham.
2. Eksekutif perlu tahu tujuan sesuatu proses
komunikasi.
3. Keseluruhan aspek-aspek kemanusiaan dan
elemen-elemen fizikal dalam situasi apabila
proses komunikasi berlaku perlu
dipertimbangkan.
4. Sentiasa menghubungi pihak lain (pekerja
bawahan) dalam merancang proses
komunikasi.

5. Sentiasa berwaspada bahawa semasa

berkomunikasi, intonasi suara, car
penyampaian dan pemilihan bahasa, dan
perkataan mempunyai pengaruh ke atas pihak
penerima untuk memastikan sama ada
sesuatu komunikasi itu berkesan atau tidak.

6. Sentiasa mengambul peluang untuk

memulakan proses komunikasi dengan
pendekatan yang dapat menarik minat pihak
penerima.
7. Sentiasa membuat susulan terhadap proses
komunikasi yang dimulakan bagi memastikan
penerima terima ‘massage’ dengan jelas.

8. Dalam proses komunikasi, sentiasa membuat

pertimbangan terhadap maklumat-maklumat
jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

9. Pastikan tindakan eksekutif selari dengan apa-

apa yang disampaikan melalui proses
komunikasi.

10. Syarat untuk eksekutif difahami oleh orang

lain ialah mereka mesti memahami penerima.
4. FUNGSI MENDORONG
Teori Keperluan McCleland:
 keperluan untuk kuasa
 keperluan untuk berkawan
 keperluan untuk pencapaian.

Teori Jangkaan Vroom:

 Sumber dorongan individu terhadap sesuatu

perlakuan bergantung kepada jangkaan

bahawa kelakuannya dapat mencapai sesuatu
matlamat.

MOTIVASI=Valence (Minat) x Jangkaan

 Maslow dan Teori Keperluan Manusia
Abraham Maslow (1954) menerbitkan konsep teori
yang begitu popular hingga masa kini yang
berlandaskan kepada tiga andaian:

 Keperluan-keperluan manusia akan mempengaruhi

pula perlakuan-perlakuan yang lahir daripada
dirinya.
 Pada peringkat ekonomi yang kurang memuaskan
manusia selalunya didorong untuk membuat
sesuatu oleh keperluan fisiologi mereka.
 Memahammi struktur tatingkat keperluan manusia
adalah sangat penting bagi mereka yang berminat
untuk mendorong orang.
Frederick Herzberg-Teori Pentadbiran
mengikut Herberg, dorongan yang berjaya
bergantung kepada :

 Memenuhi Keperluan Persekitaraan Pekerja-

Pekerja.

 Keperluan Dorongan.
5. FUNGSI MENGARAH KUMPULAN
Eksekutif perlu menjawab soalan-soalan berikut yang
merupakan asas-asas utama:
 Selama manakah keputusan itu mempunyai janji
sanggup terhadap perjalanan organisasi, dan apakah ia
dapat diubah secara mudah?
 Sejauh manakah keputusan tersebut memberi kesan
kepada aktiviti-aktiviti lain yang dijalankan dalam
organisasi?
 Apakah faktor-faktor kualitatif yang terlibat dalam
perlaksanaan keputusan-keputusan tersebut seperti
nilai-nilai etika, sosial dan aliran-aliran politik?
 Adakah proses membuat keputusan dalam organisasi
tersebut dilakukan sekali-sekala atau mengikut
penjadualan khussu atau sekali setahun, dan
sebagainya?
 Memilih Struktur
 Ia mestilah bersifat mengarah dan dapat
menyelaras usaha-usaha dan fungsi-fungsi
bagi mencapai matlamat organisasi.
 Ia mestilah mengandungi peringkat-peringkat

pengurusan yang paling maksimum.

 Ia mestilah mewujudkan peluang untuk latihan

dan menguji kemampuan pihak eksekutif

sebagai pemimpin dengan memberi
tanggungjwab kepimpinan yang mencabar.
6. FUNGSI KAWALAN
Struktur sesuatu sistem kawalan dalam
organisasi perlu mempunyai tiga komponen:

 Penetapan Standard.
 Penilaian Terhadap Prestasi Berasaskan

Standard Yang Ditetapkan.

 Mengambil Tindakan Pembetulan.
Beberapa Ciri Bagi Sesuatu Sistem
Kawalan Menjadi Berkesan.
 Ia mesti bersifat ekonomik.
 Ia mestilah menjadi sesuatu yang

bermakna.
 Ia mestilah bertepatan dengan unsur-unsur

dan bentuk fenomena yang menjadi sumber

ukuran.
 Ia mestilah bertepatan dengan masa.
 Ia perlu berbentuk mudah.
 Ia mestilah bersifat operasional.
7. FUNGSI HUBUNGAN MANUSIA
Sikap Yang Perlu Ada

 Menjaga Maruah Diri Setiap Individu.

 Menghormati keunikan Setiap Individu
 Pertimbangan
 Menerima ‘Manusia Sebagai Manusia’
SUBTOPIK BAB 4:
FUNGSI- FUNGSI
KEPIMPINAN

PERANAN
KEPIMPINAN DALAM
MENGHADAPI
KONFLIK
 APA ITU KONFLIK
—Konflik bermakna pertentangan, tiada
persetujuan, kontroversial atau perlawanan
yang berlarutan di antara 2 pihak atau lebih.
—Sesuatu yang tidak menyenangkan dan
mengancam perhubungan baik dengan
seseorang
—Elemen yang dapat merosakkan daya
produktiviti dan membantut pertumbuhan
sesebuah kumpulan atau organisasi
—Tugas berat dipikul di atas bahu
pengurus/pemimpin. Beberapa kemahiran
harus digunapakai dalam mengatasi
konflik
1. KEMAHIRAN MENDENGAR
—Walaupun eksekutif hanya melapangkan
sedikit waktunya untuk mendengar masalah
pekerjanya, kadang-kadang hasil atau kesan
yang diperolehi sangat memberangsangkan
—Persoalan yang mencengkam diri pekerja
dapat dicurahkan dalam suasana yang
terbuka dan tidak formal
—Pendekatan ini meyakinkan pekerja bahawa
pemimpin mengambil berat terhadap hal-
ehwal dirinya dan terus berasa selesa serta
bersemangat untuk menunaikan amanah dan
tanggungjawabnya
2. KEMAHIRAN BERKONFRONTASI
—Tujuan berkonfrontasi secara berdepan ialah
untuk mempengaruhi pekerja bawahan
supaya merubah perlakuan-perlakuan
tertentu yang menimbukan masalah dalam
organisasi.

—Kesannya ialah dapat menghalang daripada

tercetusnya konflik di antara pemimpin
dengan orang bawahannya
3. MESYUARAT KUMPULAN
KERJA
—Masalah hari ini yang tidak diselesaikan
dengan segera akan menjadi punca
tercetusnya konflik pada hari esok.
—Melalui mesyuarat kumpulan kerja yang
berkesan, formulasi polisi dapat
diwujudkan
—Polisi-polisi penting bagi memberi
penjelasan tentang gelagat-gelagat yang
selaras dengan kehendak organisasi,
seterusnya mengelakkan konflik pada
masa hadapan
4. BERI MESEJ MENGHALANG
—Preventive Message

—Satu penekanan yang dibuat oleh pemimpin

tentang apa-apa yang dikehendaki olehnya
sebelum sesuatu konflik itu berlaku

—“ Saya tidak mahu diganggu hari ini

kerana saya terpaksa siapkan laporan
tahunan sebelum 5 petang”

—Org bawahan akan faham bahawa membuat

gangguan akan mencetuskan konflik
5. MESEJ PENDEDAHAN SENDIRI
—Self-disclosuremessage
—Mesej yang mendedahkan corak fikiran,
kepercayaan atau pegangan, prinsip pemimpin
—Konflik dapat dihindarkan kerana landasan
yang menjadi asas sistem bekerja pihak
pemimpin dijelaskan kepada orang bawahan
—“Saya percaya bahawa bercakap dengan sopan
ketika melayani pelanggan di talian adalah
kunci utama ke arah mewujudkan hubungan
baik dengan mereka”
—Ini mendorong untuk pengikut sentiasa
berhati-hati dan mengawasi kata-kata semasa
menghubungi pelanggan
 Tambahan
—Kesan-kesan negatif jika seseorang sekadar
menghindar dari konflik dan tidak berusaha
menyelesaikannya:

- Perasaan marah yang terpendam

- Orang lain menjadi mangsa kemarahan
- Mengata dan mengumpat di belakang
orang
- dan saling tidak mempercayai di antara
satu sama lain
Terima kasih