MODUL 4

PDGK4305
KETERAMPILAN
MENULIS
SURAT
 1 Futri
Wu l a n d a r i
2 Mitasyafitri .
Anggota N
Kelompok 3 3 Eka
Suryaningsih
4 Muthia Rizky
. N
5 M . Sarbani
 Modul 4

Kegiatan Belajar 1 Seluk Beluk Surat

Surat Dinas Kegiatan Belajar 2

Kegiatan Belajar 1
Seluk Beluk Surat

A. PENGERTIAN SURAT
Dalam kamus besar bahasa indonesia (KBBI,1999:978)
surat di definisikan
(1)sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-
bagai isi maksudnya).
(2)secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau
keterangan ;kartu.
(3)sesuatu yang di tulis ; yang tertulis ; tulisan.
 Berdasarkan 3 pengertian tersebut ,ketiganya tentu
dapat menjelaskan pengertian tentang surat ,tetapi jika
mengaitkannya dengan surat dinas,maka pengertian
ketigalah yang lebih mengarah pada pengertian yang kita
maksud.
Yunus (2002:6.3-6.4) menjelaskan bahwa surat adalah sehelai
kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis pesan ,yang di sajikan
dalam bentuk format yang khas, yaitu format surat,
pesan yang terkandung di dalamnya dapat berisi
pemberitahuan, penghiburan,pernyataan
permintaan, penawaran, penolakan atau persetujuan.
Sering kali surat juga berisi penjelasan atau
klarifikasi. Pesan tersebut di tulis oleh
pengirim pesan dan di tujukan kepada
penerima pesan.
 Untuk dapat menulis surat,khusunya surat dinas ,dengan
kerangka pemikiran yang logis ,mudah di pahami pembaca dan
sesuai formal tata fomal menjadi hal yang mutlak untuk di
kuasai penggunaan gaya kalimat yang runtut,sistematis dan
komprensif ,serta penguasaan aturan-aturan tentang penulisan kata
misalnya ,menjadi pedoman dasar bagi seorang calon penulis surat
yang baik.
Semua kemampuan yang di ungkapkan ini
tentu bukan merupakan keterampilan yang
datang begitu saja ,juga bukan keterampilan
yang sulit di pelajari,melainkan sebuah
keterampilan mekanis yang menutut latihan
dan ketekunan para calon penulis.
 Tabel 4.1
Perbedaan Ragam Tulisan dengan
Lisan dari Sisi Gramatikal
Ragam tulisan Ragam Lisan
Jika menggunakan ragam tulisan harus ada anggapan Dalam ragam lisan,karena
bahwa orang yang di ajak bicara tidak ada di antarpenutur
hadapannya konsekuensinya bahasa yang di gunakan bersemuka,unsur-unsur
harus lebih terang dan jelas ,perlu lebih eksplisit karena gramatikal kadang di
gerak isyarat ,pandangan atau anggukan sebagai tanda tinggalkan kartena memang
penegasan di pihak pembicara atau pemahaman di unsur sangat berperan
pihak pendengar, oleh karena itu ,kalimat dalam ragam
tulisan harus lebih cermat sifatnya ,fungsi gramatikal
seperti subjek,predikat ,objek serta hubungan antara
fungsi-fungsi tersebut harus nyata ,demikian juga tinggi
rendah dan panjang pendeknya nada atau tekanan .
 Tabel tersebut menggambarkan bahwa dalam
hal penggunaan fungsi gramatikal pengusaan kaidah
pengalimatan haruslah anda kuasai denga baik. Bekal
kemampuan anda sebagaimana yang telah anda pelajari
dalam modul 2,kalimat efektif setidaknya menjadi
dasar pijakan anda dalam menguasai tat kalimat
ini,mengingat lawan tidak bersemuka,
pilihan kata dan tata aturan harus di
kuasai sehingga lawan tutur tidak salah
memahami makna isi surat yang di
maksud, bahkan sampai tersinggung.
 Tabel 4.2
Kelamahan dan Keunggulan
Cara Berkomunikasi Secara
Berkomunikasi Lisan dan Tertulis
Keunggulan Kelemahan
Secara lisan (1)Proses berlangsung cepat (1)Tidak selalu mempunyai bukti
(2)Sering dapat berlangsung autentik
tanpa alat bantu (2)Dasar hukumnya lemah
(3)Kesalahan langsung dapat di (3)Sulit di sajikan secara
koreksi matang/bersih

Secara tertulis (4)Dapat di bantu

(1)Mempunyai buktidengan gerak (4)Mudah
autentik
tubuh dan mimik muka
(2)Dasar hukumnya kuat
(3)Dapat di sajikan lebih
matang/bersih
(4)Lebih sulit di manipulasi
di manipulasi
(1)Proses berlangsung lebih lama
karena memerlukan
kecermatan dan kaitan bahasa
(2)Selalu memakai alat bantu
misalnya format
(3)Kesalahan tidak dapat
langsung di koreksi
(4)Tidak dapat di bantu dengan
 Dalam pada itu ,agar komunikasi melalui surat dinas ini dapat
tercapai,setidaknya terdapat 3 hal yang terlibat secara langsung,yakni penulis
surat ,penerima surat,dan kesepahaman pesan yang di sampaikan.
Kesepahaman Isi
Pesan Surat

Penulis Surat Penerima Surat

Penyampaian pesan Penerimaan pesan

Kaidah Tata Tulis Format

Gramatikal, Kalimat Efektif, EYD Format Resmi Surat Dinas

Pesan

Dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,

permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan
B. Fungsi Surat
Secara garis besar surat itu
berfungsi sebagai sarana komunikasi
tulis dalam konteks formal yang di
dalamnya dapat berisi
pemberitahuan, penghiburan,
pernyataan,pertanyaan,
permintaan, penawaran, penolakan,
penjelasan, atau klarifikasi.
 3) Bukti tertulis otentik hitam
di atas putih yang memiliki
kekuatan hukum atau yuridis.

2) Dasar atau pedoman 4) Alat pengingat atau arsip

untuk bekerja. jika sewaktu-waktu
diperlukan.

1) Wakil pribadi, kelompok, 5) Dokumen historis aau

atau suatu organisasi untuk yang memiliki kesejarahan,
berhadapan dengan kelompok misalnya untuk menelusuri
atau organisasi lain. peristiwa masa lalu.

Fungsi Surat
C. Bagian-Bagian Surat
Terdapat bagian utama yang wajib ada,
yakni tempat dan waktu penulisan, salam
pembuka-penutup, pesan yang ingin
disampaikan, dan juga identitas penulis
surat. yang terdiri atas 16 bagian.
Keenam belas bagian tersebut adalah
sebagaimana tersebut dalam tabel
berikut ini (Tabel 4.3 halaman
4.11).
1. Kepala surat
Bagian ini berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat mengetahui nama
dan alamat kantor, organisasi, atau perusahaan yang mengirim surat. Secara
umum, unsur-unsur yang terdapat dalam kepala surat adalah sebagai berikut.
a. logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan;
b. nama kantor instansi organisasi perusahaan;
c. alamat kantor;
d. nomor kotak pos (jika ada) dan kode pos;
e. nomor telepon, faksimile, atau alamat e-mail.
Dapat pula dijelaskan bahwa penulisan kepala surat pada umumnya dibuat
semenarik mungkin dengan ukuran huruf yang sesuai dengan brand image
kantor/ perusahaan/lembaga masyarakat dengan dibuat dalam bentuk
yang simetris, mungkin juga rata kanan, rata kiri atau senter
(tengah).
2. Nomor Surat
Nomor surat ini memiliki kegunaan bagi pengirim dan penerima surat. Bagi pengirim, nomor
berguna untuk (1) proses pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar; (2) proses
pendokumentasian sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dilacak dengan mudah; dan (3)
pelacakan jumlah surat keluar.
Sementara itu, bagi penerima surat, nomor surat dapat berguna sebagai acuan atau rujukan
dalam merespons surat atau mendisposisikan surat tersebut ke subbagian atau unit lain yang
terkait.
Penulisan nomor atau kode surat diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
a. kata Nomor atau disingkat No. diikuti tanda titik dua;
b. garis miring () yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan
diikuti spasi;
c. setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh penulisan nomor surat berikut ini.
Nomor: 3251/H.31/LL/2005
3251 : kode nomor surat keluar
H.31 : kode instansi/unit kerja
LL. : kode perihal
2005 : kode tahun penulisan
3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat
Mencantumkan tanggal, bulan dan tahun surat berfungsi sebagai sarana
untuk :
 Memberitahukan penerimaan kapan surat itu dikirim;
 Memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari
penerima surat;
 Memudahkan pengarsipan; dan
 Menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut.
Menurut (Yunus, 2002:6:29) terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
 Tanggal, bulan, dan tahun, harus ditulis lengkap, tanpa
menyingkatnya.
 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului dengan nama kota
pengirim.
 Pada akhir tanggal, bulan dan tahun surat tidak diikuti tanda
baca apapun.
4. Lampiran
Lampiran atau kadang – kadang disingkat Lamp. Adalah sesuatu yang melengkapi
sebuah surat.
Dalam menulis lampiran, perhatikan hal – hal berikut ini.
☼ Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi
surat. Pada notasi lampiran dapat dituliskn jumlahnya saja.
☼ Ketentuan diatas hanya berlaku jika jika pada sebuah surat dilampirkan sesuatu.
Jika jika tidak ada yang dilampirkan, tulisan Lampiran atau Lamp, tidak perlu
dicantumkan. Kalaupun teteap dicantumkan, berikan tanda hubung (-) atau
angka nol (0) sesudah notasi tersebut.
☼ Kata lampiran atau Lamp. Diikuti oleh titik dua. Huruf awal penyebutan isi
lampiran ditulis huruf besar. sedangkan huruf lainnya dengan huruf kecil (lihat
contoh di atas!). Pada akhir lampiran tidak perlu dituliskan tanda
apa pun, kecuali jika disingkat Lamp, maka harus diberi tanda titik
(.) yang menandakan bahwa kata tersebut tidak lengkap karena
merupakan bentuk yang disingkat.
5. Perihal
Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan
disampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan
penerima surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan
dalam surat itu. Rambu-rambu dalam penulisan perihal, yakni sebagai
berikut.
a)Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat
mencerminkan isi sebuah surat.
b)Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua.
c) Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika
kata-kata itu bukan merupakan nama.
d)Isi hal tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.
6. Alamat (dalam) Surat
Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung
orang yang harus menerima surat. Alamat dalam ini juga dapat
berfungsi sebagai alamat luar untuk surat yang menggunakan
sampul berjendela.
Dalam menulis alamat surat, perhatikan hal-hal berikut ini.
a)Alamat surat tidak perlu diawali dengan Kepada tetapi cukup
dituliskan Yth. Atau Yang terhormat. Jika diperlukan, kata
tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Sdr/Saudara.
b)Penggunaan singkat u.p 'untuk perhatian' (bukan u/p)
pada alamat yang dimaksudkan.
c)Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun .
7. Salam Pembuka
Dalam hal pencantuman salam pembuka (dan juga salam
penutup) dalam surat dinas sifatnya tidak wajib. Pada
umumnya, salam pembuka dalam surat dinas terdapat pada
surat dinas yang berasal dari organisasi masyarakat, partai
politik, organisasi keagamaan, dan perusahaan, serta surat
dinas yang berasal dari perseorangan. Salam pembuka
merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dia
mengemukakan persoalannya.
8. Isi Surat
Isi surat atau tubuh surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk
menyampaikan persoalan dalam surat tersebut dan kejelasan persoalan tersebut
ditentukan oleh kejelasan isi.
Isi surat terbagi menjadi 3 bagian, yaitu bgian pembuka, bagian isi, dan bagian
penutup.
 Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi untuk
mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok perosoalan yang akan
dikemukakan.
 Bagian isi, merupakan pokok persoalan surat yang yang memuat pesan yang
dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat.
 Bagian penutup, menandakan bahwa paparan tentang persoalan sebagaimana
yang digambarkan dalam isi surat telah selesai. Bagian ini dapat
berfungsi sebagai sarana untuk menyimpulkan, mempertegas isi surat,
mengungkapkan harapan (keinginan), atau menyampaikan terima kasih
(bila diperlukan).
9. Salam Penutup
Salam penutup ditempatkan setelah isi (tubuh) surat
dan diikuti dengan tanda baca koma. Fungsi salam
penutup adalah untuk menunjukkan keakraban atau
rasa hormat penulisnya. Rangkaian kata yang
digunakan dapat beraneka rupa, tergantung pada
posisi atau hubungan antara pengirim dan penerimaan
surat.
10. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP
Sebuah surat resmi atau dinas di Indonesia khususnya, dianggap sah jika ditandatangani
oleh orang yang namanya tercantum sebagai pengirim. Dalam hal pencantum nama
terang, ini penting karena dia berwenang melakukannya atau karena dia mendapatkan
delegasi wewenang atasannya.
Pada bagian surat akhir surat terdapat beberapa bentuk yang dipengaruhi oleh
penggunan unsur – unsurnya serta orang yang diberi wewenang untuk menandatangani
surat dari atasannya.
 Bagian akhir surat resmi yang berasal dari perseorangan, kelompok, serta organisasi
sosial atau niaga, yang biasanya menggunakan salam penutup, pengurutan unsur –
unsurnya adalah dalam penutup, nama kelompok/organisasi (kalau ada) tanda
tangan, nama terang, dan jabatan (kalau ada).
 Bagian akhir surat dinas pemerintah yang tidal menggunakan salam penutup, unsur-
unsurnya diurutkan menjadi nama jabatan, tanda tangan, cap, nama
terang dan NIP.
 Surat dinas ditandatangan oleh pejabat di bawahnya diberi wewenangan
untuk melakukan hal itu.
11. Tembusan
Dalam hal pengiriman surat, tembusan digunakan untuk menunjukkan bahwa pihak lain,
baik instansi, unit kerja, atau perseorangan, yang juga perlu mengetahui tentang ihwal
pengiriman surat.
Dalan Tata Aturan Persuratan Dinas yang dikeluarkan oleh Pusat Bahasa (1997),
aturan penulisan tembusan surat adalah sebagai berikut :
 Tempatkan kata tembusan di kaki surat sebelah kiri, lurus dengan Nomor
Lampiran, dan Hal surat, dan sejajar dengan nema penanda tangan surat.
 Kata tersebut diikuti titik duan dan digaris bawahi.
 Pemakaian yth. Kepada Yth, dikirimkan, atau disampaikan kepada atau kata – kata
lain di belakang kata – kata lain dibelakang kata tembusan tidak diperlukan.
 Penggunaan kata arsip atau pertinggal pada bagian akhir tembusan tidak diperlukan.
 Menggunakan nomor urut apabila yang ditembusi surat kebih dari satu.

12. Inisial
Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan
atau pengetik surat.
 D. Karakteristik Bahasa Surat
Yang di maksud karakteristik bahasa surat dalam pembahasan ini adalah sebuah
piranti komunikasi yang memungkinkan si penerima pesan dapat memahami maksud
anda ingin kan tanpa ketersinggungan ,jelas.dan komunikatif dalam pembahasan awal
dan juga topik isi surat sebagaimana yang penulis sampaikan sebelumnya.agar surat
tersusun dengan baik,penulisan hendaknya mempersiapkan dengan baik persiapan yang
di maksud adalah (a) menetukan sasaran “siapa yang akan di kirim surat”? (b)
menetapkan materi suart “apa yang akan di kemukakan dalam surat itu”? (c)
menetukan maksud surat”apakah tujuanpengiriman surat :apakah yang diinginkan
melalui surat itu atau apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan
?”
Apa bila ketiga fokus tersebut telah anda ketahui dan dapat di jadikan pijakan
sebelum membuat tulisan ,maka tinggal pengetahuan tentang kaidah tata
tulis menurut kaidah bahasa yang baik dan benar yang anda asah kembali agar
pemahaman anda dapat mulai di petakan dalam bentuk oprasional yang nyata.
Ciri-ciri surat resmi secara umum dari
segi penggunaan bahasa Indonesia
(Yunus, 2002:6.7)

Bahasa yang
Bahasa yang Jelas
Santun

Bahasa yang Bahasa yang

Lugas dan Singkat Resmi
 3) Menggunakan ragam bahasa
Indonesia baku.

2) Memakai bentuk yang 4) Menghindari kata-kata dan

standar. singkatan yang tidak umum.

1) Menggunakan instrumen 5) Memperhatikan kerapian

yang sesuai. dan kebersihan surat.

Ciri Surat Resmi

Kegiatan Belajar 2
SURAT DINAS

A. BERBAGAI JENIS SURAT DINAS

Berbagai bentuk surat dinas tersebut terdiri atas nota
dinas,memo,surat pengantar,surat edaran,surat tugas,surat
kuasa,surat pengumuman dan surat penyataan.
1. Nota Dinas
Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepala
bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau yang
setingkat, yang berisi catatan singkat tentang pokok
persoalan kedinasan.
 2. Memo
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Perbedaannya memo
hanya dapat dikirim oleh seseorang yang karena amanah yang diberikan
memiliki kewenangan dan tanggung jawab yang lebih tinggi dibandingkan
dengan yang dikirimi memo. Memo juga tidak dapat dikirim keseorang
yang kedudukanya secara jabatan struktural sama,misalnya antara
Kabid A dengan Kabid B.
3. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang ditunjukan kepada institusi,sesorang
atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang
surat,dokumen,barang atau bahan lain yang dikirimkan dalam bentuk
surat/paket.
 4. Surat Edaran
Surat edaran adalah salah satu bentuk surat yang berisi penjelasan
atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-
undangan dan perintah yang telah ada.
5. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat
yang berwenang kepada satu orang atau lebih untuk
melaksanakan kegiatan tertentu.
6. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan
dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak
atau melakukan sesuatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
 7. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan
mengenai sesuatu hal yang ditunjukkan kepada para pegawai
atau masyarakat umum.
8. Surat pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan
kebenaran sesuatu hal tertentu dengan pertanggung
jawaban atas pernyataan tersebut. Umumnya, surat
pernyataan hanya digunakan untuk hal-hal untuk
keperluan darurat.
 B. KESALAHAN YANG SERING
DITEMUKAN DALAM
PENULISAN SURAT DINAS
Beberaapa kesalahan yang sering ditemukan secara umum
terletak pada kebenaran dan ketaatasasan penggunaan
bagian-bagian surat. Karena surat ialah bentuk komunikasi
secara tulis yang dipersiapkan secara saksama, sangat
sedikit kesalahan yang disebabkan kerancuan pesan yang
disampaikan. Dalam hal pengalimatan, kesalahan yang sering
ditemukan adalh pemborosan kalimat, pemenggalan kata,
penggunaan tanda baca (koma dan titik), dan pemilihan
kata yang maknanya terlalu berlebihan.
Terima Kasih
Ada
pertanyaan?